Správa dokumentů (DMS)

Systém pro správu dokumentů, který je znám také jako Document managament systém neboli DMS zahrnuje širokou škálu funkcí, které jsou zásadní pro efektivní provoz firmy a správy jejich dokumentů. Firmy generují spousty dat a spolehlivá správa dokumentů jím umožní zefektivnit celkový výkon pro práci s dokumenty. Primárním důvodem funcionality je samostatná databáze, která vždy zaeviduje jakoukoliv změnu či manipulaci s dokumentem.

Výchozí body správy dokumentů jsou schopnosti editace, nastavení přístupových oprávnění, zálohování, ochrana dat spojená se zabezpečením a sdílením různých obchodních dokumentů, fulltextové vyhledávání jak napříč dokumenty, tak konkrétním obsahem.

Nepotřebné dokumenty K2 DMS umožní archivovat či přímo skartovat a pro aplikaci třetích stran lze dokumenty zveřejnit pomocí K2 API.

Nastavení DMS

Před samotným zahájením užíváním dokumentového serveru, je zapotřebí mít nastavený FileStream na službě MSSQL.

1. SQL Server Configuration Manager/ SQL Server service/ SQL server(SQL2019).

Obr. SQL Server Configuration Manager

2. Pravým tlačítkem vyberu vlastnosti, kde na kartě FileStream je potřeba zatrnout pouze Enable FILESTREAM for Transact-SQL access. (viz obr.)

pic_5539

Obr. Povolit FILESTREAM

Prvním krokem nastavení správy dokumentů je ve stromovém menu Správa dokumentů (DMS) – Nastavení – Nastavení DMS.

Pokud není správně nastavena úroveň file streamu, je potřeba povolit FileStream na službě MSSQL viz. postup výše.

pic_9730

Obr. Nastavení DMS - Nesprávná úroveň file streamu 0

Je-li FileStream na službě MSSQL povolen, můžeme stisknout tlačítko Nastavit DMS. Stisknutím tlačítka Nastavit DMS uživatel potvrdí funkcionalitu předdefinovaných databází.

pic_9731

Obr. Nastavení DMS - Správné nastavení file streamu

Obr. Nastavení DMS - databáze vytvořeny

Konfigurace DMS

Druhý krok je konfigurace dokumentů, se kterou bude uživatel pracovat napříč práci s dokumenty v K2. Zde výchozí nastavení provádí správce, který dle potřeb společnosti a jejích uživatelů zvolí typy dokumentů, se kterými firma pracuje. K nalezení je ve stromovém menu – Správa dokumentů (DMS) – Nastavení – Konfigurace dokumentů.

V knize konfigurace dokumentů je potřeba založit nový typ dokumentů, kde je hlavní požadavek, vybrat typ Dokumentový server.

Obr. Konfigurace dokumentu

Zkratka	Zkratka typu dokumentu.
Typ	Ve výběru je možné vybrat, jak bude při zařazování dokumentu naloženo s původním souborem a jakým způsobem se soubor stane součástí IS K2, v případě využívaní DMS, je třeba vybrat Dokumentový server.
Popis typu	Možnost přiřadit dalsí informace k definovanému typu.
Vstupní složka	Přednastavení složky (adresáře), ve které se bude otevírat výběrový dialog souborů po stisknutí tlačítka v editačním poli, nebo po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně dokumentů. Není-li tato položka vyplněna, provede se po stisknutí tlačítka Výběr dle naposledy použité složky (adresáře).
Přípona dialogu	Implicitní přípona (extenze) dialogu souborů.
Maska dialogu	Typ souboru ve standardním výběrovém dialogu souborů ve Windows (po stisknutí tlačítka Výběr na 1. straně formuláře dokumentu). Jednotlivé posloupnosti znaků v textu v pořadí [název],[extenze],[název],[ extenze], ... musí být odděleny znakem "svislá čára". Př. textu: Textové soubory\|.txt\|Word\|.doc\|Všechny soubory\|. Tento příkladový text naplní tabulku třemi typy souborů, a to textovými soubory (soubory s extenzí „txt“), MS Word texty (soubory s extenzí „doc“) a všemi soubory. Chceme-li, aby v jednom řádku standardního výběrového dialogu souborů bylo uvedeno více typů souborů, oddělíme je znakem '#'. Př. textu: Textové soubory\|.txt\|Dokumenty\|.doc#*.rtf Tento příkladový text naplní tabulku jednak textovými soubory (soubory s extenzí „txt“) a jednak dokumenty (soubory s extenzí „doc“ a „rtf“). Zvolíme-li ve výběru dokumenty, budou v tabulce najednou zobrazeny soubory s extenzí „doc“ a „rtf“.
Štítky	Umožňují jednoznačně označit dokument podle například klíčových či podstatných slov.
Složka	Umožňuje zapsat cestu k dokumentu pro následné vyhodnocení umístění.
Maximální velikost souboru	Umožňuje nastavit maximální velikost souboru pro import.
Verzováno	Pokud je pole zatrženo, ukládají se všechny revize, které jsou s dokumentem spojeny.
Smazat zdrojový soubor po importu	Pokud je pole zatrženo, automaticky se po importu smaže zdrojový soubor.
Skartační plán	Umožní vybrat předefinovaný skartační plan, podle nastavení skartačního řádu.

