Spracovanie platieb faktúr platobnými kartami

Pokiaľ spoločnosť umožňuje svojim zákazníkom platiť za faktúry platobnou kartou akéhokoľvek typu, nastáva problém pri obdržaní platby od prevádzkovateľa platobných kariet. Táto platba je sumárna za určitú množinu jednotlivých platieb faktúr. Jej výška nesúhlasí so sumou platieb za tieto faktúry, pretože je ponížená o čiastku za províziu prevádzkovateľom platobných kariet. Je potrebné túto platbu spárovať s jednotlivými pokladničnými dokladmi platiacimi faktúry so spôsobom platby Platobnou kartou, ktoré sú uvedené na podrobnom výpise od prevádzkovateľa platobných kariet. Ďalej je potrebné určiť výšku provízií, od platby tieto provízie odlúčiť a všetky tieto pohyby zaúčtovať.

Platby kartou realizované pokladničnými dokladmi

V nasledujúcom texte je popísaný postup pri platbe kartou, ktorá je realizovaná pokladničnými dokladmi a pre párovanie sa používa skript Párovanie platieb kartou (PARPLKAR.pas).

V súislosti s rozlíšením eshopov a násobnéo naýšenia platieb kartou odporúčame použiť metodiku pre platby kartou realizované internými dokladmi pozri kapitola Platby kartou realizované internými dokladmi.

Platba faktúry „Platobnou kartou“

Pri predaji so spôsobom platby Platobnou kartou sa postupuje zhodným spôsobom ako pri predaji s typom platby V hotovosti s tým, že faktúra bude zaplatená pokladnicou obstaranou za účelom evidencie platieb Platobnou kartou, a ktorá bude mať účet ako analytika pohľadávok (zberný účet 31) a bude znamenať „Pohľadávky prevádzkovateľa platobných kariet“.

Príklad: Ak by sme v maloobchode umožnili zákazníkom platiť platobnou kartou. Zavedieme teda pokladnicu 'PK' - Platby kartou. Všetky faktúry so spôsobom platby Platobnou kartou budú platené touto pokladnicou. Pokladnica bude mať účet „311100 - Pohľadávky prevádzkovateľa platobných kariet“, ktoré sme za týmto účelom zaviedli. Zostatok v pokladnici bude predstavovať celkovú sumu, ktorá bola platená platobnými kartami a bude stále rásť.

Obr.: Pokladnica 'PK' - Platby platobnou kartou

Obr.: Príklad faktúry platenej pokladnicou 'PK' - Platby platobnou kartou

Tip pre užívateľa: Pre lepšiu orientáciu a filtrovanie je výhodné zaviesť pre každého prevádzkovateľa prijímaných platobných kariet jednu pokladnicu a jeden záznam v číselníku Spôsob platby, napr.: „EC/MC“, „VISA“ a pod.

Párovanie platby od prevádzkovateľa platobných kariet

Platba od prevádzkovateľa platobných kariet je položka bankového výpisu, ktorá predstavuje sumu platieb platobnými kartami za určité obdobie poníženú o províziu.

Na základe podrobného výpisu jednotlivých platieb, ktorý je k dispozícii k položke bankového výpisu, bude obsluhou vytvorený kontajner pokladničných dokladov, ktorý bude zodpovedať podrobnému výpisu.

Príklad: Bol vytvorený kontajner pokladničných dokladov, ktoré zodpovedajú podrobnému výpisu platieb k položke bankového výpisu. Súčet čiastok pokladničných dokladov v kontajneri je 12.124,40 Kč.

Obr.: Kontajner pokladničných dokladov zodpovedajúci podrobnému výpisu platieb k položke bankového výpisu

Tip pre užívateľa: Kontajner pokladničných dokladov je možné vytvoriť tak, že podľa podrobného výpisu k položke bankového výpisu sa vytvorí kontajner faktúr a z neho sa potom vytvorí kontajner pokladničných dokladov (menu Akcie > Vytvorenie kontajnera> Platby faktúry - pokladničné doklady…).

