Pokladna

Číselníky pokladny

Karta pokladního dokladu

Číselník Karta pokladního dokladu je určen k předdefinování často používaných položek. Údaje z karty se kopírují do položky pokladního dokladu, takže je již není třeba zadávat ručně.

pic_6272

Obr.: Karty pokladního dokladu - kniha

Základní údaje

Tato záložka karty pokladního dokladu slouží k evidenci základních údajů.

pic_6273

Obr.: Karty pokladních dokladů - Základní údaje

Popis polí:

Zkratka	Zkratka karty pokladního dokladu.
Číslo	Jedná se o evidenční číslo karty pokladního dokladu, které je vytvářeno automaticky při prvním uložení karty. Evidenční číslo je vlastně pořadovým číslem zapisované karty pokladního dokladu.
Název	Název karty pokladního dokladu.
Sazba DPH	Sazba DPH.
Typ daně	Typ daně.
Nekopírovat název	Pokud je zapnuto, z karty se do položky pokladního dokladu zkopíruje Název pouze v případě, že na položce dokladu není nějaký název uložen.
Účet	Účet z účetní osnovy.
Kontace	Kontace pokladního dokladu.
Párovací symbol	Libovolný číselný nebo textový údaj sloužící ke třídění aktivit společnosti.
Středisko	Středisko, kterého se karta pokladního dokladu týká.
Kód zakázky	Libovolný číselný nebo textový údaj sloužící ke třídění aktivit společnosti.
Kód zboží	Kód zboží.
Prostředek	Odkaz do knihy Prostředek.
Referent, Kód 1, Kód 2	Pole umožňují uživatelské rozlišení, příp. vazbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základní číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent.

Přílohy

Na stranu Přílohy karty pokladních dokladů je možné vkládat dokumenty a přiřazovat odkazy na doklady v rámci IS K2. Bližší popis práce s dokumenty a doklady je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Přílohy - Propojení a odkazy.

Pokladny

Hotovostní platby jsou v IS K2 realizovány pokladnami. Prostřednictvím účelově orientovaných pokladen můžeme také provádět ošetření kurzových rozdílů, atd.

Pokladny používané v K2:

pic_2979

Obr.: Knihy pokladních dokladů

Novou pokladnu zakládáme ve Správě knih. Spouští se ze stromového menu Finance - Základní data - Pokladny. Bližší popis práce s modulem Správa knih je uveden v kapitole Správa knih.

Každé pokladně lze přiřadit vlastnosti, které nastavujeme v záložce Výchozí nastavení.

pic_2981

Obr.: Správa knih - Výchozí nastavení knihy pokladních dokladů

Popis polí:

Zaúčtovat nevyrovnané saldo	Umožní zaúčtovat pokladní doklad, u něhož existuje rozdíl mezi celkovou částkou na dokladu a zaúčtovanou částkou.
Měna	Měna příslušné pokladny, kterou nelze po uložení změnit. Vybíráme z číselníku Měna.
Kontace	Kontace pokladny - vybíráme z číselníku Souvztažnosti.
Účet	Číslo účtu, které bude vstupovat do účetnictví. Výběr z knihy Účetní osnova.
Poč. stav M	V poli se vyplňuje počáteční stav pokladny v měně pokladny. Pole lze editovat pouze ve výchozím nastavení a v případě, že v pokladně nejsou v IS K2 zadány doklady v blokovaném období.
Poč. stav	Pokud je pokladna v cizí měně, v poli se vyplňuje počáteční stav pokladny v měně mandanta.
Typ dokladu	Nejčastěji zadávaný typ položky dokladu, která se bude přednastavovat při zadávání pokladního dokladu (např. Výdej).
Typ daně	Typ daně.
Sazba daně	Sazba daně.
DPH	Pokud bude zatrženo, při vkládání nového pokladního dokladu se zobrazí formulář pro zadání položky s DPH.
Párovací symbol	Párovací symbol.
Variabilní symbol	Variabilní symbol.
Implicitní kurzy	Výběr kurzu z číselníku pro platby faktur přijaté/vydané, příjem/výdej. Tímto se nastaví automatický výběr příslušného kurzu z kurzovního lístku v pokladně. Znaménkem mínus označujeme dobropisy.
Automaticky potvrzovat	Pokud je pole zatrženo, pokladní doklady se automaticky potvrdí po uložení.
Jednotné číslovaní	Pokud je pole zatrženo, budou se číslovat dohromady příjmové a výdajové doklady.
Kurzové doklady	Zatrhneme jen v pokladně, ve které se vytvářejí kurzové pokladní doklady. Zatrhávací pole způsobí, že platby v této pokladně nejsou považovány za platby, ale za přecenění.
Středisko	Středisko, které se bude přednastavovat do pokladních dokladů.
DIČ firmy	DIČ zadané v tomto poli se automaticky zobrazí u údajů firmy na sestavách vytištěných nad doklady z této knihy. Pole vyplníme pouze v případě, že máme registraci k DIČ i v jiném státě, a v této knize vystavujeme doklady spadající do přiznání k DPH tohoto jiného státu.

