Údržba

Modul Údržba umožňuje evidenciu servisovaných zariadení, u ktorých je potreba prehľadne plánovať servisné zásahy, kontroly alebo legislatívu danej prehliadky. Jedná sa o kompletný nástroj pre správu vlastných aj cudzích zariadení, ktoré môžu, ale nemusia byť v užívaní vlastnej firmy.

Modul Údržby je rozdelený nasledovne: pre samostatnú evidenciu slúži Servisované zariadenia, ďalej pre zber a evidenciu požiadaviek na servis a údržbu je určená kniha Požiadavky na servis, na základe ktorých možno vytvárať doklad o plánovanom úkone do knihy Plánované servisné úkony.

Obr.: Modul Údržba

Pod pojmom servisované zariadenia si môžeme predstaviť:

• celok mimo firmu, ktorý má naša firma v správe za peniaze
• zariadenia, ktoré poskytujú servisu službu (náhradné diely, opravy, nastavenie, evidencia parametrov).
• zariadenia, ktoré boli vyrobené alebo predané vo vlastnej réžií alebo sú len zmluvnou servisnou organizáciou.
• predmet, ktorý je v našej firme určený k vykonaniu servisu - vlastníme jeho priebežnú evidenciu (napríklad auto, omietačka)
• náš vlastný stroj/zdroj K2 (nerozhoduje, či je vedný v majetku). Naše oddelenie údržby má evidenciu o pláne opráv a nákladoch na údržbu.
• kartu majetku - napr.: budova, klimatizácia, hmotný majetok, ktorý potrebuje periodické prehliadky a kolaudácie (úkony, pre ktoré je potrené objednať subdodávateľa, certifikačné autority pre „servis“)
• meradlo, pri ktorom riešime metrológiu (prehliadky, certifikáty a evidenciu nameraných hodnôt)

Základné nastavenie

Modul Údržby vyžaduje nastavenie predvolenej knihy pre vytváranie jednotlivých dokladov. V správe kníh je nutné vykonať základné nastavenie a nastaviť pravidlá pre vytváranie jednotlivých dokladov.

Obr.: Nastavenie knihy Údržby

Servisná karta slúži pre vytváranie sprievodiek, možno využiť i preddefinovaný technologický postup na tejto karte. Ďalej sa vyberá karta tovaru, ktorá má priradené technologické postupy pre zadanie konkrétnych operácií údržby. Povinné pole je zároveň typ sprievodky, obvykle plánovacej.

Možnosti vytvárania

Vzhľadom k previazanosti modulov údržby s ostatnými modulmi (Tovar, Zdroje, Majetok a Zákazky) je možné vytvárať servisované zariadenia v rámci zmienených modulov.

Nad knihou Tovaru, Zdrojov a Majetku je v ribbone na záložke Funkcie k dispozícií sekcia s názvom Údržba, ktorá obsahuje 3 základné príkazy, tie umožňujú vytvárať:

Nové servisované zariadenia - nad knihou je možné spustiť tento príkaz, pomocou ktorého sa zobrazí už predvyplnená hlavička servisovaného zariadenia. Stačí vyplniť doplňujúcu informáciu a záznam ručne uložiť (F2).

Nová požiadavka na servis - nad základnými údajmi je potrebné stáť pravítkom nad konkrétnym servisovaným zariadením. Príkaz opäť vytvorí novú požiadavku na servis, s predvyplnenými údajmi, doklad je potrebné ručne uložiť (F2).

Nová požiadavka na servis - nad základnými údajmi je potrebné stáť pravítkom nad konkrétnym servisovaným zariadením. Príkaz opäť vytvorí nový Plánovaný servisný úkon, s predvyplnenými údajmi, doklad je potrebné ručne uložiť (F2).

Obr.: Sekcia Údržby v ribbone

Plánovaný servisný úkon je možné ďalej vytvárať aj nad konkrétnou požiadavkou na servis v knihe Požiadavky na servis. V ribbone je k dispozícií príkaz na Nový plánovaný servisný úkon - týmto sa zobrazí okno nového servisného úkonu s predvyplnenými údajmi.

Obr.: Možnosť vytvoriť Nový plánovaný servisný úkon z požiadavky na servis

Servisované zariadenie je možné vytvárať nad konkrétnou položkou predaja. Cez príkaz v ribbone sa užívateľovi zobrazí formulár pre vytvorenie nového servisovaného zariadenia. K2 automaticky doplní vybrané údaje z položky predaja (skratka, názov, šarža, dodávateľ, sériové číslo).

Obr.: Vytváranie nového servisovaného zariadenia z položky predaja

Servisované zariadenia

Základná kniha pre evidenciu vašich zariadení.

obr. Kniha Servisované zariadenia

Základné údaje (1. strana) - Servisované zariadenia

Slúži k evidencií všeobecných informácií o zariadení. Je možné vybrať konkrétny Tovar, Majetok, Vozidlo alebo stroje a iné zariadenia z číselníka Zdrojov. Je možné vytvoriť nové servisované zariadenie, ktoré nemusí mať väzbu do iných modulov, povinným poľom je len Skratka zariadenia.

K dispozícií sú voľné číselníky (Stav, Typ, Skupina a Kategória), ktoré si možno preddefinovať a využiť podľa potreby.

Medzi základnými údajmi sa nachádza pole Nadriadené zariadenie - môže byť použité pravidlo pre samostatné časti zložitejších zariadení, ktoré máte takisto v evidencií servisovaných zariadení.

Obr. Základné údaje servisovaného zariadenia

Popis polí:

Skratka	Jedinečné označenie zvoleného zariadenia.
Popis	Jazykový názov/popis zariadenia.
Nadriadené zariadenie	Ak sa jedná o podriadenú súčasť, vyplní sa nadriadené zariadenie.
Stav	Stav dokladu Pole možno vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Tovar	Výber tovaru z číselníku.
Sériové číslo	Výber z číselníka sériových čísel pre zvolenú kartu tovaru.
Výrobné číslo	Výrobné číslo
Šarža	Výber z číselníka šarží pre zvolenú kartu tovaru.
Variant TP	Variant technologického postupu zvolenej karty tovaru.
Majetok	Kniha majetku
Zdroje	Číselník zdrojov
Vozidlo	Číselník vozidiel
Servisný pracovník	Pracovník zodpovedný za dané zariadenie.
Typ	Voliteľný číselník, pole možno vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Dátum predaja	Dátum, kedy bolo zariadenie obstarané/predané.
Dátum uvedenia do prevádzky	Dátum uvedenia do prevádzky.
Koniec záruky	Koniec záruky
Skupina	Voliteľný číselník, pole možno vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Kategória	Voliteľný číselník, pole možno vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Označenie partnera	Textové pole, pre účely označenia zariadenia u partnera/zákazníka/dodávateľa služieb
Legislatívne kontrolované	Check-box pre odlíšenie legislatívne kontrolovaných zariadení napr. meradlá

Ďalej je k dispozícií sekcia, ktorá sa týka zákazníka, v tejto časti je možné napríklad evidovať aktuálne umiestnenie zariadenia.

Formulár obsahuje analytickú časť - Kódy.

Komentáre, obchodné a interné texty je rovnako k dispozícií, slúži pre ukladanie poznámok. Naviac je na základných údajoch možnosť priradiť implicitnú sadu atribútov.

V preview je k dispozícií dátum nasledujúceho servisného úkonu, naposledy potvrdenom úkone a ďalej je tu informácia o termíne úkonu, ktorý už mal prebehnúť, ale z nejakého dôvodu ešte neprebehol.

Nastavenie odkazuje na pole Typ servisného úkonu, podľa ktorého je možné zobrazovať naposledy vykonané servisné úkony podľa jednotlivých typov na zozname Servisovaných zariadení teda máte prehľad o naposledy vykonanom servisnom úkone napr. typu kontrola alebo revízia.

Komponenty (2. Strana) - Servisované zariadenie

U zariadenia je možno evidovať jeho kľúčové komponenty, z ktorého sa skladá a to vrátane sériového a výrobného čísla. Komponenty nie je nutné evidovať na kartách tovaru, preto je možné si medzi komponentami uvádzať aj rôzne nezaevidované položky v tovare. Stromová štruktúra umožňuje prehľadnejší prehľad na podriadené a nadriadené komponenty.

Obr.: Komponenty

Komponenty je možné vyradiť či nahradiť za iné s tým, že je evidovaná história týchto akcií. Komponenty je možné pomocou príkazu kópie aj kopírovať.

Novú komponentu vkladáme cez Insert, prípade pomocou tlačidiel v kontextovej záložke v ribbonu, s názvom Komponenty a v prípade, že je nutné komponenty nahrádzať, poslúži tlačidlo „Nahradiť komponent“. Tento príkaz vyradí daný komponent a zaradí nový.

Obr.: Nahradiť komponent

Formulár pre vloženie komponentu vyzerá rovnako, len bez možnosti vybrať predchádzajúci komponent.

Servisné úkony (3. Strana) - Servisované zariadenie

Servisné úkony sú zachytené v tabuľke alebo v stromovej štruktúre - nastaviť možno pomocou tlačidla v ribbone v kontextovej záložke Servisné úkony.

Obr.: Stromová štruktúra a možnosti pridávanie dokladov

Na tejto strane je možné vytvárať nasledujúce doklady:

• Požiadavky na servis.
• Plánovaný servisný úkon.
• Zákazky za účelom predaja vlastných servisných služieb alebo reklamácií.
• Objednávky na zaistenie servisnej služby alebo objednania dielov.
• Sprievodky, ktoré sú určené pre servis alebo údržbu vo vlastnej réžií. Pri sprievodkách je možné preddefinovať postup pre vykonávané úkony konkrétneho stroja. Pomocou definície karty tovaru s variantom TP (Tovar/Výroba/Servisná karta), je možné všeobecnú kartu tovaru pre vytváranie servisnej sprievodky možno nastaviť v knihe víz. Základné nastavenie, ale prednosť pri vytváraní bude mať údaj vyplnený na karte tovaru.
• Aktivity pre zachytenie zásahov vašich zamestnancov na danom zariadení.
• Sprievodky, ktoré sú určené pre evidenciu prevádzania daného zariadenia.

Definícia úkonov (4. Strana) - Servisované zariadenie

Definícia plánovaných servisných úkonov slúži pre hromadné generovanie, ktoré ste schopný nadefinovať a jednorazovo zaplánovať. Pre hromadné vytváranie podľa definícií stačí zadať, do kedy chcete plánované servisné úkony zaplánovať. Maximálny počet vytvorených úkonov neprekročí Vami zvolenú hodnotu a v prípade, že zvolíte vyššie číslo, ako je v definícií, bude mať hodnotu z definície prednosť. Plánované servisné úkony sa vytvoria v maximálnom počte zadaných opakovaní v definícií, to rovnako platí po zadaní hodnoty 0.

Obr.: Vytvorenie servisných úkonov podľa definícií

Vytvoriť servisné úkony je možné:

1) nad označenými definíciami na konkrétnom zariadení (Kontextová záložka Definície úkonov/Vytvorí servisný úkon podľa definícií)

2) podľa všetkých definícií nad označenými zariadeniami (Hromadné akcie/Vytvorí servisný úkon podľa definícií zariadenia)

Definíciu možno vytvoriť jednoducho pomocou formulára, kde je nutné vyplniť pravidlá pre generovanie úkonov.

Obr.: Definícia plánovacích servisných úkonov

Popis polí:

Šablóna definícií úkonov	Výber z číselníka preddefinovaných šablón - aut. doplňuje hodnoty zo šablóny
Kniha	Kniha, v ktorej sa zvolené úkony budú generovať.
Popis definície	Krátky popis servisného úkonu.
Plánovaný pracovník	Pracovník, ktorý zaistí splnenie daného úkonu.
Jednotka časového intervalu	Určuje, v akej časovej jednotke budú úkony generované
Časový interval	Časový interval pre opakovanie daného úkonu.
Dátum a čas zahájenia	Dátum a čas zahájenia prvého plánovaného servisného úkonu.
Časová jednotka doby úkonu	Určuje v akej časovej jednotke bude definovaná časová dĺžka úkonu.
Plánovaná doba úkonu	Plánovaná doba úkonu vo zvolenej časovej jednotke.
Počet opakovaní	Maximálny počet vytvorených plánovaných servisných úkonov.
Dátum poslednej vytvorenej servisnej operácie.	Dátum poslednej vytvorenej servisnej operácie.
Zadanie úkonov	Podrobný popis/zadanie úkonov.
Sada atribútov	Sada atribútov pre daný servisný úkon.
Pracovníci	Tabuľka pridelených pracovníkov - je možné plánovať viac pracovníkov.

Šablóna definície úkonov

Kniha určená pre uloženie jednotlivých šablón definícií servisných úkonov. Do šablóny je užívateľ povinný zadať dôležité všeobecné údaje pre vytvorenie nového plánovaného servisného úkonu pomocou definície. Vyplnené údaje sa pri zvolení šablóny vyplnia do definície plánovaného servisného úkonu.

Obr.: Šablóna definície úkonov

Popis polí:

Skratka	Skratka šablóny
Kniha	Kniha, v ktorej sa zvolené úkony budú generovať.
Popis definície	Krátky popis servisného úkonu.
Jednotka časového intervalu	Určuje, v akej časovej jednotke budú úkony generované
Časový interval	Časový interval pre opakovanie daného úkonu.
Časová jednotka doby úkonu	Určuje v akej časovej jednotke bude definovaná časová dĺžka úkonu.
Plánovaná doba úkonu	Plánovaná doba úkonu vo zvolenej časovej jednotke.
Počet opakovaní	Maximálny počet vytvorených plánovaných servisných úkonov.
Zadanie úkonov	Podrobný popis/zadanie úkonov.
Sada atribútov	Sada atribútov pre daný servisný úkon.

Doklady (5. strana) - Servisované zariadenie

Jedná sa o súhrn jednotlivých dokladov, ktoré sú prázdne s konkrétnym servisovaným zariadením.

Obr.: Ukážka dokladov pripojených k zariadeniu

Prílohy (6. Strana) - Servisované zariadenie

Strana príloh, ktorá slúži k ukladaniu potrebných dokumentov, priamo ku konkrétnemu servisovanému zariadeniu. Ďalej je možnosť pripojiť k servisovanému zariadeniu Zmluvu.

Obr. Strana príloh - možnosť pridať zmluvu

Plánované servisné úkony

Súčasťou modulu Údržba sú Plánované servisné úkony. Tieto úkony je možné generovať zo servisovaných zariadení pomocou príkazu na základe definícií, alebo vkladať ručne pomocou tlačidla Insert. Účelom tejto knihy je jednoduchá evidencia všetkých naplánovaných úloh.

Obr.: Plánované servisné úkony

Základné údaje (1. strana) - Plánované servisné úkony

Základné informácie o Plánovanom servisnom úkone sú usporiadané nasledovne:

Obr.: Plánované servisné úkony

Plánovaný servisný úkon je možné chápať ako podklad pre vykonanie a následnú evidenciu skutočných dát zo servisného úkonu. Preto sú časové údaje rozdelené na Plán a skutočnosť.

Popis polí:

Doklad	Doklad Plánovacieho servisného úkonu
Servisované zariadenie	Zariadenie, ku ktorému je vytvorený tento doklad o plánovanom servisnom úkone.
Požadovaný servis	Evidencia dokladov požiadaviek na servis - nadriadený doklad.
Stav	Stav dokladu Pole možno vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Generovaný záznam	Pole označujúce generovaný záznam z K2 na základe definícií servisných úkonov.
Popis	Popis plánovaného úkonu.
Kódy	Analytické kódy
Časová jednotka	Určuje časovú jednotku úkonu.
Doba úkonu	Plánovaná/skutočná doba úkonu vo zvolenej časovej jednotke.
Dátum zahájenia	Plánovaný/skutočný dátum zahájenia servisného úkonu.
Čas zahájenia	Plánovaný/skutočný čas zahájenia servisného úkonu.
Dátum ukončenia	Automatické doplnenie: Zahájenie úkonu + Doba úkonu
Čas ukončenia	Automatické doplnenie: Zahájenie úkonu + Doba úkonu
Pracovníci	Tabuľka pridelených pracovníkov pre konkrétny servisný úkon.
Detailný popis úkonu	Detailný popis plánovaného úkonu. Pri vytváraní z požiadavky sa text automaticky preberá a dopĺňa podľa vyplneného popisu na požiadavku servisného úkonu.
Atribúty	Možnosť výberu sady atribútov a zmena jednotlivých atribútov nameraných počas vykonávania servisného úkonu.

Doklady (2. strana) - Plánované servisné úkony

Jedná sa o súhrn jednotlivých podriadených dokladov, ktoré sú v strome konkrétneho plánovaného úkonu.

Klasicky možno evidovať aj prílohy ku konkrétnemu úkonu.

Kalendáre

Za využitia nových kalendárov, jednoducho preddefinujte kalendáre aj pre svojich technikov a ich Plánované servisné úkony- Prekliknutím sa vaši technici môžu z kalendára dostať na konkrétny servisný úkon, ktorý majú vykonať, môžu si prehliadnuť posledné zásahy, zmluvy, vymenené komponenty, v podstate akúkoľvek informáciu o zariadení. Za využitie webovej K2, môžu tieto informácie získavať jednoducho i v teréne a na cestách.

obr. Ukážka plánovaných úkonov v kalendári pre servisného technika.

Požiadavky na servis

Kniha obsahuje požiadavky na servis konkrétneho zariadenia. Jedná sa o tzv. zberné miesto všetkých požiadaviek na vykonanie servisu. Požiadavka na servis môže vznikať priamo z prevádzky.

Obr.: Požiadavky na servis

Základné údaje (1. Strana) Požiadavky na servis

Základné informácie o požiadavke sú usporiadané nasledovne:

Obr.: Požiadavky na servis

Popis polí:

Doklad	Doklad Požiadavku na servis.
Servisované zariadenie	Zariadenie, ku ktorému je vytvorený tento doklad o plánovanom servisnom úkone.
Stav	Stav dokladu Pole možno vyplniť hodnotou z užívateľsky definovaného číselníka.
Popis	Popis požiadavky.
Zadávateľ	Zadávateľ požiadavky.
Požadovaný dátum zahájenia	Požadovaný dátum a čas zahájenia servisu.
Požadovaný čas zahájenia	Požadovaný čas zahájenia servisu.
Dátum nahlásenia	Dátum nahlásenia požiadavky na servis
Čas nahlásenia	Čas nahlásenia požiadavky na servis
Kódy	Kódy
Popis úkonu	Podrobný popis/zadanie úkonov/problému.
Atribúty	Možnosť výberu sady atribútu a záznam atribútov nameraných počas hlásenia požiadavky na servis.