Book Contents

Book Index

Organizační struktura

Modul Organizační struktury umožňuje uspořádat pracovní činnosti v organizaci do pracovních míst, definovat jejich hierarchické vztahy a obsadit je dostupnými pracovníky. Modul lze propojit s evidencí pracovních smluv a získat přehled o volných a obsazených místech v organizaci.

Modul Organizační struktury tedy umožňuje:

Organizační struktura je zařazena ve stromovém menu na dvou místech. Pod uzlem Projekty a pod uzlem Mzdy.

pic_3594

Obr.: Zařazení Organizační struktury ve stromovém menu

Book Contents

Book Index

Kniha Pracovní místo

Součástí modulu Organizační struktury je kniha Pracovních míst. Pracovní místo je souhrnem úkolů, činností, povinností, odpovědností popř. dalších charakteristik, které tvoří náplň pracovního místa. Obsahuje informace pro použití v pracovních vztazích.

S tvorbou pracovních míst souvisí jejich uspořádání do organizační struktury firmy, která může odrážet skutečné nebo plánované uspořádání podniku. Pracovní místo zařazené do stromu organizační struktury a určené k obsazení pracovníky nazýváme Organizační jednotkou.

Pracovní místo lze propojit s evidencí pracovních smluv a získat přehled o volných a obsazených pracovních místech v organizaci. Tzn. přehled o aktuálních zaměstnancích nebo externích pracovnících na pracovní pozici, případně o těch zaměstnancích, kteří danou pozici zastávali v minulosti a také o uchazečích o dané pracovní místo.

pic_3619_2020

Obr.: Kniha Pracovní místa

Údaje na záložkách pracovního místa mají vedle své hodnoty bitmapu pic_373i , což značí, že jsou historicky sledované a po kliknutí na tuto bitmapu je možné zobrazit změny těchto polí v čase. Při každé další provedené změně je tato uložena s platností dle nastaveného data na 0. straně Pracovních míst v poli Platnost změn k. Pokud dojde v režimu změna (F5) ke změně pole s červeným budíkem, pak se do datumu změny uloží datum uvedené v poli Platnost změn k.

Implicitně po otevření knihy je zde vždy nastaven počátek aktuální periody zpracování mezd a všechny změny těchto polí jsou tedy implicitně prováděny pro aktuální periodu. Pokud není k výpočtu mezd zaměstnanců využíván modul Mzdy v IS K2, pak je do pole vždy přednataveno aktuální datum. Pomocí data Platnost změn k je možné provádět změny také do budoucího období.

Book Contents

Book Index

Pracovní místo - Základní údaje

Na první straně knihy Pracovní místo jsou uvedeny základní informace o pracovním místě.

Pic_3620_2020

Obr.: Pracovní místo - základní údaje

Popis polí:

Zkratka

Unikátní zkratka pracovního místa.

Název

Název pracovního místa.

Platnost od

Určuje dobu platnosti. Při založení nového záznamu se zde automaticky doplní datum Platnost změn k z nulté strany knihy Pracovní místo.

Platnost do

Určuje dobu platnosti.

Firma

Výběr firmy, pro kterou se pracovní místo vytváří.

Druh práce

Druh práce uvedený v pracovní smlouvě

Kategorie práce

dle § 37, zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví

Popis

Činnosti, povinnosti, odpovědnosti a další charakteristiky, které tvoří náplň pracovního místa.

Vytvořil

Datum a jméno pracovníka, který záznam vytvořil.

Změnil

Datum a jméno pracovníka, který záznam poslední změnil. Verzované pole.

Book Contents

Book Index

Pracovní místo - Údaje pro pracovní vztahy

Informace o pracovním místu pro použití v pracovních vztazích. Na první straně v knize Pracovní vztahy se zadá hodnota v poli Pracovní místo a tím se předvyplní na pracovní vztah údaje zadané u daného pracovního místa na záložce Údaje pro pracovní vztahy.

pic_3621_2020

Obr.: Pracovní místo - údaje pro mzdy

V dolní části obrazovky se zobrazují položky Pracovní vztahy. Jsou zde zobrazeny ty pracovní vztahy, které mají na první straně vyplněno toto pracovní místo v poli Pracovní místo.

Book Contents

Book Index

Pracovní místo - Organizační jednotky

Na třetí straně knihy Pracovní místo vidíme zařazení tohoto pracovního místa do jednotlivých organizačních struktur. Ve spodní části obrazovky se zobrazují aktuální i minulí pracovníci vybraní z kontaktních osob. Pokud je vyplněn také pracovní vztah z knihy Mzdové údaje, lze takto pracovní místo propojit s evidencí pracovních smluv a také získat přehled o obsazených a volných pracovních místech v organizaci.

pic_3624

Obr.: Pracovní místo - organizační jednotky

Book Contents

Book Index

Pracovní místo - Uchazeči

Uchazeči o dané pracovní místo. Výběr se provádí z knihy Kontaktní osoby. Informace o tom, že se jedná o uchazeče o toto pracovní místo, se pak zobrazí u vybrané kontaktní osoby na 2. straně knihy Kontaktní osoby na záložce Pracovní místa - Uchazeč.

pic_3623

Obr.: Pracovní místo - uchazeči

Popis polí:

Pracovní místo

Needitovatelné pole se zkratkou a názvem pracovního místa.

Kontaktní osoba

Uchazeč se vybírá z knihy kontaktních osob.

Typ uchazeče

Uživatelský číselník.

Hodnocení

Uživatelský číselník.

Vhodnost

Zatím nepoužívané pole.

Komentář

Uživatelský komentář s možností zápisu uživatele a data s časem přes tlačítko U.

Book Contents

Book Index

Pracovní místo - Kvalifikace

Na 5. straně knihy Kvalifikace je možné nadefinovat, jaké kvalifikace jsou pro dané Pracovní místo nutné nebo potřebné. Výběr se provádí z číselníku Vzory Kvalifikací. Je zde možné definovat také typ kvalifikace a připojit komentář.

pic_3941_2020

Obr.: Pracovní místa - Kvalifikace

Book Contents

Book Index

Pracovní místo - Dokumenty

Na 9. stranu můžeme připojit dokumenty, procesy nebo doklady K2 (bližší popis viz kapitola Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana).

Book Contents

Book Index

Kniha Organizační struktura

Další součástí modulu Organizační struktury je kniha Organizační struktura. V této knize je umožněno vytvářet stromovou strukturu pracovních pozic, organizačních útvarů, obecně jakýchkoli organizačních jednotek.

pic_3598

Obr.: Kniha Organizační struktura

V malých organizacích je možné vést jen jeden strom, ale také je možné mít více stromů a tyto stromy pod sebe vzájemně zařazovat. Každý takovýto strom tak může reprezentovat další organizační jednotky. V případě vytvořených více stromů, které mohou odrážet skutečné nebo plánované uspořádání organizace, může pouze jeden z nich představovat „platný stav“. Tento strom je třeba vybrat v nastavení vlastní firmy.

pic_3599

Obr.: Výběr platné Organizační struktury ve správě vlastních firem

Book Contents

Book Index

Organizační struktura - Základní údaje

Na první straně knihy Organizační struktura jsou uvedeny základní informace o organizační struktuře.

pic_3618

Obr.: Organizační struktura - základní údaje

Popis polí:

Zkratka

Unikátní zkratka organizační struktury.

Popis

Název.

Stav

Stav organizační struktury. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.

Platnost od

Určuje dobu platnosti.

Platnost do

Určuje dobu platnosti.

Firma

Výběr firmy, pro kterou se organizační struktura vytváří.

Vytvořil

Datum a jméno pracovníka, který záznam vytvořil.

Změnil

Datum a jméno pracovníka, který záznam poslední změnil. Verzované pole.

Book Contents

Book Index

Organizační struktura - Organizační jednotky

Položkami knihy Organizačních struktur jsou pracovní místa zařazená do organizační struktury a určená k obsazení pracovníky - organizační jednotky.