Skartační řád

Pokud se uživatel rozhodne využívat funkci automatické skartace či archivace, nastaví si jej ve stromovém menu – Správa dokumentů (DMS)- Nastavení – Skartační řád. Vytvořením nového skartačního plánu se na Základních údajích vyplní pole Zkratka a Popis a funkce archivace a skartace se nastavují na letité období, kdy se pro archivaci vyplní pole Archivace a pro skartaci pole Skartace v počtu let.

Obr. Skartační řád

Práce v modulu Dokumenty

Soubor všech dokumentů, které jsou k jednotlivým dokladům připojeny, jsou v K2 uloženy v modulu Dokumenty, který je k nalezení ve stromovém menu – Správa dokumentů (DMS) - Dokumenty. Kde jsou implicitně setříděny podle předdefinovaného typu dokumentu.

Na záložce Základní údaje jsou k nalezení veškeré údaje o dokumentu a je zde opět možnost dokument revidovat a přidávat komentáře jak k samotnému dokumentu, tak k jednotlivým revizím. Po stisknutí uzavřít revizi, se zobrazí dialog s možností vložit komentář k dané revizi.

Obr. Základní údaje dokumentu

Obr. Komentář k revizi

Digitální podepisování dokumentů Signi

Podepisování a schvalování dokumentů je umožněno prostřednictvím služby Signi. Je nutné mít založený účet na www.signi.com a zde zakoupit potřebné množství dokumentů. Platí se vždy za dokument. Digitální podpisy Signi jsou v souladu s normou eIDAS a platí v celé Evropské unii.

Podepisívání prostřednictvím Signi je v K2 integrováno na všech místech, kde je možné pracovat s Dokumenty/Přílohami.

Pro zajištění funkcionalit je potřeba aby firma, které chce využít elektronické podepisování v K2 prostřednictvím Signi je potřeba:

1. Registrace firmy a minimálně jedné zodpovědné osoby, obvykle navrhovatel dokumentů, na stránkách www.signi.com

2. Dále je potřeba mít předplacený balíček určitého množství dokumentů, lze řešit individuálně se stranou Signi.

3. V K2 je nutné nadefinovat tzv. Workspace. Definici Workspace lze spustit v modulu Dokumenty nebo kdekoli kde jsou Přílohy.

Nastavení Workspace

Takzvané Workspace je možné mít vícero, obvykle jedno Testovací a druhé Produkční. Díky nastavení workspace komunikuje K2 s API od Signi.com.

pic_9803

Obr.: Nastavení workspace

Nastavení Worskspace vyžaduje vyplnění následujícíh polí:

API klíč	API klíče generuje Signi.com na vyžádání v administraci firmy: https://app.signi.com/api
URL adresa pro testovací prostředí	Odkaz slouží pouze pro testovací účely.
Typ dokumentu pro uložení	při stahování ze Signi se do K2 zařadí podepsaný dokument a checklist s tímto typem (odeslat do Signi se dají všechny typy v K2)
Typ el. adresy	podle které adresy se má plnit email např. z kontaktní osoby (slouží pouze pro předvyplnění do scénáře, ve scénáři se dá změnit)
Vlastní firma	Defiunice Multicompany pro daná workspace pro předvyplnění workspace do scénáře podle aktuální firmy, pokud jich je více na stejnou firmu, nepředvyplňuje se (ve scénáři lze vybrat jakýkoliv workspace nehledě na firmu)
Server webových služeb URL	URL adresa pro webhook. Server webových služeb slouží primárně pro automatickou aktualizaci stavu dokumentu, není nutné vyplňovat, aktualizaci lze provést i ručně nad dokumentem pomocí tlačítka Zobrazit stav.

Scénář podepsiování

Dokumenty k podpisu nebo schválení se z K2 odesílají prostřednictvím scénáře. Odelsat lze buď bez šablony, kde je nutné zadat všechny podepsijící ručně nebo podle předem definovaného scénáře podepisování, který je vyplněn v šabloně.

Při definici šablony scénáře podepisování nebo odeslání bez šablony je nutné definovat Podepisující, kde je vždy jeden navrhovatel a další podepisující. Šablony je možné ukládat ke konkrétním datovým modulům - př.: pokud vytvářím šablonu nad modulem Zakázek, automaticky se datový modul Zakázky předvyplní a tato šablonu buzde dostupná pouze nad modulem Zakázky. V modulu Dokumenty jsou pak k dispozici všechny šablony.

pic_9804

Obr.: Scénář podepisování

Volba podepusjícího nabízí tyto možnosti.

Bez kontaktní osoby	Typicky jakýkoli podepisující bez vazby v K2
Kontaktní osoba	Výběr kontaktní osoby a volba typu. el. adresy
Podle polí na formuláři	Výběr polí z datového modulu, nad kterým je scénář spuštěn. V případě šablony podle zvoleného datového modulu.
Z hlavičky dokladu	Naplnění podepisujícíh podle dodavatele/odběratele nebo podle dokladu, kde je třeba zvolit vždy kontaktní osobu na daném dokladu. Dále je nutné zvolit Typ el. adresy: Email z kontaktní osoby u dodavatele/odběratele bere první kontaktní osobu, u které najde požadovaný typ el. adresy Email z kontaktních informací (pouze u dodavatele/odběratele)

Následuje volba Typ podpisu, kde je možné vybírat z následujících možností:

Bankovní identita	Podpis přes bankovní identitu.
Biometrický podpis	Podepisuje se obdobou vlastnoručního podpisu na listinném dokumentu.
Na vědomí	Osobě pouze odchází notifikační email při uzavření dokumentu a při všech operacích na dokumentu.
Podpis certifikátem	Podpis kvalifikovaným nebo komerčním certifikátem.
Schválení	Podepisující musí kliknout na tlačítko "Schválit", ale jeho podpis nikde na dokumentu není vidět.

Umístěním podpisu definujeme kde konkrétně v dokumentu se mají podpisy vkládat.

Konec dokumentu	Přidá k výslednému dokumentu samostatný list a umístí tam všechny podpisy.
Placeholder	Umístí podpis podle pole pro umístění podpisu přímo v dokumentu. Jedná se o textový řetězec.
Souřadnice	Umístí podpis podle zadané stránky a zadaných souřadnic. Zadává se v procentech umístění stránky na ose X a Y.

Obecný princip použití

Nad vybraným dokumentem můžete zvolit možnost předání Bez šablony nebo Se šablonou - tím se odesílá pomocí API dokument do platformy Signi, kde jsou zvolení podepisující prostřednictvím emailu vyzvání k podpisu/podpisu. Samotný podpis probíhá na portále Signi a podepsaný dokument putuje do K2 spolu s Checklistem, kde jsou zaznamenány údaje o podpisech. K2 pracuje se stavem (Signi stav), ve kterém je na první pohled jasný přehled o tom, jestli byl dokument Odeslán, zda čeká na podpis nebo je již uzavřen a tedy vyřízen.

pic_7249

Obr.: Záložka Signi nad Dokumenty

Vytvořený dokument lze předat k podpisu vybraným kontaktním osobám na základě předem definované šablony nebo bez šablony. Při použití funkce bez šablony je uživatel povinen vyplnit Jazyk a pořadí podepisování, následně je třeba zadat podepisující. V tabulce Podepisující musí být uvedena jedna kontakní osoba s příznakem navrhovatel. Není potřeba po každé osobě vyžadovat podpis, lze například použít Typ podpisu Schválení, dále bude vyžadováno pouze schválení v prostředí Signi. Všechny způsoby použití scénářů jsou popsány výše v sekci Scénář podepisování.

Po předání dokumentu se mění Signi stav na "Čekající" a jsou k dispozici dvě nové akce:

Odeslat k podpisu - provede se odeslání dokumentu na vybranou e-mailovou adresu,
Podepsat na místě - podepisující budou rovnou vyzvání k podpisu v prostředí Signi (webový prohlížeč)

Prostřednictvím odkazu nebo akce Podepsat na místě se uživatel dostane do webového prostředí Signi, kde si můžete dokument zobrazit a následně podepsat ve zvoleném místě. Před každým podepsáním je vyžadováno ověření pomocí PIN kódu zaslaným v SMS zprávě na zadané číslo. Po ověření je možné dokument podepsat a zadat Datum a Název obce, kde podpis probíhá. Pomocí tlačítka Vložit podpis probíhá uložení dokumentu a pokud jsou všechny vyžadované podpisy již kompletní odesílá se dokument zpět do K2, kde se dokument tváří jako uzavřený.

pic_7251

Obr.: Podepisování v prostředí Signi

Pokud není nastaven ve workspace webhook, je možné ověřit stav ručně, pomocí akce Zobrazit stav. Aktualizace satvu lze provádět i hromadně pomocí přidaného shortcutu do oblíbených Signi - aktualizace.

pic_9805

Obr.: Aktualizace stavu dokumentů Signi

Příklad integrace Signi ve workflow

Elektronické podepisování Signi lze využít i v rámci Workflow, kde za využití standardních skriptů lze Dokument odeslat a aktualizovat stav dokumentu. Pro tyto automatické účely aktualizace stavu už je žádoucí mít nainstalováno K2 API a použít webhook, resp. Server webových služeb v daném Workspace. Podepisující musí být kontaktní osoby v K2.

Pro workflow jsou k dispozici tyto standardní skripty:

WkfSigniSendDocument - Skript pro zobrazení scénáře, DocType určuje, které typy připojených dokumentů se mají odeslat do Signi (jeden a více typů)

WkfSigniDocumentStateCheck - Skript pro kontrolu stavu dokumentu – nedovolí ruční odsouhlasení ani zamítnutí, pokud se dokument nenachází v daném stavu (SigniDocumentState) – vše (odsouhlasení, zamítnutí) je řízeno stranou Signi (webhookem)

Demo příklad postupu začíná Zahájením procesu, pokračuje Vložením dokumentu (je potřeba nadefinovat konkrétní DocType dokumentu) k podpisu a následným schválením se odesílá k podpisujícím prostřednictvím scénáře podepisování. Podepisující jsou vyzvání k podpisu prostřednictvím příchozího e-mailu ze Signi a po provedení podpisu K2 aktualizuje stav a dokončuje celý proces. Dokument se do K2 vrací podepsaný s příznakem "_signed" spolu s check-listem.

pic_9806

Obr.: demo postup podepisování

pic_9807

Obr.: nastavení kroku Zadavatel

pic_9808

Obr. nastavení kroku Podepisující

pic_9809

Obr.: nastavení kroku Podepisující - skripty

Import do DMS

V seznamu dokumentů na záložce Servis je tlačítko Import souborů, které provede import stávajících dokumentů do databáze dokumentového serveru.

pic_6223_202207

Obr. Modul dokumenty - Funkce

Funkce Import souborů

Při využití funkce import souborů je potřeba dodržet požadované pokyny:

-Označte typy importovaných dokumentů, vyjma PICTK2, tyto typy dokumentů převést nelze.

-Máte možnost převést pouze ty dokumenty, které existují v K2 jako příloha záznamů v dokladů, číselníků a procesů (ostatní dokumenty volně zařazené do číselníku dokumentů se do DMS nepřevedou).

-Pokud jste použili jakýkoliv dostupný OCR software pro zpracování textových skenů, pak využijte volbu preferovat PDF. Pokud daný OCR software převedl sken do PDF stejného jména, stejného data vytvoření a data posledního přístupu, naimportuje se do DMS místo obrázku definované přípony jeho PDF podoba.

pic_6222

Obr. Import souborů do databáze

Funkce vymazat soubory

Při využití funkce vymazat soubory je potřeba dodržet požadované pokyny:

-Vyplňte archivační složku, kam se soubory přesunou pro možnost zálohy.

-Prohlédněte si seznam souborů k výmazu.

pic_6221

Obr. Výmaz importovaných souborů

Postup Importu do DMS

Celý postup jak převést dokumenty ze souborového systému do DMS:

Následující kroky proveďte postupně pro jednotlivé typy dokumentů nebo pro více typů dokumentů, podle toho s jakými procesy souvisí.

1. Zjistěte velikost přesouvaných souborů (skript "FindUnusedDoc", parametr WorkMode=0).

2. Zjistěte reálnou dostupnost přesouvaných souborů (skript "FindUnusedDoc", parametr WorkMode=1).

3. Rozhodněte se, co s nedostupnými dokumenty.

Ad1.) V případě, že nepotřebujete řešit jejich dohledání,pokračujte bodem 4.

