Upomienky

Upomienky je modul pre upomienkovanie nezaplatených faktúr vydaných, záloh prijatých a ostatných pohľadávok, ale tiež faktúr prijatých, záloh poskytnutých a ostatných záväzkov so zápornou čiastkou doplatiť (dobropisované a preplatené doklady). Do funkcie upomienky vstupujú všetky doklady, ktoré majú začiarkávacie pole Vytvárať upomienku.

Nastavenie upomienok

Knihy upomienok

Upomienky je možné deliť do jednotlivých kníh. Knihy upomienok sú vedené v Správe kníh. Spúšťa sa zo stromového menu Financie - Upomienky - Nastavenie upomienok - Knihy upomienok. Bližší popis práce s modulom Správa kníh je uvedený v kapitole Správa kníh.

Obr.: Správa kníh - Knihy Upomienok

Každej knihe upomienok je možné priradiť vlastnosti, ktoré nastavujeme v záložke Implicitné nastavenie.

Obr.: Správa kníh - Implicitné nastavenie

Popis polí:

IČDPH firmy

IČDPH zadané v tomto poli sa automaticky zobrazí pri údajoch firmy na zostavách vytlačených nad dokladmi z tejto knihy. Pole vyplníme iba v prípade, že máme registráciu k IČDPH aj v inom štáte a v tejto knihe vystavujeme doklady spadajúce do priznania k DPH tohto iného štátu.

Konfigurácia upomienok

Pred vlastným vytváraním upomienok je potrebné nastaviť Konfiguráciu upomienok, kde sa nastavuje, ktoré typy dokladov sa budú upomínať. Je možné mať nastavených viacero konfigurácií, medzi ktorými sa užívateľ môže prepínať.

Spúšťa sa zo stromového menu Financie/Upomienky/Konfigurácia upomienok

Obr.: Zoznam konfigurácií upomienok

Nová konfigurácia upomienok sa zadáva klávesom Insert alebo z ribbonu funkciou Nový. Zmena konfigurácie sa potom vykonáva F5 alebo z ribbonu funkciou Zmena.

Obr.: Nová konfigurácia upomienok

Základné údaje - popis polí:

Skratka	Názov konfigurácie.
Popis	Bližšia špecifikácia konfigurácie.
Zaradenie	Pole pre zadanie popisu, pod ktorým sa uložená konfigurácia bude zobrazovať.
Úroveň	V tomto poli volíme úroveň, pre ktorú bude daná konfigurácia uložená.
Užívateľ	Pole pre výber užívateľa, ktorý bude mať vytvorenú konfiguráciu k dispozícií.
Firma	Pole pre voľbu firmy, ktorá bude mať vytvorenú konfiguráciu k dispozícií.
Predvolené	Pokiaľ je toto pole začiarknuté, je daná konfigurácia braná programom ako predvolená.
Mandant	Pole pre voľbu mandanta, ktorý bude mať vytvorenú konfiguráciu k dispozícií.
Kniha upomienok	Nastavíme knihu upomienok, do ktorej sa budú vytvárať upomienky.
Minimálna čiastka Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať	Pole pre zadanie minimálnej čiastky, pre ktorú sa majú upomienky vytvárať.
Počet dní ďalšej upomienky odvíjať od	Pole pre zadanie dátumu, od ktorého sa budú odvíjať upomienky. Možné je vybrať dátum vystavenia predchádzajúcej upomienky alebo dátum splatnosti pôvodného dokladu.

V záložke Doklady je potrebné zadať podmienky, za akých sa budú upomienky vytvárať.

