Komunikace

Listovní pošta

Modul Listovní pošta slouží k evidenci Přijaté a Odeslané pošty. Dále je zde umožněno vytvářet Podací archy popř. tisknout doklady jako jsou např. Podací lístek nebo Podací arch.

Dodat poštovní zásilku lze prostřednictvím některé ze služeb poskytovaných Českou poštou. Při zavádění dokladů listovní pošty do K2 lze tyto služby specifikovat v číselníku Druh, kde je uveden jejich seznam.

Jedná se o tyto služby:

Obyčejná zásilka	Její hmotnost může činit nejvíce 20 kg. Pošta za obyčejnou zásilku neodpovídá a lze ji doručit bez potvrzení převzetí příjemcem.
Obyčejná slepecká zásilka	Obsahem slepecké zásilky mohou být pouze písemnosti pořízené hmatným písmem pro nevidomé, zvláštní papíry pro potřebu nevidomých popř. zvukové záznamy. Hmotnost obyčejné slepecké zásilky může činit nejvýše 7 kg. Pošta za obyčejnou slepeckou zásilku neodpovídá a lze ji doručit bez potvrzení převzetí příjemcem.
Doporučená zásilka	Doporučenou zásilku Česká poštá dodává pouze za podmínky, že její příjemce její převzetí potvrdí. Podání doporučené zásilky pošta stvrzuje. Za škodu vzniklou ztrátou doporučené zásilky pošta odpovídá. Její maximální hmotnost může činit nejvýše 2 kg.
Doporučená slepecká zásilka	Obsahem slepecké zásilky mohou být pouze písemnosti pořízené hmatným písmem pro nevidomé, zvláštní papíry pro potřebu nevidomých popř. zvukové záznamy. Podání doporučené slepecké zásilky pošta stvrzuje. Za škodu vzniklou ztrátou doporučené slepecké zásilky pošta odpovídá a dodání je podmíněno potvrzením příjemcem. Hmotnost doporučené slepecké zásilky může činit nejvýše 7 kg.
Cenné psaní	Obsahem cenného psaní mohou být peníze, drahé kovy a kameny a výrobky z nich, šperky a obdobně cenné věci, cenné papíry (cestovní šeky, šeky na doručitele, směnky apod.), platební karty a poukázky na odběr zboží nebo služeb. Podání cenného psaní pošta stvrzuje a dodává jej pouze za podmínky potvrzení příjemcem. Za škodu vzniklou ztrátou, poškozením nebo úbytkem obsahu cenného psaní pošta odpovídá. Hmotnost cenného psaní může činit nejvýše 2 kg.
Cenný balík	Obsahem cenného balíku mohou být peníze, drahé kovy a kameny a výrobky z nich, šperky a obdobně cenné věci, cenné papíry (cestovní šeky, šeky na doručitele, směnky apod.), platební karty a poukázky na odběr zboží nebo služeb. Podání cenného psaní pošta stvrzuje. Cenný balík je dodáván jen za podmínky, že příjemce jeho převzetí potvrdí. Za škodu vzniklou ztrátou, poškozením nebo úbytkem obsahu cenného balíku pošta odpovídá. Hmotnost cenného balíku může činit nejvýše 20 kg.
Dodejka	V případě této doplňkové služby podnik opatří odesílateli písemné potvrzení prokazující dodání poštovní zásilky příjemci. Tuto doplňkovou službu lze zvolit jen společně se službou doporučená zásilka, doporučená slepecká zásilka, cenné psaní nebo cenný balík.
Dodání do vlastních rukou	V případě této doplňkové služby pošta dodá poštovní zásilku jen adresátovi, zmocněnci adresáta, zákonnému zástupci adresáta, zmocněnci zákonného zástupce adresáta popř. oprávněné osobě. Tuto doplňkovou službu lze zvolit jen společně se službou doporučená zásilka, doporučená slepecká zásilka, cenné psaní nebo cenný balík.
Dodání do vlastních rukou výhradně jen adresáta	V případě této doplňkové služby pošta dodá poštovní zásilku výhradně jen adresátovi. Tuto doplňkovou službu lze zvolit jen společně se službou doporučená zásilka, doporučená slepecká zásilka, cenné psaní nebo cenný balík, a to jen tehdy, je-li adresátem fyzická osoba.
Dobírka	V případě této doplňkové služby pošta vybere při dodání poštovní zásilky od příjemce stanovenou peněžní částku. Dobírková částka může znít jen na celé koruny. Tuto doplňkovou službu lze zvolit jen společně se službou doporučená zásilka, doporučená slepecká zásilka, cenné psaní nebo cenný balík.
Obyčejný tiskovinový pytel	Obsahem obyčejného tiskovinového pytle mohou být pouze noviny, časopisy, knihy a jiné obdobné písemnosti rozmnožené pomocí tisku. Za škodu vzniklou ztrátou, poškozením nebo úbytkem obsahu obyčejného tiskovinového pytle pošta neodpovídá. Hmotnost obyčejného tiskovinového pytle může činit nejvýše 30 kg a lze jej dodat bez potvrzení převzetí.
Doporučený tiskovinový pytel	Obsahem doporučeného tiskovinového pytle mohou být pouze noviny, časopisy, knihy a jiné obdobné písemnosti rozmnožené pomocí tisku. Podání doporučeného tiskovinového pytle pošta stvrzuje a dodání musí být prokázáno písemným záznamem. Za škodu vzniklou ztrátou doporučeného tiskovinového pytle pošta odpovídá. Hmotnost doporučeného tiskovinového pytle může činit nejvýše 30 kg.

Knihy listovní pošty

Veškeré doklady listovní pošty evidujeme v Knihách listovní pošty.

pic_1278_2020

Obr.: Kniha Knihy listovní pošty

Základní údaje (1. strana)

Novou knihu lze zadat pomocí klávesy Insert. Poté je nutné vyplnit některé povinné údaje pro její identifikaci.

pic_4905

Obr.: Knihy listovních a zásilkových služeb - základní údaje

Ve výchozím nastavení lze nastavit některé údaje, které se budou automaticky vyplňovat do jednotlivých dokladů listovní pošty.

Popis polí

Datová schránka

V případě, že se jedná o knihu pro datovou schránku, pak se zde do pole vepíše označení datové schránky.

Pobočka

Zde může uživatel nastavit adresu firmy. Ta se poté automaticky doplní do vytvářených dokladů listovní pošty jako adresa Příjemce nebo Adresáta v závislosti na typu dokladu.

Značky

Zde je možné nadefinovat značky, které se budou při vytváření dokladů listovní pošty vkládat do položek Přijaté pošty, Odeslané pošty a Podacích archů.

Formát pole musí vypadat následovně: XXX@CI(N0Y). Hodnota "XXX" představuje libovolné číslice nebo písmena. Znaky "@CI" určují, že následující část bude tvořena číslem dokladu (je nutné to uvést takto) a znaky "N0Y" představují počet číslic, do kolika míst bude číslo dokladu zarovnáno (určeno hodnotou "Y").

Listovní pošta přijatá

Listovní pošta přijatá slouží k evidenci veškeré přijaté pošty. Jedná se o seznam všech zásilek doručených poštou. Každý záznam (např. obálka) v této knize může obsahovat více položek tzn. vlastních dopisů.

pic_1284_2020

Obr.: Listovní pošta přijatá - kniha

V této knize je možné pracovat s filtry. Jednotlivé doklady Listovní pošty přijaté je možné potvrzovat. Není zde však k dispozici dvojí potvrzení záznamů. Doklady se zde vytváří standardním způsobem např. pomocí klávesy Insert. Pokud má doklad ve sloupci D ikonu , znamená to, že je k němu přiřazena příloha.

Základní údaje - LISTOVNÍ POŠTA PŘIJATÁ

Na záložce základní údaje jsou uvedeny údaje, které vytváří tzv. hlavičku dokladu. Jsou zde veškeré informace o doručené zásilce. Je zde uveden její Příjemce, Adresát, Cena a Hmotnost zásilky a jiné doplňující informace.

pic_1285_2020

Obr.: Listovní pošta přijatá - základní údaje

Pokud se jedná o knihu listovní pošty pro datovou schránku (v knize listovní pošty je vyplněno pole Datová schránka ), pak se pod základními údaji zobrazí také údaje z datové schránky:

pic_4909

Obr.: Listovní pošta přijatá - údaje pro datovou schránku

Popis polí:

Čislo dokladu	Číslo, období a kniha dokladu.
Popis	Pro odlišení jednotlivých zásilek v knize zde můžeme vepsat libovolný popis.
Přijal	Jméno pracovníka, který zásilku přijal. Provádíme výběrem z knihy Kontaktních osob.
Stav	Stav zásilky.
Přijato dne	Datum přijetí zásilky.
Druh	Druh zásilky. Uživatel zde vybírá z předem nadefinovaného číselníku, který obsahuje základní služby poskytované poštou. Tento číselník je možné kdykoliv doplnit o další záznamy.
Odesílatel, Adresát	Zde uživatel zadává odesilatele a adresáta zásilky. Je možné vybírat z knihy Partnerů, Dod./Odb. nebo Kontaktních osob. Pole jsou vzájemně provázána. Pokud uživatel vybere Kontaktní osobu, vyplní se automaticky Zákazník i Partner. Pokud uživatel vybere Partnera doplní se automaticky Zákazník a naopak.
Adresa odesilatele	Kontaktní adresu odesilatele je možné vyplnit ručně popř. vybrat ze seznamu pomocí tlačítka Známé adresy.
Adresa příjemce (Adresát)	V případě přijaté pošty se tato adresa načítá z nastavení knihy listovní pošty. Lze ji ručně měnit nebo vybrat ze seznamu pomocí tlačítka Známé adresy.
Známé adresy	Tlačítko pro výběr adresy. Po stisknutí se zobrazí seznam všech adres již vybraného Partnera, Kontaktní osoby a Dod./Odb. Z tohoto seznamu je možné příslušnou adresu vybrat.
Hmotnost	Hmotnost zásilky.
Dobírka	Cena dobírky.
Cena služby	Cena využívané služby (např. pokud je zásilka posílaná doporučeně).
Udaná cena	Ocenění zásilky.
Placeno v hotovosti	Platba v hotovosti.
Podací číslo	Podací číslo zásilky.
Středisko	Středisko, které příjímá zásilku.
Kódy	Tlačítko pro zobrazení doplňujících kódů dokladu, referenta, popř. střediska.
Adresa	Tlačítko pro zobrazení adresy příjemce (adresáta).
Kód 1, Kód 2, Referent	Pole umožňují uživatelské rozlišení, příp. vazbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základní číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.
Kód zakázky	Kód zakázky.
Vytvořil	Jméno pracovníka, který doklad vytvořil.
Změnil	Datum a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu dokladu.

K Listovní poště přijaté je umožněno připojovat úkoly, libovolné druhy a typy poznámek, aktivity, případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky. Bližší popis práce s poznámkami je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Poznámky.

Položky - LISTOVNÍ POŠTA PŘIJATÁ

Nazáložce položky Listovní pošty přijaté jsou uvedeny všechny jeho položky tzn. jednotlivé dopisy.

pic_1286_2020

Obr.: Listovní pošta přijatá - položky

Novou položku zde vkládáme ve Změně dokladu pomocí klávesy Insert, po jejímž stisknutí se zobrazí formulář Dopis. Stejný formulář vyvoláme, pokud vybranou položku dokladu označíme pravítkem a stiskneme klávesu Enter.

pic_1287_2020

Obr.: Formulář Dopis

Popis polí:

Převzato	Datum převzetí dopisu. Automaticky je zde předvypňováno aktuální datum.
Zkratka	Pole pro libovolnou zkratku dopisu.
Značka	Značka dopisu.
Popis	Libovolný popis pro rozlišení jednotlivých dopisů.
Typ zásilky	Typ zásilky (je možné vybrat z nadefinovaného čiselníku typů).
Určeno pro	Pracovník, pro kterého je dopis určen (vybíráme z číselníku Kontaktních osob).
Převzal	Pracovník, který dopis převzal (vybíráme z číselníku Kontaktních osob).

V prostřední části formuláře Dopis je prostor pro vlastní text dopisu. Tento text lze formátovat, ukládat šablony nebo rozpracované dopisy pro pozdější použití.

V pravé části fomuláře jsou uživateli k dispozici pole pro určení střediska, kódu zakázky a dalších doplňujících kódů, přip. referenta.

Přílohy- LISTOVNÍ POŠTA PŘIJATÁ

Na záložku Přílohy je možné, stejně jako v jiných dokladech IS K2, vkládat dokumenty, doklady nebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana.

Listovní pošta odeslaná

Kniha Listovní pošta odeslaná slouží k evidenci všech odeslaných poštovních zásilek. Na 0. straně je seznam všech obálek (zásilek). Ty mohou mít v sobě obsaženy více položek, tzn. dopisů.

pic_1288_2020

Obr.: Listovní pošta odeslaná - kniha

V této knize má uživatel k dispozici dvojí potvrzování záznamů. První potvrzení slouží zpravidla jako informace obsluze, že by se již doklad něměl měnit. Potvrzený doklad je pro obsluhu jakýmsi signálem, že je možné jej vytisknout, odnést na poštu a odeslat. Potvrzený doklad (obálku) může obluha vložit na Podací arch. Na potvrzeném záznamu však lze ještě měnit některá pole. Jedná se o Hmotnost, Cenu služby, Udanou cenu, Placeno v hotovosti a Podací číslo. Jsou to hodnoty, které obsluha získá od České pošty. Po jejich doplnění je možné obálku potvrdit podruhé.

