Servisní funkce, kontrola konzistence účetnictví

Přepočet obratovky a statistiky

Funkce Přepočet obratovky provádí výpočet obratů a zůstatků po periodách na jednotlivých účtech následujícím způsobem:

• seřadí jednotlivé účetní doklady podle data uskutečnění účetního případu,
• postupně napočítává zůstatky na jednotlivých účtem v jednotlivých periodách.

Zůstatky na jednotlivých analytických účtech jsou počítány automaticky při každém zápisu do Účetního deníku, aniž by bylo nutné spouštět uvedenou funkci. Existují však situace, kdy je spuštění přepočtu nezbytně nutné. Jsou to především situace, kdy z jakéhokoliv důvodu byl nutný zásah do účetních dat. Účetní doklady se tímto změnily, ale napočtené zůstatky zůstaly nezměněny, proto je nutné provést přepočet obratovky. Signálem pro spuštění přepočtu také může být nerovnost celkových součtů aktiv a pasiv.

Funkci spouštíme nad Účetním deníkem nebo ze stromového menu Účetnictví - Servisní funkce - Přepočet obratovky od periody následující po blokovaném období. Pokud je zatrženo pole Logovat změny, pak se do logu zapisují změny částek, smazané záznamy, přidané záznamy.

Součástí přepočtu obratovky je také:

• přepočet sumace účetního rozvrhu - přepočte tabulku Účetní rozvrh - sumace, ve které jsou ke sběrným účtům přiřazeny analytické účty. Tato tabulka se využívá v Hlavní knize při výpočtu částek na sběrných účtech,
• Přepočet statistiky - provede výpočet obratů a zůstatků po dnech a osách, definovaných v Účetním rozvrhu v polích Osa hlavní knihy 1, Osa hlavní knihy 2. U saldokontních účtů se také provede výpočet obratů a zůstatků po dnech a párovacích symbolech.

Přepočet statistiky lze spustit i samostatně:

• ze stromového menu Účetnictví - Servisní funkce - Přepočet statistiky,
• v Účetním rozvrhu při hromadné změně záznamu zatržením pole Po změně os HK nebo příznaku saldokontní pustit Přepočet statistiky.

Přepočet statistiky je třeba spustit vždy, když v Účetním rozvrhu změníme hodnotu některého pole v části Nápočet os do statistiky nebo příznaku Saldokontní. Pokud by přepočet v takovém případě nebyl spuštěn, v Hlavní knize na straně Obraty a pohyby po dnech by se nezobrazovaly správně hodnoty a na 0. straně Účetního rozvrhu v sloupci Přepočítat statistiku by se zobrazoval vykřičník.

Pokud je zatrženo pole Logovat změny, pak se do logu zapisují změny částek, smazané záznamy, přidané záznamy.

Pokud přepočet obratovky nebo statistiky skončí s chybou "Out of memory" a nepomůže ani nastavení příznaku Načítat po periodách na daném účtu v Účetním rozvrhu (problém je v takovém případě na otvírkovém dokladu, kdy jsou všechny položky účtovány v jednomu dni), pak lze v souboru K2.ini nastavit parametr "OpenAccountByOffset" =1. (Pro otvírkový účet je vypnuto logování změn.)

Protokoly účetních přepočtů

Protokoly vytvořené přepočtem obratovky a přepočtem statistiky lze zobrazit spuštěním funkce Protokoly účetních přepočtů dostupné ze stromového menu v záložce Účetnictví - Servisní funkce. Bližší popis chybových protokolů viz kapitola Správce/Přepočty/Chybové protokoly.

Převedení účetních dokladů

Při účtování dokladů z určitého období (např. rok 2019) musíme mít toto období nastaveno v Parametrech uživatele (aktuální období je zobrazeno na spodní liště obrazovky). Jestliže jsme zaúčtovali doklady z určitého období v jiném období, chybu opravíme pomocí funkce Převedení účetních dokladů.

Po spuštěním funkce se zobrazí formulář pro převod účetních dokladů. Specifikujeme typ dokladu, čísla dokladů, které chceme převést do jiného období, a dále první číslo nového dokladu.

Obr.: Formulář Převedení účetních dokladů

Po převedení se zobrazí seznam přečíslovaných účetních dokladů.

Konzistence účetnictví

Číslo procesu: SPR004	Id. číslo skriptu: FUCT008	Soubor: UCT_KONZ.PAS
Popis skriptu: Skript vyhledá chyby v zaúčtování. Prochází Bankovní výpisy, Faktury přijaté, Faktury vydané, Zálohy poskytnuté, Zálohy přijaté, Pokladní doklady, Příjemky, Převodky, Výdejky, Průvodky, Rezervační listy, Pohyby majetku, Ostatní pohledávky, Ostatní závazky, Účetní deník.
Adresa ve stromu: [Účetnictví] [Servisní funkce] [Správce] [Konzistence]

Parametry skriptu:

DatumKontroly - 0 Je-li zadáno nulové datum, pak se jako datum kontroly bere aktuální datum; kontrola konzistence dokladů probíhá od 1.1. do 31.12. v roce zadaného data kontroly.

Korekce -Ne Ano - v případě, že u jednoho účetního dokladu existuje odkaz na více prvotních dokladů, vymaže odkaz do účetnictví z prvotního dokladu.

PridaniChybejiciHlavickyUcDokl - Ne Ano - v případě, že prvotní doklad nemá řadu a číslo účetního dokladu, ale v účetním deníku účetní doklad existuje, pak propojí prvotní doklad s účetním (přidá chybějící hlavičku úč. dokladu).

Konzistence účetnictví je kontrolní skript, který vyhledá chyby v zaúčtování, a to v případech, kdy:

• je na jeden účetní doklad zaúčtováno více prvotních dokladů,
• prvotní doklad nemá řadu a číslo účetního dokladu, ale v deníku existuje.
• existuje položka, která nemá odkaz na hlavičku prvotního dokladu,
• existuje hlavička prvotního dokladu, která neobsahuje správný počet položek,
• je zaúčtováno na účet, který není v účetním rozvrhu.

Po spuštění skriptu se objeví okno pro zadání data od a do. Přednastaveny jsou data od 1.1. do 31.12. v roce, který je zadán v parametru „DatumKontroly“. Není-li v parametru „DatumKontroly“ zadáno žádné datum, tj. parametr obsahuje implicitní nulové datum, pak se datum od a do nastaví od 1.1. do 31.12. aktuálního roku.

Je vhodné nejdříve spustit skript s implicitním nastavením parametrů. Pokud se v zaúčtování vyskytnou výše uvedené chyby, vypíše se chybové hlášení. (Chyby můžeme vytisknout sestavou Výpis chybových hlášení s parametrem „Jméno chybového souboru“ = ERR01050).

V případě, že skript najde chyby, pustíme jej znovu s parametry:

• Korekce = Ano,
• PridaniChybejiciHlavickyUcDokl = Ano.

Pokud je na jeden účetní doklad zaúčtováno více prvotních dokladů, vymaže se z prvotního dokladu odkaz do účetnictví. Pokud prvotní doklad nemá řadu a číslo účetního dokladu, ale v deníku existuje, propojí se prvotní doklad s účetním.

Po prověření konzistence dat program zobrazí knihu Prohlížení chyb, ve které jsou vypsány jednotlivé chybné položky.

Pokud skript provede korekci dokladů, je nutné spustit Přepočet obratovky.