Previazanosť dokladov

V module Nákup je nosnou databázou databáza Objednávok vydaných. Z nej sa potom odvíjajú ostatné doklady - Faktúry prijaté, Potvrdenie dodania a Príjemky.

Rovnaký princíp platí aj pre modul Predaj. Tu je nosnou databázou databáza Zákaziek a z nej sa odvíjajú doklady - Objednávky prijaté, Faktúry vydané, Dodacie listy vydané, Výdajky a Rezervačné listy.

Výnimku tvoria tzv. voľné doklady (napr. voľné faktúry prijaté), ktoré nemajú spojenie so žiadnou nosnou databázou, a ktoré slúžia iba pre evidenciu daných dokladov.

Vzájomnú previazanosť dokladov vnútri modulu Nákup a vnútri modulu Predaj je možné vyčítať pod príznakmi, čo sú písmená na konci riadkov obsahujúcich údaje o položkách nákupu a predaja alebo v hlavičke na prvom riadku prvej aj druhej strany dokladu.

Určité príznaky (písmená) v hlavičke dokladu majú iný význam ako rovnaké príznaky pri jednotlivých položkách na druhej strane dokladu.

Príznaky previazania sú písmená, ktoré poskytujú informáciu o vzájomnom previazaní dokladov v moduloch Nákup a Predaj. Celkom sa jedná o tieto písmená:

D	Potvrdenie dodania
F	Faktúra
O	Objednávka
P	Príjemka
R	Rezervačný list
V	Výdajka

Poznámka: Pri dokladoch a ich položkách sa stretnete tiež s inými príznakmi, ako len s príznakmi popísanými v tejto kapitole. Vo všeobecnosti sa jedná o príznaky súvisiace s účtovaním ako takým a ich popis nájdete v kapitole o účtovníctve.

V doklade má rovnaký príznak rôzny význam podľa toho, či je uvedený v hlavičke dokladu alebo na konci riadku s položkou nákupu a predaja, ďalej podľa toho, či je uvedený malým alebo veľkým písmenom.

V module Nákup musia byť všetky spracovávané položky tovaru v Objednávke a v nej pomocou príznakov určujeme, ktorá položka a v akom množstve je na faktúre, ktorá na potvrdení dodania a ktorá bola prijatá na sklad.

Rovnaký princíp platí pre modul Predaj - tu sa odvíjajú všetky doklady zo Zákazky.

Výnimku tvoria voľné doklady, pri ktorých už nemožno sledovať spojenie s inými dokladmi a teda ani príznakmi. Voľné doklady majú význam napr. pri Výdajkách - výdaj tovaru do spotreby. Tu nie je nutná žiadna fakturácia a pod.

V kombinácii farby a veľkosti písmena platí:

Pre záložku Zoznam nadriadeného dokladu - hlavička

• Oranžová / malé písmenko  - aspoň jedna položka nadriadeného dokladu nie je na podriadenom doklade.
• Oranžová / veľké písmenko - všetky položky nadriadeného dokladu sú na podriadenom doklade a nie všetky podriadené doklady sú potvrdené.
• Zelená / malé písmenko - nadriadený doklad je potvrdený a aspoň jedna položka nadriadeného dokladu nie je na podriadenom doklade.
• Zelená / veľké písmenko - všetky položky nadriadeného dokladu sú na potvrdenom alebo stornovanom podriadenom doklade.

Obr.: Kniha Zákazky - Zoznam

Poznámka: Pri vyhodnotení príznakov sa zohľadňuje tiež nastavenie zákazov Druh tovaru na konkrétnych podriadených dokladoch. Pokiaľ napr. na Zákazke zostáva jediná nevyfakturovaná položka, ktorá však svojím Druhom na Faktúre nesmie byť, zobrazí sa príznak F, teda úplná faktúra.

Príznaky sú zobrazené ako v doklade Zákazky, resp. v doklade Objednávky vydanej, tak v knihe Zákaziek, resp. v knihe Objednávok vydaných.

Stornované doklady sú označené špeciálnou ikonou . Stornovaný doklad je v zozname dokladov farebne odlíšený.

Príznaky v položkách nákupu a predaja:

Pre záložku Položky predaja dokladu:

• Oranžová – podriadený doklad nie je potvrdený, písmenko je vždy malé. Pokiaľ je začiarknuté dvojité potvrdzovanie príjemiek/výdajok, potom v prípade prvého potvrdenia sa zobrazí oranžová 1.
• Zelená – podriadený doklad je potvrdený, písmenko je vždy veľké.
• Šedá – podriadený doklad je stornovaný, písmenko je vždy veľké.

Obr.: Kniha Zákazky - Položky predaja

Stornovaná faktúra zostáva v databáze s nedotknutým obsahom, má iba ikonu stornovania .

Pre zjednodušenie je v nasledujúcom prehľade uvedené vytváranie dokladov na vytváraní faktúr prijatých z objednávky vydanej v module Nákup.