Obr.: Konfigurácia upomienok - záložka Doklady

Popis polí:

Iba potvrdené	Pri začiarknutí sa budú vytvárať upomienky iba k potvrdeným dokladom.
Zoskupiť firmy podľa fakturačných adries	Pri začiarknutí je možné upomienky vytvárať podľa fakturačnej adresy, v ktorej musí byť zadaná firma alebo kontaktná osoba (nemožno upomínať podľa voľných adries).
Automaticky vytvárať ďalšie poradové číslo upomienky	Pri začiarknutí sa bude automaticky vytvárať ďalšie poradové číslo upomienky.
Knihy faktúr vydaných	Skratky kníh faktúr vydaných, ktoré budú spracované pri vytváraní upomienok. Pokiaľ nebude vyplnené, budú sa spracovávať všetky knihy.
Prijaté zálohy	Pri začiarknutí sa budú vytvárať upomienky aj k zálohám prijatým.
Knihy záloh prijatých	Skratky kníh záloh prijatých, ktoré budú spracované pri vytváraní upomienok. Pokiaľ nebude vyplnené, budú sa spracovávať všetky knihy.
Ostatné pohľadávky	Pri začiarknutí sa budú vytvárať upomienky aj k ostatným pohľadávkam.
Knihy ostatných pohľadávok	Skratky kníh ostatných pohľadávok, ktoré budú spracované pri vytváraní upomienok. Pokiaľ nebude vyplnené, budú sa spracovávať všetky knihy.
Prijaté faktúry so zápornou čiastkou doplatiť	Pri začiarknutí sa budú vytvárať upomienky aj k faktúram prijatým so zápornou čiastkou doplatiť (dobropis alebo preplatená).
Knihy faktúr prijatých	Skratky kníh faktúr prijatých, ktoré budú spracované pri vytváraní upomienok. Pokiaľ nebude vyplnené, budú sa spracovávať všetky knihy.
Poskytnuté zálohy so zápornou čiastkou doplatiť	Pri začiarknutí sa budú vytvárať upomienky aj k poskytnutým zálohám so zápornou čiastkou doplatiť (dobropis alebo preplatená).
Knihy záloh poskytnutých	Skratky kníh záloh poskytnutých, ktoré budú spracované pri vytváraní upomienok. Pokiaľ nebude vyplnené, budú sa spracovávať všetky knihy.
Ostatné záväzky so zápornou čiastkou doplatiť	Pri začiarknutí sa budú vytvárať upomienky aj k ostatným záväzkom so zápornou čiastkou doplatiť.
Knihy ostatných záväzkov	Skratky kníh ostatných záväzkov, ktoré budú spracované pri vytváraní upomienok. Pokiaľ nebude vyplnené, budú sa spracovávať všetky knihy.

V záložke Čísla upomienok zadávajú parametre pre číslovanie upomienok.

Obr.: Konfigurácia upomienok - záložka Čísla upomienok

Obr.: Formulár pre zadanie parametrov pre čísla upomienok

Popis polí:

Poradové číslo upomienky	Poradové číslo upomienky.
Filtrovať upomienku	Pri začiarknutí sa budú filtrovať doklady, ku ktorým by sa mala vystaviť upomienka daného poradového čísla (napr. pokiaľ chceme vystaviť iba upomienku č. 1 alebo č. 2 a vyššie číslo už nie, v číselníku pre číslo upomienky 3 a vyššie pole odškrtneme. Tak sa na faktúrach, na ktorých už sú 2 upomienky, nevystaví ďalšia upomienka).
Počet dní	Počet dní od vybraného dátumu (dátum splatnosti alebo dátum vystavenia predchádzajúcej upomienky), od ktorého sa má odvíjať počet dní ďalšej upomienky.
Sumácie pre doklad upomienky	Upomienky so zhodným číslom sumácie sa budú vytvárať v jednom doklade upomienky (napr. čísla upomienok 1-3 budú mať sumáciu 1 a čísla upomienok 4-6 budú mať sumáciu 2, takže sa vytvoria dva doklady upomienok).
Text úvodného odstavca	Text úvodného odstavca, ktorý sa vytlačí namiesto štandardného textu v zostave upomienky. Tento text sa vytlačí iba v prípade, že Text úvodného odstavca nie je zadaný v číselníku Číslo upomienky.
Text záverečného odstavca	Text záverečného odstavca, ktorý sa vytlačí namiesto štandardného textu v zostave upomienky. Tento text sa vytlačí iba v prípade, že Text záverečného odstavca nie je zadaný v číselníku Číslo upomienky.

Číslo upomienky

Ak je v parametri upomienok nastavené Automaticky vytvárať ďalšie poradové číslo upomienky, v číselníku Číslo upomienky sa automaticky vytvára ďalšie číslo.

Obr.: Číselník číslo upomienky

V tomto číselníku je možné pridať vlastný text na upomienku a pri voľbe formátu HTML je možné formátovať tento text. Zadanie textu sa vykoná na 1.str. čísla upomienky, v ktorom si prajete tlačiť vlastný text.

Obr.: Zadanie vlastného textu do číselníka číslo upomienky

Tip pre užívateľa:

Pokiaľ budete chcieť vytlačiť vo vlastnom texte (zadanom v Texte záverečného odstavca) dátum, dokedy sa má upomienka zaplatiť, je potrebné do textu upomienky namiesto dátumu zadať symbol %s. Tlačová zostava Upomienky je upravená tak, že namiesto tohto symbolu sa vytlačí dátum vystavenia upomienky + počet dní zadaných v parametri Term (implicitne nastavených 14 dní).

Kniha upomienok

Upomienky vznikajú v Knihe upomienok. Medzi jednotlivými knihami upomienok sa prepíname klávesovou skratkou Alt+F10.

Obr.: Kniha upomienok

Základné údaje

Záložka Základné údaje slúži k evidencií hlavičkových údajov.

Obr.: Upomienky - záložka Základné údaje

Popis polí:

Číslo dokladu	Kniha, obdobie a číslo dokladu.
Popis	Popis dokladu. Do tohto poľa je možné ručne alebo výberom z ponukovej tabuľky vložiť bližšiu špecifikáciu upomienky.
Firma	Firma, na ktorú je vystavená upomienka.
Stav	Pole pre výber z číselníka, ktoré umožňuje filtrovanie dokladu podľa vybraného stavu užívateľom.
Číslo upomienky	Číslo upomienky.
Stredisko	Výber z číselníka stredísk.
Referent	Výber z knihy Referenti.
Kód	Výber z číselníka kódov.
Mena	Mena, v akej je vystavená upomienka.
Zmenil	Dátum, čas a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu.
Vystavil	Dátum a meno pracovníka, ktorý vystavil doklad. Automaticky je do tohto poľa vkladaný aktuálny dátum. V prípade potreby je možné prepísať dátum.
Čiastka v mene	Čiastka v mene, na akú je vystavená upomienka.
Úroky v mene	Výška úrokov v mene za všetky upomienkované doklady k dátumu vystavenia upomienky.
Čiastka	Čiastka v Eur, na akú je vystavená upomienka.
Úroky	Výška úrokov v Eur za všetky upomienkované doklady k dátumu vystavenia upomienky.

Položky

V záložke Položky sa zobrazujú upomienkované faktúry, zálohy, ostatné pohľadávky a záväzky.

Obr.: Upomienky - záložka Položky

Obr.: Položky upomienky

Popis polí:

Poradové číslo upomienky	Poradové číslo upomienky
Prvotný doklad	Typ prvotného dokladu a jeho číslo.
Variabilný symbol	Variabilný symbol prvotného dokladu.
s DPH	Čiastka S DPH prvotného dokladu.
Zaplatené	Zaplatená čiastka prvotného dokladu.
Doplatiť	Čiastka, koľko zostáva doplatiť.
Úrok	Úrok na prvotnom doklade ku dňu vystavenia upomienky.
Dátum splatnosti	Dátum splatnosti dokladu.
Dni omeškania	Počet dní omeškania.
Mena	Mena, v akej je vystavený prvotný doklad.

