Kontroly zaúčtovania

Pre kontrolu a nadväznosť účtovníctva na prvotné doklady sa v IS K2 používajú funkcie kontroly zaúčtovania a zostavy krížových kontrol.

Kontrola zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb

Po zaúčtovaní faktúr, ostatných záväzkov a pohľadávok, bankových výpisov, pokladničných a interných dokladov skontrolujeme pomocou funkcie Kontrola zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb, či sú tieto doklady správne zaúčtované.
Kontrola rešpektuje doplňujúce filtre pre knihu Nezaúčtované nastavené v Správe multi company.

Funkciu Kontrola zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb spustíme zo stromového menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania. Zobrazí sa formulár funkcie, v ktorom v pravom paneli (náhľadu záznamu) zadáme:

• Typy dokladov, ktoré chceme skontrolovať (môžeme označiť vybrané),
• Od dátumu, Do dátumu (po spustení sa ponúka minulý mesiac),
• Minimálny rozdiel,
• Kontrolovať „Z“ - pokiaľ je začiarknuté, medzi chybami sa zobrazia aj zaúčtované doklady s nulovým rozdielom, ktoré boli po zaúčtovaní zmenené (majú príznak ).

Po spustení funkcie Skontrolovať zaúčtovanie prebehne kontrola zaúčtovania DPH na typoch dokladov, ktoré sú v náhľade záznamu v časti Doklady označené hviezdičkou. Doklady s chybou sa zobrazia vo formulári.

Obr.: Kontrola zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb

V tabuľke Kontroly zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb sú na riadkoch zobrazené Typy dokladov, Prvotné doklady, Účty, na ktoré sú zaúčtované, Čiastky, Dátum. Ďalej sú zobrazené Účtovné doklady. Vo formulári sa zobrazia doklady, ktoré sú zaúčtované na iný účet ako by mali byť doklady, na ktorých je čiastka na prvotnom doklade iná ako na účtovnom doklade alebo doklady, ktoré majú iný Dátum úč. prípadu ako je na účtovnom doklade. Pokiaľ sú všetky doklady zaúčtované správne, je formulár prázdny.

Vo formulári môžeme spustiť funkcie:

• Prvotný doklad(F7) - zobrazí sa prvotný doklad,
• Účtovný doklad (F8) - zobrazí sa účtovný doklad,
• Kontajner prvotných dokladov (Shift + F7)- zobrazí sa kontajner prvotných dokladov (pokiaľ je vo formulári nastavené pravítko napr. na vydanej faktúre, zobrazí sa kontajner vydaných faktúr),
• Kontajner účtovných dokladov (Shift + F8)- zobrazí sa kontajner účtovných dokladov,
• Funkcie a tlač (F9) - je možné vytlačiť zostavu Kontrola zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb (CHECKRELATIONSPAYMENTS_LIST.AM),
• Zaplánovať (záložka Systém) - Kontrola zaúčtovania pohľadávok, záväzkov a platieb sa zaradí do plánovaných akcií.

Kontrola zaúčtovania záloh a platieb

Skontrolujeme, či v sledovanom období sú v K2 nedoplatené alebo preplatené zálohy. Nad knihou prijatých a poskytnutých záloh spustíme filter Nedoplatené/Preplatené zálohy. Nedoplatené a preplatené zálohy je potrebné upraviť podľa výšky platby (pomocou funkcie Alt+Shift+F3).

Po zaúčtovaní záloh, ich platieb a faktúr, na ktorých sú zálohy čerpané, skontrolujeme pomocou funkcie Kontrola zaúčtovania pohľadávok. záväzkov a platieb, či sú všetky tieto doklady zaúčtované správne (popis funkcie v predchádzajúcej kapitole).

Záloha sa účtuje až po zaplatení - zaúčtovaná nezaplatená záloha sa v zostave zobrazuje ako chyba.

Kontrola zaúčtovania DPH

Zaúčtovanie DPH kontroluje funkcia Kontrola zaúčtovania DPH. Táto funkcia skontroluje zaúčtovanie DPH na dokladoch aktuálnej firmy mandanta na základe Nastavenia účtovania DPH (funkciu s nastavením je možné spustiť zo stromového menu Účtovníctvo - Základné nastavenie účtovníctva).
Kontrola rešpektuje tiež doplňujúce filtre pre knihu Nezaúčtované nastavené v Správe multi company.

Funkciu Kontrola zaúčtovania DPH spustíme zo stromového menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania. Zobrazí sa formulár funkcie, v ktorom v pravom paneli (náhľadu záznamu) zadáme:

• Typy dokladov, ktoré chceme skontrolovať (môžeme označiť vybrané),
• Od dátumu, Do dátumu (po spustení sa ponúka minulý mesiac),
• Minimálny rozdiel,
• Kontrolovať „Z“ - pokiaľ je začiarknuté, medzi chybami sa zobrazia aj zaúčtované doklady s nulovým rozdielom, ktoré boli po zaúčtovaní zmenené (majú príznak ),
• Kontrolovať podľa dátumu UZP, pokiaľ je začiarknuté, prvotné doklady sa filtrujú podľa dátumu UZP (pre kontrolu dokladov, ktoré majú v danom mesiaci v DPH),
• Kontrolovať zaúčtovanie DPH pre typ dane nezaradený do DPH a OSS - pokiaľ je začiarknuté, medzi chybami sa zobrazia zaúčtované doklady, na ktorých je pri type dane, ktorý nevstupuje do priznania k DPH, nenulová čiastka DPH (týka sa typov daní N, NN) a vylúčia sa typy dane zadané v aktuálnej multi company v parametri OSS (OG, OS, OI, OM).

Po spustení funkcie Skontrolovať zaúčtovanie DPH prebehne kontrola zaúčtovania DPH na typoch dokladov, ktoré sú v náhľade záznamu v časti Doklady označené hviezdičkou. Doklady s chybou sa zobrazia vo formulári.

Obr.: Formulár funkcie Kontrola zaúčtovania DPH

V tabuľke Kontroly zaúčtovania DPH sú na riadkoch zobrazené Typy dokladov, Prvotné doklady, ktoré majú byť účtované na účty DPH, Čiastky, Dátum. Ďalej sú zobrazené Účtovné doklady, ktoré sú na rovnaké účty účtované. Vo výsledkoch kontroly sa zobrazujú doklady, ktoré sú zaúčtované na iný účet, než by mali byť, doklady, na ktorých je čiastka na prvotnom doklade iná než na účtovnom doklade, doklady, ktoré majú iný Dátum úč. prípadu než je na účtovnom doklade, alebo doklady ku ktorým neexistuje prvotný doklad alebo jeho položky. Pokiaľ sú všetky doklady zaúčtované správne, je formulár prázdny.

Vo formulári môžeme spustiť funkcie:

• Prvotný doklad(F7) - zobrazí sa prvotný doklad,
• Účtovný doklad (F8) - zobrazí sa účtovný doklad,
• Kontajner prvotných dokladov (Shift + F7)- zobrazí sa kontajner prvotných dokladov (pokiaľ je vo formulári nastavené pravítko napr. na vydanej faktúre, zobrazí sa kontajner vydaných faktúr),
• Kontajner účtovných dokladov (Shift + F8)- zobrazí sa kontajner účtovných dokladov,
• Funkcie a tlač (F9) - je možné vytlačiť zostavu Kontrola zaúčtovania DPH (CHECKVAT_LIST.AM).
• Zaplánovať (záložka Systém) - Kontrola zaúčtovania DPH sa zaradí do plánovaných akcií.

Zostava Kontrola zaúčtovania DPH

Kontrola zostatkov účtov DPH

Pokiaľ je Dátum UZP vyplnený, vstupuje faktúra, záloha a interný doklad do priznania k DPH podľa tohto dátumu. Pokiaľ je Dátum UZP nulový, doklad nevstupuje do priznania k DPH. Do účtovníctva vstupuje doklad vždy podľa Dátumu úč. prípadu.

Doklady, ktoré majú dátum účtovného prípadu a dátum UZP v rôznych obdobiach, môžeme vyhľadať pomocou zostavy Doklady s Dátumom účtovného prípadu a UZP v rôznom období. Po spustení zostavy zadáme kontrolované obdobie. V 1. časti zostavy sa zobrazia doklady, ktoré majú Dátum úč. prípadu a nemajú Dátum UZP vo zvolenom období a sú zaúčtované na účet zadaný v parametri VatAccount (účet "343"). V 2. časti sa zobrazia doklady, ktoré nemajú Dátum úč. prípadu a majú Dátum UZP v období (a sú zaúčtované na príslušný účet). V 3. časti sa zobrazí rekapitulácia za jednotlivé analytické účty a vyčísli sa Rozdiel medzi časťami 1 a 2. Tento Rozdiel predstavuje rozdiel medzi čiastkou DPH v účtovníctve a v Priznaní k DPH. Prvotné doklady, zobrazené v zostave, sa vložia do kontajnera.

Obr.: Zostava Zaúčtovanie DPH na dokladoch

K poslednému dňu zdaňovacieho obdobia preúčtujeme interným dokladom (alebo všeobecným účtovným dokladom) tieto čiastky z jednotlivých analytik na pomocný analytický účet pre DPH. Čiastky DPH v účtovníctve potom budú zodpovedať čiastkam v Priznaní k DPH.

K prvému dňu nasledujúceho zdaňovacieho obdobia čiastky preúčtujeme späť (skopírujeme interný doklad, ktorý sme vytvorili k poslednému dňu, pomocou klávesovej skratky Ctrl+F3 otočíme znamienko na položkách, pomocou klávesovej skratky Ctrl+D zmeníme Dátum účtovného prípadu na položkách).

Prevedenie zostatkov na účtoch DPH

Číslo procesu: UCT033	Id. číslo skriptu: FUCT068	Súbor: ACC_BalanceVAT.PAS
Popis skriptu: Prevedenie zostatkov na účtoch DPH interným dokladom na účet zúčtovania DPH s finančným úradom.
Adresa v strome: [Účtovníctvo][DPH][DPH]

Parametre skriptu:

Bez parametrov.

Po zaúčtovaní prvotných dokladov s DPH, kontrole zaúčtovania DPH a preúčtovania čiastok DPH, ktoré predstavujú rozdiel medzi Priznaním k DPH a čiastkami v účtovníctve vo zvolenom období, spustíme funkciu Prevedenie zostatkov na účtoch DPH.

