Book Contents

Book Index

Upomínky

Upomínky je modul pro upomínkování nezaplacených faktur vydaných, záloh přijatých a ostatních pohledávek, ale také faktur přijatých, záloh poskytnutých a ostatních závazků se zápornou částkou doplatit (dobropisované a přeplacené doklady). Do funkce upomínky vstupují všechny doklady, které mají zatržítko Vytvářet upomínku.

Nastavení upomínek
Knihy upomínek

Upomínky lze dělit do jednotlivých knih. Knihy upomínek jsou vedeny ve Správě knih. Spouští se ze stromového menu Finance - Upomínky - Nastavení upomínek - Knihy upomínek. Bližší popis práce s modulem Správa knih je uveden v kapitole Správa knih.

pic_8039

Obr.: Správa knih - Knihy Upomínek

Book Contents

Book Index

Výchozí nastavení

Každé knize upomínek lze přiřadit vlastnosti, které nastavujeme v záložce Výchozí nastavení.

pic_8040

Obr.: Správa knih - Výchozí nastavení

Popis polí:

DIČ firmy

DIČ zadané v tomto poli se automaticky zobrazí u údajů firmy na sestavách vytištěných nad doklady z této knihy. Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme doklady spadající do přiznání k DPH tohoto jiného státu.

Book Contents

Book Index

Výchozí číslování - UPOMÍNKY

Na záložce Výchozí číslování se definuje číslování upomínek.

pic_8041

Obr.: Správa knih - Výchozí číslování

Konfigurace upomínek

Před vlastním vytvářením upomínek je třeba nastavit Konfiguraci upomínek, kde se nastavuje, které typy dokladů se budou upomínat. Je možné mít nastaveno více konfigurací, mezi kterými se uživatel může přepínat.

Spouští se ze stromového menu Finance/Upomínky/Konfigurace upomínek

pic_6980

Obr.: Seznam konfigurací upomínek

Nová konfigurace upomínek se zadává klávesou Insert nebo z ribbonu funkcí Nový. Změna konfigurace se pak provádí F5 nebo z ribbonu funkcí Změna.

pic_6981

Obr.: Nová konfigurace upomínek

Základní údaje - popis polí:

Zkratka

Název konfigurace.

Popis

Bližší specifikace konfigurace.

Zařazení

Pole pro zadání popisu, pod kterým se uložená konfigurace bude zobrazovat.

Úroveň

V tomto poli volíme úroveň, pro kterou bude daná konfigurace uložena.

Uživatel

Pole pro výběr uživatele, který bude mít vytvořenou konfiguraci k dispozici.

Firma

Pole pro volbu firmy, která bude mít vytvořenou konfiguraci k dispozici.

Výchozí

Pokud je toto pole zatrženo, je daná konfigurace brána programem jako výchozí.

Mandant

Pole pro volbu mandanta, který bude mít vytvořenou konfiguraci k dispozici.

Kniha upomínek

Nastavíme knihu upomínek, do které se budou upomínky vytvářet.

Minimální částka Doplatit, která se má upomínat

Pole pro zadání minimální částky, pro kterou se mají upomínky vytvářet.

Počet dnů další upomínky odvíjet od

Pole pro zadání data, od kterého se budou odvíjet upomínky. Lze vybrat datum vystavení předchozí upomínky nebo datum splatnosti původního dokladu.

V záložce Doklady je třeba zadat podmínky, za jakých se budou upomínky vytvářet.

pic_6982

Obr.: Konfigurace upomínek - záložka Doklady

Popis polí:

Jen potvrzené

Při zatržení se budou vytvářet upomínky pouze k potvrzeným dokladům.

Seskupit firmy podle fakturačních adres

Při zatržení lze upomínky vytvářet podle fakturační adresy, ve které musí být zadána firma nebo kontaktní osoba (nelze upomínat podle volných adres).

Automaticky vytvářet další pořadové číslo upomínky

Při zatržení se bude automaticky vytvářet další pořadové číslo upomínky.

Knihy faktur vydaných

Zkratky knih faktur vydaných, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

Přijaté zálohy

Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k zálohám přijatým.

