Komunikácia

Listová pošta

Modul Listová pošta slúži k evidencii Prijatej a Odoslanej pošty. Ďalej je tu umožnené vytvárať Podacie hárky popr. tlačiť doklady ako sú napr. Podací lístok alebo Podací hárok.

Dodať poštovnú zásielku je možné prostredníctvom niektorej zo služieb poskytovaných Slovenskou poštou. Pri zavádzaní dokladov listovej pošty do K2 je možné tieto služby špecifikovať v číselníku Druh, kde je uvedený ich zoznam.

Jedná sa o tieto služby:

Obyčajná zásielka	Jej hmotnosť môže byť najviac 20 kg. Pošta za obyčajnú zásielku nezodpovedá a je možné ju doručiť bez potvrdenia prevzatia príjemcom.
Obyčajná slepecká zásielka	Obsahom slepeckej zásielky môžu byť iba písomnosti obstarané hmatovým písmom pre nevidiacich, zvláštne papiere pre potrebu nevidiacich popr. zvukové záznamy. Hmotnosť obyčajnej slepeckej zásielky môže byť najviac 7 kg. Pošta za obyčajnú slepeckú zásielku nezodpovedá a je možné ju doručiť bez potvrdenia prevzatia príjemcom.
Doporučená zásielka	Doporučenú zásielku Slovenská pošta dodáva iba za podmienky, že jej príjemca potvrdí jej prevzatie. Podanie doporučenej zásielky pošta stvrdzuje. Za škodu vzniknutú stratou doporučenej zásielky pošta zodpovedá. Jej maximálna hmotnosť môže byť najviac 2 kg.
Doporučená slepecká zásielka	Obsahom slepeckej zásielky môžu byť iba písomnosti obstarané hmatovým písmom pre nevidiacich, zvláštne papiere pre potrebu nevidiacich popr. zvukové záznamy. Podanie doporučenej slepeckej zásielky pošta stvrdzuje. Za škodu vzniknutú stratou doporučenej slepeckej zásielky pošta zodpovedá a dodanie je podmienené potvrdením príjemcu. Hmotnosť doporučenej slepeckej zásielky môže byť najviac 7 kg.
Cenný list	Obsahom cenného listu môžu byť peniaze, drahé kovy a kamene a výrobky z nich, šperky a obdobne cenné veci, cenné papiere (cestovné šeky, šeky na doručiteľa, zmenky a pod.), platobné karty a poukážky na odber tovaru alebo služieb. Podanie cenného listu pošta stvrdzuje a dodáva ich iba za podmienky potvrdenia príjemcom. Za škodu vzniknutú stratou, poškodením alebo úbytkom obsahu cenného písania zodpovedá pošta. Hmotnosť cenného listu môže byť najviac 2 kg.
Cenný balík	Obsahom cenného listu môžu byť peniaze, drahé kovy a kamene a výrobky z nich, šperky a obdobne cenné veci, cenné papiere (cestovné šeky, šeky na doručiteľa, zmenky a pod.), platobné karty a poukážky na odber tovaru alebo služieb. Podanie cenného listu pošta stvrdzuje. Cenný balík je dodávaný len za podmienky, že príjemca potvrdí jeho prevzatie. Za škodu vzniknutú stratou, poškodením alebo úbytkom obsahu cenného balíka zodpovedá pošta. Hmotnosť cenného balíka môže byť najviac 20 kg.
Doručenka	V prípade tejto doplnkovej služby podnik opatrí odosielateľovi písomné potvrdenie preukazujúce dodanie poštovej zásielky príjemcovi. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučenej zásielky, doporučenej slepeckej zásielky, cenného písania alebo cenného balíka.
Dodanie do vlastných rúk	V prípade tejto doplnkovej služby pošta dodá poštovnú zásielku len adresátovi, zmocnencovi adresáta, zákonnému zástupcovi adresáta, zmocnencovi zákonného zástupcu adresáta popr. oprávnenej osobe. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučená zásielka, doporučená slepecká zásielka, cenný list alebo cenný balík.
Dodanie do vlastných rúk výhradne len adresáta	V prípade tejto doplnkovej služby pošta dodá poštovú zásielku výhradne len adresátovi. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučenej zásielky, doporučenej slepeckej zásielky, cenného písania alebo cenného balíka a to len vtedy, ak je adresátom fyzická osoba.
Dobierka	V prípade tejto doplnkovej služby pošta vyberie pri dodaní poštovej zásielky od príjemcu stanovenú peňažnú čiastku. Dobierková čiastka môže byť len na celé eurá. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučená zásielka, doporučená slepecká zásielka, cenný list alebo cenný balík.
Obyčajné vrece na tlač	Obsahom obyčajného vreca na tlač môžu byť iba noviny, časopisy, knihy a iné obdobné písomnosti rozmnožené pomocou tlače. Za škodu vzniknutú stratou, poškodením alebo úbytkom obsahu obyčajného vreca na tlač nezodpovedá pošta. Hmotnosť obyčajného vreca na tlač môže byť najviac 30 kg a je možné ho dodať bez potvrdenia prevzatia.
Doporučené vrece	Obsahom doporučeného vreca môžu byť iba noviny, časopisy, knihy a iné obdobné písomnosti rozmnožené pomocou tlače. Podanie doporučeného vreca stvrdzuje pošta a dodanie musí byť preukázané písomným záznamom. Za škodu vzniknutú stratou doporučeného vreca zodpovedá pošta. Hmotnosť doporučeného vreca na tlač môže byť najviac 30 kg.

