Správa dokumentov (DMS)

Práca s dokumentmi v jednotlivých moduloch

S dokumentmi je možné pracovať vo všetkých moduloch K2, ktoré obsahujú záložku Prílohy, pri čom v ribbone je pridaná sekcia Dokumenty. Tu je práca podobná ako práca s  dokumentami v  K2, kedy pre presun je nutné zaevidovať dokument ako už preddefinovaný stav z  prvého kroku v  konfigurácií dokumentu.

Na tejto karte možno pridávať k   jednotlivým dokladom alebo záznamom dokumenty, ktoré majú byť k   dokladu pripojené. Možno tu robiť náhľad dokumentu, kedy sa do dokumentu nahliada len v stavu čítania, preto žiadne zmeny, ktoré užívateľ urobí nebudú uložené. Pre revíziu dokumentu je potrebné otvoriť dokument funkciou Otvoriť revíziu dokumentu. Ďalšie možnosti práce s   revíziami je jej uzavretie alebo zrušenie. Pozor zrušenie revízie znamená, že súčasná revízia sa zneplatní.

Obr.: Pripojené dokumenty k   doklade v  samostatných moduloch.

Vyhľadávanie v   obsahu príloh možno spustiť v  nastavení príloh v  sekcii Dokumenty, kde v ribbonu je sekcia Vytvoriť filter podľa obsahu dokumentu. Stlačením funkcie Pridať podmienku podľa obsahu dokumentu možno pridať podmienku pre predchádzajúci vytvorený filter podľa obsahu dokumentu. V   zozname sa vytvorí filter dokladov, ktoré obsahujú hľadaný text.

Tlač

Pre zobrazenie tlačových zostáv sa používa vlastný interný program AM. Ten slúži rovnako ako nástroj na tvorbu týchto tlačových zostáv.

Typy tlačových zostáv:

• Štandardné zostavy - súbory s príponou *.AM, ktoré sú uložené v databáze K2. Tieto zostavy sú dodané štandardne s programom K2. Pri reinštalácii sú nahradené novými.
• Užívateľské zostavy - rovnaký význam ako v predchádzajúcom prípade s tým rozdielom, že súbory môžu byť uložené okrem do databázy taktiež súborovo v podadresári SESTAVYW\SPECIAL. Tieto zostavy sú vytvorené pre každého užívateľa na zákazku, popr. si ich užívateľ vytvoril sám. Pri reinštalácii IS K2 zostanú nedotknuté.

Skript K2

Ide o vlastný programový interpreter. Ako základ bol použitý programovací jazyk Pascal. Zdrojové texty sú v súboroch *.PAS:

• štandardné sú uložené v databáze K2,
• špeciálne (užívateľské) v databáze alebo v podadresári SESTAVYW\SPECIAL\K2R.

Skriptom K2 je možné vykonávať ľubovoľné výpočty, vytvárať lokálne výpočtové tabuľky, popr. zapisovať priamo do dát K2. Dajú sa z neho spúšťať ľubovoľné funkcie K2 a zároveň je možné spustiť ľubovoľné iné programy. Skript K2 môže využívať OLE pre komunikáciu s inými programami. Týmto nástrojom sa teda dajú vykonávať porovnateľné operácie ako napr. s produktom Visual Basic s tým rozdielom, že tu je automaticky zabudovaná podpora prostredia K2 so všetkými programovanými objektmi, čo znamená podstatne pružnejšie programovanie a potom aj samotný chod výpočtov, ako keby boli všetky funkcie K2 vykonávané cez OLE z Visual Basicu, popr. iného vývojového nástroja. Avšak aj táto cesta je možná.

Univerzálne formuláre

Tlač pomocou F9

Tlačové zostavy a skripty vyvoláme klávesom F9 nad knihou alebo nad dokladom. Po stlačení tejto funkcie sa vyvolá ponuková tabuľka, ktorá obsahuje zaradené výstupné zostavy. Na obrázku vidíte rozdelenie zostáv do tzv. tém, čo sú zložky, pod ktorými je zaradená daná zostava. Rozbalenie (zabalenie) ponuky jednotlivých zložiek vykonávame dvojitým kliknutím myši alebo klávesom Enter.

Klávesom Insert vložíme do zoznamu zostavu alebo skript z knihy Zostavy. Novú zostavu, skript alebo dávku z databázy alebo zo súboru vložíme pomocou voľby Nový v ribbone. K editácii skriptu slúži klávesová skratka Alt+F5, k editácii reportu Ctrl+F5 a k editácii novej zostavy Ctrl+F6, príp. pomocou pravého tlačidla myši.

Pokiaľ je aplikovaný pohľad a grid má nastavené ako implicitné nastavenie tabuľky nejaké nastavenie a zároveň v aplikovanom pohľade sú pre daný grid definované stĺpce, berie sa ako implicitné práce to nastavenie stĺpcov, ktoré vychádza z aplikácie pohľadu.

Obr.: Zobrazenie ikony

Dostupné funkcie:

Nový Ins	Otvorí knihu zostáv a umožní vybrať zostavu, skript alebo inú funkciu z tejto knihy.
Nový - zostava	Otvorí formulár pre vloženie a definíciu novej zostavy z databázy alebo súboru.
Nový - skript	Otvorí formulár pre vloženie a definíciu nového skriptu z databázy alebo súboru.
Nový - dávka	Otvorí formulár pre vloženie a definíciu novej dávky z databázy alebo súboru.
Zmena	Zmena záznamu
Kópia	Kópia záznamu.
Zobraziť z F9 a lišty	Zobrazí v zozname zostavy, skripty a dávky, ktoré sú zaradené v F9 i v lište.
Zobraziť iba z F9	Zobrazí v zozname iba zostavy, skripty a dávky, ktoré sú zaradené v F9.
Zobraziť iba z lišty	Zobrazí v zozname iba zostavy, skripty a dávky, ktoré sú zaradené v lište. Režim "Zobraziť iba z lišty" nie je zapamätaný - ide iba o lokálny prepínač.
Ostatné - Zobraziť továrne	Zobrazí/skryje v zozname továrne zostavy, skripty a dávky.
Zaradiť na lištu	Zostavu, skript alebo dávku, na ktorej je nastavené pravítko, vloží do ribbonu modulu.
Zaradiť na lištu do skupiny	Zostavu, skript alebo dávku, na ktorej je nastavené pravítko, vloží do ribbonu modulu do skupiny. Skupina, do ktorej sa zaradí je definovaná v detaile záznamu. Stromovú štruktúru zložiek je možné vytvoriť v detaile v poli Skupina a pre oddelenie úrovní stromu použiť "/" ako napr. Doklady/FVOstava.
Nezobrazovať na lište	Zruší zaradenie zostavy, skriptu alebo dávky z ribbonu modulu.
Editácia skriptu	Otvorí skript, na ktorom stojí pravítko, k editácii.
Editácia reportu	Otvorí report, na ktorom stojí pravítko, k editácii.
Nový skript	Umožní vytvoriť nový skript.
Nová zostava	Umožní vytvoriť novú zostavu.

Pomocou tlačidla Monitor, alebo použitím klávesovej skratky Alt+M spustíme požadovaný skript/zostavu. Pri použití tlačidla Tlač (Alt+T) bude požadovaná zostava odoslaná k tlači. Tlačidlom Export, alebo použitím klávesovej skratky Alt+E sa požadovaná zostava vyexportuje do súboru.

V tabuľkovom zobrazení je možné v stĺpcoch prehľadne vidieť, cestu k súboru, zaradení do skupiny prípadne úroveň zaradenia.

Obr.: Zobrazenie Tabuľka

Pri zakladaní nového záznamu prostredníctvom tlačidla na lište Nový (príp. Pomocou pravého tlačidla myši) možno zvoliť zo zoznamu, či budeme zakladať nový Skript, Zostavu alebo Dávku. V tom prípade sa nám zobrazí nové okno, kde možno upresniť, ako chceme, aby skript (príp. Zostava, dávka) fungoval. Po úspešnom zaradení skriptu alebo zostavy do záznamu je možné spustiť pomocou tlačidiel v dolnej časti okna dvojitým kliknutím myši. V prípade zostavy možno spustenie vykonať stlačením klávesy Enter.

Obr.: Zaradenie nového skriptu

Popis polí

Názov	Názov skriptu, ktorý je zobrazený v zozname Skriptov a zostáv.
Skupina	Názov skupiny, pod ktorou bude skript zaradení. Skupiny sa zobrazujú pokiaľ je zapnuté zobrazenie Ikony. Názov skupiny je tiež preberaný v prípade, že je skript zaradený na lištu do skupiny.
Ikona	Ikona, ktorá je zobrazená v zozname Skriptov a zostáv. Je určená pre jednoduchšie rozoznanie medzi jednotlivými položkami.
Skript	Otvorí formulár pre vloženie a definíciu nového skriptu z databázy alebo súboru.
Popis	Popis skriptu, ktorý je zobrazený v zozname Skriptov a zostáv.
Zdroj dát	Tu možno obmedziť zdroj dát na určitý Dátový modul, nad ktorým má byť skript spustený.
Priradenie	V tejto oblasti možno skript priradiť určitej skupine užívateľov a to podľa Úrovne, Užívateľa, Mandanta alebo Vlastnej firmy. Implicitne je tu vyberaná úroveň Mandant.

Obr.: Zaradenie novej zostavy

Popis polí

Názov	Názov zostavy, ktorá sa zobrazí v zozname Skriptov a zostáv.
Skupina	Názov skupiny, pod ktorou bude zostava zaradená. Skupiny sa zobrazujú, pokiaľ je zapnuté zobrazenie Ikony. Názov skupiny je tiež preberaný v prípade, že je zostava zaradená na lištu do skupiny.
Ikona	Ikona, ktorá je zobrazená v zozname Skriptov a zostáv. Je určená pre jednoduchšie rozoznanie medzi jednotlivými položkami.
Zostava	Otvorí formulár pre vloženie a definíciu novej zostavy z databázy alebo súboru.
Použiť jazyk	Pokiaľ, je zatrhnuté, tak je zostava vytvorená vo zvolenom jazyku.
Elektronický podpis	Možno zvoliť, či má byť zostava podpísaná alebo nie.
Zdroj dát	Tu možno obmedziť zdroj dát na určitý Dátový modul, nad ktorým má byť zostava spustená.
Nastavenie tlače	V tejto oblasti možno upresniť informácie o tlači, ako sú Tlačiareň, Kópia či Zdroj papiera.
Nastavenie exportu	V tejto oblasti možno upresniť informácie o exporte, t.j. Cieľ exportu, Formát, Meno súboru.
Priradenie	V tejto oblasti možno zostavu priradiť určitej skupine užívateľov a to podľa Úrovne, Užívateľa, Mandanta alebo Vlastnej firmy. Implicitne je tu vybraná úroveň Mandant.

Import zostáv a skriptov zo šedej F9 do F9 v univerzálnych formulároch

Funkcia je spustiteľná zo šedej F9 klávesovou skratkou Ctrl+Shift+F6 a konvertuje iba zostavy a skripty. Dávky je nutné zadať znovu. Funkcia prenesie iba označené záznamy. Pokiaľ neoznačíme nič, prenesú sa do modrej F9 všetky skripty a zostavy zaradené v šedej F9.

Obr.: Funkcia Import zostáv a skriptov zo starej F9 do modrej F9

Popis polí

Zvoľte činnosť

Voľba, ako sa má pri importe zostáv a skriptov pracovať so skupinami tlačí:   "Ignorovať skupiny tlače" Žiadne role sa nevytvárajú, žiadni užívatelia nie sú do rolí zaraďovaní. Táto voľba ignoruje skupiny tlače a konverzie do modrej F9 prebehne bez priradenie rolí do úrovne MANDANT.   "Ručne namapujem existujúcimi užívateľské role, a potom spustím import" Zaradenie v šedej F9 so skupinou tlače sa podľa mapovanie uloží do úrovne SKUPINA so zvolenou rolou. Užívatelia sa do žiadnych rolí nepriradzujú.   "Vytvorí nové užívateľské role automaticky a tie použije pro import" Vzniknú nové užívateľské role s názvom "ST_názov pôvodnej skupiny tlače". Tieto role neobsahujú žiadne práva. Sú to vlastne iba štítky, ktoré slúžia k uloženiu zostav a skriptov na konkrétnu skupinu - teraz roli. Podľa priradenia tlačových skupín užívateľom sa týmto užívateľom priradia aj tieto novo vytvorené (prázdne) role. Zaradenie v šedej F9 so skupinou tlače sa uloží do úrovne SKUPINA so zvolenou novou rolí.   Pozn.: Zaradenie v šedej F9, ktoré bolo "Lokálne zaradené pre užívateľa" sa do modrej F9 konvertuje do úrovne UŽÍVATEĽ s týmto konkrétnym užívateľom - nezávisle na voľbe metódy práce so skupinami.

Druh importovaných záznamov

Voľba, či sa majú importovať všetky skripty a zostavy (z F9 i z lišty), iba z F9 alebo iba z lišty.

Konverzia zachová protokolovanie a parametre, ktoré sú pre modrú F9 platné, teda:

• prenesie sa iba výber hodnôt - pokiaľ je hodnota zadaná ako interval, prenesie sa iba parameter bez intervalu (je o tom záznam v logu)
• autoplnenie z dátumového predpisu - autoplnenie z poľa sa neprenesie
• normálne parametre skriptov/zostavy
• zo všeobecných iba eMailové, Exportné, Podpisové a Jazyk
• tlačiareň, počet kópií.

Ostatné parametre sa neprenesú. Pri konverzii vznikne protokol, ktorý sa uloží do Uxxxx adresára.

Potvrdenie Alt+F2

Pojem potvrdenie dokladu sa v bežnej účtovnej praxi nevyskytuje, ale pri programe inštalovanom v sieti s viacerými užívateľmi, ktorí majú prístup k dokladom, znamená znemožnenie dodatočných zmien a úprav v dokladoch. Potvrdená zákazka má tak charakter definitívne uzatvorenej obchodnej zmluvy, potvrdená faktúra je k dispozícii pre nahliadnutie, ale nie pre zmeny atď.

Vlastnosti nepotvrdených dokladov:

• Je možné ich voľne meniť.
• Nie je možné ich likvidovať a účtovať.
• Pri výdajkách a dobropisovaných príjemkách je tovar iba blokovaný na sklade, avšak nevydaný. To isté platí pre položky prevodiek s príznakom výdaja a pre kladné položky sprievodiek s príznakom výdaja.
• Príjmové položky skladových dokladov nie sú prijaté na sklad.
• Hromadné príkazy k úhrade nie sú pripísané do uhradenia faktúr a pod.

Vlastnosti potvrdených dokladov:

• Nie je možné ich voľne meniť.
• Je možné ich likvidovať a účtovať.
• Pri výdajkách, prevodkách a dobropisovaných príjemkách je tovar vydaný zo skladu. To isté platí pre kladné položky sprievodiek.
• Pri príjemkách a dobropisovaných výdajkách je tovar prijatý na sklad. To isté platí pre položky prevodiek a pre záporné položky sprievodiek.
• Hromadné príkazy k úhrade sú pripísané do uhradenia faktúr a pod.

V celom systéme K2 sa doklady potvrdzujú klávesmi Alt+F2. Pre potvrdenie dokladu môžeme využiť tiež tlačidlo Potvrdenie na záložke Domov. Akonáhle je niektorý doklad potvrdený, nie je možné v ňom už vykonať žiadne zmeny. Potvrdené doklady sú označené špeciálnou ikonou potvrdenia, tzn. je možné ich na prvý pohľad odlíšiť od nepotvrdených dokladov.

ikona potvrdeného dokladu

ikona prvého potvrdenia skladového dokladu

Odpotvrdenie dokladov je možné stlačením klávesov Ctrl+F2 alebo tlačidlom Odpotvrdenie na záložke Domov. Na odpotvrdenie musí mať užívateľ príslušné právo. Pre odpotvrdenie dokladu, ktorého dátum potvrdenia je starší ako aktuálny dátum musí mať užívateľ navyše právo na zmenu dátumu potvrdenia.

Pri opätovnom potvrdení dokladu (tj. pri potvrdení dokladu, ktorý bol odpotvrdený) je doklad automaticky potvrdený k pôvodnému dátumu potvrdenia. Pokiaľ by malo v skladových dokladoch dôjsť k zápornému stavu alebo spadá pôvodný dátum potvrdenia do blokovaných periód, alebo by dátum druhého potvrdenia mal byť menší než dátum prvého potvrdenia, má užívateľ možnosť potvrdiť doklad k aktuálnemu dátumu - táto akcia však vyžaduje právo na Zmenu dátumu potvrdenia príslušného dokladu.

Zmenu dátumu potvrdenia je možné vykonávať klávesovou skratkou Ctrl+F5. Na zmenu dátumu potvrdenia musí mať užívateľ príslušné právo.

Obnova - F3

Stlačením klávesu F3 nad tabuľkou aktualizujeme túto tabuľku. Jedná sa o obnovu obrazovky. Stlačením klávesu F3 nad dokladom vedie k obnove, t.j. k uvedeniu údajov v položkách do stavu pred prevedením zmeny.

Knihy Alt+F10

Knihy (rady) slúžia k rozdeleniu dokladov (zákaziek, objednávok, faktúr, dodacích listov atď.) do skupín, v ktorých sú číslované samostatne. Rozdelenie dokladov do kníh je možné prirovnať k ich členeniu do „papierových šanónov“, v ktorých je možné mať oddelene zaradené doklady tuzemské, zahraničné, interné, reklamácie a pod.

Všetky knihy, ktoré je možné v IS K2 nastaviť, vidíte po rozbalení ponuky stromového menu Základné dáta. Pred začiatkom práce v každom module je nutné si nastaviť aspoň jednu knihu a jej číslovanie, aby bolo možné správnym spôsobom zakladať nové doklady. Vlastnosti kníh je možné zadávať tiež priamo v ponuke daného modulu a to v časti Základné dáta - Nastavenia....

Informácia o tom, v ktorej knihe sa práve nachádzame, je zobrazená v hornej modrej lište daného dokladu. Ak vojdeme napr. do knihy Faktúr vydaných, potom pri zapnutom stave Kniha svieti v hornej modrej lište popis aktuálnej knihy (šanónu) - napr. Kniha: 10 - Tuzemsko (skratka a popis knihy). V tabuľke sú teda zobrazené všetky tuzemské faktúry.

Ak sa potrebujeme prepnúť medzi jednotlivými knihami, tzn. zobraziť si doklady z iného šanónu (napr. zahraničné faktúry), stlačíme klávesovú skratku Alt+F10. Tým sa vyvolá ponuková tabuľka s nastavenými knihami, v ktorej je možné pomocou šípok označiť zvolenú knihu. Po odsúhlasení výberu klávesom Enter sa zobrazia doklady novej knihy (šanónu) a pravítko sa nastaví na posledný záznam v tabuľke.

Obr.: Výber knihy nad knihou Faktúr vydaných - Alt+F10

Číslovanie dokladov v jednotlivých knihách je oddelené. Toto číslovanie je možné ovplyvniť v definícii jednotlivých kníh (ponuka stromového menu Základné dáta), kde je možné zadávať nové knihy a nastavovať čísla posledných dokladov v danej knihe. Pre doklady, ktoré sa začínajú zakladať od začiatku kalendárneho roka, sa používa číslovanie od jednotky.

Podobne, pokiaľ sa doklady začínajú vystavovať až v priebehu roka (napr. pri prechode z iného systému na IS K2), je možné v knihách nastaviť číslovanie dokladov od konkrétneho čísla a tým naviazať na číslovanie dokladov z predchádzajúceho systému.

Obdobia

Obdobie slúži pre nadefinovanie roka, v ktorom majú byť vystavované doklady. Obdobie definujeme v module Základné dáta - Obdobia, pričom pre každý rok používame nový záznam. Nulté obdobie je vždy povinné.

Obr.: Číselník Obdobia

Na záložke Základné údaje môžeme do polí Dátum od a Dátum do zadať rozsah období. Pri uložení nového dokladu sa potom kontroluje, či dátum dokladu spadá do intervalu období, ktoré má užívateľ nastavené (kontrola sa týka dokladov, ktoré sa účtujú).

Obr.: Číselník Období - Základné údaje

Pre správne fungovanie je potrebné založenie nového obdobia reštartovať aplikačný server a vykonať odhlásenie všetkých užívateľov zo systému IS K2.

Nastavenie číselných rad dokladov v "starých" knihách:

V "starých" knihách (napr. Knihy listovej pošty, Knihy JCD a dopravy) vyvolaných zo stromového menu Základné dáta - Knihy … sa pre každé obdobie nastavuje nové číslovanie dokladov, akoby išlo o novú knihu, len označenie knihy je pre všetky obdobia rovnaké. V jednotlivých knihách je možné zadať interval období, tzn. že jedno číslovanie môže byť spojené cez viac období. Pokiaľ nie je zadaná žiadna kniha s obdobím (iba s nultým), sú v tejto knihe vytvárané doklady spojité bez ohľadu na užívateľské nastavenie období.

Tvorba dokladov v období:

Aktuálne obdobie si každý užívateľ zvolí v module Správca - Parametre užívateľa. Toto obdobie je zobrazené v Náhľade záznamu v časti Nastavenie. Podľa takto nastaveného aktuálneho obdobia je pri zakladaní dokladu určené, v ktorom číselnom rade bude vytvorený daný nový doklad.

Pre každého užívateľa je teda možné nastaviť, v ktorom číselnom rade bude vystavovať nové doklady. Jeden užívateľ môže vystavovať nové faktúry v novom roku, zatiaľ čo niekto iný môže ešte zaraďovať niektoré nové faktúry do roka predchádzajúceho, či účtovať do starého roka a pod.

Nadriadený doklad (zákazku) je možné otvoriť v jednom roku a podriadené doklady potom vytvárať v ďalších rokoch. Tieto doklady budú síce vytvárané v rôznych obdobiach, ale v jednej knihe a budú teda pripojené k nadriadenému dokladu (zákazke).

Obdobie nemusíme meniť len v Parametroch užívateľa, ale tiež výberom v časti Nastavenie v Náhľade záznamu. Z vyvolaného číselníka vyberieme požadované obdobie. Zvolené obdobie sa automaticky dosadí do Parametrov užívateľa.

Upozornenie: Pre zvolenie obdobia sú na obrazovke zobrazené všetky doklady a nie len doklady zvoleného roku.

Periódy

Periódy slúžia k vyhodnocovaniu rôznych stavov vo vymedzených časových obdobiach. Pre periódy sa najčastejšie zadávajú mesačné rozsahy. Ďalší interval nie je vhodný predovšetkým vzhľadom k účtovníctvu, kedy je nutné vykonávať medzisúčty hlavnej knihy najdlhšie v mesačných intervaloch.

Periódy sa definujú v module Správca - Číselníky - Periódy. Pri zadávaní nových periód je možné využiť automatické vytvorenie periód klávesovou skratkou Ctrl+F6. Po ich stlačení sa objaví hlásenie systému, či si želáme vytvoriť periódy pre ďalší rok. Po kladnom odsúhlasení otázky sa automaticky vytvoria periódy.

Po periódach dochádza k týmto vyhodnoteniam:

• Obraty nákupu a predaja tovaru.
• Obraty príjmov a výdajov tovaru.
• Obraty odberu od jednotlivých dodávateľov.
• Obraty jednotlivých zákazníkov.
• Inventúry tovaru na skladoch.
• Pohyby tovaru na skladoch.
• Obraty na účtoch (Súvaha).
• Ekonomické analýzy.

Všetky vyhodnotenia vykonávané vo zvolenom module sa potom týkajú iba údajov z nastavenej periódy.

Ponukovou tabuľkou k vymedzeniu periód môžeme vyvolať napr. cez náhľad záznamu v časti Obdobie.

Nastavenie periód v knihe Tovar:

Ponuková tabuľka nad knihou Tovar umožní vybrať ľubovoľnú periódu a tým zobraziť stav na zadanom sklade ku koncu vybranej periódy. Pokiaľ vyberieme periódu, ktorá je aktuálna k dnešnému dňu, zobrazia sa aktuálne stavy na skladoch.

Obr.: Ponuková tabuľka pre stanovenie periódy a skladu nad knihou Tovar

Nastavenie periód nad Hlavnou knihou:

Ponuková tabuľka nad Hlavnou knihou a v analýzach umožňuje nastaviť dĺžku sledovanej periódy. V poli Obdobie od nastavíme mesiac, v ktorého prvom dni perióda začína, v poli Obdobie do mesiac, v ktorého poslednom dni perióda končí. Ďalej je možné nastaviť knihu, z ktorej majú byť zobrazené údaje.

Obr.: Ponuková tabuľka pre stanovenie intervalu periódy a knihy nad Hl. knihou

Adresy a história adries

Pre zadanie adresy napr. zákazníka slúži formulár Adresa. Používa sa v týchto moduloch: Dod./Odb., Kontaktné osoby, Servisné listy, Sklady, Personalistika, Interné doklady, Pokladničné doklady, Listová pošta, doklady nákupu a predaja, Zásielky.

Obr.: Formulár Adresa

Pozn.: Ak vyberieme z ponuky PSČ, automaticky sa dosadí podľa číselníka aj Miesto. Rovnako tak, keď z ponuky vyberieme Miesto, potom sa dosadí PSČ. K Miestu tiež môžeme priradiť ľubovoľné PSČ. Ďalšou možnosťou je Miesto a PSČ vyplniť ručne bez výberu z číselníka.

Pole Zmena platí od je sprístupnené v prípade, že vykonáme zmenu adresy (napr. Zmeníme číslo popisné, potvrdíme klávesom Enter a pole Zmena platí od sa zaktívni). Dátum platnosti môžeme zadať ručne, alebo cez ikonu priamo z kalendára. Platnosť adresy môžeme kedykoľvek zmeniť.

Pri adrese je možné zadať tiež GPS súradnice. Tlačidlo Ďalšie adresy slúži pre zadanie fakturačnej, korešpondenčnej a dodacej adresy.

Pozn.: Pri vytváraní novej adresy vždy musíme vyplniť pole Platnosť od. Pokiaľ dátum necháme nulový, zmení sa posledný uložený záznam.

Cez tlačidlo sa zobrazí formulár História adresy. Formulár slúži pre prehľad zmien údajov v histórií. Pokiaľ zadáme dátum do poľa Zmena platí od vo formulári Adresy automaticky sa prispôsobí pole Platnosť do na predchádzajúcom zázname. Dátum platnosti adresy vidíme na formulári História adresy.

Obr.: Formulár História adries

Porovnávač záznamov

Funkcia umožňuje vybrať dva alebo viac záznamov v ľubovoľnej tabuľke a porovnať hodnoty požadovaných polí záznamov, a to vrátane položkových modulov. Základom je vytvorenie definície pre porovnávanie.