Knihy záloh přijatých

Zkratky knih záloh přijatých, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

Ostatní pohledávky

Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k ostatním pohledávkám.

Knihy ostatních pohledávek

Zkratky knih ostatních pohledávek, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

Přijaté faktury se zápornou částkou doplatit

Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k fakturám přijatým se zápornou částkou doplatit (dobropis, nebo přeplacená).

Knihy faktur přijatých

Zkratky knih faktur přijatých, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

Poskytnuté zálohy se zápornou částkou doplatit

Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k poskytnutým zálohám se zápornou částkou doplatit (dobropis, nebo přeplacená).

Knihy záloh poskytnutých

Zkratky knih záloh poskytnutých, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

Ostatní závazky se zápornou částkou doplatit

Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k ostatním závazkům se zápornou částkou doplatit.

Knihy ostatních závazků

Zkratky knih ostatních závazků, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

V záložce Čísla upomínek zadávají parametry pro číslování upomínek.

pic_6983

Obr.: Konfigurace upomínek - záložka Čísla upomínek

pic_6984

Obr.: Formulář pro zadání parametrů pro čísla upomínek

Popis polí:

Pořadové číslo upomínky

Pořadové číslo upomínky.

Filtrovat upomínku

Při zatržení se budou filtrovat doklady, ke kterým by se měla vystavit upomínka daného pořadového čísla (např. pokud chceme vystavit jen upomínku č. 1 nebo č. 2 a vyšší číslo už ne, v číselníku pro číslo upomínky 3 a vyšší pole odškrtneme; tak se na fakturách, na kterých už 2 upomínky jsou, další upomínka nevystaví).

Počet dnů

Počet dnů od vybraného data (datum splatnosti nebo datum vystavení předchozí upomínky), od kterého se má odvíjet počet dnů další upomínky.

Sumace pro doklad upomínky

Upomínky se shodným číslem sumace se budou vytvářet v jednom dokladu upomínky (např. čísla upomínek 1-3 budou mít sumaci 1 a čísla upomínek 4-6 budou mít sumaci 2, takže se vytvoří dva doklady upomínek).

Text úvodního odstavce

Text úvodního odstavce, který se vytiskne místo standardního textu v sestavě upomínky. Tento text se vytiskne jen v případě, že Text úvodního odstavce není zadán v číselníku Číslo upomínky.

Text závěrečného odstavce

Text závěrečného odstavce, který se vytiskne místo standardního textu v sestavě upomínky. Tento text se vytiskne jen v případě, že Text závěrečného odstavce není zadán v číselníku Číslo upomínky.

Číslo upomínky

Pokud je v parametru upomínek nastaveno Automaticky vytvářet další pořadové číslo upomínky, v číselníku Číslo upomínky se automaticky vytváří další číslo.

pic_6985

Obr.: Číselník číslo upomínky

V tomto číselníku je možné přidat vlastní text na upomínku a při volbě formátu HTML lze tento text formátovat. Zadání textu se provádí na 1.str. čísla upomínky, ve kterém si přejete tisknout vlastní text.

pic_2669

Obr.: Zadání vlastního textu do číselníku číslo upomínky

Tip pro uživatele:

Pokud budete chtít vytisknout ve vlastním textu (zadaném v Textu závěrečného odstavce) datum, do kdy se má upomínka zaplatit, je třeba do textu upomínky místo data zadat symbol %s. Tisková sestava Upomínky je upravena tak, že místo tohoto symbolu se vytiskne datum vystavení upomínky + počet dnů zadaných v parametru Term (implicitně nastaveno 14 dní).

Kniha upomínek

Upomínky vznikají v Knize upomínek. Mezi jednotlivými knihami upomínek se přepínáme klávesami Alt+F10.

pic_2641

Obr.: Kniha upomínek

Základní údaje

Záložka Základní údaje slouží k evidenci hlavičkových údajů.

pic_6986

Obr.: Upomínky - záložka Základní údaje

Popis polí:

Číslo dokladu

Kniha, období a číslo dokladu.