Knihy listovej pošty

Všetky doklady listovej pošty evidujeme v Knihách listovej pošty.

pic_1278_2020

Obr.: Kniha Knihy listovej pošty

Základné údaje (1. strana)

Novú knihu je možné zadať pomocou klávesu Insert. Potom je nutné vyplniť niektoré povinné údaje pre jej identifikáciu.

pic_4905

Obr.: Knihy listových a zásielkových služieb - základné údaje

V implicitnom nastavení je možné nastaviť niektoré údaje, ktoré sa budú automaticky vypĺňať do jednotlivých dokladov listovej pošty.

Popis polí

Dátová schránka

V prípade, že ide o knihu pre dátovú schránku, potom sa tu do poľa vpíše označenie dátovej schránky.

Pobočka

Tu môže užívateľ nastaviť adresu firmy. Tá sa potom automaticky doplní do vytváraných dokladov listovej pošty ako adresa Príjemcu alebo Adresáta v závislosti na type dokladu.

Značky

Dajú sa tu nadefinovať značky, ktoré sa budú pri vytváraní dokladov listovej pošty vkladať do položiek Prijatej pošty, Odoslanej pošty a Podacích hárkov.

Formát poľa musí vyzerať nasledovne: XXX@CI(N0Y). Hodnota "XXX" predstavuje ľubovoľné číslice alebo písmená. Znaky "@CI" určujú, že nasledujúca časť bude tvorená číslom dokladu (je nutné to uviesť takto) a znaky "N0Y" predstavujú počet číslic, do koľkých miest bude číslo dokladu zarovnané (určené hodnotou "Y").

Listová pošta prijatá

Listová pošta prijatá slúži k evidencii všetkej prijatej pošty. Jedná sa o zoznam všetkých zásielok doručených poštou. Každý záznam (napr. obálka) v tejto knihe môže obsahovať viacero položiek tzn. vlastných listov.

pic_1284_2020

Obr.: Listová pošta prijatá - kniha

V tejto knihe je možné pracovať s filtrami. Jednotlivé doklady Listovej pošty prijatej je možné potvrdzovať. Nie je tu však k dispozícii dvojité potvrdenie záznamov. Doklady sa tu vytvárajú štandardným spôsobom napr. pomocou klávesu Insert. Pokiaľ má doklad v stĺpci D ikonu , znamená to, že je k nemu priradená príloha.

Základné údaje - LISTOVÁ POŠTA PRIJATÁ

Na záložke Základné údaje sú uvedené údaje, ktoré vytvárajú tzv. hlavičku dokladu. Sú tu všetky informácie o doručenej zásielke. Je tu uvedený jej Príjemca, Adresát, Cena a Hmotnosť zásielky a iné doplňujúce informácie.

pic_1285_2020

Obr.: Listová pošta prijatá - základné údaje

Ak sa jedná o knihu listovej pošty pre dátovú schránku (v knihe listovej pošty je vyplnené pole Dátová schránka), potom sa pod základnými údajmi zobrazia tiež údaje z dátovej schránky:

pic_4909

Obr.: Listová pošta prijatá - údaje pre dátovú schránku

Popis polí:

Číslo dokladu	Číslo, obdobie a kniha dokladu.
Popis	Pre odlíšenie jednotlivých zásielok v knihe môžeme vpísať ľubovoľný popis.
Prijal	Meno pracovníka, ktorý prijal zásielku. Vykonávame výberom z knihy Kontaktných osôb.
Stav	Stav zásielky.
Prijaté dňa	Dátum prijatia zásielky.
Druh	Druh zásielky. Užívateľ tu vyberá z dopredu nadefinovaného číselníka, ktorý obsahuje základné služby poskytované poštou. Tento číselník je možné kedykoľvek doplniť o ďalšie záznamy.
Odosielateľ, Adresát	Tu užívateľ zadáva odosielateľa a adresáta zásielky. Je možné vyberať z knihy Partnerov, Dod./Odb. alebo Kontaktných osôb. Polia sú vzájomne previazané. Pokiaľ užívateľ vyberie Kontaktnú osobu, vyplní sa automaticky Zákazník aj Partner. Pokiaľ užívateľ vyberie Partnera doplní sa automaticky Zákazník a naopak.
Adresa odosielateľa	Kontaktnú adresu odosielateľa je možné vyplniť ručne popr. vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy.
Adresa príjemcu (Adresát)	V prípade prijatej pošty sa táto adresa načíta z nastavenia knihy listovej pošty. Možno ju ručne meniť alebo vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy.
Známe adresy	Tlačidlo pre výber adresy. Po stlačení sa zobrazí zoznam všetkých adries už vybraného Partnera, Kontaktnej osoby a Dod./Odb. Z tohto zoznamu je možné vybrať príslušnú adresu.
Hmotnosť	Hmotnosť zásielky.
Dobierka	Cena dobierky.
Cena služby	Cena využívanej služby (napr. pokiaľ je zásielka posielaná doporučene).
Uvedená cena	Ocenenie zásielky.
Platené v hotovosti	Platba v hotovosti.
Podacie číslo	Podacie číslo zásielky.
Stredisko	Stredisko, ktoré prijíma zásielku.
Kódy	Tlačidlo pre zobrazenie doplňujúcich kódov dokladu, referenta, popr. strediska.
Adresa	Tlačidlo pre zobrazenie adresy príjemcu (adresáta).
Kód 1, Kód 2, Referent	Polia umožňujú užívateľské rozlíšenia, príp. väzbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.
Kód zákazky	Kód zákazky.
Vytvoril	Meno pracovníka, ktorý vytvoril doklad.
Zmenil	Dátum a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu.

K Listovej pošte prijatej je umožnené pripájať úlohy, ľubovoľné druhy a typy poznámok, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.

Položky - LISTOVÁ POŠTA PRIJATÁ

Na záložke položky Listovej pošty prijatej sú uvedené všetky jeho položky tzn. jednotlivé listy.

pic_1286_2020

Obr.: Listová pošta prijatá - položky

Novú položku tu vkladáme v Zmene dokladu pomocou klávesu Insert, po ktorého stlačení sa zobrazí formulár List. Rovnaký formulár vyvoláme, pokiaľ vybranú položku dokladu označíme pravítkom a stlačíme kláves Enter.

pic_1287_2020

Obr.: Formulár List

Popis polí:

Prevzaté	Dátum prevzatia listu. Automaticky je tu predvypĺňaný aktuálny dátum.
Skratka	Pole pre ľubovoľnú skratku listu.
Značka	Značka listu.
Popis	Ľubovoľný popis pre rozlíšenie jednotlivých listov.
Typ zásielky	Typ zásielky (je možné vybrať z nadefinovaného číselníka typov).
Určené pre	Pracovník, pre ktorého je určený list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb).
Prevzal	Pracovník, ktorý prevzal list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb).

V prostrednej časti formulára List je priestor pre vlastný text listu. Tento text je možné formátovať, ukladať šablóny alebo rozpracované listy pre neskoršie použitie.

V pravej časti formulára sú užívateľovi k dispozícii polia pre určenie strediska, kódu zákazky a ďalších doplňujúcich kódov, príp. referenta.

Prílohy- LISTOVÁ POŠTA PRIJATÁ

Na záložku Prílohy je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana.

Listová pošta odoslaná

Kniha Listová pošta odoslaná slúži k evidencii všetkých odoslaných poštových zásielok. Na 0. strane je zoznam všetkých obálok (zásielok). Tie môžu mať v sebe obsiahnuté viaceré položky, tzn. listov.

pic_1288_2020

Obr.: Listová pošta odoslaná - kniha

V tejto knihe má užívateľ k dispozícii dvojité potvrdzovanie záznamov. Prvé potvrdenie slúži spravidla ako informácia obsluhy, že by sa už nemal meniť doklad. Potvrdený doklad je pre obsluhu akýmsi signálom, že je možné ho vytlačiť, odniesť na poštu a odoslať. Potvrdený doklad (obálku) môže obsluha vložiť na Podací hárok. Na potvrdenom zázname je možné ešte meniť niektoré polia. Jedná sa o Hmotnosť, Cenu služby, Udanú cenu, Platené v hotovosti a Podacie číslo. Sú to hodnoty, ktorých obsluha sa získa od Slovenskej pošty. Po ich doplnení je možné obálku potvrdiť po druhýkrát.

Pokiaľ má doklad v knihe v stĺpci D ikonu , znamená to, že má pripojenú prílohu. Skutočnosť, že list bol už zapísaný na podací hárok je možné identifikovať podľa hodnoty v stĺpci Podací hárok.

Základné údaje - LISTOVÁ POŠTA ODOSLANÁ

Na záložke Základné údaje sú uvedené údaje, ktoré vytvárajú tzv. hlavičku dokladu. Sú tu uvedené všetky náležitosti odoslanej zásielky.

pic_1289_2020

Obr.: Listová pošta odoslaná - základné údaje

Popis polí:

Číslo dokladu	Číslo, obdobie a kniha dokladu.
Popis	Pre odlíšenie jednotlivých zásielok v knihe môžeme vpísať ľubovoľný popis.
Odoslal	Meno pracovníka, ktorý odoslal zásielku. Pole je odkazom do zoznamu Kontaktných osôb.
Stav	Stav zásielky.
Podací hárok	Číslo podacieho hárku, na ktorom je zaradená táto zásielka.
Odoslané dňa	Dátum odoslania zásielky.
Druh	Druh zásielky. Užívateľ tu vyberá z dopredu nadefinovaného číselníka, ktorý obsahuje základné služby poskytované poštou. Tento číselník je možné kedykoľvek doplniť o ďalšie záznamy.
Adresát, Odosielateľ	Tu užívateľ zadáva odosielateľa a adresáta zásielky. Je možné vyberať z knihy Partnerov, Dod./Odb. alebo Kontaktných osôb. Polia sú vzájomne previazané. Pokiaľ užívateľ vyberie Kontaktnú osobu, vyplní sa automaticky Zákazník aj Partner. Pokiaľ užívateľ vyberie Partnera doplní sa automaticky Zákazník a naopak.
Adresa Príjemcu (Adresát)	Kontaktnú adresu príjemcu je možné vyplniť ručne popr. vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy.
Adresa Odosielateľa	V prípade odoslanej pošty sa táto adresa načíta z nastavenia knihy listovej pošty. Jedná sa o adresu našej firmy. Možno ju ručne meniť alebo vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy.
Známe adresy	Tlačidlo pre výber adresy. Po stlačení sa zobrazí zoznam všetkých adries už vybraného Partnera, Kontaktnej osoby a Dod./Odb. Z tohto zoznamu je možné vybrať príslušnú adresu.
Hmotnosť	Hmotnosť zásielky.
Dobierka	Cena dobierky.
Cena služby	Cena využívanej služby (napr. pokiaľ je zásielka posielaná doporučene).
Uvedená cena	Ocenenie zásielky.
Platené v hotovosti	Platba v hotovosti.
Podacie číslo	Podacie číslo zásielky.
Kódy	Tlačidlo pre zobrazenie doplňujúcich kódov, referenta, popr. strediska.
Adresa	Tlačidlo pre zobrazenie adresy odosielateľa.
Stredisko	Stredisko, ktoré odosiela zásielku.
Kód 1, Kód 2, Referent	Polia umožňujú užívateľské rozlíšenia, príp. väzbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.
Kód zákazky	Kód zákazky.
Vystavil	Meno pracovníka, ktorý vytvoril doklad.
Zmenil	Dátum a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu.

K Listovej pošte odoslanej je umožnené pripájať úlohy, ľubovoľné druhy a typy poznámok, aktivity, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.

Položky - LISTOVÁ POŠTA ODOSLANÁ

Na záložke Položky dokladu Listová pošta odoslaná sú uvedené všetky jeho položky tzn. jednotlivé listy.

pic_1290_2020

Obr.: Listová pošta odoslaná - položky

pic_1291_2020

Obr.: Formulár List

Popis polí:

Prevzaté	Dátum prevzatia listu. Automaticky je tu predvypĺňaný aktuálny dátum.
Skratka	Pole pre ľubovoľnú skratku listu.
Značka	Značka listu. Vytvára sa podľa nastavení Kníh listovej pošty.
Popis	Ľubovoľný popis pre rozlíšenie jednotlivých listov.
Typ zásielky	Typ zásielky (je možné vybrať z nadefinovaného číselníka typov).
Určené pre	Pracovník, pre ktorého je určený list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb).
Prevzal	Pracovník, ktorý prevzal list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb).

V prostrednej časti formulára List je priestor pre vlastný text listu. Tento text je možné formátovať, ukladať šablóny alebo rozpracované listy pre neskoršie použitie.

V pravej časti formulára sú užívateľovi k dispozícii polia pre určenie strediska, kódu zákazky a ďalších doplňujúcich kódov, príp. referenta.

Prílohy- LISTOVÁ POŠTA ODOSLANÁ

Na záložku Prílohy dokladu Listová pošta odoslaná je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana.

Podacie hárky

Podací hárok je dokument určený k hromadnému podaniu doporučených poštových zásielok na pošte. Vytvárať a evidovať tieto doklady je možné v knihe Podací hárok. Podacie hárky sa v tejto knihe vytvárajú štandardným spôsobom rovnako ako iné doklady v IS K2. Je tu k dispozícii zostava Podací hárok (PostalFilingSheet.am).

pic_1292_2020

Obr.: Podací hárok - kniha

V knihe Podací hárok je možné pracovať s filtrami. Je tu k dispozícii dvojité potvrdzovanie záznamov. Obálky tzn. doklady z knihy Listová pošta odoslaná je možné vkladať iba na nepotvrdené Podacie hárky. Pokiaľ je Podací hárok potvrdený po prvý raz, nemožno doň už vložiť ďalšiu položku (obálku). Prvé potvrdenie pre užívateľa znamená, že už môže hárok odniesť na poštu a odoslať zásielky. Po prvom potvrdení, je ale stále možné meniť hlavičku podacieho hárku, aby ho bolo možné doplniť o údaje získané na pošte. Potom už môže obsluha podací hárok potvrdiť po druhýkrát a takýto doklad už nie je možné meniť.

Pokiaľ má doklad v knihe v stĺpci D ikonu , bola k nemu pripojená príloha.

Základné údaje - PODACÍ HÁROK

Záložka základné údaje dokladu Podací hárok obsahuje údaje, ktoré tvoria hlavičku dokladu. Sú tu uvedené všetky náležitosti tohto dokladu.

pic_1293_2020

Obr.: Podací hárok - základné údaje

Popis polí:

Značka	Značka podacieho hárku.
Číslo prílohy	Číslo prílohy podacieho hárku.
Dátum od:	Dátum od.
Dátum do:	Dátum do.
Kód 1, Kód 2, Referent	Polia umožňujú užívateľské rozlíšenia, príp. väzbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.
Stredisko	Stredisko, ktoré vytvára podací hárok.
Kód zákazky	Kód zákazky.
Popis	Pole pre ľubovoľný popis podacieho hárku.
Zaplatené	Čiastka zaplatená za podací hárok.
Vytvoril	Meno pracovníka, ktorý vytvoril doklad.
Zmenil	Dátum a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu.

K Podacím hárkom je umožnené pripájať úlohy, ľubovoľné druhy a typy poznámok, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.

Položky - PODACÍ HÁROK

Na záložke Položky Podacieho hárku sú zobrazené všetky jeho položky. Fyzicky sa jedná o zoznam všetkých priložených obálok, tzn. dokladov z knihy Listová pošta odoslaná, ktorú je nutné odoslať.

pic_1296_2020

Obr.: Podací hárok - položky

Jednotlivé položky je možné vkladať do Podacieho hárku štandardným spôsobom v Zmene dokladu pomocou klávesu SHIFT + Insert. Stlačením tohto klávesu na 2. strane podacieho hárku sa obsluha prepne do knihy Listová pošta odoslaná, z ktorej je možné doklad vybrať a vložiť na podací hárok. Na podací arch nie je možné vložiť doklady listovej pošty, ktoré sú dvakrát potvrdené.

Dokumenty - PODACÍ HÁROK

Na 9. stranu dokladu Podací hárok je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana.

Zostavy nad Listovou poštou

Odovzdávací protokol prijatej pošty


Číslo procesu: CRM005	Ident. č. zostavy: SCRM046	Súbor: PaperReceivedMail.AM
Popis zostavy: Zostava je zoznamom všetkej prijatej pošty. Je tu zobrazené Číslo dokladu, Popis, Adresát, Stredisko a Stav zásielky. Ďalej je v zostave pole pre meno pracovníka, ktorý prevzal zásielku a Dátum prevzatia.
Adresa v strome: