Pošta

Modul Pošta slouží pro nadefinování poštovní schránky a její správné nastavení. Uživatel zde má k dispozici také interní poštovní schránku. Poštu je možné otevřít pomocí stromového menu modulu Komunikace.

Kniha Pošta

Pošta v IS K2 umožňuje komunikaci mezi uživateli, podobně jako předávání úkolů, a zároveň dokáže komunikovat s ostatními subjekty mimo IS K2. Jedná se tedy jak o interní tak extérní poštu. Interní zprávy nejsou přeposílány přes žádný poštovní server nebo službu a jsou v rámci sítě doručeny okamžitě. Pro odesílání a přijímání externích zpráv je nutné nadefinovat poštovní schránku a provést její správné nastavení. Prostřednictvím pošty může uživatel odesílat a přijímat zprávy včetně příloh, informace o plánovaných schůzkách apod.

Při prvním spuštění modulu Pošta program automaticky založí každému uživateli dvě poštovní schránky. Jednu vlastní interní poštovní schránku se jménem, které je shodné s přihlašovacím jménem uživatele do IS K2. Druhá schránka uživateli umožní odesílat zprávy z IS K2 pomocí vlastního poštovního klienta. Do této schránky není možné přijímat zprávy, protože pro příjem pošty není nastavena. Tyto schránky jsou bez hesla a jejich nastavení lze měnit. Tyto nadefinované schránky by neměl uživatel mazat. V případě smazání dojde k obnově těchto schránek, a to vždy po spuštění pošty v IS K2. Nad knihou Pošta i nad jednotlivou zprávou je uživateli k dispozici F9 pro zařazení tiskové sestavy.

Kniha pošty je rozdělna do dvou částí. V levé části jsou tři záložky. Jsou to Složky, Adresář a Uživatelé. Na záložce Složky je Stromové menu, ve kterém jsou zobrazeny všechny nadefinované poštovní schránky. Záložka Adresář obsahuje seznam všech elektronických adres v K2. Mohou zde být jak Partneři tak Kontaktní osoby nebo Dodavatelé/Odběratelé. Pokud má např. kontaktní osoba uvedeno několik elektonických adres, bude v tomto seznamu uvedana vícekrát. Stejně tak Partner nebo Dodavatel/Odběratel. Na třetí záložce Uživatelé je seznam všech uživatelů K2. Dvojitým stisknutím tlačítka myši popř. pomocí klávesy Enter na elektronické adrese nebo uživateli se zobrazí formulář pro vytváření zprávy s již předvyplněnou adresou.

V pravé části knihy jsou k dispozici dvě záložky. Na záložce Zprávy se zobrazují obsahy jednotlivých složek stromového menu, tzn. seznam zpráv. V knize může být tedy zobrazen seznam schránek se seznamem jejich složek a došlé nebo odeslané zprávy zařazené do jedné vybrané složky. Druhou záložkou je zde Kalendář.

Standardně jsou v IS K2 přednastaveny složky:

• Doručená pošta - obsahuje zprávy, které nám byly zaslány od jiných uživatelů, popř. odesílatelů.
• Odeslaná pošta - obsahuje zprávy, které jsme zaslali jiným uživatelům, popř. příjemcům.
• Koš - obsahuje zprávy, které zde přesuneme z jiných složek. Pokud chceme tyto zprávy odstranit ze své schránky úplně, stiskneme tlačítko Smazat (nebo klávesu Delete). Tím bude zpráva vymazána i z této složky.
• Nevyžádaná - obsahuje zprávy, které jsou definované jako nevyžádaná pošta.
• Koncepty - obsahuje zprávy ve stavu rozpracování, které jsme pouze uložili, ale zatím neodeslali (tzn. ještě budeme na zprávě pracovat).

V závorce za každou složkou je uveden aktuální počet zpráv zařazených do této složky. Jestliže složka obsahuje zprávu, která ještě nebyla přečtena, budou v závorce uvedena 2 čísla, oddělena čárkou. První číslo uvádí celkový počet zpráv ve složce, druhé číslo počet nepřečtených zpráv.

V rámci vytvořených schránek může uživatel vytvářet své osobní složky. Novou složku do seznamu přidáme stisknutím pravého tlačítka myši na složce, do které chceme novou složku zařadit. Zobrazí se nabídka možností. Po výběru nabídky Přidat se zobrazí formulář Nová složka. Vyplníme pole pro název nové složky a po potvrzení se složka vytvoří. Nové vlastní složky lze přidávat pouze jako podřízené do již předdefinovaných složek.

Pouze u osobních přidaných složek lze provádět úpravy jako přejmenování složky, její přesun popř. výmaz. Přesun zpráv mezi jednotlivými složkami můžeme provést tak, že myší najedeme na požadovanou zprávu a tažením se stisknutým levým tlačítkem myši ji přesuneme do jiné složky. Přesun lze provádět pouze v rámci jedné systémové složky. Odstranit vlastní složku můžeme klávesou Del nebo stisknutím pravého tlačítka myši na zvolené složce a volbou Smazat. Stejným způsobem lze složky přejmenovat. Po vyvolání nabídky stisknutím pravého tlačítka myši vybereme volbu Přejmenovat.

