Aktivity

Obecný popis

Řešení vychází z modulu Aktivity, pracuje pouze s nestornovanými doklady.

Míry

• Hodnocení: číselné hodnocení aktivity zadáno na typu aktivity
• Objem: objem aktivit
• Objem sledovaných aktivit: objem aktivit, které mají vyplněno hodnocení (viz výše)
• Počet aktivit: počet aktivit
• Počet partnerů: počet partnerů na aktivitách
• Pravděpodobnost: průměrná pravděpodobnost jednotlivých aktivit
• Pravděpodobný objem: vypočtený z objemu a pravděpodobnosti
• Vážená pravděpodobnost: skutečná pravděpodobnost jednotlivých aktivit

Osy

• Aktivita: informace z aktivit s členěním na slovní hodnocení, potvrzenost, specifikaci, stav, kategorii pravděpodobnosti provedení a hierarchii
• Datum: datum od (hlavní datum)
• Datum do: datum do
• Datum realizace: datum předpokládané realizace
• Důvod příležitosti: důvod z oblasti Příležitostí
• Kampaň: kampaň, ke které aktivita připadá
• Kód 1 až Kód 6: kód 1 - 6 aktivity
• Kód zakázky: kód zakázky aktivity
• Kontaktní osoba: kontaktní osoba aktivity
• Marketingové zařazení: marketingové zařazení partnera
• Partner: partner aktivity
• Prostředek: prostředek aktivity
• Příležitost: doklady příležitostí s členěním na knihy, stav dokladu, původ, typ dokladu, kompetence, naléhavost, vítěze
• Referent: referent aktivity
• Středisko: středisko aktivity
• Typ dokladu aktivity: typ dokladu, ze kterého aktivita vychází
• Vlastnosti aktivity: typ aktivity
• Vlastnosti kampaně: kniha a typ kampaně
• Vlastnosti příležitosti: kniha příležitosti, výhra/prohra
• Zodpovědná osoba: zodpovědná osoba aktivity

Finanční plánování

Finanční plánování v K2 umožňuje plánovat a vyhodnocovat hospodaření společnosti na úrovni uživatelsky definovaných kategorií nákladů a výnosů. Jednotlivé kategorie se definují v Manažerském výkazu výběrem nákladových a výnosových účtů z účetního rozvrhu v libovolné kombinaci s ostatními účetními osami.

Plánování probíhá v těchto krocích:

1. Definice manažerského výkazu

2. Konfigurace plánování - dostupné pouze ve webové K2

3. Správa scénářů pro plánování - dostupné pouze ve webové K2

4. Vytvoření potřebných záznamů budoucích Období s vyplněnými hodnotami Datum od / Datum do a vytvoření Period pro toto období - nabídka Plánovacích period vychází z Účetních období dimenze Datum a je-li potřeba plánovat na budoucí období, musí být v K2 tyto záznamy vytvořeny. Současně musí po vytvoření těchto záznamů proběhnout přepočet dat (funkce Plnění BI).

5. Plánování hodnot - dostupné pouze ve webové K2

a) neřízené plánování: plánovací tabulku spouští uživatelé samostatně pomocí funkce Plánování z hlavního menu ze složky Business intelligence / Finanční plánování. Uživatelé s právem Prohlížení dat finančního plánování (2489) mohou plánovací tabulku spustit pouze pro prohlížení, uživatelé navíc s právem Editace dat finančního plánování (2490) mohou tabulku plánu nejen prohlížet, ale data také editovat. Při spuštění plánovací tabulky volíme instanci plánu, období a scénář, v plánovací tabulce pak pomocí filtrace konkrétní prvky dimenzí a řádky manažerského výkazu. Uživatele nelze omezit, na které období, scénář, prvky účetních dimenzí a řádky manažerského výkazu mohou či musí sestavit plán.

b) řízené plánování: sestavení plánu je založeno na dokladu Předpis finančního plánování, který obsahuje konkrétní instanci finančního plánování a má stanoveny konkrétní hodnoty parametrů pro sestavení plánu. Uživateli je jednoznačně předurčeno, na které období, scénář, prvky účetních dimenzí a řádky manažerského výkazu může sestavit plán. Celý proces sestavení a kontroly plánů lze navíc řídit pomocí napojení na workflow procesy. Pro zabránění uživatelům spouštět plánovací tabulku nezávisle na předepsaném dokladu (viz bod 4a - neřízené plánování) nesmí mít uživatelé práva Prohlížení dat finančního plánování (2489) a Editace dat finančního plánování (2490).

Obr.: Neřízení vs řízené sestavení finančního plánu

5. Vyhodnocení

Obr.: Hlavní menu webové K2 s moduly pro Finanční plánování

Definice manažerského výkazu

Jednotlivé řádky výkazu představují finanční ukazatele, které se následně plánují a vyhodnocují. Více o manažerských výkazech naleznete v kapitole Manažerské výkazy.

Konfigurace plánování

V Konfiguraci finančního plánování definujeme jednotlivé instance pro finanční plánování. Každá instance stanovuje vstupní parametry pro vytvoření finančního plánu. Nestanovuje však konkrétní hodnoty parametrů, neboť tyto stanovujeme až následně a to podle přístupu k plánování:

• neřízené plánování (plánovací tabulka spuštěna samostatně pomocí funkce Plánování z hlavního menu): při spuštění plánovací tabulky volíme instanci plánu, období a scénář, v plánovací tabulce pak pomocí filtrace konkrétní prvky dimenzí a řádky manažerského výkazu
• řízené plánování (plánovací tabulka spuštěna pro konkrétní doklad Předpis finančního plánování): instanci plánu volíme do každého dokladu Předpis finančního plánování a v něm definujeme konkrétní hodnoty parametrů, na které lze sestavit plán.

Název	Uživatelský název plánovací instance. Do názvu typicky nezadáváme konkrétní hodnoty parametrů (např. "plán 2026, realistický, středisko Hardware"), protože tyto definujeme až při sestavování konkrétních plánů založených na každé definované instanci.
Účetní kniha představující skutečnost	Kniha účetnictví, z níž budou načtena data do scénáře "Skutečnost".
Účetní kniha představující plán	Kniha účetnictví, z níž budou načtena data do scénáře "Plán". Využijeme v případě, kdy vedeme finanční plány pomocí účetních záznamů v určité Knize účetnictví, a přejeme si tyto hodnoty načíst do plánovací tabulky.
Manažerský výkaz	Volba výkazu z modulu Definice manažerských výkazů.
Délka historie pro plánování v letech	Omezuje nabídku roků pro výběr.
Vybrané dimenze	Volba analytických dimenzí, na které chceme plánovat.

Obr.: Konfigurace finančního plánování

Obr.: Instance s definovanou dimenzí Středisko

Po nastavení konfigurace se automaticky spustí přepočet finančního plánu, který podle konfigurace plánování naplní fakta pro scénář "Skutečnost" a případně také pro scénář "Plán" (podle vybraných Knih účetnictví).

Správa scénářů pro plánování

Při plánování je možné modelovat různé scénáře budoucího vývoje hospodaření společnosti. Prvním scénářem je vždy "Skutečnost", do které se hodnoty plní na základě pohybů v účetním deníku. Druhým výchozím scénářem je "Plán". K němu je možné doplnit další uživatelsky definované scénáře podle specifických potřeb plánování.

Obr.: Scénáře pro plánování

Plánování hodnot - neřízené plánování

Tabulku finančního plánu spouštíme pomocí samostatné funkce Plánování, kterou nalezneme v hlavním menu ve složce Business intelligence / Finanční plánování. Uživatelé s právem Prohlížení dat finančního plánování (2489) mohou plánovací tabulku spustit pouze pro prohlížení, uživatelé navíc s právem Editace dat finančního plánování (2490) mohou tabulku plánu nejen prohlížet ale data také editovat.

Před vlastním plánováním je třeba nejprve vybrat instanci finančního plánování, plánovaný scénář a cílové období. Pokud už uživatel provedl výběr dříve, jsou předvyplněny naposledy použité hodnoty.

Obr.: Nastavení plánu - volba Instance, Scénáře a Období

Po potvrzení výběru se zobrazí hlavní plánovací obrazovka. Slouží pro naplnění vybraného scénáře konkrétními hodnotami na úrovni řádků manažerského výkazu a období po měsících s případnými řezy v dalších dimenzích na základě zadané konfigurace.

Obr.: Plánování - hlavní plánovací obrazovka

V levém horním rohu jsou k dispozici filtry. Plánování probíhá vždy pro danou vlastní firmu a konkrétní scénář. Pokud byly pro plánování v konfiguraci vybrány další dimenze, jsou dostupné ve filtrech. Uživatel však není omezen výběrem hodnot z dimenzí, může tedy editovat plán pro libovolný prvek dimenze - viz popis neřízeného plánování výše.

Plánování hodnot - řízené plánování

Řízené plánování je přístup, kdy uživatel může sestavovat finanční plán pouze dle přesně definovaných parametrů. Základem pro přístup k plánovací tabulce je doklad Předpis finančního plánování. Napojením na workflow procesy lze celý proces sestavování, schvalování či zamítání plánů a aktuální přístupy uživatelů k editaci plánu řídit ještě efektivněji.

Předpisy finančního plánování

Doklady Předpisy finančního plánování jsou založeny na Knihách finančního plánování. Práce s dokladem je shodná jako s dalšími doklady v programu K2, přičemž funkce Potvrzení zde slouží pouze k prostému uzamčení dokladu pro změny a pro ukončení možnosti editovat finanční plán.

Obr.: Předpisy finančního plánování

Základem dokladu je stanovení Plánovací instance, což je záznam z Konfigurace plánování, který stanovuje některé základní parametry pro plánování (především manažerský výkaz a analytické dimenze, na které se má plán sestavovat).

Při založení nového dokladu, ještě dříve, než je vybrána konkrétní plánovací instance, jsou do dokladu vloženy povinné dimenze finančního plánování: Vlastní firma, Scénář a Plánovací období. Při výběru konkrétní plánovací instance se doplní dimenze Řádek manažerského výkazu a jsou-li definovány tak také analytické účetní dimenze.

U každé dimenze jsou dvě hodnoty:

• Prvky pro plánování: prvky dimenzí, pro které se má sestavovat plán. Lze vybrat více hodnot. Příklad: Scénář - Realistický a Pesimistický, Středisko - Výroba a Marketing, apod.
• Výchozí filtrovaný prvek: jeden z prvků, pro který se má sestavovat plán, tento bude automaticky při spuštění plánovací tabulky vyfiltrován.

Dimenze dokladu:

Vlastní firma	Přednastaví se aktuální vlastní firma, ve které se uživatel v programu K2 nachází.
Scénář	Prvek pro plánování je přednastaven na kořenový uzel "Scénář" (konkrétní scénář tedy není zvolen) a uživatel musí hodnotu editovat a vybrat konkrétní scénář / scénáře. Výchozí filtrovaný prvek je přednastaven na tovární scénář "Plán".
Plánovací období	Přednastaví se na následující rok.
Řádek manažerského výkazu	Prvek pro plánování a také Výchozí filtrovaný prvek je přednastaven na nejvyšší řádek (první řádek) v manažerském výkazu.
Analytická účetní dimenze (Středisko, atd)	Vloží se tehdy, pokud je v plánovací instanci vybrána konkrétní dimenze. Prvek je přednastaven na kořenový uzel, (např. u dimenze Středisko na "Středisko", hodnota tedy není zvolena) a uživatel musí hodnotu editovat a vybrat konkrétní prvek / prvky.

Obr.: Předpis finančního plánování - nový záznam po vybrání plánovací instance, která má definovanou účetní dimenzi Středisko

Obr.: Předpis finančního plánování - nový záznam po nastavení konkrétních hodnot v dimenzích a se stanoveným řešitelem

Řešitel finančního plánování

Výběr osoby z modulu Kontaktních osob.

Plánování bez Workflow	Uživatel spojený s kontaktní osobou, která je zadána v poli Řešitel je aktuálním řešitelem dokladu a může vstupovat do plánovací tabulky. Pomocí funkce Zobrazit plánované hodnoty může otevřít plánovací tabulku pro prohlížení, pomocí funkce Plánovat pak pro editaci.
Plánování s Workflow	Plánovací tabulku pro prohlížení a pro editaci může otevřít vždy řešitel aktuálního kroku workflow procesu připojeného k dokladu. Platí, že uživatel spojený s kontaktní osobou, která je zadána v poli Řešitel, se stane prvním řešitelem vytvořeného workflow procesu.

Funkce nad Předpisy finančního plánování

Zobrazit plánované hodnoty	Otevře plánovací tabulku pro prohlížení. Funkce je dostupná těmto uživatelům: uživateli spojenému s kontaktní osobou, která je zadána v poli Řešitel pokud k dokladu není připojen žádný workflow proces uživateli, který je řešitelem aktuálního (posledního) kroku workflow procesu připojeného k dokladu uživateli s právem Editace předpisu finančního plánování (č. 2493)
Plánovat	Otevře plánovací tabulku pro editaci. Funkce je dostupná těmto uživatelům: uživateli spojenému s kontaktní osobou, která je zadána v poli Řešitel pokud k dokladu není připojen žádný workflow proces uživateli, který je řešitelem aktuálního (posledního) kroku workflow procesu připojeného k dokladu

Obecná práce s plánovací tabulkou

Pravý horní roh obsahuje sadu tlačítek. První dvě slouží pro přizpůsobení šířky sloupců. Tlačítko (Kopírování scénáře finančního plánování) umožňuje provádět kopírování hodnot mezi scénáři. Při něm je třeba vybrat zdrojový scénář a zdrojové období, ze kterého se hodnoty do plánovaného scénáře mají zkopírovat. Upozornění: Aby mohla být kopírována data ze scénáře "Skutečnost", musí po nastavení konfigurace být spuštěn Přepočet analytického modelu, který podle konfigurace plánování naplní fakta pro scénář "Skutečnost".

Tlačítko (Přepočíst analytický model) umožňuje přeplnit analytický model tak, aby reflektoval provedené změny plánu.

Obr.: Kopírování hodnot ze skutečnosti z minulého období

Každou operaci s plánovanými hodnotami lze doplnit o volitelný komentář. Jeho cílem je popsat, proč byla taková úprava plánu provedena. Systém kromě komentáře uchovává informaci o to, kdo a kdy změnu provedl. Celou historii změn je možné u každé hodnoty zobrazit volbou Zobrazit historii z místní nabídky.

Obr.: Historie buňky

Hodnoty v jednotlivých buňkách je možné měnit jak jednotlivě, tak hromadně. K dispozici je zvýšení a snížení hodnoty, a to buď absolutně nebo relativně.

Obr.: Zvýšení hodnoty - relativně

V K2 je možné finančně plánovat jak zdola nahoru, tak i shora dolů.

Při plánování zdola nahoru jsou hodnoty plánovány na detailní úroveň (konkrétní měsíc na listovém řádku manažerského výkazu s vybranými filtry). Takto zadané hodnoty se pak přirozeně agregují v hierarchii výkazu a v čase.

Plánování shora dolů umožňuje naplánovat hodnotu na nelistový řádek nebo sloupec. Řádky a sloupce k tomu určené jsou v plánovací matici podbarvené. Hodnotu v takových buňkách je pak možné rozložit na prvky nižší úrovně, a to buď rovnoměrně nebo váženě.

Například zadáme hodnotu 150.000 do "Tržby z prodaného dlouhodobého majetku" na celý rok 2026:

Obr.: Plánování shora dolů - zadání celkové hodnoty pro rok 2026

Tuto hodnotu chceme nyní rozložit do jednotlivých měsíců. Rozklad je k dispozici v místní nabídce dané buňky. Podle toho, jestli byla hodnota zadána na agregovanou úroveň řádků nebo sloupců, je možný rozklad do řádků nebo do sloupců - funkce Rozložit do řádku a Rozložit do sloupce. V případě rovnoměrného rozkladu je hodnota rozložena rovnoměrně na všechny dceřiné položky. Při váženém rozkladu je hodnota rozložena na všechny dceřiné položky s váhou podle hodnot v zadaném scénáři a období.

Obr.: Rozklad hodnot - váženě podle skutečnosti z roku 2025

Vyhodnocení

K vyhodnocení je k dispozici tabulární sémantický model. Umožňuje průběžně vyhodnocovat míru plnění plánů a analyzovat vznikající odchylky. Popis modelu naleznete v kapitole Manažerské přehledy / Analytický datový model / Model Finance / Finanční plán.

Obr.: Vyhodnocení finančního plánu