Verziovanie polí

Niektoré polia v K2 je možné verziovať. To znamená, že sa k určitému dátumu uloží hodnota daného poľa. Tieto polia sú označené ikonami:

Umožňuje nastavenie platnosti záznamov uložených v histórií. Ukladá sa iba dátum, nie čas. K jednému dátumu môže byť vždy iba jeden záznam. Zmenou dátumu sa taktiež upraví meno užívateľa, ktorý vykonal editáciu záznamu. Údaje sú zoradené chronologicky a je možné ich vymazať klávesom F8. Editovať alebo mazať záznam môže iba užívateľ, ktorý má právo na Zmenu časovo platných záznamov. Táto funkčnosť sa využíva pri poliach, ktoré majú legislatívny význam (napr. zmena názvu firmy, zmena IČO na karte Dod./Odb., alebo zmena sadzby DPH na karte Tovaru). Nadobúdajú platnosť vždy k rozhodnému dátumu, ktorý sa líši od dátumu, kedy ich zadávame do systému K2. Podľa platnosti záznamov sa potom napr. tlačia správne údaje v dokladoch. Pri tlači dokladov s historickým dátumom je rozhodný dátum pre vyhodnotenie u faktúry dátum účtovného prípadu, pri ostatných dokladoch dátum vystavenia.

Jedná sa o prehľad histórie zmien poľa. Zaznamenáva sa dátum vrátane času. Užívateľ nemôže meniť dátum a čas v histórii. Pokiaľ užívateľ vykoná ďalšie prepísanie poľa do 9s nemusia byť zaznamenané zmeny.

Stlačením týchto tlačidiel sa zobrazí formulár História poľa, do ktorého sa ukladajú predošlé záznamy z tohto poľa.

Úlohy

Modul Úlohy slúži k prehľadnej evidencii úloh a spúšťa sa zo stromového menu Moja kancelária - Úlohy.

V konfigurácii úloh je možné zvoliť, ktoré úlohy môže užívateľ vidieť a editovať. Je možné nastaviť, aby užívatelia videli len úlohy, v ktorých vystupujú ako zadávateľ alebo riešiteľ a ostatné úlohy budú zahviezdičkované. Vhodným filtrovaním si môže užívateľ zobraziť úlohy, ktoré ešte nie sú splnené a ktoré je potrebné vyriešiť. Jednotlivé záznamy v knihe Úlohy je možné potvrdzovať, potvrdený záznam už nie je možné editovať a je považovaný za ukončený.

Pozn.: Pri vlastných zamestnancoch je nutné prepojiť Kontaktnú osobu s užívateľom. Toto prepojenie vykonáva väčšinou správca IS K2. Pri zadávaní úloh do poľa Zadávateľ sa bude vypĺňať už automaticky prihlásený užívateľ.

Konfigurácia úloh

Formulár Konfigurácia úloh slúži pre voľbu a nastavenie polí, ktoré budú zobrazené v knihe Úlohy. Polia, ktoré si tu užívateľ nastaví budú k dispozícií na záložke Základné údaje knihy Úlohy.

Formulár Konfigurácia úloh obsahuje nasledujúce polia:

• Výmaz aktuálneho zadania úlohy slúži pre nastavenie chovania poľa Zadanie, tzn. pole pre zadávanie textu úlohy. V prípade, že voľba Vymazanie aktuálneho zadania nie je začiarknutá, ponúka sa užívateľovi text z predchádzajúceho zadania konkrétnej úlohy a tento text je možné doplniť. Pokiaľ je začiarknutá táto voľba, je pri prechode do Zmeny príslušnej úlohy vymazaný text v poli Zadanie a toto pole je pred zadávaním nového textu úlohy úplne prázdne.
• Voľba Kopírovať zadanie úlohy pri kópii úlohy slúži pri vzniku novej úlohy klávesom F6. Pokiaľ je začiarknutá voľba, dôjde k vyplneniu záložky Zadanie skopírovaním textu z pôvodnej úlohy.
• Voľba Riadiť stavy ovplyvňuje spôsob, akým bude úlohám nastavovaný ich stav. Pokiaľ je začiarknutá táto voľba, nie je možné pole Stav v jednotlivých úlohách editovať a hodnoty sú tu vždy doplnené automaticky, podľa priebehu predania a riešenia danej úlohy. Pri začiarknutej voľbe Riadiť stavy môže Zadávateľ, Vlastník alebo Administrátor editovať úlohu v určitom stave iba niektoré polia danej úlohy. Iba Administrátor môže v tomto prípade meniť stav úlohy a týmto spôsobom si sprístupniť k editácii pole záznamu. Pokiaľ sú stavy úlohy riadené nemôže vstupovať do procesu práce s danou úlohou nikto iný ako jeho Zadávateľ, Vlastník a Administrátor.

Pokiaľ pole Riadiť stavy nie je začiarknuté, môže ktokoľvek, nielen Zadávateľ, Vlastník aj Administrátor úlohu editovať vždy všetky polia danej úlohy, vrátane jeho stavov.

• Pokiaľ nie sú polia Povoliť všetkým prehliadanie úloh a Povoliť všetkým zmenu úlohy označené, môže záznam prehliadať, prípadne meniť, iba Zadávateľ a Riešiteľ úlohy.
• Užívateľ môže nastaviť vytváraným úlohám taktiež jednotný čas upozornenia. Pole Upozornenie slúži pre zadanie času upozornenia (v minútach). Podľa tu nastavenej hodnoty a Termínu splnenia danej úlohy sa vo vytváraných záznamoch automaticky vyplní pole Upozornenie.
• V časti Stavy existuje možnosť nadefinovať ku každému stavu hodnotu z číselníka Stavy pre úlohy. Táto hodnota sa doplní do poľa Stav na záložke Základné údaje v knihe Úloh v prípade, že je úloha nastavená do daného stavu. Na tieto stavy môžu byť naviazané notifikácie.
• V časti Vlastnosti polí sú programom prednastavené základné polia a ďalšie polia je možné vložiť pomocou nástroja K2 designer.

Obr.: Nastavenie polí úlohy

Kniha Úlohy

Na záložke Zoznam v knihe Úlohy sú evidované všetky vytvorené úlohy všetkých užívateľov. Úlohy chápeme ako požiadavku na nejakú činnosť, ktorá má byť uskutočnená. Úlohy je možné previazať s dokladmi IS K2. Túto previazanosť je možné sledovať v knihe Úlohy na Záložke Prílohy jednotlivých úloh. S úlohami je možné previazať všetky doklady IS K2, ktoré majú k dispozícii záložku Prílohy. Previazanosť daného dokladu s Úlohami je možné vidieť tiež na záložke Prílohy pri danom doklade. Úlohu je možné prepojiť s jedným dokladom IS K2. Doklad je však možné previazať s niekoľkými úlohami.

Obr.: Kniha Úlohy

Novú úlohu je možné v knihe vytvoriť štandardným spôsobom, napr. pomocou klávesu Insert. V knihe Úlohy môžeme tiež pracovať s filtrami. Užívateľ môže použiť továrny filter, alebo si vytvoriť vlastný filter. Jednotlivé záznamy je možné potvrdzovať v knihe Úlohy. Potvrdený záznam už nie je možné meniť a úloha je považovaná za ukončenú.

Pre zmenu stavu úloh v univerzálnych formulároch slúži klávesová skratka Ctrl+Alt+F5.

Potvrdenie	Alt+F5	Potvrdenie záznamu. Potvrdenú úlohu už nie je možné meniť.
Zmena stavu	Ctrl+Alt+F5	Zmena stavu úlohy. Požadovaný stav vyberáme z číselníka Stavy.
Stornované	F8	Záznamu je nastavený stav Storno a dostane príznak bitmapou storno. Úlohu môže stornovať iba zadávateľ úlohy.

Základné údaje

Na záložke Základné údaje knihy Úlohy sú uvedené všetky informácie o konkrétnej úlohe.

Obr.: Úlohy - Základné údaje

Popis polí:

Zadávateľ	Skutočný zadávateľ úlohy do programu. Vyberáme z číselníka kontaktných osôb. Do tohto poľa sa automaticky doplní vlastná kontaktná osoba užívateľa.
Riešiteľ	Aktuálny riešiteľ úlohy. Toto pole informuje o tom, kto práve pracuje na riešení úlohy. Pole je odkazom do knihy Kontaktné osoby. Zmenou riešiteľa dochádza k predaniu konkrétnej úlohy.
Popis	Popis úlohy.
Druh	Pole pre určenie druhu úlohy. Hodnotu je možné vybrať z knihy Druh. Pole slúži k rozčleneniu úloh.
Stav	Toto pole informuje o aktuálnom stave úlohy. Hodnotu do poľa vyberáme z knihy Stav. Pokiaľ sú stavy úlohy riadené, dopĺňajú sa hodnoty do tohto poľa automaticky pri práci s úlohami a využitia dostupných funkcií.
Partner	Možnosť zadania partnera, s ktorým je spojená táto úloha. Pokiaľ vyplníme partnera, potom sa v poli Kontaktnej osoby ponúkne zoznam všetkých kontaktných osôb, ktoré sú priradené k partnerovi (zobrazí sa filter kontaktných osôb).
Kontaktná osoba	Kontaktná osoba, ktorá je spojená s touto úlohou. Po výbere kontaktnej osoby sa automaticky doplní pole Partner, pokiaľ je zadaný na karte kontaktnej osoby.
Termín splnenia	Možnosť zadania dátumu a času pre termín splnenia úlohy.
Plánovaný čas	Čas odhadovaný na vyriešenie úlohy.
Skutočný čas	Skutočný čas spotrebovaný na vyriešenie úlohy.
Splnené v %	Percentuálny odhad stavu rozpracovania konkrétnej úlohy.
Nadriadená úloha	Toto pole slúži pre pripojenie k inej úlohe, pod ktorú spadá. Týmto spôsobom je možné vytvárať štruktúru úloh.
Zadané	Dátum a čas vytvorenia úlohy.
Zahájené	Dátum a čas zahájenia riešenia danej úlohy.
Splnené	Dátum a čas splnenia úlohy.
Kontaktná osoba	Kontaktná osoba, ktorá je spojená s touto úlohou. Po výbere kontaktnej osoby sa automaticky doplní pole Partner, pokiaľ je zadaný na karte kontaktnej osoby.
Doklad	Doklad (prijatá faktúra, poskytnutá záloha, zákazka...), ktorý je priradený úlohe.

K Úlohám je umožnené pripájať ľubovoľné druhy a typy Komentárov, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky.

Podriadené úlohy

Na tejto záložke je uvedený zoznam všetkých podriadených úloh. Sú tu zobrazené všetky úlohy, ktoré sú na danú úlohu napojené.

Obr.: Podriadené úlohy

Prílohy

Na túto stranu úloh je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Prílohy - Prepojenie a odkazy.