Upomínky

Upomínky je modul pro upomínkování nezaplacených faktur vydaných, záloh přijatých a ostatních pohledávek, ale také faktur přijatých, záloh poskytnutých a ostatních závazků se zápornou částkou doplatit (dobropisované a přeplacené doklady). Do funkce upomínky vstupují všechny doklady, které mají zatržítko Vytvářet upomínku.

Nastavení upomínek

Knihy upomínek

Upomínky lze dělit do jednotlivých knih. Knihy upomínek jsou vedeny ve Správě knih. Spouští se ze stromového menu Finance - Upomínky - Nastavení upomínek - Knihy upomínek. Bližší popis práce s modulem Správa knih je uveden v kapitole Správa knih.

Obr.: Správa knih - Knihy Upomínek

Výchozí nastavení

Každé knize upomínek lze přiřadit vlastnosti, které nastavujeme v záložce Výchozí nastavení.

Obr.: Správa knih - Výchozí nastavení

Popis polí:

DIČ firmy

DIČ zadané v tomto poli se automaticky zobrazí u údajů firmy na sestavách vytištěných nad doklady z této knihy. Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme doklady spadající do přiznání k DPH tohoto jiného státu.

Výchozí číslování - UPOMÍNKY

Na záložce Výchozí číslování se definuje číslování upomínek.

Obr.: Správa knih - Výchozí číslování

Konfigurace upomínek

Před vlastním vytvářením upomínek je třeba nastavit Konfiguraci upomínek, kde se nastavuje, které typy dokladů se budou upomínat. Je možné mít nastaveno více konfigurací, mezi kterými se uživatel může přepínat.

Spouští se ze stromového menu Finance/Upomínky/Konfigurace upomínek

Obr.: Seznam konfigurací upomínek

Nová konfigurace upomínek se zadává klávesou Insert nebo z ribbonu funkcí Nový. Změna konfigurace se pak provádí F5 nebo z ribbonu funkcí Změna.

Obr.: Nová konfigurace upomínek

Základní údaje - popis polí:

Zkratka	Název konfigurace.
Popis	Bližší specifikace konfigurace.
Zařazení	Pole pro zadání popisu, pod kterým se uložená konfigurace bude zobrazovat.
Úroveň	V tomto poli volíme úroveň, pro kterou bude daná konfigurace uložena.
Uživatel	Pole pro výběr uživatele, který bude mít vytvořenou konfiguraci k dispozici.
Firma	Pole pro volbu firmy, která bude mít vytvořenou konfiguraci k dispozici.
Výchozí	Pokud je toto pole zatrženo, je daná konfigurace brána programem jako výchozí.
Mandant	Pole pro volbu mandanta, který bude mít vytvořenou konfiguraci k dispozici.
Kniha upomínek	Nastavíme knihu upomínek, do které se budou upomínky vytvářet.
Minimální částka Doplatit, která se má upomínat	Pole pro zadání minimální částky, pro kterou se mají upomínky vytvářet.
Počet dnů další upomínky odvíjet od	Pole pro zadání data, od kterého se budou odvíjet upomínky. Lze vybrat datum vystavení předchozí upomínky nebo datum splatnosti původního dokladu.

V záložce Doklady je třeba zadat podmínky, za jakých se budou upomínky vytvářet.

Obr.: Konfigurace upomínek - záložka Doklady

Popis polí:

Jen potvrzené	Při zatržení se budou vytvářet upomínky pouze k potvrzeným dokladům.
Seskupit firmy podle fakturačních adres	Při zatržení lze upomínky vytvářet podle fakturační adresy, ve které musí být zadána firma nebo kontaktní osoba (nelze upomínat podle volných adres).
Automaticky vytvářet další pořadové číslo upomínky	Při zatržení se bude automaticky vytvářet další pořadové číslo upomínky.
Knihy faktur vydaných	Zkratky knih faktur vydaných, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.
Přijaté zálohy	Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k zálohám přijatým.
Knihy záloh přijatých	Zkratky knih záloh přijatých, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.
Ostatní pohledávky	Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k ostatním pohledávkám.
Knihy ostatních pohledávek	Zkratky knih ostatních pohledávek, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.
Přijaté faktury se zápornou částkou doplatit	Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k fakturám přijatým se zápornou částkou doplatit (dobropis, nebo přeplacená).
Knihy faktur přijatých	Zkratky knih faktur přijatých, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.
Poskytnuté zálohy se zápornou částkou doplatit	Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k poskytnutým zálohám se zápornou částkou doplatit (dobropis, nebo přeplacená).
Knihy záloh poskytnutých	Zkratky knih záloh poskytnutých, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.
Ostatní závazky se zápornou částkou doplatit	Při zatržení se budou vytvářet upomínky i k ostatním závazkům se zápornou částkou doplatit.
Knihy ostatních závazků	Zkratky knih ostatních závazků, které budou zpracovány při vytváření upomínek. Pokud nebude vyplněno, budou se zpracovávat všechny knihy.

