Kniha Úkoly

V knize úkolů jsou evidovány všechny vytvořené úkoly všech uživatelů. Seznam těchto úkolů je uveden na 0. straně této knihy. Úkol chápeme jako požadavek na nějakou činnost, která má být uskutečněna. Úkoly lze provázat s doklady IS K2. Tuto provázanost je možné sledovat v knize Úkoly na 9. straně jednotlivých úkolů. S úkoly je možné provázat veškeré doklady IS K2, které mají k dispozici 9. stranu své karty. Na dokladech je provázanost s úkoly vidět nejen na 9. straně, ale také na záložce Úkoly, která je uživateli k dispozici na 1. straně dokladů.

Úkol lze propojit s jedním dokladem IS K2. Doklad je však možné provázat s několika úkoly. Vyjímku tvoří Kontaktní osoby a Partneři, které je možné provázat s úkolem nezávisle na volbě dokladu. Úkoly spojené s Kontaktní osobou nebo Partnerem, je možné sledovat na speciální záložce 2. straně těchto karet.

pic_2354

Obr.: Kniha Úkoly

Nový úkol je možné v knize vytvořit standardním způsobem, např. pomocí klávesy Insert. V knize Úkoly můžeme také pracovat s filtry. Uživatel tak může vytvořit filtr např. dle Vlastníka a zjistit tak, které úkoly má v danou chvíli řešit. Jednotlivé záznamy v knize Úkoly lze potvrzovat. Potvrzený záznam již nelze měnit a úkol je považován za ukončený.

Funkce dostupné v úkolech (dostupné pouze v režimu Prohlížení):

Příprava zadání Alt+F3	Příprava zadání úkolu. Kdokoliv může úkol v tomto stavu zadávat a editovat jej.
Zadáno Alt+F5	Zadavatel po dokončení zadání uvede úkol do stavu Zadáno. Vlastník úkolu v tomto stavu jej buď převezme a nastaví stav na Probíhá, nebo jej může vrátit zpět (doplnit důvod vrácení) do stavu Příprava zadání.
Probíhá Alt+F6	Vlastník převzal úkol ke zpracování.
Splněno Alt+F8	Po dokončení úkolu se nastaví stav Splněno.

Poznámka: V univerzálních formulářích nejsou výše popsané funkce na změnu stavu dostupné. Pro změnu stavu úkolů slouží klávesová zkratka Ctrl+Alt+F5.

Potvrzení Alt+F2	Potvrzení záznamu. Potvrzený úkol již není možné měnit.
Změna stavu Ctrl+Alt+F5	Změna stavu úkolu. Požadovaný stav vybíráme z číselníku Stavy.
Stornováno F8	Záznamu je nastaven stav Storno a dostane příznak bitmapou storno. Úkol může stornovat pouze zadavatel úkolu.

Základní údaje (1. strana)

Na 1. straně knihy Úkoly jsou uvedeny veškeré informace o konkrétním úkolu. Jsou zde uvedena ta pole, která si uživatel nadefinoval v knize Nastavení polí úkolu, tzn. počet polí zobrazených na této straně se může lišit.

pic_2355

Obr.: Úkoly - 1. strana se zobrazením všech polí

Popis polí:

Číslo	Programem přiřazené pořadové číslo vytvořeného úkolu.
Zadavatel	Skutečný zadavatel úkolu do programu. Vybíráme z číselníku kontaktních osob. Do tohoto pole se automaticky doplní vlastní kontaktní osoba uživatele.
Řešitel	Aktuální řešitel úkolu. Toto pole informuje o tom, kdo právě pracuje na řešení úkolu. Pole je odkazem do knihy Kontaktní osoby. Změnou řešitele dochází k předání konkrétního úkolu.
Předmět	Předmět úkolu.
Termín splnění	Možnost zadání data a času pro termín splnění úkolu.
Nadřízený úkol	Toto pole slouží pro připojení k jinému úkolu, pod který tento spadá. Tímto způsobem je možné vytvářet strukturu úkolů.
Zadáno	Datum a čas vytvoření úkolu.
Zahájeno	Datum a čas zahájení řešení daného úkolu.
Splněno	Datum a čas splnění úkolu.
Kontaktní osoba	Kontaktní osoba, která je s tímto úkolem spojena. Po výběru kontaktní osoby se automaticky doplní pole Partner, pokud je na kartě kontaktní osoby zadán.
Partner	Možnost zadání partnera, se kterým je tento úkol spojen. Pokud vyplníme partnera, potom se v poli Kontaktní osoba nabízí seznam všech kontaktních osob, které jsou k partnerovi přiřazeny (zobrazí se filtr kontaktních osob).
Stav	Toto pole informuje o aktuálním stavu úkolu. Hodnotu do pole vybíráme z knihy Stav. Pokud jsou stavy úkolu řízeny doplňují se hodnoty do tohoto pole automaticky při práci s úkoly a využití dostupných funkcí.
Kategorie	Pole pro zadání kategorie, do které je úkol zařazen. Hodnoty do tohoto pole vybíráme z knihy Kategorie. Tento číselník je možné kdykoliv doplnit o další záznamy.
Priorita	Toto pole slouží pro označení důležitosti úkolu. Při vyplňování pole vybíráme hodnotu z číselníku Priorita.
Skupina	Pole pro určení skupiny, do které je tento úkol zařazen. Pole je odkazem do číselníku Skupina.
Druh	Pole pro určení druhu úkolu. Hodnotu je možné vybrat z knihy Druh. Pole slouží k rozčlenění úkolů.
Splněno v %	Procentuální odhad stavu rozpracování konkrétního úkolu.
Plánovaný čas	Čas odhadovaný na vyřešení úkolu.
Skutečný čas	Skutečný čas spotřebovaný na vyřešení úkolu.
Vytvořil	Datum a čas vytvoření záznamu a jméno uživatele, který záznamu vytvořil.
Změnil	Datum, čas a jméno posledního uživatele, který záznam změnil.
Zadáno dnů	Počet dnů, které uplynuly od zadání úkolu.
Doklad	Doklad (přijatá faktura, poskytnutá záloha, zakázka...), který je úkolu přiřazen.
Potvrzení
Zadání	Toto pole slouží pro vlastní specifikaci úkolu. Zapisují se zde veškeré činnosti související se zadáním konkrétního úkolu.
Zadání - historie	Tato záložka obsahuje veškerou historii zadání úkolu. Pokud uživatel jakkoliv zadání upraví, např. tak že jej doplní o další text, vloží se zde položka s touto úpravou. Jednotlivé položky na této záložce je možné otevřít např. pomocí klávesy Enter, a zobrazit si tak komentáře zadání úkolu.
Řešení	Pole pro veškeré informace týkající se řešení daného úkolu.
Řešení - historie	Tato záložka obsahuje celou historii pole Řešení. Pokud uživatel jakkoliv upraví text v poli řešení, vloží se zde položka s touto úpravou. Jednotlivé položky na této záložce je možné otevřít např. pomocí klávesy Enter, a zobrazit si tak komentáře k řešení úkolu.
Formátované zadání	V tomto poli je zobrazena celá historie pole Zadání. Jedná se o veškerý text zadání úkolu pohromadě, vždy s identifikací osoby, která tento text zadala a času, kdy byl text upraven nebo změněn. Toto pole nelze editovat, slouží pouze k prohlížení.

K Úkolům je umožněno připojovat libovolné druhy a typy poznámek, případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky. Bližší popis práce s poznámkami je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Poznámky.

Položky (2. strana)

Na 2. straně úkolu je uveden seznam všech podřízených úkolů. Jsou zde zobrazeny všechny úkoly, které jsou na daný úkol napojeny, tzn. mají jej doplněn v poli Nadřízený úkol.

pic_2570

Obr.: Úkoly - 2. strana

Dokumenty (9. strana)

Na 9. stranu úkolů je možné, stejně jako v jiných dokladech IS K2, vkládat dokumenty, doklady nebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana.