EDI - Nastavení

Nastavení EDI pro vlastní firmu se provádí na záložce EDI komunikace ve Správě multi company. Na této záložce se definují adresáře pro jednotlivé zprávy, definují se sazby daní a další parametry týkající se jednotlivých zpráv.

V knize Odb./Dod. se pak pro jednotlivé záznamy definuje, zda je pro daného zákazníka povolená EDI komunikace, definují se domluvené zprávy a evidují se GLN kódy.

Karty zboží musí obsahovat informaci o EAN kódu.

V knihách nákupu a prodeje je pole Doklady vstupují do EDI. Pokud je zatrženo, pak se na dokladech vznikajících v těchto knihách (a jsou-li vystavené na zákazníka, který má povolenou EDI komunikaci) zatrhne příznak Vstupuje do EDI.

Ve správě plánovaných úloh je k dispozi akce Zpracování EDI zpráv, která kontroluje příchozí zprávy v adresáři pro import nebo naopak vytváří zprávy ze záznamů v knize Fronta EDI zpráv.

EDI komunikace

Nastavení EDI komunikace se provádí na záložce EDI komunikace ve Správě multi company, kterou lze spustit ze stromového menu Správce/Systém/Správa multi company. Zde se zadávají adresáře, kam se vytvořené zprávy ukládají nebo v případě importu, odkud se budou zprávy importovat. Zadávají se zde i obecné parametry, které mají vliv na exportované/importované zprávy (např. výběr sazeb DPH).

Obr.: EDI komunikace (Správa multi company)

Popis polí:

Povolit EDI komunikaci	Pokud není povolena komunikace, nelze určit adresáře pro export, import a archív.
EDI GLN	Zobrazí GLN ze zákazníka vybraného v poli Zákazník v Základním nastavení vlastních firem. Jde o záznam, který představuje "naší" firmu.
Adresář pro export EDI souborů	Adresář, do kterého se exportují zprávy. Pokud se u tohoto pole zobrazí ikona , pak to znamená, že daný adresář neobsahuje požadovanou strukturu, tedy že nejsou vytvořené podadresáře s názvy zpráv. Tyto adresáře se pak vytvoří automaticky při vzniku první zprávy.
Adresář pro import EDI souborů	Adresář, odkud se importují zprávy do IS K2. Pokud se u tohoto pole zobrazí ikona , pak to znamená, že daný adresář neobsahuje požadovanou strukturu, tedy že nejsou vytvořené podadresáře s názvy zpráv. Tyto adresáře se pak vytvoří automaticky při vzniku první zprávy.
Adresář pro archív EDI souborů	Adresář, kam se ukládají soubory pro archívní účely. Pokud se u tohoto pole zobrazí ikona , pak to znamená, že daný adresář neobsahuje požadovanou strukturu (informace se zobrazí po najetí myší na danou ikonu - viz nafocený obrázek výše), tedy že nejsou vytvořené podadresáře s názvy zpráv. Tyto adresáře se pak vytvoří automaticky při vzniku první zprávy.
Výchozí kniha pro doklady nákup	Kniha, do které se budou vytvářet importované doklady na straně nákupu.
Výchozí kniha pro doklady prodeje	Kniha, do které se budou vytvářet importované doklady na straně prodeje.
Zasílat potvrzení převzetí zprávy APERAK	Pokud je zatrženo, bude automaticky vytvořena a zaslána zpráva APERAK.
Při potvrzení dokladu automaticky zařadit ke zpracování	Pokud je zatrženo, pak potvrzený doklad bude automaticky zařazen do Fronty EDI zpráv ke zpracování. Pokud je nastavena plánována úloha Zpracování EDI zpráv.
Základní sazba DPH	Výběr základní sazby DPH. Je třeba vyplnit, má-li být ZS jiná než "ZS".
První snížená sazba DPH	Výběr první snížené sazby DPH. Je třeba vyplnit, má-li být první snížená sazba jiná než "SS".
Druhá snížená sazba DPH	Výběr druhé snížené sazby DPH. Je třeba vyplnit, má-li být druhá snížená sazba jiná než "SS 10".
GLN kód distribučního skladu firmy	Plní element storehouse_ean ve zprávě INVOICE (export FAV) hodnotou z tohoto pole. Jde o kód distribučního skladu "naší" firmy. Pokud má distribuční sklad firmy jiný GLN kód, než je hodnota v poli EDI GLN, pak je třeba vyplnit.
Nekontrolovat MJ při importu zpráv	Hledat měrnou jednotku jen mezi EAN (jen import objednávky (tedy vznik zakázky).
Zohlednit dodavatelské kódy zboží při zjišťování EAN zboží	Při zjišťování EAN prochází i dodavatelské kódy na kartě Zboží.
Výchozí hodnoty
Způsob platby	Při importu dokladu se vyplní pole Způsob platby zadanou hodnotou.
Středisko	Při importu dokladu se vyplní pole Středisko zadanou hodnotou.
Kód zakázky	Při importu dokladu se vyplní pole Kód zakázky zadanou hodnotou.
Způsob odběru	Při importu dokladu se vyplní pole Způsob odběru zadanou hodnotou.
Způsob dopravy	Při importu dokladu se vyplní pole Způsob dopravy zadanou hodnotou.
Termín dodání	Při importu dokladu se vyplní pole Termín dodání zadanou hodnotou.
Povolit importovat objednávky se stejným číslem	Pokud je zatrženo, pak pokud je stejná objednávka (import zprávy ORDERS) importována opakovaně, pak se k číslu objednávky doplní postfix s pořadovým číslem začínající 001, 002...
Sloučit položky faktury	Parametr se týká jen exportu zprávy INVOIC. Pokud je zatrženo, pak sloučí položky se stejným číslem zboží a stejnou měrnou jednotkou.
Místo čísla a data dodacího listu plnit číslo a datum výdejky	Parametr se týká jen exportu zprávy INVOIC. Vybrané elementy určené pro dodací list jsou plněné informacemi z výdejky. Využitelné pro případ, kdy nejsou používán dodací listy.
Sloučit položky dodacího listu	Parametr se týká jen zprávy DESADV. Pokud je zatrženo, pak sloučí položky se stejným číslem zboží a stejnou měrnou jednotkou.

Odběratelé/Dodavatelé - EDI

Na záložce Základní údaje v podzáložce EDI se definuje, zda s daným zákazníkem probíhá EDI komunikace. Pokud je zatrženo, pak je potřeba zadat GLN identifikátor zákazníka. Jedná se o zpravidla třináctimístný číselný kód. Ve spodní části se ve změně standardním způsobem vybírají zpráv, které se se zákazníkem vyměňují.

Obr.: Odběratelé/Dodavatelé - záložka Základní údaje a podzáložka EDI

Pokud budeme chtít nastavit seznam zpráv a pole EDI povoleno pro více záznamů z knihy Odb./Dod., pak lze využít hromadnou akci z ribbonu Nastavení EDI.

Obr.: Hromadná akce Nastavení EDI

V této hromadné akci lze nastavit pole EDI povoleno. Na výběr je z hodnot Neměnit, Zapnout a Vypnout. Ve spodní části pak vybíráme klávesou Ins z nabídky podporovaných zpráv, které chceme skupině zákazníků přidat (pokud je zatrženo pole Přidat) nebo odebrat (pokud je zatrženo pole Odebrat).

Zboží

EAN kódy lze nastavit na kartě Zboží v dodavatelských cenách v poli Dodavatelský kód. Tedy lze zadat pro jednotlivé dodavatelé a měrnou jednotku EAN kód.

Obr.: EAN kód v poli Dodavatelský kód na formuláři Dodavatelské ceny

Hodnotu EAN lze zadat i v čárových kódech. V čárových kódech lze zatrhnout pole EDI. Pokud není u žádného čárového kódu pole EDI zatrženo, pak se vezme EAN z prvního v pořadí.

Obr.: EAN v čárových kódech

EAN kód může být zadán i v poli Zkratka 2 na záložce Základní údaje.

EDI na dokladech

Doklady nákupu a prodeje, které se exportují, mají pole Vstupuje do EDI. Hodnota tohoto pole se automaticky zatrhne v případě zatržení stejnojmenného pole z knihy prodeje/nákupu a zároveň v případě, že je na kartě vybraného zákazníka zatrženo pole EDI komunikace na kartě zákazníka. V poli Zařazení v EDI frontě pak vidíme identifikátor stavu dokladu ve frontě.

Pokud je doklad potvrzený a ve Správě multi company je zatrženo pole Při potvrzení dokladu automaticky zařadit ke zpracování, pak se takový doklad automaticky zařadí do knihy Fronta EDI zpráv. Pokud není parametr zatržený, pak lze daný doklad zařadit ke zpracování pomocí akce Odeslat EDI z ribbonu dokladu. Akce je dostupná pro odeslání jednoho dokladu (záložka ribbonu Funkce), ale i pro odeslání více dokladů najednou (záložka ribbonu Hromadné akce).

Obr.: EDI na dokladu

Obr.: Funkce Odeslat EDI z ribbonu (pro jeden doklad)

Plánovaná akce Zpracování EDI zpráv

Proces zpracování EDI zpráv na vstupu

Plánovaná úloha zkontroluje vstupní adresáře definované na záložce EDI komunikace ve Správě multi company a pro každý nalezený soubor provede akci související s typem zprávy. Dojde k založení záznamu ve frontě a vyplnění údajů pro pole Směr, Typ zprávy, Datum zprávy. Vstupní soubor se přesune do archívu (viz pole Adresář pro archív EDI souborů na záložce EDI komunikaci). V dalším kroku pak proběhne validace, tedy kontrola struktury, kontrola povinných údajů, kontrola zda neexistuje jiný záznam se stejným typem zprávy, stejným číslem zprávy ve frontě EDI zpráv, stejným GLN odesílatele a zda není záznam v červném stavu symbolizující chybový stav. V dalším kroku pak dojde k doplnění údajů do fronty. Z dat zprávy jsou načteny hlavičkové údaje a dojde k naplnění polí v záznamu fronty. Pokud nebyla nalezena chyba, pak je záznamu nastaven stav Připraveno k importu. V případě že validace neprošla, je nastaven stav Chyba dat. V souvislosti s tím je vytvořena notifikace a dojde k vytvoření záznamu ve frontě o chybové zprávě APERAK k dané zprávě (pokud bylo možné přečíst základní informace a zasílání zprávy APERAK je povoleno).

Proces zpracování EDI zpráv na výstupu

Plánovaná úloha prochází záznam fronty se stavem Připraveno k odeslání a pro každý takovýto záznam provede validaci (kontrola, že daný zákazník má nastaveno EDI povoleno, má nastaveno GLN). Pokud by validace neprošla, dojde k nastavení stavu Chyba exportu a bude vytvořena notifikace. Pokud validace projde, pak dojde k vytvoření datové zprávy a vytvoření souboru xml do výstupního adresáře a pro daný záznam ve Frontě EDI zpráv bude nastaven stav Odesláno.

Fronta EDI zpráv

Kniha Fronta EDI zpráv slouží k jednotné správě veškerých dokladů proudících přes EDI komunikaci. Každá importovaná i exportovaná zpráva musí přes frontu projít a zůstává v ní záznam o daném dokladu. Zároveň slouží pro řešení případných chybových stavů (např. nenalezena karta zboží, apod.). Pomocí fronty také můžeme spouštět ruční export/import zpráv, pokud nebude použita plánovaná úloha, nebo pro případ nutnosti mimořádně provést export/import.

Záznamy k exportu se do knihy dostanou automaticky v případě zatržení pole Při potvrzení dokladu automaticky zařadit ke zpracování ve Správě multi company nebo akci Odeslat doklad z ribbonu příslušného dokladu. Doklady k importu se do Fronty EDI zpráv dostanou pomocí plánované úlohy nebo pomocí akce z ribbonu Zařazení přijatých zpráv.

Ve výchozím pohledu jsou ve frontě zobrazeny zprávy vyžadující pozornost nebo zásah uživatele, tzn. především chybové stavy. Pomocí připraveného filtru je možné přepínat mezi dalšími pohledy (příchozí/odchozí/úspěšně zpracované/vše).

Obr.: Kniha Fronta EDI zpráv

Fronta EDI zpráv - Základní data

Na záložce Základní data se zobrazují základní informace o zprávách jako je Typ zprávy, Směr, Číslo zprávy, Datum exportu/importu, Stav.

Obr.: Kniha Fronta EDI zpráv - Základní údaje

Nový záznam v knize Fronta EDI zpráv projde kontrolou (validace existence protistrany, vyplnění GLN, kontrola karty zboží). Pokud nejsou data platná, dojde k nastavení chybového stavu. Uživatel může chybový stav vyřešit (například napárováním zákazníka nebo karty zboží). Pokud není nastaven stav chybový stav a nebo je chyba uživatelem vyřešena, dojde v případě hodnoty v poli Směr "Odchozí" k nastavení stavu K odeslání. V případě hodnoty v poli Směr "Příchozí", pak dojde k nastavení stavu Ke zpracování. Pokud uživatel nemůže vyřešit chybový stav a chyba je na straně příjemce, pak uživatel vynutí zaslání zprávy APERAK a čeká na reakci příjemce.

Řešení chybových stavů

Po vzniku chybového stavu u nějakého záznamu ve frontě je vyvolána notifikace a ta je zaslána definovaným příjemcům. Z notifikace se uživatel dostane na odpovídající záznam ve frontě EDI zpráv.

Fronta EDI zpráv - Zpráva

Na této záložce pak vidíme xml strukturu zprávy. Zprávy nelze editovat.

Obr.: Fronta EDI zpráv - záložka Zpráva