Údržba

Modul Údržba umožňuje evidenci servisovaných zařízení, u kterých je třeba přehledně plánovat servisní zásahy, kontroly nebo legislativou dané prohlídky. Jedná se komplexní nástroj pro správu vlastních i cizích zařízení, která mohou ,ale nemusí být v užívaní vlastní firmy.

Modul Údržby je rozdělen následovně: pro samotnou evidenci slouží Servisovaná zařízení, dále pro sběr a evidenci požadavků na servis a údržbu je určena kniha Požadavky na servis, na základě kterých lze vytvářet doklad o plánovaném úkonu do knihy Plánované servisní úkony.

Obr.: Modul Údržba

Pod pojmem servisovaná zařízení si můžeme představit:

• celek mimo firmu, který má naše firma ve správě za peníze
• zařízení, která poskytují servisu službu (náhradní díly, opravy, seřízení, evidence parametrů).
• zařízení, která byla vyrobena nebo prodána ve vlastní režii anebo jsou jen smluvní servisní organizací.
• předmět, který je v naší firmě určen k provedení servisu – vlastníme jeho průběžnou evidenci (např.: auto, pěchovací zařízení, omítačka)
• náš vlastní stroj/zdroj K2 (nerozhoduje, zda je veden v majetku). Naše oddělení údržby má evidenci o plánu oprav a nákladech na údržbu.
• kartu majetku – např.: budova, klimatizace, hmotný majetek, který potřebuje periodické prohlídky a kolaudace (úkony, pro které je nutnost objednat subdodavatele, certifikační autority pro „servis“)
• měřidlo, u kterého řešíme metrologii (prohlídky, certifikace a evidenci naměřených hodnot)

Základní nastavení

Modul Údržby vyžaduje nastavení výchozí knihy pro vytváření jednotlivých dokladů. Ve správě knih je proto nutné provést základní nastavení a nastavit pravidla pro vytváření jednotlivých dokladů.

Obr.: Nastavení knihy Údržby

Servisní karta slouží pro vytváření průvodek, kdy lze využít i předdefinovaný technologický postup na této kartě. Dále se vybírá karta zboží, která má přiřazené technologické postupy pro zadání konkrétních operací údržby. Povinné pole je rovněž typ průvodky, obvykle plánovací.

Možnosti vytváření

Vzhledem k provázanosti modulů údržby s ostatními moduly (Zboží, Zdroje, Majetek a Zakázky) je možné vytvářet servisovaná zařízení v rámci zmíněných modulů.

Nad knihou Zboží, Zdrojů a Majetku je v ribbonu na záložce Funkce k dispozici sekce s názvem Údržba, která obsahuje 3 základní příkazy, ty umožňují vytvářet:

Nové servisované zařízení - nad knihou lze spustit tento příkaz, pomocí kteérho se zobrazí již předvyplněná hlavička servisovaného zařízení. Stačí vyplnit dopňující informace a záznam ručně uložit (F2).

Nový požadavek na servis - nad základními údaji je nutné stát pravítkem nad konkrétním servisovným zařízením. Příkaz opět vytvoří nový Požadavek na servis, s předvyplněnými údaji, doklad je nutné ručně uložit (F2).

Nový plánovaný servisní úkon - nad základními údaji je nutné stát pravítkem nad konkrétním servisovným zařízením. Příkaz opět vytvoří nový Plánovaný servisní úkon, s předvyplněnými údaji, doklad je nutné ručně uložit (F2).

Obr.: Sekce Údržby v ribbonu

Plánovaný servisní úkon lze dále vytvářet i nad konkrétním požadavkem na servis v knize Požadavky na servis. V ribbonu je k dispozici příkaz Nový plánovaný servisní úkon - tímto se zobrazí okno nového servisního úkonu s předvyplněnými údaji.

Obr.: Možnost vytvořit Nový plánovaný servisní úkon z požadavku na servis

Servisované zařízení lze vytvořit nad konkrétní položkou prodeje. Přes příkaz v ribbonu se uživateli zobrazí formulář pro vytvoření nového servisovaného zařízení. K2 automaticky doplní vybrané údaje z položky prodeje (zkratka, název, šarže, dodavatel, sériové číslo).

Obr.: Vytváření nového servisovaného zařízení z položky prodeje

Servisovaná zařízení

Základní kniha pro evidenci všech zařízení.

obr. Kniha Servisovaná zařízení

Základní údaje (1. strana) - Servisovaná zařízení

Slouží k evidenci obecných informací o zařízení. Lze vybrat konkrétní Zboží, Majetek, Vozidlo nebo i stroje a jiná zařízení z číselníku Zdrojů. Je možné vytvořit nové servisované zařízení, které nemusí mít vazbu do jiných modulů, povinným polem je pouze Zkratka zařízení.

K dispozici jsou volné číselníky (Stav, Typ, Skupina a Kategorie), které si lze předdefinovat a využít dle potřeby.

Mezi základními údaji se nachází pole Nadřízené zařízení - může být použito pro samostané části složitějších zařízení, které máte rovněž v evidenci servisovaných zařízení.

Obr. Základní údaje servisovaného zařízení

Popis polí:

Zkratka	Jedinečné označení zvoleného zařízení.
Popis	Jazykový název/popis zařízení.
Nadřízené zařízení	Jedná-li se o podřízenou součást, vyplní se nadřízené zařízení.
Stav	Stav dokladu. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Zboží	Výběr zboží z číselníku.
Sériové číslo	Výběr z číselníku sériových čísel pro zvolenou kartu zboží.
Výrobní číslo	Výrobní číslo
Šarže	Výběr z číselníku šarží pro zvolenou kartu zboží.
Varianta TP	Varianta technologického postupu zvolené karty zboží.
Majetek	Kniha majetku
Zdroje	Číselník zdrojů
Vozidlo	Číselník vozidel
Servisní pracovník	Pracovník zodpovědný za dané zařízení.
Typ	Volitelný číselník, pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Datum prodeje	Datum, kdy bylo zařízení pořízeno/prodáno.
Datum uvedení do provozu	Datum uvedení do provozu.
Konec záruky	Konec záruky
Skupina	Volitelný číselník, pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Kategorie	Volitelný číselník, pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Označení partnera	Textové pole, pro účely označení zařízení u partnera/zákazníka/dodavatele služeb
Legislativně kontrolováno	Check-box pro odlišení legislativně kontrolovaných zařízení např. měřidla

Dále je k dispozici sekce, která se týká zákazníka, v této části je možné například evidovat aktuální umístění zařízení.

Formulář obsahuje analytickou část - Kódy.

Komentáře, obchodní a interní text je rovněž k dispozici, slouží pro ukládání poznámek. Navíc je na Základních údajích možnost přiřadit výchozí sadu atributů.

V preview je k dispozici datum příštího servisního úkonu, naposledy potvrzeném úkonu a dále je zde informace o termínu úkonu, který už měl proběhnout, ale z nějakého důvodu ještě neproběhl.

Nastavení odkazuje na pole Typ servisního úkonu, podle něj lze zobrazovat naposledy provedené servisní úkony podle jedntlivých typů na seznamu Servisovaných zařízení tedy máte přehled o naposledy provedeném servisním úkonu např. typu kontrola nebo revize.

Komponenty (2. strana) - Servisovaná zařízení

U zařízení je možno evidovat klíčové komponenty, ze kterého se skládá a to včetně sériového a výrobního čísla. Komponenty není nutné evidovat na kartách zboží, proto je možné si mezi komponentami uvádět i různé nezaevidované položky.

Obr.: Komponenty

Komponenty je možné vyřadit či nahradit za jinou s tím, že je evidována historie těchto akcí. Komponenty lze pomocí příkazu kopie i kopírovat.

Novou komponentu vkládáme přes Insert, případně pomocí tlačítek v kontextové záložce v ribbonu, s názvem Komponenty a v případě, že je nutné komponenty nahrazovat, poslouží tlačítko „Nahradit komponentu“. Tento příkaz vyřadí daný komponent a zařadí nový.

Obr.: Nahradit komponentu

Formulář pro vložení komponenty vypadá stejně, pouze bez možnosti vybrat předchozí komponentu.

Servisní úkony (3. strana) - Servisovaná zařízení

Servisní úkony jsou zachyceny v tabulce nebo ve stromové struktuře - nastavit je lze pomocí tlačítka v ribbonu v kontextové záložce Servisní úkony.

Obr.: Stromová struktura a možnosti přidávání dokladů

Na této straně lze vytvářet následující doklady:

• Požadavky na servis.
• Plánovaný servisní úkon.
• Zakázky za účelem prodeje vlastních servisních služeb nebo reklamací.
• Objednávky na zajištění servisní služby nebo objednání dílů.
• Průvodky, které jsou určeny pro servis nebo údržbu ve vlastní režii. U průvodek je možné předdefinovat postup pro prováděné úkony konkrétního stroje. Pomocí definice karty zboží s varintním TP (Zboží/Výroba/Servisní karta), lze obecnou kartu zboží pro vytvoření servisní průvodky nastavit v knize viz. Základní nastavení, ale přednost při vytvoření bude mít údaj vyplněný na kartě zboží.
• Aktivity pro zachycení zásahů vašich zaměstnanců na daném zařízení.
• Převodky, které jsou určeny pro evidenci převádění daného zařízení.

