Správa dokumentov (DMS)

Správa dokumentů (DMS)

Systém pro správu dokumentů, který je znám také jako Document managament systém neboli DMS zahrnuje širokou škálu funkcí, které jsou zásadní pro efektivní provoz firmy a správy jejich dokumentů. Firmy generují spousty dat a spolehlivá správa dokumentů jím umožní zefektivnit celkový výkon pro práci s dokumenty. Primárním důvodem funcionality je samostatná databáze, která vždy zaeviduje jakoukoliv změnu či manipulaci s dokumentem.

Výchozí body správy dokumentů jsou schopnosti editace, nastavení přístupových oprávnění, zálohování, ochrana dat spojená se zabezpečením a sdílením různých obchodních dokumentů, fulltextové vyhledávání jak napříč dokumenty, tak konkrétním obsahem.

Nepotřebné dokumenty K2 DMS umožní archivovat či přímo skartovat a pro aplikaci třetích stran lze dokumenty zveřejnit pomocí K2 API.

Nastavení DMS

Před samotným zahájením užíváním dokumentového serveru, je zapotřebí mít nastavený FileStream na službě MSSQL.

1. SQL Server Configuration Manager/ SQL Server service/ SQL server(SQL2019).

Obr. SQL Server Configuration Manager

2. Pravým tlačítkem vyberu vlastnosti, kde na kartě FileStream je potřeba zatrnout pouze Enable FILESTREAM for Transact-SQL access. (viz obr.)

Obr. Povolit FILESTREAM

Prvním krokem nastavení správy dokumentů je ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) – Nastavení – Nastavení DMS. Stisknutím tlačítka Nastavit DMS uživatel potvrdí funkcionalitu předdefinovaných databází.

Obr. Nastavení DMS

Konfigurace DMS

Druhý krok je konfigurace dokumentů, se kterou bude uživatel pracovat napříč práci s dokumenty v K2. Zde výchozí nastavení provádí správce, který dle potřeb společnosti a jejích uživatelů zvolí typy dokumentů, se kterými firma pracuje. K nalezení je ve stromovém menu – Správa dokumentů (DMS) – Nastavení – Konfigurace dokumentů.

V knize konfigurace dokumentů je potřeba založit nový typ dokumentů, kde je hlavní požadavek, vybrat typ Dokumentový server.

Obr. Konfigurace dokumentu

Zkratka	Zkratka typu dokumentu.
Typ	Ve výběru je možné vybrat, jak bude při zařazování dokumentu naloženo s původním souborem a jakým způsobem se soubor stane součástí IS K2, v případě využívaní DMS, je třeba vybrat Dokumentový server.
Popis typu	Možnost přiřadit dalsí informace k definovanému typu.
Vstupní složka	Přednastavení složky (adresáře), ve které se bude otevírat výběrový dialog souborů po stisknutí tlačítka v editačním poli, nebo po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně dokumentů. Není-li tato položka vyplněna, provede se po stisknutí tlačítka Výběr dle naposledy použité složky (adresáře).
Přípona dialogu	Implicitní přípona (extenze) dialogu souborů.
Maska dialogu	Typ souboru ve standardním výběrovém dialogu souborů ve Windows (po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně formuláře dokumentu). Jednotlivé posloupnosti znaků v textu v pořadí [název],[extenze],[název],[ extenze], ... musí být odděleny znakem "svislá čára". Př. textu: Textové soubory|*.txt|Word|*.doc|Všechny soubory|*.* Tento příkladový text naplní tabulku třemi typy souborů, a to textovými soubory (soubory s extenzí „txt“), MS Word texty (soubory s extenzí „doc“) a všemi soubory. Chceme-li, aby v jednom řádku standardního výběrového dialogu souborů bylo uvedeno více typů souborů, oddělíme je znakem '#'. Př. textu: Textové soubory|*.txt|Dokumenty|*.doc#*.rtf Tento příkladový text naplní tabulku jednak textovými soubory (soubory s extenzí „txt“) a jednak dokumenty (soubory s extenzí „doc“ a „rtf“). Zvolíme-li ve výběru dokumenty, budou v tabulce najednou zobrazeny soubory s extenzí „doc“ a „rtf“.
Štítky	Umožňují jednoznačně označit dokument podle například klíčových či podstatných slov.
Složka	Umožňuje zapsat cestu k dokumentu pro následné vyhodnocení umístění.
Maximální velikost souboru	Umožňuje nastavit maximální velikost souboru pro import.
Verzováno	Pokud je pole zatrženo, ukládají se všechny revize, které jsou s dokumentem spojeny.
Smazat zdrojový soubor po importu	Pokud je pole zatrženo, automaticky se po importu smaže zdrojový soubor.
Skartační plán	Umožní vybrat předefinovaný skartační plan, podle nastavení skartačního řádu.

Skartační řád

Pokud se uživatel rozhodne využívat funkci automatické skartace či archivace, nastaví si jej ve stromovém menu – Správa dokumentů (DMS)- Nastavení – Skartační řád. Vytvořením nového skartačního plánu se na Základních údajích vyplní pole Zkratka a Popis a funkce archivace a skartace se nastavují na letité období, kdy se pro archivaci vyplní pole Archivace a pro skartaci pole Skartace v počtu let.

Obr. Skartační řád

Práce v modulu Dokumenty

Soubor všech dokumentů, které jsou k jednotlivým dokladům připojeny, jsou v K2 uloženy v modulu Dokumenty, který je k nalezení ve stromovém menu – Správa dokumentů (DMS) - Dokumenty. Kde jsou implicitně setříděny podle předdefinovaného typu dokumentu.

Na záložce Základní údaje jsou k nalezení veškeré údaje o dokumentu a je zde opět možnost dokument revidovat a přidávat komentáře jak k samotnému dokumentu, tak k jednotlivým revizím. Po stisknutí uzavřít revizi, se zobrazí dialog s možností vložit komentář k dané revizi.

Obr. Základní údaje dokumentu

Obr. Komentář k revizi

Import do DMS

V seznamu dokumentů na záložce Funkce se nabízí možnost buď jednotlivého či hromadného importu stávajících dokumentů do databáze dokumentového serveru.

Obr. Modul dokumenty- Funkce