Funkciu spustíme nad Hlavnou knihou, v ktorej nastavíme Periódu do podľa zvoleného obdobia. Po odsúhlasení otázky "Prajete si previesť zostatky účtov DPH?" sa vytvorí interný doklad:

• pre každý účet z Nastavení účtovania DPH aktuálnej firmy mandanta (časť Účty DPH) sa vytvorí položka interného dokladu (typ "VS") s čiastkou, ktorá zodpovedá zostatku v Hlavnej knihe,
• pokiaľ je zostatok účtu DPH v Hlavnej knihe kladný, v poli Účet MD je Účet pre zúčtovanie platieb s FÚ (z parametra funkcie) a v poli Účet D je účet DPH,
• pokiaľ je zostatok účtu DPH v Hlavnej knihe záporný, v poli Účet MD je účet DPH a v poli Účet D je Účet pre zúčtovanie platieb s FÚ, čiastka na položke je kladná,
• Dátum úč. prípadu na položkách zodpovedá poslednému dňu zvoleného obdobia.

Interný doklad zaúčtujeme.

Pozn.: Pred prvým spustením funkcie je potrebné nastaviť parametre. V stromovom menu Účtovníctvo - Základné nastavenie účtovníctva - Nastavenie účtovania DPH v časti Preúčtovanie DPH nastavíme:

• Účet pre zúčtovanie platieb s FÚ - vyberieme účet z Účtovného rozvrhu,
• Kniha interných dokladov pre zúčtovanie - vyberieme knihu interných dokladov (nie je potrebné vytvárať samostatnú knihu, je možné vybrať knihu s nastavenou kontáciou "O" - Všeobecný pohyb interného dokladu).

Krížové kontroly - „311 - Pohľadávky“

Na účte 311 - Pohľadávky sú zachytávané bežné pohľadávky k zákazníkom, teda vydané faktúry, ich platby a kurzové rozdiely. Pre využitie krížových kontrol pri práci s IS K2 je nutné zásadne účtovať nárast pohľadávok (vystavenie vydanej faktúry) na strane Má dať, a to vrátane záporných čiastok v prípade dobropisov. Na strane Dal je zachytávané čerpanie záloh na faktúrach a úhrady pohľadávok.

Na účte 311 je obrat na strane Má dať za určité obdobie rovný súčtu celkových čiastok z vydaných faktúr bez čiastok bez DPH, záloh čerpaných na týchto faktúrach a kurzového zisku pri platbe faktúr a z precenenia nezaplatených faktúr. Obrat na strane Dal je potom rovný súčtu všetkých platieb na vydané faktúry, čerpanie záloh za toto obdobie a kurzové straty pri platbe faktúr a z precenenia nezaplatených faktúr.

Vytlačenie saldokonta faktúr vydaných k poslednému dňu kontrolovaného obdobia sa potom rovná zostatku na účte 311 (za podmienky, že bol odsúhlasený aj počiatočný stav pohľadávok k tomuto kontrolovanému obdobiu).

V module Účtovníctvo v Hlavnej knihe nastavíme periódy podľa kontrolovaného obdobia (klávesovou skratkou Alt+F10). Nájdeme príslušný pohľadávkový účet. Zostatok v Hlavnej knihe musí zodpovedať zostatku v zostave Saldo faktúr vydaných podľa účtu.

311 - Kontrola zostatku

Overíme zostatky na účtoch 311.

Zo stromového menu v module Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania vytlačíme zostavu Saldo FV podľa účtu. Po spustení zostavy najskôr zadáme dátum konca kontrolovaného obdobia a minimálny rozdiel.

Saldo za jednotlivé účty v tejto zostave sa musí rovnať zostatku na účtoch v Hlavnej knihe v danom období.

311 - Kontrola Obratu Má dať

Na faktúrach prijatých vytvoríme filter na potvrdené faktúry, môžeme pridať podmienku na konkrétny účet. Vytlačíme zostavu KK Obrat MD faktúr vydaných, do vstupného formulára zadáme kontrolované obdobie.

Zostava s nastaveným výberom je zaradená v stromovom menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania - Kontrola obratu MD VF.

Čiastka Obrat MD celkom za jednotlivé účty v tejto zostave sa musí rovnať Obratu „Má dať“ v zostave Hlavná kniha - analytické účty. Pokiaľ tomu tak nie je, je možné v zostave Hlavná kniha - analytické účty sledovať kumuláciu Obratu Má dať, ktorý by mal pri správnom zaúčtovaní za každý deň presne zodpovedať kumulácii obratu MD v zostave KK Obrat faktúr vydaných. V prípade chyby účtovania je možné po dňoch rýchlo nájsť chybu a opraviť ju.

311 - Kontrola Obratu Dal

Na faktúrach vydaných vytvoríme filter na potvrdené faktúry, pridáme podmienku na konkrétny účet. Zo stromového menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania spustíme zostavu Kontrola obratu D VF. Po spustení zostavy vo vstupnom formulári zadáme dátum podľa kontrolovaného obdobia a necháme začiarknutú voľbu Použiť filter faktúr vydaných.

