Inteligentní zpracování dokumentů

Inteligentní zpracování dokumentů slouží k automatickému vytěžování dat z nahraných dokumentů pomocí umělé inteligence. Po nahrání dokumentu AI automaticky rozpozná klíčové údaje a tato data uloží ve strukturované podobě do formátu JSON.

Z takto vytěžených dat lze následně jedním krokem vytvořit nový záznam odpovídajícího typu (např. Faktura přijatá), do kterého se hodnoty z JSONu automaticky přenesou do příslušných polí.

Fronta přijatých dokumentů

Fronta je pracovní seznam dokumentů, které se předávají umělé inteligenci k vytěžení a následně se z nich zakládají doklady. Jeden záznam fronty odpovídá jednomu přijatému dokumentu a drží celou jeho historii: kdy byl odeslán na IDP API, co se vytěžilo, s jakou jistotou, jaký doklad z něj vznikl a co je na něm potřeba zkontrolovat.

Do fronty se dokument dostane sám. Jakmile vznikne nový dokument, jehož typ má zapnutou volbu Zařadit do fronty přijatých dokumentů, založí se k němu záznam fronty. Odtud už se s ním pracuje v rámci fronty: odešle se k vytěžení, stáhnou se výsledky a z nich se vytvoří doklad. Záznamy fronty jsou vedené odděleně pro každou firmu, takže funkce pracující s celou frontou (odeslání všech dokumentů, stažení všech výsledků) zpracují vždy jen záznamy aktuální firmy.

Záložka Základní údaje

pic_1703871

Obr. Fronta přijatých dokumentů - záložka Základní údaje

Popis polí:

Typ dokumentu	Konfigurace, ze které se řídí celé zpracování
Číslo datového modulu	Modul, do kterého se záznam zpracovává
Stav	Aktuální fáze zpracování
Firma	Pro kterou firmu záznam vznikne
InvoiceRID	Odkaz na vzniklý doklad, pokud je propojeným modulem faktura přijatá.
Události IDP fronty
Log IDP fronty

Záložka Dokumenty

pic_1703872

Obr. Fronta přijatých dokumentů - záložka Dokumenty

Popis polí:

Dokumenty	Přílohy záznamu, které se odešlou na API. Standardně jde o dokument, ze kterého záznam vznikl. Odesílají se pouze přílohy uložené v DMS.
Výsledek těžení	Vytěžené data
Náhled	Náhled s původním souborem dokumentu

Pravidlo a jeho podmínka

Pravidlo se zakládá do mřížky Seznam pravidel v detailu sady.

pic_1703817

Obr.: Pravidlo v seznamu pravidel

Popis polí:

Název	Popis toho, co pravidlo řeší. Slouží jen pro orientaci v seznamu. Doporučuje se vyplňovat.
Pořadí	Určuje, kdy se pravidlo vyhodnotí. Pravidla lze v mřížce přesouvat, pořadí se přečísluje samo.
Upravit podmínku	Otevře standardní editor podmínek K2 nad datovým modulem sady. Sestavený výraz se pod tlačítkem vypisuje textem, takže je vidět i bez otevření editoru. Prázdná podmínka je splněna vždy — takové pravidlo se uplatní na každý záznam, což se hodí pro sady, které mají něco dosadit bez ohledu na obsah.
Zastavit po splnění	Po provedení akcí tohoto pravidla se vyhodnocování sady ukončí a další pravidla se nezpracují.

V editoru podmínek je k dispozici celá struktura datového modulu včetně vazeb na jiné moduly, logické spojky a / nebo a zanořené uzly. Prázdná podmínka je splněna vždy — takové pravidlo se uplatní na každý záznam, což se hodí pro sady, které mají něco dosadit bez ohledu na obsah.

Typy akcí

Akce se zakládají do mřížky v detailu pravidla. Při zakládání se vybere typ akce; podle typu se pak vyplňují různá pole. Modul nabízí šest typů:

1.Vyplnit pole hodnotou

Dosadí do zadaného pole pevnou hodnotu, kterou nastavíte v definici pravidla.

Pole	Povinné pole. Vybírá se ze struktury modulu.
Hodnota	Pevná hodnota. Přes helper lze vybrat záznam z vázaného modulu.
Přepočítavat závislé hodnoty	Zapnuto = dosazení spustí navazující dopočty jako při ručním zápisu.

2.Vyplnit pole hodnotou z JSON

Dosadí do pole hodnotu přečtenou z JSON dat, která předalo zpracování (vytěžený dokument). Akce se provede pouze v případě, že zpracování JSON data skutečně předalo.