Príkladom pre využitie môže byť:

• porovnávanie nastavených práv užívateľov;
• porovnávanie predajných zákaziek (ich cien) vrátane porovnávania obsahov položiek;
• porovnávanie výrobných kalkulácií pre výrobok;
• porovnanie parametrov kariet tovaru;
• a pod.

Nástroj Porovnávač záznamov nájdeme v ponuke funkcií nad každou tabuľkou (ikona ).

Novú definíciu založíme buď pomocou ponuky Nový porovnávač záznamov, alebo v Správe porovnávačov záznamov pomocou klávesy Insert.

Predstavenie nástroja bude uvedené na príklade nastavenia porovnávania výrobných kalkulácií - kde budeme chcieť porovnať hlavičkové údaje kalkulácie (napr. výsledná cena), ďalej jednotlivé sumačné kategórie (po druhoch tovaru) a nakoniec aj obsah položiek a ich množstvo v týchto kategóriách. V ukážke tak bude aplikácia nastavenia pre hlavičkové údaje, položkový modul a podpoložkový modul.

Porovnávané pole

Na tejto záložke nastavíme pole hlavného dátového modulu (nad ktorým porovnávaciu definíciu tvoríme), ktorých hodnoty chceme zobraziť a porovnávať. V našom príklade teda vybrané hlavičkové pole kalkulácie - výrobok, množstvo, špecifikácia ceny, celková a jednotková cena kalkulácie. Po zadaní dátového poľa sa vždy pole Názov prenesie užívateľská reprezentácia zvoleného poľa. Tento názov upravíme podľa potreby, ako si prajeme mať pole vo výstupe reprezentované. (Príklad: po zadaní poľa s väzbou "ArticleId.Abbr“ sa užívateľsky naplní názov "Tovar.Skratka1", čo prepíšeme napríklad na "Tovar".) Poradie vložených polí pre zobrazenie možno podľa potreby meniť pomocou tlačidiel šípok v záhlaví tabuľky.

Obr.: Porovnávač záznamov - Výber polí pre porovnanie

Položkové moduly

V prípade, že okrem hlavičkových údajov chceme porovnávať tiež údaje z položiek, definujeme na záložke Položkové moduly príslušný položkový modul. Nový modul pridáme klávesom Insert. V našom príklade vyberieme modul "SummaryChild" - Kalkulácia - sumácia po kategóriách. Po zadaní dátového modulu možno v poli Názov tento názov upraviť na taký, ako si prajeme mať modul vo výstupe reprezentovaný.

Nie je potrebné z položkového modulu vybrať pole, ktoré bude slúžiť ako párovacie pole - pole jednoznačne identifikujúce položku. V našom príklade to bude pole "Name" - Názov kategórie. Ako bude toto pole prezentované užívateľom v tabuľke porovnávača definujeme v riadku Prezentácia položky. Tu je nutné do zložených zátvoriek (môže ich byť definovaných viac sa sebou) uviesť pole, z nich sa budú čítať hodnoty pre zobrazenie. Typickým príkladom bude zobrazenie napr. Skratky, Názvu, alebo oboch sa sebou (Príklad: {Abbr} - {Name}). V našom príklade kalkulácie budeme chcieť kategóriu zobraziť len jej menom - zadáme teda názov pole "Name".

Následne zadanie polí pre porovnanie z tohto podriadeného položkového modulu - a to na záložke Porovnávané pole. V našom príklade budeme chcieť opäť porovnať výslednú cenu každej kategórie - vyberieme teda pole s cenou.

Obr.: Porovnávač záznamov - Položkový modul a definícia párovacieho poľa

Obr.: Porovnávač záznamov - Položkový modul a výber polí pre porovnanie

Ak má vybraný položkový modul ďalší položkový modul možno ďalej porovnávať aj záznamy z týchto "podpoložiek". V našom prípade kalkulácii chceme vidieť aj samostatné položky tovaru spadajúce do sumačných kategórií a porovnať ich množstvo (spotrebu v kalkulácii).

Postupujeme rovnakým spôsobom ako pri definícii prvého položkového modulu. V našom príklade vyberieme modul "SummaryItemChild" - Kalkulácia - položky kategórií, vyberieme párovacie pole a stanovíme jeho prezentáciu (pole "Name" - Názov, a prezentáciu stanovíme ako {Name}). Nakoniec vyberieme pole pre porovnanie: "Quantity" - Množstvo.

Obr.: Porovnávač záznamov - Podpoložkový modul a definícia párovacieho poľa

Obr.: Porovnávač záznamov - Podpoložkový modul a výber polí pre porovnanie

Týmto je definícia hotová. Náhľad na výsledok možno priebežne vykonávať z hlavného formulára definície pomocou tlačidla Spustiť porovnávač. Konečnú definíciu porovnávača uložíme podľa potreby do požadovanej úrovne (globálny, mandant, užívateľ, a pod.).

Ukážka porovnania dvoch kalkulácií - plán vs. skutočnosť na sprievodke.

Zobrazenie všetkých položiek porovnávaných záznamov:

Obr.: Porovnávač záznamov - porovnávanie dvoch kalkulácií

Zobrazenie iba rozdielnych položiek porovnávaných záznamov - aktívna voľba Zobraziť iba rozdielne riadky:

Obr.: Porovnávač záznamov - porovnávanie dvoch kalkulácií - zobrazenie len rozdielnych

Cez ikonu v Porovnávači záznamov si môžeme dáta vyexportovať do excelu. Pre export celého rozbaleného stromu aj s popisom uzlov volíme možnosť Export stromu do Excelu.

