Servisné funkcie, kontrola konzistencie účtovníctva

Prepočet obratovky a štatistiky

Funkcia Prepočet obratovky vykonáva výpočet obratov a zostatkov po periódach na jednotlivých účtoch nasledujúcim spôsobom:

• zoradí jednotlivé účtovné doklady podľa dátumu uskutočnenia účtovného prípadu,
• postupne napočítava zostatky na jednotlivých účtoch v jednotlivých periódach.

Zostatky na jednotlivých analytických účtoch sú počítané automaticky pri každom zápise do Účtovného denníka, bez toho aby bolo nutné spúšťať uvedenú funkciu. Existujú však situácie, kedy je spustenie prepočtu nevyhnutne nutné. Sú to predovšetkým situácie, kedy z akéhokoľvek dôvodu bol nutný zásah do účtovných dát. Účtovné doklady sa tým zmenili, ale napočítané zostatky zostali nezmenené, preto je nutné vykonať prepočet obratovky. Signálom pre spustenie prepočtu tiež môže byť nerovnosť celkových súčtov aktív a pasív.

Funkciu spustíme nad Účtovným denníkom alebo zo stromového menu Účtovníctvo - Servisné funkcie - Prepočet obratovky od periódy nasledujúcej po blokovanom období. Pokiaľ je začiarknuté pole Logovať zmeny, potom sa do logu zapisujú zmeny čiastok, vymazané záznamy, pridané záznamy.

Súčasťou prepočtu obratovky je tiež:

• Prepočet sumácie účtovného rozvrhu - prepočíta tabuľku Účtovný rozvrh - sumácia, v ktorej sú priradené analytické účty k zberným účtom. Táto tabuľka sa využíva v Hlavnej knihe pri výpočte čiastok na zberných účtoch.
• Prepočet štatistiky - vykoná výpočet obratov a zostatkov po dňoch a osiach, definovaných v Účtovnom rozvrhu v poliach Os hlavnej knihy 1, Os hlavnej knihy 2. Pri saldokontných účtoch sa tiež vykoná výpočet obratov a zostatkov po dňoch a párovacích symboloch.

Prepočet štatistiky je možné spustiť aj samostatne:

• zo stromového menu Účtovníctvo - Servisné funkcie - Prepočet štatistiky,
• v Účtovnom rozvrhu pri hromadnej zmene záznamu začiarknutím poľa Po zmene osi HK alebo príznaku saldokontný pustiť Prepočet štatistiky.

Prepočet štatistiky je potrebné spustiť vždy, keď v Účtovnom rozvrhu zmeníme hodnotu poľa Os hlavnej knihy 1, Os hlavnej knihy 2 alebo príznak Saldokontný. Pokiaľ by prepočet v takomto prípade nebol spustený, v Hlavnej knihe na strane Obraty a pohyby po dňoch by sa nezobrazovali správne hodnoty a na 0. strane Účtovného rozvrhu v stĺpci Prepočítať štatistiku by sa zobrazoval výkričník.

Pokiaľ je začiarknuté pole Logovať zmeny, potom sa do logu zapisujú zmeny čiastok, vymazané záznamy, pridané záznamy.

Pokiaľ prepočet obratovky alebo štatistiky skončí s chybou "Out of memory" a nepomôže ani nastavenie príznaku Načítať po periódach na danom účte v Účtovnom rozvrhu (problém je v takom prípade na otváracom doklade, kedy sú všetky položky účtované v jednom dni), potom je možné v súbore K2.ini nastaviť parameter "OpenAccountByOffset"=1. (Pre otvárací účet je vypnuté logovanie zmien.)

Protokoly účtovných prepočtov

Protokoly vytvorené prepočtom obratovky a prepočtom štatistiky je možné zobraziť spustením funkcie Protokoly účtovných prepočtov dostupné zo stromového menu v záložke Účtovníctvo - Servisné funkcie. Bližší popis chybových protokolov viď kapitola Správa/Prepočty/Chybové protokoly.

Prevedenie účtovných dokladov

Pri účtovaní dokladov z určitého obdobia (napr. rok 2003) musíme mať toto obdobie nastavené v Parametroch užívateľa (aktuálne obdobie je zobrazené na spodnej lište obrazovky). Ak sme zaúčtovali doklady z určitého obdobia v inom období, chybu opravíme pomocou funkcie Prevedenie účtovných dokladov.

Po spustení funkcie sa zobrazí formulár pre prevod účtovných dokladov. Špecifikujeme typ dokladu, čísla dokladov, ktoré chceme previesť do iného obdobia a ďalej prvé číslo nového dokladu.

Obr.: Formulár Prevedenie účtovných dokladov

Po prevedení sa zobrazí zoznam prečíslovaných účtovných dokladov.

Konzistencia účtovníctva

Číslo procesu: SPR004	Id. číslo skriptu: FUCT008	Súbor: UCT_KONZ.PAS
Popis skriptu: Skript vyhľadá chyby v zaúčtovaní. Prechádza Bankové výpisy, Faktúry prijaté, Faktúry vydané, Zálohy poskytnuté, Zálohy prijaté, Pokladničné doklady, Príjemky, Prevodky, Výdajky, Sprievodky, Rezervačné listy, Majetok, Ostatné pohľadávky, ostatné záväzky, Účtovný denník.
Adresa v strome: [Účtovníctvo] [Servisné funkcie] [Správca] [Konzistencia]

Parametre skriptu:

DatumKontroly - - 693594.0 Ak je zadaný nulový dátum, potom sa ako dátum kontroly berie aktuálny dátum; kontrola konzistencie dokladov prebieha od 1.1. do 31.12. v roku zadaného dátumom kontroly.

Korekcia - Nie Áno - v prípade, že pri jednom účtovnom doklade existuje odkaz na viac prvotných dokladov, vymaže odkaz do účtovníctva z prvotného dokladu.

PridaniChybejiciHlavickyUcDokl - Nie Áno - v prípade, že prvotný doklad nemá knihu a číslo účtovného dokladu, ale v účtovnom denníku existuje účtovný doklad, potom prepojí prvotný doklad s účtovným (pridá chýbajúcu hlavičku úč. dokladu).

Konzistencia účtovníctva je kontrolný skript, ktorý vyhľadá chyby v zaúčtovaní, a to v prípadoch, kedy:

• je na jeden účtovný doklad zaúčtovaných viacero prvotných dokladov,
• prvotný doklad nemá knihu a číslo účtovného dokladu, ale v denníku existuje,
• existuje položka, ktorá nemá odkaz na hlavičku prvotného dokladu,
• existuje hlavička prvotného dokladu, ktorá neobsahuje správny počet položiek,
• je zaúčtované na účet, ktorý nie je v účtovnom rozvrhu.

Po spustení skriptu sa objaví okno pre zadanie dátumu od a do. Prednastavený je dátum od 1.1. do 31.12. v roku, ktorý je zadaný v parametri „DatumKontroly“. Ak nie je v parametri „DatumKontroly“ zadaný žiadny dátum, tj. parameter obsahuje implicitný nulový dátum, potom sa dátum od a do nastaví od 1.1. do 31.12. aktuálneho roka.

Je vhodné najskôr spustiť skript s implicitným nastavením parametrov. Pokiaľ sa v zaúčtovaní vyskytnú vyššie uvedené chyby, vypíše sa chybové hlásenie. (Chyby môžeme vytlačiť zostavou Výpis chybových hlásení s parametrom „Meno chybového súboru“ = ERR01050).

V prípade, že skript nájde chyby, pustíme ich znovu s parametrami:

• Korekcia = Áno,
• PridaniChybejiciHlavickyUcDokl = Áno.

Pokiaľ je zaúčtovaných na jeden účtovný doklad viacero prvotných dokladov, vymaže sa z prvotného dokladu odkaz do účtovníctva. Pokiaľ prvotný doklad nemá knihu a číslo účtovného dokladu, ale existuje v denníku, prepojí sa prvotný doklad s účtovným.

Po preverení konzistencie dát program zobrazí knihu Prehliadanie chýb, v ktorej sú vypísané jednotlivé chybné položky.

Pokiaľ skript vykoná korekciu dokladov, je nutné spustiť Prepočet štatistiky.