Ad2.) V případě, že se chcete pokusit o jejich dohledání, zjistěte manuálně jejich aktuální umístění a/nebo využijte skript "Hledání dokumentů příloh" z Infoservis/Pro partnery/Ostatní, eventuálně hromadnou opravu umístění proveďte pomocí skriptu "ImportcorrectedPaths", terý jako vstup vyžaduje CSV soubor s identifikací a novým umístěním dokumentu:

1329;"K:\Dokumenty\K2\k2_chyba.jpg"

93112;"K:\K2\Dokumenty\Faktura prijata\V 1_2020\102019.pdf"

4. Spusťte funkci Import souborů.

Dokumenty, které se nepovede naimportovat, mají nově typ s předponou TMP, který je zneplatněný. Dokumenty, které nebyly dostupné, jsou zneplatněny. Pokud jste využili možnost importovat pouze použité přílohy, pak zbyle nepoužité, volně zařazené dokumenty zneplatněny nejsou. Import je možno spustit opakovaně, stačí pro import vybrat nově vzniklý TMP typ.

Jakmile naimportujete do DMS všechny dokumenty, proveďte výmaz původních souborů pomocí funkce "Vymazat soubory".

Pro úspěšném provedení importu budete potřebovat pro databázi K2_MANDANT_DMS volné místo v úložišti, které odpovídá součtu velikostí zjištěných v bodu 1. Pro úspěšné provedení výmazu se současným využitím archivace, budete potřebovat stejné místo v úložišti archivační složky.

Archivace a skartace v modulu Dokumenty

Možnosti archivace, odarchivace a skartace jsou přiřazeny v ribbonu pod záložkou Hromadné akce, kde lze s označenými dokumenty pracovat buď to samostatně, hromadně či nastavení automatických akcí, ale v případě jejich archivace či skartace musí být dokument ve stavu uzavřená revize.

Funkce automatické archivace – Funkce spustí předdefinovaný filtr, který vybere dokumenty k archivaci, pokud mají přiřazený skartační řád a uběhla doba, která je k pro archivaci určená.

Funkce automatické skartace – Funkce spustí předdefinovaný filtr, který vybere dokumenty ke skartaci, pokud mají přiřazený skartační řád a uběhla doba, která je k pro skartaci určená.

Obr. Dokumenty – Hromadné akce

Po využití automatických funkcí, si uživatel zkontroluje výsledek filtru, provede potřebné změny a spustí vlastní archivaci či vytvoří skartační seznam. Po spuštění funkce skartace se vytvoří skartační seznam na základě filtrů dokumentů, kde se doplní zkratka a popis a formulář se uloží.

Obr. Skartační seznam

Skartační seznam

Ve stromovém menu – Správě dokumentů (DMS) – Skartační seznam se otevře formulář, kde je možnost vytvořit nový skartační seznam nebo pracovat s dříve vytvořenými seznamy. Pro další postup se musí vždy skartační seznam schválit, kde v sekci Funkce je funkce Schválit, která označené seznamy schválí ke skartaci. Skartovat označené seznamy, lze pouze po schválení.

Obr. Skartační seznam

Archivace a skartace v modulu Dokumenty

Obr. Dokumenty – Hromadné akce

Obr. Skartační seznam

Historie dokumentu v modulu Dokumenty

Na záložce Historie dokumentů je možnost sledovat veškeré činy, které byly s dokumentem prováděny jednotlivými uživateli v čase. Pozor, aby se akce s revizemi ukládaly, je potřeba mít v konfiguraci dokumentu zatrženo pole „verzováno“. Jednotlivé akce obsahují informace, kdy a jaký uživatel s dokumentem pracoval, přiložené komentáře k jednotlivým revizím a náhled stavu v součinnosti se skutečností akce.

Obr. Historie změn dokumentu

Nastavení práv pro revizi

Další důležitá věc pro DMS jsou práva pro revize, či samotné nahlížení. Ve stromovém menu – Správce – Uživatelské role se vybere Skupina záznamů, kdy správce definuje právo na záznam jednotlivým rolím. Pro roli lze definovat na záložce skupina záznamů skupiny, a to pro čtení i změnu zvlášť. Pokud se přiřadí typu dokumentu skupina záznamů, pak uživatel uvidí dokument pouze v případě, že má přidělenou některou skupinu z rolí. Totéž platí i pro změnu. Pokud má role přidělenou skupinu záznamů pro změnu, pak může pracovat s revizemi.