Procesy

Proces je konkrétne použitie navrhnutého postupu vo firme. Vytvorením procesu sa spúšťa skutočný chod navrhnutého sledu krokov. Kroky sa v procese vytvárajú postupne tak, ako je navrhnuté v grafe procesu. Určení užívatelia plnia úlohy zadané v krokoch, jednotlivým Premenným a Produktom sú pridávané konkrétne hodnoty.

Kniha Procesy

Kniha procesov obsahuje zoznam všetkých procesov, ktoré boli vytvorené užívateľovi.

pic_1243

Obr.: Procesy - kniha

Popis stĺpcov:

s	V tomto stĺpci môže byť zobrazená ikona . Pomocou nej označujeme záznamy v knihe. Nad takto označenými záznamami potom môžeme vykonávať hromadné akcie (pozri kapitola Základné funkcie - Funkcie Menu modulu - Formulár) alebo tlačiť zostavy.
SP	Ikony v tomto poli ukazujú, v akej fáze sa nachádza proces. - proces práve prebieha, - proces je pozastavený, - proces skončil, - proces bol zamietnutý. - proces bol stornovaný. Stĺpec s týmito ikonami Stavu procesu si je možné pridať na 0. stranu každého dokladu K2 (Prijaté faktúry, Sprievodky, ...). Ikony budú signalizovať, či doklad obsahuje na 9. strane proces a v akom stave je tento proces. Pokiaľ by doklad bol zaradený vo viacerých procesoch, ikony na jeho 0. strane sa budú zobrazovať s touto prioritou. 1 - prebiehajúci, 2 - pozastavený, 3 - stornovaný, 4 - ukončený (zamietnutý, odsúhlasený).
Stav	Stav procesu. Tu je zobrazené, v akom stave sa nachádza proces (nastavenie pozri kniha Verziované postupy - Udalosti, Parametre, parameter ProcStatus).
Názov	Názov procesu.
Vytvoril	Meno užívateľa, ktorý vytvoril proces.
Vytvorené	Dátum a čas vytvorenia procesu.
Pl. ukončenie	Plánovaný dátum, kedy má byť ukončený proces.
Sk. ukončenie	Dátum, kedy bol skutočne ukončený proces (kedy bol vytvorený krok typu Ukončenie) alebo kedy bol stornovaný proces.

Popis klávesov:

F5	Zmena procesu. Meniť proces môže iba užívateľ s právom Workflow - Procesy - Zmena procesu.
F8	Vymazať proces. Vymazať proces môže iba užívateľ s právom Workflow - Procesy - Administrácia.
Alt+F8	Graf procesu. Týmito klávesmi môže užívateľ zobraziť graf tohto procesu. Bližší popis pozri kniha Pracovné Kroky - Graf procesu.
Ctrl+F8	Storno procesu. Stornovať proces môže iba užívateľ s právom Workflow - Procesy - Administrácia, alebo ak má priradené právo Workflow - Procesy - Storno procesu a zároveň je zaradený v roli Zodpovedná rola vybranej na prvej strane knihy Verziované postupy, ak je v procese vybraná zo Zodpovednej roly konkrétna Zodpovedná osoba, má právo stornovať proces iba táto osoba (pokiaľ má zároveň právo Workflow - Procesy - Storno procesu).

Vytvorenie procesu

Proces je možné vytvoriť klávesom Ins. Objaví sa formulár Postupy - kniha, v ktorom vyberieme hlavičku verziovaného postupu, podľa ktorého má prebiehať proces. Na formulári sú zobrazené všetky hlavičky postupov, ktoré obsahujú verziu postupu, z ktorej je možné vytvoriť proces.

Proces je možné vytvoriť iba z postupu, ktorý spĺňa tieto podmienky:

postup musí byť v stave Schválený a musí byť aktuálne platný,
užívateľ, ktorý chce vytvoriť proces, musí byť zaradený v role zadanej na záložke Právo na spustenie (kniha Verziované postupy - 1. strana).

Pozn.: Užívateľ s právom "Workflow - Postup - Ladenie" môže vytvoriť proces aj z postupu, ktorý je v stave ladenia. Z postupu v ladení je možné vytvárať procesy a tiež v ňom vykonávať zmeny. Tento stav sa používa v prípade, že užívateľ navrhuje nový postup a potrebuje ho tzv. „doladiť“ doladiť" na procese (tzn. odskúšať na konkrétnom príklade, či funguje tak ako má, prípadne opraviť zistené nedostatky).

pic_1169

Obr.: Postupy - kniha - zoznam hlavičiek postupov, z ktorých je možné vytvoriť proces

Popis stĺpcov:

Postup	Jazykový názov hlavičky postupu.
Verzia	Poradové číslo verzie postupu, ktorá bude použitá pre proces.
Platnosť od	Dátum, od ktorého je platná verzia postupu.
Platnosť do	Dátum, do ktorého je platná verzia postupu. Pokiaľ je tu dátum nulový, verzia postupu je platná neobmedzene.

Procesy - základné údaje (1. strana)

Na 1. strane knihy Procesy sú zobrazené základné údaje o procese, v záložkách sú zobrazené informácie o Monitorujúcich osobách, Účastníkoch procesu, Premenných a Produktoch procesu.

pic_1225

Obr.: Formulár Procesy - základné údaje (1. strana) - záložka Účastníci + Premenné

Popis polí:

Názov	Názov procesu (toto pole je možné editovať).
Postup	Názov hlavičky postupu, z ktorej bol vytvorený proces.
Číslo procesu	Unikátne číslo procesu vytvorené systémom.
Vytvoril	Dátum a čas vytvorenia procesu a užívateľ, ktorý vytvoril proces.
Zmenil	Dátum a čas zmeny procesu a užívateľ, ktorý zmenil proces.
Stav	Stav procesu, zadaný na 2. strane knihy Verziované postupy, na záložke Udalosti pomocou parametra "ProcStatus".
Plán ukončenia	Dátum a čas plánovaného ukončenia procesu (toto pole je možné editovať).
Ukončené	Skutočné ukončenie procesu. Dátum a čas, kedy bol vytvorený krok typu Ukončenie alebo dátum a čas kedy bol stornovaný proces.
Zodpovedná osoba	Táto osoba je zodpovedná za proces; vyberá sa zo zoznamu kontaktných osôb zaradených do rolí zadaných na záložke Zodpovednosť na 1. strane knihy Verziované postupy. Toto pole sa môže a nemusí povinne vypĺňať (podľa nastavení v postupe).
Priorita	Priorita procesu, nastavená postupu v knihe Verziované postupy, na druhej strane, v záložke Vlastnosti, popr. zmenená priamo pre konkrétny proces tlačidlom Zmena priority/času.
Zmena priority/času	Tlačidlo pre zmenu časových podmienok pre kroky a tiež pre zmenu priority tohto konkrétneho procesu alebo krokov v tomto procese. Hodnoty sú tu preddefinované podľa hodnôt nastavených v postupe.
Popis	Popis procesu zadaný pri postupe v knihe Verziované postupy, na 2. strane v záložke Popis.

Záložka Účastníci + premenné

Monitorujúce osoby

V ľavej časti formulára sa zobrazujú monitorujúce osoby, zadané v Postupe, z ktorého bol vytvorený proces. Klávesom Ins je možné pridávať ďalšie kontaktné osoby pre monitoring konkrétneho procesu.

Účastníci procesu

V strednej časti formulára sú zobrazení všetci účastníci, t. j. riešitelia krokov tohto procesu. Tiež je tu zaradený užívateľ, ktorý vytvoril proces. Klávesom Ins a výberom užívateľa z knihy Kontaktné osoby je možné pridávať ďalších účastníkov procesu. Klávesom Del sa dajú odmazávať účastníci procesu.

Premenné procesu

V pravej časti formulára sú zobrazené Premenné procesu, ktoré sú použité v procese. V jednotlivých stĺpcoch je zobrazený Identifikátor premennej (jeho skratka), Názov premennej a jej aktuálna Hodnota v procese.

Dvojitým stlačením ľavého tlačidla myši na premennej sa zobrazí formulár pre zadanie hodnoty tejto premennej. Zadávanie jednotlivých hodnôt premenných sa ukladá do tzv. Histórie hodnôt poľa. Vieme teda, kedy, kto a akú hodnotu premennej zmenil.

pic_4049

Obr.: Formulár Procesy - 1. strana - záložka Účastníci a premenné

Záložka Produkty

Na záložke Produkty je možné klávesom Ins vkladať do procesu konkrétne produkty. Po jej stlačení sa zobrazí kniha Produkty, kde je zobrazený zoznam hlavičiek Produktov workflow, ktoré môžeme vložiť procesu.

Po vybraní daného Produktu workflow sa zobrazí už konkrétny zoznam produktov zadaného typu (napr. kniha Faktúry prijaté), kde môžeme procesu priradiť už konkrétny produkt (konkrétnu faktúru prijatú). Na 9. strane knihy tohto konkrétneho produktu sa potom objaví tento proces ako nová položka v poli Zaradené procesy.

pic_1227

Obr.: Formulár Procesy - 1. strana - záložka Produkty

Zadanie registrovaného bodu produktu

Dvojitým kliknutím ľavého tlačidla myši na pridaný produkt sa zobrazí formulár Produkt, v ktorom je možné pridať produktu Registrovaný bod (pozri Produkty workflow - 1. strana, - Registrované body). Na tomto formulári môžeme tiež zmeniť produkt.

Záložka Zadanie

Záložka Zadanie sa zobrazuje v prípade, že je v Postupe začiarknutá voľba Zobraziť zadanie. Táto záložka obsahuje:

záložku Text - umožňuje popísať zadanie procesu,
záložku História - zobrazenie histórie zmien zadania.

pic_4110

Obr.: Zadanie - záložka Text

pic_4111

Obr.: Zadanie - záložka História

Zmena priority/času

Tlačidlo Zmena priority/času umožňuje užívateľovi, ktorý je k tomu oprávnený, zmeniť hodnoty z polí Priorita a Čas pre splnenie kroku preddefinované z postupu.

Užívateľ, ktorý môže túto zmenu vykonať:

Osoba, ktorá vytvára proces,
Zodpovedná osoba procesu,
užívateľ s právom Workflow - Procesy - Administrácia.

Zmena priority procesu

Po stlačení tohto tlačidla sa zobrazí formulár s grafom procesu a s poľami pre zmenu časov pre splnenie/priority.

pic_2569

Obr.: Zmena priority procesu

Ak nemáme označený žiadny krok, zadávame prioritu celému procesu. Po zmenení priority sa nás systém opýta, či chceme zmeniť prioritu aj všetkým krokom tohto procesu. Ak zadáme "Áno", priorita sa zmení všetkým krokom procesu. Ak zadáme "Nie", krokom zostane rovnaká, pôvodná priorita.

Prioritu procesu/kroku môžeme chcieť zmeniť, ak sa má napr. vyriešiť dôležitá úloha alebo príde dôležitá zmluva do firmy, ktorú je potrebné riešiť prioritne.

Zmeny, ktoré tu vykonáme, budú zapísané do tzv. "Histórie polí" - formulár, ktorý sa zobrazí po stlačení ikony vedľa poľa. Zapíše sa pôvodná hodnota, nová hodnota, informácie o tom, kto a kedy zmenil túto hodnotu.

Zmena priority / času pre splnenie krokov

Po označení kroku môžeme zmeniť tomuto kroku Prioritu aj Čas pre splnenie kroku. Ak zmeníme kroku Čas pre splnenie a stlačíme tlačidlo Prepočítať, prepočíta sa nám opäť tzv. "Najdlhšia cesta procesu", kroky a šípky sa zafarbia zeleno.

pic_2568

Obr.: Zmena priority a času pre splnenie krokov procesu, zobrazená "Najdlhšia cesta procesu" po stlačení tlačidla Prepočítať

Táto funkcia sa nám môže hodiť, ak vieme, že niektorá úloha musí byť splnená skôr - môžeme znížiť časy pre splnenie kroku. Alebo naopak, vieme, že niektorá úloha je moc zložitá a riešiteľ na ňu bude potrebovať viac času - čas pre splnenie kroku môžeme navýšiť.

História zmien týchto polí sa zaznamenáva do Histórie polí. Vidíme tak, kto, kedy, z akej hodnoty a na akú hodnotu vykonal zmenu.

Popis ikon priority:

	Najnižšia priorita.
	Nízka priorita.
	Stredná priorita.
	Vysoká priorita.
	Najvyššia priorita.

Pozn.: Užívateľ si môže v knihe Pracovné kroky záznamy zoradiť podľa priority a kroky s najvyššou prioritou tak mať ako prvé v zozname krokov v knihe.

Procesy - pracovné kroky (2. strana)

2. strana knihy Procesy obsahuje základné údaje o procese. V položkách sú zobrazené Kroky užívateľov, (t. j. Pracovné kroky tohto procesu), ktoré už boli spracované a aktuálne vytvorený krok, ktorý čaká na spracovanie. V záložkách sú informácie o Komentári kroku, Stavoch kroku, podľa toho, ktorý krok v poli Kroky užívateľov máme označený.

pic_1231

Obr.: Formulár Procesy - pracovné kroky - 2. strana

Kroky užívateľov

Táto časť formulára obsahuje ikony všetkých operácií, ktoré je možné vykonávať s krokom, ukončené kroky procesu a aktuálne vytvorený krok, popis ikon a tiež ich klávesových skratiek - pozri Pracovný krok, Popis ikon a klávesových skratiek operácií formulára Pracovný krok.

Popis stĺpcov poľa Kroky užívateľov:


S	Zobrazuje sa tu ikona Stavu kroku (pozri Pracovné kroky - kniha Popis stĺpcov - Stĺpec S), podľa toho, v akom stave sa aktuálne nachádza krok.
T	Pokiaľ je v tomto poli zobrazená ikona , jedná sa o Krok s Komentárom. V prvom riadku s touto ikonou je Názov kroku, v druhom Názov komentára. Po označení tohto druhého riadku sa v záložke Komentár zobrazí text komentára. Pokiaľ je v tomto poli ikona , je v riadku zobrazený Produkt alebo Dokument.
K	Typ kroku:
		- je vytvorený krok typu Začiatok.
		- je vytvorený krok typu Koniec.
		- je vytvorený krok typu Na vedomie.
		- je vytvorený krok typu Kontrolný bod.
	Ak tu nie je ikona, jedná sa o iný krok ako Začiatok, Koniec, Na vedomie, Kontrolný bod, tzn. normálny krok procesu.
Pt	Je tu zobrazená Priorita kroku (popis pozri Pracovné kroky - kniha).
TO	Tu sa zobrazí ikona červeného kolieska, pokiaľ je užívateľ v oneskorení s plnením kroku. (Pokiaľ hodnota poľa Splniť do je skoršia, ako aktuálny dátum).
Názov	Je zobrazený názov kroku, komentára, dokumentu alebo produktu.
Vlastník	Vlastník kroku (kto má krok spracovať alebo kto spracoval krok).
Poslal	Vlastník predchádzajúceho kroku, ktorý krok poslal vlastníkovi kroku.
Vytvorené	Dátum a čas vytvorenia kroku.
Splniť do	Tu sa zobrazí dátum a čas, dokedy má užívateľ splniť krok (odsúhlasiť, zamietnuť).

Popis kroku:

V poli Popis kroku je zobrazený popis kroku, ktorý máme označený v poli Kroky užívateľov. Zobrazuje sa popis kroku zadaný na druhej strane knihy Verziované postupy, záložka Popis.

Záložka Komentár

V záložke Komentár je zobrazený Text komentára, ktorý máme označený v poli Kroky užívateľov, pozri obr. vyššie.

Popis klávesových skratiek v prehliadaní:

Ctrt+F3	Postúpiť - aktuálne označený krok môžeme postúpiť na iného užívateľa. Zobrazí sa zoznam užívateľov, na ktorých môžeme krok postúpiť (určený Skupinou riešiteľov na kroku). Užívateľom je zakázané postupovať si kroky na seba. Výnimku tvorí užívateľ s právom Administrátor v module workflow. Ten si môže na seba postúpiť akýkoľvek krok, ktorého nie je riešiteľom.
Ctrt+F4	Zastúpiť - aktuálne označený krok môže užívateľ prebrať k riešeniu, tzn. zastúpiť pôvodného riešiteľa.
Ctrl+F6	Prehodnoť - táto funkcia sa spúšťa v prípade, že sú v postupe nastavené podmienky, ktoré neumožňujú vytvoriť následné kroky v procese. Funkciu použijeme po vykonaní úpravy v návrhu verziovaného postupu. Kláves stlačíme po označení kroku procesu. Táto funkcia sa musí používať obozretne. V prípade potreby zmien v schválenom postupe je odporúčané vytvoriť novú verziu postupu, kde môžeme vykonať zmeny. Existujúci proces, ktorý neprebieha ako má, môžeme stornovať. Po schválení novej verzie postupu môžeme vytvoriť nový proces, ktorý už pobeží podľa novej verzie postupu.
Ctrl+F8	Storno - môžeme stornovať proces.
Shift+F8	Premenné - po stlačení tohto tlačidla sa zobrazí formulár Nastavenie hodnôt premenných, na ktorom sú zobrazené Premenné procesu s ich aktuálnymi hodnotami, ak v knihe Verziované postupy v záložke Premenné neboli označené ako Interné.
Alt+F2	Prečítaj - prečítame označený krok.
Alt+F3	Prijmi - prijmeme označený krok.
Alt+F5	Zamietni - zamietneme označený krok.
Alt+F6	Odsúhlas - odsúhlasíme označený krok.
F7	Komentár - zadáme komentár kroku alebo procesu.
Alt+F8	Graf - zobrazíme graf procesu.

Záložka Stavy

Na záložke Stavy sú zobrazené Stavy kroku. Je zobrazená história operácií krokov, ktoré máme práve označené v poli Kroky užívateľov.

Bližší popis Stavov pozri kniha Pracovné kroky - záložka Krok.

pic_1236

Obr.: Formulár Procesy - pracovné kroky - 2. strana - záložka Stavy

Zostavy nad Procesmi

Hodnotenie procesov - Užívatelia


Číslo procesu: WKF004	Ident. číslo zostavy: SWKF001	Súbor: WProc_HodnUzv.AM
Popis zostavy: Zostava zobrazuje zoznam kontaktných osôb s procesmi, v ktorých sú ako riešitelia v tzv. omeškaní, tzn. ktorí sa podľa zadaného Hodnotenia vo Verziovanom postupe omeškali so spracovaním Kroku v procese. Pri riešiteľoch sa zobrazujú Procesy s Krokmi, v ktorých sú v omeškaní, Udalosť, ktorá je sledovaná, Termín, dokedy mala byť udalosť vykonaná a doba omeškania (doba, ktorá ubehla od požadovaného Termínu). Stĺpec Plán ukazuje, koľko dní mal riešiteľ na spracovanie kroku.
Adresa v strome: [Pracovná kancelária][WorkFlow] [Administrácia workflow] [Procesy]

Parametre zostavy:

ActualUser - Nie

Áno - zobrazí sa omeškanie iba aktuálnej osoby; Nie - zobrazí sa omeškanie všetkých osôb.

AMName - Zoznam procesov s krokmi v omeškaní

Zadaný text sa zobrazí v nadpise zostavy.

Historie - Nie

Áno - zobrazí aj tie kroky, ktoré boli v omeškaní, ale sú už ukončené.

Uzv

Vyberá sa tu kontaktná osoba, ktorej omeškanie chceme zobraziť. V parametri ActualUser musí byť zadané Nie.

pic_1241

Obr.: Formulár Hodnotenie užívateľov pre zadanie vstupných podmienok zostavy

Popis polí formulára:

Nadpis zostavy	Tento text sa zobrazí v nadpise zostavy.
Kroky v omeškaní aktuálne prihláseného užívateľa	Začiarknutím tohto poľa sa zobrazia kroky v omeškaní aktuálne prihláseného užívateľa, ktoré nie sú ukončené.
Zahrnúť aj ukončené kroky v omeškaní	Začiarknutím tohto poľa sa zobrazia aj tie kroky v omeškaní, ktoré sú už ukončené.
Osoba	Tu sa vyberá kontaktná osoba, ktorej kroky v omeškaní chceme zobraziť. Pokiaľ je ale začiarknuté pole Kroky v omeškaní aktuálne prihláseného užívateľa, má toto pole prednosť a zobrazia sa kroky v omeškaní aktuálne prihláseného užívateľa.
Uložiť ako parametre zostavy	Stlačením tohto tlačidla sa zadané parametre uložia ako implicitné parametre zostavy a pred každým spustením zostavy sa budú predvypĺňať do jednotlivých polí.

WPROC_HODNUZV

Protokol procesu


Číslo procesu: WKF004	Ident. číslo zostavy: SWKF004	Súbor: WProc_Protok.AM
Popis zostavy: Zostava Protokol procesu zobrazuje informácie o Procese a chronológii jeho Krokov. Sú tu všetky kroky procesu, ktoré boli vytvorené a konečné Stavy týchto krokov. V Názve zostavy je text Protokol procesu s Číslom procesu, pod ktorým je proces uložený v systéme. V zostave je zobrazený tiež Graf, zelené sú ohraničené kroky, ktoré sú už ukončené, červené sú ohraničené kroky, ktoré aktuálne čakajú na spracovanie. Neohraničené kroky v tomto procese neboli doteraz vytvorené.
Adresa v strome: [WorkFlow] [Administrácia workflow] [Procesy]

Parametre zostavy:

NameAsTitle - Nie

Áno - názov procesu sa zobrazí v názvu zostavy.

ShowGraph - Áno

Áno - zobrazí sa graf procesu.

WPROC_PROTOK

Zoznam procesov


Číslo procesu: WKF004	Ident. číslo zostavy: SWKF006	Súbor: WStandardsList.AM
Popis zostavy: Zostava zobrazuje zoznam hlavičiek verziovaných postupov, pri ktorých existuje potvrdená, aktuálne platná verzia postupu. Z týchto postupov je možné vytvoriť proces. V stĺpci Vlastník je zobrazený užívateľ, ktorý verziu postupu Preskúmal.
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

DifDirective - Nie

Áno - hlavičky postupov rozdelí na "Smernica - riadená dokumentácia" a "Prevádzkové procesy" podľa toho, či majú na 1. strane knihy Verziované postupy vybranú možnosť Smernice.

Nie - hlavičky postupov sú zobrazené všetky pod jedným nadpisom Zoznam procesov.

LogoPictureHeader - Header.wmf

Názov súboru pre zobrazovanie hlavičky.

LogoPictureFSmall - Logo.bmp

Názov súboru pre zobrazovanie loga.

Sensitive -

Stupeň citlivosti (text, ktorý sa zobrazí v hlavičke).

WSTANDARDSLIST

Ukazovateľ procesu


Číslo procesu: WKF004	Ident. číslo zostavy: SWKF010	Súbor: WProcessIndicator.AM
Popis zostavy: Zostava Ukazovateľ procesu zobrazuje vyhodnotenie jednotlivých Premenných v procese, ktoré sú označené v knihe Definície premenných ako "Metrika". Premenné sa vyhodnocujú podľa svojich hodnôt zadaných riešiteľovi v kroku. Pred vytvorením zostavy sa zobrazí formulár pre zadanie vstupných údajov zostavy, pozri obr. nižšie. V zostave sú podfarbené niektoré hodnoty. Červené podfarbenie označuje najhoršiu nameranú hodnotu (pri začiarknutí poľa Vzostupne je to najnižšia hodnota). Zelené podfarbenie označuje všetky hodnoty, ktoré spĺňajú Hodnotenie = 1 (pozri obr. hodnoty väčšie ako 10).
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

Conditions - 5; 10

Kritériá hodnotenia (počet). Čísla, podľa ktorých sa vyhodnocujú hodnoty premenných.

Conditions_Ascending - Nie

Áno - zoradí hodnoty v stĺpci "Kritérium" vzostupne.

HeadMark

Obsah tohto parametra bude zobrazený v hlavičke v poli vpravo v druhom riadku. Môže sa jednať o číslo formulára alebo ľubovoľný text.

Identificator_Metric

Premenná metrika. Tu sa zadáva skratka premennej z knihy Definícia premenných, ktorých hodnoty chceme vypočítať. Pokiaľ nie je zadaná skratka, zobrazia sa všetky premenné použité v procesoch.

IdentificatorDateFrom - DATUM_OD

Tu sa zadáva názov premennej, ktorej konkrétne hodnoty budú zobrazené v stĺpci Dátum od.

IdentificatorDateTo - DATUM_DO

Tu sa zadáva názov premennej, ktorej konkrétne hodnoty budú zobrazené v stĺpci Dátum do.

LogoPictureHeader - Header.wmf

Názov súboru pre zobrazovanie hlavičky.

LogoPictureFSmall - Logo.bmp

Názov súboru pre zobrazovanie loga.

pic_1212

Obr.: Formulár Ukazovateľ procesu pre zadanie vstupných podmienok zostavy

Popis polí:

Kritériá hodnotenia	Tu sa zadávajú číselné údaje oddelené bodkočiarkou, podľa ktorých sa vyhodnocujú jednotlivé metriky.
Vzostupne	Začiarknutím tohto poľa sa kritérium zoradí vzostupne.
Identifikátor metrík	Po vyvolaní ponuky pri tomto poli môže užívateľ vybrať metriku z knihy Definície premenných, ktorú chce zobraziť v zostave.
Označenie v hlavičke	Výraz, ktorý bude zobrazený v hlavičke zostavy v pravej časti.
Uložiť ako parametre zostavy	Stlačením tohto tlačidla sa zadané parametre uložia ako implicitné parametre zostavy a pred každým spustením zostavy sa budú predvypĺňať do jednotlivých polí.

WProcessIndicator

Neukončené procesy


Číslo procesu: Wkf004	Ident. číslo zostavy: SWKF011	Súbor: WUnfinishedProcess.AM
Popis zostavy: Zostava Neukončené procesy zobrazuje všetky neukončené kroky procesov, ktoré vytvoril aktuálne prihlásený užívateľ. Zostavou je možné zobraziť: všetky neukončené kroky, iba tie, v ktorých je užívateľ v omeškaní so spracovaním, neukončené kroky procesov, ktoré sú vytvorené z určitej hlavičky postupu, neukončené kroky, ktoré čakajú na spracovanie u určitej osoby.
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

HolderStep

Vlastník kroku. Tu môžeme zadať kontaktnú osobu, ktorej kroky chceme zobraziť.

InArrears - Áno

Áno - zobrazia sa iba kroky, kedy je riešiteľ v omeškaní (pozri nižšie Iba kroky v omeškaní).

ProcedureName

Hlavička postupu, ktorého neukončené kroky chceme zobraziť.

SeeChart - Nie

Áno - zobrazí sa graf.

pic_1215

Obr.: Formulár Neukončené procesy pre zadanie vstupných podmienok zostavy

Popis polí formulára:

Iba kroky v omeškaní	Začiarknutím tohto poľa sa zobrazia iba kroky, ktoré užívateľ nestihol spracovať podľa časových podmienok zadaných v knihe Verziované postupy v záložke Hodnotenie.
Zobraziť graf	Začiarknutím tohto poľa sa ku každému kroku zobrazí jeho graf.
Postup	Tu môžeme vybrať Hlavičku postupu, ktorého neukončené procesy a jeho kroky chceme zobraziť v zostave.
Vlastník kroku	Tu môžeme vybrať Kontaktnú osobu, ktorej neukončené procesy a kroky chceme zobraziť v zostave.

Linked Graphics K2_SESTAVY_XX

Priemerná reakčná doba užívateľov


Číslo procesu: WKF004	Ident. číslo zostavy: SWKF014	Súbor: AverageResponsetiTimeUsers.am
Popis zostavy: Zostava Priemerná reakčná doba užívateľov počíta priemernú reakčnú dobu užívateľa kroku, tzn. dobu, ktorá uplynie od vytvorenia kroku pre užívateľa do ukončenia kroku užívateľom (do odsúhlasenia, zamietnutia, postúpenia). Po spustení zostavy sa zobrazí formulár, v ktorom môžeme vybrať kontaktnú osobu, ktorých reakčnú dobu chceme zobraziť. Pokiaľ osobu nevyberieme, zobrazí sa reakčná doba všetkých osôb. V tomto formulári môžeme tiež zadať, či chceme zobraziť tiež kroky užívateľov.
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

Users -

Číslo Kontaktnej osoby, ktorej omeškanie chceme zobraziť.

ShowSteps - Áno

Áno - osoby sa zobrazia aj s krokmi a časom omeškania v jednotlivých krokoch. Nie - kroky sa nezobrazia.

WAverageResponseTimeUsers

Priemerná reakčná doba užívateľov v postupe


Číslo procesu: WKF004	Ident.číslo zostavy: SWKF015	Súbor: AverageResponsetiTimeProcedure.am
Popis zostavy: Zostava Priemerná reakčná doba užívateľov v postupe počíta priemernú reakčnú dobu užívateľa kroku v postupe. Tzn. dobu, ktorá uplynie od vytvorenia kroku pre užívateľa do ukončenia kroku užívateľom (do odsúhlasenia, zamietnutia, postúpenia), zoskupené podľa hlavičiek verziovaných postupov. Po spustení zostavy sa zobrazí formulár, v ktorom môžeme vybrať osobu, ktorej reakčnú dobu chceme zobraziť. Pokiaľ osobu nevyberieme, zobrazí sa reakčná doba všetkých osôb. V tomto formulári môžeme tiež zadať, či chceme zobraziť tiež kroky užívateľov.
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

Users -

Číslo osoby z knihy kontaktnej osoby, ktorej omeškanie chceme zobraziť.

ShowSteps - Áno

Áno - užívatelia sa zobrazia aj s krokmi a časom omeškania v jednotlivých krokoch. Nie - kroky sa nezobrazia.

WAverageResponseTimeInProcess

Plánovaná úloha - Nový proces

V stromovom menu Správca/Systém/Správa plánovaných úloh je možné nastaviť spustenie nového procesu automaticky a to jednorazovo alebo pravidelne v určitých intervaloch.

Užívateľ po vybraní položky dávky Workflow/Nový proces zadá skratku postupu, z ktorého sa má spúšťať proces. Postup spustený touto plánovanou úlohou nesmie požadovať pri svojom vytvorení žiadny užívateľský vstup (zadanie hodnôt premennej, určenie riešiteľov ďalšieho kroku...).

Webová aplikácia - nový proces

Webová aplikácia umožňuje spustenie procesu a odsúhlasenie prvého kroku z iného prostredia ako je IS K2.

Pre konfiguráciu aplikácie v K2 slúži štandardný skript „WkfWSFTPConfiguration.pas“. Pomocou tohto skriptu je možné nastaviť prístupové údaje k FTP serveru, na ktorý kopírka nahráva naskenované dokumenty, prípadne miestny alebo sieťový adresár s naskenovanými dokumentmi. Ďalej tiež typ dokumentu pre pripojenie na 9. stranu.

Voliteľnou súčasťou pre údržbu je skript „WkfWSScheduledTask.pas“, ktorý je možné zaradiť do plánovača. Tento skript v nastavenom intervale vyhľadáva vytvorené, ale nedokončené procesy založené z kopírky a stornuje ich. Tieto procesy v K2 zostávajú v prípade, kedy obsluha kopírky proces založí, ale už nedokonči zadanie premenných (neodsúhlasí krok procesu) a aplikáciu na kopírke ukončí.

Predpoklady:

K IS K2 musí byť nainštalovaný a správne skonfigurovaný Aplikačný server (AS) a Server webových služieb (K2 API).
Postup, podľa ktorého sa spúšťa proces, je preddefinovaného konkrétneho typu (SEKO), ktorý umožní proces spustiť z webovej aplikácie.
Odsúhlasiť je možné iba 1. krok procesu.
V 1. kroku procesu je možné nastaviť a odsúhlasiť iba premenné primitívnych dátových typov (Boolean, Date, Currency, Long, Real, String, Time)

Požiadavky na postup:

Skratka typu postupu musí byť „SEKO“.
Užívateľ K2, pod ktorým beží Webová aplikácia, musí mať možnosť založiť tento proces.
Prvý krok postupu nesmie obsahovať na vstupe a výstupe žiadne užívateľské rozhrania (skripty s užívateľským rozhraním, výber riešiteľa a pod.).
V postupe je možné nadefinovať premenné, ktoré je potom možné zadať vo Webovej aplikácii. Tieto premenné musia byť uvedené v udalosti „Formulár kroku“ v prvom kroku postupu.
Webová aplikácia po zadaní premenných odsúhlasí prvý krok postupu, preto musí byť jednoznačne určený nasledujúci krok a jeho riešiteľ (môže sa vetviť podľa hodnôt premenných).

Užívateľ webovej aplikácie musí mať tieto oprávnenia:

Číselníky/Dokumenty/
- Prehliadanie dokumentov
- Nový dokument
- Zaraďovanie a vyraďovanie dokumentu
Workflow/Postupy/Prehliadanie postupov
Workflow/Procesy/
- Nový proces
- Zmena procesu
- Storno procesu
- Prehliadanie pracovných krokov

Príklad: Naskenovanie prijatej faktúry a spustenie procesu pre schválenie prijatej faktúry.

Aby bolo možné spustiť proces priamo z tlačiarne, musí byť v tlačiarni nainštalovaný webový prehliadač a nahraná aplikácia, ktorá spustí proces. Všetky skeny sú automaticky ukladané na FTP server, ktorý je dopredu nutné nastaviť.

1. Užívateľ naskenuje faktúru prijatú a všetky jej náležitosti. Skeny sa uložia na FTP server. Po naskenovaní faktúry a všetkých ich náležitostí užívateľ spustí na tlačiarni proces, ešte pred tým, než sa začne spracovávať ďalší dokument. Všetky skeny, ktoré sú nahrané na FTP server budú priradené k jednému procesu.

2. Užívateľ na tlačiarni v aplikáciách K2 spustí konkrétny proces. Všetky naskenované dokumenty, ktoré sú uložené na serveri, budú pripojené k spustenému procesu a následne zo serveru vymazané.

pic_3794

Obr.: Dostupné procesy

3. Po spustení procesu môže systém vyžadovať odsúhlasenie premenných kroku.

pic_3795

Obr.: Zadanie parametra procesu

4. V IS K2 je vytvorený proces, na ktorého 9. stranu sú pripojené všetky naskenované dokumenty.