Inteligentní zpracování dokumentů

Inteligentní zpracování dokumentů slouží k automatickému vytěžování dat z nahraných dokumentů pomocí umělé inteligence. Po nahrání dokumentu AI automaticky rozpozná klíčové údaje a tato data uloží ve strukturované podobě do formátu JSON.

Z takto vytěžených dat lze následně jedním krokem vytvořit nový záznam odpovídajícího typu (např. Faktura přijatá), do kterého se hodnoty z JSONu automaticky přenesou do příslušných polí.

Podmínky použití

Aby bylo možné dokumenty automaticky vytěžovat a zpracovávat, je nutné mít daný typ dokumentu nastaven v modulu Konfigurace dokumentu, konkrétně na záložce IDP.

IDP (Intelligent Document Processing)

Na záložce IDP typu dokumentu se nastavuje, co se automaticky stane s každým nově vloženým dokumentem tohoto typu. Dokument se může zařadit do fronty přijatých dokumentů, odeslat k vytěžení a z vytěžených dat se může založit doklad, například přijatá faktura nebo dodací list.

Nastavení platí pro všechny dokumenty daného typu. Uplatní se jen u nově založených dokumentů, na dříve vložené dokumenty nemá vliv.

Obr.: Konfigurace dokumentu - IDP

Nastavení a zpracování dokumentů

Pole	Popis
Zařadit do fronty přijatých dokumentů	Nový dokument se automaticky zařadí do fronty IDP. Bez zaškrtnutí se s dokumentem nic dalšího neděje.
Vytěžit dokument	Dokument ve frontě se označí k těžení a při dalším odeslání se pošle na IDP API. Zaškrtnutí automaticky zapne i „Zařadit do fronty“.
Workflow postup	Pro každý nový dokument se založí proces workflow podle vybraného postupu. Proces dostane název „IDP-<zkratka dokumentu>“ a dokument jako produkt. Funguje nezávisle na frontě.

Těžení

Pole	Popis
Propojený modul	Modul (datový modul), ve kterém se z vytěžených dat založí doklad, např. Přijaté faktury nebo Dodací listy. Změna modulu předvyplní Api endpoint a smaže stavy dokladu v sekci Zpracování.
Api endpoint	Typ těžení na straně IDP API. Vyplňuje se automaticky podle propojeného modulu: invoice (přijatá faktura), delivery-note (dodací list), jinak general. Měnit by se mělo jen na pokyn dodavatele IDP.
Prompt na LLM	Šablona AI zprávy, jejíž text se pošle spolu s dokumentem a říká modelu, co má z dokumentu vytěžit. U přijatých faktur se prompt neodesílá, endpoint invoice má vlastní.
Stav dokumentu po úspěšném těžení	Stav, který se nastaví vloženému dokumentu, když těžení proběhne v pořádku.
Stav dokumentu po neúspěšném těžení	Stav, který se nastaví vloženému dokumentu, když těžení selže.

Zpracování

Pole	Popis
Pravidla pro DM	Pravidla datového modulu, která z vytěžených dat (JSON) doplní pole dokladu. Může obsahovat podřízená pravidla pro položky dokladu.
Skript pro zpracování	Skript (.PAS), který z vytěžených dat sestaví doklad. Při výběru modulu Přijaté faktury se předvyplní standardní skript IdpImportInvoice. Bez skriptu se doklad založí jen podle Pravidel pro DM.
Stav dokladu po zpracování bez výhrad	Stav založeného dokladu, když zpracování skončí bez varování.
Stav dokladu po zpracování s výhradami	Stav založeného dokladu, když zpracování skončí s aspoň jedním varováním. Doklad se tak dá snadno najít a zkontrolovat.

Chování dokumentu po založení

Nastavení	Výsledek ve frontě
Zařadit do fronty + Vytěžit dokument	Záznam je označen k těžení a čeká na odeslání na IDP API.
Jen Zařadit do fronty, vyplněný modul nebo skript	Záznam je rovnou připraven ke zpracování, bez těžení.
Jen Zařadit do fronty, bez modulu i skriptu	Záznam zůstane ve frontě jako zařazený a dál se nezpracuje.
Nic zaškrtnuto	Dokument do fronty nejde. Založí se jen workflow proces, pokud je vyplněn Workflow postup.

Nastavení

Pravidla

Modul Pravidla umožňuje bez programování popsat, co se má se záznamem stát, když splní zadanou podmínku: doplnit hodnotu do pole, přenést hodnotu z JSON, založit komentář nebo nahlásit informaci, varování a chybu. Sady pravidel se dnes uplatňují především při automatickém zpracování dokumentů modulem IDP.

Sada pravidel je pojmenovaný předpis vázaný na jeden datový modul — například na Fakturu přijatou, Nabídku nebo Zboží. Skládá se z jednotlivých pravidel a každé z nich má podmínku a seznam akcí, které se provedou, jen když je tato podmínka na zpracovávaném záznamu splněna. Sama od sebe se nespustí. Vyhodnotí se až ve chvíli, kdy si o to řekne zpracování, které na ni odkazuje. V současné verzi je to zpracování dokumentů modulem IDP, kde se sada přiřazuje v konfiguraci typu dokumentu.

Struktura sady pravidel

1. Sada pravidel (hlavička): má název a datový modul, pro který platí. Sada je vždy vázaná na jeden datový modul.
2. Pravidlo: položka sady. Má pořadí, název, podmínku a přepínač Zastavit po splnění.
3. Akce: položky pravidla. Provedou se v zadaném pořadí, jen když je podmínka pravidla splněna.

Nad tím stojí ještě jedna vazba: sada pravidel může mít podřízené sady pravidel pro položky. Hlavičková sada tak popisuje pravidla pro hlavičku dokladu, zatímco její podřízené sady obsahují pravidla pro řádky (položky) téhož dokladu.. Zanořovat lze i hlouběji, do položek položek.

Záložka Základní údaje

Obr.: Pravidla - základní údaje

Popis polí:

Název	Označení sady. Musí být v celé databázi jedinečné. Pod stejným názvem nelze založit druhou sadu.
Datový modul	Modul, nad jehož záznamy se pravidla vyhodnotí (například Faktura přijatá). Určuje také, jaká pole a podmínky vám modul nabídne.
Seznam pravidel	Jednotlivá pravidla této sady.
Sady pravidel pro položky	Podřízené sady.

Zobrazení seznamu

Seznam sad má dvě podoby, které se přepínají v pásu karet, v záložce funkce: Zobrazit jako strom ukáže hlavičkové sady s jejich podřízenými sadami v hierarchii, Zobrazit jako tabulku vypíše všechny sady jako plochý seznam.

Přístupová práva:

Číslo	Právo	Co umožňuje
2528	Prohlížení	Otevřít modul, prohlížet sady pravidel, jednotlivá pravidla a jejich akce.
2529	Změna	Zakládat, měnit a kopírovat sady pravidel i pravidla, zneplatňovat a zplatňovat záznamy. Totéž právo se vyžaduje pro import z XML.

Bez práva na změnu je modul přístupný jen ke čtení. Vyhodnocení pravidel při importu na těchto právech nezávisí — běží pod zpracováním, které je vyvolalo.

Průběh vyhodnocení

1. Pravidla sady se seřadí podle pole Pořadí.
2. U každého pravidla se vyhodnotí Podmínka nad zpracovávaným záznamem. Nesplněné pravidlo se přeskočí.
3. U splněného pravidla se provedou všechny jeho akce v pořadí, v jakém jsou zadané.
4. Pokud má splněné pravidlo zapnuté Zastavit po splnění, vyhodnocování sady tím končí a další pravidla se už neřeší.
5. Nakonec se zpracují podřízené sady. Pro každý řádek příslušného položkového modulu se spustí jejich pravidla.

Pravidla se vyhodnocují postupně a všechna splněná se uplatní. Pokud dvě pravidla plní stejné pole, vyhraje to, které se provede později. Přepínač Zastavit po splnění je proto vhodný u větvení typu „platí první odpovídající varianta“ — pravidla uspořádejte od nejkonkrétnějšího k nejobecnějšímu.

Fronta přijatých dokumentů

Fronta je pracovní seznam dokumentů, které se předává umělé inteligenci k vytěžení a následně z nich zakládá doklady. Jeden záznam fronty odpovídá jednomu přijatému dokumentu a drží celou jeho historii: kdy byl odeslán na IDP API, co se vytěžilo, s jakou jistotou, jaký doklad z něj vznikl a co je na něm potřeba zkontrolovat.

Do fronty se dokument dostane sám. Jakmile vznikne nový dokument typu, který má zapnuté Zařadit do fronty přijatých dokumentů, založí se k němu záznam fronty. Odtud už se s ním pracuje jako s úlohou — odešle se ke vytěžení, stáhnou se výsledky a z nich se vytvoří doklad.

Záložka Základní údaje

Obr. Fronta přijatých dokumentů - záložka Základní údaje

Popis polí:

Typ dokumentu	Konfigurace, ze které se řídí celé zpracování
Číslo datového modulu	Modul, do kterého se záznam zpracovává
Stav	Aktuální fáze zpracování
Firma	Pro kterou firmu záznam vznikne
InvoiceRID	Odkaz na vzniklý doklad, pokud je propojeným modulem faktura přijatá.

Fronta a firma

Záznamy jsou dělené po firmách. Funkce, které pracují s celou frontou (odeslání všech, stažení všech výsledků), zpracují vždy jen záznamy aktuální firmy.

Přístupová práva

Číslo	Právo	Co umožňuje
2530	Prohlížení fronty	Otevřít modul a prohlížet záznamy.
2531	Změna fronty	Měnit záznamy, zneplatňovat je a zapisovat průběh zpracování (stavy, události, log).
2532	Zakládání fronty	Zakládat nové záznamy fronty — tedy i automatické zařazení dokumentu.
2533	Prohlížení událostí	Prohlížet události historie záznamu.
2534	Prohlížení logu	Prohlížet jednotlivé zprávy logu události.

Záznam fronty zakládá uživatel, který uložil dokument. Pokud nemá právo na zakládání (2532) i na změnu (2531), dokument se do fronty nezařadí a K2 na to upozorní hláškou. Práva pro zakládání proto potřebují všichni, kdo dokumenty do K2 vkládají — nejen obsluha fronty.

Životní cyklus záznamu

Zpracování má pět fází. Každá posune záznam do jiného stavu, takže ze stavu je vždy poznat, co se má stát dál — a kdo je na tahu.

1. Zařazení do fronty

Automaticky při uložení nového dokumentu, jehož typ má zapnuté Zařadit do fronty přijatých dokumentů. Záznam se založí pro aktuální firmu, připojí se k němu vložený dokument a zapíše se událost Zařazeno do fronty. Výchozí stav se přebírá z konfigurace typu dokumentu.

Stav: K vytěžení, Ke zpracování, Zařazeno

2. Odeslání na IDP API

Funkce Odeslat vše na API vezme všechny záznamy firmy ve stavu K vytěžení, seskupí je podle API endpointu z konfigurace typu dokumentu a odešle je hromadně spolu s přílohami a promptem. Z odpovědi se uloží interní identifikátor na API a zapíše se událost Odesláno na API.

Stav: Čeká na vytěžení, Chyba odeslání

3. Stažení výsledků

Funkce Získat všechny výsledky z API se dotáže na všechny záznamy ve stavu Čeká na vytěžení. Dokud API hlásí, že zpracování běží, nestane se nic. Po dokončení se uloží vytěžená data, jistota výsledku a počet stran, stáhne se log těžení a stav dokumentu v DMS se přepne podle konfigurace typu.

Stav: Vytěženo, Chyba parsování

4. Zpracování na doklad

Funkce Zpracovat dokument z vytěžených dat založí záznam v propojeném modulu — skriptem typu dokumentu, nebo, pokud žádný skript není zadán, přímo podle sady pravidel. Vzniklý doklad se zapíše do polí Číslo dokladu a Číslo datového modulu, přílohy se k němu připojí a zapíše se událost Doklad vytvořen s celým logem zpracování.

Stav: Zpracováno, Chyba zpracování, Chyba dat, Chyba párování

5. Kontrola dokladu

Na vzniklém dokladu projde uživatel varování z vytěžení funkcí Kontrola IDP dokladu. Odškrtnutím posledního varování se doklad překlopí do stavu „bez výhrad“ a do fronty se zapíše událost Kontrola dokončena.

Stav: Zkontrolováno

Opakování kroku

Kroky lze zopakovat. U záznamu, který už byl odeslán nebo vytěžen, se K2 před dalším odesláním zeptá — vznikne nové zpracování na API a spotřebuje se znovu. Zpracovat dokument je dostupné i u chybových stavů, takže po opravě nastavení nebo dat stačí zpracování spustit znovu.

Přehled stavů

Stav	Význam	Nastaví
Zařazeno	Požadavek byl zařazen do fronty. Typ dokumentu ale nemá čím záznam zpracovat — nemá skript ani propojený modul, takže záznam zůstává odložený.	Zařazení
K vytěžení	Dokument čeká na odeslání na IDP API. Jen tyto záznamy odešle funkce Odeslat vše na API.	Zařazení
Čeká na vytěžení	Dokument byl přijat API a čeká na zpracování modelem.	Odeslání
Vytěženo	Data byla úspěšně vytěžena a jsou na záznamu k dispozici. Připraveno ke zpracování na doklad.	Stažení výsledků
Ke zpracování	Dokument je připraven ke zpracování bez těžení — data už jsou k dispozici, stačí z nich vytvořit záznam.	Zařazení
K vytvoření	Dokument je připraven k vytvoření záznamu.	Skript zpracování
Zpracováno	Ze záznamu byl úspěšně vytvořen doklad.	Zpracování
Zkontrolováno	Všechna varování vytěženého dokladu byla zkontrolována.	Kontrola dokladu
Chyba odeslání	Dokument byl API odmítnut, nebo se nepodařilo spojení. Důvod je v poli Zpráva z API a v logu.	Odeslání
Chyba parsování	Výstup z modelu skončil chybou. Text chyby přišel z API.	Stažení výsledků
Chyba dat	Data zprávy obsahují chyby.	Skript zpracování

Stavy záznamu fronty

Stav	Význam	Nastaví
Chyba párování	Data dokumentu nelze spárovat s daty K2 (nenalezený partner, zboží, kniha…).	Skript zpracování
Chyba zpracování	Při zpracování dokumentu došlo k chybě. Podrobnosti jsou v logu události.	Zpracování
Schváleno	Dokument byl schválen.	Vlastní zpracování
Zamítnuto	Dokument byl zamítnut.	Vlastní zpracování
Neznámý	Stav není určen. U korektně zařazeného záznamu by se neměl objevit.	—

Funkce Zpracovat dokument je dostupná u stavů Vytěženo, Ke zpracování, K vytvoření, Chyba dat, Chyba párování a Chyba zpracování, a to jen u záznamů, které nejsou zneplatněné.

Další dostupné funkce

Kromě funkcí ve standardním pásu karet existují ještě příkazy pro jednotlivý záznam a přehled spotřeby. Nejsou součástí výchozího formuláře — do pásu karet si je lze přidat úpravou formuláře, nebo je volat ze skriptu:

• Odeslat na API — odešle jen aktuální (nebo označené) záznamy. U záznamu, který už byl odeslán nebo vytěžen, se nejprve zeptá na potvrzení.
• Získat výsledky z API — stáhne výsledek jen pro aktuální (nebo označené) záznamy.
• Spotřeba IDP — zobrazí přehled fakturované spotřeby: počet dokumentů a stran za aktuální měsíc a celkem za licenci.

Události a log

Historie záznamu je dvouúrovňová. Události jsou milníky zpracování, log jsou jednotlivé zprávy patřící k jedné události. Nic z toho se nezadává ručně — vzniká to průběžně při zpracování.

Typy událostí

Událost	Kdy vznikne
Zařazeno do fronty	Při automatickém zařazení dokumentu do fronty.
Odesláno na API	Po úspěšném odeslání; log obsahuje interní identifikátor zpracování na API.
Výsledky staženy	Po úspěšném stažení vytěžených dat.
Log těžení	Log průběhu těžení stažený z IDP API. Stahuje se po dokončení i po chybě.
Doklad vytvořen	Po zpracování na doklad; log obsahuje všechny zprávy zpracování včetně varování.
Chyba zpracování	Při chybě v kterékoli fázi — odeslání, těžení nebo zpracování.
Kontrola dokončena	Po odškrtnutí všech varování na vzniklém dokladu. Zapisuje se jen jednou.

Řádky logu mají stav Informace, Varování nebo Chyba a jsou odlišené ikonou; ikona události odpovídá nejzávažnějšímu stavu jejích zpráv. Delší text zprávy je v poli Detail logu.

Kontrola vytěženého dokladu

Varování ze zpracování se nekontrolují ve frontě, ale na vzniklém dokladu. Slouží k tomu funkce Kontrola IDP dokladu, dostupná na dokladu, který vznikl z fronty a dosud není potvrzený. Funkce otevře doklad ve zvláštním zobrazení se seznamem varování ke kontrole. Každé varování má zaškrtávátko a text; u varování vázaného na konkrétní pole je k dispozici i skok na toto pole. Pokud zpracování při hledání navázaného záznamu našlo několik možností, nabídne se ve výběru u pole právě tato množina kandidátů — nemusí se tedy hledat v celém číselníku.

Po odšktrnutí všech varování se doklad při uložení překlopí ze stavu po zpracování s výhradami do stavu po zpracování bez výhrad podle konfigurace typu dokumentu. Do fronty se zapíše událost Kontrola dokončena a záznam dostane stav Zkontrolováno. Zapisuje se jen jednou - pozdější odšktrnutí zpět se už nesleduje.