Servisné listy

Servisný list zobrazuje priebeh a stav jednotlivých reklamácii či opráv. Kniha slúži najmä k prehliadaniu všetkých servisných listov s cieľom poskytnúť užívateľom informácie o stave vybavenia jednotlivých servisných listov. Obchodné hľadisko servisu rieši servisná zákazka, ktorá môže mať jeden či viacero servisných listov (napr. keď zákazník prinesie zároveň viacero vecí k oprave či reklamácii). Servisný list preto nemôže existovať bez servisnej zákazky.

pic_10146

Obr.: Kniha Servisné listy

Použité ikony:

Ikony v stĺpci 'S' znázorňujú stav servisného prípadu.

pic_10143 I

Ikony v stĺpci 'T' identifikujú stav s ohľadom na lehotu vybavenia. Lehoty pre zobrazenie jednotlivých stavov môžeme nastaviť v Predvoľbách servisu.

pic_10136

Ikony v stĺpci 'Z' indikujú, či prebehla fáza prijatia tovaru na sklad, či vydanie tovaru zo skladu.

pic_10164

V stĺpci 'V' sú ikony pre vizuálne odlíšenie existencie nadriadených a podriadených servisných listov.

pic_10170

Nový servisný list

Servisné listy nemožno vytvárať bez väzby na servisnú zákazku. Môžeme však vytvoriť oboje naraz, a to týmito spôsobmi:

V knihe Servisné listy

V knihe Servisné listy klávesom Insert (funkcia Nový). Zobrazí sa úvodný formulár pre vytvorenie či výber existujúcej servisnej zákazky. Pokiaľ vyberieme už existujúcu servisnú zákazku, potom sa nám údaje vo formulári vyplnia podľa zákazky, nemôžeme ich prepisovať. Ak necháme pole pre servisnú zákazku prázdne a vyplníme údaje vo formulári sami, stlačením tlačidla OK sa vytvorí nová servisná zákazka a do vytváraného servisného listu sa predvyplnia údaje z tejto zákazky. Pri uložení nového servisného listu sa uloží zároveň aj vzniknutá nová servisná zákazka.

pic_10151

Obr.: Formulár Nový servisný list

Okrem základných identifikačných údajov servisného listu (ako je identifikácia knihy, čísla dokladu a identifikácia tovaru) patrí ďalej medzi štandardne prednastavené stĺpce:

Dátum vystavenia	Dátum vystavenia dokladu.
Požadovaný dátum	Dátum, do ktorého požaduje zákazník vybaviť servis.
Predp. dátum vybavenia	Dátum sa vypočíta v závislosti na prednastavenej dĺžke vybavenia v predvoľbách servisu (pre záručný / pozáručný servis). Odvíja sa od dátumu vystavenia.
Dátum vybavenia	Dátum sa dosadí vo chvíli ukončenia servisného prípadu.
Stav	Stav servisného listu.

V dokladoch predaje

Klávesovou skratkou Ctrl+Shift+F8 na vybranej položke dokladov predaje. Zobrazí sa podobný formulár, navyše má tabuľku pre sériové čísla. V nej sú zobrazené všetky sériové čísla položky, z ktorých bola volaná funkcia. Zo zoznamu vyberieme také číslo, ku ktorému chceme vystaviť servisný list a označíme ho hviezdičkou. Označené číslo sa následne prenesie do novo vytváraného servisného listu.

pic_10150

Obr.: Nový servisný list vytvorený z dokladu predaja

Základné údaje

Táto strana servisných listov slúži k evidencii základných údajov, ale nie sú tu údaje o zákazníkovi

pic_10147

Obr.: Servisné listy - záložka Základné údaje

Popis polí:

Servisný list	Číslo a obdobie servisného listu.
Servisná zákazka	Číslo a obdobie pripojenej servisnej zákazky.
Zákazka	Číslo a obdobie pripojenej zákazky v predaji.
Neoprávnená reklamácia	Voľba je aktívna iba v prípade, že typ servisu je nastavený na Záručný. Zodpovedný pracovník môže už pri zakladaní servisného listu posúdiť, či sa jedná o neoprávnenú reklamáciu. Postúpením problému k posúdeniu tretej osobe je voľba k dispozícii taktiež na fáze Posúdenie. V prípade, že dôjde u záručného servisu, ktorý je vyhodnotený ako neoprávnená reklamácia k oprave, je táto oprava zákazníkovi fakturovaná.
Stav	Stav servisného listu (Čaká na podriadené servisné listy, Posúdenie, Dodávateľská reklamácia, Ukončené, V oprave, V riešení, Zamietnuté). Stav nastavuje program K2 automaticky podľa fázy v servisnom liste.
Popis	Popis, ktorý slúži pre lepšiu orientáciu v servisných listoch.
Tovar	Tovar, ktorého sa týka servis. Pole obsahuje tlačidlo s ikonou lupy, ktorá umožňuje vyhľadať predaj konkrétneho sériového čísla. Súčasne sa vykoná hodnotenie záruky tovaru. Po zadaní SČ ho program hľadá na predajných dokladoch. Ak je nájdený, tak vyplní tovar, predajný doklad, dátum predaja a vyhodnotí, či sa jedná o záručný alebo pozáručný servis. Ak bude nájdených viacero tovarov s rovnakým SČ, zobrazí sa formulár s vymenovaním tovaru a po výbere toho správneho, vyplní predajný doklad, dátum predaja a vyhodnotí, či sa jedná o záručný alebo pozáručný servis. V prípade, že zadané SČ nie je nájdené, zobrazí sa informačné hlásenie. Záruka je počítaná podľa zadanej hodnoty na položke predaja. Pokiaľ dĺžka záruky nie je uvedená na položke predajného dokladu, je počítaná z implicitnej dĺžky záruky v nastavení servisu.
Vlastný tovar	Voľba určuje, či sa jedná o vlastný tovar na sklade, ktorý ešte nebol predaný a napriek tomu ho potrebujeme servisovať. V tomto prípade nie je pre servisný list dostupná funkcia Prijať na sklad, ale sprístupní sa funkcia Previesť na sklad. Tovar tak môžeme presunúť na servisný sklad podľa potreby.
Popis tovaru	Popis poslúži pre bližšiu identifikáciu výrobku. Tento popis tovaru bude nahradzovať názov tovaru v položke predaja a pri tlači.
Jednotka	Skladová jednotka tovaru, ktorá je definovaná na karte tovaru ako "základná jednotka". V prípade potreby je možné ju zmeniť.
Množstvo	Zadanie množstva. Pri novej položke sa nastavuje na hodnotu 1. Ak zákazník predáva viacero rovnakých kusov, môžeme ich zadať do jedného servisného listu v prípade, že predpokladáme rovnaký spôsob riešenia pre všetky kusy, resp. celé množstvo. Pokiaľ sa až neskôr ukáže, že sa jednotlivé kusy musí riešiť rôznou cestou, servisný list rozdelíme pomocou funkcie Rozdelenie servisného listu (Shift+F6).
Typ servisu	Typ servisu (záručný/pozáručný). Pole je automaticky vyplnené zo servisnej zákazky. V prípade potreby je možné ho zmeniť.
Servisované zariadenia
Servisný úkon
Servisný postup	Vlastný servisný postup. Voľbou vlastného postupu môžeme pozmeniť ďalší spôsob vybavenia prípadu. Môžeme tak povedať, že po fáze Oprava servis nebude ukončený, ale bude nasledovať ďalšia fáza, napr. Výmena. Bližší popis v kapitole Servisné postupy.
Navrhovaný spôsob vybavenia	Výber servisnej fázy, ktorá bude spustená potom, čo bude servisný list odovzdaný k riešeniu (funkcia Odovzdať k riešeniu). Ak je prvotná fáza "Posúdenie", definujeme následne v tejto fáze ďalšiu fázu, ktorá bude nasledovať a bude servisný prípad riešiť.
Servisný pracovník	Pracovník, ktorý vykoná fázu riešenia servisu, ktorá vznikne ako prvotná pomocou funkcie Odovzdať k riešeniu. Ak je prvotná fáza "Posúdenie", definujeme následne v tejto fáze ďalšiu fázu, ktorá bude nasledovať a taktiež zodpovednú osobu pre túto ďalšiu fázu.
Odhadovaná cena	Odhad ceny za riešenie servisu (napr. za opravu). Pri vytváraní servisného listu sa prenáša zo servisnej zákazky.
Predchádzajúci servis
Typ predajného dokladu Predajný doklad	Typ predajného dokladu, ktorým identifikujeme predaj servisovaného tovaru (faktúra, faktúra v K2, paragón, záručný list). Identifikáciu dokladu zapíšeme do poľa Predajný doklad. V prípade typu "faktúra v K2" vyberáme následne faktúru z knihy Faktúry vydané.
Dátum predaja	Dátum vystavenia predajného dokladu. Výberom faktúry z K2 bude dátum prednastavený programom.
Dátum uvedenia do prevádzky	Dátum je predvyplnený programom zhodne s dátumom predaja. Pri niektorých produktoch začína záruka bežať až dňom uvedenia do prevádzky a je teda možné ho zmeniť.
Dátum vystavenia	Dátum vystavenia servisnej zákazky.
Predp. dátum vybavenia	Dátum, do ktorého požaduje zákazník vybaviť servis.
Predp. dátum vybavenia	Dátum sa vypočíta v závislosti na prednastavenej dĺžke vybavenia v predvoľbách servisu (pre záručný / pozáručný servis). Odvíja sa od dátumu vystavenia.
Stredisko	Stredisko, ktoré vystavuje servisnú zákazku a list.
Kód zákazky	Kód zákazky.
Prostriedok	Odkaz do knihy Prostriedok. Zo Servisnej zákazky sa kopíruje do Servisných listov a následne do zákazky a jej položiek.
Kód 1, Kód 2, Referent	Pole umožňuje užívateľské rozlíšenie. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.