Definice úkonů (4. strana) - Servisovaná zařízení

Definice plánovaných servisních úkonů slouží pro jejich hromadné generování, které jste schopni nadefinovat a jednorázově zaplánovat. Pro hromadné vytvoření dle definic stačí zadat, dokdy chcete plánované servisní úkony zaplánovat. Maximální počet vytvořených úkonů nepřekročí Vámi zvolenou hodnotu a v případě, že zvolíte vyšší číslo, než je v definici, bude mít hodnota z definice přednost. Plánované servisní úkony se vytvoří v maximálním počtu zadaných opakování v definici, to stejné platí po zadání hodnoty 0.

Obr.: Vytvoření servisních úkonů dle definic

Vytvořit plánovaný servisní úkony lze:

1) nad označenými definicemi na konkrétním zařízení (Kontextová záložka Definice úkonů/Vytvoři servisní úkony dle definic)

2) dle všech definic nad označenými zařízeními (Hromadné akce/Vytvoři servisní úkony dle definic zařízení)

3) Plánovaný servisní úkon se dokáže vygenerovat automaticky při potvrzení stávajícího úkonu. Je nutné aby existovala šablona servisního úkonu a zde zatrhnuta možnost Generuj další úkon, to zajistí, aby se další servisní úkon vytvořil na základě definice od data ukončení úkonu (vyplněné skutečné datum konce servisního úkonu) nebo pokud není vyplněno, tak od data potvrzení úkonu. Další servisní úkon je tedy zaplánovaný od skutečného provedení servisního úkonu dle definovaného intervalu v definici.

Definice lze vytvářet jednoduše pomocí formuláře, kde je nutné vyplnit pravidla pro generování úkonů.

Obr.: Definice plánovaných servisních úkonů

Popis polí:

Šablona definic úkonů	Výběr z číselniků předdefinovaných šablon - aut. doplňuje hodnoty z šablony.
Kniha	Kniha, ve které se zvolené úkony budou generovat.
Generuj další úkon	Podpora pro vytvoření dalšího servisního úkonu při potvrzení.
Popis definice	Krátký popis servisního úkonu.
Plánovaný pracovník	Pracovník, který zajistí splnění daného úkonu.
Jednotka časového intervalu	Určuje, v jaké časové jednotce budou úkony generovány.
Časový interval	Časový interval pro opakování daného úkonu.
Datum a čas zahájení	Datum a čas zahájení prvního plánovaného servisního úkonu.
Časová jednotka doby úkonu	Určuje v jaké časové jednotce bude definována časová délka úkonu.
Plánovaná doba úkonu	Plánovaná doba úkonu ve zvolené časové jednotce.
Počet opakování	Maximální počet vytvořených plánovaných servisních úkonů.
Datum poslední vytvořené servisní operace	Datum poslední vytvořené servisní operace.
Zadání úkonu	Podrobný popis/zadání úkonu.
Sada atributů	Sada atributů atributů pro daný servisní úkon.
Typ servisního úkonu	Definice typu pro zobrazení data podle typu servisního úkonu
Pracovníci	Tabulka přidělených pracovníků - lze plánovat více pracovníků.

Šablona definice úkonů

Kniha určena pro uložení jednotlivých šablon definic servisních úkonů. Do šablony je uživatel povinen zadat důležitéa obecné údaje pro vytvoření nového plánovaného servisního úkonu pomocí definice. Vyplněné údaje se při zvolení šablony vyplní do definice plánovaného servisního úkonu.

Obr.: Šablona definice úkonů

Popis polí:

Zkratka	Zkratka šablony
Kniha	Kniha, ve které se zvolené úkony budou generovat.
Popis definice	Krátký popis servisního úkonu.
Jednotka časového intervalu	Určuje, v jaké časové jednotce budou úkony generovány.
Časový interval	Časový interval pro opakování daného úkonu.
Časová jednotka doby úkonu	Určuje v jaké časové jednotce bude definována časová délka úkonu.
Plánovaná doba úkonu	Plánovaná doba úkonu ve zvolené časové jednotce.
Počet opakování	Maximální počet vytvořených plánovaných servisních úkonů.
Zadání úkonu	Podrobný popis/zadání úkonu.
Sada atributů	Sada atributů atributů pro daný servisní úkon.

Doklady (5. strana) - Servisovaná zařízení

Jedná se o souhrn jednotlivých dokladů, které jsou provázany s konkrétním servisovaným zařízením.

Obr.: Ukázka dokladů připojených k zařízení

Přílohy (6. strana) - Servisovaná zařízení

Strana příloh, která slouží k ukládaní potřebných dokumentů, přímo ke konkrétnímu servisovanému zařízení. Dále je zde možnost připojit k servisovanému zařízení Smlouvu.

Obr. Strana příloh - možnost přidat smlouvu

Plánované servisní úkony

Součástí modulu Údržba jsou Plánované servisní úkony. Tyto úkony lze generovat ze servisovaných zařízení pomocí příkazu na základě definic, nebo vkládat ručně pomocí tlačítka Insert. Účelem této knihy je jedoduchá evidence veškerých naplánovaných úloh.

Obr.: Plánované servisní úkony

Základní údaje (1. strana) - Plánované servisní úkony

Základní informace o Plánovaném servisním úkonu jsou uspořádany následovně:

Obr.: Plánované servisní úkony

Plánovaný servisní úkon lze chápat jako podklad pro vykonání a následnou evidenci skutečných dat ze servisního úkonu. Proto jsou časové údaje rozděleny na Plán a skutečnost.

Popis polí:

Doklad	Doklad Plánovaného servisního úkonu.
Servisované zařízení	Zařízení, ke kterému je vytvořen tento doklad o plánovaném servisním úkonu.
Požadovaný servis	Evidence dokladu požadavku na servis - nadřízený doklad.
Stav	Stav dokladu. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Generovaný záznam	Pole označující generovaný záznam z K2 na základě definic servisních úkonů.
Popis	Popis plánovaného úkonu.
Kódy	Analytické kódy
Časová jednotka	Určuje časovou jednotku úkonu.
Doba úkonu	Plánovaná/skutečná doba úkonu ve zvolené časové jednotce.
Datum zahájení	Plánované/skutečné datum zahájení servisního úkonu.
Čas zahájení	Plánovaný/skutečný čas zahájení servisního úkonu.
Datum ukončení	Automatické doplnění: Zahájení úkonu + Doba úkonu
Čas ukončení	Automatické doplnění: Zahájení úkonu + Doba úkonu
Pracovníci	Tabulka přidělených pracovníků pro konkrétní servisní úkon.
Detailní popis úkonu	Detailní popis plánovaného úkonu. Při vytváření z požadavku se text automaticky přebírá a doplňuje dle vyplněného popisu na požadavku servisního úkonu.
Atributy	Možnost výběru sady atributů a změna jednotlivých atributů naměřených během provádění servisního úkonu.

Doklady (2. strana) - Plánované servisní úkony

Jedná se o souhrn jednotlivých podřízených dokladů, které jsou ve stromu konkrétního plánovaného úkonu.

Klasicky lze evidovat i přílohy ke konkrétnímu úkonu.

Kalendáře

Pomocí nových kalendářů, jednoduše předdefinujete kalendáře i pro své techniky a jejich Plánované servisní úkony. Proklikem se vaší technici mohou z kalendáře dostat na konkrétní servisní úkon, který mají provést, mohou si prohlédnout poslední zásahy, smlouvy, vyměněné komponenty, v podstatě jakoukoli informaci o zařízení. Za využití webové K2, mohou tyto informace získavat jednoduše i v terénu a na cestách.

Obr.: Ukázka plánovaných úkonu pro servisního technika v kalendáři

Požadavky na servis

Kniha obsahuje požadavky na servis konkrétního zařízení. Jedná se o tzv. sběrné místo veškerých požadavků na provední servisu. Požadavek na servis může vznikat přímo z provozu.

Obr.: Požadavky na servis

Základní údaje (1. strana) Požadavky na servis

Základní informace o požadavku jsou uspořádany následovně:

Obr.: Požadavky na servis

Popis polí:

Doklad	Doklad Požadavku na servis.
Servisované zařízení	Zařízení, ke kterému je vytvořen tento doklad o plánovaném servisním úkonu.
Stav	Stav dokladu. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Popis	Popis požadavku.
Zadavatel	Zadavatel požadavku.
Požadované datum zahájení	Požadovaný datum a čas zahájení servisu.
Požadované čas zahájení	Požadovaný čas zahájení servisu.
Datum nahlášení	Datum nahlášení požadavku na servis
Čas nahlášení	Čas nahlášení požadavku na servis
Kódy	Kódy
Popis úkonu	Podrobný popis/zadání úkonu/problému.
Atributy	Možnost výběru sady atributů a záznam atributů naměřených během hlášení požadavku na servis.