V záložce Čísla upomínek zadávají parametry pro číslování upomínek.

Obr.: Konfigurace upomínek - záložka Čísla upomínek

Obr.: Formulář pro zadání parametrů pro čísla upomínek

Popis polí:

Pořadové číslo upomínky	Pořadové číslo upomínky.
Filtrovat upomínku	Při zatržení se budou filtrovat doklady, ke kterým by se měla vystavit upomínka daného pořadového čísla (např. pokud chceme vystavit jen upomínku č. 1 nebo č. 2 a vyšší číslo už ne, v číselníku pro číslo upomínky 3 a vyšší pole odškrtneme; tak se na fakturách, na kterých už 2 upomínky jsou, další upomínka nevystaví).
Počet dnů	Počet dnů od vybraného data (datum splatnosti nebo datum vystavení předchozí upomínky), od kterého se má odvíjet počet dnů další upomínky.
Sumace pro doklad upomínky	Upomínky se shodným číslem sumace se budou vytvářet v jednom dokladu upomínky (např. čísla upomínek 1-3 budou mít sumaci 1 a čísla upomínek 4-6 budou mít sumaci 2, takže se vytvoří dva doklady upomínek).
Text úvodního odstavce	Text úvodního odstavce, který se vytiskne místo standardního textu v sestavě upomínky. Tento text se vytiskne jen v případě, že Text úvodního odstavce není zadán v číselníku Číslo upomínky.
Text závěrečného odstavce	Text závěrečného odstavce, který se vytiskne místo standardního textu v sestavě upomínky. Tento text se vytiskne jen v případě, že Text závěrečného odstavce není zadán v číselníku Číslo upomínky.

Číslo upomínky

Pokud je v parametru upomínek nastaveno Automaticky vytvářet další pořadové číslo upomínky, v číselníku Číslo upomínky se automaticky vytváří další číslo.

Obr.: Číselník číslo upomínky

V tomto číselníku je možné přidat vlastní text na upomínku a při volbě formátu HTML lze tento text formátovat. Zadání textu se provádí na 1.str. čísla upomínky, ve kterém si přejete tisknout vlastní text.

Obr.: Zadání vlastního textu do číselníku číslo upomínky

Tip pro uživatele:

Pokud budete chtít vytisknout ve vlastním textu (zadaném v Textu závěrečného odstavce) datum, do kdy se má upomínka zaplatit, je třeba do textu upomínky místo data zadat symbol %s. Tisková sestava Upomínky je upravena tak, že místo tohoto symbolu se vytiskne datum vystavení upomínky + počet dnů zadaných v parametru Term (implicitně nastaveno 14 dní).

Kniha upomínek

Upomínky vznikají v Knize upomínek. Mezi jednotlivými knihami upomínek se přepínáme klávesami Alt+F10.

Obr.: Kniha upomínek

Základní údaje

Záložka Základní údaje slouží k evidenci hlavičkových údajů.

Obr.: Upomínky - záložka Základní údaje

Popis polí:

Číslo dokladu	Kniha, období a číslo dokladu.
Popis	Popis dokladu. Do tohoto pole je možné ručně nebo výběrem z nabídkové tabulky vložit bližší specifikaci upomínky.
Firma	Firma, na kterou je upomínka vystavena.
Stav	Pole pro výběr z číselníku, které umožňuje filtrování dokladu dle vybraného stavu uživatelem.
Číslo upomínky	Číslo upomínky.
Středisko	Výběr z číselníku středisek.
Referent	Výběr z číselníku personálních údajů.
Kód	Výběr z číselníku kódů.
Měna	Měna, v jaké je upomínka vystavena.
Změnil	Datum, čas a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu dokladu.
Vystavil	Datum a jméno pracovníka, který doklad vystavil. Automaticky je do tohoto pole vkládáno aktuální datum. V případě potřeby je možné datum přepsat.
Částka v měně	Částka v měně, na jakou je upomínka vystavena.
Úroky v měně	Výše úroků v měně za všechny upomínané doklady k datu vystavení upomínky.
Částka	Částka v Kč, na jakou je upomínka vystavena.
Úroky	Výše úroků v Kč za všechny upomínané doklady k datu vystavení upomínky.

Položky

V záložce Položky se zobrazují upomínané faktury, zálohy, ostatní pohledávky a závazky.

Obr.: Upomínky - záložka Položky

Obr.: Položky upomínky

Popis polí:

Pořadové číslo upomínky	Pořadové číslo upomínky
Prvotní doklad	Typ prvotního dokladu a jeho číslo.
Variabilní symbol	Variabilní symbol prvotního dokladu.
Brutto	Částka Brutto prvotního dokladu.
Zaplaceno	Zaplacená částka prvotního dokladu.
Doplatit	Částka, kolik zbývá doplatit.
Úrok	Úrok na prvotním dokladu ke dni vystavení upomínky.
Datum splatnosti	Datum splatnosti dokladu.
Dny prodlení	Počet dnů prodlení.
Měna	Měna, v jaké je prvotní doklad vystaven.

Z položky upomínky je možné se přepnout stisknutím kláves Ctrl+Enter do knihy faktur (záloh) na aktuální fakturu (zálohu). Podobně stisknutím kláves Ctrl+Enter na položce upomínky v záložce upomínky na 6. str. faktury (zálohy) je možné se přepnout na konkrétní upomínku.

Přílohy

Na záložce Přílohy je možné k upomínce přiřazovat libovolné dokumenty a doklady. Bližší popis práce s připojenými doklady a dokumenty je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Přílohy - Propojení a odkazy.

Vytváření upomínek

Modul Upomínek je zařazen ve stromovém menu Finance - Upomínky. Do funkce upomínek vstupují jen doklady, které mají zatržítko Vytvářet upomínku. Upomínky lze vytvářet:

• v knize Upomínky tlačítkem Vytvoření upomínek (zpracují se všechny doklady, které mají nastavené zatržítko Vytvářet upomínku);
• v knize Saldokonto tlačítkem Vytvoření upomínek,
• v knihách faktur, záloh, ostatních pohledávek a závazků funkcí Shift+F5 (zpracují se doklady z aktuálního datového modulu, které mají nastavené zatržítko Vytvořit upomínku).

Pravidla při vytváření upomínek:

• pro každého zákazníka vytváříme samostatnou upomínku (1 zákazník = 1 upomínka), která může obsahovat více položek (faktury, zálohy, ostatní pohledávky a závazky) s různými pořadovými čísly upomínek v jedné měně;
• pokud zákazník fakturuje ve více měnách, pro každou měnu se vytvoří samostatná upomínka;
• pro každou sumaci se vytvoří samostatná upomínka;
• do hlavičky upomínky se vloží nejvyšší pořadové číslo upomínky z položek.

Při vytváření upomínek (tlačítkem nebo klávesami Shift+F5) se otevře formulář, ve kterém je třeba zadat hlavičkové údaje pro nové doklady upomínek.

Obr.: Vytvoření upomínek

Popis polí:

Datum vystavení	Zadáme datum vystavení upomínky.
Stav	Pole pro výběr z číselníku, které umožňuje filtrování dokladu dle vybraného stavu uživatelem.
Popis	Popis dokladu. Do tohoto pole je možné ručně nebo výběrem z nabídkové tabulky vložit bližší specifikaci upomínky.
Středisko	Výběr z číselníku středisek.
Referent	Výběr z knihy Referenti.
Kód	Výběr z číselníku kódů.
Parametry upomínek	Vybereme konfiguraci upomínek, podle které chceme upomínky vytvořit.

Zpracované faktury a zálohy se uloží do dokladů upomínek v knize dle Parametrů upomínek. Pro každou firmu, měnu a sumaci pro doklad upomínky se vytvoří jeden doklad upomínky. Do hlavičky se uloží informace ze vstupního formuláře, firma, měna, nejvyšší pořadové číslo upomínky z položek a provede se aktualizace částek v hlavičce. Zobrazí se protokol výpočtu upomínek. V něm se zobrazí seznam vytvořených dokladů upomínek a chybová hlášení. Vytvořené upomínky se zobrazují v záložce Platby faktur, záloh, ostatních pohledávek a závazků na záložce Upomínky.

Editace upomínek

V záložce Základní údaje Upomínek po stisknutí klávesy F5 je možné editovat pole Popis, Stav, Číslo upomínky, Středisko, Referent, Kód, a Vystavil (datum).

V záložce Položky Upomínek lze editovat upomínku použitím tlačítek Přidat VF, Přidat PZ, Přidat OP, Přidat PF, Přidat VZ a Přidat OV, Přidat ze Saldokonta, která mají nastavený filtr na firmu a měnu v jednotlivých knihách dokladů a klávesou Enter můžeme přidávat doklady. Klávesou Delete je možné jakýkoliv doklad z upomínky smazat.

Obr.: Upomínka - záložka Položky ve Změně

Příklad vytváření upomínek z knihy Saldokonto

Příklad: Chceme vystavit upomínku pro zákazníka AB Group, u kterého evidujeme nezaplacené faktury. Metodikou ve firmě jsme se rozhodli, že pro upomínky č. 1-3 budeme při tisku využívat standardní text, od 4. upomínky chceme tisknout vlastní zadaný text. Nové číslo upomínky chceme vystavovat 10 dnů od vystavení předchozí upomínky.

Postup:

1) Nastavení parametrů upomínek - tento krok se provede pouze na začátku práce s upomínkami. Později se k nastavení parametrů lze kdykoli vrátit a v případě potřeby je přenastavit.

Nejprve si v číselníku Čísel upomínky Insertem vytvoříme čísla upomínky.

Obr.: Číselník Číslo upomínly

Pozn. Při vytváření upomínek by se čísla dokladů vytvořila automaticky, ale když chceme zadat od 4. upomínky vlastní text, vytvoříme si čísla ručně, abychom je pak mohli použít pro zadání sumace a pro vložení vlastního textu.

Do 4. a vyšších čísel upomínek vložíme vlastní text - na 1. stranu do Textu závěrečného odstavce. Použijeme formát HTML, abychom mohli text formátovat.

Obr.: Zadání vlastního textu pro tisk upomínek

V Konfiguraci upomínek si nastavíme, že chceme vytvářet upomínky do knihy "SA", že chceme upomínat pouze doklady potvrzené, že chceme vytvářet upomínky i k dobropisům nebo přeplaceným dokladům z nákupu (zatrhnu přijaté faktury, poskytnuté zálohy a ostatní závazky), že chceme upomínky i k přijatým zálohám a ostatním pohledávkám. Také je třeba nastavit, od jakého data se budou odvíjet další upomínky. Nastavíme si datum vystavení předchozí upomínky.

Obr.: Konfigurace upomínek - Základní údaje

Obr.: Konfigurace upomínek - Doklady

Dále si nastavíme parametry pro čísla upomínek. Faktury a zálohy s číslem upomínky č. 1-3 chceme zahrnout do jednoho dokladu upomínky, proto u těchto čísel zadáme sumaci 1. Od 4. upomínky chceme faktury a zálohy zahrnout do jiného dokladu upomínky (chceme tisknout vlastní text), tak zadám sumaci 2.

Obr.: Nastavení parametrů pro čísla upomínek

2. Vytváření upomínek z knihy Saldokonto

Přepneme se do knihy Saldokonto, kde si zvolíme filtr Saldo 1 firma.

Obr.: Kniha Saldokonto

Po spuštění filtru Saldo 1 firma se otevře formulář na výběr zákazníka, kde vybereme zákazníka AB Group

Obr.: Formulář pro výběr zákazníka

Do filtru se dostanou doklady z knihy saldokonto na vybranou firmu - v našem případě na firmu AB Group. Stisknu tlačítko Vytvoření upomínek.

Obr.: Saldo 1 firma

Vyplníme formulář pro vytváření upomínek, můžeme editovat parametry upomínek.

Obr.: Formulář Vytvoření upomínek

Po odsouhlasení formuláře na vytvoření upomínek se zobrazí Chybový protokol, který informuje o tom, že byly vytvořeny 2 doklady upomínek: SA/2020/21 a SA/2020/20.

Obr.: Chybový protokol

Po stisknutí tlačítka Doklad se přepneme do dokladu, na kterém máme nastavené pravítko.

Obr.: Chybový protokol z vytvoření upomínek

Vytvořily se 2 doklady upomínek. Nastavená sumace zajistila rozdělení upomínek podle požadavku tisku. Na upomínce SA/2020/21 jsou faktury vydané s 4. upomínkou a sumací 2, pro které chceme tisknout vlastní text. Pro tisk upomínky použijeme sestavu Upomínka, je zařazená ve stromovém menu Finance - Upomínky - Tisk Upomínky.

Obr.: Doklad upomínky SA/2020/21

Obr.: Tisk upomínky SA/2020/21 s vlastním textem

Na dokladu upomínky SA/2020/20 jsou faktury vydané s číslem upomínky 2 a 3 a sumací 1. Pro čísla upomínek 1-3 se vytiskne standardní text upomínky.

Obr.: Doklad upomínky SA/2020/20

Obr.: Tisk upomínky SA/2020/20 se standardním textem.

Funkce nad Upomínkami

Popis funkcí:

Ctrl+F6	Aktualizace aktuální upomínky (na které je nastaveno pravítko). Použije se před odesláním upomínky, pokud mezi dobou vystavení a odesláním upomínky mohlo dojít k napárování plateb. Funkce zkontroluje, zda faktura nebyla zaplacena.
Ctrl+Enter	Na 1. str. v Prohlížení zobrazí kartu Dod./Odb. Na 2. str. v Prohlížení zobrazí aktuální fakturu (zálohu).
Ctrl+Shift+ Enter	Na 1. str. v Prohlížení zobrazí kartu Partnera.
Delete	Na 2. str. ve Změně lze mazat faktury (zálohy) z dokladu upomínky.
Přidat VF	Na 2. str. ve Změně lze přidávat faktury vydané z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.
Přidat PZ	Na 2. str. ve Změně lze přidávat přijaté zálohy z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.
Přidat OP	Na 2. str. ve Změně lze přidávat ostatní pohledávky z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.
Přidat PF	Na 2. str. ve Změně lze přidávat faktury přijaté z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.
Přidat VZ	Na 2. str. ve Změně lze přidávat poskytnuté zálohy z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.
Přidat OV	Na 2. str. ve Změně lze přidávat ostatní závazky z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.
Přidat ze Saldokonta	Na 2. str. ve Změně lze přidávat doklady z knihy Saldokonto z nastaveného filtru na zákazníka, měnu a minimální částky Doplatit, která se má upomínat (nastaveno v Parametrech upomínek). Klávesou Enter doklad přidáme.

Funkce menu modulu Upomínek

Hromadné akce jsou spustitelné pouze na záznamech označených hvězdičkou.

Obr.: Funkce menu modulu Upomínek

Popis akcí:

Změna záznamu

Hromadně lze měnit údaje, které jsou ve sloupcích na Seznamu upomínek. Další pole lze přidat pomocí tlačítka Přidat pole.

Obr.: Formulář pro hromadnou změnu záznamu

Aktualizace

Funkce na aktualizaci upomínek. Použije se před odesláním upomínek, pokud mezi dobou jejich vystavení a odesláním mohlo dojít k napárování plateb. Funkce zkontroluje, zda faktura nebyla zaplacena a pokud ano, tak zaplacenou fakturu smaže z dokladu upomínky. Zároveň aktualizuje částky dokladů, zbývá zaplatit, úroky z prodlení a počet dnů prodlení. Funkci nelze spustit na potvrzených dokladech.

Sestavy nad upomínkami

Upomínky

Informace o upomínkách na prvotních dokladech

Na fakturách a zálohách se informace o upomínkách zobrazují na záložce Platby v části Upomínky.

V knize v Seznamu těchto dokladů lze pak zobrazit sloupce:

• Počet upom. - počet vystavených upomínek,
• Datum upom. - datum vystavení poslední upomínky,
• Č.upom. - pořadové číslo poslední upomínky.