Dárkové poukazy

Dárkové poukazy představují způsob předplacení budoucího nákupu zboží nebo služeb. Při prodeji je dárkový poukaz veden jako obchodní položka, samotný poukaz je následně evidován prostřednictvím elektronického kódu, ke kterému je přiřazena odpovídající závazková hodnota. Uplatnění dárkového poukazu při úhradě nákupu již neovlivňuje skladovou evidenci.

Dárkové poukazy lze prodávat prostřednictvím e-shopu, na kamenné prodejně pomocí POS nebo při zpracování zakázky v systému K2. Jejich generování může probíhat jak prostřednictvím e-shopu, tak přímo na prodejně.

Funkcionalita dárkových poukazů pokrývá celý jejich životní cyklus, od vystavení a prodeje přes částečné nebo úplné uplatnění až po řešení specifických situací, jako jsou expirace, nevyčerpané zůstatky nebo vratky. Součástí je také metodický postup pro vypořádání závazkové hodnoty poukazů, které nebyly uplatněny v době své platnosti.

Nastavení pro prodej dárkových poukazů

Definice dárkového poukazu

Funkce Nastavení pro prodej dárkových poukazů slouží k definování parametrů pro vytváření a následné uplatnění dárkových poukazů.

Před zahájením prodeje je nutné založit záznam nastavení pro příslušnou kartu zboží. Do nastavení lze vybrat pouze kartu zboží, která má zatržený příznak Dárkový poukaz.

Jednotlivé záznamy nastavení obsahují parametry určující způsob vyvtváření, platnost, hodnotu a podmínky uplatnění dárkových poukazů. Povinná pole jsou ve formuláři označena červeně a bez jejich vyplnění nelze záznam uložit.

Obrázek: Nastavení Definice dárkového poukazu

Definice dárkového poukazu

Základní údaje

Karta zboží – Určuje kartu zboží, prostřednictvím které se dárkový poukaz prodává. Lze vybrat pouze kartu zboží se zatrženým příznakem Dárkový poukaz.

Popis – Text, který se přenese do popisu vytvořených kupónů.

Dodatek – Určuje jazykový dodatek obsahující text kupónu, který lze využít například při tisku nebo odesílání e-mailem.

Kontaktní osoba – Určuje kontaktní osobu, která se přiřadí k vytvořeným kupónům.

Vydaný kupón

Prefix kódu kupónu – Určuje počáteční část kódu dárkového poukazu.

Sufix kódu kupónu – Určuje koncovou část kódu dárkového poukazu.

Fyzický poukaz – Určuje, zda se jedná o fyzický dárkový poukaz. Fyzické poukazy se generují předem a jejich kódy jsou evidovány v knize Slevové kupóny. Vytváření fyzických poukazů je popsáno v další kapitole.

Zboží na kupónu – Určuje kartu zboží, která se použije při uplatnění dárkového poukazu. Při uplatnění se tato karta vloží na zakázku se zápornou hodnotou poukazu.

Počet dnů platnosti – Určuje dobu platnosti dárkového poukazu ve dnech od jeho aktivace.

Kuponová akce – Určuje kuponovou akci, do které budou vytvořené dárkové poukazy zařazeny.

Hodnota a zaúčtování

Hodnota – Určuje nominální hodnotu dárkového poukazu. Tato hodnota se může lišit od jeho prodejní ceny. Hodnota musí být větší než nula.

Měna – Určuje měnu, ve které je hodnota dárkového poukazu evidována.

Částečné uplatnění – Určuje, zda lze dárkový poukaz uplatnit pouze na část jeho hodnoty. Při zatržení se zpřístupní pole Minimální zbytková částka. Pokud je hodnota nákupu nižší než hodnota poukazu, systém vytvoří nový poukaz s nevyčerpanou hodnotou.

Minimální zbytková částka – Určuje minimální hodnotu nevyčerpané části dárkového poukazu, kterou lze použít při dalším nákupu. Pokud je zbytková hodnota nižší než nastavená částka, vytvoří se poukaz s již uplynulou platností, který je určen k následnému vypořádání prostřednictvím funkce Uplatnění propadlých dárkových poukazů. Pole je přístupné pouze při zatržení příznaku Částečné uplatnění.

Účet - prodej – Určuje účet používaný při zaúčtování prodeje dárkového poukazu.

Účet - uplatnění kupónu – Určuje účet používaný při zaúčtování uplatnění dárkového poukazu.

Vytváření fyzických poukazů

Pokud je v definici dárkového poukazu zatrženo pole Fyzický poukaz, jsou dárkové poukazy navázány na skladovou evidenci. Podmínkou pro skladovou evidenci fyzických dárkových poukazů je zapnutá evidence sériových čísel na kartě příslušného zboží. Pokud tato evidence není nastavena, zobrazí se při ukládání nastavení upozornění. U fyzických dárkových poukazů se slevový kupon vytváří ještě před samotným prodejem. Při prodeji se následně kupon přiřadí k zakázce na základě sériového čísla.

Nastavení fyzického dárkového poukazu

Pro správné fungování fyzických dárkových poukazů je potřeba provést následující nastavení:

• Na kartě zboží, která představuje dárkový poukaz je třeba zapnout Evidenci sériových čísel.
• V definici dárkového poukazu, která je navázána na tuto kartu zboží je třeba zatrhnout pole Fyzický poukaz.
• Ve funkci Nastavení slevových kuponů lze zadat výchozí sklad a umístění. Tyto hodnoty se následně předvyplní ve funkci pro vytváření fyzických dárkových poukazů.

Vytváření fyzických poukazů

Naskladnění fyzických dárkových poukazů lze provést dvěma způsoby:

• Standardním způsobem prostřednictvím nákupního obchodního případu.
• Pomocí funkce Generování fyzických dárkových poukazů.

Obr.: Funkce Generování fyzických dárkových poukazů

Funkce Generování fyzických dárkových poukazů je dostupná v ribbonu Nastavení dárkového poukazu na záložce Domů. Je aktivní pouze u dárkových poukazů, které mají zatrženo pole Fyzický poukaz. Funkci lze spustit také z knihy Slevové kupony.

Po spuštění funkce se zobrazí formulář, ve kterém zadáte počet generovaných poukazů. Dále lze určit sklad a případně také umístění.

Po potvrzení formuláře dojde k následujícím operacím:

• Vytvoří se slevový kupon s příznakem Dárkový poukaz ve stavu Připravený.
• Kód kuponu se sestaví z prefixu, vygenerovaného kódu a sufixu definovaných v nastavení dárkového poukazu.
• Hodnota kuponu a jeho platnost se převezmou z definice dárkového poukazu.
• Vytvořený kupon zatím není přiřazen k žádné zakázce.
• Současně dojde k naskladnění kuponu jako sériového čísla zboží dárkového poukazu na zadaný sklad a případně také umístění. Příjem je vytvořen ve stavu Potvrzený.

Nastavení karty zboží

Pro prodej dárkových poukazů je nutné na příslušné kartě zboží zatrhnout příznak Dárkový poukaz.

Pouze karty zboží s tímto příznakem lze následně použít v číselníku Nastavení pro prodej dárkových poukazů. Funkce Definice dárkového poukazu je dostupná jen v prohlížení záznamu karty zboží.

V případě fyzických dárkových poukazů je podmínkou mít zapnutou evidenci sériových čísel.

Obrázek: Nastavení karty zboží

Evidence dárkových poukazů

Vytvořené dárkové poukazy jsou evidovány v knize Slevové kupony.

Jejich nominální hodnota je uvedena v poli Hodnota.

Každý vytvořený poukaz obsahuje vazbu na příslušnou Definici dárkového poukazu a položku zakázky, na jejímž základě vznikl. V případě částečného uplatnění je zachována vazba mezi původním a nově vytvořeným poukazem prostřednictvím pole Původní kupón. Tato pole nejsou součásti formuláře, lze si je nastavit do sloupců.

Stav poukazu umožňuje sledovat jeho životní cyklus od vytvoření a aktivace až po uplatnění, zneplatnění nebo ukončení.

Funkce Uplatnění propadlých dárkových poukazů, dostupná z ribbonu ze záložky Funkce, slouží k vypořádání nevyčerpané hodnoty poukazů, jejichž platnost již uplynula. Umožňuje vybrat propadlé poukazy a vytvořit interní doklad pro převedení jejich hodnoty do výnosů. Po zpracování se stav poukazů změní na Ukončený.

Obrázek: Evidence dárkového poukazu v knize Slevové kupóny

Prodej a vytvoření dárkového poukazu

Dárkové poukazy lze prodávat prostřednictvím e-shopu nebo vložením příslušné karty zboží na zakázku v systému K2.

Při uložení zakázky systém K2 ověří, zda některá z položek obsahuje kartu zboží s příznakem Dárkový poukaz, ke které existuje Definice dárkového poukazu. Na základě této definice automaticky vytvoří odpovídající záznamy v knize Slevové kupóny.

Pro každý prodávaný kus dárkového poukazu vzniká samostatný kupón s jedinečným kódem. Vytvořený kupón přebírá z definice zejména hodnotu, měnu, počet dnů platnosti, kuponovou akci a kartu zboží určenou pro uplatnění.

Nově vytvořený dárkový poukaz je ve stavu Připravený. V tomto stavu jej nelze uplatnit. K aktivaci dochází automaticky po úplném uhrazení faktury vydané nebo zálohy přijaté, která obsahuje položku (v případě faktury) prodaného dárkového poukazu.

Prodej elektronického dárkového poukazu

1. Na zakázku vložte kartu zboží s příznakem Dárkový poukaz a zadejte požadované množství.

2. Zakázku uložte. Systém K2 automaticky vytvoří odpovídající počet dárkových poukazů ve stavu Připravený.

3. Zakázku vyfakturujte obvyklým způsobem.

4. Po úplném uhrazení faktury vydané systém automaticky aktivuje vytvořené dárkové poukazy.

Při aktivaci se stav poukazu změní na Aktivovaný a stanoví se jeho platnost podle počtu dnů uvedeného v definici. Od tohoto okamžiku lze poukaz uplatnit při nákupu.

Pokud byl poukaz objednán prostřednictvím e-shopu a je nastavena e-mailová akce Zaslání dárkového poukazu, odešle systém po aktivaci poukaz zákazníkovi na e-mailovou adresu uvedenou v objednávce. Každý poukaz se odesílá samostatným e-mailem.

Prodej fyzického dárkového poukazu

Fyzické dárkové poukazy se na rozdíl od elektronických generují předem. Jejich kódy jsou evidovány jako sériová čísla příslušné karty zboží.

Při prodeji fyzického dárkového poukazu postupujte následovně:

1. Na zakázku vložte kartu zboží odpovídající fyzickému dárkovému poukazu.

2. Na položce zakázky vyberte sériové číslo prodávaného poukazu.

3. Zakázku uložte. Systém vyhledá kupón s kódem odpovídajícím zadanému sériovému číslu a přiřadí jej k položce zakázky.

4. Zakázku vyfakturujte. Po úplném uhrazení faktury vydané se dárkový poukaz automaticky aktivuje.

Aktivace dárkového poukazu

Dárkové poukazy se aktivují automaticky po úplném uhrazení faktury vydané nebo zaplacením zálohy přijaté. Aktivují se pouze kupóny ve stavu Připravený, které jsou navázány na položky uhrazené faktury.

Datum aktivace odpovídá aktuálnímu datu při aktivaci poukazu. Od tohoto data se odvíjí doba platnosti stanovená v definici dárkového poukazu.

Pokud dojde ke zrušení úhrady a faktura se opět stane neuhrazenou, systém aktivované dárkové poukazy příslušné faktury deaktivuje.