Popis

Popis dokladu. Do tohoto pole je možné ručně nebo výběrem z nabídkové tabulky vložit bližší specifikaci upomínky.

Firma

Firma, na kterou je upomínka vystavena.

Stav

Pole pro výběr z číselníku, které umožňuje filtrování dokladu dle vybraného stavu uživatelem.

Číslo upomínky

Číslo upomínky.

Středisko

Výběr z číselníku středisek.

Referent

Výběr z číselníku personálních údajů.

Kód

Výběr z číselníku kódů.

Měna

Měna, v jaké je upomínka vystavena.

Změnil

Datum, čas a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu dokladu.

Vystavil

Datum a jméno pracovníka, který doklad vystavil. Automaticky je do tohoto pole vkládáno aktuální datum. V případě potřeby je možné datum přepsat.

Částka v měně

Částka v měně, na jakou je upomínka vystavena.

Úroky v měně

Výše úroků v měně za všechny upomínané doklady k datu vystavení upomínky.

Částka

Částka v Kč, na jakou je upomínka vystavena.

Úroky

Výše úroků v Kč za všechny upomínané doklady k datu vystavení upomínky.

Položky

V záložce Položky se zobrazují upomínané faktury, zálohy, ostatní pohledávky a závazky.

pic_2643

Obr.: Upomínky - záložka Položky

pic_2644

Obr.: Položky upomínky

Popis polí:

Pořadové číslo upomínky

Pořadové číslo upomínky

Prvotní doklad

Typ prvotního dokladu a jeho číslo.

Variabilní symbol

Variabilní symbol prvotního dokladu.

Brutto

Částka Brutto prvotního dokladu.

Zaplaceno

Zaplacená částka prvotního dokladu.

Doplatit

Částka, kolik zbývá doplatit.

Úrok

Úrok na prvotním dokladu ke dni vystavení upomínky.

Datum splatnosti

Datum splatnosti dokladu.

Dny prodlení

Počet dnů prodlení.

Měna

Měna, v jaké je prvotní doklad vystaven.

Z položky upomínky je možné se přepnout stisknutím kláves Ctrl+Enter do knihy faktur (záloh) na aktuální fakturu (zálohu). Podobně stisknutím kláves Ctrl+Enter na položce upomínky v záložce upomínky na 6. str. faktury (zálohy) je možné se přepnout na konkrétní upomínku.

Přílohy

Na záložce Přílohy je možné k upomínce přiřazovat libovolné dokumenty a doklady. Bližší popis práce s připojenými doklady a dokumenty je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Přílohy - Propojení a odkazy.

Vytváření upomínek

Modul Upomínek je zařazen ve stromovém menu Finance - Upomínky. Do funkce upomínek vstupují jen doklady, které mají zatržítko Vytvářet upomínku. Upomínky lze vytvářet:

Pravidla při vytváření upomínek:

Při vytváření upomínek (tlačítkem nebo klávesami Shift+F5) se otevře formulář, ve kterém je třeba zadat hlavičkové údaje pro nové doklady upomínek.

pic_6987

Obr.: Vytvoření upomínek

Popis polí:

Datum vystavení

Zadáme datum vystavení upomínky.

Stav

Pole pro výběr z číselníku, které umožňuje filtrování dokladu dle vybraného stavu uživatelem.

Popis

Popis dokladu. Do tohoto pole je možné ručně nebo výběrem z nabídkové tabulky vložit bližší specifikaci upomínky.

Středisko

Výběr z číselníku středisek.

Referent

Výběr z knihy Referenti.

Kód

Výběr z číselníku kódů.

Parametry upomínek

Vybereme konfiguraci upomínek, podle které chceme upomínky vytvořit.

Zpracované faktury a zálohy se uloží do dokladů upomínek v knize dle Parametrů upomínek. Pro každou firmu, měnu a sumaci pro doklad upomínky se vytvoří jeden doklad upomínky. Do hlavičky se uloží informace ze vstupního formuláře, firma, měna, nejvyšší pořadové číslo upomínky z položek a provede se aktualizace částek v hlavičce. Zobrazí se protokol výpočtu upomínek. V něm se zobrazí seznam vytvořených dokladů upomínek a chybová hlášení. Vytvořené upomínky se zobrazují v záložce Platby faktur, záloh, ostatních pohledávek a závazků na záložce Upomínky.

