Book Contents

Book Index

Synchronizace emailů do aktivit v K2

Automatické stahování emailů do aktivit v K2 je nástroj, pomocí kterého dojde k odeslání celého emailu do K2. Na jeho základě dojde k vytvoření aktivity s obsahem emailu a propojení aktivity na kontaktní osoby nebo partnery dle odesilatele nebo příjemců emailu. Aktivita je vytvořená bez zásahu uživatele na základě nastavené plánované úlohy pro Synchronizaci emailů. Nástroj se dá využít zejména v zákaznické podpoře, kde dochází k evidenci veškeré komunikace se zákazníkem nebo jako podpora pro obchodníky a marketing, při sledování a vyhodnocování příležitostí apod.

Tato funkce je dostupná pouze pro použití s Office 365 a s poštovním serverem MS Exchange. Ten lze spárovat s libovolným e-mailovým klientem (nejčastěji MS Outlook).

Předpoklady pro zajištění funkčnosti Synchronizace emailů do K2

Nastavení v K2

V zásadě je možné provést dva druhy nastavení dle potřeb zákazníka. Uživatel si může vybrat, které emaily chce do k2 uložit nebo je možné uložit do K2 celou složku z emailu. Podle potřeby se pak provede nastavení v K2.

Ve stromovém menu Marketing/Synchronizace emailů existují dvě funkce, které je třeba nastavit pro automatický import emailů:

Globální nastavení synchronizace emailů

Dle informací Microsoftu při používání Exchange Web Services API pro Office 365 končí k 31.12.2022 podpora Basic Authentizace a nově pojede pouze OAUTH. Pro synchronizování emailů je nutné v Office 365 provést patřičné konfigurace, aby mohlo být k emailové schránce přistupováno. Nastavení provedeme v Globální konfiguraci synchronizace emailů.

Pokud chce zákazník synchronizovat emaily, musí nejdříve zjistit hodnoty Client Id, Client Secret a Tenant Id. Ty zjistí v Azure Active Directory (https://aad.portal.azure.com/), kam se musí přihlásit administrátor. Ten zde musí zaregistrovat novou aplikaci, která bude mít oprávnění pro používání EWS API a používat "app-only authentizaci". Celý postup je popsán na stránkách: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/client-developer/exchange-web-services/how-to-authenticate-an-ews-application-by-using-oauth.

Pokud by chtěl administrátor limitovat povolení aplikace, která takto má přístup ke všem mailovým schránkám, může tak učinit a povolit přístup k části schránek. Více k tomuto na adrese: https://learn.microsoft.com/en-us/graph/auth-limit-mailbox-access.

Poté, co zadá hodnoty Client Id, Client Secret a Tenant Id mohou jednotliví uživatelé nastavit své účty pro přístup k jejich emailovým schránkám. V Konfiguraci účtů pro synchronizaci emailů nastaví svou emailovou adresu a URL pro připojení k MS Exchange (pro Office 365 je to https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx).

Zatržítkem Používat přihlašování pomocí OAUTH nastavíme přihlašování pomocí OAUTH.

pic_7646

Obr.: Globální nastavení synchronizace emailů

Popis polí:

OAUTH Client Id

Zjistí administrátor přihlášením do Azure Active Directory. Popsáno výše.

OAUTH Client Secret

Zjistí administrátor přihlášením do Azure Active Directory. Popsáno výše.

OAUTH Tenant Id

Zjistí administrátor přihlášením do Azure Active Directory. Popsáno výše.

Typ aktivity přijaté emailové zprávy

Typ aktivity, který bude vznikat při importu přijaté emailové zprávy.

Typ aktivity odeslané emailové zprávy

Typ aktivity, který bude vznikat při importu odeslané emailové zprávy.

Typ aktivity konverzace

Typ aktivity, který bude vznikat při importu emailové komunikace, tedy více zpráv se stejným předmětem emailu. Pokud synchronizuji jednu emailovou zprávu, všechny předchozí i následné emaily se budou také synchronizovat. K aktivitám, které reprezentují emaily, se udělá jedna nadřízená aktivita, která bude zastřešovat konverzaci a bude mít zadaný uvedený typ.

Typ dokumentu importovaných příloh

Typ dokumentu, který bude vznikat při importu příloh z emailů. Je třeba nastavit archivační složku a vybrat Unikátní přesun, kam se budou přílohy ukládat.

Složka pro aktivity

Složka, pod kterou budou vznikat aktivity z importovaných emailů.

Konfigurace emailových účtů pro synchronizaci emailů

V Konfiguraci emailových účtů nastavíme emailový účet, který bude funkce obsluhovat. Nastavit je možné více emailů. Uživatel zadá přístupové údaje na svůj email (jméno a heslo) a stanoví pravidla, podle kterých bude docházet k synchronizaci. Synchronizovat je možné:

pic_5503

Obr.: Konfigurace emailových účtů pro synchronizaci emailů – Emailové účty

Základní údaje

V záložce Základní údaje se provede nastavení emailů a přístupových údajů.

pic_5509

Obr.: Konfigurace emailových účtů pro synchronizaci emailů – Základní údaje

Popis polí:

E-mailová adresa

Emailová adresa, kterou bude nástroj obsluhovat.

Kontaktní osoba

Kontaktní osoba slouží pro propojení s K2, kde se bude vyplňovat jako Zodpovědná osoba při vytvoření aktivity.

Uživatelské jméno

Uživatelské jméno pro přístup na Exchange.

Heslo

Heslo pro přístup na Exchange.

URL pro připojení ke službě Exchange

URL adresa emailového serveru, ze kterého má být pošta synchronizována, končící příponou "/ews/exchange.asmx". Pokud je URL adresa zadaná špatně, tak by nemělo být možné se k serveru připojit a plánovaná úloha bude hlásit chybu.

Kategorie pro zprávy, které byly synchronizované do K2

Kategorie z emailu, kterou se označí emailové zprávy, které již byly synchronizovány do K2.

Importovat pouze emaily od uložených partnerů/osob

Importovat se budou jen emaily, jejichž adresát (odesílatel) je uložen v kontaktních osobách.

Ukládat přílohy

Volba pro uložení příloh emailu.

Ukládat zprávy ve formátu EML

Celý email se uloží jako příloha EML.

Nastavení pro Office 365:

Pokud má uživatel zapnuté vícefaktorové ověřování, je nutné, aby v nastavení ( https://account.activedirectory.windowsazure.com/AppPasswords.aspx) přidal novou metodu "Heslo aplikace", kde se mu vygeneruje pro aplikaci heslo, které vícefaktorové ověřování obchází. (Postup je popsaný na https://allthingscloud.info/2019/03/21/iphone-calendar-synchronization-with-office-365/). Nemá-li uživatel vícefaktorové ověřování zapnuté, tak tento krok odpadá.

Pak už je nutné jen správně vyplnit konfiguraci účtů pro synchronizaci:

Pravidla synchronizace

V záložce Pravidla synchronizace uživatel nastavuje, zda se bude synchronizovat celá složka nebo uživatel bude vybírat jen některé emaily.

Synchronizace podle složky

Při synchronizaci podle složky se vybírá složka z emailu, kterou chceme celou naimportovat do K2.

pic_5510

Obr.: Synchronizace složky

Synchronizovaná složka

Uživatel vybere složku z emailu, ze které se budou vybírat emaily k synchronizaci. Po nastavení uživatelského jména a hesla se již budou nabízet nastavené složky přímo ze zadaného emailu.

Synchronizovat podložky

Volba pro synchronizaci včetně podsložek v emailu.

Synchronizovat celé konverzace

Volba pro synchronizaci celé konverzace.

Datum poslední synchronizace

Datum a čas, kdy bylo naposledy synchronizováno. Ukládá se datum a čas začátku synchronizace.Při synchronizaci pak dochází k importu emailů od tohoto data výše.

Synchronizace podle kategorie

Po výběru synchronizace podle kategorie se zobrazí formulář, kde se zadá Synchronizovaná složka. Po kliku na tečky se zobrazí nabídka složek z emailu.

pic_5511

Obr.: Synchronizace podle kategorie

Synchronizovaná složka

Uživatel vybere složku z emailu, ze které se budou vybírat emaily k synchronizaci. Po nastavení uživatelského jména a hesla se již budou nabízet nastavené složky přímo ze zadaného emailu.

Jméno synchronizované kategorie

Uživatel zadá kategorii z emailu, kterou chce importovat do K2.

Synchronizovat podložky

Volba pro synchronizaci včetně podsložek v emailu.

Synchronizovat celé konverzace

Volba pro synchronizaci celé konverzace.

Výběr emailů pro synchronizaci do K2 se provádí přiřazením Kategorie (rozlišení dle barev) danému emailu. Uživatel si může v emailu vytvořit své kategorie. Pravým tlačítkem myši vybere volbu Zařadit do kategorií a potom pravým tlačítkem myši na Všechny kategorie.

pic_5504

Obr.: Zařadit do kategorií v emailu

Stiskem tlačítka „Nová“ se vytvoří nová kategorie v emailu, která se pojmenuje a přiřadí se jí barva. Uživatel může také využít stávající kategorie a jen si ji např. přejmenovat.

pic_5507

Obr.: Barevné kategorie v emailu

Pro ukázku jsem vytvořila Kategorii Do K2 a Synchronizované s K2. Kategorií Do K2 jsem přiřadila emailům, které jsem vybrala k synchronizaci.

pic_5512

Obr.: Pravidla synchronizace

pic_5513

Obr.: Nabídka menu Jméno synchronizované kategorie - Kategorie emailových zpráv

Nastavení plánované úlohy

Aby funkce mohla začít pracovat, je třeba nastavit plánovanou úlohu Synchronizace emailů do K2, která je zařazená mezi Ostatní. V plánované úloze se pak nastaví, v jakém časovém intervalu budou synchronizace probíhat, jestli třeba co 10 minut, nebo jen v noci.

pic_5515

Obr.: Plánovaná úloha pro Synchronizaci emailů do K2

Vytvořená aktivita

Po importu emailů prostřednictvím plánované úlohy vznikne v K2 nová aktivita.

pic_5514

Obr.: Naimportovaná aktivita

Pole aktivity:

Typ aktivity

Dosadí se typ nastavený ve funkci Globální nastavení.

Název

Zapíše se předmět emailu.

Nadř. složka

Zadaná složka z funkce Globálního nastavení.

Datum Od

Datum přijatého/odeslaného emailu.

Datum Do

Datum přijatého/odeslaného emailu (stejné jako datum Od).

Zápis

Obsah emailu.

Kontaktní osoba

Odesílatel/příjemce emailu, pokud má zadaný email v K2 v kontaktních osobách. Pokud se daný email v kontaktních osobách nenajde, pole zůstane prázdné.

Partner

Partner z kontaktní osoby.

Zodpovědná osoba

Majitel emailového účtu.

Pokud má email přílohu a v Konfiguraci účtů máme nastaveno Ukládat přílohy, příloha z emailu se naimportuje do záložky Dokumenty dané aktivity.