Masky stĺpcov

Pre zjednodušenie nastavenia zobrazení, zvlášť pre viacerých užívateľov, môžeme využiť funkciu Masky stĺpcov a vytvoriť si vlastné nastavenie (masky) podľa našich potrieb. Tieto nastavenia sa ukladajú pod konkrétnym menom, pod ktorým je možné ho opäť vyvolať pre ľubovoľného užívateľa.

Obr.: Číselník Masky

Funkciu Masky stĺpcov vyvoláme cez ponuku menu modulu Zobraziť. Klávesom Insert vkladáme novú masku. Vo formulári vyplníme Názov masky, Popis, môžeme im tiež priradiť Ikonu. Do masky sa automaticky nastavia tie stĺpce, ktoré sú zobrazené v Knihe. Ak zmeníme v Knihe nastavenie stĺpcov, môžeme túto zmenu vykonať tiež v knihe Masiek. Pravítko nastavíme na masku, ktorú chceme zmeniť a po stlačení klávesu F2 sa nové nastavenie uloží. Masku je možné tiež vymazať z knihy masiek. Nastavíme pravítko na masku, ktorú chceme vymazať a stlačíme kláves F8.

Program si pamätá nastavenie stĺpcov pri vypnutej maske pre každé zotriedenie a pre každé nastavenie filtra zvlášť. Po výbere vlastnej masky je nastavenie stĺpcov pre všetky typy zotriedení rovnaké. Pokiaľ masku vypneme (nastavenie bez masky), obnoví sa nám nastavenie pre každé zotriedenie zvlášť a to do stavu pred výberom vlastnej masky. Pokiaľ máme nastavené zobrazenie podľa masky a v niektorom zotriedení toto zobrazenie zmeníme, po akejkoľvek zmene zotriedenia alebo opustenia programu sa obnoví zobrazenie podľa vybranej masky. Pokiaľ máme nastavenie bez masky, zobrazenie sa neobnovuje.

Ribbon

Vnútri modulu, alebo na niektorej strane dokladu, je v hornej lište zobrazený Ribbon systému K2. Z neho je možné otvoriť ponuku Domov, Funkcie, Hromadné akcie, Systém a tiež napr. Dokumenty. Niektoré časti ribbonu sú pre jednotlivé moduly podobné. V nasledujúcom texte sú uvedené spoločné znaky. Špecifické časti ribbonu budú popísané v zodpovedajúcich kapitolách príslušných modulov. Ribbon sa tiež po kliknutí na jednotlivé záložky dokladov môže meniť.

Obr.: Ribbon knihy Tovaru

Ribbon - záložka Domov

Na tejto záložke je možné využiť tieto možnosti, ktoré sú špecifické pre všetky moduly.

• prepnutie na prvý záznam
• prepnutie na posledný záznam v knihe,
• prepnutie na predchádzajúci záznam v knihe (znamienko - na numerickej klávesnici),
• prepnutie na ďalší záznam v knihe (znamienko + na numerickej klávesnici),
• vytvorenie nového záznamu (Ins),
• vytvorenie kópie záznamu, na ktorom stojíme pravítkom (F6),
• prepnutie záznamu do zmeny (F5),
• obnova záznamu (F3),
• zobrazenie funkcií a možnosti pre tlač (F9).

Obr.: ribbon - záložka Domov v knihe Tovaru

Ribbon - záložka Funkcie

Na tejto záložke sú dostupné funkcie, ktoré je možné využiť v danom module. Funkcie jednotlivých modulov sú vždy popísané v príslušnej dokumentácií.

Obr.: Ribbon - záložka Funkcie v knihe Tovaru

Ribbon - záložka Hromadné akcie

Hromadné akcie sa používajú, ak potrebujeme vykonať danú akciu (funkciu) nad viacerými záznamami (dokladmi) súčasne. Ponuka hromadných akcií sa pre rôzne moduly čiastočne líši. Niektoré akcie zaradené v tejto ponuke plnia rovnakú funkciu ako klávesové skratky, ktoré sa bežne používajú.

Hromadné akcie je možné spustiť nasledujúcim spôsobom:

• ak je nastavený kontajner (a nie sú označené záznamy), dochádza ku spracovaniu všetkých záznamov v kontajneri,
• ak sú niektoré záznamy označené hviezdičkami, vykonajú sa hromadné akcie na označených záznamoch.