Druhá strana je rozdělena do tří částí:

pic_3613

Obr.: Organizační jednotky

Uspořádání do stromu provádíme zadáním jednotlivých položek pomocí INSERT v režimu změna a výběrem nadřízené organizační jednotky. Zde lze nastavit celkový plánovaný počet zaměstnanců nebo celkový plánovaný úvazek. V části Obsazení pracovníci vybíráme konkrétní obsazené pracovníky z knihy Kontaktních osoby, popř. jejich pracovní vztahy. Jedno pracovní místo lze zařadit vícekrát do jednoho stromu, i do více stromů. Na záložce Zastupující lze definovat zastupující pracovníky pro pracovníky uvedené na záložce Obsazení pracovníci.

pic_3614

Obr.: Položka - organizační jednotka - obsazení pracovníci

Popis polí:

Nadřízená jednotka

Výběrem nadřízené jednotky se provádí začlenění do stromu organizační struktury.

Pracovní místo

Výběr z knihy Pracovních míst. Po výběru pracovního místa se jeho zkratka a název předvyplní do polí Zkratka a Název.

Při změně Pracovního místa, pokud již bylo vyplněno, se zobrazí dotaz na změnu Zkratky a Názvu organizační jednotky.

Středisko

Výběr z číselníku Střediska. Po výběru střediska se jeho zkratka a popis předvyplní do polí Zkratka a Název organizační jednotky.

Při změně Střediska , pokud již bylo vyplněno, se zobrazí dotaz na změnu Zkratky a Názvu organizační jednotky.

Zkratka

Unikátní zkratka organizační jednotky.

Název

Název organizační jednotky.

Typ

Uživatelský číselník (např. divize, podnik, středisko)

Plánovaný počet

Plánovaný počet zaměstnanců na této pozici.

Skutečný počet

Počítané pole. Skutečný počet zaměstnanců, který je součtem z polí Počet na Obsazených pracovnících. Pokud v těchto polích není hodnota vyplněna, pak se načítá z úvazku (např. plný úvazek = 1, poloviční úvazek = 0,5 ), pokud je vyplněn pracovní vztah na obsazeném pracovníkovi.

Rozdíl

Počítané pole. Rozdíl mezi plánovaným a skutečným počtem zaměstnanců.

Zobrazit neplatné obsazené pracovníky

Pokud je zatrženo, pak se zobrazují všichni obsazení pracovníci, i ti neplatní (Platnost do na obsazeném pracovníkovi je nyžší než aktuální datum). Pokud zatrženo není, pak se zobrazují pouze platní obsazení pracovníci.

Obsazení pracovníci

V části Obsazení pracovníci vkládáme pomocí INSERT pracovníka pracujícího na dané pozici. Výběr se provádí z knihy Kontaktní osoby a pro úplný přehled je možné vybrat jeho pracovní vztah a zadat, o jaký typ pracovníka se jedná (např. interní, externí).

Při zadávání obsazeného pracovníka se po výběru kontaktní osoby vyplní do pole Středisko středisko vyplněné na této vybrané kontaktní osobě.

Organizační struktura je propojena s modulem Worflow.

Na záložce Role je možné přiřadit danému pracovníkovi (kontaktní osobě) roli, která zajistí vytvoření kroku v procesu pro danou kontaktní osobu.

pic_3615

Obr.: Obsazený pracovník

Zastupující

Na záložce Zastupující vkládáme pomocí INSERT zastupující organizační jednotky. Výběr provádíme v poli Organizační jednotka výběrem z organizačních jednotek stejné organizační struktury. Po uložení zastupující organizační jednotky se na ní v dolní části zobrazují Zastupující pracovníci. Jedná se o obsazené pracovníky vybrané organizační jednotky.

pic_3939

Obr.: Zastupující pracovníci

Pořadí zastupování je implicitně předvyplněno. Lze jej změnit ve stavu Změna pomocí kláves + a - . Takto lze pořádí měnit pouze v případě setřídění dle sloupce Pořadí!

Role

Organizační struktura je propojena s modulem Worflow.

Role se využívají ve workflow pro určení toho, kterým kontaktním osobám má být v procesu vytvořen krok.

Na záložce Role je možné přiřadit všem obsazeným pracovníkům (kontaktním osobám) roli, která pro ně zajistí vytvoření kroku v procesu.

pic_4113

Obr.: Role

Přímo podřízené organizační jednotky

Na této záložce jsou vidět přímo podřízené jednotky, tedy jednotky, které mají v poli Nadřízená jednotka tuto organizační jednotku.

Údaj se využívá např. při tisku sestavy Popis pracovní činnosti v Personalistice.

pic_3940

Obr.: Položka organizační struktura - zastupující organizační jednotka

Druhý způsob vkládání položek je ve změně pomocí kláves Shift + INSERT. Po této klávesové zkratce se otevře kniha Pracovních míst a zde je možné vybrat jedno, nebo pomocí hvězdičky označit více pracovních míst. Po Enter se vytvoří nové organizační jednotky s těmito pracovními místy a zařadí se do stromové struktury pod organizační jednotu, na které stojí kurzor. Tato pak bude nadřízenou pro všechny takto vložené.

Příklad:

Pokud chceme přidat dvě organizační jednotky - konzultanta a asistentku střediska, které budou mít stejnou nadřízenou organizační jednotu - ředitele střediska výroba, pak ve změně F5 musíme mít kurzor nastavený na ředitel výroba a dát Shift + Insert. V knize Pracovní místa označíme hvězdičkou požadované záznamy a dáme Enter.

pic_3616

Obr.: Použití Shift + Insert

Organizační jednotky takto vložené se pak zařadí do stromu pod nadřízenou organizační jednotku - Ředitel výroba:

pic_3625

Obr.: vložené nové organizační jednotky

Organizační jednotky lze ve Změně také jednoduše přetahovat pomocí myši a to jak ve stromu, tak i v tabulce Organizační jednotky.


Book Contents

Book Index

Organizační struktura - Dokumenty

Na 9. stranu můžeme připojit dokumenty, procesy nebo doklady K2 (bližší popis viz kapitola Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana).

Book Contents

Book Index

Organizační struktura

Číslo procesu: CIS011

Ident. číslo sestavy: SORG001

Soubor: ORG_LIST01.AM

Popis sestavy: Sestava zobrazující stromovou hierarchii organizačních jednotek včetně plánovaného počtu pracovníků, obsazených pracovníků, jejich osobních čísel a úvazků.

 

Adresa ve stromu:

Parametry sestavy:

Date -K datu

Implicitně aktuální datum. Ovlivňuje zobrazené pracovníky v sestavě. Posuzují se data Platnost Od a Platnost do u Obsazených pracovníků.

LogoPictureHeader - Cesta k logu pro hlavičku sestavy. Pokud není vyplněna, pak se hodnota bere ze správy vlastních firem. Při zadání hodnoty "0" - místo pro logo bude prázdné, při zadání hodnoty "1" - sestava bez loga se posune k hornímu okraji.

 

RecordNo - Pořadí organizační jednotky k tisku struktury

Do parametru je možné zadat číslo z pole RecordNo na organizační jednotce. V sestavě se poté tiskne tato organizační jednotka a jí podřízené.

ShowCostCentre - Ne - Zobrazit středisko

Ano - Před názvem pozice se zobrazí také popis střediska.

ORG_LIST01

Book Contents

Book Index

Organizační struktura - strom

Číslo procesu: CIS011

Ident. číslo sestavy: SORG002

Soubor: ORG_LIST02.AM

Popis sestavy: Sestava zobrazující stromovou hierarchii organizačních jednotek včetně obsazených pracovníků.

Adresa ve stromu:

Parametry sestavy:

Date -K datu

Implicitně aktuální datum. Ovlivňuje zobrazené pracovníky v sestavě. Posuzují se data Platnost Od a Platnost do u Obsazených pracovníků.

Height - Výška

V případě dlouhých názvů pozic se název zalomí na druhý řádek, ale zobrazovací čáry je potřeba prodloužit parametrem Height dle potřeby. Implicitní hodnota je 5,3 , takže při zalomení řádků (názvů pozic) je potřeba nastavit hodnotu vyšší, tak ať je sestava správně vykreslená.

 

ShowCostCentre - Ne - Zobrazit středisko

Ano - Před názvem pozice se zobrazí také popis střediska.

RecordNo - Pořadí organizační jednotky k tisku struktury

Do parametru je možné zadat číslo z pole RecordNo na organizační jednotce. V sestavě se poté tiskne tato organizační jednotka a jí podřízené.

SuppressEmployeess - Potlačit obsazené pracovníky

Implicitně nastaven na "NE". Při nastavení na "ANO" se tisknou jen názvy organizačních jednotek bez obsazených pracovníků.

ORG_LIST02