Book Contents

Book Index

Organizační struktura

Modul Organizační struktury umožňuje uspořádat pracovní činnosti v organizaci do pracovních míst, definovat jejich hierarchické vztahy a obsadit je dostupnými pracovníky. Modul lze propojit s evidencí pracovních smluv a získat přehled o volných a obsazených místech v organizaci.

Modul Organizační struktury tedy umožňuje:

Organizační struktura je zařazena ve stromovém menu na dvou místech. Pod uzlem Projekty a pod uzlem Mzdy.

pic_3594

Obr.: Zařazení Organizační struktury ve stromovém menu

Kniha Pracovní místo

Součástí modulu Organizační struktury je kniha Pracovních míst. Pracovní místo je souhrnem úkolů, činností, povinností, odpovědností popř. dalších charakteristik, které tvoří náplň pracovního místa. Obsahuje informace pro použití v pracovních vztazích.

S tvorbou pracovních míst souvisí jejich uspořádání do organizační struktury firmy, která může odrážet skutečné nebo plánované uspořádání podniku. Pracovní místo zařazené do stromu organizační struktury a určené k obsazení pracovníky nazýváme Organizační jednotkou.

Pracovní místo lze propojit s evidencí pracovních smluv a získat přehled o volných a obsazených pracovních místech v organizaci. Tzn. přehled o aktuálních zaměstnancích nebo externích pracovnících na pracovní pozici, případně o těch zaměstnancích, kteří danou pozici zastávali v minulosti a také o uchazečích o dané pracovní místo.

pic_6431

Obr.: Kniha Pracovní místa

Údaje na záložkách pracovního místa mají vedle své hodnoty bitmapu pic_1138i , což značí, že jsou historicky sledované a po kliknutí na tuto bitmapu je možné zobrazit změny těchto polí v čase. Při každé další provedené změně je tato uložena s platností dle nastaveného data v poli Platnost změn k, které je možné nastavit Náhledu záznamu na pravé straně. Pokud dojde v režimu změna (F5) ke změně pole s budíkem, pak se do datumu změny uloží datum uvedené v poli Platnost změn k.

Implicitně po otevření knihy je zde vždy nastaven počátek aktuální periody zpracování mezd a všechny změny těchto polí jsou tedy implicitně prováděny pro aktuální periodu. Pokud není k výpočtu mezd zaměstnanců využíván modul Mzdy v IS K2, pak je do pole vždy přednataveno aktuální datum. Pomocí data Platnost změn k je možné provádět změny také do budoucího období.

Pracovní místo - Základní údaje

Na záložce Základní údaje knihy Pracovní místo jsou uvedeny základní informace o pracovním místě.

pic_6432

Obr.: Pracovní místo - základní údaje

Popis vybraných polí - Základní informace, Další údaje:

Zkratka

Unikátní zkratka pracovního místa.

Název

Název pracovního místa.

Platnost od

Určuje dobu platnosti. Při založení nového záznamu se zde automaticky doplní datum Platnost změn k z nulté strany knihy Pracovní místo.

Platnost do

Určuje dobu platnosti.

Druh práce

Druh práce uvedený v pracovní smlouvě.

Kategorie práce

Dle § 37, zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví.

Popis

Činnosti, povinnosti, odpovědnosti a další charakteristiky, které tvoří náplň pracovního místa.

Údaje pro Pracovní vztahy

Údaje zde vyplněné se dosazují do pracovního vztahu zaměstnance, jedná se tedy o data využívající se při zpracování mezd. Je tedy možné údaje vyplnit a tyto údaje se poté doplní do pracovního vztahu zaměstnance, kde již nebude nutné je znovu vyplňovat. Na první straně v knize Pracovní vztahy se zadá hodnota v poli Pracovní místo a tím se předvyplní na pracovní vztah údaje zde zadané.

Pracovní místo - Organizační jednotky

Na záložce Organizační jednotky knihy Pracovní místo vidíme zařazení tohoto pracovního místa do jednotlivých organizačních struktur. Údaje se zde pouze zobrazují, není je zde možné editovat.

pic_6434

Obr.: Pracovní místo - organizační jednotky

Údaje o jednotlivých organizačních jednotkách je možné zobrazit na formuláři, kde jsou vidět také obsazení pracovníci. Bližší popis formuláře je uveden přímo u popisu Organizační struktury.

pic_6436

Obr.: Organizační jednotka

Pracovní místo - Pracovní vztahy

Na záložce Pracovní vztahy se zobrazují ty pracovní vztahy, které mají vyplněno toto pracovní místo v poli Pracovní místo na záložce Základní údaje v knize Pracovní vztahy. Údaje se zde pouze zobrazují, není je zde možné editovat.

pic_6438

Obr.: Pracovní místo - Pracovní vztahy

Pracovní místo - Uchazeči

Uchazeči o dané pracovní místo. Výběr se provádí z knihy Kontaktní osoby. Informace o tom, že se jedná o uchazeče o toto pracovní místo, se pak zobrazí u vybrané kontaktní osoby na straně Kvalifikace knihy Kontaktní osoby na záložce Pracovní místa - Uchazeč.

pic_6439

Obr.: Pracovní místo - uchazeči

Popis polí:

Kontaktní osoba

Uchazeč se vybírá z knihy kontaktních osob.

Typ uchazeče

Uživatelský číselník.

Hodnocení

Uživatelský číselník.

Vhodnost

Vhodnost daného uchazeče.

Komentář

Uživatelský komentář.

pic_6491

Obr.: Kontaktní osoby - Uchazeči

Pracovní místo - Požadované kvalifikace

Na záložce Požadované kvalifikace je možné nadefinovat, jaké kvalifikace jsou pro dané Pracovní místo nutné nebo potřebné. Výběr se provádí z číselníku Vzory Kvalifikací. Je zde možné definovat také typ kvalifikace a připojit komentář.

pic_6440

Obr.: Pracovní místo - Kvalifikace

Pro vytvoření zde zadaných kvalifikací existuje skript Založení požadovaných kvalifikací (PREMP_CreateQualifications.PAS), který je určený pro vytvoření kvalifikací zaměstnancům. Spouští se nad knihou Pracovní vztahy. Je možné jej spustit nad jedním záznamem i nad vybranými záznamy, případně všemi záznamy. Na pracovním vztahu musí být vyplněno pole Pracovní místo a na pracovním místě musí být vyplněny na záložce Požadované kvalifikace ty kvalifikace, které má zaměstnanec v rámci svého pracovního místa absolvovat.

Pracovní místo - Přílohy

K doplnění informací slouží strana Přílohy, kam je možné přiřadit ve formě dokumentů také soubory vytvořené jinými software a uložené v počítačové síti. Dále je možné k pracovním místům přiřazovat libovolné doklady.

Kniha Organizační struktura

Další součástí modulu Organizační struktury je kniha Organizační struktura. V této knize je umožněno vytvářet stromovou strukturu pracovních pozic, organizačních útvarů, obecně jakýchkoli organizačních jednotek.

pic_6441

Obr.: Kniha Organizační struktura

V malých organizacích je možné vést jen jeden strom, ale také je možné mít více stromů a tyto stromy pod sebe vzájemně zařazovat. Každý takovýto strom tak může reprezentovat další organizační jednotky. V případě vytvořených více stromů, které mohou odrážet skutečné nebo plánované uspořádání organizace, může pouze jeden z nich představovat „platný stav“. Tento strom je třeba vybrat ve správě Multi company.

pic_6529

Obr.: Výběr platné Organizační struktury ve správě multi company

Organizační struktura - Základní údaje

Na záložce Základní údaje knihy Organizační struktura jsou uvedeny základní informace o organizační struktuře.

pic_6442

Obr.: Organizační struktura - základní údaje

Popis polí:

Zkratka

Unikátní zkratka organizační struktury.

Popis

Název.

Stav

Stav organizační struktury. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.

Platnost od

Určuje dobu platnosti.

Platnost do

Určuje dobu platnosti.

Typ struktury

Povinné označení typu struktury. Jedná se pole využívané pro workflow. V postupu na kroku WF je na záložce Řešitelé možnost zatrhnout "Zohledni středisko". Podmínkou je, aby workflow bylo napojeno na organizační strukturu. Pokud je v organizační struktuře nadefinována struktura dle pracovních pozic, bude se respektovat strom z této struktury a odpovídající krok se zobrazí řešitelům z dané větve.

Organizační struktura - Organizační jednotky

Položkami knihy Organizační struktura jsou jednotlivé organizační jednotky.

Tyto položky je možné zobrazit dvěma způsoby, prostřednictvím ikony zobrazené na obrázku níže v červeném rámečku:

pic_6443

Obr.: Organizační jednotky - stromové zobrazení

Uspořádání do stromu provádíme zadáním jednotlivých položek pomocí ikony pro Nový (INS) v režimu změna a výběrem nadřízené organizační jednotky.

pic_6445

Obr.: Organizační jednotky - zobrazení tabulka - Ikona pro novou položku

Zde lze nastavit celkový plánovaný počet zaměstnanců nebo celkový plánovaný úvazek. V části Obsazení pracovníci vybíráme konkrétní obsazené pracovníky z knihy Kontaktních osoby, popř. jejich pracovní vztahy. Jedno pracovní místo lze zařadit vícekrát do jednoho stromu, i do více stromů. Na záložce Zastupující organizační jednotky lze definovat zastupující pracovníky pro pracovníky uvedené na záložce Obsazení pracovníci.

pic_6444

Obr.: Položka - organizační jednotka - obsazení pracovníci

Popis polí:

Nadřízená jednotka

Výběrem nadřízené jednotky se provádí začlenění do stromu organizační struktury.

Pracovní místo

Výběr z knihy Pracovních míst. Po výběru pracovního místa se jeho zkratka a název předvyplní do polí Zkratka a Název.

Při změně Pracovního místa, pokud již bylo vyplněno, se zobrazí dotaz na změnu Zkratky a Názvu organizační jednotky.

Středisko

Výběr z číselníku Střediska. Po výběru střediska se jeho zkratka a popis předvyplní do polí Zkratka a Název organizační jednotky.

Při změně Střediska , pokud již bylo vyplněno, se zobrazí dotaz na změnu Zkratky a Názvu organizační jednotky.

pic_6446

Obr.: Dotaz programu

Zkratka

Unikátní zkratka organizační jednotky.

Název

Název organizační jednotky.

Typ

Uživatelský číselník (např. divize, podnik, středisko)

Plánovaný počet

Plánovaný počet zaměstnanců na této pozici.

Skutečný počet

Počítané pole. Skutečný počet zaměstnanců, který je součtem z polí Počet na Obsazených pracovnících. Pokud v těchto polích není hodnota vyplněna, pak se načítá z úvazku (např. plný úvazek = 1, poloviční úvazek = 0,5 ), pokud je vyplněn pracovní vztah na obsazeném pracovníkovi.

Rozdíl

Počítané pole. Rozdíl mezi plánovaným a skutečným počtem zaměstnanců.

Zobrazit neplatné obsazené pracovníky

Pokud je zatrženo, pak se zobrazují všichni obsazení pracovníci, i ti neplatní (Platnost do na obsazeném pracovníkovi je nyžší než aktuální datum). Pokud zatrženo není, pak se zobrazují pouze platní obsazení pracovníci.

Obsazení pracovníci

V části Obsazení pracovníci vkládáme pomocí INS pracovníka pracujícího na dané pozici. Výběr se provádí z knihy Kontaktní osoby a pro úplný přehled je možné vybrat jeho pracovní vztah a zadat, o jaký typ pracovníka se jedná (např. interní, externí).

Při zadávání obsazeného pracovníka se po výběru kontaktní osoby vyplní do pole Středisko středisko vyplněné na této vybrané kontaktní osobě.

Organizační struktura je propojena s modulem Worflow.

Na záložce Role je možné přiřadit danému pracovníkovi (kontaktní osobě) roli, která zajistí vytvoření kroku v procesu pro danou kontaktní osobu.

pic_6447

Obr.: Obsazený pracovník

Zastupující

Na záložce Zastupující organizační jednotky vkládáme pomocí ikony Nová položka nebo INSERT zastupující organizační jednotky. Výběr provádíme v poli Organizační jednotka výběrem z organizačních jednotek stejné organizační struktury. Po uložení zastupující organizační jednotky se na ní v dolní části zobrazují Zastupující pracovníci. Jedná se o obsazené pracovníky vybrané organizační jednotky.

pic_6530

Obr.: Zastupující pracovníci

Pořadí zastupování je implicitně předvyplněno. Lze jej změnit ve stavu Změna pomocí kláves + a - . Takto lze pořádí měnit pouze v případě setřídění dle sloupce Pořadí.

Role

Organizační struktura je propojena s modulem Worflow.

Role se využívají ve workflow pro určení toho, kterým kontaktním osobám má být v procesu vytvořen krok.

Na záložce Role je možné přiřadit všem obsazeným pracovníkům (kontaktním osobám) roli, která pro ně zajistí vytvoření kroku v procesu.

pic_6448

Obr.: Role

Přímo podřízené organizační jednotky

Na této záložce jsou vidět přímo podřízené jednotky, tedy jednotky, které mají v poli Nadřízená jednotka tuto organizační jednotku.

Údaj se využívá např. při tisku sestavy Popis pracovní činnosti v Personalistice.

Organizační jednotky lze ve Změně také jednoduše přetahovat pomocí myši a to jak ve stromu, tak i v tabulce Organizační jednotky.

Organizační struktura - Přílohy

K doplnění informací slouží strana Přílohy, kam je možné přiřadit ve formě dokumentů také soubory vytvořené jinými software a uložené v počítačové síti. Dále je možné k organizačním strukturám přiřazovat libovolné doklady.

Sestavy nad knihou Organizační struktura

Sestavy nad knihou Organizační struktura naleznete v Katalogu sestav.