Závazky z mezd

Jedním z nutných kroků po ukončení měsíčního zpracování mezd je odeslání všech potřebných plateb z mezd zaměstnanců a odvodů státním institucím. Toto se v IS K2 řeší prostřednictvím knihy Závazky z mezd, která slouží k vytváření závazků a jejich evidenci a která je zdrojem pro odeslání všech těchto potřebných plateb. Umožňuje kompletní přehled závazků a stavu jejich zaplacení.

Závazky se vytvářejí na:

• srážky za organizaci,
• srážky za pracovníky.

Obr.: Závazky z mezd

Význam grafických symbolů zaplacenosti na závazcích z mezd

nezaplaceno ve splatnosti

nedoplaceno ve splatnosti

nezaplaceno po splatnosti

nedoplaceno po splatnosti

nezaplaceno po x dnech po splatnosti (x v Parametrech uživatele - Blesk po x dnech po splatnosti)

nedoplaceno po x dnech po splatnosti (x v Parametrech uživatele - Blesk po x dnech po splatnosti)

přeplaceno

zaplaceno (na straně Seznam se nezobrazuje)

Knihy závazků z mezd

Všechny závazky lze dělit do jednotlivých knih. Evidence knih se nachází v tabulce Správa knih. Přepnutí knihy se provede klávesou Alt+F10 (po přepnutí knihy se pravítko automaticky nastaví na poslední záznam v tabulce). Knihy umožňují ještě podrobnější dělení prostřednictvím období.

Obr.: Knihy závazků z mezd

Popis práce s knihami, princip nastavení a popis nulté záložky naleznete v kapitole Správce / Správa knih.

Obr.: Knihy závazků z mezd - nultá záložka

Závazky z mezd - základní údaje

Nový závazek z mezd vytvoříme pomocí volby Nový nebo Kopie v ribbonu nebo klávesou Insert. Po výběru pracovníka a jeho srážky (v případě srážky za organizaci pouze srážky) se předvyplní částka.

Částka je rovna rozdílu mezi částkou výstupních mzdových složek a částkou na již vytvořeném závazku, příp. závazcích v dané periodě pro tuto srážku. Částku je možné změnit, stejně jako informace o způsobu platby a bankovním spojení, které se předvyplní z vybrané srážky.

První strana závazků z mezd slouží k zobrazení identifikačních a základních údajů o závazku.

Obr.: Závazky z mezd - základní údaje

Popis polí:

Pracovník	Výběr pracovníka, pro kterého se závazek vytváří.
Srážka	Výběr srážek ze mzdy vybraného pracovníka. Pokud není žádný pracovník zvolen, jsou zde nabízeny srážky za organizaci.
Mzdové období	Perioda zpracování mezd, pro kterou se závazek vytváří.
Částka	Částka, na kterou je závazek vytvořen. Doplní se po výběru srážky. Částku je možné upravit, zadat ručně.
Popis	Libovolný popisný text. Dosadí se ze srážky z mezd.
Doklad	Číslo závazku generované programem.
Způsob platby	Vyplní se po výběru srážky, je možné jej změnit.
Bankovní účet	Po výběru srážky se vyplní ten účet, který má srážka nastavený jako výchozí.
IBAN	Mezinárodní forma čísla bankovního účtu. IBAN se používá pro zahraniční platební styk a pro tuzemské platby v cizí měně.
Variabilní symbol	Vyplní se po výběru srážky, je možné jej změnit.
Specifický symbol	Vyplní se po výběru srážky, je možné jej změnit.
Konstantní symbol	Vyplní se po výběru srážky z výchozího bankovního účtu.
Středisko	Vyplní se po výběru srážky, je možné jej změnit.
Kód zakázky, Kód zboží, Kód 1, Kód 2, Referent	Účetní osy. Pokud jsou vyplněny na srážce z mezd, dosadí se při vytváření závazku z mezd také do něj.
Účetní informace, Párovací symbol	Účet z účetního rozvrhu, na který se závazek bude účtovat. Doplní se po výběru srážky. Pokud na srážce není účet zadán a jedná se o závazek na pracovníka, vezme se účet z pracovního poměru, ve kterém je nastaveno danění. Párovací symbol se využívá v účetnictví pro párování.
Datum úč. případu	Datum úč. případu vstupuje do účetnictví.
Datum vystavení	Datum vystavení závazku. Automaticky je vkládáno aktuální datum.
Datum splatnosti	Dosadí se automaticky po zadání hodnoty do pole Počet dnů splat.
Počet dnů splat.	Počet dnů, za které má být závazek zaplacen.
Měna, Kurz	Měna, na kterou je závazek vytvořen.
Kurz podle data	Tlačítko dosadí kurz z kurzovního lístku platný k datu vytvoření závazku.
K. lístek	Toto tlačítko otevře kurzovní lístek, kde si můžeme vybrat z definovaných kurzů.
Popis	Libovolný popisný text.
Vystavil	Jméno pracovníka, který závazek vytvořil.
Změnil	Datum a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu.