Pokud má doklad v knize ve sloupci D ikonu , znamená to, že má připojenou přílohu. Skutečnost, že již dopis byl zapsán na podací arch je možné identifikovat podle hodnoty ve sloupcí Podací arch.

Základní údaje - LISTOVNÍ POŠTA ODESLANÁ

Na záložce základní údaje jsou uvedeny údaje, které vytváří tzv. hlavičku dokladu. Jsou zde uvedeny veškeré náležitosti odeslané zásilky.

pic_1289_2020

Obr.: Listovní pošta odeslaná - základní údaje

Popis polí:

Číslo dokladu	Číslo, období a kniha dokladu.
Popis	Pro odlišení jednotlivých zásilek v knize zde můžeme vepsat libovolný popis.
Odeslal	Jméno pracovníka, který zásilku odeslal. Pole je odkazem do seznamu Kontaktních osob.
Stav	Stav zásilky.
Podací arch	Číslo podacího archu, na kterém je tato zásilka zařazena.
Odesláno dne	Datum odeslání zásilky.
Druh	Druh zásilky. Uživatel zde vybírá z předem nadefinovaného číselníku, který obsahuje základní služby poskytované poštou. Tento číselník je možné kdykoliv doplnit o další záznamy.
Adresát, Odesilatel	Zde uživatel zadává odesilatele a adresáta zásilky. Je možné vybírat z knihy Partnerů, Dod./Odb. nebo Kontaktních osob. Pole jsou vzájemně provázána. Pokud uživatel vybere Kontaktní osobu, vyplní se automaticky Zákazník i Partner. Pokud uživatel vybere Partnera doplní se automaticky Zákazník a naopak.
Adresa Příjemce (Adresát)	Kontaktní adresu příjemce je možné vyplnit ručně popř. vybrat ze seznamu pomocí tlačítka Známé adresy.
Adresa Odesilatele	V případě odeslané pošty se tato adresa načítá z nastavení knihy listovní pošty. Jedná se o adresu naší firmy. Lze ji ručně měnit nebo vybrat ze seznamu pomocí tlačítka Známé adresy.
Známé adresy	Tlačítko pro výběr adresy. Po stisknutí se zobrazí seznam všech adres již vybraného Partnera, Kontaktní osoby a Dod./Odb. Z tohoto seznamu je možné příslušnou adresu vybrat.
Hmotnost	Hmotnost zásilky.
Dobírka	Cena dobírky.
Cena služby	Cena využívané služby (např. pokud je zásilka posílaná doporučeně).
Udaná cena	Ocenění zásilky.
Placeno v hotovosti	Platba v hotovosti.
Podací číslo	Podací číslo zásilky.
Kódy	Tlačítko pro zobrazení doplňujících kódů, referenta, popř. střediska.
Adresa	Tlačítko pro zobrazení adresy odesílatele.
Středisko	Středisko, které zásilku odesílá.
Kód 1, Kód 2, Referent	Pole umožňují uživatelské rozlišení, příp. vazbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základní číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.
Kód zakázky	Kód zakázky.
Vystavil	Jméno pracovníka, který doklad vytvořil.
Změnil	Datum a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu dokladu.

K Listovní poště odeslané je umožněno připojovat úkoly, libovolné druhy a typy poznámek, aktivity, případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky. Bližší popis práce s poznámkami je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Poznámky.

Položky - LISTOVNÍ POŠTA ODESLANÁ

Na záložce Položky dokladu Listovní pošta odeslaná jsou uvedeny všechny jeho položky tzn. jednotlivé dopisy.

pic_1290_2020

Obr.: Listovní pošta odeslaná - položky

pic_1291_2020

Obr.: Formulář Dopis

Popis polí:

Převzato	Datum převzetí dopisu. Automaticky je zde předvypňováno aktuální datum.
Zkratka	Pole pro libovolnou zkratku dopisu.
Značka	Značka dopisu. Vytváří se dle nastavení Knih listovní pošty.
Popis	Libovolný popis pro rozlišení jednotlivých dopisů.
Typ zásilky	Typ zásilky (je možné vybrat z nadefinovaného čiselníku typů).
Určeno pro	Pracovník, pro kterého je dopis určen (vybíráme z číselníku Kontaktních osob).
Převzal	Pracovník, který dopis převzal (vybíráme z číselníku Kontaktních osob).

