Nastavenie kalendára

Pri nastavovaní kalendárov je nutné poznať základné pojmy.

Šablóna

Šablóny by mal definovať iba správca. Jedná sa o definíciu výberov dát z konkrétneho dátového modulu, ktorý obsahuje podmienku na dátum. Cieľom je, aby mal správca kontrolu nad dátami, ktoré sa môžu zobrazovať v kalendári a to najmä kvôli výkonu a preťaženiu serverov. Zároveň by šablóny mali uľahčiť bežnému užívateľovi nadefinovať poskytovateľa dát pre vlastnú potrebu. Šablóny slúžia ako zdroj dát pre čítanie dát z kalendára. Správca nadefinuje dátový modul a podmienky pre načítanie dát. Užívateľ na základe šablóny vytvorí vlastného poskytovateľa dát a má možnosť si podmienky výberu ešte rozšíriť a upresniť.

Šablóny delíme na 3 základné typy:

• Online kalendár - slúži pre pridanie osobných kalendárov exchange účtov.
• Kalendár založený na dátach z dokladov K2 - slúži pre vytvorenie kalendárov z dokladov K2 napr. faktúry, zákazky, objednávky, výdajky, príjemky atď.
• Kalendár založený na dátach z dokladov K2 - výročný - slúži pre vytvorenie kalendárov z dokladov K2, ktoré sa majú v kalendári periodicky opakovať raz ročne v konkrétny deň a mesiac ako napr. narodeniny zamestnancov, výročie nástupu do práce, výročie podpísania zmluvy atď.

Poskytovatelia dát

Do kalendára si užívatelia vyberajú tzv. poskytovateľa dát. Poskytovateľa dát si vytvára sám užívateľ alebo ho môže nadefinovať správca alebo osoba s právom definovať rôzne úrovne výberov. Poskytovateľ dát je vždy založený na šablóne. Užívateľ v poskytovateľovi môže k šablóne pridať vlastné obmedzujúce podmienky výberu.

Prístupové údaje

Jedná sa o prístupové údaje k online účtom tzv. osobným kalendárom.

Fragmenty

Kalendár je možné pridať do ktorejkoľvek knihy ako novú stranu. Definícia zobrazení strany kalendára sa vykoná v fragmentoch v knihe fragmentov.

Práva na vytváranie kalendárov

Šablóny - možnosť definovania šablón sa riadi právom, ktoré je možné nájsť v knihe Užívateľské role - Užívateľské práva - Definície práv v Správcovi - Synchronizácia - Nastavenie synchronizácie kontaktov pre Exchange.

Poskytovatelia - možnosť definovať rôzne úrovne poskytovateľov (globálny, mandant, užívateľ atď.) sa riadi právom, ktoré je možné nájsť v knihe Užívateľské role - Užívateľské práva - Definície práv v Správcovi - Prístup k úrovni zabezpečenia.

Šablóny

Knihu pre definíciu šablón je možné spustiť zo stromu v oddiele Moja kancelária - Kalendár - Šablóny pre poskytovateľa kalendárových dát alebo pridaním funkcie číslo 1120 na plochu.

Obr.: Kalendár v strome

Po spustení knihy (funkcie) šablón sa otvorí kniha so zoznamom už vytvorených šablón. Tu je pri každej šablóne uvedená úroveň, pre ktorú bola vytvorená.

Obr.: Zoznam šablón

Pre vytvorenie novej šablóny použijeme kláves INSESRT, pre zmenu ENTER alebo dvojklik tlačidla myši na šablóne. Pre vytvorenie novej šablóny sa otvorí formulár, kde je nutné vybrať typ šablóny.

Obr.: Výber typu šablóny

Po výbere typu šablóny, sa prejde k definícii vlastnej šablóny.

Obr.: Šablóna poskytovateľa

Základné údaje - popis polí:

Dátový modul	Výber dátového modulu.
Stĺpec s dátumom začiatku udalosti	Dátumové pole, podľa ktorého sa majú zobraziť udalosti v kalendári.
Udalosť má koncový dátum	Voľba, či pre zobrazenie udalosti má byť použitý tiež koncový dátum a tým pádom sa udalosť bude zobrazovať ako interval OD - DO.
Stĺpec s dátumom konca udalosti	Ak je začiarknutá voľba pre použitie koncového dátumu, potom sa tu definuje dátumové pole, ktoré označí koniec udalosti.
Stĺpec s popisom udalosti	Vyberajú sa polia dátového modulu, vrátane väzbových, ktoré sú umiestnené do hranatých zátvoriek. Pri každom vstupe a výbere nového poľa, sa na koniec pridá nové pole umiestnené do hranatých zátvoriek. Nevhodné pole môže užívateľ vymazať.
Zobraziť ako celodennú udalosť	Voľba či sa má udalosť v kalendári zobrazovať ako celodenná bez ohľadu na to, či má konkrétnu informáciu o čase začiatku a konca udalosti.
Neumožniť editáciu, zmenu, nový z poskytovateľa a preťaženie dát	Voľba, ktorá užívateľovi umožní alebo neumožní záznam vytvárať, editovať alebo presúvať priamo z prostredia kalendára.
Použiť automatickú farbu	Voľba, či sa má poskytovateľovi dát priradiť farba z automatickej palety.
Farba udalosti	Pokiaľ nie je začiarknutá voľba Použiť automatickú farbu, potom sa tu vyberá farba pre poskytovateľa dát.
Ikona	Ikona pre poskytovateľa dát.
Zodpovedajúci stĺpec v kalendárovom DM	Kalendár určený pre zobrazenie v knihe musí mať vyplnené pole dátového modulu, cez ktoré sa budú údaje filtrovať pre konkrétny záznam.
Zdrojový stĺpec vo formulári	Spojovacia väzba, podľa ktorej bude priradený záznam.