Závazky z mezd - platby

Na straně Platby závazku je uživateli umožněno sledovat skutečnosti související se stavem zaplacení závazku. Zda je závazek zaplacen celý, nebo jen částečně, datum splatnosti apod., nebo informace o jednotlivých platbách (spodní část obrazovky).

Obr.: Závazky z mezd - platby

Popis polí:

Datum zaplacení	Skutečné datum zaplacení závazku.
Zaplaceno	Celková částka, která již byla zaplacena.
Uhrazeno	Částka, která byla uhrazena bankovními příkazy. Ty ale zatím nejsou spárovány s bankovním výpisem.
Doplatit	Částka, která ještě zbývá zaplatit.
Zbývá uhradit	Rozdíl mezi Zbývá zaplatit a Uhrazeno = částka, na kterou ještě nebyl vytvořen bankovní příkaz.
Celkem kurz. rozd.	Celkový kurzovní rozdíl.
Přepočet plateb	Přepočítá platby k závazku a opraví pole Zaplaceno, pokud částka nesouhlasí. Přepočet je možné spustit také ze záložky Funkce v ribbonu.
Plánované datum zaplacení	Datum splatnosti zohledněné o prodlení, Je možné ho ručně editovat.
Předpokládané datum zaplacení	Datum splatnosti zohledněné o prodlení.
Datum splatnosti	Datum splatnosti závazku.
Priorita	K nastavení priority pro platbu.
Stav platby	Stav platby, může nabývat hodnot Povoleno, Pozastaveno, Blokováno.
Nezahrnovat do Řízení financí	Pokud je volba zatržena, doklad se nezobrazí v modulu Řízení financí.

V dolním okně se zobrazují jednotlivé platby závazku. Po stisknutí klávesy Enter nebo dvojkliku v Prohlížení na konkrétní platbě se zobrazí strana základní údaje bankovního výpisu, platebního dokladu, interního dokladu, případně bankovního příkazu, kterým byla platba provedena. Pravítko se nastaví na položku, která odpovídá platbě závazku.

Závazky z mezd - přílohy

K doplnění informací slouží strana Přílohy, kam je možné přiřadit ve formě dokumentů také soubory vytvořené jinými software a uložené v počítačové síti. Dále je možné k závazkům přiřazovat libovolné doklady.

Funkce nad knihou Závazky z mezd

Obr.: Záložka Funkce v ribbonu

Popis základních funkcí:

Kurzovní lístek	Funkce otevře Kurzovní lístek, kde si můžeme vybrat z definovaných kurzů. Pravítko je nastaveno na kurz platný k datu vystavení dokladu. Kurzy se definují v číselníku Měna.
Platba pokladnou	Obr.: Platba pokladnou Popis polí: Pokladna Výběr pokladny (z tabulky Knihy pokladny), kterou bude platba provedena. Datum platby Datum provedení platby. Výše částky Výše částky, která se má zaplatit. Do pole lze vepsat buď částku, nebo lze zadat procento úhrady (např. uhradit 20 % celkové částky závazku). Částka - zbývá doplatit Volba pro zaplacení zbývající částky závazku (používá se u závazků, které jsou již částečně zaplacené). Tuto volbu lze kombinovat i s předchozí volbou, kdy je možné zaplatit např. 50 % zbývající částky. Zaokrouhlit částku platby na celé jednotky Zaokrouhlení.
Platba interním dokladem	Obr.: Platba interním dokladem Popis polí: Kniha interních dokladů Výběr knihy interních dokladů (z tabulky Knihy interních dokladů), kterou bude platba provedena. Měna dokladu Měna interního dokladu, kterým má být platba provedená. Datum platby Datum provedení platby. Výše částky Výše částky, která se má zaplatit. Do pole lze vepsat buď částku, nebo lze zadat procento úhrady (např. uhradit 20 % celkové částky faktury). Částka - zbývá doplatit Volba pro zaplacení zbývající částky závazku (používá se u závazků, které jsou již částečně zaplacené). Tuto volbu lze kombinovat i s předchozí volbou, kdy je možné zaplatit např. 50 % zbývající částky. Zaokrouhlit částku platby na celé jednotky Zaokrouhlení. Platit i opravné daňové doklady Neaktivní. Týká se faktur a záloh. Nastavit kurz zálohy podle platby Neaktivní. Týká se záloh.
Změna plánovaných plateb	U každého plánu si stanovíme datum, měnu a částku, kterou budeme chtít v budoucnu zaplatit. Vytořené plány se budou zobrazovat v knize Řízení financí.
Přepočet plateb	Přepočítá platby k závazku a opraví pole Zaplaceno, pokud částka nesouhlasí.

Popis základních funkcí:

F1	Zobrazení nápovědy.
F2	Uložení provedených změn.
F3	Funkce pro aktualizaci údajů.
F4	Přepíná mezi knihou a vybraným záznamem v prohlížení.
F5	Funkce pro změnu údajů.
Insert	Vložení nového záznamu.
F6	Vložení nového záznamu s kopií.
F8	Zneplatnění záznamu.
F9	Tisk.
F10	Návrat do pracovní plochy.

Popis pokročilejších funkcí:

Alt+F2	Potvrzení záznamu.
Alt+F7	Nastavení podmínek pro vyhledávání.
Alt+F9	Umožní nastavení podmínek pro filtr.
Alt+F10	Změna periody zpracování mezd.
Shift+F9	Tato klávesa přepíná mezi knihou a vyhodnocovacím filtrem.
ctrl+F2	Odpotvrzení záznamu.
ctrl+F5	Změna data potvrzení.
Ctrl+F9	Slouží pro rychlé zapnutí filtru.
Shift+F2	Platba pokladnou.

Hromadné akce nad Závazky z mezd

Hromadné akce lze spouštět z ribbonu.

Obr.: Hromadné akce nad knihou Závazky z mezd

Popis akcí:

Hromadná změna	Umožňuje hromadně změnit některé údaje na vybraných závazcích z mezd. U polí vybereme z nabídkové tabulky údaj, který chceme mít na jednotlivých závazcích z mezd uveden. Do hromadné změny se načtou pole zobrazená v tabulce. Další pole je možné přidat přes tlačítko Přidat pole. Zatržená volba S odmazáním z kontejneru/zrušení označení provede po spuštění akce výmaz z kontejneru nebo odoznačení záznamů hvězdičkami. Obr.: Hromadná změna
Potvrzení	Hromadné potvrzení vybraných záznamů.
Odpotvrzení	Hromadné odpotvrzení vybraných záznamů.
Datum potvrzení	Změna data potvrzení u potvrzených záznamů.
Storno	Hromadné stornování vybraných záznamů.
Odstorno	Hromadné odstornování vybraných záznamů.
Platba pokladnou	Hromadné zaplacení vybraných závazků pokladnou. Obr.: Platba pokladnou Popis polí: Pokladna Výběr pokladny (z tabulky Knihy pokladny), kterou bude platba provedena. Datum platby Datum provedení platby. Výše částky Výše částky, která se má zaplatit. Do pole lze vepsat buď částku, nebo lze zadat procento úhrady (např. uhradit 20 % celkové částky závazku). Částka - zbývá doplatit Volba pro zaplacení zbývající částky závazku (používá se u závazků, které jsou již částečně zaplacené). Tuto volbu lze kombinovat i s předchozí volbou, kdy je možné zaplatit např. 50 % zbývající částky. Zaokrouhlit částku platby na celé jednotky Zaokrouhlí částku platby na celé jednotky. Jedním dokladem Po zatrhnutí volby budou vybrané závazky zaplaceny jedním dokladem. V opačném případě bude na každý závazek vystaven jeden pokladní doklad. Srovnat přeplatky Volba na dorovnání haléřových nedoplatků. Pokud bude zatrženo dojde k doplacení dokladů, jejichž částka Doplatit je menší (nebo rovna) zaokrouhlovací chybě.
Platba interním dokladem	Hromadné zaplacení vybraných závazků interním dokladem. Obr.: Platba interním dokladem Popis polí: Kniha interních dokladů Výběr knihy interních dokladů (z tabulky Knihy interních dokladů), kterou bude platba provedena. Měna dokladu Měna interního dokladu, kterým má být platba provedená. Datum platby Datum provedení platby. Výše částky Výše částky, která se má zaplatit. Do pole lze vepsat buď částku, nebo lze zadat procento úhrady (např. uhradit 20 % celkové částky faktury). Částka - zbývá doplatit Volba pro zaplacení zbývající částky závazku (používá se u závazků, které jsou již částečně zaplacené). Tuto volbu lze kombinovat i s předchozí volbou, kdy je možné zaplatit např. 50 % zbývající částky. Zaokrouhlit částku platby na celé jednotky Zaokrouhlí částku platby na celé jednotky. Platit i opravné daňové doklady Neaktivní. Týká se faktur a záloh. Jedním dokladem Po zatrhnutí volby budou vybrané závazky zaplaceny jedním dokladem. V opačném případě bude na každý závazek vystaven jeden pokladní doklad. Nastavit kurz zálohy podle platby Neaktivní. Týká se záloh.
Změna skupiny práv	Přidělení skupiny práv na prohlížení a změnu pro vybrané záznamy. Takové záznamy pak mohou prohlížet nebo měnit jen ti uživatelé, kteří mají danou skupinu práv. Ostatní uživatelé vidí místo záznamů jen hvězdičky.

Hromadné vytváření závazků z mezd

Po ukončení měsíčního zpracování mezd je třeba vystavit závazky na všechny srážky z mezd, na které v dané periodě směřuje nějaká nenulová výstupní mzdová složka. Vystavení závazků provedeme v knize Srážky z mezd. K tomuto účelu jsou ve stromovém menu zařazeny filtry, které vytváření závazků z mezd usnadňují a kde jsou viditelné jen ty srážky, které je třeba v dané periodě skutečně uhradit.

Jedná se o Srážky k úhradě, Srážky k úhradě za pracovníky a Srážky k úhradě za organizaci. Po výběru období zpracování mezd můžeme tedy závazky tvořit buď nad všemi srážkami k úhradě v dané periodě, nebo zvlášť nad srážkami organizace a pracovníků.

Hromadné vytváření závazků z mezd je možné provést nad záznamy označenými hvězdičkami. Můžeme označit najednou všechny srážky, nebo vybrat jen ty, na které chceme v dané chvíli vystavit závazky z mezd. Vystavení závazků provedeme z ribbonu pomocí hromadné akce Vystavení závazků z mezd. Funkci lze také spustit pomocí klávesové zkratky CTRL+F3.

Obr.: Hromadné akce - Vystavení závazků z mezd

Obr.: Vytavení závazků z mezd

Popis polí:

Akt. období	Výběr období.
Kniha závazků	Výběr knihy závazků z mezd, do které se závazky vytvoří.
Datum splatnosti	Datum splatnosti na vytvořených závazcích. Přednastaví se datum dle dne výplaty mezd nastaveného v Uživatelských mzdových konstantách.
Vytvořit kontejner dokladů	Po vytvoření závazků z mezd se z nich zároveň vytvoří kontejner mzdových závazků.
Stornovat dříve vytvořené závazky	Pokud na srážku již existuje v dané periodě závazek, pak je stornován a je vytvořen závazek nový.
Stornovat i potvrzené závazky	Stornují se také dříve vytvořené závazky, které jsou potvrzené. Pokud toto zatržítko není zatrženo a je zatrženo pouze zatržítko Stornovat dříve vytvořené závazky, pak se potvrzené závazky nestornují.
Potvrdit nově vytvořené závazky	Po vytvoření jsou závazky potvrzené.

Závazek se vytváří na částku odpovídající rozdílu mezi částkou výstupních mzdových složek a částkou na již vytvořeném závazku, příp. závazcích v dané periodě. Částku při vytváření závazků měnit nelze. Změnu lze provést až poté přímo v knize Závazky z mezd.

Závazky z mezd se při hromadném vytvoření nevytvoří na zneplatněnou srážku z mezd a na srážku, na níž je zatrženo zatržítko Nevytvářez závazky z mezd. V chybovém protokolu po hromadném vytváření závazků z mezd se zobrazí upozornění, že se závazky na tuto srážku nevytváří (pokud je také zahrnuta do hromadného zpracování).

Příklady:

• Pokud na srážku dosud nebyl v dané periodě vytvořen žádný závazek z mezd, odpovídá částka na vytvořeném závazku součtu částek na výstupních mzdových složkách, který je uveden v poli Částka složek na straně Položky na srážce z mezd.

Obr.: Příklad vytvoření závazku z mezd

• Pokud již byl na srážku v dané periodě vytvořen nějaký závazek z mezd (na obrázku níže na 1000 Kč), ale jeho částka neodpovídá součtu výstupních mzdových složek této srážky, vytvoří se hromadnou akcí závazek na rozdíl.

Obr.: Příklad vytvoření závazku z mezd

• Pokud byl na srážku závazek vytvořen a jeho částka odpovídá součtu výstupních mzdových složek v dané periodě, závazek se již znovu nevytvoří, pokud na formuláři nezatrhneme volbu Stornovat dříve vytvořené závazky.

Vytváření bankovních příkazů na závazky z mezd

Ve stromovém menu je zařazen filtr Závazky z mezd k úhradě, který umožňuje zobrazit závazky k úhradě podle periody zpracování mezd a podle data splatnosti, takže po zpracování mezd v dané periodě a vystavení závazků z mezd jsou pomocí tohoto filtru jasně viditelné závazky, které je nutné uhradit.

Vytváření bankovního příkazu na závazky z mezd je možno provést :

• v modulu Finance - Banka - Bankovní příkazy. Po vytvoření bankovního příkazu je na něj možné vložit kontejner závazků z mezd. Na druhé straně bankovního příkazu ve změně pomocí klávesové zkratky SHIFT+F7 (vložit kontejner MZ)
• pomocí skriptu Bankovní příkaz z PF, VZ a MZ (invoice_in_order.PAS) přímo nad Závazky z mezd. Skript je možné spustit ze stromového menu nebo z F9. Tato možnost bývá využívána nejčastěji a bude dále blíže popsána.

Závazky z mezd, které se budou platit, tedy dávat na bankovní příkaz, je potřba mít v kontejneru, nebo je označit hvězdičkou. Kontejner závazků z mezd je možné vytvořit již při vytváření samotných závazků z mezd pomocí hromadné akce Vystavení závazků z mezd nad knihou Srážky z mezd, pokud se na formuláři této hromadné akce zatrhne zatržítko Vytvořit kontejner dokladů.

Nad tímto vytvořeným kontejnerem dokladů (nebo nad závazky z mezd označenými hvězdičkou) se spustí skript pro vytvoření bankovního příkazu:

Obr.: Kontejner závazků z mezd

Obr.: Spuštění skriptu pro vytvoření bankovního příkazu

Vybereme bankovní účet, ze kterého se závazky z mezd budou platit a stiskneme OK. Program zobrazí hlášení o tom, kolik dokladů je v kontejneru a kolik z nich je možné dát na bankovní příkaz.

Obr.: Hlášení skriptu pro vytvoření bankovního příkazu

V ideálním případě by údaje o počtu měly být stejné. Po stisku tlačítka Vložit na bankovní příkaz dojde k vytvoření bankovního příkazu.

Pokud údaje o počtu nesouhlasí, tedy v kontejneru je jiný počet dokladů, než je skutečně možné vložit na bankovní příkaz, pak se v textovém logu zobrazí důvody, proč tomu tak je. Většinou se jedná o to, že některý závazek v kontejneru je již uhrazen, případně na něm není vyplněn bankovní účet a tedy jej nelze vložit na bankovní příkaz. Log v případě již uhrazených závazků z mezd může při pokusu tyto závazky opět vložit na bankovní příkaz vypadat takto:

Obr.: Textový log

Bankovní příkaz z filtru FP

Číslo procesu: FIN003	Id. číslo skriptu: FFIN040	Soubor: INVOICE_IN_ORDER.PAS
Popis skriptu: Funkce slouží k rychlé tvorbě bankovního příkazu z kontejneru faktur přijatých, záloh poskytnutých, závazků z mezd a ostatních závazků.
Adresa ve stromu: [Finance] [Funkce] [Finance] [Banka] [Mzdy] [Závazky z mezd]

Parametry skriptu:

AdvancesProvided - Ne Ano - zpracuje poskytnuté zálohy, pokud je skript spuštěn nad jiným modulem než faktury přijaté, zálohy poskytnuté, ostatní závazky a závazky z mezd.

BookOfBo - Zkratka knihy, ve které se vytvoří bankovní příkaz.

DateDue - 0 Datum splatnosti. Parametr se nebere v úvahu, pokud parametr NewDailyOrder = Ano.

DaysToMat - 0 Počet dní, o kolik se posune datum platby.

InvoicesReceived - Ano Ne - zpracuje přijaté faktury, pokud je skript spuštěn nad jiným modulem než faktury přijaté, zálohy poskytnuté, ostatní závazky a závazky z mezd.

NewDailyOrder - Ne Ano - doklady vloží na příkazy dle data splatnosti; Ne - všechny doklady vloží na jeden příkaz.

OtherLiability - Ne Ano - zpracuje ostatní závazky, pokud je skript spuštěn nad jiným modulem než faktury přijaté, zálohy poskytnuté, ostatní závazky a závazky z mezd.

PayrollLiab - Ne Ano - zpracuje závazky z mezd, pokud je skript spuštěn nad jiným modulem než faktury přijaté, zálohy poskytnuté, ostatní závazky a závazky z mezd.

Funkce slouží k rychlé tvorbě bankovního příkazu. Do příkazu jsou načítány faktury přijaté (zálohy poskytnuté, závazky z mezd, ostatní závazky) z aktuálního datového modulu (označené hvězdičkami, z kontejneru, knihy). Datum splatnosti příkazu je implicitně nastaveno podle aktuálního data.

Hvězdičkou si označíme doklady v knize faktur přijatých (záloh poskytnutých, závazků z mezd, ostatních závazků), které chceme zaplatit z jednoho bankovního účtu. Nad těmito doklady spustíme skript Bankovní příkaz z filtru PF, VZ, MZ a OV. Vybereme knihu bankovního účtu, ve které chceme vytvořit příkaz. Pokud nechceme platit doklady přesně v den splatnosti, ale dříve nebo naopak později, pak nastavíme i parametr „DaysToMat“. Uvádíme počet dnů, o který chceme posunout datum platby. Kladná hodnota znamená, že bude placeno x dnů před splatností, záporná hodnota, že bude faktura zaplacena x dnů po splatnosti.

Po spuštění funkce se zobrazí hlášení o počtu dokladů ve filtru s uvedením informace, u kolika dokladů je možné provést platbu. Překážkou v placení může být zjištění, že doklad již byl uhrazen, částka k úhradě je záporná nebo není zadán bankovní účet dodavatele.

Výsledkem je jeden nebo více bankovních příkazů vytvořených ve vybrané knize. Po vytvoření příkazu se zobrazí informace o dokladech, které nebylo možné na příkaz vložit.

Sestavy nad knihou Závazky z mezd

Seznam závazků z mezd

Seznam závazků z mezd (na šířku)

Saldo závazků z mezd - základní informace

Saldo závazků z mezd

Závazky z mezd dle typu srážky