Pole	Povinné pole.
JSON cesta	Cesta k hodnotě v JSON.
Přepočítavat závislé hodnoty	Stejně jako u pevné hodnoty.

3. Přidat komentář

Založí k záznamu komentář zadaného typu. Text komentáře je buď pevně zadaný, nebo se přečte z JSON dat zadanou cestou. Tyto dvě možnosti se vzájemně vylučují: zadáním jedné se druhá zruší. Vyplněná musí být vždy právě jedna z nich, jinak se komentář nezaloží.

Typ komentáře	Povinné pole. Zkratka z typového číselníku typů komentářů (helper nabídne výběr).
Text	Pevný text komentáře.
JSON cesta	Alternativa k pevnému textu.

4. Informace

Zapíše informativní zprávu do logu zpracování. Obsah záznamu nemění.

Zpráva

Text, který se objeví v logu.

5. Varování

Zapíše varování do logu a navíc ho naváže na konkrétní pole a záznam, takže je vidět u dokladu.

Zpráva	Text varování.
Pole	Pole, ke kterému se varování vztahuje.

6. Chyba

Zapíše chybovou zprávu do logu zpracování. Zpracování samo nepřerušuje.

Zpráva

Text chyby.

Akce Informace, Varování a Chyba se zapisují do logu zpracování. Pokud sadu vyhodnotí zpracování, které log nevede, tyto akce se neprojeví.

Přenos pravidel do jiné databáze

Hotovou sadu pravidel lze přenést do jiné databáze — z testovacího prostředí do provozního, nebo mezi zákazníky. Slouží k tomu dvě funkce v pásu karet.

1. Exportovat pravidla do XML

Exportuje označené sady, nebo aktuální sadu, pokud není nic označeno.
Do souboru se ukládá hlavička sady, všechna její pravidla s podmínkami i akcemi a rekurzivně všechny podřízené sady do libovolné hloubky.
Název souboru se předvyplní podle názvu sady.

2. Importovat pravidla z XML

Import vždy zakládá nové záznamy — nepřepisuje existující sady a nepřenáší čísla záznamů. Vazby mezi hlavičkovou a podřízenou sadou se skládají znovu.
Po dokončení modul oznámí, kolik sad pravidel bylo naimportováno.
Protože názvy sad musí být jedinečné, import sady se shodným názvem projde jen po přejmenování původní sady.

Přenáší se čísla datových modulů, ne obsah databáze. V nové databázi je dobré zkontrolovat hodnoty, které odkazují na konkrétní záznamy — zkratky knih, středisek, dodavatelů nebo typů komentářů. Typ komentáře se schválně ukládá jako zkratka (nikoli identifikátor), aby přenos fungoval i tam, kde má typový číselník jiná čísla; zkratka ale v cílové databázi musí existovat.

Sady pravidel pro položky

Pravidla pro řádky dokladu se nezadávají do hlavičkové sady, ale do samostatné podřízené sady vázané na položkový modul.

Založení podřízené sady

V detailu hlavičkové sady se postavíme do mřížky Sady pravidel pro položky a založíme nový záznam.
Modul nabídne výběr položkového pole nadřízeného datového modulu — vybereme tabulku položek, pro kterou má sada platit.
Podle výběru se doplní Název položky a Datový modul podřízené sady. Datový modul u podřízené sady proto neměníme ručně.
Doplníme Název sady a založíme do ní pravidla stejně jako u hlavičkové sady.

Předpoklady

Nadřízená sada musí mít vybraný datový modul — jinak modul ohlásí „Nelze přidávat podřízená pravidla, pokud není vybrán datový modul“. Vybraný modul musí zároveň skutečně být položkou nadřízeného modulu, jinak se při práci s podmínkou objeví „Položkový modul nenalezen“.

pic_1703850

Obr. Podřízená sada pravidel

Popis polí:

Cesta k uzlu s položkami v JSON	Řádky se s prvky tohoto pole párují podle pořadí — první řádek k prvnímu prvku — a JSON cesty v akcích se pak vyhodnocují relativně k tomuto prvku. Když cestu nevyplníte, dostane každý řádek celý JSON.
Vytvářet položky	Přepínač se používá při obecném importu záznamu, kdy položky ještě neexistují. Pro každý prvek v JSON poli položek se pak založí nová položka a vyhodnotí se na ní pravidla podřízené sady. Bez tohoto přepínače se pravidla aplikují na již existující položky (například vzniklé importem dokladu).

Podmínky použití

Aby bylo možné dokumenty automaticky vytěžovat a zpracovávat, je nutné mít daný typ dokumentu nastaven v modulu Konfigurace dokumentu, konkrétně na záložce IDP.