Synchronizácia emailov do aktivít v K2

Automatické sťahovanie emailov do aktivít v K2 je nástroj, pomocou ktorého dôjde k odoslaniu celého emailu do K2. Na jeho základe dôjde k vytvoreniu aktivity s obsahom emailu a prepojení aktivity na kontaktné osoby alebo partnerov podľa odosielateľa alebo príjemcu emailu. Aktivita je vytvorená bez zásahu užívateľa na základe nastavenej plánovanej úlohy pre Synchronizáciu emailov. Nástroj sa dá využiť najmä v zákazníckej podpore, kde dochádza k evidencii všetkej komunikácii so zákazníkom alebo ako podpora pre chodníkov a marketing, pri sledovaní a vyhodnocovaní príležitostí a pod.

Táto funkcia je dostupná len pre použitie s Office 365 a poštovným serverom MS Exchange. Ten je možné spárovať s ľubovoľným e-mailom klienta (najčastejšie MS Outlook).

Predpoklady pre zaistenie funkčnosti Synchronizácie emailov do K2

Je potrebné mať nainštalovaný aplikačný server, aby mohla bežať plánovaná úloha.
Pre funkciu výberu Kategórií a zložiek v nastavení konkrétneho emailového účtu je potrebné, aby bola v operačnom systéme na systéme, kde beží K2, zaregistrovaná dodávaná DLL knihovňa, ktorá je súčasťou inštalácie K2, vrátane lokálnej inštalácie. V prípade, že táto knihovňa zaregistrovaná nie je, pokúsi sa ju K2 sama zaregistrovať. Táto akcia bude vyžadovať oprávnenie lokálneho správcu Windows. V prípade, že sa knihovňu nepodarí zaregistrovať, zobrazí sa chybová správa. Aj preto je ale možné konfiguráciu dokončiť ručným vyplnením názvu kategórie/zložky do príslušného poľa.

Nastavenie v K2

V zásade je možné vykonať dva druhy nastavenia podľa potrieb zákazníka. Užívateľ si môže vybrať, ktoré emaily chce do K2 uložiť alebo je možné uložiť do K2 celú zložku z emailu. Podľa potreby sa potom vykoná nastavenie v K2.

V stromovom menu Marketing/Synchronizácia emailov existujú dve funkcie, ktoré je potrebné nastaviť pre automatický import emailov:

Globálne nastavenie synchronizácie emailov
Konfigurácia účtov pre synchronizáciu

Globálne nastavenie synchronizácie emailov

Podľa informácií Microsoftu pri používaní Exchange Web Services API pre Office 365 končí k 31.12.2022 podpora Basic Authentizácia a najnovšie pôjde iba OAUTH. Pre synchronizovanie emailov je nutné v Office 365 vykonať patričné konfigurácie, aby mohla byť emailová schránka prístupná. Nastavenie vykonáme v Globálnej konfigurácii synchronizácie emailov.

Pokiaľ chce zákazník synchronizovať emaily, musí najskôr zistiť hodnoty Client Id, Client Secret a Tenant Id. Tie zistí v Azure Active Directory (https://aad.portal.azure.com/), kam sa musí prihlásiť administrátor. Ten tu musí zaregistrovať novú aplikáciu, ktorá bude mať oprávnenie pre používanie EWS API a používať "app-only authentizáciu". Celý postup je popísaný na stránkách: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/client-developer/exchange-web-services/how-to-authenticate-an-ews-application-by-using-oauth.

Pokiaľ by chcel administrátor limitovať povolenia aplikácie, ktorá takto má prístup ku všetkým mailovým schránkam, môže tak urobiť a povoliť prístup k časti schránok. Viac k tomuto na adrese: https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access.

Potom, čo zadá hodnoty Client Id, Client Secret a Tenant Id môžu jednotliví užívatelia nastaviť svoje účty pre prístup k ich emailovým schránkam. V Konfigurácii účtov pre synchronizáciu emailov nastaví svoju emailovú adresu a URL pre pripojenie k MS Exchange (pro Office 365 je to https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx).

Voľbou Používať prihlasovanie pomocou OAUTH nastavíme prihlasovanie pomocí OAUTH.

pic_7646

Obr.: Globálne nastavenie synchronizácie emailov

Popis polí:

OAUTH Client Id	Zistí administrátor prihlásením do Azure Active Directory. Popísané vyššie.
OAUTH Client Secret	Zistí administrátor prihlásením do Azure Active Directory. Popísané vyššie.
OAUTH Tenant Id	Zistí administrátor prihlásením do Azure Active Directory. Popísané vyššie.
Typ aktivity prijatej emailovej správy	Typ aktivity, ktorý bude vznikať pri importe prijatej emailovej správy.
Typ aktivity odoslanej emailovej správy	Typ aktivity, ktorý bude vznikať pri importe odoslanej emailovej správy.
Typ aktivity konverzácia	Typ aktivity, ktorý bude vznikať pri importe emailovej komunikácie, teda viac správ s rovnakým predmetom emailu. Pokiaľ synchronizuje jenu emailovú správu, všetky predchádzajúce aj následné emaily sa budú synchronizovať. K aktivitám, ktoré reprezentujú emaily, sa vykoná jedna nadriadená aktivita, ktorá bude zastrešovať konverzáciu a bude mať zadaný uvedený typ.
Typ dokumentu importovaných úloh	Typ dokumentu, ktorý bude vznikať pri importe príloh emailov. Je potrebné nastaviť archivačnú zložku a vybrať Unikátny presun, kam sa budú prílohy ukladať.
Zložka pre aktivity	Zložka, pod ktorou budú vznikať aktivity z importovaných emailov.

Konfigurácia emailových účtov pre synchronizáciu emailov

V Konfigurácii emailových účtov nastavíme emailový účet, ktorý bude funkciu obsluhovať. Nastaviť je možné viacero emailov. Užívateľ zadá príslušné údaje na svoj email (meno a heslo) a stanoví pravidlá, podľa ktorých bude dochádzať k synchronizácii. Synchronizovať je možné:

Podľa zložky - všetky emaily z uvedenej zložky sa budú importovať do K2.
Podľa kategórie - len označení emaily danú kategóriu (farbu) sa budú importovať do K2.

pic_5503

Obr.: Konfigurácia emailových účtov pre synchronizáciu emailov - Emailové účty

Základné údaje

V záložke Základné údaje sa vykoná nastavenie emailov a prístupových údajov.

pic_5509

Obr.: Konfigurácia emailových účtov pre synchronizáciu emailov - Základné údaje

Popis polí:

E-mailová adresa	Emailová adresa, ktorá bude nástroj obsluhovať.
Kontaktná osoba	Kontaktná osoba slúži k prepojeniu s K2, kde sa bude vypĺňať ako Zodpovedná osoba pri vytvorení aktivity.
Užívateľské meno	Užívateľské meno pri prístup na Exchange.
Heslo	Heslo pre prístup na Exchange.
URL pre pripojenie ku službe Exchange	URL adresa emailového servera, z ktorého má byť pošta synchronizovaná, končiaca príponou "/ews/exchange.asmx". Pokiaľ je URL adresa zadaná nesprávne, tak by nemalo byť možné sa k serveru pripojiť a plánovaná úloha bude hlásiť chybu.
Kategória pre správy, ktoré boli synchronizované do K2	Kategória z emailu, ktorou sa označia emailové správy, ktoré už boli synchronizované do K2.
Importovať len emaily do uložených partnerov/osôb	Importovať sa budú len emaily, ktorých adresát (odosielateľ) je uložený v kontaktných osobách.
Ukladať prílohy	Voľba pre uloženie príloh emailu.
Ukladať správy vo formáte EML	Celý email sa uloží ako príloha EML.

Nastavenie pre Office 365.

Pokiaľ má užívateľ zapnuté viacfaktorové overovanie, je potrebné, aby v nastavení ( https://account.activedirectory.windowsazure.com/AppPasswords.aspx) pridal novú metódu „Heslo aplikácie“, kde sa mu vygeneruje pre aplikáciu heslo, ktoré viacfaktorové overovanie obchádza. (Postup je popísaný na https://allthingscloud.info/2019/03/21/iphone-calendar-synchronization-with-office-365/). Ak nemá užívateľ viacfaktorové overovanie zapnuté, tak tento krok odpadá.

Potom je už potrebné len správne vyplniť konfiguráciu účtov pre synchronizáciu.

emailová adresa aj užívateľské meno majú hodnotu emailu, pomocou ktorého sa užívateľ prihlasuje do Office 365.
Do hesla sa vloží vyššie vygenerovaná hodnota prípadne heslo, ktorým sa užívateľ normálne prihlasuje, ak nemá zapnuté viacfaktorové overovanie.
URL pre pripojenie ku službe Exchange má hodnotu https://outlook.office.com/EWS/Exchange.asmx

Pravidlá synchronizácie

V záložke Pravidlá synchronizácie užívateľ nastavuje, či sa bude synchronizovať celá zložka alebo užívateľ bude vyberať len niektoré emaily.

