Nastavení kalendáře

Při nastavování kalendářů je nutné znát základní pojmy.

Šablona

Šablony by měl definovat pouze správce. Jedná se o definici výběrů dat z konkrétního datového modulu, která obsahuje podmínku na datum. Cílem je, aby měl správce kontrolu nad daty, která se mohou zobrazovat v kalendáři a to zejména kvůli výkonu a přetížení serverů. Zároveň by šablony měly usnadnit běžnému uživateli nadefinovat poskytovatele dat pro vlastní potřebu. Šablony slouží jako zdroj dat pro čtení dat z kalendáře. Správce nadefinuje datový modul a podmínky pro načtení dat. Uživatel na základě šablony vytvoří vlastního poskytovatele dat a má možnost si podmínky výběru ještě rozšířit a upřesnit.

Šablony dělíme na 3 základní typy:

• Online kalendář - slouží pro přidání osobních kalendářů echange účtů.
• Kalendář založený na datech z dokladů K2 - slouží pro vytvoření kalendářů z dokladů K2 např. faktury, zakázky, objednávky, výdejky, příjemky atd.
• Kalendář založený na datech z dokladů K2 - výroční - slouží pro vytvoření kalendářů z dokladů K2, které se mají v kalendáři periodicky opakovat jednou ročně v konkrétní den a měsíc jako např. narozeniny zaměstnanců, výročí nástupu do práce, výročí podepsání smlouvy atd.

Poskytovatelé dat

Do kalendáře si uživatelé vybírají tzv. poskytovatele dat. Poskytovatele dat si vytváří sám uživatel nebo je může nadefinovat správce nebo osoba s právem definovat různé úrovně výběrů. Poskytovatel dat je vždy založený na šabloně. Uživatel v poskytovateli může k šabloně přidat vlastní omezující podmínky výběru.

Přístupové údaje

Jedná se o přístupové údaje k online účtům tzv. osobním kalendářům.

Fragmenty

Kalendář je možné přidat do kterékoliv knihy jako novou stranu. Definice zobrazení strany kalendáře se provádí ve fragmentech v knize fragmentů.

Práva na vytváření kalendářů

Šablony - možnost definování šablon se řídí právem, které je možno najít v knize Uživatelské role - Uživatelská práva - Definice práv v Správce-Synchronizace-Nastavení synchronizace kontaktů pro Exchnage.

Poskytovatelé - možnost definovat různé úrovně poskytovatelů (globální, mandant, uživatel atd.) se řídí právem, které je možno najít v knize Uživatelské role - Uživatelská práva - Definice práv v Správce-Přístup k úrovní zabezpečení.

Šablony

Knihu pro definici šablon je možné spustit ze stromu v oddíle Moje kancelář - Kalendář - Šablony pro poskytovatele kalendářových dat nebo přidáním funkce číslo 1120 na plochu.

Obr.: Kalendář ve stromu

Po spuštění knihy (funkce) šablon se otevře kniha se seznamem již vytvořených šablon. Zde je u každé šablony uvedena úroveň, pro kterou byla vytvořena.

Obr.: Seznam šablon

Pro vytvoření nové šablony použijme klávesu INSESRT, pro změnu ENTER nebo dvojklik myší na šabloně. Pro vytvoření nové šablony se otevře formulář, kde je nutné vybrat typ šablony.

Obr.: Výběr typu šablony

Po výběru typu šablony, se přejde k definici vlastní šablony.

Obr.: Šablona poskytovatele

Základní údaje - popis polí:

Datový modul	Výběr datového modulu.
Sloupec s datem počátku události	Datumové pole, dle kterého se mají události v kalendáři zobrazit.
Událost má koncové datum	Volba, zda pro zobrazení události má být použito také koncové datum a tím pádem se událost bude zobrazovat jako interval OD - DO.
Sloupec s datem konce události	Jestliže je zatrhnuta volba pro použití koncového data, pak se zde definuje datumové pole, které označí konec události.
Sloupec s popisem události	Vybírají se pole datového modulu, včetně vazebních, které jsou umístěny do hranatých závorek. Při každém vstupu a výběru nového pole, se na konec přidá nové pole umístěné do hranatých závorek. Nevhodné pole uživatel může vymazat.
Zobrazit jako celodenní událost	Volba zda se má událost v kalendáři zobrazovat jako celodenní bez ohledu na to, zda má konkrétní informaci o času začátku a konce události.
Neumožnit editaci, změnu, nový z poskytovatele a přetažení dat	Volba, která uživateli umožní nebo neumožní záznam vytvářet, editovat nebo přesouvat přímo z prostředí kalendáře.
Použít automatickou barvu	Volba, zda se má poskytovateli dat, přiřadit barva z automatické palety.
Barva události	Pokud není zatržena volba Použít automatickou barvu, pak se zde vybírá barva pro poskytovatele dat.
Ikona	Ikona pro poskytovatel dat.
Odpovídající sloupec v kalendářovém DM	Kalendář určený pro zobrazení v knize musí mít vyplněno pole datového modulu, přes které se budou data filtrovat pro konkrétní záznam.
Zdrojový sloupec ve formuláři	Spojovací vazba, dle které bude záznam přiřazen

Správce může šablonu a výběr dat omezit upřesňujícími podmínkami. Tyto podmínky se definují stejně jako výběry pro filtrování dat. Upřesňující podmínka by měla být vždy z první úrovně bez použití vazby pole.