Obr.: Hromadné akcie - Formulár Menu modulu Faktúry vydané

Vybrané akcie		Popis vybranej akcie
Hromadná zmena		Otvorí formulár pre hromadnú zmenu záznamov.
Komentár	Pridať komentár	K vybraným záznamom sa pridá komentár.
	Odobrať komentár	Hromadné vymazávanie poznámky z vybraných záznamov. Po spustení funkcie sa vyvolá formulár Odobrať formulár, v ktorom nadefinujeme typ komentára pre vymazanie.
Export príloh		Pre označené záznamy alebo záznamy v kontajneri zistí použité typy príloh, ktoré v jednoduchom formulári ponúkame užívateľovi. označením sa vyberú typy, ktoré majú byť exportované. Súbory vybraných typov sa uložia do temporary zložky v užívateľskom adresári. Pokiaľ zložka neexistuje príde k jej vytvoreniu. Pokiaľ existuje príde k jej vyprázdneniu. Duplicitné názvy súborov sa ošetria číslovaním.
Pridať prílohy		Hromadné vloženie dokumentu pre označené záznamy alebo záznamy v kontajneri. Po spustení funkcie sa otvorí lookup do Dokumentov, dokument je možné vybrať dvojklikom myši alebo označením viac dokumentov, Vybrané dokumenty sa pripoja na záložku Prílohy, sekcie Dokumenty.
Importovať a pridať prílohy		Vykoná import vybraných súborov do DM dokumentov a zároveň ich vloží na označené záznamy alebo záznamy v kontajneri na záložku Prílohy, sekcie Dokumenty.
Potvrdenie		Potvrdenie (uzamknutie) dokladu (obdoba funkcie Alt+F2). Táto funkcia nastaví ikonu potvrdenia dokladu a dátum potvrdenia dokladu. Po vykonanej akcii sa vymažú doklady z kontajnera.
Odpotvrdenie		Odpotvrdenie dokladu (obdoba funkcie Ctrl+F2). Táto funkcia ruší príznak a dátum potvrdenia dokladu.
Dátum potvrdenia		Pri potvrdených dokladoch umožňuje zmeniť dátum potvrdenia (obdoba funkcie Ctrl+F5).
Storno		Hromadné stornovanie vybraných dokladov (obdoba funkcie F8), pri ktorých nastaví ikonu stornovania.
Odstorno		Odstornovanie stornovaných dokladov (obdoba funkcie F8). Pri týchto dokladoch zmizne ikona stornovania.
Firma		Výber multi company.
Zmena stavu		K vybraným záznamom umožňuje hromadné akcie zmeniť pole Stav.
Zrušenie stavu		Na vybraných záznamoch vymaže Stav.
Zmena skupiny práv		Pridelenie skupiny práv na prehliadanie a zmenu pre vybrané karty. Takéto karty potom môžu prehliadať alebo meniť len tí užívatelia, ktorí majú danú skupinu práv. Ostatní užívatelia vidia namiesto údajov len hviezdičky. Práva na záznam sa prideľujú v knihe Užívateľské role na záložke Skupiny záznamov.

Ribbon - záložka Systém

Táto záložka obsahuje akcie systémového charakteru.

Obr.: Záložka Systém

Popis funkcií:

Pohľady	Kombinácia uložených filtrov, stĺpcov a radenia.
Klávesová nápoveda	Zapnutie alebo vypnutie zobrazenia riadku v spodnej časti obrazovky. Číslice s poradovým číslom 1 - 10 odpovedajú funkčným klávesom F1 - F10. Pri každom čísle je zobrazený skrátený popis volanej funkcie. Po stlačení pomocných klávesov Alt, Ctrl alebo Shift sa tento popis mení aktuálne podľa stlačeného klávesu.
Zobraziť plávajúcu nápovedu	Pri polí a akcií v užívateľskom rozhraní sa zobrazí nápoveda.
Potlačiť úpravy formulára	Formulár sa zobrazí v továrnom nastavení, bez špeciálnych úprav.
Zmazať atribúty formulára	Zmaže nastavenie stĺpcov, radenie stĺpcov a pod.
Profiler	Slúži pre meranie výkonov užívateľského rozhrania.
Nápoveda k zobrazeným dátam	Zobrazí informácie o dátovom module, tabuľke, formulári.
Vyhľadávanie v nápovede	Do formulára sa zadá hľadaný výraz a príde k presmerovaniu na webovú nápovedu.
Parametre	Správa a zoznam dostupných parametrov.

Ribbon - záložka Dokumenty

Záložka sa zobrazí zo strany Príloh vybraného modulu.

Obr.: Záložka Dokumenty

Popis funkcií:

Náhľad dokumentu	Otvorí sa dokument v náhľade.
Import	Naimportuje dokumenty podľa vybraného typu.
Zaradiť	Otvorí formulár Dokumenty, z ktorého je možné vybrať dokumenty a vložiť ich do Prílohy.
Vyradiť	Príde k odstráneniu prílohy, na ktorej stojí pravítko.
Detail dokumentu	Zobrazia sa Základné údaje dokumentu,
Export príloh	Umožní užívateľovi exportovať prílohy dokladov. Súbory vybraných typov dokumentov sa uložia do temporary zložky v užívateľskom adresári. Pokiaľ táto zložka neexistuje príde k jej vytvoreniu. Už existujúca zložka sa vyprázdni. Duplicitné názvy súborov sa ošetria číslovaním.
Vytvoriť filter podľa obsahu dokumentu	Vyhľadá požadovaný text v dokumentoch. Funkcia je dostupná len pri využívaní dokumentového servera (DMS).
Pridať podmienku podľa obsahu dokumentu	Možnosť pridania podmienky pre filter vytvorený podľa obsahu dokumentu. Funkcia je dostupná len pri využívaní dokumentového servera (DMS).
Odpojiť a zmazať dokument	Dokument sa odpojí a príde k jeho fyzickému zmazaniu. Pred výmazom sa vykoná kontrola, či nie je nikde použitý. Pre využitie tejto funkcie je potrebné mať pridelené právo Číselníky/Dokumenty/Odpojenie a zmazanie dokumentu.
Otvorí revíziu dokumentu.	Otvorí dokument k revízií. Funkcia je dostupná len pri využívaní dokumentového servera (DMS).
Uzatvorí revíziu	Uzatvorí vytvorenú revíziu dokumentu. Funkcia je dostupná len pri využívaní dokumentového servera (DMS).
Zrušiť revíziu	Zruší vykonanú revíziu dokumentu. Funkcia je dostupná len pri využívaní dokumentového servera (DMS).