Další pole jsou určena pro nastavení služby EET a jsou popsána v dokumentaci Finance / EET.

Pokladní doklady - kniha

Kniha Pokladní doklady slouží k pořizování, likvidaci (předkontaci) a zaúčtování pokladních dokladů. Pokladní doklady spouštíme ze stromového menu Finance - Pokladna - Pokladní doklady.

V knize Pokladních dokladů se mezi jednotlivými pokladnami přepínáme klávesou Alt+F10 (po přepnutí knih se pravítko automaticky nastaví na poslední záznam v knize). Název pokladny je uveden v horní modré liště.

pic_6274

Obr.: Kniha Pokladní doklady

V pokladní knize se zobrazují doklady setříděné dle data nebo čísla. V případě setřídění dle čísla jsou v jednotlivých letech nejdříve řazeny příjmové doklady, poté doklady výdejové.

Je možné také vytvářet vícepoložkové pokladní doklady.

Pokladní doklad

Základní údaje

V záložce Základní údaje Pokladního dokladu jsou uvedeny základní údaje údaje, které se vztahují k celému dokladu a položky dokladu.

PIC_6275

Obr.: Pokladní doklady - Základní údaje

Popis polí:

Pokladní doklad	Číslo pokladního dokladu, včetně uvedení knihy pokladny. Stisknutím tlačítka Insert se vyplní automaticky.
Neodeslat EET	Pokud je pole zatrženo, pokladní doklad se neodešle do EET, i když je na pokladně EET zapnuto. Pole lze editovat pouze pokud doklad ještě nebyl potvrzen.
Stav	Stav dokladu
Brutto, Netto, DPH	Celková částka pokladního dokladu s daní, bez daně a částka daně. Pokud je pokladna v cizí měně, zobrazí se pod částkami v měně pokladny i částky v měně mandanta.
Typ	Typ pokladního dokladu (Příjem, Výdej).
Externí číslo	Externí číslo (60-ti znakový text). Lze využít pro párování plateb kartou.
Datum vystavení	Datum a čas vystavení dokladu a jméno uživatele, který doklad vystavil. Při změně data vystavení dojde ke změně Data účetního případu i Data UZP (pokud není nulové) v položce pokladního dokladu.
Popis	Krátký popis dokladu.
Změnil	Datum poslední změny a jméno uživatele, který doklad změnil.

Položky

Položky vkládáme do pokladního dokladu klávesou Insert. Po jejím stisknutí se zobrazí formulář Položka pokladního dokladu.

pic_6277

Obr.: Formulář Pokladní doklady pro typ položky Příjem, Výdej (nedaňový doklad)

Popis polí položky typu Příjem, Výdej v nedaňovém dokladu:

Typ	Typ pokladního dokladu.
Datum úč. případu	Datum úč. případu vstupuje do účetnictví. Pole nelze editovat, mění se automaticky dle Data vystavení v hlavičce.
Čas	.as účetního případu. Pole nelze editovat, mění se dle času v hlavičce.
Datum UZP	Datum UZP vstupuje do Přiznání k DPH. Pokud je Datum UZP nulové, doklad do Přiznání k DPH nevstupuje.
Variabilní symbol	Variabilní symbol položky pokladního dokladu - může být vytvářen automaticky podle nastavení v Knihách pokladních dokladů.
Sazba daně	Sazba DPH.
Typ daně	Typ daně určuje, do kterého řádku Přiznání k DPH se položka pokladního dokladu načte.
DPH	Je-li pole zatržené, položka je daňovým dokladem.
Přecenění pokladny	Je-li pole zatržené, jde o přecenění pokladny. Využívá se u pokladen v cizí měně k přecenění zůstatku pokladny.
Vyplaceno komu/Přijato od	Lze vybrat z číselníku Přijato od nebo zadat libovolný text bez vazby na číselník.
Popis	Název položky. Lze vybrat z číselníku Karta pokladního dokladu nebo zadat libovolný text bez vazby na číselník.
Netto	Částka Netto v měně dokladu.
Kurz	Pokud je doklad vystaven v cizí měně, dosazuje se do tohoto pole měna dokladu a směnný kurz pro přepočet na tuzemskou měnu.
Kurzovní lístek	Po stisknutí tlačítka se zobrazí kurzovní lístek a pravítko se nastaví na kurz platný k datu vystavení Pokladního dokladu. (Pokud je nastavený parametr mandanta Kurz na fakturách podle Data úč. případu, nastaví se na kurz podle hodnoty v poli Datum úč. případu.)
Firma	Výběr z číselníku Dod./Odb.
Adresa	Možnost zadat jednoduchou adresu.
Účet	Účet z účetního rozvrhu.
Kontace	Kontace položky pokladního dokladu.
Párovací symbol	Tento symbol slouží k párování v účetnictví.
Středisko	Středisko.
Kód zakázky	Kód zakázky.
Kód zboží	Kód zboží.
Prostředek	Odkaz do knihy Prostředek.
Kód 1	Možnost zadání libovolného kódu.
Kód 2	Možnost zadání libovolného kódu.
Referent	Odkaz do knihy Referenti.

pic_6276

Obr.: Formulář Pokladní doklady pro typ položky Příjem, Výdej (daňový doklad)

Popis polí položky typu Příjem, Výdej v daňovém dokladu:

Položky typu Příjem, Výdej v daňovém dokladu obsahují stejná pole, jako jsou obsaženy v nedaňovém dokladu, navíc jsou pole:

DPH	Částka DPH v měně dokladu.
Brutto	Částka Brutto v měně dokladu.
Editovat DPH	Pole se zatrhává v případě, že částky Netto a DPH na daňovém dokladu jsou zaokrouhleny jinak než v IS K2. Na položce pokladního dokladu se pak vyplní pole Brutto a DPH. Výše částky Netto se dopočte automaticky.

pic_6278

Obr.: Formulář Pokladní doklady pro položky typu PF, VF, VZ, PZ, MZ

Popis polí položky typu PF, VF, VZ, PZ, MZ, OP, OV:

Typ	Typ dokladu, který je placen pokladním dokladem.
Datum úč. případu	Datum úč. případu vstupuje do účetnictví. Pole nelze editovat, mění se automaticky dle Data vystavení v hlavičce.
Čas	Čas účetního případu. Pole nelze editovat, mění se dle času v hlavičce.
Placený doklad	Výběr dokladu z číselníku dle zadaného typu.
Ruční změna platby v měně	Pole se zatrhává (automaticky) v případě, kdy na položce pokladního dokladu editujeme Platbu v měně mandanta nebo Rozdíl.
Popis	Popis položky. Lze vybrat z číselníku Popis nebo zadat libovolný text bez vazby na číselník.
Variabilní symbol	Variabilní symbol položky pokladního dokladu - doplní se variabilní symbol z placeného dokladu. Pokud na placeném dokladu není zadán, může být vytvářen automaticky podle nastavení v Knihách pokladních dokladů.
Vyplaceno komu/Přijato od	Lze vybrat z číselníku Přijato od nebo zadat libovolný text bez vazby na číselník.
Netto	Částka platby v měně dokladu.
Kurz platby	Kurz platby v měně pokladního dokladu (pro přepočet platby na měnu mandanta).
Dat. kurz	Po stisknutí tlačítka se zobrazí kurzovní lístek a pravítko se nastaví na kurz platný k datu vystavení Pokladního dokladu. (Pokud je nastavený parametr mandanta Kurz na fakturách podle Data úč. případu, nastaví se na kurz podle hodnoty v poli Datum úč. případu.)
Platba	Částka platby. V tomto řádku lze zadat částku platby jak v cizí měně, tak v měně mandanta. Částka vstupuje do pole Celkem zaplaceno na 6. straně faktury.
Kurz platby v měně dokladu	Kurz platby v měně placeného dokladu.
Rozdíl	Zobrazuje kurzový rozdíl v měně mandanta. Částka Netto (v měně mandanta) - částka Platby (v měně mandanta).
Kurz dokladu	Kurz placeného dokladu.
Firma	Dosadí se z placeného dokladu.
Adresa	Možnost zadat jednoduchou adresu.
Zbývá doplatit	Částka zbývající k doplacení v měně placeného dokladu a v měně mandanta. Tuto částku nelze měnit.
Částka placeného dokladu	Brutto placeného dokladu v měně placeného dokladu a v měně mandanta.
Účet	Účet z účetního rozvrhu.
Kontace	Kontace položky pokladního dokladu.
Párovací symbol	Tento symbol slouží k párování v účetnictví.
Středisko	Středisko.
Kód zakázky	Kód zakázky.
Kód zboží	Kód zboží
Kód 1	Možnost zadání libovolného kódu.
Kód 2	Možnost zadání libovolného kódu.
Referent	Vazba do knihy Referenti. Pokud je pokladním dokladem placena faktura, doplňuje se toto pole z faktury.

Účtování

K účtování dokladů slouží záložka Účtování Pokladního dokladu. Tato problematika je podrobně popsána v kapitole Účetnictví - Likvidace a účtování.

Přílohy

V záložce Přílohy je možné k pokladnímu dokladu přiřazovat libovolné dokumenty a doklady. Bližší popis práce s připojenými doklady a dokumenty je uveden v kapitole Základní číselníky a podpůrné moduly K2 - Přílohy - Propojení a odkazy.

Funkce nad Pokladními doklady

pic_6288

Obr.: Funkce nad pokladními doklady

Přehled funkcí:

F7	Likvidace a zaúčtování pokladního dokladu. Funkce likvidace a účtování jsou podrobně popsány v kapitole Účetnictví - Likvidace a účtování.
Alt+F3	Přepočet zůstatku pokladny (přepočte zůstatek od vybraného dokladu dále).
Ctrl+E	Pokud byl pokladní doklad odeslán do EET, otevře se příslušný záznam v knize EET.
Ctrl+Shift+F7	Zobrazíme filtr platebních dokladů.

Pro přecenění zůstatku pokladen lze využít funkci Přecenění bankovních účtů a pokladen zařazenou ve stromovém menu Účetnictví - Přecenění - Přecenění bankovních účtů a pokladen. Blíže je práce s touto funkcí popsána v kapitole Přecenění bankovních účtů a pokladen.

Přepočet zůstatků pokladen

Přepočet zůstatků pokladen je funkce, která umožní na vybraných pokladnách provést přepočet jejich zůstatku. Funkce je zařazená ve stromovém menu Finance - Pokladna - Přepočet zůstatků pokladen.

pic_3044

Obr.: Formulář pro Přepočet zůstatků pokladen

Po spuštění funkce se otevře formulář, ve kterém je uvedeno:

Blokační perioda - zobrazí se perioda, která je uvedená v Blokaci period pro účetní závěrku,
Perioda od - zobrazí se perioda, která následuje po blokační periodě. Tuto periodu může uživatel editovat.

Dále se ve vstupním formuláři zobrazí tabulka se seznamem všech pokladen. Zobrazí se sloupce:

s - (selection) sloupec pro označení, zda má být pokladna přepočtena. U všech pokladen bude po otevření formuláře hvězdička;
Zkratka - zkratka pokladny;
Jaz. název - slovně vyjádřený název pokladny;
Zůstatek v měně;
Měna pokladny;
Zůstatek - zůstatek pokladny v měně mandanta;
Měna - měna mandanta.

Hvězdičkou můžeme odznačit/označit pokladnu pro přepočet (ručně nebo pomocí tlačítek s hvězdičkou).

Po odsouhlasení formuláře tlačítkem OK proběhne v označených pokladnách přepočet zůstatků v měně mandanta i v měně pokladny na dokladech s Datem vystavení od dne uvedeného v Periodě od.

Mincovka a pokladní složenka

Mincovka představuje nástroj, který umožní rozpočítat finanční částku do vybraných nominálních hodnot a naopak z počtu bankovek nebo mincí vypočte celkovou částku. Dále umožňuje tisk pokladní složenky a vytváří příjmový a výdajový pokladní doklad.

pic_6295

Obr.: Mincovka v režimu podle částky

Popis polí:

Částka	Částka určená k výpočtu.
Vypočti	Stisknutím tlačítka se provede rozpočítání do požadovaných hodnot.
Vymazat	Tlačítko provede vymazání aktuálních hodnot.
Podle částky	Zatrhnutím pole určíme, zda počítat podle zadané částky.
Podle bankovek	Pole určí, zda počítat celkovou částku ze zadaných hodnot bankovek a mincí.
Pokladna	Pole pro výběr knihy pokladen.
Příjem	Tlačítko umožní buď vytvořit nový příjmový pokladní doklad, nebo připojit položku k již existujícímu pokladnímu dokladu.
Výdej	Tlačítko umožní buď vytvořit nový výdajový pokladní doklad, nebo připojit položku k již existujícímu pokladnímu dokladu.
Bankovní účet	Pole pro výběr příslušného bankovního účtu, který slouží pro tisk pokladní složenky.
Pokladní složenka	Tlačítko pro tisk pokladní složenky.
Vynechat	V tomto sloupci je možné zatrhnou bankovky a mince, které se mají při výpočtu vynechat.

Pokud máme zatrženo pole podle částky, můžeme si zvolit, v jakých bankovkách budeme chtít zadanou částku vyplatit. Sloupec Vynechat nabízí vždy bankovku v nejvyšší hodnotě, která se má vynechat. Zatrhnutím pole a stiskem tlačítka Vypočti se automaticky přepne na další nejvyšší hodnotu. Tzn., že částku v hodnotě 1000 Kč nabízí v tisícikorunové bankovce, pokud ji však zatrhneme, nabídne bankovky v hodnotě 500 Kč. Sestava Mincovka pak zobrazí v tabulce částku rozpočítanou do vybraných bankovek.

Pokud máme zatrženo pole podle bankovek, po stisknutí tlačítka Vypočti se hodnota v poli Částka dopočte podle počtu bankovek, které zadáme.

pic_6297

Obr.: Mincovka v režimu podle bankovek

Mincovka


Číslo procesu: FIN001	Ident. číslo sestavy: SFIN025	Soubor: CASHBRLIST.AM
Popis sestavy: Mincovka umožní rozpočítat částku do vybraných nominálních hodnot a naopak z počtu bankovek nebo mincí vypočte celkovou částku. Po zadání parametrů Mincovka rozlišuje mince a bankovky, a to jak ve formuláři, tak v sestavě Mincovka. Mincovku můžeme vytvořit také v EUR.
Adresa ve stromu: [Finance] [Pokladna]

Parametry sestavy:

Currency - CZK

Umožní zadat kód měny.

SeparateCoinsInForm - Ne

Ano - ve formuláři oddělí mince od bankovek.

SeparateCoinsInReport - Ne

Ano - v sestavě Mincovka oddělí mince od bankovek.

Pokladní složenka


Číslo procesu: FIN001	Ident. číslo sestavy: SFIN027	Soubor: CASHBRLIST2.AM
Popis sestavy: Sestava se spouští z Mincovky tlačítkem "Pokladní složenka". Jedná se o doklad s předvyplněnými údaji, sloužící ke vkladu příslušné částky na bankovní účet.
Adresa ve stromu:

Parametry sestavy:

Account

Účet.

Bank

Banka.

BankCode

Kód banky.

Clear - Ano

Ano - prázdná složenka.

Currency

Měna účtu.

Linked Graphics K2_SESTAVY_XX

Hromadné akce

Hromadně lze měnit záznamy označené hvězdičkou nebo vložené do kontejneru.

pic_6289

Obr.: Hromadné akce nad pokladními doklady

Popis akcí:

Ctrl+F7	Hromadná likvidace a zaúčtování pokladních dokladů.
Hromadná změna	Funkce pro hromadnou změnu pokladních dokladů. Přednastaví se pole, která jsou ve sloupcích. Tlačítkem Přidat pole je možné přidat další pole pro změnu.
Změna kontace	Funkce pro hromadnou změnu položek dokladu.

pic_6293

Obr.: Hromadná změna

pic_6292

Obr.: Hromadná akce - Změna kontace

Sestavy nad pokladními doklady

Sestavy nad Podkladními doklady naleznete v Katalogu sestav.

Položky platebních dokladů

Položky platebních dokladů představují položkový pohled na interní doklady, pokladní doklady a bankovní výpisy. Kniha slouží zejména k prohlížení položek platebních dokladů s cílem poskytnout uživatelům informace o platbách provedených za určité období, za určité období a zákazníka apod. Položky platebních dokladů spouštíme ze stromového menu Finance - Položky platebních dokladů - Položky platebních dokladů.

pic_6298

Obr.: Kniha Položky platebních dokladů

Práce v této knize je založena na filtrech. Systémem jsou přednastavené filtry:

Nespárované položky bankovních výpisů - zobrazí se položky bankovních výpisů, které mají v typu zadané N (nespárováno);
Platby faktur a záloh za období - uživatel zadá datum od - do a zobrazí se nestornované položky PF, VF, PZ, VZ za dané období;
Položky za firmu a období - uživatel zadá firmu a datum od - do, zobrazí se nestornované položky za vybraného zákazníka za dané období;
Položky za období - uživatel zadá datum od - do a zobrazí se mu jen nestornované položky za požadované období.

Funkce nad Položkami platebních dokladů

Enter

Zobrazí se prvotní doklad a pravítko se nastaví na položku, ze které byla funkce spuštěna.

Hromadné akce

Hromadně lze měnit záznamy označené hvězdičkou nebo vložené do kontejneru.

pic_6300

Obr.: Hromadné akce nad položkami platebních dokladů

Popis akcí:

Hromadná změna

Funkce pro hromadnou změnu pokladních dokladů. Přednastaví se pole, která jsou ve sloupcích. Tlačítkem Přidat pole je možné přidat další pole pro změnu.

pic_6301

Obr.: Hromadná změna

Automatická sestava

Nad položkami platebních dokladů je možné si vytisknout automatické sestavy. Systémem je nastavená automatická sestava Platby podle firem, ve které se doklady z nákupu (faktury přijaté a zálohy vydané) zobrazují s mínusem a je tak možné provádět součty za zákazníka.

pic_3195