Editace upomínek

V záložce Základní údaje Upomínek po stisknutí klávesy F5 je možné editovat pole Popis, Stav, Číslo upomínky, Středisko, Referent, Kód, a Vystavil (datum).

V záložce Položky Upomínek lze editovat upomínku použitím tlačítek Přidat VF, Přidat PZ, Přidat OP, Přidat PF, Přidat VZ a Přidat OV, Přidat ze Saldokonta, která mají nastavený filtr na firmu a měnu v jednotlivých knihách dokladů a klávesou Enter můžeme přidávat doklady. Klávesou Delete je možné jakýkoliv doklad z upomínky smazat.

pic_2706

Obr.: Upomínka - záložka Položky ve Změně

Příklad vytváření upomínek z knihy Saldokonto

Příklad: Chceme vystavit upomínku pro zákazníka AB Group, u kterého evidujeme nezaplacené faktury. Metodikou ve firmě jsme se rozhodli, že pro upomínky č. 1-3 budeme při tisku využívat standardní text, od 4. upomínky chceme tisknout vlastní zadaný text. Nové číslo upomínky chceme vystavovat 10 dnů od vystavení předchozí upomínky.

Postup:

1) Nastavení parametrů upomínek - tento krok se provede pouze na začátku práce s upomínkami. Později se k nastavení parametrů lze kdykoli vrátit a v případě potřeby je přenastavit.

Nejprve si v číselníku Čísel upomínky Insertem vytvoříme čísla upomínky.

pic_6989

Obr.: Číselník Číslo upomínly

Pozn. Při vytváření upomínek by se čísla dokladů vytvořila automaticky, ale když chceme zadat od 4. upomínky vlastní text, vytvoříme si čísla ručně, abychom je pak mohli použít pro zadání sumace a pro vložení vlastního textu.

Do 4. a vyšších čísel upomínek vložíme vlastní text - na 1. stranu do Textu závěrečného odstavce. Použijeme formát HTML, abychom mohli text formátovat.

pic_2669

Obr.: Zadání vlastního textu pro tisk upomínek

V Konfiguraci upomínek si nastavíme, že chceme vytvářet upomínky do knihy "SA", že chceme upomínat pouze doklady potvrzené, že chceme vytvářet upomínky i k dobropisům nebo přeplaceným dokladům z nákupu (zatrhnu přijaté faktury, poskytnuté zálohy a ostatní závazky), že chceme upomínky i k přijatým zálohám a ostatním pohledávkám. Také je třeba nastavit, od jakého data se budou odvíjet další upomínky. Nastavíme si datum vystavení předchozí upomínky.

pic_6990

Obr.: Konfigurace upomínek - Základní údaje

pic_6991

Obr.: Konfigurace upomínek - Doklady

Dále si nastavíme parametry pro čísla upomínek. Faktury a zálohy s číslem upomínky č. 1-3 chceme zahrnout do jednoho dokladu upomínky, proto u těchto čísel zadáme sumaci 1. Od 4. upomínky chceme faktury a zálohy zahrnout do jiného dokladu upomínky (chceme tisknout vlastní text), tak zadám sumaci 2.

pic_6992

Obr.: Nastavení parametrů pro čísla upomínek

2. Vytváření upomínek z knihy Saldokonto

Přepneme se do knihy Saldokonto, kde si zvolíme filtr Saldo 1 firma.

pic_2650

Obr.: Kniha Saldokonto

Po spuštění filtru Saldo 1 firma se otevře formulář na výběr zákazníka, kde vybereme zákazníka AB Group

pic_2651_2023

Obr.: Formulář pro výběr zákazníka

Do filtru se dostanou doklady z knihy saldokonto na vybranou firmu - v našem případě na firmu AB Group. Stisknu tlačítko Vytvoření upomínek.

pic_2652

Obr.: Saldo 1 firma

Vyplníme formulář pro vytváření upomínek, můžeme editovat parametry upomínek.

pic_6994

Obr.: Formulář Vytvoření upomínek

Po odsouhlasení formuláře na vytvoření upomínek se zobrazí Chybový protokol, který informuje o tom, že byly vytvořeny 2 doklady upomínek: SA/2020/21 a SA/2020/20.

pic_8042

Obr.: Chybový protokol

Po stisknutí tlačítka Doklad se přepneme do dokladu, na kterém máme nastavené pravítko.

pic_8043

Obr.: Chybový protokol z vytvoření upomínek

Vytvořily se 2 doklady upomínek. Nastavená sumace zajistila rozdělení upomínek podle požadavku tisku. Na upomínce SA/2020/21 jsou faktury vydané s 4. upomínkou a sumací 2, pro které chceme tisknout vlastní text. Pro tisk upomínky použijeme sestavu Upomínka, je zařazená ve stromovém menu Finance - Upomínky - Tisk Upomínky.

pic_2678

Obr.: Doklad upomínky SA/2020/21

REM_DOC01_2.png

Obr.: Tisk upomínky SA/2020/21 s vlastním textem

Na dokladu upomínky SA/2020/20 jsou faktury vydané s číslem upomínky 2 a 3 a sumací 1. Pro čísla upomínek 1-3 se vytiskne standardní text upomínky.

pic_2679

Obr.: Doklad upomínky SA/2020/20

REM_DOC01_1.png

Obr.: Tisk upomínky SA/2020/20 se standardním textem.

Funkce nad Upomínkami

Popis funkcí:

Ctrl+F6

Aktualizace aktuální upomínky (na které je nastaveno pravítko). Použije se před odesláním upomínky, pokud mezi dobou vystavení a odesláním upomínky mohlo dojít k napárování plateb. Funkce zkontroluje, zda faktura nebyla zaplacena.

Ctrl+Enter

Na 1. str. v Prohlížení zobrazí kartu Dod./Odb.

Na 2. str. v Prohlížení zobrazí aktuální fakturu (zálohu).

Ctrl+Shift+

Enter

Na 1. str. v Prohlížení zobrazí kartu Partnera.

Delete

Na 2. str. ve Změně lze mazat faktury (zálohy) z dokladu upomínky.

Přidat VF

Na 2. str. ve Změně lze přidávat faktury vydané z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Přidat PZ

Na 2. str. ve Změně lze přidávat přijaté zálohy z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Přidat OP

Na 2. str. ve Změně lze přidávat ostatní pohledávky z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Přidat PF

Na 2. str. ve Změně lze přidávat faktury přijaté z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Přidat VZ

Na 2. str. ve Změně lze přidávat poskytnuté zálohy z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Přidat OV

Na 2. str. ve Změně lze přidávat ostatní závazky z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Přidat ze Saldokonta

Na 2. str. ve Změně lze přidávat doklady z knihy Saldokonto z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Funkce menu modulu Upomínek

Hromadné akce jsou spustitelné pouze na záznamech označených hvězdičkou.

pic_2752

Obr.: Funkce menu modulu Upomínek

Popis akcí:

Změna záznamu

Hromadně lze měnit údaje, které jsou ve sloupcích na Seznamu upomínek. Další pole lze přidat pomocí tlačítka Přidat pole.

pic_2749

Obr.: Formulář pro hromadnou změnu záznamu

Aktualizace

Funkce na aktualizaci upomínek. Použije se před odesláním upomínek, pokud mezi dobou jejich vystavení a odesláním mohlo dojít k napárování plateb. Funkce zkontroluje, zda faktura nebyla zaplacena a pokud ano, tak zaplacenou fakturu smaže z dokladu upomínky. Zároveň aktualizuje částky dokladů, zbývá zaplatit, úroky z prodlení a počet dnů prodlení. Funkci nelze spustit na potvrzených dokladech.

Sestavy nad upomínkami

Upomínky

Informace o upomínkách na prvotních dokladech

Na fakturách a zálohách se informace o upomínkách zobrazují na záložce Platby v části Upomínky.

V knize v Seznamu těchto dokladů lze pak zobrazit sloupce: