Riadenie financií

Modul Riadenie financií poskytuje komplexný prehľad o predpokladaných príjmoch a výdajoch. Načítajú sa do nej informácie z nezaplatených faktúr, záloh, ostatných pohľadávok a záväzkov, záväzkov z miezd a tiež z nevyfakturovaných nepotvrdených zákaziek a objednávok vydaných a nevyfaktúrovaných položiek zmlúv. Do modulu Riadenie financií tiež vstupujú plánované príjmy/výdaje, ktoré je možné priamo v module upravovať a zadávať. Plánované príjmy/výdaje majú zadaný plánovaný dátum, po tomto dátume alebo previazaní so skutočným dokladom sa už nezohľadňujú. Pokiaľ je na dokladoch zadaný plán platieb, v module Riadenie financií sa doklad zobrazuje viackrát so splatnosťou podľa plánu platieb.

Na základe týchto informácií sa zobrazuje vývoj priebežného zostatku aj s ohľadom na stav peňažných prostriedkov na bankových účtoch a pokladniciach.

Konfigurácia riadenia financií

V Konfigurácii riadenia financií je možné nastaviť, ktoré typy dokladov, za aké obdobie sa majú zobrazovať. Je možné mať nastavených viacero konfigurácií, medzi ktorými sa užívateľ môže prepínať.

Obr.: Konfigurácia riadenia financií

Pre zmenu konfigurácie sa používa tlačidlo Zmena. Konfiguráciu je možné tiež otvoriť klávesom Enter alebo dvojklikom myši. Zobrazí sa nastavenie, ktoré je možné zmeniť.

Obr.: Konfigurácia riadenia financií - základné údaje

Základné údaje - popis polí:

Skratka	Názov konfigurácie.
Popis	Bližšia špecifikácia konfigurácie.
Štítky	Pole pre zadanie popisu, pod ktorým sa uložená konfigurácia bude zobrazovať.
Úroveň	V tomto poli volíme úroveň, pre ktorú bude daná konfigurácia uložená.
Užívateľ	Pole pre výber užívateľa, ktorý bude mať vytvorenú konfiguráciu k dispozícií.
Firma	Pole pre voľbu firmy, ktorá bude mať vytvorenú konfiguráciu k dispozícií.
Predvolené	Pokiaľ je toto pole začiarknuté, je daná konfigurácia braná programom ako predvolená. Teda pokiaľ nebola ešte konfigurácia pre užívateľa zvolená, tak sa najskôr hľadá prvá implicitná, pokiaľ nie je žiadna implicitná, tak sa zvolí továrna. Pri ďalšom spustení riadenia financií užívateľom sa už pamätá konfigurácia naposledy zvolená.
Mandant	Pole pre voľbu mandanta, ktorý bude mať vytvorenú konfiguráciu k dispozícií.
Zobraziť doklady od dátumu	Nastavíme dátum splatnosti, od ktorého chce užívateľ doklady zobraziť.
Zobraziť doklady podľa dátumu	Vyberieme, podľa ktorého dátumu chceme doklady zobrazovať. Je možné vybrať: - dátum splatnosti - dátum splatnosti s ohľadom na skonto - plánovaný dátum zaplatenia s ohľadom na skonto.
Zobraziť doklady po nasledujúcich x dňoch	Voľba pre zobrazenie dokladov od aktuálneho dátumu. Pokiaľ je v poli zobrazené napr. -10, v Riadení financií sa zobrazia doklady splatné 10 dní pred aktuálnym dátumom.
Zobraziť po nasledujúcich x dňoch	Zadáme počet dní do budúcna, po ktorých chceme doklady vidieť (prednastavené je 60 dní).

V záložke Doklady sa vyberú doklady, ktoré sa majú v knihe Riadenie financií zobraziť. Je tiež možné vybrať knihy pre jednotlivé typy dokladov, ktoré nechceme v knihe Riadenie financií zobrazovať.

Začiarknutím Len potvrdené doklady môžeme označiť, že chceme v knihe Riadene financií zobraziť len potvrdené faktúry vydané, faktúry prijaté, zálohy prijaté, zálohy poskytnuté, ostatné záväzky, ostatné pohľadávky a záväzky z miezd.

Pri jednotlivých typoch dokladov je možné označiť, že daný doklad nechceme zahrnúť do modulu Riadenie financií. Na dokladoch vzniklo na záložke Platby nové pole Nezahŕňať do Riadenia financií. Pokiaľ doklad má toto pole začiarknuté, do modulu Riadenie financií sa tento doklad nedostane.

Začiarkávacím poľom Len potvrdené doklady nastavíme, aby sa v Riadení financií zobrazovali len potvrdené doklady.

Začiarknutím Nezačiarknuť dod./odb. Je možné obmedziť zobrazenie určitých dod./odb.

Začiarknutím Nezahrnúť firmy je možné obmedziť zobrazenie dokladov vlastných firiem, ktoré sa nezahrnú do spracovania. Je možné vybrať viac firiem. Pokiaľ budú firmy zadané, doklady z týchto vlastných firiem vrátane Všeobecných príjmov a výdajov sa nezobrazia.

Obr.: Konfigurácia riadenia financií - Doklady

V časti Zobraziť začiarkneme typy dokladov, ktoré chceme v Riadení financií zobrazovať. Pri jednotlivých typov dokladov môžeme nastaviť knihy, ktoré sa nezahrnú do spracovania.

Špecifické je zobrazenie dokladov Zákaziek a Objednávok vydaných. Pri týchto nadriadených dokladoch sa v module Riadenie financií zobrazia nevyfakturované položky zoskupené podľa dátumu z položiek na nepotvrdených zákazkách a objednávkach vydaných. Čiastka doplatiť sa zníži o nevyčerpané zálohy k zákazke /objednávke vydanej a o zálohy nezaplatené k zákazke /objednávke vydané. Dátum Splatné, pod ktorým sú doklady v knihe Riadenie financií zotriedené, sa pri Zákazkách vypočíta nasledujúcim spôsobom:

• pokiaľ na položke zákazky existuje potvrdená výdajka, potom dátum Splatné = dátum 1 potvrdenia výdajky + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade,
• Inak pokiaľ na položke zákazky existuje rezervačný list, potom dátum Splatné = dátum Rezervované + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade,
• inak Dátum Splatné = dátum Požadované z položky + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade.

Pri Objednávkach vydaných sa dátum Splatné vypočíta nasledujúcim spôsobom:

• pokiaľ na položke existuje potvrdená príjemka, potom Dátum splatné = dátum 1 potvrdenia príjemky + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade,
• Inak pokiaľ na položke existuje potvrdenie dodania, potom Dátum splatné = dátum Dodania + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade,
• inak Dátum Splatné = dátum Požadované z položky + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade

Zmluvy sa v module Riadenie financií zobrazujú podľa spôsobu finančného plnenia:

• Periodická fakturácia - v Riadení financií sa vytvoria fiktívne doklady s Dátumom splatnosti, ktorý spadá do zobrazovaného obdobia, a ku ktorému ešte neexistuje skutočný doklad. Čiastka Brutto a Doplatiť je súčtom Zmluvných cien položiek. Dátum Splatné sa vypočíta z Dátumu úč. prípadu splátky + Počet dní splatnosti z platobných podmienok na doklade.

V spodnej časti záložky Doklady volíme či chceme zahrnúť do stavu finančných prostriedkov bankové účty a pokladne, popr. ktoré chceme vylúčiť zo spracovania. Zo zadaných bankových účtov, popr. pokladní je potom počítaný priebežný zostatok.

Na dokladoch v záložke Platby sa zobrazuje Plánovaný dátum zaplatenia. Tento dátum je možné ručne zmeniť priamo na prvotnom doklade, alebo v knihe Riadenie financií hromadnou akciou.

Zmluvy, Zákazky a objednávky vydané nemajú Plánovaný dátum zaplatenia. Preto sa v konfigurácií podľa Plánovaného dátumu zaplatenia s ohľadom na skonto zohľadňuje Omeškanie nastavené na Zákazníkovi.

Pokiaľ na doklade existuje plán platieb, doklad sa zobrazí na viac riadkoch podľa dátumu splatnosti v položkách plánu platieb. Pokiaľ je doklad čiastočne zaplatený, zahrnú sa len platby odpovedajúce nezaplatenej časti. Pokiaľ na doklade existuje plán platieb, doklad sa zobrazí na viac riadkoch podľa dátumu splatnosti v položkách plánu platieb. Pokiaľ je doklad čiastočne zaplatený, zahrnú sa len plány odpovedajúce nezaplatenej časti.

Kniha Riadenie financií

Knihu Riadenie financií je možné spustiť zo stromu Financie/Riadenie financií/Riadenie financií. Na ploche bola kniha Riadenie financií pridaná do záložky Implicitné do sekcie Účtovníctvo a financie.

Pri prvom spustení knihy Riadenie financií sa zobrazia doklady, na ktoré má užívateľ právo na prehliadanie. Je potrebné vybrať konfiguráciu, pre ktorú sa budú zobrazovať dáta. Konfiguráciu vyberieme stisnutím tlačidla Nastavenie zobrazenia.

Obr.: Kniha Riadenie financií

Potom sa do knihy Riadenie financií načítajú doklady podľa zadanej konfigurácie. Doklady sú zotriedené podľa dátumu splatnosti, alebo podľa plánovaného dátumu zaplatenia definovaného vo zvolenej konfigurácií. V poli zostatok sa pri jednotlivých dokladoch zobrazuje priebežný zostatok, ktorého počiatočný stav sa napočíta z aktuálnych zostatkov bankových účtov navýšený o zadaný kontokorent na bankových účtoch, prípadne aj pokladní a k tomu je pripočítaný Obrat. Pokiaľ je v knihe v poli Filtrovať doklady s BÚ vybraný konkrétny bankový účet (alebo viac účtov), počiatočný stav sa dopočíta iba pre zobrazené účty. Pokiaľ sa jedná o bankový účet v cudzej mene, zostatok na doklade, ktoré nie sú v tejto mene, sa prepočíta posledných (najnovším) kurzom z kurzového lístka. Pri bankových účtoch a pokladniach, ktoré nemajú žiadne doklady, ale majú zadaný počiatočný stav, sa do zostatkov v knihe Riadenie financií napočíta tento počiatočný stav.

V poli Zobraziť zostatok v mene je možné zvoliť menu, v ktorej chceme zobraziť zostatok. Pokiaľ doklad nie je v zvolenej mene, prepočíta sa čiastka dokladu podľa kurzových lístkov firmy, ktorej daný doklad patrí a v zostatku sa zobrazí prepočítaná čiastka. Do zvolenej meny sa prepočítajú aj zostatky BÚ a pokladní.

V poli Filtrovať doklady s BÚ je možné vybrať viac bankových účtov. Účty je možné zadať cez formulár (klikom na tri bodky) alebo sa účty zapíšu do poľa oddelené bodkočiarkou. V poli Zostatok sa potom zobrazuje súčet z nastavených zobrazených účtov. Pokiaľ je v poli Filtrovať doklady s BÚ zadaný bankový účet alebo viac bankových účtov, zátržítkom Zobraziť doklady bez BÚ je možné zobraziť i doklady bez zadaného bankového účtu.

V spodnej časti formulára sa zobrazuje grafické znázornenie vývoja zostatku zvoleného bankového účtu alebo priebežného zostatku (pokiaľ nie je zvolený žiadny bankový účet) od aktuálneho dňa.

Údaje v knihe Riadenie financií je možné si zobraziť v kontingenčnej tabuľke. Niektoré kontingenčné tabuľky sú už systémom IS K2 prednastavené.

Funkcie nad modulom Riadenie financií

Prehľad funkcií v knihe Riadenie financií

Nový príjem/výdaj	Umožňuje zadať nový príjem /výdaj.
Zobraziť doklad	Zobrazí doklad, na ktorom je nastavené pravítko.
Vytvorenie bankového príkazu	Vytvorí bankový príkaz na označené položky. Bližší popis funkcie je uvedený v nasledujúcej kapitole.
Zobraziť príjmy/výdaje	Zobraziť knihy príjmov a výdajov.
Zobraziť počiatočné stavy BÚ a pokladní.	Funkcia zobrazí zostatky BÚ a pokladníc, ktoré sa zahŕňajú do počiatočného stavu Riadenia financií. Zostatky na bankových účtoch a pokladníc sa zobrazujú v čiastke a mene, v ktorej je zostatok účtu napočítaný. Pokiaľ bude vybraný konkrétny účet, zobrazí sa zostatok len k tomuto vybranému účtu. Zobrazovaný zostatok je navýšený o kontokorent, ktorý je zadaný na bankovom účte.
Nastavenie zobrazenia	Umožňuje prepnúť na inú konfiguráciu.
Zmena údajov pre platbu	Umožňuje hromadne zmeniť bankový účet pre platbu a plánovaný dátum zaplatenia na prvotných dokladoch.

Nový príjem/výdaj

Tlačidlom Nový príjem/výdaj je možné zadať všeobecný príjem/výdaj.

Obr.: Formulár pre zadanie všeobecného príjmu/výdaja

Popis polí:

Typ	Typ všeobecného príjmu/výdaja. Môže ponúkať hodnoty V - výdaj alebo P - príjem.
Firma	Zákazník, pre ktorého je všeobecný príjem/výdaj vytvorený.
Firma	Firma, pre ktorú sa zadáva.
Typ D	Typ dokladu v K2, s ktorým bude súvisieť (napr. PF faktúra prijatá).
Popis	Bližšia špecifikácia.
Bankový účet	Bankový účet, z ktorého sa bude platiť.
Dátum splatnosti	Dátum splatnosti.
Mena	Mena všeobecného príjmu/výdaja.
Kurz	Kurz.
Čiastka M	Čiastka v mene.
Čiastka	Čiastka v mene mandanta.

Vytvorenie bankového príkazu

V knihe Riadenie financií je možné vytvoriť bankový príkaz stlačením tlačidla Vytvoriť bankový príkaz.

Obr.: Vytvorenie bankového príkazu

Popis polí:

Dátum splatnosti	Dátum splatnosti bankového príkazu. Nastaví sa aktuálny dátum.
Bankový účet	Bankový účet pre vytvorenie bankového príkazu.
Zobraziť všetky doklady	Pokiaľ je voľba zapnutá, do formulára sa načítajú všetky doklady príjmov aj výdajov z knihy Riadenie financií, vrátane Zákaziek, Objednávok a Všeobecného príjmu/výdaja. Na bankový príkaz ale pôjdu vložiť len doklady s ohľadom na voľbu "inkasný príkaz" - tzn. pokiaľ je vypnuté, tak len doklady, ktoré my máme platiť, pokiaľ je zapnuté, tak len doklady, ktoré nám majú byť zaplatené.
Inkasný príkaz	Voľba sa začiarkne, pokiaľ sa týka inkasa.
Vybrané doklady vložiť do tabuľky pre vytvorenie BPR	Pokiaľ je voľba zapnutá, do formulára bankového príkazu sa načítajú len označené doklady v knihe Riadenie financií a rovno sa zobrazí v časti Vybrané doklady pre vytvorenie bankového príkazu.
Plánovaný dátum zaplatenia	Pre načítanie dokladov s plánovaným dátumom zaplatenia od - do.

Po vyplnení formulára sa zobrazí formulár Vytvorenie bankového príkazu, v ktorom sa zobrazia doklady z knihy Riadenie financií. Doklady, ktoré sú viac než 30 dní po splatnosti sa vo formulári zobrazujú červené. Pokiaľ sú v knihe Riadenie financií nejaké doklady označené hviezdičkou, načítajú sa len dané doklady.

Obr.: Vytvorenie bankového príkazu

Vo formulári je možné zmeniť bankový účet, pre ktorý sa má vytvoriť bankový príkaz. Vedľa skratky bankového účtu sa zobrazuje jeho Zostatok, Celkom uhradiť a Nový zostatok. Zobrazený zostatok na bankovom účte je navýšený o kontokorent, ktorý je zadaný na bankovom účte.

V ľavej časti formulára nazvanej Súčty za firmy alebo dátum splatnosti sa zobrazujú hodnoty podľa zvoleného zotriedenia:

• Doklady podľa splatnosti
• Firmy podľa abecedy
• Firmy podľa omeškania
• Firmy podľa rozdielu

V pravej hornej časti formulára nazvanej Doklady, sa zobrazujú konkrétne doklady. Doklady, ktoré je možné vložiť na bankový príkaz majú v poli Dohradiť M vyplnenú čiastku. V poli BU sa zobrazí červený výkričník pri dokladoch, ktoré nemajú zadaný bankový účet. Doklad bez zadaného bankového účtu nemožno vložiť na bankový príkaz. V poli Stav platby sa zobrazí ikona pri dokladoch, ktoré majú Blokovanú alebo Pozastavenú platbu _. Takéto doklady nemožno označiť hviezdičkou a vložiť na bankový príkaz. Doklad, ktorý chceme zaradiť na bankový príkaz, označíme hviezdičkou pomocou Shift+Enter alebo Ctrl+medzerník a tlačidlom Vložiť na bankový príkaz sa presunie do spodnej časti formulára Vybrané doklady pre vytvorenie bankového príkazu. V tejto časti je ešte možné zmeniť čiastku, ktorú chcem na príkaz vložiť. Pokiaľ je zapnutý režim riadkovej editácie (ikona pera v pravom dolnom rohu), je možné Enterom rozkliknúť pole PríkazM, v ktorom je možné zmeniť čiastku vkladanú na bankový príkaz. Pokiaľ chceme nejakú položku z bankového príkazu odstrániť, nastavíme na ňu pravítko a použijeme tlačidlo Odobrať z bankového príkazu.

Pokiaľ doklad nemožno označiť hviezdičkou, nesplňuje podmienky pre vloženie na bankový príkaz, napr. doklady predaja pokiaľ nie je začiarknutá voľba inkasný príkaz.

V hornej časti formulára je voľba Doklady v mene účtu, pokiaľ je začiarknutá, zobrazia sa len doklady, ktoré majú rovnakú menu ako zvolený bankový účet.

Voľba Zobraziť všetky doklady umožňuje rozšíriť či obmedziť zobrazenie dokladov. Pokiaľ nie je voľba začiarknutá, zobrazujú sa iba doklady, ktoré je možné vložiť na bankový príkaz pre vybraný bankový účet.

Tlačidlo Bankové príkazy zobrazia bankové príkazy zadaného bankového účtu.

Tlačidlom Vytvoriť príkaz dôjde k vytvoreniu bankového príkazu. Pokiaľ niektorý z vybraných dokladov na bankovom účte nemá vyplnený bankový účet, zobrazí sa hlásenie s číslom dokladu. Pokiaľ existuje príkaz s rovnakým dátumom splatnosti, zobrazí sa dotaz: Existuje bankový príkaz s rovnakým dátumom splatnosti. Pridať do nej vybrané položky? Pokiaľ zvolíme Áno, pridá položky do existujúceho bankového príkazu. Pokiaľ zvolíme Nie, vytvorí sa nový bankový príkaz a zobrazí sa číslo, pod ktorým bol vytvorený. Potom sa formulár pre Vytvorenie bankového príkazu automaticky zavrie.

Vytvorenie opakovaných dokladov Všeobecný príjem/výdaj

Funkcia je určená pre automatické vytváranie dokladov "kopírovaním“ aktuálneho dokladu, kedy nové doklady sa od aktuálneho líšia len v dátumoch. Po spustení funkcie (Shift+F4) sa zobrazí vstupný formulár funkcie.

Obr.: Formulár funkcie Vytvorenie opakovaných dokladov

Vo vstupnom formulári:

• zadáme frekvenciu opakovania - označíme voľbou Denný, Týždenný, Mesačný, Štvrťročný alebo Ročný,
• začiarkneme a zadáme Dátum do (dátum splatnosti, do ktorého sa majú doklady vytvoriť) alebo začiarkneme a zadáme Počet nových dokladov,

Po stlačení tlačidla OK sa vytvoria nové doklady, ktoré budú mať Dátum splatnosti nastavené podľa zvolenej frekvencie opakovania.

Hromadné akcie

Hromadne je možné meniť záznamy označené hviezdičkou alebo vložené do kontajnera.

Zmena údajov pre platbu

Umožňuje hromadne zmeniť - bankový účet pre platbu, - plánovaný dátum zaplatenia na prvotných dokladoch, - prioritu, - stav platby, - nezahŕňať do riadenia financií, - vytvárať upomienky.

Obr.: Hromadné akcie - Zmena údajov pre platbu

Zostavy nad riadením financií

Riadenie financií