Novou zprávu uživatel vytvoří pomocí tlačítka Napsat. Zobrazí se formulář, který uživateli umožní novou zprávu vytvořit popř. přiložit k dané zprávě přílohu.

Odeslání zprávy proběhne po stisknutí tlačítka Odeslat. Zpráva bude odeslána jako kopie každému zadanému příjemci (včetně příloh) a uloží se do jeho složky Doručená pošta. Původní zpráva se přesune do složky uživatele Odeslaná pošta.

Obr.: Kniha Pošta

Popis tlačítek:

	Přijmout - stisknutím toho tlačítka spustíme příjem zpráv.
	Odpovědět - stisknutím tohoto tlačítka vytvoříme novou zprávu, ve které bude na 1. straně automaticky předvyplněno v poli: Komu - adresa uživatele, který nám zprávu zaslal, Předmět - text ve formátu „Odp: Text z pole Předmět v původní zprávě“, v poli pro vlastní text - informace od koho byla původní zpráva a celý text původní zprávy. Vytvořenou odpověď odešleme tlačítkem Odeslat (viz popis 1. strany).
	Odpovědět všem - postup je stejný jako v případě tlačítka Odpovědět. Pouze v poli Komu budou uvedeni všichni uživatelé, kterým byla původní zpráva zaslána včetně odesílatele původní zprávy.
	Předat - opět platí stejný postup jako v případě Odpovědět. Stisknutím tohoto tlačítka však zůstane pole Komu nevyplněno.
	Kopie - pravítkem stojíme na zprávě, ze které chceme vytvořit kopii zprávy a odeslat ji.
	Upravit - tlačitkem se otevře zpráva, kterou je možné změnit a poté uložit nebo odeslat.
	Odstranit (Delete) - stojíme-li pravítkem na zprávě, kterou chceme odstranit ze složky, stiskneme toto tlačítko a zpráva se přesune do složky Odstraněná pošta (viz popis Odstraněná složka).
	Aktualizovat - umožňuje aktualizovnání schránky nebo zprávy.
	Účty - po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář, ve kterém nastavujeme všechny schránky, do kterých chceme přijímat zprávy a odesílat. Je zde možné také nastavit prostředí pro knihu Pošta.
	Náhled - ve spodní části knihy Pošta se zobrazí tělo zprávy, na které stojíme pravítkem.
	Hledání (Ctrl+F) - stisknutím tohoto tlačítka vyvoláme formulář Vyhledávání, pomocí kterého můžeme nastavit podmínky pro hledání konkrétních zpráv. Obr.: Formulář Vyhledávání
	Hledaný text - do tohoto pole napíšeme text, který chceme najít (max. 70 znaků).
	Schránky - zatrhnutím polí zvolíme podmínky pro prohledávání: Aktuální - program prohledá pouze schránku, ve které se právě nachází pravítko na záznamu. Všechny - program prohledá všechny schránky, které jsou definované a zobrazené.
	Složky - v této části formuláře můžeme zatrhnout volbu, zda se mají prohledávat i složky Koš a Nevyžádené.
	Části - zatrhnutím polí zvolíme podmínky pro prohledávání:
	Předmět - program vyhledá a zobrazí všechny zprávy, které obsahují hledaný text v poli „Předmět“. Tělo zprávy - program vyhledá a zobrazí všechny zprávy, které obsahují hledaný text v těle zprávy. Od - program vyhledá a zobrazí všechny zprávy, které obsahují hledaný text v poli „Od“. Komu - program vyhledá a zobrazí všechny zprávy, které obsahují hledaný text v poli „Komu“. Kopie - program vyhledá a zobrazí všechny zprávy, které obsahují hledaný text v poli „Kopie“.
	Po stisknutí tlačítka OK (nebo klávesy Enter) bude zobrazen formulář s Výsledky vyhledání, ve kterém budou zobrazeny zprávy obsahující hledaný text. Pokud v poště neexistuje zpráva, která zadaným podmínkám vyhovuje, zobrazené okno bude prázdné.
	Formulář zavřeme stisknutím tlačítka Storno nebo klávesou Esc. Pozn.: Zavřeme-li formulář vyhledávání, ve kterém je vyplněno pole Hledaný text a následně jej opět otevřeme, zůstane v tomto poli zapsán původní hledaný text.
	Archivace - Archivace pošty. Tlačítko se zobrazí uživatelům, kteří mají právo Servisní zásahy. Po spuštění se objeví formulář, ve kterém je možné nastavit parametry archivace. Jako výchozí je nastaveno uložení na disk a smazání z databáze všech zpráv starších 60 dnů. V nastaveném adresáři se pak vytvoří podadresář MailArchive a v něm jsou podle čísel uživatelů uloženy jejich zprávy.
	Aktivita - stisknutím tohoto tlačítka se zobrazí formulář Uložit jako aktivitu. Tento formulář umožní uživateli ativitu vytvořit. Obr. Formulář Uložit jako aktivitu Typ aktivity - pole pro výběr typu aktivity. Odkaz do číselníku typů aktivit. Uložit přílohy jako dokumenty - pokud je volba zatržena, uloží se přílohy zpráv jako dokumenty. Cesta k dokumentům - cesta k uloženým přílohám emailu. Typy dokumentů - pole pro volbu typu uložených dokumentů. Skript - pole pro výběr skriptu, který slouží pro vytváření aktivit. Toto pole je zpřístupněno, pokud je jako způsob uložení zvoleno msScript. Způsob uložení - pole pro výběr způsobu uložení: masStandard - standardní vytvoření aktivity. Po výběru této možnosti a stisknutí tlačítka OK se otevře 1. strana vytvářené aktivity. Zde budou předvyplněna pole např. Typ, Popis, datum OD a datum DO. Na 8. straně karty aktivity bude automaticky v poli pro komentář uloženo „tělo zprávy“ (kromě příloh), na které aktivitu vytváříme. masScript - způsob uložení aktivity pomocí skriptu. Pokud uživatel zvolí tuto možnost, je nutné vybrat příslušný skript do pole Skript. masDisabled - neprovede se žádné uložení aktivit.

Pozn.: Seřadit zprávy ve složce můžeme stisknutím levého tlačítka myši v záhlaví sloupce Odesláno (nebo Přijato). Směr šipky umístěné vpravo v záhlaví sloupce určuje, zda jsou zprávy seřazeny podle data odeslání vzestupně (poslední odeslaná/přijatá zpráva je na posledním místě) nebo sestupně (poslední odeslaná/přijatá zpráva je na prvním místě).

Zpráva

Jakoukoliv zprávu ve složkách je možné detailně zobrazit pomocí klávesy Enter popř. dvojitým stisknutím tlačítka myši. Zobrazí se formulář se všemi náležitostmi zprávy. Jedná se o stejný formulář, pomocí kterého je možné vytvářet novou zprávu.

Obr.: Pošta - rozpracovaná zpráva

V horní části tohoto formuláře je uvedeno kdo je odesílatelem této zprávy. Pole Předmět slouží k zadání předmětu zprávy. Předmět zprávy je uveden také v horní modré liště. V prostřední části formuláře se nachází 3 záložky. Záložka Komu slouží pro určení příjemce zprávy. Platnost adresy je kontrolována programem. Může jich zde být uvedeno více a v takovém případě je nutné je oddělit středníkem. Pro kopii a skrytou kopii jsou zde k dispozici záložky Kopie a Skrytá kopie.

Spodní část formuláře je vyhrazena pro práci s vlastním textem zprávy.

Tlačítka na tomto formuláři zde mají stejnou funkčnost jako v knize Pošta. Přílohy k rozpracované zprávě uživatel vkládá pomocí tlačítka Vložit. K tomuto účelu lze využít také kombinaci kláves Ctrl+C a Ctrl+V. V případě, že již vytvářená zpráva obsahuje všechny náležitosti můžeme ji odeslat příjemci pomocí tlačítka Odeslat. Tlačítko Zrušit uzavře vytvářenou popř. otevřenou zprávu. Volby Odpovědět, Odpovědět všem případně Předat může uživatel využít k vytvoření odpovědi příjemcům. Tlačítko Aktivita nám umožní vytvořit k příslušné zprávě aktivitu.

V případě, že nevytváříme novou zprávu, ale máme zobrazenu existující, jsou k dispozici v horní liště také tlačítka se šipkami. S jejich pomocí je možné přecházet na další zprávy a prohlížet je.

Upozornění: Při psaní zprávy používáme pro ukončení řádku klávesu Shift+Enter! Samotná klávesa Enter vytvoří ve zprávě odstavec.

Kalendář

Na záložce Kalendář jsou zobrazeny všechny zprávy příslušné složky. Zprávy v kalendáři jsou shodné s obsahem zpráv v jednotlivých složkách a jsou zobrazeny v kalendáři vždy v příslušném dni. Zprávu lze z kalendáře otevřít stejně jako ze složky.

Do kalendáře stejně jako zprávy můžeme vkládat události a připomínání.

Obr. Kniha Pošta - 2. strana

Popis tlačítek:

	Vytvoření nové položky kalendáře. Lze nahradit klávesou Insert.
	Tlačítko pro otevření položky kalendáře a její případnou úpravu. Položku klendáře lze otevřít také klávesou Enter.
	Smazání položky kalendáře. Lze použít také klávesu Delete.
	Tlačítko pro přidání nové události do kalendáře. Zobrazí se formulář Událost, ve kterém uživatel vyplní Předmět, Text, Začátek a Konec události, případně může zatrhnou volbu Celý den, čímž je určeno, že událost bude trvat celý den. Dále zde může uživatel nastavit událost jako Důležitou a nastavit Připomenutí události.
	Vložení připomenutí události. Tlačítko zobrazí formulář Upozornění na událost. Zde je možné nastavit dobu upozornění před začátkem události a způsob upozornění. Uživatel zde může zvolit, zda Zobrazit hlášení, Přehrát zvuk, Spustit aplikaci, Spustit skript nebo Poslat e-mail.
	Přepnutí rozsahu zobrazení kalendáře na den. Lze nahradit klávesami Ctrl+D.
	Přepnutí rozsahu zobrazení kalendáře na týden. Lze nahradit klávesami Ctrl+T.
	Přepnutí rozsahu zobrazení kalendáře na měsíc. Lze nahradit klávesami Ctrl+M.
	Zobrazení nebo skrytí sobot a neděl. Lze nahradit klávesami Shift+Ctrl+W.
	Sloučení sobot a neděl do jedné buňky.
	Přenačtení obsahu kalendáře.
	Vyhledání záznamu podle textu. Lze nahradit klávesami Ctrl+F.
	Vyhledání dalšího výskytu.
	Uspořádání položek kalendáře podle času bez překrytí. Lze nahradit klávesami Ctrl+U.
	Nastavení kalendáře. Pomocí formuláře je možné nastavit Počáteční a Koncové datum kalendáře popř. barvy v kalendáři.
	Přepnutí kalendáře na celou obrazovku. Lze nahradit klávesou F11.
	Zobrazení nebo skrytí panelu s ovládacími prvky. Lze nahradit klávesami Shift+Ctrl+P.
	Zobrazení nebo skrytí panelu s podrobnostmi. Lze nahradit klávesami Shift+Ctrl+B.

Nastavení poštovní schránky

Poštovní schránku je vždy nutné pro její správnou funkčnost nastavit. Poštovní schránky se nastavují ve formuláři, který je možné otevřít pomocí tlačítka Účty, které se nachází v horní liště modulu Pošta v IS K2. Formulář obsahuje několik záložek, na kterých je možné nastavit potřebné náležitosti. V levé části formuláře je uveden seznam všech definovaných účtů. V pravé části jsou k dispozici záložky s příslušnými poli pro vlastní nastavení účtu.

Obr.: Formulář Nastavení poštovních účtů

Popis polí:

Název účtu	Pole pro libovolný název účtu.
Vaše jméno	Jméno, které bude použito při odesílání zpráv z tohoto účtu.
E-mailová adresa	Pole pro zadání e-mailové adresy.
Adresa pro odpovědi	Adresa pro zaslání odpovědi. Prázdná hodnota zde znamená odpovídat na stejnou adresu.
Příjem pošty	Pole slouží k definování způsobu, jakým bude uživatel přijímat poštu na tomto účtě. Uživatel zde volí příslušný protokol.
Odesílání pošty	Pole pro výběr způsobu odesílání pošty z tohoto účtu. Obsluha zde volí příslušný protokol.
Poštovní klient	Výběr poštovního klienta pro úpravu zpráv.
Výchozí schránka pro odesílání	Tuto volbu je možné zatrhnout pouze u jedinné schránky ze všech definovaných. Příznak je nutné nastavit u té schránky, kterou bude uživatel využívat k odesílání e-mailů ze skriptu např. Export do emailu.
Použít pro příjem a odeslání	Pokud chce uživatel do své schránky poštu také přijímat, musí být tato volba zatržena.
Uložit kopii odeslané právy	Pokud je pole zatrženo, uloží se kopie odeslané pošty do složky Odeslaná pošta.
Zobrazovat	Schránka s tímto nastavení je zobrazena v seznamu všech účtů v knize Pošta.
Skrytou kopii sobě	Pokud je toto pole zatrženo, je vždy automaticky přidána adresa odesílatele do skryté kopie emailu, odesílaného přes tuto schránku. Uživatel tak může být informován o všech odeslaných emailech.
Interval pro kontrolu nových zpráv	Interval pro kontrolu nových zpráv. Je uveden v minutách.
Formát pro vytváření zpráv	Výchozí formát textu pro vytváření nových zpráv.
Podpis	Tímto tlačítkem se zobrazí formulář, ve kterém je možné definovat podpisy.
Přidat účet	Tlačítko pro přidání nového účtu do K2.
Testovat připojení	Tlačítko pro test nastavení schránky. Zobrazí se hlášení o stavu připojení.
Globální proxy	Stisknutím tohoto tlačítka se zobrazí formulář pro nastavení Globální proxy.
Odebrat účet	Pomocí tohoto tlačítka je možné odebrat již nadefinovanou schránku.
Ukázat hesla	V případě zathrnutí této možnosti jsou zobrazena všechna hesla na tomto formuláři. V opačném případě jsou hesla zobrazena jako hvězdičky.

Na záložce Potvrzení může uživatel nastavit požadavek na potvrzení o přečtení emailu. Tomuto požadavku může druhá strana vyhovět, ale i nemusí.

Nastavení poštovního účtu se odvíjí podle toho, k čemu má sloužit. Mimo nastavení poštovní serverů je nutné, aby se obsluha zaměřila při nastavení především na:

• Operační systém, na kterém je K2 spouštěna.
• Verzi výchozího poštovního klienta (Outlook 2003, Outlook 2007, Thunderbird, vestavěný klient K2 atd.).
• Databázi, nad kterou IS K2 pracuje (Oracle, MS SQL).

Každý uživatel má po přihlášení do IS K2 k dispozici dvě schránky. Jednu interní pro zasílání zpráv mezi uživateli K2 a jednu externí, u které lze měnit nastavení, ale nelze ji smazat. Dále uživatel může vytvářet libovolné množství poštovních schránek a účtů.

U vestavěného poštovního klienta je zapracována podpora SSL.

Nastavení poštovní schránky pro odesílání

Varianta 1.

Příjem pošty: Nepříjímat, Odeslání pošty: Mapi, Poštovní klient: Mapi.

Při tomto nastavení není třeba nic měnit. Jsou podporovány základní funkce pro odesílání emailů včetně odesílání ze skriptu. Při zasílání emailů ze skriptu v tomto případě mohou nastat problémy u některých kombinací zvolené databáze a poštovního klienta. Proto se nedoporučuje toto nastavení u kombinace databáze Oracle a poštovního klienta Outlook a Thunderbird. Dále není doporučeno používat toto nastavení u operačního systému Windows 7. Tento operační systém nepodporuje "Simple MAPI". Toto nastavení není vhodné také pro Outlook 2010.

Varianta 2.

Příjem pošty: Nepříjímat, Odeslání pošty: SMTP, Poštovní klient: Outlook.

Tato varianta je doporučenou kombinací pro databázi Oracle a poštovního klienta Outlook.

Varianta 3.

Jestliže není naistalovaný žádný výchozí poštovní klient a přitom obsluha chce využívat exporty sestav do emailu a tyto emaily před jejich odesláním editovat, může využít vestavěného poštovního klienta.

Příjem pošty: Nepříjímat, Odeslání pošty: SMTP, Poštovní klient: Vestavěný.

Nastavení poštovní schránky pro příjímání pošty do K2

Nastavení schránky pro příjem se liší pouze ve výběru protokolu pro příjem zpráv. Ten je nutné zvolit v poli Příjem pošty. Je třeba si uvědomit, že s výběrem protokolu pro příjem pošty je nutné také jeho bližší nastavení na jeho záložce na formuláři Nastavení poštovních účtů (např. protokol "POP3" strana 2, protokol "SMTP" strana 3).

Nastavení Google účtu v IS K2

Pokud uživatel chce používat svůj účet u společnosti Google v rámci poštovní schránky v IS K2 a využívat tento účet pro odesílání emailů, musí nastavit jeho autorizaci. Tento proces zahrnuje několik kroků.

Pro přihlášení ke Google účtu z aplikací třetích stran již není možné využít tzv. basic autentizaci (přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla). Pro tyto účely je nutné použít tzv. protokol OAuth2.

Celý proces autentizace spočívá ve vytvoření projektu pro konkrétní Google účet v rámci konsole Google Cloud Platform, která je dostupná na adrese https://console.cloud.google.com/.

Následně je nutné v rámci tohoto projektu vytvořit aplikaci pro autorizační protokol OAuth2 a vytvořit Credentials (klient pro ověření) protokolu OAuth2.

Posledním krokem je pak nastavení údajů tohoto projektu do IS K2.

Vytvoření projektu Google Cloud Platform

V rámci svého účtu u společnosti Google musí mít uživatel, který chce odesílat emaily z IS K2 vytvořen projekt v konzoli Google Cloud Platform. URL adresa této konzole je https://console.cloud.google.com/. Podmínkou je přihlášení uživatele ve webovém prohlížeči k danému Google účtu.

Obr.: Úvodní obrazovka konzole Google Cloud Platform

Nový projekt na Google Cloud Platform vytvoříme kliknutím na Select a project a následně na volbu NEW PROJECT.

Obr.: Vytvoření nového projektu

Na další obrazovce nastavíme název projektu v poli Project name.

Obr.: Zadání názvu projektu

Tlačítkem CREATE potvrdíme vytvoření projektu.

Vytvoření aplikace pro protokol OAuth2

V rámci vytvořeného projektu v Google Cloud Platform je dále nutné nastavit aplikaci pro autorizační protokol OAuth2.

V konsoli Google Cloud Platform musí být daný projekt vybrán. Po vytvoření se zde nastaví. Pokud však aktuálně nastaven není, vybereme jej pomocí tlačítka s názvem projektu.

Obr.: Tlačítko pro výběr projektů

Zobrazí se vždy seznam všech projektů Google účtu v konzoli. Z tohoto seznamu vybereme požadovaný projekt.

Pomocí ikony si dále zobrazíme všechny dostupné možnosti projektu a zvolíme zde APIs & Services.

Obr.: Zobrazení sekce APIs & Services

V sekci APIs & Services dále klikneme na volbu OAuth consent screen. Zde vytvoříme aplikaci pro ověření protokolem OAuth2.

Obr.: Vytvoření aplikace pro OAuth2

Zde jako první zvolíme možnost External a volbu můžeme potvrdit tlačítkem CREATE.

Na další obrazovce v poli App name zvolíme název aplikace a do pole User support email zadáme kontaktní email. Zpravidla zde zadáváme emailovou adresu daného Google účtu, s jehož projektem v Google Cloud Platform pracujeme. Další povinným polem je Developer contact information ve spodní části obrazovky. I zde je nutné zadat emailovou adresu.

Obr.: Další nastavení aplikace pro OAuth2

Nastavení je možné potvrdit dále tlačítkem SAVE AND CONTINUE.

Další krok vytváření "Scopes" je možné přeskočit a znovu stisknout tlačítko SAVE AND CONTINUE.

Dále se dostaneme na obrazovku, kde je nutné nastavit uživatele aplikace pro protokol OAuth2.

Obr.: Nastavení uživatelů pro aplikaci

Zde musí být zadán uživatel, konkrétního Google účtu, ke kterému je vytvořen tento projekt a ze kterého bude realizováno odesílání emailů z IS K2. Uživatele zde přidáme pomocí tlačítka ADD USERS. Následně vyplníme emailovou adresu a připojení uživatele potvrdíme tlačítkem ADD. Po připojení uživatele potvrdíme celou obrazovku opět tlačítkem SAVE AND CONTINUE. Dále se zobrazí poslední obrazovka Summary s přehledem údajů o aplikaci pro protokol OAuth2.

Aplikace je vytvořena a můžeme zde kliknout na tlačítko BACK TO DASHBOARD.

Obr.: Dokončení vytváření aplikace

Nastavení Credentials (ověření) aplikace pro protokol OAuth2

Dalším krokem pro funkčnost aplikace pro protokol OAuth2 je nastavení tzv. Credentials (ověření). Jedná se v podstatě o vytvoření klienta OAuth client pro ověření. V projektu klikneme na sekci Credentials a zde pak na tlačítko + CREATE CREDENTIALS.

Obr. Vytvoření klienta OAuth

V kontextovém menu dále vybereme možnost OAuth client ID.

Obr.: Kontextové menu pro výběr typu ověření

Zobrazí se obrazovka, kde v poli Application type zvolíme Desktop app. Je to proto, že se jedná o aplikaci pro desktopovou vezi IS K2.

Obr.: Výběr typu aplikace pro ověření

Na další obrazovce zadáme název pro identifikaci v rámci konsoly, a můžeme stisknout tlačítko CREATE pro vytvoření ověření.

Obr.: Potvrzení pro vytvoření OAuth client pro ověřování

Klient pro ověřování je vytvořen a zobrazí se okno, kde se nachází dvě pole Client ID a Client Secret. Klíče z těchto polí jsou velmi důležité pro nastavení odesílání emailu z IS K2 přes Google účet.

Obr.: Client ID a Client Secret pro nastavení v IS K2.

Další nastavení pro správnou funkci odesílání emailů je nutné provést v IS K2.

Nastavení v IS K2

Další nastavení pro odesílání emailů z IS K2 přes Google účet je již nutné provést přímo v IS K2 v modulu Pošta. Veškeré údaje pro účet Google zde zadáváme v nastavení dané schránky.

Pokud zde tedy chceme Google účet nastavit je nutné nejprve zadat emailovou adresu v poli E-mailová adresa na záložce Obecné. Dále zde v poli Odesílání pošty zvolíme možnost SMTP.

Obr.: Nastavení na záložce Obecné

Další úpravu nastavení účtu provedeme na záložce SMTP, kde zadáme vše potřebné pro odesílání emailu prostřednictvím SMTP protokolu. Zde zadáme Název serveru (smtp.gmail.com), Port (587) a Zabezpečené připojení (Explicitní TLS).

Obr.: Nastavení na záložce SMTP

Místo ověření účtu pomocí jména a hesla zde musíme nastavit ověření identity pomocí protokolu OAuth2. Veškeré údaje pro tento protokol zadáváme ve formuláři, který zobrazíme kliknutím na tlačítko OAuth 2.

Obr.: Nastavení protokolu OAuth2 v IS K2

Popis polí:

Client ID	Zde je nutné zadat Client ID, získané vytvořením klienta pro ověření protokolu OAuth2 (OAuth client), v rámci Google Cloud Platform.
Client Secret	Zde je nutné zadat Client Secret, získané vytvořením klienta pro ověření protokolu OAuth2 (OAuth client), v rámci Google Cloud Platform.
Authorization URI	Pole se vyplní automaticky hodnou určenou pro Google účet. Program jej vyplní automaticky pokud identifikuje Google účet v poli E-mailová adresa na záložce Obecné. Identifikace probíhá na základě koncovky "*.gmail.com". Pokud emailová adresa neobsahuje tuto koncovku je nutné pole vyplnit ručně. Hodnota pro Google je: "https://accounts.google.com/o/oauth2/v2/auth".
Token URI	Pole se vyplní automaticky hodnou určenou pro Google účet. Program jej vyplní automaticky pokud identifikuje Google účet v poli E-mailová adresa na záložce Obecné. Identifikace probíhá na základě koncovky "*.gmail.com". Pokud emailová adresa neobsahuje tuto koncovku je nutné pole vyplnit ručně. Hodnota pro Google je: "https://oauth2.googleapis.com/token".
Scope	Pole se vyplní automaticky hodnou určenou pro Google účet. Program jej vyplní automaticky pokud identifikuje Google účet v poli E-mailová adresa na záložce Obecné. Identifikace probíhá na základě koncovky "*.gmail.com". Pokud emailová adresa neobsahuje tuto koncovku je nutné pole vyplnit ručně. Hodnota pro Google je: "https://mail.google.com/".
Refresh Token	Pole se vyplní automaticky po ověření účtu. Pro ověření je nutné stiknout tlačítko Ověřit. Zobrazí se webový prohlížeč s výzvou ke přihlášení ke Google účtu. Po přihlášení dojde k ověření a pole Refresh Token se vyplní automaticky hodnotou.

Microsoft autorizace

Pro přihlášení k účtu u společnosti Microsoft již není možné využít tzv. Basic autentizaci (přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla).

Pokud tedy uživatelé chtějí v IS K2 využívat poštovní schránku pro příjem a odesílání emailů, prostřednictvím protokolů jako jsou IMAP, POP3 nebo SMTP, musí nastavit tzv. Modern authentification. Jedná se o ověřování prostřednictvím protokolu OAuth2.

Vytvoření aplikace v Microsoft Azure

Podmínkou pro použití autorizace OAuth2 je vytvoření aplikace v rámci služby Microsoft Azure. Ta je dostupná na adrese https://portal.azure.com/.

Aplikaci je pak nutné vytvořit a nastavit v sekci Azure Active Directory a zde v části Registrace aplikací.

Obr.: Vytvoření aplikace v rámci Microsoft Azure

Po vytvoření aplikace budete automaticky přesměrováni na stránku s přehledem základních údajů této aplikace. Jedná se o sekci Přehled.

Obr.: Základní údaje aplikace

Zde se nachází dva důležité údaje ID aplikace (klienta) a ID adresáře (tenanta). Ty je nutné zadat do IS K2 do formuláře pro nastavení autorizace OAuth2.

V menu, které se nachází v levé části stránky přejdeme dále do části Certifikáty a tajné kódy. Zde je nutné vygenerovat nový "tajný" kód. To pro vedeme kliknutím na text Nový tajný kód klienta.

Obr.: Certifikáty a tajné kódy

Následně se zobrazí stránka, kde je nutné zadat Popis a Platnost tajného kódu.

Obr.: Vytvoření tajného kódu

Tlačítkem Přidat vytvoříme nový tajný kód.

Obr.: Hodnota tajného kódu klienta

Po vytvoření doporučujeme hodnotu tajného ID zkopírovat. Po obnovení stránky to již není možné. Toto ID je pak nutné rovněž zadat do IS K2 do formuláře pro nastavení autorizace OAuth2.

V levém menu dále vybereme možnost Ověřování.

Obr.: Povolení toků veřejných klientů

Zde je nutné povolit toky veřejných klientů kliknutím na tlačítko Ano. Tlačítkem Uložit pak aplikovanou změnu uložíme.

V dalším kroku vybereme z levé nabídky možnost Oprávnění rozhraní API.

Obr.: Oprávnění rozhraní API

Zde pak tlačítkem Přidat oprávnění zobrazíme seznam možných oprávnění, které je možné nastavit. V tomto seznamu vybereme možnost Microsoft Graph.

Dále vybereme možnost Delegovaná oprávnění. Zobrazí se seznam všech dostupných oprávnění. V části Mail zde vybereme možnost Mail.Send.

Obr.: Nastavení oprávnění Mail.Send

V seznamu oprávnění v části User dále vybereme možnost User.Read.

Obr.: Nastavení oprávnění User.Read

Tlačítkem Přidat oprávnění provedené změny uložíme. Vybraná oprávnění se uloží. Tlačítkem Udělit souhlas správce pro MSFT zde tento souhlas nastavíme.

Obr.: Souhlas správce pro MSFT

Pro další nastavení si zobrazíme v levém menu záložku Ověřování. Pro přidání nové platformy zde klikneme na tlačítko Přidat platformu.

Obr.: Konfigurace platformy

V seznamu aplikací vybereme možnost Web. Zobrazí se další nastavení pro tuto platformu.

Obr.: Konfigurace platformy Web

Zde v horní části nastavíme Identifikátor URI pro přesměrování na hodnotu "http://localhost". Ve spodní části pak zatrhneme oba příznaky Přístupové tokeny a Tokeny ID. Tlačítkem Konfigurovat nastavení uložíme.

Komplexní návod, jak vytvořit a nastavit aplikaci v prostředí Microsoft Azure je uveden zde: https://intercom.help/security-studio/en/articles/5087114-setup-email-smtp-settings-with-office365-oauth2-authentication.

Nastavení v IS K2 - Microsoft

Další nastavení pro autorizaci pomocí protokolu OAuth2 je nutné již provést přímo v IS K2 v modulu Pošta. Veškeré údaje pro tento protokol a Microsoft autorizaci jsou dostupné pomocí tlačítka OAuth 2.

Obr.: Tlačítko na formuláři pro nastavení protokolu OAuth 2

Stisknutím tlačítka se zobrazí formulář pro nastavení údajů z vytvořené aplikace v prostředí Microsoft Azure.