Z položky upomienky je možné sa prepnúť stlačením klávesovej skratky Ctrl+Enter do knihy faktúr (záloh) na aktuálnu faktúru (zálohu). Podobne stlačením klávesovej skratky Ctrl+Enter na položke upomienky v záložke upomienky na 6.str. faktúry (zálohy) je možné sa prepnúť na konkrétnu upomienku.

Prílohy

Na záložke Prílohy je možné k upomienke priraďovať ľubovoľné dokumenty a doklady. Bližší popis práce s pripojenými dokladmi a dokumentami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Prílohy - Prepojenie a odkazy.

Vytváranie upomienok

Modul Upomienok je zaradený v stromovom menu Financie - Upomienky. Do funkcie upomienky vstupujú len doklady, ktoré majú začiarkávacie pole Vytvárať upomienku. Upomienky je možné vytvárať:

• v knihe Upomienky tlačidlom Vytvorenie upomienok (spracujú sa všetky doklady, ktoré majú nasledovné začiarkávacie pole Vytvárať upomienku);
• v knihe Saldokonta tlačidlom Vytvorenie upomienok,
• v knihách faktúr, záloh, ostatných pohľadávok a záväzkov funkciou Shift+F5 (spracujú sa doklady z aktuálneho dátového modulu, ktoré majú nastavené začiarkávacie pole Vytvoriť upomienku).

Pravidlá pri vytváraní upomienok:

• pre každého zákazníka vytvárame samostatnú upomienku (1 zákazník = 1 upomienka), ktorá môže obsahovať viacero položiek (faktúry, zálohy, ostatné pohľadávky a záväzky) s rôznymi poradovými číslami upomienok v jednej mene;
• pokiaľ zákazník fakturuje vo viacerých menách, pre každú menu sa vytvorí samostatná upomienka;
• pre každú sumáciu sa vytvorí samostatná upomienka;
• do hlavičky upomienky sa vpíše najvyššie poradové číslo upomienky z položiek.

Pri vytváraní upomienok (tlačidlom alebo klávesovou skratkou Shift+F5) sa otvorí formulár, v ktorom je potrebné zadať hlavičkové údaje pre nové doklady upomienok.

Obr.: Vytvorenie upomienok

Popis polí:

Dátum vystavenia	Zadáme dátum vystavenia upomienky.
Stav	Pole pre výber z číselníka, ktoré umožňuje filtrovanie dokladu podľa vybraného stavu užívateľom.
Popis	Popis dokladu. Do tohto poľa je možné ručne alebo výberom z ponukovej tabuľky vložiť bližšiu špecifikáciu upomienky.
Stredisko	Výber z číselníka stredísk.
Referent	Výber z knihy Referenti.
Kód	Výber z číselníka kódov.
Parametre upomienok	Vyberieme konfiguráciu upomienok, podľa ktorej chceme upomienky vytvoriť.

Spracované faktúry a zálohy sa uložia do dokladov upomienok v knihe podľa Parametrov upomienok. Pre každú firmu, menu a sumáciu pre doklad upomienky sa vytvorí jeden doklad upomienky. Do hlavičky sa uložia informácie zo vstupného formulára, firma, mena, najvyššie poradové číslo upomienky z položiek a vykoná sa aktualizácia čiastok v hlavičke. Zobrazí sa protokol výpočtu upomienok. V ňom sa zobrazí zoznam vytvorených dokladov upomienok a chybové hlásenia. Vytvorené upomienky sa zobrazujú na v záložke Platby faktúr, záloh, ostatných pohľadávok a záväzkov na záložke Upomienky.

Editácia upomienok

Na záložke Základné údaje Upomienok po stlačení klávesu F5 je možné editovať pole Popis, Stav, Číslo upomienky, Stredisko, Referent, Kód a Vystavil (dátum).

Na záložke Položky Upomienok je možné editovať upomienku použitím tlačidiel Pridať VF, Pridať PZ, Pridať OP, Pridať PF, Pridať VZ a Pridať OV, Pridať zo Saldokonta, ktoré majú nastavený filter na firmu a menu v jednotlivých knihách dokladov a klávesom Enter môžeme pridávať doklady. Klávesom Delete je možné akýkoľvek doklad z upomienky zmazať.

Obr.: Upomienka - záložka Položky v Zmene

Príklad vytvárania upomienok z knihy Saldokonto

Príklad: Chceme vystaviť upomienku pre zákazníka AB Group, pri ktorom evidujeme nezaplatené faktúry. Metodikou vo firme sme sa rozhodli, že pre upomienky č.1-3 budeme pri tlači využívať štandardný text, od 4. upomienky chceme tlačiť vlastný zadaný text. Nové číslo upomienky chceme vystavovať 10 dní od vystavenia predchádzajúcej upomienky.

Postup:

1) Nastavenie parametrov upomienok - tento krok sa vykoná iba na začiatku práce s upomienkami. Neskôr sa k nastaveniu parametrov je možné kedykoľvek vrátiť a v prípade potreby ich znovu nastaviť.

Najskôr si v číselníku Čísel upomienky Insertom vytvoríme čísla upomienky.

Obr.: Číselník Číslo upomienky

Pozn. Pri vytváraní upomienok by sa čísla dokladov vytvorili automaticky, ale keď chceme zadať od 4. upomienky vlastný text, vytvoríme si čísla ručne, aby sme ich potom mohli použiť pre zadanie sumácie a pre vloženie vlastného textu.

Do 4. a vyšších čísel upomienok vložíme vlastný text - na 1.stranu do Textu záverečného odstavca. Použijeme formát HTML, aby sme mohli formátovať text.

Obr.: Zadanie vlastného textu pre tlač upomienok

V Konfigurácií upomienok si nastavíme, že chceme vytvárať upomienky do knihy "SA", že chceme upomienkovať iba doklady potvrdené, že chceme vytvárať upomienky aj k dobropisom alebo preplateným dokladom z nákupu (začiarkneme prijaté faktúry, poskytnuté zálohy a ostatné záväzky), že chceme upomienky aj k prijatým zálohám a ostatným pohľadávkam. Tiež je potrebné nastaviť, od akého dátumu sa budú odvíjať ďalšie upomienky. Nastavíme si dátum vystavenia predchádzajúcej upomienky.

Obr.: Konfigurácia upomienok - Základné údaje

Obr.: Konfigurácia upomienok - Doklady

Ďalej si nastavíme parametre pre čísla upomienok. Faktúry a zálohy s číslom upomienky č.1-3 chceme zahrnúť do jedného dokladu upomienky, preto pri týchto číslach zadáme sumáciu 1. Od 4. upomienky chceme faktúry a zálohy zahrnúť do iného dokladu upomienky (chceme tlačiť vlastný text), tak zadáme sumáciu 2.

Obr.: Nastavenie parametrov pre čísla upomienok

2. Vytváranie upomienok z knihy Saldokonto

Prepneme sa do knihy Saldokonto, kde si zvolíme filter Saldo 1 firma.

Obr.: Kniha Saldokonto

Po spustení filtra Saldo 1 firma sa otvorí formulár na výber zákazníka, kde vyberieme zákazníka AB Group

Obr.: Formulár pre výber zákazníka

Do filtra sa dostanú doklady z knihy saldokonto na vybranú firmu - v našom prípade na firmu AB Group. Stlačíme tlačidlo Vytvorenie upomienok.

Obr.: Saldo 1 firma

Vyplníme formulár pre vytváranie upomienok, môžeme editovať parametre upomienok.

Obr.: Formulár Vytvorenie upomienok

Po odsúhlasení formulára na vytvorenie upomienok sa zobrazí Chybový protokol, ktorý informuje o tom, že boli vytvorené dva doklady upomienok: SA/2020/20 a SA/2020/21. Po stlačení tlačidla Doklad sa prepneme do dokladu, na ktorom máme nastavené pravítko.

Obr.: Chybový protokol

Vytvorili sa 2 doklady upomienok. Nastavená sumácia zaistila rozdelenie upomienok podľa požiadavky tlače. Na upomienke SA/2020/21 sú faktúry vydané s 4. upomienkou a sumáciou 2, pre ktoré chceme tlačiť vlastný text. Pre tlač upomienky použijeme zostavu Upomienka, je zaradená v stromovom menu Financie - Upomienky - Tlač Upomienky.

Obr.: Doklad upomienky SA/2020/21

Obr.: Tlač upomienky SA/2020/21 s vlastným textom

Na doklade upomienky SA/2020/20, sú faktúry vydané s číslom upomienky 2 a 3 a sumáciou 1. Pre čísla upomienok 1-3 sa vytlačí štandardný text upomienky.

Obr.: Doklad upomienky SA/2020/20

Obr.: Tlač upomienky SA/2020/20 so štandardným textom

Funkcie nad Upomienkami

Popis funkcií:

Ctrl+F6	Aktualizácia aktuálnej upomienky (na ktorej je nastavené pravítko). Použije sa pred odoslaním upomienky, pokiaľ medzi dobou vystavenia a odoslaním upomienky mohlo dôjsť k napárovaniu platieb. Funkcia skontroluje, či faktúra nebola zaplatená.
Ctrl+Enter	Na 1. str. v Prehliadaní zobrazí kartu Dod./Odb. Na 2. str. v Prehliadaní zobrazí aktuálnu faktúru (zálohu).
Ctrl+Shift+ Enter	Na 1. str. v Prehliadaní zobrazí kartu Partnera.
Delete	Na 2. str. v Zmene je možné mazať faktúry (zálohy) z dokladu upomienky.
Pridať VF	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať faktúry vydané z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastku Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.
Pridať PZ	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať prijaté zálohy z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastku Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.
Pridať OP	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať ostatné pohľadávky z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastku Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.
Pridať PF	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať faktúry prijaté z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastku Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.
Pridať VZ	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať poskytnuté zálohy z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastky Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.
Pridať OV	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať ostatné záväzky z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastku Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.
Pridať zo Saldokonta	Na 2. str. v Zmene je možné pridávať doklady z knihy Saldokonto z nastaveného filtra na zákazníka, menu a minimálnu čiastku Doplatiť, ktorá sa má upomienkovať (nastavené v Parametroch upomienok). Klávesom Enter pridáme doklad.

Funkcie menu modulu Upomienok

Hromadné akcie sú spustiteľné iba na záznamoch označených hviezdičkou.

Obr.: Funkcie menu modulu Upomienok

Popis akcií:

Zmena záznamu

Hromadne možno meniť údaje, ktoré sú v stĺpcoch na Zozname upomienok. Ďalšie pole možno pridať pomocou tlačidla Pridať pole.

Obr.: Formulár pre hromadnú zmenu záznamu

Aktualizácia

Funkcia na aktualizáciu upomienok. Použije sa pred odoslaním upomienok, pokiaľ medzi dobou ich vystavenia a odoslaním mohlo dôjsť k napárovaniu platieb. Funkcia skontroluje, či faktúra nebola zaplatená a pokiaľ áno, tak zaplatenú faktúru vymaže z dokladu upomienky. Zároveň aktualizuje čiastky dokladov, ostáva zaplatiť, úroky z omeškania a počet dní omeškania. Funkciu nemožno spustiť na potvrdených dokladoch.

Zostavy nad upomienkami

Zostavy nad Upomienkami nájdete v Katalógu zostáv.

Informácie o upomienkach na prvotných dokladoch

Na faktúrach a zálohách sa informácie o upomienkach zobrazujú na záložke Platby v časti Upomienky.

V knihe v Zozname týchto dokladov je možné potom zobraziť stĺpce:

• Počet upom. - počet vystavených upomienok,
• Dátum upom. - dátum vystavenia poslednej upomienky,
• Č. upom. - poradové číslo poslednej upomienky.