Obr.: Formulár zostavy Kontrola obratu D VF

Čiastka Celkom v tejto zostave sa musí rovnať Obratu „Dal“ v zostave Hlavná kniha - analytické účty. Pokiaľ tomu tak nie je, v zostave Hlavná kniha - analytické účty je možné sledovať kumuláciu Obratu Dal, ktorá by mala pri správnom zaúčtovaní za každý deň presne zodpovedať kumulácii čiastky celkom v zostave Kontrola obratu D VF. V prípade chyby účtovania je možné po dňoch rýchlo nájsť chybu a opraviť ju.

Krížové kontroly - „321 - Záväzky“

Na účte 321 - Záväzky sú zachytávané bežné záväzky k dodávateľom, teda prijaté faktúry, ich platby a kurzové rozdiely. Pre využitie krížových kontrol pri práci s IS K2 je nutné zásadne účtovať nárast záväzkov (zriadenie prijatej faktúry) na strane Dal, a to vrátane záporných čiastok v prípade dobropisov. Na strane Má Dať je zachytávané čerpanie záloh a úhrady záväzkov.

Na účte 321 je obrat na strane Dal za určité obdobie rovný súčtu čiastok s DPH z prijatých faktúr bez čiastok bez DPH, záloh čerpaných na týchto faktúrach a kurzové straty pri platbe faktúr z precenenia nezaplatených faktúr. Obrat na strane Má Dať je potom rovný súčtu všetkých platieb prijatých faktúr, čerpania záloh za toto obdobie a kurzového zisku pri platbe faktúr z precenenia nezaplatených faktúr.

Vytlačenie saldokonta na prijatých faktúrach ku dňu konca kontrolovaného obdobia sa potom rovná zostatku na účte 321, čo je vlastné doloženie salda záväzkov (za podmienky, že bol zodpovedajúcim spôsobom odsúhlasený aj počiatočný stav záväzkov k tomuto kontrolovanému obdobiu).

V module Účtovníctvo v Hlavnej knihe nastavíme periódy podľa kontrolovaného obdobia (klávesovou skratkou Alt+F10). Nájdeme príslušný záväzkový účet. Zostatok v Hlavnej knihe musí zodpovedať zostatku v zostave Saldo faktúr prijatých podľa účtu.

321 - Kontrola zostatku

Overíme zostatky na účtoch 321.

Zo stromového menu v module Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania vytlačíme zostavu Saldo PF podľa účtu. Po spustení zostavy najskôr zadáme dátum konca kontrolovaného obdobia a minimálny rozdiel.

Saldo za jednotlivé účty v tejto zostave sa musí rovnať zostatku na účtoch v Hlavnej knihe v danom období.

321 - Kontrola Obratu Dal

Kontrola obratu Dal pri záväzkových účtoch prebieha obdobne ako kontrola obratu Má dať pri pohľadávkach. Na faktúrach prijatých vytvoríme filter na potvrdené faktúry, môžeme pridať podmienku na konkrétny účet. Zo stromového menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania spustíme zostavu Kontrola obratu D PF, do vstupného formulára zadáme kontrolované obdobie.

Čiastka Obrat D celkom za jednotlivé účty v tejto zostave sa musí rovnať Obratu „Dal“ v zostave Hlavná kniha - analytické účty. Pokiaľ tomu tak nie je, v zostave Hlavná kniha - analytické účty je možné sledovať kumuláciu Obratu Dal, ktorý by mal pri správnom zaúčtovaní za každý deň presne zodpovedať kumulácii obratu D v zostave Kontrola obratu D PF. V prípade chyby účtovania je možné po dňoch rýchlo nájsť chybu a opraviť ju.

321 - Kontrola Obratu Má dať

Na faktúrach prijatých vytvoríme filter na potvrdené faktúry, pridáme podmienku na konkrétny účet. Zo stromového menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania spustíme zostavu Kontrola obratu MD PF. Po spustení zostavy vo vstupnom formulári zadáme dátum podľa kontrolovaného obdobia a necháme začiarknutú voľbu Použiť filter faktúr vydaných.

Čiastka Celkom sa musí v tejto zostave rovnať Obratu „Má dať“ v zostave Hlavná kniha - analytické účty. Pokiaľ tomu tak nie je, je možné v zostave Hlavná kniha - analytické účty sledovať kumuláciu Obratu Má dať, ktorá by mala pri správnom zaúčtovaní za každý deň presne zodpovedať kumulácii čiastky celkom v zostave Kontrola obratu MD PF. V prípade chyby účtovania je možné po dňoch rýchlo nájsť chybu a opraviť ju.

Krížové kontroly - "324, 314 - Zálohy"

Kontrola zostatkov

Celkovú výšku prijatej zálohy vrátane DPH účtujeme na stranu Má dať analytického účtu 324 (324__1, Účet MD z 1.strany prijatej zálohy). Saldo účtu 324__1 je vyrovnané zaúčtovaním platby prijatej zálohy. Na účte 324_1 by mal byť nulový zostatok.

Výšku zálohy bez dane účtujeme na stranu Dal analytického účtu 324 (324__2, Účet D z položky/hlavičky prijatej zálohy). Saldo účtu 324_2 je vyrovnané po precenení zálohy a po celkovom vyčerpaní zálohy na faktúre vydanej. Zostatok na účte 324_2 sa rovná čiastke nevyčerpaných záloh.

Pre kontrolu zostatku účtu 324_2 spustíme zo stromového menu Účtovníctvo – Kontroly zaúčtovania zostavu Nevyčerpané zálohy podľa účtu k dátumu. Vo vstupnom formulári zadáme dátum. Celková čiastka v stĺpci Zostáva dočerpať by mala byť zhodná so zostatkom na účte 324_2 .