Obr.: Upřesňující podmínky

Pokud je šablona hotová, uživatel potvrdí stisknutím klávesy OK a je vyzván k uložení šablony. Napíše Název, Popis a vybere úroveň použití šablony.

Poskytovatelé dat

Knihu poskytovatelů dat pro kalendáře je možné spustit ze stromu Moje kancelář - Kalendář - Poskytovatelé kalendářových dat nebo přidáním funkce číslo 1119 na plochu .

Po spuštění knihy (funkce) se otevře seznam všech poskytovatelů dat, na které má uživatel právo.

Obr.: Seznam poskytovatelů dat

Nový poskytovatel se vytváří pomocí kláves INSERT, změnu poskytovatele provedeme klávesou ENTER a nebo dvojklikem myší. Uživatel vybere šablonu pro poskytovatele a případně doplní upřesňující podmínky.

Obr.: Nový poskytovatel kalendářových dat

Obr.: Přidání upřesňující podmínky

Potvrzením a stisknutím tlačítka OK dojde k uložení poskytovatele. Uživatel definuje Název a Popis poskytovatele a dle nastavení práv také úroveň použití.

Obr.: Uložení poskytovatele.

Přístupové údaje k groupware serverům

Přístupové údaje se ukládají do knihy - funkce číslo 1123. Knihu je možné spustit ze stromu v části Moje kancelář - Kalendář - Přístupové údaje k groupware serverům nebo vložením funkce na plochu. Kniha v plném klientovi K2 by měla sloužit pouze pro správu údajů nikoliv definici. Vlastní definice přístupů by měla být prováděna přes klienta K24web.

Obr: Seznam Mailboxů

Správce má možnost zadat nebo změnit uživatelské jméno, heslo, emailovou adresu, kontaktní osobu pro kterou je mailbox určen a přiřadit poskytovatele kalendářových dat.

Obr.: Detail Mailboxu

V další části je možné vybrat osoby, kterým bude Mailbox dostupný pro výběr zobrazení dat v kalendáři.

Obr.: Sdílení uživatelé

Nastavení internetových kalendářů

Nastavení internetového kalendáře vzniklo kvůli potřebě poskytovat otevřenou výměnu kalendářních a plánovacích informací (úkolů a schůzek mezi uživateli) v rámci internetu. Je potřeba myslet na aktualizaci kalendářových dat,kdy jednotlivé aplikace si časový fond aktualizací řeší svým primárním nastavením, které K2 neumí ovlivnit.

Před samotným zahájením nastavení internetového kalendáře je v Parametrech mandanta - záložka Ostatní - Vlastnosti potřeba mít zadány hodnoty v poli Internetové kalendáře WS URL a Internetové kalendáře číslo IO viz. Parametry mandanta.

Konfigurace internetových kalendářů se provede ve stromovém menu, kdy na záložce Moje komunikace - Kalendář - Nastavení internetových kalendář se otevře formulář určený k definici internetového kalendáře. Je potřeba založit nový záznam, kdy se zobrazí formulář, ve kterém se definuje uživatel, název konfigurovaného kalendáře a nastaví zobrazené události v kalendáři. Po stisknutí klávesty insert se otevře číselník, ve kterém si uživatel vybere data z poskytovatelů kalendáře. Po uložení dojde k vygenerování URL cesty pro klientské (kalendářové) aplikace.

Obr.: Nastavení inernetového kalendáře

Konfigurace Outlook

Zadaní definované URL cesty se do Outlooku vloží na záložce Soubor - Nastavení účtu, kde se otevře formulář a je potřeba vybrat záložku Internetové kalendáře a založit nový záznam. Poté dojde k otevření okna Nový odběr internetového kalendáře, do kterého je zapotřebí nakopírovat URL cestu z nastavení internetového kalendáře z K2.

Obr.: Zobrazení propojení Outlook kalendáře a kalendáře dokladů K2

Konfigurace iOS

K nastavení konfiguraci internetového kalendáře na zařízeních s IOS dojde, kdy v Nastavení - Kalendář - Účty - Přidat účet - Jiný - Přidat odebíraný kalendář - server a nakopírovat URL adresu definovanou z konfigurace v K2.

Obr.: Zobrazení kalendáře dokladů K2

Konfigurace Android

Systém android nepodporuje přímo synchronizaci jiných kalendářů a je potřeba utilita třetí strany a nainstalovat aplicaci iCalSync. Aplikace podpoří zobrazení přidruženého internetového kalendáře K2, kdy v aplikaci iCalSync je potřeba nakopírovat URL cestu definovanou z nastavení internetového kalendáře v K2 (viz obr).

Obr.: iCalSync - zadaní URL cesty

Obr.: Zobrazení kalendáře dokladů K2