Podzáložky servisného listu

Servisný list obsahuje na strane Základné údaje podzáložky, ktoré sú určené pre vyjadrenie servisného technika k chybe výrobku alebo k zapísaniu rôznych doporučení, evidencii výrobných čísel a pod. Údaje vyplnené v záložkách sa tlačia do dokladu Servisný list.

Vyjadrenie zákazníka

Popis chyby uvedený zákazníkom.

Popis chyby

Popis identifikovaných chýb servisným technikom.

Sériové čísla

Záložka slúži pre evidenciu sériových (výrobných) čísel servisovaného produktu.

Tlačidlo Servisné listy pre zvolené SČ vytvorí v novom okne filter všetkých servisných listov, ktoré obsahujú sériové číslo z aktuálnej položky. Takto je možné jednoduchšie zobraziť úplnú servisnú históriu zvoleného sériového čísla a prehliadnuť si ako bol servisný prípad riešený v minulosti.

Komponenty

Záložka Komponenty slúži k evidencii komponentov (dielov, súčiastok) obsiahnutých v servisovanom tovare.

Popis polí:

Tovar	Výber tovaru z knihy Tovar.
Sériové číslo	Pole pre zadanie sériového čísla.
Popis	Možnosť zadať názov komponentu, ak ho nemáme vo vlastnej skladovej evidencii.
Nadriadené sériové číslo	Tu je možné zadať sériové číslo servisovaného výrobku, ku ktorému patrí daný komponent (dané sériové číslo komponentu).
Množstvo	Množstvo daného komponentu.

Tlačidlom Vytvoriť podriadené servisné listy môžeme vytvoriť podriadený servisný list pre aktuálny komponent alebo pre komponenty označené hviezdičkami v prípade, že i na neho / na nich bola zaistená chyba a je potrebná oprava komponentu / komponent riešiť individuálne. Po stlačení tlačidla program zobrazí otázku, či chceme vytvoriť podriadený servisný list na zvolený komponent. Po odsúhlasení dôjde k vytvoreniu podriadeného servisného listu zviazaného s rovnakou servisnou zákazkou. Podriadené servisné listy sú evidované na záložke Podriadené na nadriadenom servisnom liste.

Príslušenstvo

Záložka je určená pre evidenciu všetkého príslušenstva dodaného so servisovaným tovarom.

