Správca

Modul Správca slúži k inicializácii a údržbe IS K2. Tu sa nastavujú parametre celého systému K2 a vykonávajú sa servisné zásahy. Činnosť tohto modulu je možné rozčleniť do piatich základných kategórií:

• Správa číselníkov - správa jazykových dodatkov, stredísk, typov kapitalizácie, farieb, písma, značiek tovaru, typov daní, období, periód, štátov, dokumentov atď.
• Počiatočné stavy - nastavenie počiatočných stavov jednotlivých číselníkov.
• Správa užívateľov - správa užívateľov systému, prideľovanie práv, sledovanie doby činnosti užívateľov, prípadne zablokovanie prístupu do systému a pod.
• Správa mandantov - nastavovanie parametrov mandanta, pre ktorého budú spracovávané dáta.
• Správa databáz - vykonávanie servisných zásahov ako napr. odpotvrdzovanie dokladov, obnova databáz či zálohovanie dát.

Obr.: Stromové menu modulu Správca

Prechod systému na nový rok

Pri prechode na nový rok je nutné v IS K2 nastaviť číslovanie kníh. Tu len vymenujeme, čo všetko je nutné vykonávať a na čo sa nesmie zabudnúť.

Naplnenie číselníkov Obdobie a Periódy

V číselníku je nutné mať zadané obdobie pre príslušné roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady. Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Základné dáta - Obdobie.

Obr.: Číselník Obdobie a dane

V príslušnom číselníku musíme mať zadané periódy pre dané roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady (automatické vytvorenie periód na celý rok vykonávame klávesovou skratkou Ctrl+F6). Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Správca - Číselníky - Periódy.

Obr.: Číselník Periódy

Nastavenie kníh

Nastavenie číslovania kníh pre ďalšie obdobie:

V každej z nižšie uvedených kníh sa nastavuje Obdobie (od) a Obdobie do. Pokiaľ je v Období do vyplnené Neob., platí táto kniha pre všetky obdobia. Pokiaľ je obdobie vyplnené konkrétnym rokom, je potrebné nastaviť číslovanie pre ďalší rok.

Nastavenie číslovania v "Správe kníh" - pre knihy nie je potrebné vytvárať nový záznam pre každé obdobie, je možné mať nastavené iba Implicitné nastavenie. Ak máme v jednotlivých obdobiach odlišné nastavenia, pridáme záznamy pre ďalšie obdobie. Týka sa týchto kníh:

• Bankové účty,
• Pokladnice,
• Knihy predaja,
• Knihy nákupu,
• Kniha dodávateľských cenníkov,
• Knihy ostatných pohľadávok,
• Knihy ostatných záväzkov,
• Knihy skladov,
• Knihy výroby,
• Knihy kalkulácií,
• Knihy údržby,
• Knihy kvalifikácií,
• Knihy marketingu,
• Knihy mzdových dokladov,
• Knihy servisných dokladov,
• Knihy majetku,
• Knihy starého majetku
• Knihy pre Elektronické podania,
• Knihy pre eNeschopenky,
• Knihy priechodov,
• Knihy dochádzky,
• Knihy účtovníctva,
• Knihy interných dokladov,
• Knihy listovej pošty,
• Knihy zásielkových služieb,
• Knihy záväzkov z miezd,
• Knihy projektov,
• Knihy upomienok,
• Knihy úrazov,
• Knihy cestovných príkazov,
• Knihy cenníkov.
• Knihy JCD a dopravy,
• Knihy dopravy,
• Knihy zmlúv pre predaj,
• Knihy zmlúv pre nákup,
• Knihy ostatných zmlúv,
• Kniha DPH,
• Knihy Intrastatu.

Obr.: Nastavenie číslovania v "Správe kníh"

Obr.: Nastavenie knihy pre rok 2021 - Knihy predaja

Nastavenie aktuálneho obdobia užívateľa

Každý užívateľ môže vykonať výber obdobia pri konkrétnej knihe. Výber obdobia vykoná cez Nastavenie, ktoré sa objaví v spodnej pravej časti obrazovky.

Obr.: Nastavenie obdobia

Zhrnutie

1. Aktuálne obdobie si zvolíte Vami vybranej knihy v pravom paneli obrazovky.
2. Užívatelia, ktorí obstarávajú prvotné dáta – zákazky, faktúry, výdajky, bankové výpisy, pokladničné doklady atď. – si nastavia nové obdobie od 1. januára.
3. Účtovníci, ktorí účtujú ešte doklady starého roka, si ponechajú pôvodné obdobie.
4. Pokiaľ niekto obstaráva dáta do nového aj minulého obdobia, musí starostlivo dbať na správne nastavenie aktuálneho obdobia.
5. Všetky číslovania sú iba formálna záležitosť. Prípadný omyl nemá žiadny podstatný vplyv na chod IS K2.