V univerzálnych formulároch je možné Pokladničné doklady z kontajnera FAV získať nasledovne:

1) Vytvoríme kontajner FAV

2) V knihe Pokladničné doklady vytvoríme filter najskôr na položkovú podmienku "Položky pokladničných dokladov".

3) Následne vyberieme "Iný kontajner", kde vyberieme "Unikátne číslo faktúry vydanej" - OK.

Položka s platbou od prevádzkovateľa platobných kariet je typu Príjem a účet na položke je stanovený zhodne s účtom pokladnice platieb platobnými kartami, v príklade „311100 - Pohľadávky za prevádzku platobných kariet“.

Obr.: Spúšťanie funkcie Párovanie platieb kartou - v zmene bankového výpisu z položky platby od prevádzkovateľa platobných kariet. Pre príklad bola vo výpise iba táto položka.

V zmene bankového výpisu potom na tejto položke bude spustená funkcia Párovanie platieb kartou. Funkciu je možné spustiť zo stromového menu modulu Financie - Funkcie. Funkcia do každého pokladničného dokladu z kontajnera pridá komentár, v ktorom bude väzba na bankový výpis s platbou od prevádzkovateľa platobných kariet. Väzba bude informáciou, že platba kartou je už spárovaná s bankovým výpisom. Zároveň funkcia vytvorí v bankovom výpise dve položky, ktorých čiastka bude zodpovedať rozdielu súčtu čiastok pokladničných dokladov z kontajnera a čiastky párovanej položky bankového výpisu. Bude tým vyčíslená provízia spoločnosti prevádzkujúcej platobné karty. Jedna položka bude typu Výdaj a druhá typu Príjem, čo zaistí konečnú finančnú neutralitu týchto položiek na výpise. Pri príjmovej párovanej položke bude dosadený účet Pohľadávky za prevádzkovateľa platobných kariet (v príklade je účet 311100, z parametra funkcie Ucet_Prijmu), pri výdajovej Ostatné finančné náklady (analytika účtu „568“, v príklade je účet 568000, z parametra funkcie Ucet_Vydaja). Tieto tri položky budú zaúčtované kontáciou 'O' - Všeobecná. Pokiaľ bude provízia nulová, teda čiastka výpisu bude odpovedať súčtu pokladničných dokladov, nulové položky v bankovom výpise sa nevytvoria.

Príklad: Po spustení funkcie Párovanie platieb kartou sa objaví otázka „Naozaj chcete párovať položku bankového výpisu VS: 2001588769 - Platba prevádzkovateľa plat. kariet s čiastkou: 11.942,53 Kč?“. Všimnite si rozdielu medzi súčtom za kontajner pokladničných dokladov - 12.124,40 Kč a čiastkou položky bankového výpisu - 11.942,53 Kč. Tento rozdiel predstavuje províziu prevádzkovateľa platobných kariet.

Obr.: Bankový výpis po vytvorení dvoch položiek s rozdielom medzi súčtom čiastok pokladničných dokladov a čiastkou položky bankového výpisu

Obr.: Príklad pokladničného dokladu s komentárom typu 'PK' s informáciou o spárovaní s položkou bankového výpisu

Ukážka zaúčtovania príkladu

Položka:	Čiastka:	Zaúčtovanie:
Faktúra vydaná FAV		účet 311000
Zaplatené pokladničným dokladom PDO		účet 311100
FAV:		311000 / 604000
		311000 / 343200
PDO:		311100 / 311000 => saldo 311000 = 0
Položka bankového výpisu (príjem)	11 942,53	účet 311100
Kontajner pokladničných dokladov - suma	12 124,40
Vytvorená položka bankového výpisu (príjem)	181,87	účet 311100
Vytvorená položka bankového výpisu (výdaj)	181,87	účet 568000
	12 124,40	221000 / 311100 = > saldo 311100 = 0
	181,87	568000 / 221000 = > ostatné finančné náklady (provízia)

Obr.: Hlavná kniha účtu 311100 po zaúčtovaní príkladu

Technické riešenie

Skript pre párovanie platieb kartou je umiestnený pod kľúčovým slovom Financie s názvom Párovanie platieb kartou (PARPLKAR.PAS). Je možné ich spustiť zo stromového menu Financie - Funkcie - Párovanie platieb kartou.

Zoznam parametrov funkcie:

CostCentre	Stredisko, ktoré sa doplní na položky bankového výpisu.
Ucet_Prijmu	Účet pre novo vytvorenú položku - príjem na bankovom výpise. Implicitná hodnota je „311000".
Ucet_Vydeje	Účet pre novo vytvorenú položku - výdaj na bankovom výpise. Implicitná hodnota je „568000".

Platby kartou realizované internými

V nasledujúcom texte je spracovaný postup pri platbe kartou realizované prostredníctvom interných dokladov. Pre použitie je potrebné mať k dispozícií informáciu o čiastkových aktualizáciách v súbore "csv", "xls" alebo "ods". Platby je možné spárovať nielen podľa variabilného symbolu faktúry alebo zálohy, ale podľa ľubovoľného poľa v hlavičke dokladu (napr. podľa čísla objednávky zákazníka). K párovaniu dokladov potom dochádza vo formulári HB - bankový výpis.

Platba faktúry interným dokladom

Pri platbe faktúr platobnou kartou využívame k zaplateniu faktúry interný doklad. Na Knihe interných dokladov pre platby kartou/GoPay sa nastaví Účet Má dať 311500 (rôzna analytika pre platby).

Obr.: Nastavenie knihy interných dokladov pre platby faktúr

Faktúru zaplatíme interným dokladom pomocou funkcie Shift+F3 Platba interným dokladom. Vyberieme vytvorenú knihu interných dokladov pre platbu kartou.

Obr.: Platba faktúry interným dokladom

Do externého čísla v hlavičke interného dokladu vyplníme variabilný symbol faktúry. V praxi na to zákazník využíva registrovanú funkciu.

Obr.: Vytvorený interný doklad - v externom čísle v hlavičke dokladu je variabilný symbol faktúry

Platba zálohy interným dokladom

Podobne ako pri platbe faktúr internými dokladmi postupujeme aj pri platbe záloh. Pre platby záloh odporúčame mať nastavenú inú knihu interných dokladov., v ktorej sa nastaví Účet Má dať 324500 (rôzna analytika pre platby).

Obr.: Nastavenie knihy interných dokladov pre platbu záloh kartou

Zálohu zaplatíme interným dokladom pomocou funkcie Shift+F3 Platba interným dokladom. Vyberieme vytvorenú knihu interných dokladov pre platbu kartou záloh.

Obr.: Zálohu zaplatíme interným dokladom

Do externého čísla v hlavičke interného dokladu vyplníme variabilný symbol zálohy. V praxi na to zákazník využíva registrovanú funkciu.

Obr.: Vytvorený interný doklad - do Externého čísla v hlavičke sa zapíše variabilný symbol zálohy

Takto zaplatnú zálohz už môžeme čerpať na faktúre klasickým spôsobom.

Obr.: Čerpanie zálohy zaplatenej interným dokladom na faktúre

Párovanie platby od prevádzkovateľa platobných kariet (Interné doklady)

Párovanie platieb faktúr aj záloh sa vykonáva vo formulári funkcie HB - bankový výpis (HB_Statement.pas), ktorý sa používa k stiahnutiu bankových výpisov homebankingom.

Pomocou tlačidla Konfig. hrom. platieb vytvoríme konfigurácie pre jednotlivé typy súborov s avízom o platbách. Súbory s avízom o platbách načítame pomocou tlačidla Načítaj hrom. platbu. Ukážeme si postup na nasledujúcom príklade.

Konfigurácia hromadných platieb

Po spracovaní hromadných platieb (napr. platobnou kartou) je potrebné mať nastavenú konfiguráciu pre typ súboru, ktorý ním prevádzkovateľ platobných kariet posiela. Nastavuje sa v tlačidle Konfig. hrom. platieb.

Obr.: Spracovanie bankového výpisu -

Otvorí sa formulár s už existujúcimi nastaveniami konfigurácií. Dvojklikom myši otvoríme položku, alebo Insertom vložíme novú konfiguráciu.

Obr.: Existujúce natavenie konfigurácie

Ukážeme si na príklade platieb kartou interným dokladom, kedy nám bol od poskytovateľa platobných kariet zaslaný .csv súbor - pozri rámček.

Dátum;s DPH;DPH;Bez DPH;Kód transakcie

11.03.2021;323,3;-56,11;267,19;10210009

11.03.2021;2263,1;-392,77;1870,33;10210010

11.03.2021;2909,7;-504,99;2404,71;10210011

Podľa zaslaného .csv súboru vypĺňame v konfigurácií jednotlivé polia:

Názov konfigurácie	Názov konfigurácie. Môžeme zadať napr. Platba kartou
Typ súboru	Typ načítaného súboru Zadáme csv.
Cesta k súboru	Cesta, kde je súbor uložený (odkiaľ sa bude načítať).
Maska súboru	Maska súboru (pre jednoduchšie vyhľadanie, je možné použiť *).
Prvý dátový riadok súboru	Číslo riadku v súbore, od ktorého sa majú načítať dáta. Dáta začínajú na riadku 2, zapíšeme teda 2.
Nespracovať posledných n riadkov	Počet riadkov od konca súboru, ktoré sa nemajú čítať.
Stĺpec pre párovanie	Označenie stĺpca, podľa ktorého sa páruje, väčšinou ide o variabilný symbol. Variabilný symbol je na 5 pozíciách (vedený ako Kód transakcie), zapíšeme 5.
Stĺpec čiastka	Označenie stĺpca, v ktorom je uvedený čiastka platby. Čiastka s DPH je na 2. Pozícií, zapíšeme teda 2.
Invertovať čiastku	Začiarkne sa v prípade, kedy pri čiastke očakávame k K2 opačné znamienko.
Načítať nulové čiastky.	Pokiaľ chceme do K2 načítať aj nulové čiastky.
Oddeľovač polí csv	Ako oddeľovač polí je používaná bodkočiarka.
Oddeľovač desatinných miest.	Desatinné miesta sú v čiastke s DPH oddelené čiarkou.
Pole faktúry vydanej	Programový názov poľa na faktúre vydanej, podľa ktorého sa páruje.
Pole zálohy prijatej	Programový názov poľa na zálohe prijatej, podľa ktorého sa páruje. Začiarknutím poľa sa aktivuje vyhľadávanie v zálohách prijatých.
Pole ostatnej pohľadávky	Programový názov poľa na ostatnej pohľadávke, podľa ktorého sa páruje. Začiarknutím poľa sa aktivuje vyhľadávanie v ostatných pohľadávkach.
Pole interného dokladu.	Programový názov poľa na internom doklade, podľa ktorého sa páruje (ExternalNumber). Začiarknutím poľa sa aktivuje vyhľadávanie v interných dokladoch. Pretože chceme párovať interné doklady, začiarkneme riadok Pole interného dokladu a vypíšeme ExternalNumber. Je to programový názov poľa Externé číslo, podľa ktorého budeme interné doklady párovať.

Obr.: Nastavenie konfigurácie pre zadaný súbor .csv

V konfigurácií hromadných platieb je tiež možné zadať, že sa má importovať Popis zo súboru. Toto sa definuje na záložke Ďalšie pole pre import. Popis sa importuje zo súboru len pri platbách, ku ktorým neexistuje doklad v K2. Pokiaľ existuje k platbe doklad v K2 (napr. interný doklad), popis sa preberá z dokladu v K2.

Obr.: Konfigurácia hromadných platieb, záložka Ďalšie pole pre import

V stĺpci sa definuje číslom poradie Popisu v súbore a to buď písmenom alebo názvom stĺpca.

Obr.: Definuje stĺpce pre import Popisu

Ukážeme si na príklade. Pokiaľ budeme mať v .csv súbore zaslanú informáciu o popise tak, že Meno je na 6. Pozícií a Priezvisko na 7. pozícií.

Dátum;s DPH;DPH;Bez DPH;Kód transakcie;Meno;Priezvisko

11.03.2021;323,3;-56,11;267,19;10210009;Peter;Novák

Pre import Mena a Priezviska do bankového výpisu je potrebná pre pole Popis do stĺpca zadať hodnotu jedným z uvedených spôsobov.

• 6 -7,
• E-F,
• Meno-Priezvisko.

Pri importe takto zadaného popisu by sa prenieslo: Peter Novák.

Pomlčka „-“ pri zlučovaní polí predstavuje medzeru, pri použití „+“ sa pole zlúči bez medzery.

V ďalšej záložke Hromadné platby a zadávajú podmienky pre načítanie výpisu. Podmienky sa zadajú klávesou Insert.

Mena	Mena položiek výpisu, ktoré chceme stiahnuť. Jeden súbor hromadných platieb (zatiaľ PayPal), môže mať rozpad položiek v rôznych menách. Zo súboru rozpadu sa tak načítajú len platby so správnou menou.
Kniha	Bankový účet, do ktorého chceme zaslaný napárovaný výpis platieb kartou uložiť. Pokiaľ nebude zadané nič, nespárované platby sa doplnia do aktuálneho bankového účtu.
Účtovanie	Odkaz do účtovnej osnovy pre nastavenie zaúčtovania položiek.

Obr.: Konfig, hrom. Platieb - záložka Hromadné platby

Obr.: Zadanie pre hromadné platby

Pokiaľ sa má položka rozpadnúť do iného výpisu, tak sa deje nasledujúce:

• V inom výpise sa položka bude vyskytovať V - výdaj, aby bola celková bilancia 0.
• Vytvorí sa párovací symbol so skratkou čásla dokladu iného výpisu a popisom položky.
• Položka v hlavnom výpise dostane po novom príznak P - príjem a vytvorený párovací symbol.
• Do hlavičky aj položiek sa doplní dátum „rozdeľovanej“ položky.

Konfiguráciu hromadných platieb je možné spustiť aj zo skriptu HB - Konfigurátor hromadných platieb ((HB_RefNoLoaderConfig.PAS).

Párovanie platby od prevádzkovateľa platobných kariet

Príklad:

Celková čiastka za platby kartou je 5496,10 Kč. V bankových výpisoch existuje položka typu N - nespárované, ktorá je súčtom platieb kartou ponížená o províziu poskytovateľa platieb kartou vo výške 5470,- Kč.

Obr.: Bankový výpis s položkou typu N - nespárované

Konfigurácia hromadné platby pre platbu kartou sme si už nastavili v predchádzajúcej kapitole. Teraz sa dostávame k samotnému párovaniu. V ľavej časti formulára Spracovanie bankového výpisu nastavíme pravítko na položku typu N, ktorú chceme párovať. Stlačíme tlačidlo Načítaj hrom. platbu. Otvorí sa formulár s existujúcimi konfiguráciami, vyberieme tú našu zadanú konfiguráciu a potom vyberieme súbpr, ktorý chceme napárovať.

Obr.: Načítanie hromadných platieb

Obr.: Výber typu súboru

Zobrazí sa interné doklady vybrané k párovaniu. Pokiaľ doklad nie je nájdený, zobrazí sa log s chybovým hlásením.

Obr.: Formulár Spracovanie bankového výpisu po vyhľadaní interných dokladov.

Stlačíme tlačidlo <-Rozdeliť. Pokiaľ je nespárovaná položka na bankovom výpise iná, ako súčet platieb, zobrazí sa hlásenie, že Čistka položky výpisu sa líši od súčtu čiastok vybraných faktúr. Chcete pridať položku so zostávajúcou čiastkou? Pokiaľ dáme áno, v ľavej časti formulára sa nespárovaná položka nahradí príjmovými položkami s čiastkou a pridá sa položka typu N na rozdiel čiastok, Pokiaľ by sme dali na otázku Nie, položka na čiastku s rozdielom sa nepridá, ale čiastka výpisu sa zmení na súčet platieb. Tiež je možné použiť tlačidlo Rozdeliť s poplatkom, potom by sa už otázka nezobrazila a položky typu N sa pridá automaticky. Položku je potom možné vo výpise zmeniť na typ „V“ výdaj a zaúčtovať na účet poplatku za poskytovateľa platobných kariet.

Obr.: Otázka pri rozdelení výpisu podľa platieb

Obr.: Formulár Spracovania bankového výpisu po Rozdelení vyhľadávaných čiastok

Po odsúhlasení formulára sa naspárované platby dostanú do bankového výpisu. Do interných dokladov sa prepíše do poľa Doklad spárovaný bankový výpis.

Obr.: Bankový výpis s napárovanými položkami

Obr.: Interný doklad s odkazom na bankový výpis

Ukážka zaúčtovania faktúr a záloh platených kartou

Príklad zaúčtovania platieb kartou pre faktúry. Na Knihe interných dokladov pre platby kartou/GoPay sa nastaví Účet Má dať 311500 (rôzna analytika pre platby).

Položka	Čiastka	Zaúčtovanie
Faktúra vydaná (VF)	12 100,00	účet 311000
Zaplatená pokladničným dokladom (IN)	12 100,00	účet 311500
VF:	10 000,00	311000 / 604000
	2 100,00	311000 / 343200
IN:	12 100,00	311500 / 311000 => saldo 311000 = 0
Položka bankového výpisu (príjem za platby kartou, znížený o províziu)	11 858,00	221000 / 311500
Suma interných dokladov, ktorých úhrada je na položke bankového výpisu	12 100,00
Vytvorená položka bankového výpisu (príjem)	242,00	221000 / 311500 = > saldo 311500 = 0
Vytvorená položka bankového výpisu (výdaj)	242,00	568000 / 221000

Obr.: Hlavná kniha účtu 311500 po zaúčtovaní príkladu

Príklad zaúčtovania platieb kartou zo zálohy. Na Knihe interných dokladov pre platby kartou/GoPay sa nastaví Účet Má dať 324500 (rôzna analytika pre platby).

Položka	Čiastka	Zaúčtovanie
Záloha prijatá (PZ) - s DPH	12 100,00	účet 324000
Záloha prijatá (PZ) - bez DPH	10 000,00	účet 324100
Zaplatená pokladničným dokladom (IN)	12 100,00	účet 324500
PZ:	10 000,00	324000 / 324100
	2 100,00	324000 / 343200
IN:	12 100,00	324500 / 324000 => saldo 324000 = 0
Položka bankového výpisu (príjem za platby kartou, znížený o províziu)	11 858,00	221000 / 324500
Suma interných dokladov, ktorých úhrada je na položke bankového výpisu	12 100,00
Vytvorená položka bankového výpisu (príjem)	242,00	221000 / 324500 = > saldo 324500 = 0
Vytvorená položka bankového výpisu (výdaj)	242,00	568000 / 221000
Faktúra vydaná s čerpaním zálohy:
plnenie VF	10 000,00	311000 / 604000
čerpanie zálohy	10 000,00	324100 / 311000

Obr.: Hlavná kniha účtu 324500 po zaúčtovaní príkladu