Procesy

Proces je konkrétní použití navrhnutého postupu ve firmě. Vytvořením procesu se spouští skutečný běh navrhnutého sledu kroků. Kroky se v procesu vytvářejí postupně tak, jak je navrhnuto v grafu procesu. Určení uživatelé plní úkoly v krocích zadané, jednotlivým Proměnným a Produktům jsou přidávány konkrétní hodnoty.

Kniha Procesy

Kniha procesů obsahuje seznam všech procesů, které byly uživateli vytvořeny.

Obr.: Procesy - kniha

Popis sloupců:

s	V tomto sloupci může být zobrazena ikona . Pomocí ní označujeme záznamy v knize. Nad takto označenými záznamy pak můžeme provádět hromadné akce (viz kapitola Základní funkce - Funkce Menu modulu - Formulář), nebo tisknout sestavy.
SP	Ikony v tomto poli ukazují, v jaké fázi se proces nachází. - proces právě běží, - proces je pozastaven, - proces skončil, - proces byl zamítnut, - proces byl stornován.
Stav	Stav procesu. Zde je zobrazeno, v jakém stavu se proces nachází, (nastavení viz kniha Verzované postupy - Události, Parametry, parametr ProcStatus).
Název	Název procesu.
Vytvořil	Jméno uživatele, který proces vytvořil.
Vytvořeno	Datum a čas vytvoření procesu.
Pl. ukončení	Plánované datum, kdy má být proces ukončen.
Sk. ukončení	Datum, kdy byl proces skutečně ukončen (kdy byl vytvořen krok typu Ukončení), nebo kdy byl proces stornován.

Popis kláves:

F5	Změna procesu. Měnit proces může jen uživatel s právem Workflow - Procesy - Změna procesu.
F8	Smazat proces. Smazat proces může jen uživatel s právem Workflow - Procesy - Administrace.
Alt+F8	Graf procesu. Těmito klávesami může uživatel zobrazit graf tohoto procesu. Bližší popis viz kniha Pracovní Kroky - Graf procesu.
Ctrl+F8	Storno procesu. Stornovat proces může uživatel s právem Workflow - Procesy - Administrace, nebo pokud má přiřazeno právo Workflow - Procesy - Storno procesu a zároveň je zařazený v roli Zodpovědná role vybrané na první straně knihy Verzované postupy, pokud je v procesu vybrána ze Zodpovědné role konkrétní Zodpovědná osoba, má právo stornovat proces jen tato osoba (pokud má zároveň právo Workflow - Procesy - Storno procesu).

Vytvoření procesu

Proces lze vytvořit klávesou Ins. Objeví se formulář Postupy - kniha, ve kterém vybereme hlavičku verzovaného postupu, dle kterého má proces běžet. Na formuláři jsou zobrazeny všechny hlavičky postupů, které obsahují verzi postupu, ze které lze vytvořit proces.

Proces lze vytvořit pouze z postupu, který splňuje tyto podmínky:

• postup musí být ve stavu Schváleno a musí být aktuálně platný,
• uživatel, který chce proces vytvořit, musí být zařazen v roli zadané na záložce Právo na spouštění (kniha Postupy).

Obr.: Postupy - kniha - seznam hlaviček postupů, ze kterých lze vytvořit proces

Popis sloupců:

Postup	Jazykový název hlavičky postupu.
Verze	Pořadové číslo verze postupu, která bude použita pro proces.
Platnost od	Datum, od kterého je verze postupu platná.
Platnost do	Datum, do kterého je verze postupu platná. Pokud je zde datum nulové, verze postupu je platná neomezeně.

Procesy - základní údaje

Na záložce základní údaje knihy Procesy jsou zobrazeny základní údaje o procesu, v záložkách jsou zobrazeny informace o Monitorujících osobách, Účastnících procesu, Proměnných, Produktech, Zadání a Parametrů ladění procesu.

Obr.: Formulář Procesy - základní údaje

Popis polí:

Název	Název procesu (toto pole lze editovat).
Postup	Název hlavičky postupu, ze které byl proces vytvořen.
Fáze	Stav procesu, zadaný v knize Postupy, na záložce Akce pomocí parametru "ProcStatus".
Plán ukončení	Datum a čas plánovaného ukončení procesu (toto pole lze editovat).
Datum ukončení	Skutečné ukončení procesu, datum a čas, kdy byl vytvořen krok typu Ukončení, nebo datum a čas kdy byl proces stornován.
Zodpovědná osoba	Tato osoba je zodpovědná za proces; vybírá se ze seznamu kontaktních osob, zařazených do rolí zadaných na záložce Zodpovědnost v knize Postupy. Toto pole se může a nemusí povinně vyplňovat (dle nastavení v postupu).
Priorita	Priorita procesu, nastavená postupu v knize Postupy, popř. změněná přímo pro konkrétní proces tlačítkem Změna priority/času.
Změna priority/termínu	Tlačítko pro změnu časových podmínek pro kroky a také pro změnu priority tohoto konkrétního procesu nebo kroků v tomto procesu. Hodnoty zde jsou předdefinované dle hodnot nastavených v postupu.
Popis	Popis procesu zadaný u postupu v knize Postupy v záložce Popis.

Záložky Osoby a proměnné

Monitorující osoby

V levé části formuláře se zobrazují monitorující osoby, zadané v Postupu, ze kterého byl proces vytvořen. Klávesou Ins lze přidávat další kontaktní osoby pro monitoring konkrétního procesu.

Účastníci procesu

V pravé části formuláře jsou zobrazeni všichni účastníci, tj. řešitelé kroků tohoto procesu. Také je zde zařazen uživatel, který proces vytvořil. Klávesou Ins a výběrem uživatele z knihy Kontaktní osoby lze přidávat další účastníky procesu, klávesou Del lze účastníky procesu odmazávat.

Proměnné procesu

V záložce Proměnné jsou zobrazeny Proměnné procesu, které jsou v procesu použity. V jednotlivých sloupcích je zobrazen Identifikátor proměnné (jeho zkratka), Název proměnné a její aktuální Hodnota v procesu.

Dvojitým stisknutím levého tlačítka myši na proměnné se zobrazí formulář pro zadání hodnoty této proměnné. Zadávání jednotlivých hodnot proměnných se ukládá do tzv. Historie hodnot pole. Víme tedy, kdy, kdo a jak hodnotu proměnné změnil.

Obr.: Formulář Procesy - základní údaje - záložka Osoby a proměnné

Záložka Produkty

Na záložce Produkty je možno klávesou Ins vkládat do procesu konkrétní produkty. Po jejím stisknutí se zobrazí kniha Produkty, kde je zobrazen seznam hlaviček Produktů workflow, které můžeme procesu vložit.

Po vybrání daného Produktu workflow se zobrazí již konkrétní seznam produktů zadaného typu (např. kniha Faktury přijaté), kde můžeme procesu přiřadit již konkrétní produkt (konkrétní fakturu přijatou).

Obr.: Formulář Procesy - základní údaje - záložka Produkty

Zadání registrovaného bodu produktu

Dvojitým stisknutím levého tlačítka myši na přidaný produkt se zobrazí formulář Produkt, ve kterém je možno přidat produktu Registrovaný bod (viz Produkty - Registrované body). Na tomto formuláři můžeme také produkt změnit.

Záložka Zadání

Záložka Zadání se zobrazuje v případě, že je v Postupu zatržena volba Zobrazit zadání. Tato záložka obsahuje:

• záložku Text - umožňuje popsat zadání procesu,
• záložku Historie - zobrazení historie změn zadání.

Obr.: Zadání - Text a Historie

Změna termínu/priority

Tlačítko Změna termínu/priority umožňuje uživateli, který je k tomu oprávněn, změnit hodnoty z polí Priorita a Termín pro splnění kroku předdefinované z postupu.

Uživatel, který může tuto změnu provést:

• Osoba, která vytváří proces,
• Zodpovědná osoba procesu,
• uživatel s právem Workflow - Procesy - Administrace.

Změna priority procesu

Po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí formulář s grafem procesu a s poli pro změnu časů pro splnění/priority.

Obr.: Změna priority procesu

Pokud nemáme označený žádný krok, zadáváme prioritu celému procesu. Po změněn priority se nás systém zeptá, zda chceme změnit prioritu i všem krokům tohoto procesu. Pokud zadáme "Ano", priorita se změní všem krokům procesu. Pokud zadáme "Ne", krokům zůstane stejná, původní priorita.

Prioritu procesu/krokům můžeme chtít změnit, pokud se má např. vyřešit důležitý úkol, nebo přijde důležitá smlouva do firmy, která je třeba prioritně řešit.

Změny, které zde provedeme, budou zapsány do tzv. "Historie polí" - formulář, který se zobrazí po stisknutí ikony vedle pole. Zapíše se původní hodnota, nová hodnota, informace o tom, kdo a kdy tuto hodnotu změnil.

Změna priority / času pro splnění kroků

Po označení kroku můžeme změnit tomuto kroku Prioritu i Čas pro splnění kroku. Pokud změníme kroku Čas pro splnění, a stiskneme tlačítko Přepočítat, přepočítá se nám opět tzv. "Nejdelší cesta procesu", kroky a šipky se zabarví zeleně.

Obr.: Změna priority a času pro splnění kroků procesu, zobrazena "Nejdelší cesta procesu" po stisknutí tlačítka Přepočítat

Tato funkce se nám může hodit, pokud víme, že některý úkol musí být splněný dřív - můžeme snížit časy pro splnění kroku. Nebo naopak, víme, že některý úkol je moc složitý a řešitel na něj bude potřebovat více času - čas pro splnění kroku můžeme navýšit.

Historie změn těchto polí se zaznamenává do Historie polí. Vidíme tak, kdo, kdy, z jaké hodnoty a na jakou hodnotu změnu provedl.

Popis ikon priority:

	Nejnižší priorita.
	Nízká priorita.
	Střední priorita.
	Vysoká priorita.
	Nejvyšší priorita.

Pozn.: Uživatel si může v knize Pracovní kroky záznamy seřadit dle priority a kroky s nejvyšší prioritou tak mít jako první v seznamu kroků v knize.

Procesy - průběh procesu

Záložka Průběh procesu knihy Procesy obsahuje základní údaje o procesu. V položkách jsou zobrazeny Kroky uživatelů, (tj. Pracovní kroky tohoto procesu), které již byly zpracovány a aktuálně vytvořený krok, který čeká na zpracování. V záložkách jsou informace o Komentáři kroku, dle toho, který krok v poli Historie kroků máme označený.

Obr.: Formulář Procesy - průběh procesu

Popis sloupců pole Kroky uživatelů:

S	Zobrazuje se zde ikona Stavu kroku (viz Pracovní kroky - kniha Popis sloupců - Sloupec S), dle toho, v jakém stavu se krok aktuálně nachází.
T	Pokud je v tomto poli zobrazena ikona , jedná se o Krok s Komentářem. Po označení tohoto druhého řádku se v záložce Komentář zobrazí text komentáře. Pokud je v tomto polu ikona , je v řádku zobrazen Produkt nebo Dokument.
Typ	Typ kroku:
		- je vytvořen krok typu Začátek.
		- je vytvořen krok typu Konec.
		- je vytvořen krok typu Na vědomí.
		- je vytvořen krok typu Kontrolní bod.
	Pokud zde není ikona, jedná se o jiný krok než Začátek, Konec, Na vědomí, Kontrolní bod, tzn. normální krok procesu.
Pt	Zde je zobrazena Priorita kroku (popis viz Pracovní kroky - kniha).
Název	Je zobrazen název kroku, komentáře, dokumentu nebo produktu.
řešitel	Vlastník kroku (kdo má krok zpracovat, nebo kdo krok zpracoval).
Poslal	Vlastník předcházejícího kroku, který krok vlastníkovi kroku poslal.
Vytvořeno	Datum a čas vytvoření kroku.
Splnit do	Zde se zobrazí datu a čas, do kdy má uživatel krok splnit (odsouhlasit, zamítnout).

Záložka Komentář

V záložce Komentář je zobrazen Text komentáře, který máme označený v poli Kroky uživatelů, viz obr. výše.

Popis klávesových zkratek v prohlížení:

Ctrt+F3	Postoupit - aktuálně označený krok můžeme postoupit na jiného uživatele. Zobrazí se seznam uživatelů, na které můžeme krok postoupit (určeno Skupinou řešitelů na kroku). Uživatelům je zakázáno postupovat si kroky na sebe. Výjimku tvoří uživatel s právem Administrator v modulu workflow. Ten si může na sebe postoupit jakýkoli krok, jehož není řešitelem.
Ctrt+F4	Zastoupit - aktuálně označený krok může uživatel přebrat k řešení, tzn. zastoupit původního řešitele.
Ctrl+F6	Přehodnoť - tato funkce se spouští v případě, že jsou v postupu nastaveny podmínky, které neumožňují vytvořit následné kroky v procesu. Funkci použijeme po provedení úpravy v návrhu verzovaného postupu. Klávesu stiskneme po označení kroku procesu. Tato funkce se musí používat obezřetně. V případě potřeby změn ve schváleném postupu je doporučeno vytvořit novou verzi postupu, kde změny můžeme provést. Stávající proces, který neběží, jak má, můžeme stornovat. Po schválení nové verze postupu můžeme vytvořit nový proces, který již poběží dle nové verze postupu.
Ctrl+F8	Storno - můžeme stornovat proces.
Shift+F8	Proměnné - po stisknutí tohoto tlačítka se zobrazí formulář Nastavení hodnot proměnných, na kterém jsou zobrazeny Proměnné procesu s jejich aktuálními hodnotami, pokud v knize Verzované postupy v záložce Proměnné nebyly označeny jako Interní.
Alt+F2	Přečti - přečteme označený krok.
Alt+F3	Přijmi - přijmeme označený krok
Alt+F5	Zamítni - zamítneme označený krok
Alt+F6	Odsouhlas - odsouhlasíme označený krok.
F7	Komentář - zadáme komentář kroku nebo procesu.
Alt+F8	Graf - zobrazíme graf procesu

Sestavy nad Procesy

Hodnocení procesů - Uživatelé

Neukončené procesy

Protokol procesu

Protokol procesu podrobný

Statistika procesu

Ukazatel procesu

Průměrná reakční doba uživatelů

Průměrná rekační doba uživatelů v postupech

Plánovaná úloha - Nový proces

Ve stromovém menu Správce/Systém/Správa plánovaných úloh je možné nastavit spuštění nového procesu automaticky, a to jednorázově, nebo pravidelně v určitých intervalech.

Uživatel po vybrání položky dávky Workflow/Nový proces zadá zkratku postupu, ze kterého se má proces spouštět. Postup spouštěný touto plánovanou úlohou nesmí požadovat při svém vytvoření žádný uživatelský vstup (zadání hodnot proměnné, určení řešitelů dalšího kroku...).

Webová aplikace - nový proces

Webová aplikace umožňuje spuštění procesu a odsouhlasení prvního kroku z jiného prostředí než je IS K2.

Pro konfiguraci aplikace v K2 slouží standardní skript „WkfWSFTPConfiguration.pas“. Pomocí tohoto skriptu je možné nastavit přístupové údaje k FTP serveru, na který kopírka nahrává naskenované dokumenty, případně místní nebo síťový adresář s naskenovanými dokumenty. Dále také typ dokumentu pro připojení na 9. stranu.

Volitelnou součástí pro údržbu je skript „WkfWSScheduledTask.pas“, který je možné zařadit do plánovače. Tento skript v nastaveném intervalu vyhledává vytvořené, ale nedokončené procesy založené z kopírky a stornuje je. Tyto procesy v K2 zůstávají v případě, kdy obsluha kopírky proces založí, ale už nedokončí zadání proměnných (neodsouhlasí krok procesu) a aplikaci na kopírce ukončí.

Předpoklady:

1. K IS K2 musí být nainstalován a správně zkonfigurován Aplikační server (AS) a Server webových služeb (K2 API).
2. Postup, dle kterého se spouští proces, je předdefinovaného konkrétního typu (SEKO), který umožní proces spustit z webové aplikace.
3. Odsouhlasit lze pouze 1. krok procesu.
4. V 1. kroku procesu lze nastavit a odsouhlasit pouze proměnné primitivních datových typů (Boolean, Date, Currency, Long, Real, String, Time)

Požadavky na postup:

1. Zkratka typu postupu musí být „SEKO“
2. Uživatel K2, pod kterým běží Webová aplikace, musí mít možnost založit tento proces
3. První krok postupu nesmí obsahovat na vstupu a výstupu žádné uživatelské rozhraní (skripty s uživatelským rozhraním, výběr řešitele, apod.)
4. V postupu lze nadefinovat proměnné, které je pak možno ve Webové aplikaci zadat. Tyto proměnné musí být uvedeny v události „Formulář kroku“ u prvního kroku postupu.
5. Webová aplikace po zadání proměnných první krok postupu odsouhlasí, proto musí být jednoznačně určen následující krok a jeho řešitel (může se větvit podle hodnot proměnných).

Uživatel webové aplikace musí mít tato oprávnění:

1. Číselníky/Dokumenty/
   • Prohlížení dokumentů
   • Nový dokument
   • Zařazování a vyřazování dokumentu
2. Workflow/Postupy/Prohlížení postupů
3. Workflow/Procesy/
   • Nový proces
   • Změna procesu
   • Storno procesu
   • Prohlížení pracovních kroků

Příklad: Naskenování přijaté faktury a spuštění procesu pro schválení přijaté faktury.

Aby bylo možné spustit proces přímo z tiskárny, musí být v tiskárně nainstalovaný webový prohlížeč a nahrána aplikace, která proces spustí. Všechny skeny jsou automaticky ukládány na FTP server, který je předem nutné nastavit.

1. Uživatel naskenuje fakturu přijatou a všechny její náležitosti. Skeny se uloží na FTP server. Po naskenování faktury a všech jejich náležitostí uživatel spustí uživatel na tiskárně proces, ještě před tím, než se začne zpracovávat další dokument. Všechny skeny, které jsou nahrány na FTP server, budou přiřazeny k jednomu procesu.

2. Uživatel na tiskárně v aplikacích K2 spustí konkrétní proces. Všechny naskenované dokumenty, které jsou na serveru uloženy, budou připojeny k spuštěnému procesu a následně ze serveru smazány.

Obr.: Dostupné procesy

3. Po spuštění procesu může systém vyžadovat odsouhlasení proměnných kroku.

Obr.: Zadání parametru procesu

4. V IS K2 je vytvořen proces, na jehož 9. stranu jsou připojeny všechny naskenované dokumenty.