Kontrola obratov

Kontrolu obratov účtov 324__1 a 324__2 vykonáme pomocou zostavy KK záloh. Vytvoríme filter všetkých prijatých záloh a zo stromového menu Účtovníctvo – Kontroly zaúčtovania spustíme zostavu KK záloh prijatých/poskytnutých. Po spustení zadáme kontrolované obdobie.

Zostava zobrazuje:

• zoznam prijatých záloh s dátumom uskutočnenia v zadanom období, ktoré sú potvrdené a zaplatené,
• zoznam platieb prijatých záloh (pokladničné doklady, bankové výpisy) s dátumom vystavenia v zadanom období,
• zoznam čerpania prijatých záloh (faktúry vydané) s dátumom uskutočnenia v zadanom období,
• zoznam precenení prijatých záloh (kurzové pokladničné doklady) s dátumom vystavenia v zadanom období.

Na každom riadku je uvedené číslo prijatej zálohy a v stĺpci Má dať alebo Dal je uvedená príslušná čiastka. Ak je v riadku zobrazená čiastka platby, precenenie alebo čerpanie, potom sa zobrazí vedľa čísla zálohy aj číslo príslušného dokladu (pokladničného dokladu, bankového výpisu alebo faktúry vydanej).

Riadky sú na zostave roztriedené podľa účtu, na ktorý by mali byť zaúčtované uvedené hodnoty. V každom riadku je uvedená aj kumulovaná hodnota stĺpcov Má dať a Dal. Stĺpce Má dať a Dal majú za každý účet zobrazený súčet Celkom. Tento súčet by mal zodpovedať obratu Má dať a Dal príslušného účtu prijatých záloh v Hlavnej knihe.

Obr.: Zostava KK záloh

Pokiaľ sa líšia hodnoty, potom je nutné vykonať porovnanie zostavy KK záloh a zostavy Hlavná kniha - analytické účty zotriedené podľa dátumu a prvotného dokladu vytlačeného na kontrolovanom účtu na záložke Pohyby v Hlavnej knihe. Zostava KK záloh zobrazuje zoznam záloh, ich platieb, precenenie a čerpanie, ktoré by na kontrolovaný účet mali byť zaúčtované a to v zotriedení podľa dátumu. Zostava Hlavná kniha - analytické účty zotriedené zobrazuje v zotriedení podľa dátumu všetky účtovné doklady, ktoré boli zaúčtované na kontrolovaný účet.

Obr.: Zostava Hlavná kniha - analytické účty zotriedené zobrazujúca účet 324000

Obr.: Zostava Hlavná kniha - analytické účty zotriedené zobrazujúca účet 324100

Pri porovnávaní zostáv je možné postupovať nasledovne. Najskôr skontrolovať konečný obrat Dal alebo Má dať zo zostavy Hlavná kniha - analytické účty zotriedené s príslušnou konečnou sumou zostavy KK zálohy. Pokiaľ sa líšia hodnoty, potom je potrebné nájsť dátum, od ktorého sa rozdiel začína objavovať. Kontrolované obdobie sa teda rozdelí na polovicu a vykonáme kontrolu obratu účtu k tomuto dňu (porovnávame hodnoty v stĺpcoch Kumulované Má dať alebo Dal a Kumulácia obratu Má dať alebo Dal). Pokiaľ obrat súhlasí, potom bude chyba v druhej polovici intervalu, pokiaľ nesúhlasí, potom bude chyba v prvej polovici intervalu. Takto postupujeme, dokedy nenájdeme deň, v ktorom začína dochádzať k rozdielu v salde účtu. Zistené chyby je nutné opraviť.

Pre kontrolu účtov poskytnutých záloh sa použije obdobne táto popísaná metodika.

131 - Obstaranie tovaru

Na účet 131 - Obstaranie tovaru sa účtujú prijaté faktúry za tovar a príjemky. Na strane Má Dať sa účtujú faktúry prijaté. Na strane Dal sa účtujú príjemky.

Znamená to teda, že na účte 131 musí byť obrat na strane Má Dať za určité obdobie rovný súčtu celkových čiastok bez DPH z prijatých faktúr za tovar (prípadne s vedľajšími nákladmi). Obrat na strane Dal je potom rovný súčtu všetkých čiastok z príjemiek za toto obdobie. Kontrolujeme teda obraty na tomto účte za určité obdobie.

Na účte 131 môže byť zostatok v prípade, že existuje príjemka a k nej neexistuje faktúra prijatá alebo naopak. Zostatok ďalej vzniká, pokiaľ sa cena na príjemke nerovná cene na faktúre prijatej.

Pri uzatváraní účtovných kníh na tomto účte nesmie byť zostatok. Faktúru, ku ktorej neexistuje príjemka, účtujeme na účet 139 - Tovar na ceste. Nevyfakturované dodávky sa účtujú v prospech účtu 389 - Dohadné účty pasívne.

Pre kontrolu správnosti účtovania na účte 131 je najvhodnejšie používať párovacie symboly (pozri kapitola Párovacie symboly). Rovnako vykonávame kontrolu účtu 111 a ďalších účtov, pri ktorých používame párovacie symboly.

Sklady

Kontrola prebieha v nasledujúcich krokoch:

• kontrola, či sú všetky doklady zaúčtované v danom období,
• kontrola, či zostatky skladových účtov súhlasia s inventúrou skladov.

Kontrola zaúčtovania skladových dokladov

Po zaúčtovaní skladových dokladov pomocou zostavy Kontrola zaúčtovania skladov skontrolujeme, či sú doklady zaúčtované na správnych skladových účtoch.
Kontrola rešpektuje doplňujúce filtre pre knihu Nezaúčtované nastavené v Správe multi company.

Funkciu Kontrola zaúčtovania skladov spustíme zo stromového menu Účtovníctvo - Kontroly zaúčtovania. Zobrazí sa formulár funkcie, v ktorom v pravom paneli (náhľadu záznamu) zadáme:

• Typy dokladov, ktoré chceme skontrolovať (môžeme označiť vybrané),
• Od dátumu, Do dátumu (po spustení sa ponúka minulý mesiac),
• Minimálny rozdiel,
• Kontrolovať „Z“ - pokiaľ je začiarknuté, medzi chybami sa zobrazia aj zaúčtované doklady s nulovým rozdielom, ktoré boli po zaúčtovaní zmenené (majú príznak ),
• Nekontrolovať tieto druhy účtovania - je možné vybrat druhy účtovania, ktoré sa nezahrnú do kontroly.

Po spustení funkcie Skontrolovať zaúčtovanie DPH prebehne kontrola zaúčtovania DPH na typoch dokladov, ktoré sú v náhľade záznamu v časti Doklady označené hviezdičkou. Doklady s chybou sa zobrazia vo formulári.

Obr.: Kontrola zaúčtovania skladov

V tabuľke Kontroly zaúčtovania skladov sú na riadkoch zobrazené Typy dokladov, Prvotné doklady, Účty, na ktoré sú zaúčtované, Čiastky, Dátum. Ďalej sú zobrazené Účtovné doklady. Vo formulári sa zobrazia doklady, ktoré sú zaúčtované na iný účet ako by mali byť doklady, na ktorých je čiastka na prvotnom doklade iná ako na účtovnom doklade alebo doklady, ktoré majú iný Dátum úč. prípadu ako je na účtovnom doklade. Pokiaľ sú všetky doklady zaúčtované správne, je formulár prázdny.

Vo formulári môžeme spustiť funkcie:

• Prvotný doklad(F7) - zobrazí sa prvotný doklad,
• Účtovný doklad (F8) - zobrazí sa účtovný doklad,
• Kontajner prvotných dokladov (Shift + F7)- zobrazí sa kontajner prvotných dokladov (pokiaľ je vo formulári nastavené pravítko napr. na vydanej faktúre, zobrazí sa kontajner vydaných faktúr),
• Kontajner účtovných dokladov (Shift + F8)- zobrazí sa kontajner účtovných dokladov,
• Funkcie a tlač (F9) - je možné vytlačiť zostavu Kontrola zaúčtovania skladov (CHECKSTOCKLIST.AM).
• Zaplánovať (záložka Systém) - Kontrola zaúčtovania skladov sa zaradí do plánovaných akcií.

Kontrola zostatkov skladových účtov

Ďalším krokom kontroly zaúčtovania je kontrola zostatkov skladových účtov. Znamená to, že je potrebné odsúhlasiť účtovné zostatky skladov vykázané inventúrami jednotlivých listových skladov so zostatkami skladových účtov hlavnej knihy za kontrolované obdobie.

1/ Kontrolu je možné vykonať zostavou Inventúra tovaru/skladu podľa účtov (zostavu pustíme na filtri všetkých tovarových položiek). Účtovná hodnota z inventúry (za jednotlivé účty) musí zodpovedať zostatku účtov v hlavnej knihe.

2/ V prípade, že kontrolované čísla nie sú zhodné, je potrebné vykonať Krížovú kontrolu skladovej evidencie. Tá sa vykonáva štandardnými zostavami KK Skladová evidencia a Hlavná kniha - analytické účty zotriedené (zotriedenie 0 - Dátum Doklad). Princíp spočíva v tom, že zostava KK Skladová evidencia vyhodnocuje prvotné doklady skladovej evidencie z hľadiska „akoby mali byť zaúčtované“ a tlačí ich v podobe hlavnej knihy - v zotriedení podľa skladových účtov a dátumu skladového pohybu. V rámci jedného dátumu už nie je zotriedenie zostáv zhodné. Porovnávajú sa zostatky (KK Skladová evidencia) so saldom (Hlavná kniha - analytické účty zotriedené) a pokiaľ nesúhlasia, hľadá sa deň, v ktorom nastala chyba v zaúčtovaní skladového pohybu a to tak, že je porovnaný zostatok v zostave KK Skladová evidencia v polovici obdobia, ktorý je zobrazený na poslednom pohybe toho dňa v stĺpci Medzisúčet - rozdiel s údajom saldo v zostave Hlavná kniha - analytické účty zotriedené. Pokiaľ súhlasí, hľadá sa chyba v dolnej polovici vzniknutého intervalu. Pokiaľ nesúhlasí, hľadá sa v hornej polovici vzniknutého intervalu. Týmto spôsobom sa pokračuje tak dlho, pokým nie je nájdený konkrétny deň, v ktorom začali nesúhlasiť údaje. V rámci tohto dňa sa potom musí nájsť pohyb, ktorý nie je súhlasný na obidvoch zostavách. Tento pohyb sa opraví (preúčtovaním konkrétneho chybného účtovného záznamu) a zostavy sa spustia znovu pre ďalšiu kontrolu. Postup je opakovaný dokedy obidve zostavy nemajú rovnaké zostatky.

3/ Pokiaľ nastane situácia popísaná v bode 1/, je prevedené dohľadanie chyby podľa bodu 2/ a toto dohľadanie neodhalí žiadnu chybu, všetky doklady sa javia ako správne zaúčtované, ale údaje v účtovníctve sa nezhodujú so zostatkami na listovom sklade je možné pristúpiť ku kontrole skladových dokladov pomocou štandardnej zostavy Kontrola skladových dokladov. Zostava vypíše všetky skladové doklady, ktoré nemajú zhodné číslo skladu a dátum potvrdenia medzi položkami a hlavičkou daného dokladu. Doklady, ktoré zostavy vypíšu je potrebné opraviť a potom spustiť zostavu znovu. Pokiaľ sa dátum potvrdenia a číslo skladu v hlavičke zhoduje s číslom skladu a dátumom potvrdenia na všetkých dokladoch je zostava prázdna a je potrebné vykonať opäť kontrolu podľa bodu 1/.

Príklad: Je potrebné skontrolovať zaúčtovanie skladových pohybov za október 2004 - účet 123000. Je spustená zostava pre krížovú kontrolu KK Skladová evidencia. Vo vstupnom formulári zostavy je zadané obdobie 01.10.2004 - 31.10.2004. Ďalej je spustená zostava Hlavná kniha - analytické účty zotriedené na účte 123000 zotriedené podľa dátumu a prvotného dokladu. Hlavná kniha je zobrazená v období Október 2004 - Október 2004.

Obr.: Zostava KK Skladová evidencia za október 2004

Obr.: Zostava Hlavná kniha - analytické účty zotriedené účtu 123000 za obdobie október 2004 - október 2004

Príklad: Podľa výšky zobrazených zostáv je zrejmé, že chyba nastala vďaka nezaúčtovaniu výdajky „10/2004/9“ zo 16.10.2004, ktorá je v zostave KK Skladová evidencia (výdaj 49,00 Eur). Výdajku je nutné zaúčtovať a zostavu Hlavnej knihy zotriedenej znovu spustiť.

211 - Pokladničné doklady

Po zaúčtovaní všetkých pokladničných dokladov za dané obdobie skontrolujeme zostatok v pokladnici. Zostatok k poslednému dňu daného obdobia musí byť zhodný so zostatkom na účte v Hlavnej knihe.

Ak sú zostatky rozdielne, pustíme zostavu KK Pokladničné doklady a porovnáme ju so zostavou Hlavná kniha - analytické účty.

Zostatky pokladníc ku dňu

Číslo procesu: FIN001,UCT006	Ident. číslo zostavy: SFIN035	Súbor: CashBalance.AM
Popis zostavy: Zostava zobrazí zostatky pokladníc k zvolenému dňu. Po spustení zostavy sa zobrazí vstupný formulár pre zadanie „K dátumu“. Na formulári je možné si začiarknuť zobrazenie v mene, čiastky dokladu sa potom zobrazujú v mene dokladu aj v mene firmy.
Adresa v strome: [Financie] [Banka] [Tlač dokladov - zoznamy]

Parametre zostavy:

Account - Ano Ano - pokiaľ je zvolené zotriedenie podľa skratky pokladnice, zobrazí sa účet pokladnice.

BothCurr - Nie Ano - zobrazí obe meny - čiastky dokladu v mene pokladnice aj v mene firmy.

DateTo - 0.0.0000 K dátumu.

IgnoreBooks - Skratky kníh (oddelené bodkočiarkou), ktoré sa nemajú zobraziť.

Interactive - Áno Áno - zobrazí vstupný formulár; Nie - nezobrazí vstupný formulár.

Title - Názov zostavy.

SortBy - 0 Zotriediť podľa: 0 - účet pokladnice; 1 - skratka pokladnice.

ZeroBalance - Nie Ano - zobrazí aj pokladnice s nulovým zostatkom.

221 - Bankové výpisy

Po zaúčtovaní všetkých bankových výpisov za dané obdobie skontrolujeme zostatok na účte. Zostatok k poslednému dňu daného obdobia musí byť zhodný so zostatkom na účte v Hlavnej knihe.

Ak sú zostatky rozdielne, pustíme zostavu KK Bankových výpisov a porovnáme ju so zostavou Hlavná kniha - analytické účty.

Zostatky bankových účtov ku dňu

Číslo procesu: FIN002,UCT007	Ident. číslo zostavy: SFIN036	Súbor: BankAccountBalance.AM
Popis zostavy: Zostava zobrazí zostatky bankových účtov k zvolenému dňu. Po spustení zostavy sa zobrazí vstupný formulár pre zadanie „K dátumu“. Na formulári je možné si začiarknuť zobrazenie v mene, čiastky dokladu sa potom zobrazujú v mene dokladu aj v mene firmy.
Adresa v strome: [Financie] [Banka] [Tlač dokladov - zoznamy]

Parametre zostavy:

Account - Ano Ano - pokiaľ je zvolené zotriedenie podľa skratky bankového účtu, zobrazí sa účet bankového účtu.

BothCurr - Nie Ano - zobrazí obe meny - čiastky dokladu v mene bankového účtu aj v mene firmy.

DateTo - 0.0.0000 K dátumu.

IgnoreBooks - Skratky kníh (oddelené bodkočiarkou), ktoré sa nemajú zobraziť.

Interactive - Áno Áno - zobrazí vstupný formulár; Nie - nezobrazí vstupný formulár.

Title - Názov zostavy.

SortBy - 0 Zotriediť podľa: 0 - účet bankového účtu; 1 - skratka bankového účtu.

ZeroBalance - Nie Ano - zobrazí aj banky s nulovým zostatkom.

Kontrola zaúčtovania majetku

Pre kontrolu zaúčtovania majetku musíme mať nastavené správne obdobie, do ktorého chceme zaúčtovanie kontrolovať (načíta sa aktuálny stav k zvolenej perióde).

Kontrola, či sú zaúčtované všetky pohyby v majetku, vykonáme pomocou zostavy Kontrola zaúčtovania majetku.

Kontrolu obratov a zostatkov vykonáme porovnaním zostavy Výpis majetku (spúšťa sa v knihe Majetku za zvolené obdobie) s obratom na príslušnom účte v Hlavnej knihe (za rovnaké obdobie).

Pre kontrolu zaúčtovania pohybov majetku je možné použiť tiež zostavu KK majetku.

KK majetok

Číslo procesu: UCT037	Ident. číslo zostavy: SMAJ038	Súbor: AssetCrossCheck.AM
Popis zostavy: Krížová kontrola majetku - obraty.
Adresa v strome: [Majetok] [Kniha majetku] [Kontroly účtovania] [Účtovníctvo] [Kontroly zaúčtovania]

Parametre zostavy:

DateFrom Dátum od. Hodnota sa predvyplní do poľa vo formulári.

DateTo Dátum do. Hodnota sa predvyplní do poľa vo formulári.

GroupByAccount - 0 Zoskupí podľa účtu 0 - majetkového, 1 - obstarania, 2 - odpisového, 3 - oprávkového.

Interactive - Áno Áno - zobrazí vstupný formulár; Nie - nezobrazí vstupný formulár.

InventoryNumber - Nie Nie - tlačí číslo karty majetku; Áno - namiesto čísla sa tlačí inventárne číslo karty.

PlanTypeAbbr - U Skratka typu plánu, ktorého hodnoty sa majú zobraziť (je možné zadať viacero typov plánov, oddelených bodkočiarkou).

Title Text vyplnený v hodnote parametra, sa zobrazí ako názov zostavy pri tlači.

Kontrola zaúčtovania starého majetku

Pre kontrolu zaúčtovania majetku musíme mať nastavené správne obdobie, do ktorého chceme zaúčtovanie kontrolovať (do zostavy sa načíta aktuálny stav k tej zvolenej perióde).

Kontrola, či sú zaúčtované všetky pohyby v majetku, vykonáme pomocou zostavy Kontrola zaúčtovania majetku.

Kontrolu obratov a zostatkov vykonáme porovnaním zostavy Výpis majetku - základný (z Knihy Majetku za správne obdobie) s obratom na príslušnom účte v Hlavnej knihe (za rovnaké obdobie).

Pre kontrolu zaúčtovania odpisov je možné použiť tiež zostavu KK majetku – obraty.

Kontrola zaúčtovania starého majetku

Číslo procesu: UCT037	Ident. číslo zostavy: SMAJ018	Súbor: ZAR_KKM.AM
Popis zostavy: Kontrola zaúčtovania majetku zobrazí položku karty majetku a účtovný doklad, pripojený k tejto položke.
Adresa v strome: [Majetok] [Kniha majetku] [Prehľady] [Kontroly účtovania] [Účtovníctvo] [Kontroly zaúčtovania]

Parametre zostavy:

InventoryNumber - Áno Nie - namiesto inventárneho čísla sa tlačí číslo karty.

NoInteractive - Nie Áno - nezobrazí vstupný formulár.

OnlyDifferences - Nie Áno - zobrazí iba položky s rozdielmi.

TypePlan - U Typ plánu.

TypeSort - 3 Typ zotriedenia.

SubTitle Podtitulok.

KK starého majetku - obraty

Číslo procesu: MAJ007	Ident. číslo zostavy: SMAJ017	Súbor: ZAR_UCT2.AM
Popis zostavy: Krížová kontrola majetku - obraty.
Adresa v strome: [Majetok] [Kniha majetku] [Prehľady] [Kontroly účtovania] [Účtovníctvo] [Kontroly zaúčtovania]

Parametre zostavy:

Account - 551000 Analytický účet.

IgnoreCloseOp - Áno Áno - ignorovať uzávierkové doklady.

NewPage - Áno Áno - tlač skupiny záznamov vždy na novú stranu.

NoInteractive - Nie Áno - nezobrazí vstupný formulár.

TypeSort - 0 Typ zotriedenia.

SubTitle Podtitulok.

SuppresDetail - Áno Áno - potlačiť detaily.

SupressSortByBook - Nie Áno - potlačí zotriedenie podľa kníh majetku.