Provázanost dokladů

V modulu Nákup je nosnou databází databáze Objednávek vydaných. Z ní se potom odvíjejí ostatní doklady - Faktury přijaté, Potvrzení dodání a Příjemky.

Stejný princip platí i pro modul Prodej. Zde je nosnou databází databáze Zakázek a z ní se odvíjejí doklady - Objednávky přijaté, Faktury vydané, Dodací listy vydané, Výdejky a Rezervační listy.

Výjimku tvoří tzv. volné doklady (např. volné faktury přijaté), které nemají spojení s žádnou nosnou databází, a které slouží pouze pro evidenci daných dokladů.

Vzájemnou provázanost dokladů uvnitř modulu Nákup a uvnitř modulu Prodej lze vyčíst pod příznaky, což jsou písmena na konci řádků obsahujících údaje o položkách nákupu a prodeje, nebo v hlavičce na prvním řádku prvé i druhé strany dokladu.

Určité příznaky (písmena) v hlavičce dokladu mají jiný význam než stejné příznaky u jednotlivých položek na druhé straně dokladu.

Příznaky provázání jsou písmena, která poskytují informaci o vzájemném provázání dokladů v modulech Nákup a Prodej. Celkem se jedná o tato písmena:

D	Potvrzení dodání
F	Faktura
O	Objednávka
P	Příjemka
R	Rezervační list
V	Výdejka

Poznámka: U dokladů a jejich položek se setkáte také s jinými příznaky, než jen s příznaky popsanými v této kapitole. Vesměs se jedná o příznaky související s účtováním jako takovým a jejich popis najdete v kapitole o účetnictví.

V dokladu má stejný příznak různý význam podle toho, zda je uveden v hlavičce dokladu, nebo na konci řádku s položkou nákupu a prodeje, dále podle toho, zda je uveden malým nebo velkým písmenem.

V modulu Nákup musí být všechny zpracovávané položky zboží v Objednávce a v ní pomocí příznaků určujeme, která položka a v jakém množství je na faktuře, která na potvrzení dodání a která byla přijata na sklad.

Stejný princip platí pro modul Prodej - zde se odvíjejí všechny doklady ze Zakázky.

Výjimku tvoří volné doklady, u kterých již nelze sledovat spojení s jinými doklady, a tedy ani příznaky. Volné doklady mají význam např. u Výdejek - výdej zboží do spotřeby. Zde není nutná žádná fakturace apod.

V kombinaci barvy a velikosti písmena platí:

Pro 0. stranu nadřízeného dokladu - hlavička

• Oranžová / malé písmenko  - alespoň jedna položka nadřízeného dokladu není na podřízeném dokladu.
• Oranžová / velké písmenko - všechny položky nadřízeného dokladu jsou na podřízeném dokladu a ne všechny podřízené doklady jsou potvrzeny.
• Zelená / malé písmenko - nadřízený doklad je potvrzený a alespoň jedna položka nadřízeného dokladu není na podřízeném dokladu.
• Zelená / velké písmenko - všechny položky nadřízeného dokladu jsou na potvrzeném podřízeném dokladu.

Obr.: Kniha Zakázky - 0. strana

Poznámka: Při vyhodnocení příznaků se zohledňuje také nastavení zákazů Druhu zboží na konkrétních podřízených dokladech. Pokud např. na Zakázce zbývá jediná nevyfakturovaná položka, která však svým Druhem na Faktuře být nesmí, zobrazí se příznak F, tedy úplná faktura.

Příznaky jsou zobrazeny jak v dokladu Zakázky, resp. dokladu Objednávky vydané, tak v knize Zakázek, resp. v knize Objednávek vydaných.

Stornované doklady jsou označeny speciální ikonou . Stornovaný doklad je v seznamu dokladů barevně odlišen.

Příznaky v položkách nákupu a prodeje:

Pro 2. stranu dokladu - položky

• Oranžová – podřízený doklad není potvrzený, písmenko je vždy malé. Pokud je zatrženo dvojí potvrzování příjemek/výdejek, pak v případě prvního potvrzení se zobrazí oranžová 1.
• Zelená – podřízený doklad je potvrzený, písmenko je vždy velké.
• Šedá – podřízený doklad je stornovaný, písmenko je vždy velké.

Obr.: Kniha Zakázky - 2. strana

Stornovaná faktura zůstává v databázi s nedotčeným obsahem, má pouze ikonu stornování .

Pro zjednodušení je v následujícím přehledu uvedeno vytváření dokladů na vytváření faktur přijatých z objednávky vydané v modulu Nákup.