V prostřední části formuláře Dopis je prostor pro vlastní text dopisu. Tento text lze formátovat, ukládat šablony nebo rozpracované dopisy pro pozdější použití.

Ve pravé části fomuláře jsou uživateli k dispozici pole pro určení střediska, kódu zakázky a dalších doplňujících kódů, přip. referenta.

Přílohy- LISTOVNÍ POŠTA ODESLANÁ

Na záložku Přílohy dokladu Listovní pošta odeslaná je možné, stejně jako v jiných dokladech IS K2, vkládat dokumenty, doklady nebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana.

Podací archy

Podací arch je dokument určený k hromadnému podání doporučených poštovních zásilek na poště. Vytvářet a evidovat tyto doklady je možné v knize Podací arch. Podací archy se v této knize vytváří standardní způsobem stejně jako jiné doklady v IS K2. Je zde k dispozici sestava Podací arch (PostalFilingSheet.am).

pic_1292_2020

Obr.: Podací arch - kniha

V knize Podací archy je možné pracovat s filtry. Je zde k dispozici dvojí potvrzování záznamů. Obálky tzn. doklady z knihy Listovní pošta odeslaná lze vkládat pouze na nepotvrzené Podací archy. Pokud je Podací arch potvrzen poprvé, nelze do něj již vložit další položku (obálku). První potvrzení pro uživatele znamená, že již může arch odnést na poštu a zásilky odeslat. Po prvním potvrzení, je ale stále možné měnit hlavičku podacího archu, aby jej bylo možné doplnit o údaje získané na poště. Potom již může obsluha podací arch potvrdit podruhé a takovýto doklad již měnit nelze.

Pokud má doklad v této knize ve sloupci D ikonu , byla k němu připojena příloha.

Základní údaje - PODACÍ ARCH

Záložka základní údaje dokladu Podací arch obsahuje údaje, které tvoří hlavičku dokladu. Jsou zde uvedeny veškeré náležitosti tohoto dokladu.

pic_1293_2020

Obr.: Podací arch - základní údaje

Popis polí:

Značka	Značka podacího archu.
Číslo přílohy	Číslo přílohy podacího archu.
Datum od:	Datum od.
Datum do:	Datum do.
Kód 1, Kód 2, Referent	Pole umožňují uživatelské rozlišení, příp. vazbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základní číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.
Středisko	Středisko, které vytváří podací arch.
Kód zakázky	Kód zakázky.
Popis	Pole pro libovolný popis podacího archu.
Zaplaceno	Částka zaplacená za podací arch.
Vytvořil	Jméno pracovníka, který doklad vytvořil.
Změnil	Datum a jméno pracovníka, který provedl poslední změnu dokladu.

K Podacím archům je umožněno připojovat úkoly, libovolné druhy a typy poznámek, případně můžeme využít Textu hlavičky či Textu patičky. Bližší popis práce s poznámkami je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Poznámky.

Položky - PODACÍ ARCH

Na záložce Položky Podacího archu jsou zobrazeny všechny jeho položky. Fyzicky se jedná o seznam všech přiložených obálek, tzn. dokladů z knihy Listovní pošta odeslaná, které je nutné odeslat.

pic_1296_2020

Obr.: Podací arch - položky

Jednotlivé položky je možné vkládat do Podacího archu standardním způsobem ve Změně dokladu pomocí klávesy SHIFT + Insert. Stisknutím této klávesy na 2. straně podacího archu se obsluha přepne do knihy Listovní pošta odeslaná, ze které je možné doklad vybrat a na arch vložit. Na podací arch nelze vložit doklady listovní pošty, které jsou dvakrát potvrzené.

Dokumenty - PODACÍ ARCH

Na 9. stranu dokladu Podací arch je možné, stejně jako v jiných dokladech IS K2, vkládat dokumenty, doklady nebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - 9. strana.

Sestavy nad Listovní poštou

Předávací protokol přijaté pošty


Číslo procesu: CRM005	Ident. č. sestavy: SCRM046	Soubor: PaperReceivedMail.AM
Popis sestavy: Sestava je seznamem veškeré přijaté pošty. Je zde zobrazeno Číslo dokladu, Popis, Adresát, Středisko a Stav zásilky. Dále je v sestavě pole pro jméno pracovníka, který zásilku převzal a Datum převzetí.
Adresa ve stromu: