Správa dokumentů (DMS)

Práce s dokumenty v jednotlivých modulech

S dokumenty lze pracovat ve všech modulech K2, které obsahují záložku Přílohy, přičemž v ribbonu je přidaná sekce Dokumenty. Zde je práce obdobná jako práce s dokumenty v K2, kdy pro přesun je nutné zaevidovat dokument jako již předdefinovaný stav z prvního kroku v konfiguraci dokumentu.

Na této kartě lze přidávat k jednotlivým dokladům nebo záznamům dokumenty, které mají být k dokladu připojeny. Lze zde provádět náhled dokumentu, kdy se do dokumentu nahlíží pouze ve stavu pro čtení, proto žádné změny, které uživatel udělá nebudou uloženy. Pro revizi dokumentu je potřeba otevřít dokument funkcí Otevřít revizi dokumentu. Další možnosti práce s revizemi je její uzavření či zrušení. Pozor zrušení revize znamená, že současná revize se zneplatní.

Obr. Připojení dokumentu k dokladu v samostatných modulech

Vyhledávání v obsahu příloh lze spustit v nastavení příloh v sekci Dokumenty, kde v ribbonu je sekce Vytvořit filtr podle obsahu dokumentu. Stisknutím funkce Přidat podmínku podle obsahu dokumentu lze přidat podmínku pro předchozí vytvořený filtr podle obsahu dokumentu. V seznamu se vytvoří filtr dokladů, které obsahují hledaný text.

Tisk

Pro zobrazování tiskových sestav se používá vlastní interní program AM. Tento slouží rovněž jako nástroj na tvorbu těchto tiskových sestav.

Typy tiskových sestav:

• Standardní sestavy - soubory s příponou *.AM, které jsou uloženy v databázi K2. Tyto sestavy jsou dodávány standardně s programem K2. Při reinstalaci jsou všechny nahrazeny novými.
• Uživatelské sestavy - stejný význam jako v předchozím případě s tím rozdílem, že soubory mohou být kromě databáze uloženy rovněž souborově v podadresáři SESTAVYW\SPECIAL. Tyto sestavy jsou tvořeny pro každého uživatele na zakázku, popř. si je uživatel vytvořil sám. Při reinstalaci IS K2 zůstanou nedotčeny.

Skript K2

Jedná se o vlastní programový interpreter. Jako základ byl použit programovací jazyk Pascal. Zdrojové texty jsou v souborech *.PAS:

• standardní jsou uloženy v databázi K2,
• speciální (uživatelské) v databázi nebo v podadresáři SESTAVYW\SPECIAL\K2R.

Skriptem K2 lze provádět libovolné výpočty, vytvářet lokální výpočtové tabulky, popř. zapisovat přímo do dat K2. Lze z něj spouštět libovolné funkce K2 a zároveň lze spouštět libovolné jiné programy. Skript K2 může využívat OLE pro komunikaci s jinými programy. Tímto nástrojem lze tedy provádět srovnatelné operace jako např. s produktem Visual Basic s tím rozdílem, že zde je automaticky zabudována podpora prostředí K2 se všemi programovými objekty, což znamená podstatně pružnější programování, a potom i samotný běh výpočtu, než kdyby byly veškeré funkce K2 volány přes OLE z Visual Basicu, popř. jiného vývojového nástroje. Avšak i tato cesta je možná.

Univerzální formuláře

Tisk pomocí F9

Tiskové sestavy a skripty vyvoláme klávesou F9 nad knihou nebo nad dokladem. Po stisknutí této funkce se vyvolá nabídková tabulka, která obsahuje zařazené výstupní sestavy. Na obrázku vidíte rozdělení sestav do tzv. témat, což jsou složky, pod kterými je daná sestava zařazena. Rozbalení (zabalení) nabídky jednotlivých složek provádíme dvojitým poklepnutím myši nebo klávesou Enter.

Klávesou Insert vložíme do seznamu sestavu nebo skript z knihy Sestavy. Novou sestavu, skript nebo dávku z databáze nebo ze souboru vložíme pomocí volby Nový v ribbonu. K editaci skriptu slouží klávesová zkratka Alt+F5, k editaci reportu Ctrl+F5 a k editaci nové sestavy Ctrl+F6, příp. pomocí pravého tlačítka myši.

Pokud je aplikován pohled a grid má nastaveno jako výchozí nastavení tabulky nějaké nastavení a zároveň v aplikovaném pohledu jsou pro daný grid definovány sloupce, bere se jako výchozí právě to nastavení sloupců, které vychází z aplikace pohledu.

Obr.: Zobrazení Ikony

Dostupné funkce:

Nový Ins	Otevře knihu sestav a umožní vybrat sestavu, skript nebo jinou funkci z této knihy.
Nový - sestava	Otevře formulář pro vložení a definici nové sestavy z databáze nebo souboru.
Nový - skript	Otevře formulář pro vložení a definici nového skriptu z databáze nebo souboru.
Nový - dávka	Otevře formulář pro vložení a definici nové dávky z databáze nebo souboru.
Nový - křížový kontejner	Otevře formulář pro definici křížového kontejneru.
Změna	Změna záznamu
Kopie	Kopie záznamu
Zobrazit z F9 a lišty	Zobrazí v seznamu sestavy, skripty a dávky, které jsou zařazeny v F9 i v liště.
Zobrazit pouze z F9	Zobrazí v seznamu pouze sestavy, skripty a dávky, které jsou zařazeny v F9.
Zobrazit pouze z lišty	Zobrazí v seznamu pouze sestavy, skripty a dávky, které jsou zařazeny v liště. Režim "Zobrazit pouze z lišty" není pamatován - jde jen o lokální přepínač.
Ostatní - Zobrazit tovární	Zobrazí/skryje v seznamu tovární sestavy, skripty a dávky.
Zařadit na lištu	Sestavu, skript nebo dávku, na které je nastaveno pravítko, vloží do ribbonu modulu.
Zařadit na lištu do skupiny	Sestavu, skript nebo dávku, na které je nastaveno pravítko, vloží do ribbonu modulu do skupiny. Skupina, do které se zařadí je definovaná v detailu záznamu. Stromovou strukturu složek lze vytvořit v detailu v poli Skupina a pro odělení úrovní stromu použít "/" nako např. Doklady/FVOstrava.
Nezobrazovat na liště	Zruší zařazení sestavy, skriptu nebo dávky z ribbonu modulu.
Editace skriptu	Otevře skript, na kterém stojí pravítko, k editaci.
Editace reportu	Otevře report, na kterém stojí pravítko, k editaci.
Nový skript	Umožní vytvořit nový skript.
Nová sestava	Umožní vytvořit novou sestavu.

Pomocí tlačítka Monitor, nebo použítím klávesové zkratky Alt+M spustíme požadovaný skript/sestavu. Při použití tlačítka Tisk (Alt+T) bude požadovaná sestava odeslána k tisku. Tlačítkem Export, nebo použitím klávesové zkratky Alt+E se požadovaná sestava vyexportuje do souboru.

V tabulkovém zobrazení lze ve sloupcích přehledně vidět, cestu k souboru, zařazení do skupiny případně úroveň zařazení.

Obr.: Zobrazení Tabulka

Při zakládání nového záznamu prostřednictvím tlačítka na liště Nový (příp. pomocí pravého tlačítka myši) lze zvolit ze seznamu, zda budeme zakládat nový Skript, Sestavu nebo Dávku. V tom případě se nám zobrazí nové okno, kde lze upřesnit, jak chceme, aby skript (příp. sestava, dávka) fungoval. Po úspěšném zařazení skriptu či sestavy do seznamu je lze spustit pomocí tlačítek v dolní části okna nebo dvojitým poklepáním myši. V případě sestavy lze spuštění provést také zmáčknutím klávesy Enter.

Skript

Obr.: Zařazení nového skriptu

Popis polí:

Název	Název skriptu, který se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav.
Skupina	Název skupiny, pod kterou bude skript zařazen. Skupiny se zobrazují pokud je zapnuto zobrazení Ikony. Název skupiny je také přebírán v případě, že je skript zařazen na lištu do skupiny.
Ikona	Ikona, která se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav. Je určena pro jednodušší rozeznání mezi jednotlivými položkami.
Skript	Otevře formulář pro vložení a definici nového skriptu z databáze nebo souboru.
Popis	Popis skriptu, který se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav.
Zdroj dat	Zde lze omezit zdroj dat na určitý Datový modul, nad kterým má být skript spuštěn.
Přiřazení	V této oblasti lze skript přiřadit určité skupině uživatelů a to podle Úrovně, Uživatele, Mandanta nebo Vlastní firmy. Implicitně je zde vybrána úroveň Mandant.

Sestava

Obr.: Zařazení nové sestavy

Popis polí:

Název	Název sestavy, který se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav.
Skupina	Název skupiny, pod kterou bude sestava zařazena. Skupiny se zobrazují, pokud je zapnuto zobrazení Ikony. Název skupiny je také přebírán v případě, že je sestava zařazena na lištu do skupiny.
Ikona	Ikona, která se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav. Je určena pro jednodušší rozeznání mezi jednotlivými položkami.
Sestava	Otevře formulář pro vložení a definici nové sestavy z databáze nebo souboru.
Použít jazyk	Pokud je zatrženo, pak je sestava vytvořena ve zvoleném jazyce.
Elektronický podpis	Lze zvolit, zda má být sestava podespána či nikoliv.
Zdroj dat	Zde lze omezit zdroj dat na určitý Datový modul, nad kterým má být sestava spuštěna.
Nastavení tisku	V této oblasti lze upřesnit informace o tisku, jako jsou Tiskárna, Kopie či Zdroj papíru.
Nastavení exportu	V této oblasti lze upřesnit informace o exportu, tj. Cíl exportu, Formát, Jméno souboru.
Přiřazení	V této oblasti lze sestavu přiřadit určité skupině uživatelů a to podle Úrovně, Uživatele, Mandanta nebo Vlastní firmy. Implicitně je zde vybrána úroveň Mandant.

Nastavení zálohování

Pomocí tohoto nastavení lze nastavit automatické připojení sestavy k dokumentům dokladu (záložka Přílohy -> Dokumenty) při exportu nebo tisku.

Toto nastavení najdeme v F9 (skripty a sestavy) pouze u sestav v režimu změny na záložce Konfigurace.

Obr.: Nastavení zálohování

Popis polí:

Uložit dokument pro vytvoření sestavy	akce, kdy se má dokument připojit. Je možno vybrat ze 4 možnosti:
	Nikdy (dokument se neuloží)
	Při exportu (dokument se uloží při exportu do souboru)
	Při tisku (dokument se uloží při tisku)
	Při exportu nebo tisku (dokument se uloží buď při exportu do souboru nebo tisku)
Typ dokumentu	typ dokumentu pro připojení.
Formát dokumentu	formát připojeného dokumentu. Lze vybrat např. HTML, PDF, PNG, JPG atd.
Název souboru	název dokumentu bez přípon.

V případě dokumentu mimo DMS by měl být zvolen ideálně typ Unikátní přesun a v případě DMS bude zatržena volba Smazat zdrojový soubor po importu. Pokud není využita ani jedna z uvedených možností, lze narazit na problém, kdy může být zvoleno zachování původního umístění, a proto se soubor z dočasného umístění nesmaže, nejedná-li se o revizi nebo o soubor, kde nelze jednoznačně určit, k jakému dokladu patří. Pakliže nebude unikátní, může se stát, že se k více dokladům přiloží stejný (první) dokument, není-li typ dokumentu nastaven podle předpokladů uvedených výše.

Křížový kontejner

Obr.: Zařazení Křížového kontejneru

Popis polí:

Název	Název křížového kontejneru, který se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav.
Skupina	Název skupiny, pod kterou bude křížový kontejner zařazen. Skupiny se zobrazují pokud je zapnuto zobrazení Ikony. Název skupiny je také přebírán v případě, že je křížový kontejner zařazen na lištu do skupiny.
Ikona	Ikona, která se zobrazí v seznamu Skriptů a sestav. Je určena pro jednodušší rozeznání mezi jednotlivými položkami.
Datový modul	Zdrojový datový modul, ze kterého bude tato funkce cílový kontejner vytvářet.
Pole křížové vazby	Pole určuje přes jaké pole a do jakého kontejneru se záznamy vytvoří/přidají/omezí. Např. pokud bude vybráno pole TradingPartnerID, vytvoří se kontejner dodavatelů/odběratelů . Podobně Položky prodeje - Zboží vytvoří kontejner všeho zboží, které se na zdrojových dokladech nachází.
Filtr	Filtr na zdrojovém modulu
Cílový kontejner	Informuje, ve kterém datovém modulu se vytvoří cílový kontejner.
Operace na kontejneru	Určuje, jaká operace se má na cílovém kontejneru provést.

Import sestav a skriptů z šedé F9 do F9 v univerzálních formulářích

Funkce je spustitelná z šedé F9 klávesovou zkratkou Ctrl+Shift+F6 a konvertuje pouze sestavy a skripty. Dávky je nutno zadat znovu. Funkce přenese pouze označené záznamy. Pokud neoznačíme nic, přenesou se do modré F9 všechny skripty a sestavy zařazené v šedé F9.

Obr.: Funkce Import sestav a skriptů ze staré F9 do modré F9

Popis polí:

Zvolte činnost

Volba, jak se má při importu sestav a skriptů pracovat se skupinami tisků:   "Ignorovat skupiny tisků" Žádné role se nevytvářejí, žádní uživatelé nejsou do rolí zařazováni. Tato volba ignoruje skupiny tisků a konverze do modré F9 proběhne bez přiřazení rolí do úrovně MANDANT.   "Ručně namapuji existujícími uživatelské role, a pak spustím import" Zařazení v šedé F9 se skupinou tisku se podle mapování uloží do úrovně SKUPINA se zvolenou rolí. Uživatelé se do žádných rolí nepřiřazují.   "Vytvoří nové uživatelské role automaticky a ty použije pro import" Vzniknou nové uživatelské role s názvem "ST_název původní skupiny tisku". Tyto role neobsahují žádná práva. Jsou to vlastně pouze štítky, které slouží k uložení sestav a skriptů na konkrétní skupinu - nyní roli. Podle přiřazení tiskových skupin uživatelům se těmto uživatelům přiřadí i tyto nově vytvořené (prázdné) role. Zařazení v šedé F9 se skupinou tisku se uloží do úrovně SKUPINA se zvolenou novou rolí.   Pozn.: Zařazení v šedé F9, které bylo "Lokálně zařazeno pro uživatele" se do modré F9 konvertuje do úrovně UŽIVATEL s tímto konkrétním uživatelem - nezávisle na volbě metody práce se skupinami.

Druh importovaných záznamů

Volba, zda se mají importovat všechny skripty a sestavy (z F9 i z lišty), pouze z F9 nebo pouze z lišty.

Konverze zachová protokolování a parametry, které jsou pro modrou F9 platné, tedy:

• přenese se pouze výčet hodnot - pokud je hodnota zadaná jako interval, přenese se pouze parametr bez intervalu (je o tom záznam v logu)
• autoplnění z datumového předpisu - autoplnění z pole se nepřenese
• normální parametry skriptu/sestavy
• z obecných pouze eMailové, Exportní, Podpisové a Jazyk
• tiskárna, počet kopií.

Ostatní parametry se nepřenesou. O konverzi vznikne protokol, který se uloží do Uxxxx adresáře.

Potvrzení Alt+F2

Pojem potvrzení dokladu se v běžné účetní praxi nevyskytuje, ale u programu instalovaného v síti s více uživateli, kteří mají přístup k dokladům, znamená znemožnění dodatečných změn a úprav v dokladech. Potvrzená zakázka tak má charakter definitivně uzavřené obchodní smlouvy, potvrzená faktura je k dispozici pro nahlédnutí, ale ne pro změny atd.

Vlastnosti nepotvrzených dokladů:

• Lze je volně měnit.
• Nelze je likvidovat a účtovat.
• U výdejek a dobropisovaných příjemek je zboží pouze blokováno na skladě, avšak nevydáno. Totéž platí pro položky převodek s příznakem výdeje a pro kladné položky průvodek s příznakem výdeje.
• Příjmové položky skladových dokladů nejsou přijaty na sklad.
• Hromadné příkazy k úhradě nejsou připsány do uhrazení faktur apod.

Vlastnosti potvrzených dokladů:

• Nelze je volně měnit.
• Lze je likvidovat a účtovat.
• U výdejek, převodek a dobropisovaných příjemek je zboží vydáno ze skladu. Totéž platí pro kladné položky průvodek.
• U příjemek a dobropisovaných výdejek je zboží přijato na sklad. Totéž platí pro položky převodek a pro záporné položky průvodek.
• Hromadné příkazy k úhradě jsou připsány do uhrazení faktur apod.

V celém systému K2 se doklady potvrzují klávesami Alt+F2. Pro potvrzení dokladu můžeme využít také tlačítko Potvrzení na záložce Domů. Jakmile je nějaký doklad potvrzen, nelze v něm již provádět žádné změny. Potvrzené doklady jsou označeny speciální ikonou potvrzení, tzn. je možné je na první pohled odlišit od nepotvrzených dokladů.

ikona potvrzeného dokladu

ikona prvního potvrzení skladového dokladu

Odpotvrzení dokladů je možné stisknutím kláves Ctrl+F2 nebo tlačítkem Odpotvrzení na záložce Domů. Na odpotvrzení musí mít uživatel příslušné právo. Pro odpotvrzení dokladu jehož datum potvrzení je starší než aktuální datum musí mít uživatel navíc právo na změnu data potvrzení.

Při opětovném potvrzení dokladu (tj. při potvrzení dokladu který byl odpotvrzen) je doklad automaticky potvrzen k původnímu datu potvrzení. Pokud by mělo u skladových dokladů dojít k zápornému stavu, nebo spadá původní datum potvrzení do blokovaných period, nebo by datum druhého potvrzení mělo být menší než datum prvního potvrzení, má uživatel možnost potvrdit doklad k aktuálnímu datu - tato akce však vyžaduje právo na Změnu data potvrzení příslušného dokladu.

Změnu data potvrzení lze provést kombinací kláves Ctrl+F5. Ke změně data potvrzení musí mít uživatel příslušné právo.

Obnova - F3

Stisknutí klávesy F3 nad tabulkou aktualizuje tuto tabulku. Jedná se o obnovu obrazovky. Stisknutí klávesy F3 nad dokladem vede k obnově, tj. k uvedení údajů v položkách do stavu před provedením změny.

Změna skupiny práv / Výmaz skupiny práv

Pomocí Skupin záznamů (Skupin práv) definujeme oprávnění pro prohlížení a změnu konkrétních záznamů v modulech K2. Oprávnění prohlížet či měnit konkrétní záznamy nastavujeme v Uživatelských rolích. Bližší popis v kapitole Skupiny záznamů.

Přidělit skupinu záznamů konkrétnímu záznamu může pouze uživatel, který má danou skupinu nastavenou jak pro prohlížení tak pro změnu. Skupinu záznamu přidělujeme funkcí Změna skupiny práv (Shift+Ctrl+F5), kterou nalezneme v ribbonu na záložce Funkce.

Pro zrušení skupiny ze záznamu existují dvě možnosti postupu: Buď záznamu přiřadíme založenou skupinu s Identifikačním číslem 0 (nula), nebo využijeme samostatnou funkci Výmaz skupiny práv - tato nevyžaduje mít založenu skupinu s Id = 0.

Pokud již má záznam skupinu přiřazenu, pak ji může uživatel změnit na jinou (či vymazat) pouze tehdy, pokud má danou skupinu nastavenou jak pro prohlížení tak pro změnu.

Změna i výmaz skupiny práv jsou dostupné také jako hromadné akce.

Knihy Alt+F10

Knihy (řady) slouží k rozdělení dokladů (zakázek, objednávek, faktur, dodacích listů atd.) do skupin, ve kterých jsou číslovány samostatně. Rozdělení dokladů do knih lze přirovnat k jejich členění do „papírových šanonů“, ve kterých je možné mít odděleně zařazeny doklady tuzemské, zahraniční, interní, reklamace apod.

Všechny knihy, které lze v IS K2 nastavit, vidíte po rozbalení nabídky stromového menu Základní data. Před započetím práce v každém modulu je nutné si nastavit alespoň jednu knihu a její číslování, aby bylo možné správným způsobem zakládat nové doklady. Vlastnosti knih lze také zadávat přímo v nabídce daného modulu, a to v části Základní data - Nastavení…

Informace o tom, ve které knize se zrovna nacházíme, je zobrazena v horní modré liště daného dokladu. Vejdeme-li např. do knihy Faktur vydaných, potom při zapnutém stavu Kniha svítí v horní modré liště popis aktuální knihy (šanonu) - např. Kniha: 10 - Tuzemsko (zkratka a popis knihy). V tabulce jsou tedy zobrazeny všechny tuzemské faktury.

Potřebujeme-li se mezi jednotlivými knihami přepnout, tzn. zobrazit si doklady z jiného šanonu (např. zahraniční faktury), stiskneme klávesy Alt+F10. Tím se vyvolá nabídková tabulka s nastavenými knihami, ve které lze pomocí šipek označit zvolenou knihu. Po odsouhlasení výběru klávesou Enter se zobrazí doklady nové knihy (šanonu) a pravítko se nastaví na poslední záznam v tabulce.

Obr.: Výběr knihy nad knihou Faktur vydaných - Alt+F10

Číslování dokladů v jednotlivých knihách je oddělené. Toto číslování lze ovlivnit v definici jednotlivých knih (nabídka stromového menu Základní data), kde lze zadávat nové knihy a nastavovat čísla posledních dokladů v dané knize. Pro doklady, které se začínají zakládat od počátku kalendářního roku, se používá číslování od jedničky.

Obdobně pokud se doklady začínají vystavovat až v průběhu roku (např. při přechodu z jiného systému na IS K2), je možné v knihách nastavit číslování dokladů od konkrétního čísla a tím navázat na číslování dokladů z předchozího systému.

Období

Období slouží pro nadefinování roku, ve kterém mají být doklady vystavovány. Období definujeme v modulu Základní data - Období, přičemž pro každý rok používáme nový záznam. Nulté období je vždy povinné.

Obr.: Číselník Období

Na záložce Základní údaje můžeme do polí Datum od a Datum do zadat rozsah období. Při uložení nového dokladu se pak kontroluje, zda datum dokladu spadá do intervalu období, které má uživatel nastaveno (kontrola se týká dokladů, které se účtují).

Obr.: Číselník Období - Základní údaje

Pro správné fungování je nutné po založení nového období restartovat aplikační server a provést odhlášení všech uživatelů ze systému IS K2.

Nastavení číselných řad dokladů ve "starých" knihách:

Ve "starých" knihách (např. Knihy listovní pošty, Knihy JCD a dopravy) vyvolaných ze stromového menu Základní data - Knihy … se pro každé období nastavuje nové číslování dokladů, jakoby šlo o novou knihu, pouze označení knihy je pro všechna období stejné. V jednotlivých knihách lze zadat interval období, tzn., že jedno číslování může být spojité přes více období. Pokud není zadána žádná kniha s obdobím (pouze s nultým), jsou v této knize vytvářeny doklady spojitě bez ohledu na uživatelské nastavení období.

Tvorba dokladů v období:

Aktuální období si každý uživatel zvolí v modulu Správce - Parametry uživatele. Toto období je zobrazeno v Náhledu záznamů v části Nastavení. Podle takto nastaveného aktuálního období je při zakládání dokladu určeno, ve které číselné řadě bude daný nový doklad vytvořen.

Pro každého uživatele lze tedy nastavit, ve které číselné řadě bude vystavovat nové doklady. Jeden uživatel může vystavovat nové faktury v novém roce, zatímco někdo jiný může ještě řadit některé nové faktury do roku předchozího, či účtovat do starého roku apod.

Nadřízený doklad (zakázku) lze otevřít v jednom roce a podřízené doklady pak vytvářet v dalších letech. Tyto doklady budou sice vytvářeny v různém období, ale v jedné knize, a budou tedy připojeny k nadřízenému dokladu (zakázce).

Období nemusíme měnit pouze v Parametrech uživatele, ale také výběrem v části Nastavení v Náhledu záznamu. Z vyvolaného číselníku vybereme požadované období. Zvolené období se automaticky dosadí do Parametrů uživatele.

Upozornění: Po zvolení období jsou na obrazovce zobrazeny všechny doklady a ne pouze doklady zvoleného roku.

Periody

Periody slouží k vyhodnocování různých stavů ve vymezených časových obdobích. Pro periody se nejčastěji zadávají měsíční rozsahy. Delší interval není vhodný především vzhledem k účetnictví, kdy je nutné provádět mezisoučty hlavní knihy nejdéle v měsíčních intervalech.

Periody se definují v modulu Správce - Číselníky - Periody. Při zadávání nových period lze využít automatické vytvoření period klávesami Ctrl+F6. Po jejich stisknutí se objeví hlášení systému, zda si přejeme vytvořit periody pro další rok. Po kladném odsouhlasení dotazu se periody automaticky vytvoří.

Po periodách dochází k těmto vyhodnocením:

• Obraty nákupů a prodeje zboží.
• Obraty příjmů a výdejů zboží.
• Obraty odběrů od jednotlivých dodavatelů.
• Obraty jednotlivých zákazníků.
• Inventury zboží na skladech.
• Pohyby zboží na skladech.
• Obraty na účtech (Obratová předvaha).
• Ekonomické analýzy.

Všechna vyhodnocení prováděná ve zvoleném modulu se pak týkají pouze údajů z nastavené periody.

Nabídkovou tabulku k vymezení period můžeme vyvolat např. přes náhled záznamů v části Období.

Nastavení period v knize Zboží:

Nabídková tabulka nad knihou Zboží umožní vybrat libovolnou periodu a tím zobrazit stav na zadaném skladě ke konci vybrané periody. Pokud vybereme periodu, která je aktuální k dnešnímu dni, zobrazí se aktuální stavy na skladech.

Obr.: Nabídková tabulka pro stanovení periody a skladu nad knihou Zboží

Nastavení period nad Hlavní knihou:

Nabídková tabulka nad Hlavní knihou a v analýzách umožňuje nastavit délku sledované periody. V poli Období od nastavíme měsíc, v jehož prvém dni perioda začíná, v poli Období do měsíc, v jehož posledním dni perioda končí. Dále je možné nastavit knihu, ze které mají být údaje zobrazeny.

Obr.: Nabídková tabulka pro stanovení intervalu period a knihy nad Hl. knihou

Adresy a historie adres

Pro zadání adresy např. zákazníka slouží formulář Adresa. Používá se v těchto modulech: Dod./Odb., Kontaktní osoby, Servisní zakázky, Sklady, Personalistika, Interní doklady, Pokladní doklady, Listovní pošta, doklady nákupu a prodeje, Zásilky.

Obr.: Formulář Adresa

Pozn.: Vybereme-li z nabídky PSČ, automaticky se dosadí podle číselníku i Místo. Stejně tak, když z nabídky vybereme Místo, pak se dosadí PSČ. K Místu také můžeme přiřadit libovolné PSČ. Další možností je Místo a PSČ vyplnit ručně bez výběru z číselníku.

Pole Změna platí od je zpřístupněno v případě, že provedeme změnu adresy (např. změníme číslo popisné, potvrdíme klávesou Enter a pole Změna platí od se zaktivní). Datum platnosti můžeme zadat ručně, nebo přes ikonu přímo z kalendáře. Platnost adresy můžeme kdykoliv změnit.

U adresy je možné zadat také GPS souřadnice. Tlačítko Další adresy slouží pro zadání fakturační, korespondenční a dodací adresy.

Pozn.: Při vytváření nové adresy vždy musíme vyplnit pole Platnost od. Pokud datum necháme nulové, změní se poslední uložený záznam.

Přes tlačítko se zobrazí formulář Historie adresy. Formulář slouží pro přehled změn údajů v historii. Pokud zadáme datum do pole Změna platí od ve formuláři Adresy automaticky se přizpůsobí pole Platnost do na předchozím záznamu. Datum platnosti adresy vidíme na formuláři Historie adresy.

Obr.: Formulář Historie adres

Porovnávač záznamů

Funkce umožňuje vybrat dva či více záznamů v libovolné tabulce a porovnat hodnoty požadovaných polí záznamů, a to včetně položkových modulů. Základem je vytvoření definice pro porovnání.

Příkladem pro využití může být:

• porovnání nastavených práv uživatelů;
• porovnání prodejních zakázek (jejich cen) včetně porovnání obsahu položek;
• porovnání výrobních kalkulací pro výrobek;
• porovnání parametrů karet zboží;
• apod.

Nástroj Porovnávač záznamů najdeme v nabídce funkcí nad každou tabulkou (ikona ).

Novou definici založíme buď pomocí nabídky Nový porovnávač záznamů, nebo ve Správě porovnávačů záznamů pomocí klávesy Insert.

Představení nástroje bude uvedeno na příkladu nastavení porovnání výrobních kalkulací - kde budeme chtít porovnat hlavičkové údaje kalkulace (např. výsledná cena), dále jednotlivé sumační kategorie (po druzích zboží) a nakonec i obsah položek a jejich množství v těchto kategoriích. V ukázce tak bude aplikace nastavení pro hlavičkové údaje, položkový modul a podpoložkový modul.

Porovnávaná pole

Na této záložce nastavíme pole hlavního datového modulu (nad nímž porovnávací definici tvoříme), jejichž hodnoty chceme zobrazit a porovnávat.V našem příkladu tedy vybraná hlavičková pole kalkulace - výrobek, množství, specifikaci ceny, celkovou a jednotkovou cenu kalkulace. Po zadání datového pole se vždy do pole Název přenese uživatelská reprezentace zvoleného pole. Tento název upravíme podle potřeby, jak si přejeme mít pole ve výstupu reprezentováno. (Příklad: po zadání pole s vazbou "ArticleId.Abbr" se uživatelsky naplní název "Zboží.Zkratka1", což přepíšeme například na "Zboží".) Pořadí vložených polí pro zobrazení lze dle potřeby měnit pomocí tlačítek šipek v záhlaví tabulky.

Obr.: Porovnávač záznamů - Výběr polí pro porovnání

Položkové moduly

V případě, že kromě hlavičkových údajů chceme porovnávat také údaje z položek, definujeme na záložce Položkové moduly příslušný položkový modul. Nový modul přidáme klávesou Insert. V našem příkladě vybereme modul "SummaryChild" - Kalkulace - sumace po kategoriích. Po zadání datového modulu lze v poli Název tento název upravit na takový, jak si přejeme mít modul ve výstupu reprezentován.

Nyní je potřeba z položkového modulu vybrat pole, které bude sloužit jako párovací pole - pole jednoznačně identifikující položku. V našem příkladu to bude pole "Name" - Název kategorie. Jak bude toto pole prezentováno uživateli v tabulce porovnávače definujeme v řádku Prezentace položky. Zde je nutné do složených závorek (může jich být definováno více za sebou) uvést pole, z nichž se budou číst hodnoty pro zobrazení. Typickým příkladem bude zobrazení např. Zkratky, Názvu, nebo obojího za sebou (Příklad: {Abbr} - {Name}). V našem příkladu kalkulací budeme chtít kategorii zobrazit pouze jejím jménem - zadáme tedy název pole "Name".

Následuje zadání polí pro porovnání z tohoto podřízeného položkového modulu - a to na záložce Porovnávaná pole. V našem příkladu budeme chtít opět porovnat výslednou cenu každé kategorie - vybereme tedy pole s cenou.

Obr.: Porovnávač záznamů - Položkový modul a definice párovacího pole

Obr.: Porovnávač záznamů - Položkový modul a výběr polí pro porovnání

Má-li vybraný položkový modul další položkový modul, lze dále porovnávat i záznamy z těchto "podpoložek". V našem případě kalkulací chceme vidět i samostatné položky zboží spadající do sumačních kategorií a porovnat jejich množství (spotřebu v kalkulaci).

Postupujeme stejným způsobem jako při definici prvního položkového modulu. V našem příkladu vybereme modul "SummaryItemChild" - Kalkulace - položky kategorií, vybereme párovací pole a stanovíme jeho prezentaci (pole "Name" - Název, a prezentaci stanovíme jako {Name}). Nakonec vybereme pole pro porovnání: "Quantity" - Množství.

Obr.: Porovnávač záznamů - Podpoložkový modul a definice párovacího pole

Obr.: Porovnávač záznamů - Podpoložkový modul a výběr polí pro porovnání

Tímto je definice hotova. Náhled na výsledek lze průběžně provádět z hlavního formuláře definice pomocí tlačítka Spustit porovnávač. Konečnou definici porovnávače uložíme dle potřeby do požadované úrovně (globální, mandant, uživatel, apod.).

Ukázka porovnání dvou kalkulací - plán vs skutečnost na průvodce

Zobrazení všech položek porovnávaných záznamů:

Obr.: Porovnávač záznamů - porovnání dvou kalkulací

Zobrazení pouze rozdílných položek porovnávaných záznamů - aktivní volba Zobrazit pouze rozdílné řádky:

Obr.: Porovnávač záznamů - porovnání dvou kalkulací - zobrazení pouze rozdílných řádků

Přes ikonu v Porovnávači záznamů si můžeme data exportovat do excelu. Pro export celého rozbaleného stromu i s popisem uzlů volíme možnost Export stromu do Excelu.

Masky sloupců

Pro zjednodušení nastavení zobrazení, zvláště pro více uživatelů, můžeme využít funkce Masky sloupců a vytvořit si vlastní nastavení (masky) podle našich potřeb. Tato nastavení se ukládají pod konkrétním jménem, pod kterým je lze opět u libovolného uživatele vyvolat.

Obr.: Číselník Masky

Funkci Masky sloupců vyvoláme přes nabídku menu modulu Zobrazit. Klávesou Insert vkládáme novou masku. Ve formuláři vyplníme Název masky, Popis, můžeme jí také přiřadit Ikonu. Do masky se automaticky nastaví ty sloupce, které jsou zobrazeny v Knize. Změníme-li v Knize nastavení sloupců, můžeme tuto změnu provést také v knize Masek. Pravítko nastavíme na masku, kterou chceme změnit, a po stisknutí klávesy F2 se nové nastavení uloží. Masku lze také z knihy masek vymazat. Nastavíme pravítko na masku, kterou chceme vymazat a stiskneme klávesu F8.

Program si pamatuje nastavení sloupců při vypnuté masce pro každé setřídění a pro každé nastavení filtru zvlášť. Po výběru vlastní masky je nastavení sloupců pro všechny typy setřídění stejné. Pokud masku vypneme (nastavení bez masky), obnoví se nám nastavení pro každé setřídění zvlášť, a to do stavu před výběrem vlastní masky. Pokud máme nastaveno zobrazení podle masky a v nějakém setřídění toto zobrazení změníme, po jakékoli změně setřídění nebo opuštění programu se obnoví zobrazení podle vybrané masky. Pokud máme nastavení bez masky, zobrazení se neobnovuje.

Ribbon

Uvnitř modulu, nebo na některé stránce dokladu, je v horní liště zobrazen Ribbon systému K2. Z něj lze otevřít nabídku Domů, Funkce, Hromadné akce, Systém a také např. Dokumenty. Některé části ribbonu jsou pro jednotlivé moduly podobné. V následujícím textu jsou uvedeny společné znaky. Specifické části ribbonu budou popsány v odpovídajících kapitolách příslušných modulů. Ribbon se také po kliknutí na jednotlivé záložky dokladu může měnit.

Obr. Ribbon knihy Zboží

Ribbon - záložka Domů

Na této záložce lze vužít tyto možnosti, které jsou společné pro všechny moduly:

• přepnut na první záznam v knize,
• přepnutí na poslední záznam v knize,
• přepnutí na přechozí záznam v knize (znaménko - na numerické klávesnici),
• přepnutí na další záznam v knize (znaménko + na numerické klávesnici),
• vytvoření nového záznamu (Ins),
• vytvoření kopie záznamu, na kterém stojíme pravítkem (F6),
• přepnutí záznamu do změny (F5),
• obnova záznamu (F3),
• zobrazení funkcí a možností pro tisk (F9).

Obr.: Ribbon - záložka Domů v knize Zboží

Ribbon - záložka Funkce

Na této záložce jsou dostupné funkce, které lze využít v daném modulu. Funkce jednotlivých modulů jsou vždy popsané v příslušné dokumentaci.

Obr.: Ribbon - záložka Funkce v knize Zboží

Ribbon - záložka Hromadné akce

Hromadné akce se používají, potřebujeme-li provést danou akci (funkci) nad více záznamy (doklady) najednou. Nabídka hromadných akcí se pro různé moduly částečně liší. Některé akce zařazené v této nabídce plní stejnou funkci jako klávesové zkratky, které se běžně používají.

Hromadné akce lze spustit následujícím způsobem:

• je-li nastaven kontejner (a nejsou označeny záznamy), dochází ke zpracování všech záznamů v kontejneru
• jsou-li některé záznamy označeny hvězdičkami, provádí se hromadné akce na označených záznamech.

Obr.: Hromadné akce - Formulář Menu modulu Faktury vydané

Vybrané akce		Popis vybrané akce
Hromadná změna		Otevře formulář pro hromadnou změnu záznamů.
Komentář	Přidat komentář	K vybraným záznamům se přidá komentář.
	Odebrat komentář	Hromadné vymazání poznámky z vybraných záznamů. Po spuštění funkce se vyvolá formulář Odebrat komentář, ve kterém nadefinujeme typ komentáře pro odmazání.
Export příloh		Pro označené záznamy nebo záznamy v kontejneru zjistí použité typy příloh, které v jednoduchém formuláři nabídne uživateli. Označením se vyberou se typy, které mají být exportovány. Soubory vybraných typů se uloží do temporary složky v uživatelském adresáři. Pokud složka neexistuje dojde k jejímu vytvoření. Pokud existuje dojde k jejímu vyprázdnění. Duplicitní názvy souborů se ošetří číslováním.
Přidat přílohy		Hromadné vložení dokumentů pro označené záznamy nebo záznamy v kontejneru. Po spuštění funkce se otevře lookup do Dokumentů, dokument je možné vybrat dvojklikem myši nebo označením více dokumentů. Vybrané dokumenty se připojí na záložku Přílohy, sekce Dokumenty.
Importovat a přidat přílohy		Provede import vybraných souborů do DM dokumentů a zároveň je vloží na označené záznamy nebo záznamy v kontejneru na záložku Přílohy, sekce Dokumenty.
Potvrzení		Potvrzení (uzamčení) dokladu (obdoba funkce Alt+F2). Tato funkce nastaví ikonu potvrzení dokladu a datum potvrzení dokladu. Po provedené akci se doklady z kontejneru odmažou.
Odpotvrzení		Odpotvrzení dokladu (obdoba funkce Ctrl+F2). Tato funkce ruší příznak a datum potvrzení dokladu.
Datum potvrzení		U potvrzených dokladů umožňuje změnit datum potvrzení (obdoba funkce Ctrl+F5).
Storno		Hromadné stornování vybraných dokladů (obdoba funkce F8), u kterých nastaví ikonu stornování.
Odstorno		Odstornování stornovaných dokladů (obdoba funkce F8). U těchto dokladů zmizí ikona stornování.
Firma		Výběr multi company.
Změna stavu		K vybraným záznamům umožňuje hromadně změnit pole Stav.
Zrušení stavu		Na vybraných záznamech vymaže Stav.
Změna skupiny práv		Přidělení skupiny práv na prohlížení a změnu pro vybrané karty. Takové karty pak mohou prohlížet nebo měnit jen ti uživatelé, kteří mají danou skupinu práv. Ostatní uživatelé vidí místo údajů jen hvězdičky. Práva na záznam se přidělují v knize Uživatelské role na záložce Skupiny záznamů.

Ribbon - záložka Systém

Tato záložka obsahuje akce systémového charakteru.

Obr.: Záložka Systém

Popis funkcí:

Pohledy	Kombinace uložených filtrů, sloupců a řazení.
Klávesová nápověda	Zapnutí nebo vypnutí zobrazení řádku ve spodní části obrazovky. Číslice s pořadovým číslem 1 - 10 odpovídají funkčním klávesám F1 - F10. U každého čísla je zobrazen zkrácený popis volatelné funkce. Po stisknutí pomocných kláves Alt, Ctrl nebo Shift se tento popis mění aktuálně podle stisknuté klávesy.
Zobrazit plovoucí nápovědu	U polí a akcí v uživatelském rozhraní se zobrazí nápověda.
Potlačit úpravy formuláře	Formulář se zobrazí v továrním nastavení, bez speciálních úprav.
Smazat atributy formuláře	Smaže nastavení sloupců, řazení sloupců apod.
Profiler	Slouží pro měření výkonu uživatelského rozhraní.
Nápověda k zobrazeným datům	Zobrazí informace o datovém modulu, tabulce, formuláři.
Vyhledávání v nápovědě	Do formuláře se zadá hledaný výraz a dojde k přesměrování na webovou nápovědu.
Parametry	Správa a seznam dostupných parametrů.

Ribbon - záložka Dokumenty

Záložka se zobrazí ze strany Příloh vybraného modulu.

Obr.: Záložka Dokumenty

Popis funkcí:

Náhled dokumentu	Otevře se dokument v náhledu.
Import	Naimportuje dokumenty dle vybraného typu.
Zařadit	Otevře formulář Dokumenty, ze kterého je možné vybrat dokument a vložit jej do Přílohy.
Vyřadit	Dojde k odstranění přílohy, na které stojí pravítko.
Detail dokumentu	Zobrazí se Základní údaje dokumentu.
Export příloh	Umožní uživateli exportovat přílohy dokladů. Soubory vybraných typů dokumentů se uloží do temporary složky v uživatelském adresáři. Pokud tato složka neexistuje dojde k jejímu vytvoření. Již existující složka se vyprázdní. Duplicitní názvy souborů se ošetří číslováním.
Vytvořit filtr podle obsahu dokumentu	Vyhledá požadovaný text v dokumentech. Funkce je dostupná pouze při využívání dokumentového serveru (DMS).
Přidat podmínku podle obsahu dokumentu	Možnost přidání podmínky pro filtr vytvořený podle obsahu dokumentu. Funkce je dostupná pouze při využívání dokumentového serveru (DMS).
Odpojit a smazat dokument	Dokument se odpojí a dojde k jeho fyzickému smazání. Před výmazem se provede kontrola, zda není nikde použit. Pro využití této funkce je zapotřebí mít přidělené právo Číselníky/Dokumenty/Odpojení a smazání dokumentu.
Otevřít revizi dokumentu	Otevře dokument k revizi. Funkce je dostupná pouze při využívání dokumentového serveru (DMS).
Uzavřít revizi	Uzavře vytvořenou revizi dokumentu. Funkce je dostupná pouze při využívání dokumentového serveru (DMS).
Zrušit revizi	Zruší provedenou revizi dokumentu. Funkce je dostupná pouze při využívání dokumentového serveru (DMS).