Aktivity

Aktivita vzniká ako výsledok práce s partnerom, kontaktnými osobami a dokladmi. Kniha sumarizuje všetky udalosti bez ohľadu na to, či sa vzťahujú k partnerovi, kontaktnej osobe alebo k dokladu. Aktivity v knihe môžu existovať ako nadriadené, event. podriadené (tie sú podriadené inej aktivite).

Na záložke Zoznam vidíme zoznam aktivít. V stĺpci K vidíme príznak v prípade, že k danej aktivite existuje komentár. V stĺpci M označenie v prípade, že sa jedná o multiaktivitu. V stĺpci H je príznak interného hodnotenia aktivity.

pic_7672

Obr.: Kniha Aktivity

Aktivity môžeme zadávať niekoľkými spôsobmi:

z karty Partnera - ako novú (klávesmi Shift+F6) alebo podriadenú (zo záložky Strom aktivít klávesmi Ctrl+F6), z ribbonu stlačením Nová aktivita,
z karty Kontaktné osoby - ako novú (klávesmi Shift+F6) alebo podriadenú (zo záložky Strom aktivít klávesmi Ctrl+F6), z ribbonu stlačením Nová aktivita,
z karty Príležitosti - ako novú (klávesmi Shift+F6) alebo podriadenú (zo záložky Strom aktivít klávesmi Ctrl+F6), z ribbonu stlačením Nová aktivita,
z karty Kampane - ako novú (klávesmi Shift+F6) alebo podriadenú (zo záložky Strom aktivít klávesmi Ctrl+F6),
z karty dokladov K2 (prijatých a vydaných faktúr, prijatých a poskytnutých záloh, zákaziek...), a to na záložke Prílohy - Aktivity,
priamo v knihe Aktivít - ako novú (klávesom Ins), kópiu existujúcej aktivity (klávesom F6) alebo podriadenú (klávesovou skratkou Ctrl+F6).

Práca s aktivitami

Aktivitou rozumieme v K2 akýkoľvek aspekt činnosti a prácu s partnerom, kontaktnými osobami alebo dokladmi K2. Všetky tieto udalosti sú vedené v knihe Aktivít. Jednotlivé aspekty činnosti obchodníka, popr. inej osoby, sú rozlíšené typom aktivity. Činnosť obchodníkov je možné napríklad plánovať aktivitami typu TSK – úloha. Schôdzku je možné zaznamenať aktivitou typu APP – schôdzka a pre uzatvorenú zmluvu je vhodná aktivita s typom AGR – zmluva.

Jednotlivé aktivity je možné vytvárať:

štandardným spôsobom v knihe Aktivity,
z jednotlivých častí marketingu tzn. priamo z Partnera, Kontaktnej osoby, Príležitosti príp. Kampane,
z jednotlivých dokladov K2 (prijatých a vydaných faktúr, zákaziek, prijatých a poskytnutých záloh...).

Pokiaľ vznikajú aktivity z dokladov K2 alebo z jednotlivých časti marketingu, potom sa do aktivity prenesú hodnoty z analytických osí (kód zákazky, stredisko, prostriedok atď.).

Aktivity môžu vznikať tiež iným spôsobom. V IS K2 má užívateľ k dispozícii rad skriptov a funkcií, ktoré vytvárajú aktivity. Jedná sa napr. o Hromadné vytváranie listov alebo Hromadné zasielanie mailov. Ku každému vytvorenému listu, popr. e-mailu, funkcia vytvorí tiež aktivitu zvoleného typu a vznikne tak záznam o tomto spôsobe komunikácie. Ďalej sú v Marketingu k dispozícii skripty Vytvorenie aktivity Partnerov, príp. Vytvorenie aktivity Kontaktných osôb. Tieto funkcie umožnia pomocou jednoduchého formulára vytvoriť aktivity a pripojiť ich ku zvoleným Partnerom a Kontaktným osobám. Marketing umožňuje pomocou skriptu vytvoriť aktivity tiež k elektronickým správam v module Pošta, popr. k poštovým správam v module Listová pošta.

Tiež nad aktivitami má užívateľ k dispozícii niekoľko zostáv, ktoré ich zoznamy zobrazia a vytlačia.

Karta Aktivity

Základné údaje

pic_7673

Obr.: Aktivity - záložka Základné údaje

Popis polí:

Typ	Typ aktivity (nadefinovanej užívateľom). Aktivity môžeme podľa typu filtrovať, čím môžeme zistiť, koľko bolo uzatvorených zmlúv, koľko príležitostí bolo odoslaných, ku koľkým schôdzkam došlo a pod.
Špecifikácia	Špecifikácia (popis) aktivity. Pre každý typ aktivity existuje samostatný číselník.
Názov	Stručný názov aktivity, čoho sa týka aktivita.
Stav	Stav aktivity. Pole je možné vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka. Význam poľa je predovšetkým pre naviazanie dokladov na procesy WorkFlow.
Od	Dátum a čas zahájenia aktivity. Automaticky sa dosadzuje aktuálny dátum a čas pri vytvorení aktivity.
Do	Dátum a čas ukončenia aktivity. Prednastaví sa na hodnotu "00.00.0000".
Nadriadená aktivita	Pole je automaticky vyplnené, pokiaľ existuje nadriadená aktivita (inak je pole prázdne).
Doklad	Doklad (prijatá faktúra, poskytnutá záloha, zákazka...), ktorý je priradený aktivite. Vyberie sa iba typ dokladu a tlačidlom Doklad potom bude ponúknutá príslušná kniha.
Zložka	Ak začiarkneme toto pole, stáva sa z tejto aktivity globálna zložka (viď popis možností združenia aktivít v kapitole Partneri). Tým je zaistené, že globálnu zložku nemusíme zadávať pre každú firmu zvlášť. Automaticky bude priradená ku každej firme zadanej v module Partneri. Pri zobrazení združenia aktivít sú globálne zložky tiež načítané do stromu. Upozornenie: Právo Zmena bitu Zložka v aktivite zabezpečuje globálnu zložku pred nechceným zmazaním. Odstránenie začiarknutia tohto poľa by znamenalo vymazanie stromovej štruktúry príslušnej globálnej zložky pri každej firme! Za názvom každej zložky je v zátvorke uvedené číslo, ktoré udáva počet aktivít podriadených danej zložke. Pozn.: Pokiaľ zadávame globálne zložky v priebehu práce s modulom Marketing, môže sa stať, že už máme vytvorenú štruktúru so zložkami. Tieto zložky však nemajú pred názvom v poli Skratka symbol mriežky. Odporúčame preto zadať nové globálne zložky podľa vyššie popísaného postupu, presunúť do nich podriadené aktivity a pôvodné zložky postupne prepisovať a vytvárať z nich tak bežné aktivity. Výhodou globálnych zložiek je skutočnosť, že ich teraz môžeme vidieť v zotriedení stromu aktivít aj v ostatných moduloch (Kontaktné osoby, Príležitosti, Kampane).
Kontaktná osoba	Kontaktná osoba, s ktorou bolo komunikované v rámci aktivity. Po výbere kontaktnej osoby sa automaticky doplní pole Partner, pokiaľ je zadaný na karte kontaktnej osoby.
Ďalší	Tlačidlom Ďalší môžeme aktivite pridať ďalšie Kontaktné osoby s Partnermi. Tlačidlo obsahuje ponuku pre zjednodušenie výberu KO: KO Partnera - zobrazí sa filter KO, ktoré sú priradené Partnerovi, ktorý je vybraný na karte Aktivity. Pri vybranej kontaktnej osobe bude zobrazený názov partnera, s ktorým je zviazaná táto osoba. KO firmy - zobrazí sa filter KO, ktoré sú priradené vlastnej firme. KO - zobrazí sa zoznam všetkých KO. Pri vybranej kontaktnej osobe bude zobrazený názov partnera, ktorý je pre túto osobu hlavný. Po stlačení tlačidla Ďalší sa zobrazí zoznam KO s Partnermi, ktoré sú zadané pri aktivite. Hlavná kontaktná osoba je označená ikonou . Dvojitým stlačením ľavého tlačidla myši na záznam KO s Partnerom môžeme editovať tento záznam. Číslica za nápisom tlačidla Ďalší zobrazuje počet ďalších kontaktných osôb, ktoré sú priradené k aktivite.
Partner	Partner, s ktorým bolo rokované v rámci aktivity. Pokiaľ vyplníme partnera, potom sa v poli Kontaktná osoba ponúka zoznam všetkých kontaktných osôb, ktoré sú priradené k partnerovi (zobrazí sa výber kontaktných osôb).
Kampaň	Pokiaľ sa aktivita vzťahuje k nejakej kampani, dosadíme do tohto poľa príslušnú kampaň.
Zodp. osoba	Osoba „našej“ firmy, ktorá vykonala danú aktivitu.
Stredisko	Stredisko.
Kód zákazky	Kód zákazky.
Prostriedok	Odkaz do knihy Prostriedok.
Kód 1	Možnosť zadania ľubovoľného kódu aktivity.
Kód 2	Možnosť zadania ľubovoľného kódu aktivity.
Referent	Väzba na personálne údaje.
Príležitosť	Previazanie aktivity s príležitosťou.
Doklad	Príležitosť, ku ktorej je aktivita vytvorená.
Pravdepodobnosť	Percentuálne vyjadrenie uzatváraného obchodu.
Stav	Stav príležitosti.
Predpoklad realizácie	Predpokladané údaje, ktoré vedú k realizácii aktivity. Na karte vidíme údaje aktuálnej aktivity. Súvisiace polia sú prístupné v prípade, že k aktivite existuje príležitosť.
Dátum	Predpokladaný dátum realizácie obchodu.
Objem	Predpokladaný objem (čiastka) obchodu.

Typ aktivít

Číselník Typ aktivít umožňuje definovať vlastné typy a sledovať marketingové činnosti. Typy je možné prepisovať (ak je potrebné).

pic_7674

Obr.: Číselník Typ aktivít

Popis polí:

Hodnotenie

Užívateľské hodnotenie typu aktivity. Pole slúži pre vyhodnotenie marketingových aktivít, sleduje sa výkonnosť personálu alebo efektívnosť marketingových akcií. Hodnotenie je možné sledovať v OLAPe alebo dashboardoch.

Strom aktivít

Na záložke Strom aktivít sa zobrazuje zoznam aktivít podľa toho, aký typ zotriedenia zvolíme (viď popis zotriedenia aktivít, karta Partneri). Stromová štruktúra sa na tejto strane zobrazí pri nadriadených aktivitách, ku ktorým sú pripojené podriadené aktivity. Samotné podriadené aktivity budú mať túto stranu prázdnu.

pic_7675

Obr.: Aktivity - Strom aktivít

Prílohy

Tiež v Aktivitách môžeme vkladať na záložku Prílohy dokumenty, ktoré sa vzťahujú k založenej aktivite. (Spôsob vkladania je popísaný v kapitole Partneri.)

Zostavy nad aktivitami

Zostavy nad Aktivitami nájdete v Katalóg zostáv.

Skripty, funkcie

Skripty Aktivít nájdete v Katalógu skriptov.