Správca môže šablónu a výber dát obmedziť upresňujúcimi podmienkami. Tieto podmienky sa definujú rovnako ako výbery pre filtrovanie dát. Upresňujúca podmienka by mala byť vždy z prvej úrovne bez použitia väzby poľa.

Obr.: Upresňujúce podmienky

Pokiaľ je šablóna hotová, užívateľ potvrdí stlačením klávesu OK a je vyzvaný k uloženiu šablóny. Napíše Názov, Popis a vyberie úroveň použitia šablóny.

Poskytovatelia dát

Knihu poskytovateľov dát pre kalendáre je možné spustiť zo stromu Moja kancelária - Kalendár - Poskytovatelia kalendárových dát alebo pridaním funkcie číslo 1119 na plochu.

Po spustení knihy (funkcie) sa otvorí zoznam všetkých poskytovateľov dát, na ktoré má užívateľ právo.

Obr.: Zoznam poskytovateľov dát

Nový poskytovateľ sa vytvára pomocou klávesu INSERT, zmenu poskytovateľa vykonáme klávesom ENTER a alebo dvojklikom tlačidla myši. Užívateľ vyberie šablónu pre poskytovateľa a prípadne doplní upresňujúce podmienky.

Obr.: Nový poskytovateľ kalendárových dát

Obr.: Pridanie upresňujúcej podmienky

Potvrdením a stlačením tlačidla OK dôjde k uloženiu poskytovateľa. Užívateľ definuje Názov a Popis poskytovateľa a podľa nastavení práv tiež úroveň použitia.

Obr.: Uloženie poskytovateľa

Prístupové údaje k groupware serverom

Prístupové údaje sa ukladajú do knihy - funkcia číslo 1123. Knihu je možné spustiť zo stromu v časti Moja kancelária - Kalendár - Prístupové údaje k groupware serverom alebo vložením funkcie na plochu. Kniha v plnom klientovi K2 by mala slúžiť iba pre správu údajov nie definíciu. Vlastná definícia prístupov by mala byť uskutočnená cez klienta K24web.

Obr.: Zoznam Mailboxov

Správca má možnosť zadať alebo zmeniť užívateľské meno, heslo, emailovú adresu, kontaktnú osobu pre ktorú je mailbox určený a priradiť poskytovateľa kalendárových dát.

Obr.: Detail Mailboxu

V ďalšej časti je možné vybrať osoby, ktorým bude Mailbox dostupný pre výber zobrazení dát v kalendári.

Obr.: Zdieľaní užívatelia

Nastavenie internetových kalendárov

Nastavenie internetového kalendára vzniklo kvôli potrebe poskytovať otvorenú výmenu kalendárnych a plánovacích informácií (úloh a schôdzok medzi užívateľmi) v rámci internetu. Je potrebné myslieť na aktualizáciu kalendárových dát, keby jednotlivé aplikácie si časový fond aktualizáciu rieši primárnym nastavením, ktoré K2 nevie ovplyvniť.

Pred samostatným zahájením nastavenia internetového kalendára je potrebné skontrolovať, či sú v K2 IS v parametroch mandanta a jeho vlastnostiach zaregistrované loginy aplikácií či serverov webových služieb.

Konfigurácia internetových kalendárov sa vykoná v stromovom menu, kedy na záložke Moja komunikácia - Kalendár - Nastavenie internetových kalendárov sa otvorí formulár určený k definícií internetového kalendára. Je potrebné založiť nový záznam, kedy sa zobrazí formulár, v ktorom sa definuje užívateľ, názov konfigurovaného kalendára a nastaví zobrazené udalosti v kalendári. Po stlačení klávesu insert sa otvorí číselník, v ktorom si užívateľ vyberie dáta z poskytovateľov kalendára. Po uložení príde k vygenerovaniu URL cesty pre klientské (kalendárové) aplikácie.

Obr.: Nastavenie internetového kalendára

Konfigurácia Outlook

Zadaním definovanej URL cesty sa do Outlooku vloží na záložke Súbor - Nastavenie účtu, kde sa otvorí formulár a je potrebné vybrať záložku Internetového kalendára a založiť nový záznam. Potom príde k otvoreniu okna Nový odber internetového kalendára, do ktorého je potrebné nakopírovať URL cestu z nastavenia internetového kalendára z K2.

Obr.: Zobrazenie prepojenia Outlook kalendára a kalendáre dokladov K2

Konfigurácia iOS

K nastaveniu konfigurácie internetového kalendára na zariadeniach s IOS príde, kedy v Nastavenie - Kalendár - Účty - Pridať účet - Iný - Pridať odoberaný kalendár - server a nakopírovať URL adresu definovanú z konfigurácie v K2.

Obr.: Zobrazenie kalendára dokladov K2

Konfigurácia Android

Systém android nepodporuje priamo synchronizáciu iných kalendárov a je potreba utility tretej strany a nainštalovať aplikáciu iCalSync. Aplikácia podporí zobrazenie pridruženého internetového kalendára K2, kedy je v aplikácií iCalSync potrebné nakopírovať URL cestu definovanú z nastavenia internetového kalendára v K2 (pozri obr.).

Obr.: iCalSync - zadanie URL cesty

Obr.: Zobrazenie kalendára dokladov K2