Prechod systému na nový rok

Pri prechode na nový rok je nutné v IS K2 nastaviť číslovanie kníh. Tu len vymenujeme, čo všetko je nutné vykonávať a na čo sa nesmie zabudnúť.

Naplnenie číselníkov Obdobie a Periódy

V číselníku je nutné mať zadané obdobie pre príslušné roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady. Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Základné dáta - Obdobie.

Obr.: Číselník Obdobie a dane

V príslušnom číselníku musíme mať zadané periódy pre dané roky, v ktorých majú byť vytvárané doklady (automatické vytvorenie periód na celý rok vykonávame klávesovou skratkou Ctrl+F6). Do tejto knihy sa dostaneme zo stromového menu Správca - Číselníky - Periódy.

Obr.: Číselník Periódy

Nastavenie kníh

Nastavenie číslovania kníh pre ďalšie obdobie:

V každej z nižšie uvedených kníh sa nastavuje Obdobie (od) a Obdobie do. Pokiaľ je v Období do vyplnené Neobm., platí táto kniha pre všetky obdobia. Pokiaľ je obdobie vyplnené konkrétnym rokom, je potrebné nastaviť číslovanie pre ďalší rok.

Nastavenie číslovania kníh pre ďalšie obdobie vykonávame 2 spôsobmi.

Nastavenie číslovania v "jednotlivých knihách" - týka sa týchto kníh:

• Knihy majetku,
• Knihy listovej pošty.

Obr.: Nastavenie číslovania v "jednotlivých knihách"

Knihu pre ďalšie obdobie vytvoríme klávesom F6 (na knihe pre aktuálne obdobie). Do polí Obdobie od-do zadáme nový rok (napr. 2016).

Nastavenie číslovania v "Správe kníh" - pre knihy nie je potrebné vytvárať nový záznam pre každé obdobie, je možné mať nastavené iba Implicitné nastavenie. Ak máme v jednotlivých obdobiach odlišné nastavenia, pridáme záznamy pre ďalšie obdobie. Týka sa týchto kníh (viď kapitola Správa kníh):

• Bankové účty,
• Pokladnice,
• Knihy predaja,
• Knihy nákupu,
• Knihy marketingu,
• Knihy servisných dokladov,
• Knihy interných dokladov,
• Knihy záväzkov z miezd,
• Knihy projektov,
• Knihy ostatných pohľadávok,
• Knihy ostatných záväzkov,
• Knihy skladov (prevodky),
• Knihy cestovných príkazov,
• Knihy zásielkových služieb,
• Knihy mzdových dokladov,
• Knihy upomienok,
• Knihy cenníkov.
• Knihy výroby (sprievodky, výrobné príkazy, doklady JCD, stazky),
• Knihy účtovníctva.

Obr.: Nastavenie číslovania v "Správe kníh"

Obr.: Nastavenie knihy pre rok 2013 - Knihy predaja

Nastavenie aktuálneho obdobia užívateľa

Každý užívateľ si nastaví aktuálne obdobie. Aktuálne obdobie sa zobrazuje v ľavej časti stavového riadku (pod riadkom s funkčnými klávesmi). Tu ich môžeme zmeniť stlačením pravého tlačidla myši na obdobie (a výberom z vyvolaného číselníka). Aktuálne obdobie môžeme taktiež nastaviť v Parametroch užívateľa na 1. strane. Implicitné obdobie je tiež možné zmeniť hromadne. V knihe Užívatelia si vyfiltrujeme užívateľov, ktorým chceme meniť parametre a pomocou menu modulu Formulár - Hromadné akcie - Zmena užív. parametrov si otvoríme formulár Parametre užívateľa, do ktorého (v Zmene) zadáme nové obdobie. Nové doklady sa vytvárajú v knihách podľa nastavení tohto obdobia.

Obr.: Formulár Parametre užívateľa pre hromadnú zmenu

Pokiaľ budeme zo zákazky, ktorá bola vytvorená v minulom období (napr. 2010), vytvárať napr. faktúru v novom období (napr. 2011), bude mať táto faktúra nové číslovanie, napriek tomu, že zákazka má číslovanie staré.

Pokiaľ bude chcieť niektorý užívateľ vytvárať doklady ešte v minulom období, musí si toto obdobie nastaviť (napr. pri účtovaní dokladov z minulého obdobia).

Zhrnutie

1. Aktuálne obdobie je zobrazené v spodnom riadku obrazovky. Každý užívateľ si ich musí nastaviť a strážiť sám.
2. Užívatelia, ktorí obstarávajú prvotné dáta – zákazky, faktúry, výdajky, bankové výpisy, pokladničné doklady atď. – si nastavia nové obdobie od 1. januára.
3. Účtovníci, ktorí účtujú ešte doklady starého roka, si ponechajú pôvodné obdobie.
4. Pokiaľ niekto obstaráva dáta do nového aj minulého obdobia, musí starostlivo dbať na správne nastavenie aktuálneho obdobia.
5. Všetky číslovania sú iba formálna záležitosť. Prípadný omyl nemá žiadny podstatný vplyv na chod IS K2.