Obr.: Nastavení protokolu OAuth2 pro Microsoft v IS K2

Popis polí:

Client ID	Zde je nutné zadat ID aplikace (klienta), získané vytvořením aplikace v prostředí Microsoft Azure.
Tenant ID	Zde je nutné zadat ID adresáře (tenanta), získané vytvořením aplikace v prostředí Microsoft Azure.
Client Secret	Zde je nutné zadat Tajný kód klienta, získaný vytvořením aplikace v prostředí Microsoft Azure.
Authorization URI	Pole se vyplní automaticky hodnou určenou pro Microsoft účet.
Token URI	Pole se vyplní automaticky hodnou určenou pro Microsoft účet.
Scope	Pole se vyplní automaticky hodnou určenou pro Microsoft účet.
Aktualizační token	Pole se vyplní automaticky po ověření účtu. Pro ověření je nutné stisknout tlačítko Přístupový token a dále použít volbu Získat/Aktualizovat. Zobrazí se webový prohlížeč s výzvou k přihlášení k Microsoft účtu. Po přihlášení dojde k ověření a pole Aktualizační token se vyplní automaticky hodnotou.
Vypršení platnosti	Datum a čas vypršení platnosti Aktualizačního tokenu. Token je platný 1 hodinu, pak dojde k jeho automatické aktualizaci. Token lze aktualizovat také ručně.
Přístupový token	Tlačítko obsahuje dvě další volby: Získat/Aktualizovat - načte webovou stránku pro autorizaci aktualizačního tokenu. Zapomenout/Odstranit - odstraní aktualizační token. Ten je pak nutné znovu načíst a autorizovat.

Skripty, funkce

Vytváření aktivit z emailu

Číslo procesu: CRM007	Id. číslo skriptu: FCRM031	Soubor: Act_FromEmail.pas
Popis skriptu: Skript vytváří aktivity ke zvoleným emailům.
Adresa ve stromu:

Parametry skriptu:

Bez parametrů.

Pomocí tohoto skriptu je možné vytvořit aktivity k příslušným emailům dle zvolených kritérií a tyto aktivity přiřadit ke konkrétním Partnerům popř. Kontaktním osobám. Tento skript je možné spustit pouze v knize Pošta přes tlačítko Aktivita, které je umístěno v horní liště tohoto modulu, případně přímo na formuláři konkrétní zprávy. Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář, ve kterém uživatel volí způsob ukládání aktivity. Pokud zde uživatel zvolí způsob uložení skriptem (tzn., že do pole Způsob uložení zvolí hodnotu masScript) zpřístupní se pole Script pro výběr skriptu. V tomto poli pak obsluha vybere skript pro vytváření aktivit z emailu.

Skript se tedy spouští nad konkrétním emailem a jeho součástí je uživatelský formulář, kde v horní části je seznam všech položek a ve spodní části seznam všech příloh této zprávy. Položkou se zde rozumí všichni příjemci zprávy, příjemci kopie a skryté kopie. Tzn. kolik příjemců daná zpráva má, tolik položek je zobrazeno ve formuláři a tolik aktivit je k ní možné vytvořit.

Obr.: Formulář Vytváření aktivit z emailu

Popis polí:

Editovat aktivity	Pokud je tato volba zatržena, je možné vytvářené aktivity před uložením ještě editovat.
Filtr	V této části formuláře jsou k dispozici pole pro filtrování zobrazených záznamů, tzn. emailových adres. Mohou zde být zobrazeny pouze adresy Příjemce, Příjemce kopie nebo Skryté kopie popř. Jen vlastní emaily.
Filtrovat	Tlačítko určené k spuštění filtru dle zadaných podmínek.
Hromadná změna označených záznamů	V této části jsou k dispozici čtyři pole určená pro hromadnou změnu hodnot u jednotlivých položek formuláře. Jedná se o pole Typ, Příležitost, Kampaň, Nadřízená aktivita. Pro provedení změny je nutné tato pole zatrhnout a vybrat příslušnou hodnotu.
Zapsat	Tlačítko určené k provedení hromadné změny dle zadaných hodnot. Zadané hodnoty se vyplní pouze do položek označených hvězdičkou.

Skript po svém spuštění nad konkrétní emailovou zprávou načte do svého formuláře příslušné adresy z emailu a také přílohy emailu. K jednotlivým adresám je možné poté vytvořit aktivity. Editovatelné sloupce tohoto formuláře slouží pro zadání hodnot, které se poté vyplní do příslušných aktivit. Sloupce lze editovat pomocí klávesy Enter popř. dvojitým kliknutím tlačítka myši. Aktivity budou vytvořeny pouze k označeným položkám. Označení je možné provést pomocí standardních ikon s hvězdičkami popř. kombinací kláves Shift+Enter. Označit je nutné také přílohu emailu. Ta pak bude k vytvořeným aktivitám připojena přes jejich 9. stranu. Pokud všechna potřebná pole vyplní, může přistoupit k vlastnímu vytvoření aktivit z tohoto emailu, a to pomocí tlačítka OK. Ke všem označeným položkám ve formuláři budou poté vytvořeny aktivity a k nim budou připojeny všechny označené přílohy.