Workflow

Modul Workflow slúži k ľahšiemu, prehľadnejšiemu a predovšetkým riadenému smerovaniu dokumentov, úloh a informácií osobám či skupinám osôb (oddeleniam) v rámci spoločnosti. Poskytnutý okamžitý prehľad o spracovávaných úlohách, stave ich riešenia, zodpovednosti za ich plnenie či termínoch po splatnosti.

Pomocou tohto modulu môžeme riešiť nasledujúce požiadavky:

• procesné riadenie firmy:
  • spracovanie všetkých procesov firmy (schvaľovanie a pripomienkovanie dokumentov, hromadné rozosielanie interných dokumentov a pod.),
  • rozšírenie evidencie K2 o nové knihy (evidencia dovoleniek, cestovných príkazov, atď.),
  • rozšírenie možností kontroly, chodu a spracovania business procesov s nadväznosťou na doklady v K2 (proces predaja, zmenové riadenie technologických postupov, ...).
• vedenie ISO dokumentácie v elektronickej podobe (smernice, normy).

Hlavnými pojmami modulu Workflow sú Postupy, Procesy a Kroky.

Obr.: Základná schéma modulu Workflow

Postupy sú v K2 všeobecne navrhnuté modely firemných procesov, zachytávajú spoločné prvky týchto procesov. Obsahujú poradie jednotlivých krokov (úloh). Procesy sú už konkrétne vytvorené procesy vo firme, ktoré sa správajú podľa všeobecne navrhnutých Postupov. Užívateľom sa po vytvorení procesov postupne vytvárajú Kroky (jednotlivé úlohy), ktoré majú spracovávať.

Pre bežnú prácu so systémom Workflow sú určené knihy Kroky a K vybaveniu, a zostavy pre tlač procesov. Pre administráciu, tzn. správu workflow, sú určené knihy Procesy, Postupy, Definície premenných, Produkty a Role.

Súčasťou Workflow je grafický nástoj slúžiaci k ľahšiemu definovaniu postupov v rámci firmy. Tento nástoj umožňuje prehľadné grafické vyjadrenie daných procesov, kedy je proces rozdelený do jednotlivých krokov. Krokom sú definované pravidlá a ich nadväznosti. Vďaka automatickému zaznamenávaniu vykonávaných krokov sú tieto kroky spätne ľahko dohľadateľné aj s históriou ich spracovávania.

Modul workflow je lokalizovaný, tzn., že užívateľ môže zadať Názvy a Popisy jednotlivých polí vo viacerých rôznych jazykoch (pozri Parametre užívateľa - Jazyk).

Obr.: Stromové menu modulu Workflow