Opravné položky k pohledávkám

Opravnou položkou se (na rozdíl od odpisů) vyjadřuje dočasné snížení hodnoty konkrétního majetku v účetnictví. Jejich tvorba vychází ze zásady opatrnosti a lze je tvořit prakticky ke všem druhům majetku, kromě peněz, majetku oceněnému reálnou hodnotou a finančnímu majetku přeceněnému metodou ekvivalence.

Opravné položky členíme na:

• Účetní opravné položky - nejsou daňovým nákladem,
• Daňové opravné položky - tvoří se podle zákona č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně (dále jen „zákon o rezervách") a lze je tvořit pouze k pohledávkám.

Zákon o rezervách vymezuje šest druhů daňových opravných položek:

• Bankovní opravné položky k nepromlčeným pohledávkám z úvěrů (§ 5 zákona o rezervách),
• Opravné položky kampeliček a jiných finančních institucí k pohledávkám ze spotřebitelských úvěrů (§ 5 zákona o rezervách),
• Opravné položky k pohledávkám za dlužníky v insolvenčním řízení (§ 8 zákona o rezervách),
• Opravné položky k nepromlčeným pohledávkám splatným po 31.12.1994 (§ 8 zákona o rezervách)
• Opravné položky k pohledávkám z titulu ručení za clo (§ 8b zákona o rezervách),
• Opravné položky k pohledávkám do 30 000 Kč (§ 8c zákona o rezervách).

V IS K2 je k dispozici funkce Opravné položky k pohledávkám. Funkce je spustitelná ze stromového menu (Účetnictví/Opravné položky k pohledávkám) nebo nad knihou Faktury vydané.(v univerzálních formulářích existuje funkce Opravné položky k pohledávkám, která je spustitelná z tlačítka Menu). Principem je zobrazení všech vhodných faktur k datu opravných položek na základě podmínek definovaných v nastavení vlastních firem a následný vznik opravných položek formou interních dokladů, kde každá položka interního dokladu představuje typ opravné položky. Interní doklad je propojen s fakturou vydanou. Do párovacího symbolu interního dokladu se vloží číslo faktury vydané.

Pro spuštění funkce je potřeba mít nastavené uživatelské právo Opravné položky k pohledávkám (Uživatelé/Nastavení práv - 5.strana a část Účetnictví/Opravné položky k pohledávkám). Toto právo je potřeba mít i pro práci v knize Typy opravných položek.

Po spuštění funkce dojde k vytvoření seznamu vhodných faktur pro opravné položky. Program automaticky přednastaví vhodné typy pro daňové a účetní opravné položky včetně sazeb na základě nastavení typu opravných položek. Uživatel má možnost tyto hodnoty upravit. Program zároveň hlídá již existující doklady s opravnými položkami a upozorní na změny v prodlení, případně upozorní na překročení limitu pro promlčení pohledávky.

Automaticky program přednastaví typy opravných položek pouze pro tučně vyznačené druhy opravných položek. Ostatní typy opravných položek je nutné vybírat ručně.

Uživatel pak provede vytvoření opravných položek, (v případě zaplacení nebo promlčení pohledávky i její zrušení) pomocí tlačítka Provést.

Zrušit opravné položky lze i pomocí hromadné akce Zrušení opravných položek k pohledávkám. Hromadná akce se spustí nad označenými pohledávkami (faktury vydané) nebo pro kontejner.

Pro zrušení jen vybraných opravných položek lze spustit nad fakturami vydanými (pouze v univerzálním uživatelském rozhraní) hromadnou akci Zrušení opravných položek k pohledávkám. Tato funkce provede zrušení opravných položek pouze nad kontejnerem nebo označenými záznamy faktury vydaných.