Popis polí:

Tovar	Výber tovaru z knihy Tovar.
Sériové číslo	Pole pre zadanie sériového čísla.
Popis	Možnosť zadať názov príslušenstva ak ho nemáme vo vlastnej skladovej evidencii.
Nadriadené sériové číslo	Tu je možné zadať sériové číslo servisovaného výrobku, ku ktorému patrí dané príslušenstvo (dané sériové číslo príslušenstva).
Množstvo	Množstvo príslušenstva, ktoré obsahuje servisovaný tovar.

Parametre

Záložka umožňuje evidovať štruktúrované informácie často technického charakteru servisovaného tovaru. Parametre možno prednastaviť v predvoľbách servisu v poli Implicitné zaradenie pre servis. Preddefinovaný zoznam parametrov je možné ľubovoľne dopĺňať ďalšími parametrami. Práca s parametrami je bližšie popísaná v kapitolách Základné číselníky a podporné moduly K2 - Tovar - Karta tovaru - Parametre.

Vyjadrenie servisu

Záložka slúži k písomnému vyjadreniu servisu alebo servisného technika k prípadu.

Odporúčanie servisu

Záložka slúži k písomnému odporúčaniu servisu alebo servisného technika k ďalšej údržbe.

Fáza - SL

Na záložke Fáza servisného listu sú zaradené fázy vývoja servisného prípadu. Servisný prípad začneme (to je, vytvoríme prvú fázu riešenia) v stave Zmena tlačidlom Odovzdať k riešeniu. Vytvorí sa fáza podľa zadaní v poli Navrhovaný spôsob vybavenia. Nasledujúce fázy sú vytvárané v závislosti na nastavení ďalšieho spôsobu riešenia vo formulári aktuálnej fázy a jej potvrdením či zamietnutím.

Špeciálnymi prípadmi fáz sú fázy, ktoré zaisťujú skladový pohyb servisovaného výrobku.

Popis skladových fáz:

Prijať na sklad

Tlačidlom Prijať na sklad vykonáme prvotný príjem tovaru na sklad. Tlačidlo nie je prístupné v prípade aktívnej voľby Vlastný tovar na servisnom liste. Na formulári fáza príjem vykonáme tlačidlom Prijať tovar. Následne fázu potvrdíme.

Previesť na sklad

Tlačidlom Previesť na sklad prevádzame prevody medzi skladmi. Tlačidlo je aktívne po prijatí tovaru na sklad alebo v prípade aktívnej voľby Vlastný tovar na servisnom liste. Na formulári fáza prevod vykonáme tlačidlom Previesť na sklad. Pokiaľ máme aktivované dvojité potvrdzovanie prevodiek, potom prevod uskutočňujeme pomocou tlačidiel Vyskladniť a následne Naskladniť.

Pole Zo skladu nie je prístupné v prípade, že prevod vykonáme po fázy Príjem na sklad. Prevod sa automaticky vykonáva zo skladu, na ktorý bol tovar prijatý.

Vydať zo skladu

Tlačidlom Vydať zo skladu vydávame na konci servisného prípadu prijatý tovar (fáza Príjem na sklad) zo skladovej evidencie. Do tabuľky Tovar k výdaju vkladáme záznamy klávesom Insert. K výberu sa ponúka dispozícia danej karty tovar na všetkých skladoch. Výdaj vykonáme tlačidlom Výdaj/Prevod.

Pokiaľ si prajeme vybranú dispozíciu ešte pred výdajom previesť na iný sklad, potom vyplníme pole Tovar pripraviť na sklad, prípadne i konkrétne umiestenie kam tovar previesť. Potom tlačidlom Výdaj/Prevod vznikne najskôr prevodka z vybraného skladu s dispozíciou na zadaný cieľový sklad, a výdajka sa vytvorí z tohto cieľového skladu.

Popis obecných tlačidiel vo formulároch fáz:

Potvrdiť	Potvrdí fázu a vytvorí nasledujúcu. Nasledujúca fáza sa netvorí po potvrdení fáz Príjem na sklad, Prevod a Výdaj zo skladu. Potvrdenú fázu už nie je možné opraviť (nemožno vyvolať stav Zmena). Pozn.: V číselníku Servisné postupy môžeme definovať vlastné postupy servisu s tým, že k požadovaným fázam môžeme stanoviť, ktorá fáza má nasledovať po ich potvrdení alebo zamietnutí.
Zamietnuť	Potvrdí fázu. Potvrdenú fázu už nie je možné opraviť (nemožno vyvolať stav Zmena). Pozn.: V číselníku Servisné postupy môžeme definovať vlastné postupy servisu s tým, že k požadovaným fázam môžeme stanoviť, ktorá fáza má nasledovať po ich potvrdení alebo zamietnutí.
Uložiť a zatvoriť	Uložia sa všetky vykonané zmeny a zatvorí formulár fázy.
Odpotvrdiť	Odpotvrdenie fázy je možné vykonať v prehliadaní. V Nastavení servisu, na záložke Nastavenie fáz je možno určiť, či má fáze odpotvrdiť. Aktuálne umožňujeme odpotvrdzovať iba fázu Predaj tovaru/služieb a ďalej užívateľsky pridané fázy. Pri odpotvrdení fázy Predaj tovaru/služieb dôjde súčasne k odpotvrdeniu výdajok.

pic_10166

Obr.: Formulár fázy - Posúdenie

pic_10148

Obr.: Servisné listy - záložka Fáza

Použité ikony:

V stĺpci 'S' sú ikony, ktoré ukazujú stav danej fázy - stav jej potvrdenosti. Fázy, ktoré zatiaľ neboli potvrdené, nemajú ikonu.

	Ikona odpotvrdenej ukončenej fázy.
	Ikona odpotvrdenej zamietnutej fázy.
	Ikona potvrdenej ukončenej fázy.
	Ikona zamietnuté fázy.

Fáza servisného listu v závislosti na spôsobe riešenia

pic_2763

Obr.: Fáza servisného listu

Podriadené

Na tejto strane môžeme sledovať odkazy na všetky podriadené servisné listy. Podriadené servisné listy môžu vznikať týmito spôsobmi:

pre zadané komponenty hlavného servisovaného výrobku, a to na podzáložke Komponenty na záložke Základné údaje - tlačidlom Vytvoriť podriadené servisné listy
funkciou Rozdelenie servisného listu.

pic_10167

Obr.: Servisné listy - záložka Podriadené

Doklady

Na záložke Doklady je uvedený prehľad všetkých dokladov, ktoré sú so servisnou zákazkou previazané. V ľavej časti formulára je zobrazený strom servisnej zákazky a jej servisné listy, v pravej časti sú zviazané doklady. Zobraziť jednotlivé doklady je možné klávesom Enter.

pic_10149

Obr.: Servisné listy - záložka Doklady

Prílohy

Na záložke Prílohy je možné pripájať dokumenty a odkazy na doklady vzniknuté v iných moduloch IS K2. Bližší popis práce s dokumentami a dokladmi je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly - Prílohy - Prepojenie a odkazy.

Funkcie nad knihou Servisné listy

Popis funkcií:

Alt+F2	Potvrdenie dokladu.
Ctrl+F2	Odpotvrdenie dokladu.
Ctrl+Alt+F5	Nastavenie alebo zmena stavu dokladu.
Alt+F3	Odovzdať k riešeniu.
Ctrl+F3	Zrušenie riešenia.
Ctrl+F6	Vytvorenie podriadeného servisného listu.
Shift+F6	Rozdelenie servisného listu. Pri spustení tejto funkcie sa zobrazí dialógové okno, v ktorom užívateľ rozdelí množstvo a sériové čísla. Po stlačení tlačidla OK sa vytvorí druhá kópia pôvodného servisného listu, množstvo sa rozdelí podľa požiadavky v dialógu. Túto funkciu využívame v prípade, že potrebujeme viac kusov riešiť rôznymi spôsobmi, teda nestačí jeden servisný list.
Alt+F10	Vyvolá prepínanie kníh.
Ctrl+Alt+Z	Preskok na servisnú zákazku.
Ctrl+Z	Preskok na zákazku.