Synchronizácia podľa zložky

Pri synchronizácii podľa zložky sa vyberá zložka z emailu, ktorú chceme celú naimportovať do K2.

pic_5510

Obr.: Synchronizácia zložky

Synchronizovaná zložka	Užívateľ vyberie zložku z emailu, z ktorej sa budú vyberať emaily k synchronizácii. Po nastavení užívateľského mena a hesla sa už budú ponúkať nastavené zložky priamo zo zadaného emailu.
Synchronizovať podložky	Voľba pre synchronizáciu vrátane podzložiek v emaile.
Synchronizovať celé konverzácie	Voľba pre synchronizáciu celej konverzácie.
Dátum poslednej synchronizácie	Dátum a čas, kedy bolo naposledy synchronizované. Ukladá sa dátum a čas začiatku synchronizácie. Pri synchronizácii potom dochádza k importu emailov od tohto dátumu vyššie.

Synchronizácia podľa kategórie

Po výbere synchronizácie podľa kategórie sa zobrazí formulár, kde sa zadá Synchronizovaná zložka. Po kliknutí sa zobrazí ponuka zložiek z emailu.

pic_5511

Obr.: Synchronizácia podľa kategórie

Synchronizovaná zložka	Užívateľ vyberie zložku z emailu, z ktorej sa budú vyberať emaily k synchronizácii. Po nastavení užívateľského mena a hesla sa už budú ponúkať nastavené zložky priamo zo zadaného emailu.
Meno synchronizovanej kategórie	Užívateľ zadá kategóriu z emailu, ktorú chce importovať do K2.
Synchronizovať podložky	Voľba pre synchronizáciu vrátane podzložiek v emaile.
Synchronizovať celé konverzácie	Voľba pre synchronizáciu celej konverzácie.

Výber emailov pre synchronizáciu do K2 sa vykonáva priradením Kategórie (rozlíšenie podľa farieb) danému emailu. Užívateľ si môže v emaile vytvoriť svoje kategórie. Pravým tlačidlom myši vyberie voľbu Zaradiť do kategórie a potom pravým tlačidlom myši na Všetky kategórie.

pic_5504

Obr.: Zaradiť do kategórií v emaile

Stlačením tlačidla „Nová“ sa vytvorí nová kategória v emaile, ktorá sa pomenuje a priradí sa jej farba. Užívateľ môže tiež využiť existujúcu kategóriu a len si ju napr. premenovať.

pic_5507

Obr.: Farebné kategórie v emaily

Pre ukážku som vytvorila Kategóriu Do K2 a Synchronizované s K2. Kategória Do K2 som priradila emailom, ktoré som vybrala k synchronizácii.

pic_5512

Obr.: Pravidlá synchronizácie

pic_5513

Obr.: Ponuka menu Meno synchronizovanej kategórie - Kategória emailových správ

Nastavenie plánovanej úlohy

Aby funkcia mohla začať pracovať, je potrebné nastaviť plánovanú úlohu Synchronizácia emailov do K2, ktorá je zaradená medzi Ostatné. V plánovanej úlohe sa potom nastaví, v akom časovom intervale budú synchronizácie prebiehať, či je potrebné čo 10 minút, alebo len v noci.

pic_8060

Obr.: Plánovaná úloha pre Synchronizáciu emailov do K2.

Vytvorená aktivita

Po importe prostredníctvom plánovanej úlohy vznikne v K2 nová aktivita.

pic_5514

Obr.: Naimportovaná aktivita

Pole aktivity:

Typ aktivity	Dosadí sa typ funkcie nastavený vo funkcii Globálne nastavenie.
Názov	Zapíše sa predmet emailu.
Nadr. zložka	Zadaná zložka z funkcie Globálneho nastavenia.
Dátum Od	Dátum prijatého/odoslaného emailu.
Dátum Do	Dátum prijatého/odoslaného emailu (rovnaký ako dátum Od).
Zápis	Obsah emailu.
Kontaktná osoba	Odosielateľ/príjemca emailu, pokiaľ má zadaný email v K2 v kontaktných osobách. Pokiaľ sa daný email v kontaktných osobách nenájde, pole zostane prázdne.
Partner	Partner z kontaktnej osoby.
Zodpovedná osoba	Majiteľ emailového účtu.

Pokiaľ má email prílohu a v Konfigurácii účtov máme nastavené Ukladať prílohy, príloha z emailu sa naimportuje do záložky Dokumenty danej aktivity.