Pozn.: Pokud měl zákazník funkčnost Opravných položek k pohledávkám řešenou ve starších verzích pomocí speciálů, pak je potřeba obrátit se na svého konzultanta s případným požadavkem na převedení opravných položek k pohledávkám na novou funkčnost. Z důvodů rozmanitosti speciálních řešení nelze doporučit obecný postup a je potřeba pohlížet na každou speciální úpravu individuálně.

Nastavení opravných položek k pohledávkám

Před vlastním vytvářením opravných položek k pohledávkám je třeba nastavit:

1. Knihu interních dokladů, ve které se budou doklady vytvářet. Ve výchozím nastavení knihy zadáme:

• Kontace = "OPZ" - Opravné položky k pohledávkám - zrušení. Tato kontace se doplní do položek interních dokladů v případě, kdy se ruší opravné položky z důvodu změny typu opravných položek (např. v souvislosti se změnou počtu měsíců prodlení u pohledávky). Pozn.: Při vytváření opravných položek nebo rušení opravných položek z důvodu uhrazení nebo promlčení se do položek interních dokladů přebírá kontace z karty interního dokladu pro daný typ.
• Typ dokladu - VY.

Obr.: Nastavení Knihy interních dokladů pro opravné položky k pohledávkám

2. Typy opravných položek - V knize jsou nadefinovány typy opravných položek. Implicitně jsou nadefinovány typy pro daňové opravné položky. Typ pro účetní opravné položky si uživatel nadefinuje individuálně dle interních předpisů firmy. Pokud v knize Typy opravných položek nejsou záznamy, lze je naimportovat pomocí funkce Import typů opravných položek. Funkce, která se spouští ze Skriptů a sestav (vyvolá se klávesou F9 nad knihou Typy opravných položek), se spouští i v případech, kdy dojde k legislativním úpravám.

3. Uživatel si vytvoří Karty interních dokladů pro vznik a pro zrušení opravných daňových a účetních položek. Viz kapitola Karta interního dokladu.

4. Ve správě vlastních firem nastavíme parametry pro opravné položky. Viz kapitola Správa vlastních firem - Opravné položky k pohledávkám.

5. Je potřeba vytvořit kontaci interních dokladů pro účtování tvorby a rušení opravných položek k pohledávkám. Tuto kontaci je pak potřeba nastavit na karty interních dokladů. Pro každý typ opravné položky doporučujeme vytvořit vlastní účet 391 (Opravná položka k pohledávkám) a podobně i pro účet 558 (Tvorba a zúčtování zákonných opravných položek v provozní činnosti). Pro zaúčtování vytvořené opravné položky se na příslušnou kartu interního dokladu do pole Účet Md zadá účet 558, pro Účet D pak účet 391. Účtovat se bude částka netto (kladná). Pro zaúčtování zrušení opravné položky se do pole Účet MD zadá účet 391 a do pole Účet D pak účet 558. Účtovat se bude záporná netto částka. Lze naimportovat kontaci "OPP" z mandanta INIT.

6. Dále je nutné vytvořit kontaci pro účtování interních dokladů pro případ, kdy se ruší opravné položky z důvodu změny typu opravné položky pohledávky. Tato kontace se nastavuje v Knize interních dokladů pro tvorbu opravných položek a dosazuje se interních dokladů, které ruší předchozí typ opravné položky. Zaúčtování takového interního dokladu je shodné s tvorbou opravné položky (tj. na straně MD je nákladový účet, na straně D je účet 391) jen částky jsou záporné. Vzhledem k tomu, že v položce interního dokladu je vložena karta interního dokladu pro rušení opravné položky, která má účet MD nastaven analytický účet 391 a v účtu D nastaven analytický účet 558, proto musíme použít speciální kontaci, která účty MD a D prohodí. (Lze naimportovat kontaci „OPZ“ z mandanta INIT).

Typy opravných položek

V číselníku Typy opravných položek jsou definovány jednotlivé typy daňových opravných položek a účetní opravné položky.

Obr.: Číselník Typy opravných položek

V záložce Základní údaje je definována zkratka, popis opravné položky včetně podmínek použití. Ke každému typu je přiřazená karta interního dokladu (viz následující kapitola) pro vznik a pro případné zrušení opravné položky. S ohledem na možné změny v legislativě lze omezit platnost opravné položky. Zatržítkem Pro účetní položky nastavujeme typy opravných položek, určené pro účetní opravné položky.

Obr.: Číselník Typy opravných položek - Základní údaje

Popis polí:

Zkratka	Zkratka opravné položky.
Popis	Bližší popis opravné položky.
Karta interní dokladu	Karta interního dokladu, která se vloží do interního dokladu při vzniku opravné položky k pohledávce.
Karta interního dokladu pro zrušení	Karta interního dokladu, která se vloží do interního dokladu při zrušení opravné položky k pohledávce.
Procento odpisu	Výše procenta, které se nabídne v seznamu pohledávek pro tento typ opravné položky.
Priorita	Pokud existuje pohledávka, pro kterou jsou vhodné dva a více typů opravných položek (typicky např. pohledávka s počtem měsíců 18 až 30 v částce menší než 30 000 Kč. Splňuje podmínku § 8a (do 50%) i § 8c), pak se pro typ, který má mít přednost nastaví do pole Priorita vyšší číslo.
Platnost od	V případě legislativních změn je možno nastavit platnost od-do.
Platnost do	V případě legislativních změn je možno nastavit platnost od-do.
Prodlení (v měsících) od	Pokud je pohledávka v prodlení mimo interval od-do, pak se daný typ do pohledávky nenabídne.
Prodlení (v měsících) do	Pokud je pohledávka v prodlení mimo interval od-do, pak se daný typ do pohledávky nenabídne.
Hodnota pohledávky od	Pokud je hodnota pohledávky mimo rozsah od-do, pak se daný typ do pohledávky nenabídne.
Hodnota pohledávky do	Pokud je hodnota pohledávky mimo rozsah od-do, pak se daný typ do pohledávky nenabídne.
Celk. hodnota pohledávek dlužníka od	Pokud jsou pohledávky za daného zákazníka mimo rozsah od-do, pak se daný typ do pohledávky nenabídne.
Celk. hodnota pohledávek dlužníka do	Pokud jsou pohledávky za daného zákazníka mimo rozsah od-do, pak se daný typ do pohledávky nenabídne.

Každý druh opravné položky, který účetní jednotka používá, musí mít v číselníku Typy opravných položek svůj záznam s nastavením podmínek. Pokud pro jeden druh opravné položky je výše opravné položky odstupňována podle doby, která uplynula od prodlení pohledávky, pak je pro každý interval prodlení nutné nastavit vlastní typ opravných položek (např. u opravných položek podle § 8a zákona o rezervách).

Karta interního dokladu

Pro každý typ opravné daňové nebo účetní položky k pohledávce založíme záznam v číselníku Karta interního dokladu.

Do každého typu opravné položky se vkládají dvě karty interního dokladu. Jedna pro vznik opravné položky, druhá pak pro zrušení opravné položky. Na kartě interního dokladu vyplníme mimo jiné i pole Účet MD, Účet D, Kontaci, Sazbu DPH nebo Typ daně. Tyto karty pak budou tvořit položky interního dokladu.

Obr.: Karta interního dokladu pro typ opravné položky

Správa vlastních firem - Opravné položky k pohledávkám

Ve Správě vlastních firem nastavíme parametry pro funkci Opravné položky k pohledávkám. V záložce Opravné položky definujeme knihu interních dokladů a lhůtu pro promlčení pohledávky a počet dní prodlení. V záložce Knihy faktur vydaných vybereme, pro které knihy se mají Opravné položky k pohledávkám tvořit.

V záložce Spojené osoby definujeme záznamy z knihy Odběratelé/Dodavatelé. Pokud bude nalezena pohledávka k této firmě, pak se k takové firmě nesmí vytvářet daňové opravné položky, proto se k takovým pohledávkám ve formuláři pro Opravné položky k pohledávkám nepřednastaví žádný typ daňové opravné položky, i když by s ohledem na délku prodlení některý z typů byl vhodný. Přednastaví se jen účetní opravné položky.

Obr.: Správa vlastních firem - Opravné položky k pohledávkám

Popis polí:

Kniha interních dokladů pro opravné položky	Definuje se kniha interních dokladů, do které se budou opravné položky vytvářet.
Promlčecí doba	Zákonem daná lhůta pro promlčení pohledávek.
Počet dní prodlení	Počet dní prodlení se vztahuje na nezaplacené faktury, které se nabídnou k vytváření opravných položek. Týká se především účetních opravných položek, které lze vytvářet i pro počet dní menší než je tomu u daňových opravných položek. Faktury, které mají menší počet dní prodlení, než je zadáno v tomto poli, se nenabídnou v seznamu pro vytvoření účetních opravných položek. V případě, že je nastaven počet dní prodlení větší než je počet dní vyplývající ze zákonných lhůt pro vytváření daňových opravných položek (lhůty v měsících jsou přepočteny na dny), pak se faktura vydaná, která má sice počet dní prodlení menší, než je lhůta v tomto poli zadaná a zároveň splňuje počet měsíců pro případné vytvoření daňové opravné položky, v seznamu pro vytvoření opravných položek nabídne.

Opravné položky k pohledávkám

Funkce je spustitelná ze stromového menu Účetnictví/Opravné položky k pohledávkám a nebo z knihy Faktury vydané z Menu a funkce Opravné položky k pohledávkám. Pokud je funkce spuštěná z knihy Faktur vydaných, pak se načtou doklady podle nastavení knihy. Tedy z kontejneru nebo jen označené záznamy. Je-li funkce spuštěna nad jinou záložkou faktury vydané, než je Seznam, pak se nabídne ke zpracování jen jedna faktura.

Po spuštění funkce se zobrazí formulář Nastavení opravných položek k pohledávkám.

Obr.: Formulář Nastavení opravných položek k pohledávkám

Popis polí:

Opravné položky vytvořit k datu

Datum vytvoření opravných položek. Tímto datem se vyplní datum účetnho případu na interním dokladu.Implicitně se nastaví poslední den minulého roku.

Stiskem tlačítka OK na formuláři Nastavení opravných položek k pohledávkám dojde ke zpracování faktur vydaných, které jsou potvrzené, splňují knihu zadanou v poli Knihy faktur vydaných, jsou po splatnosti a délka po splatnosti (Počet dní prodlení) je větší nebo rovno hodnotě z parametru Počet dní prodlení, resp. počet měsíců v prodlení splňuje podmínky pro vytváření daňových opravných položek. Zaplacenost se vztahuje k datu, ke kterému opravné položky vytváříme. Pokud např. funkci pustíme k datu 31.12.2018 a faktura vydaná je zaplacena 10.1.2019, pak i takovou fakturu systém nabídne pro vytvoření opravných položek a ve sloupci Zbývá doplatit se zobrazí částka k doplacení k datu 31.12.2018. Uživatel se pak může rozhodnout na základě interních zvyklostí, zda bude i k takové faktuře vytvářet opravné položky nebo ne.

Výsledkem je zobrazení seznamu faktur vydaných ve formuláři Opravné položky k pohledávkám. V horní části se zobrazí pohledávky, které nemají opravné položky. Tyto záznamy jsou seřazené podle zákazníků.V rámci zákazníků pak podle počtu měsíců prodlení. Systém předvyplní vhodný typ daňové a účetní opravné položky včetně procent. V případě zákazníka v insolvenčním řízení se zobrazí seznam všech pohledávek daného zákazníka bez ohledu na prodlení nebo splatnost. Uživatel pak vytvoří opravné daňové položky jen k těm, které byly přihlášeny k soudu. Pro potřeby této funkce je odběratel v insolvenci, pokud je u daného zákazníka v poli pro ISIR Justici nebo ISIR Creditcheck nastaven jeden ze stavů pro insolvenci.

Pozn.: V případě "spojených osob" (viz nastavení ve Správě vlastních firem), se do sloupců pro daňové opravné položky nenastaví žádný typ, nastaví se jen účetní opravné položky.

Faktury, které ještě nemají opravnou položku, se zobrazí s ikonou ve sloupci S a jsou implicitně označeny.

Faktury vydané, které již mají opravnou položku (mají vyplněno pole Opravný interní doklad), se zobrazí na konci v seznamu.

Obr.: Formulář Opravné položky k pohledávkám

Na formuláři jsou needitovatelná pole Kniha interních dokladů pro opravné položky a Datum opravných položek. Hodnoty jsou převzaty z nastavení opravných položek. Implicitně jsou zobrazeny ve sloupcích informace o číslu faktury, data splatnosti, počtu měsíců v prodlení a částce zbývá doplatit. Ve sloupci Typ daňové OP se na základě částky a počtu měsíců prodlení nabídne konkrétní typ daňové opravné položky včetně procenta výše opravné položky. Uživatel může změnit typ daňové opravné položky ve sloupci Typ daňové OP stiskem klávesy Enter a následným výběrem hodnoty z číselníku Typ opravné daňové položky. Stejně lze změnit i výši procenta.

Stejným způsobem je nastaveno i chování sloupce Typ účetní OP a sloupce jeho procenta.

Pokud chce uživatel editovat záznamy, může tak učinit jednotlivě po záznamech, případně může pro označené záznamy použít funkci Hromadné akce/Změna opravných položek. Ve formuláři zatrhne a nastaví hodnoty, které chce změnit.

Obr.: Hromadná akce/Změna opravných položek

Stiskem ikony Provést v záhlaví formuláře se provede vytvoření opravných položek. Ve vybrané knize Interních dokladů vznikne tolik nový dokladů, kolik pohledávek (faktur vydaných) bylo označeno. Uživatel má možnost se stiskem tlačítka Faktura nebo Interní doklad v záhlaví formuláře podívat na daný doklad. Tlačítko Interní doklad je aktivní, jestliže uživatel stojí na záznamu, který již má vytvořenou opravnou položku. Doklad faktury, interního dokladu nebo kartu Odběratele nebo detail Typu opravné položky lze také zobrazit stiskem klávesy Ctrl a levého tlačítka na myši na daném záznamu a sloupci.

Obr.: Interní doklad jako opravná položka k pohledávkám

Vytvořené interní doklady se automaticky potvrdí a zaúčtují. Standardně slouží pro zaúčtování opravných položek k pohledávkám kontace OPP, která se nastavuje na kartě interního dokladu. Na jednotlivých kartách interních dokladů, které se vkládají do položek interních dokladů, se rovněž nastavuje účet MD a účet D. Pro účet MD se použije analytický účet 558 - Tvorba a zúčtování zákonných opravných položek v provotní činnosti, pro stranu MD pak analytický účet 391. Pro každý typ daňové opravné/účetní položky je vhodné použít speciální analytický účet.

Zaúčtování - interní doklad:

interní doklad - daňové opravné položky	558xxx/391xxx	částka Netto
interní doklad - daňové opravné položky - zrušení	391xxx/558xxx	částka -Netto
interní doklad - daňové opravné položky - zrušení z důvodu změny typu opravné položky	558xxx/391xxx	částka Netto
interní doklad - účetní opravné položky	559xxx/391xxx	částka Netto
interní doklad - účetní opravné položky - zrušení	391xxx/559xxx	částka -Netto

Změna typu opravných položek k pohledávkám

Pokud již existují k pohledávkám opravné položky, pak po spuštění funkce Opravné položky k pohledávkám může systém některým již vytvořeným opravným položkám navrhnout jiný typ. Nově navržený typ se zobrazí ve sloupci Typ daňové OP. Původní hodnota se zobrazí v pravé části formuláře v Preview v poli Typ opravné daňové položky nebo po přidání sloupce Původní typ daňové položky.

Příklad:

Typickým případem je situace, kdy k dané pohledávce již existuje daňová opravná položka (OP dle § 8a - 50%), ale protože od doby vzniku této opravné položky vznikl nárok na vyšší částku opravné položky (počet měsíců prodlení je více než 30 měsíců), pak systém v takovém případě označí pohledávku ikonou pro změnu a nabídne příslušný typ daňové opravné položky (v tomto případě např. OP dle § 8a - 100% nebo OP dle § 8c).

Pokud uživatel stiskne tlačítko Provést, pak dojde ke zrušení původních opravných položek a vytvoření nových. Technicky je zrušení provedené tak, že se ke stávajícímu internímu dokladu vytvoří nový interní doklad se stejnými položkami, jen s minusovými hodnotami. Do pole kontace je doplněna kontace z knihy interních dokladů (Opravné položky k pohledávkám - zrušení). Následně dojde k vytvoření nového interního dokladu s novými typy.

Všechny interní doklady lze pak najít u příslušné faktury vydané v záložce interní doklady.

Zrušení opravných daňových položek k pohledávkám

Ke zrušení již existujících daňových opravných položek k pohledávkám nejčastěji dochází ze dvou důvodů. Dojde k zaplacení faktury, a nebo je překročena lhůta pro promlčení pohledávky.

• Promlčení. Před uplynutím promlčecí doby je firma povinna existující opravnou položku zrušit. Po spuštění funkce Opravné položky k pohledávkám jsou tyto pohledávky automaticky označené ikonou .

Obr.: Opravné položky k pohledávkám určené ke zrušení

Pokud uživatel stiskne tlačítko Provést, pak dojde ke zrušení takto označených opravných položek. Původní opravné položky k interním dokladů se nemění. Zrušení opravných položek se provede tak, že se k již vytvořeným interním dokladů se vytvoří nové interní doklady, do kterých se jako položky vloží karty interních dokladů pro zrušení opravných položek. Počet položek i hodnota položek je stejná jako u již existujících opravných položek, ale na rozdíl od nich mají záporné znaménko. Do data účetního případu interního dokladu se doplní datum o jeden den starší, než je datum promlčení splatnosti faktury vydané, ke které se vytváří opravné položky. Do pole Kontace na položkách interních dokladů se přenese kontace z karet interních dokladů pro zrušení.

Obr.: Detail položky interního dokladu pro zrušení

• Dojde k zaplacení. Pokud dojde k zaplacení pohledávky, je účetní jednotka povinna zrušit opravnou položku k pohledávkám. Pro toto zrušení není třeba pouštět funkci Opravné položky k pohledávkám, (i když i zde by byla daná pohledávka označena ikonou pro zrušení), ale lze nad zaplacenou fakturou (případně nad kontejnerem těchto faktur) spustit hromadnou akci Zrušení opravných položek k pohledávkám (dostupnou jen v novém uživatelském rozhraní).

Tiskové sestavy

Přehled opravných položek

Číslo procesu: UCT038	Ident. č. sestavy: SUCT345	Soubor: CORR_ITEM.AM
Popis sestavy: Sestava zobrazí přehled existujících opravných položek k pohledávkám setřízených za jednotlivé typy. V rámci typů jsou pak pohledávky seřazené za zákazníka. Pro každou pohledávku je zobrazen přehled za poslední tři roky.   [Účetnictví][Opravné položky k pohledávkám][Přehled opravných položek].
Adresa ve stromu:

Parametry sestavy:

Title Titul sestavy. Lze si zvolit libovolný text.