Organizační struktura

Modul Organizační struktury umožňuje uspořádat pracovní činnosti v organizaci do pracovních míst, definovat jejich hierarchické vztahy a obsadit je dostupnými pracovníky. Modul lze propojit s evidencí pracovních smluv a získat přehled o volných a obsazených místech v organizaci.

Modul Organizační struktury tedy umožňuje:

• vytvořit stromovou strukturu pracovních míst
• zadat obsazení pracovních míst dostupnými lidskými zdroji
• zjistit, kdo na daném pracovním místě pracoval, pracuje, případně se o něj uchází
• pomáhá hledat volná místa a vyhledávat vhodné pracovníky

Organizační struktura je zařazena ve stromovém menu na dvou místech. Pod uzlem Projekty a pod uzlem Mzdy.

Obr.: Zařazení Organizační struktury ve stromovém menu

Kniha Pracovní místo

Součástí modulu Organizační struktury je kniha Pracovních míst. Pracovní místo je souhrnem úkolů, činností, povinností, odpovědností popř. dalších charakteristik, které tvoří náplň pracovního místa. Obsahuje informace pro použití v pracovních vztazích.

S tvorbou pracovních míst souvisí jejich uspořádání do organizační struktury firmy, která může odrážet skutečné nebo plánované uspořádání podniku. Pracovní místo zařazené do stromu organizační struktury a určené k obsazení pracovníky nazýváme Organizační jednotkou.

Pracovní místo lze propojit s evidencí pracovních smluv a získat přehled o volných a obsazených pracovních místech v organizaci. Tzn. přehled o aktuálních zaměstnancích nebo externích pracovnících na pracovní pozici, případně o těch zaměstnancích, kteří danou pozici zastávali v minulosti a také o uchazečích o dané pracovní místo.

Obr.: Kniha Pracovní místa

Údaje na záložkách pracovního místa mají vedle své hodnoty bitmapu , což značí, že jsou historicky sledované a po kliknutí na tuto bitmapu je možné zobrazit změny těchto polí v čase. Při každé další provedené změně je tato uložena s platností dle nastaveného data v poli Platnost změn k, které je možné nastavit Náhledu záznamu na pravé straně. Pokud dojde v režimu změna (F5) ke změně pole s budíkem, pak se do datumu změny uloží datum uvedené v poli Platnost změn k.

Implicitně po otevření knihy je zde vždy nastaven počátek aktuální periody zpracování mezd a všechny změny těchto polí jsou tedy implicitně prováděny pro aktuální periodu. Pokud není k výpočtu mezd zaměstnanců využíván modul Mzdy v IS K2, pak je do pole vždy přednataveno aktuální datum. Pomocí data Platnost změn k je možné provádět změny také do budoucího období.

Pracovní místo - Základní údaje

Na záložce Základní údaje knihy Pracovní místo jsou uvedeny základní informace o pracovním místě.

Obr.: Pracovní místo - základní údaje

Popis vybraných polí - Základní informace, Další údaje:

Zkratka	Unikátní zkratka pracovního místa.
Název	Název pracovního místa.
Platnost od	Určuje dobu platnosti. Při založení nového záznamu se zde automaticky doplní datum Platnost změn k z nulté strany knihy Pracovní místo.
Platnost do	Určuje dobu platnosti.
Druh práce	Druh práce uvedený v pracovní smlouvě.
Kategorie práce	Dle § 37, zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví.
Popis	Činnosti, povinnosti, odpovědnosti a další charakteristiky, které tvoří náplň pracovního místa.

Údaje pro Pracovní vztahy

Údaje zde vyplněné se dosazují do pracovního vztahu zaměstnance, jedná se tedy o data využívající se při zpracování mezd. Je tedy možné údaje vyplnit a tyto údaje se poté doplní do pracovního vztahu zaměstnance, kde již nebude nutné je znovu vyplňovat. Na první straně v knize Pracovní vztahy se zadá hodnota v poli Pracovní místo a tím se předvyplní na pracovní vztah údaje zde zadané.

Pracovní místo - Organizační jednotky

Na záložce Organizační jednotky knihy Pracovní místo vidíme zařazení tohoto pracovního místa do jednotlivých organizačních struktur. Údaje se zde pouze zobrazují, není je zde možné editovat.

Obr.: Pracovní místo - organizační jednotky

Údaje o jednotlivých organizačních jednotkách je možné zobrazit na formuláři, kde jsou vidět také obsazení pracovníci. Bližší popis formuláře je uveden přímo u popisu Organizační struktury.

Obr.: Organizační jednotka

Pracovní místo - Pracovní vztahy

Na záložce Pracovní vztahy se zobrazují ty pracovní vztahy, které mají vyplněno toto pracovní místo v poli Pracovní místo na záložce Základní údaje v knize Pracovní vztahy. Údaje se zde pouze zobrazují, není je zde možné editovat.

Obr.: Pracovní místo - Pracovní vztahy

Pracovní místo - Uchazeči

Uchazeči o dané pracovní místo. Výběr se provádí z knihy Kontaktní osoby. Informace o tom, že se jedná o uchazeče o toto pracovní místo, se pak zobrazí u vybrané kontaktní osoby na straně Kvalifikace knihy Kontaktní osoby na záložce Pracovní místa - Uchazeč.

Obr.: Pracovní místo - uchazeči

Popis polí:

Kontaktní osoba	Uchazeč se vybírá z knihy kontaktních osob.
Typ uchazeče	Uživatelský číselník.
Hodnocení	Uživatelský číselník.
Vhodnost	Vhodnost daného uchazeče.
Komentář	Uživatelský komentář.

Obr.: Kontaktní osoby - Uchazeči

Pracovní místo - Požadované kvalifikace

Na záložce Požadované kvalifikace je možné nadefinovat, jaké kvalifikace jsou pro dané Pracovní místo nutné nebo potřebné. Výběr se provádí z číselníku Vzory Kvalifikací. Je zde možné definovat také typ kvalifikace a připojit komentář.

Obr.: Pracovní místo - Kvalifikace

Pracovní místo - Přílohy

K doplnění informací slouží strana Přílohy, kam je možné přiřadit ve formě dokumentů také soubory vytvořené jinými software a uložené v počítačové síti. Dále je možné k pracovním místům přiřazovat libovolné doklady.

Kniha Organizační struktura

Další součástí modulu Organizační struktury je kniha Organizační struktura. V této knize je umožněno vytvářet stromovou strukturu pracovních pozic, organizačních útvarů, obecně jakýchkoli organizačních jednotek.

Obr.: Kniha Organizační struktura

V malých organizacích je možné vést jen jeden strom, ale také je možné mít více stromů a tyto stromy pod sebe vzájemně zařazovat. Každý takovýto strom tak může reprezentovat další organizační jednotky. V případě vytvořených více stromů, které mohou odrážet skutečné nebo plánované uspořádání organizace, může pouze jeden z nich představovat „platný stav“. Tento strom je třeba vybrat ve správě Multi company.

Obr.: Výběr platné Organizační struktury ve správě multi company

Organizační struktura - Základní údaje

Na záložce Základní údaje knihy Organizační struktura jsou uvedeny základní informace o organizační struktuře.

Obr.: Organizační struktura - základní údaje

Popis polí:

Zkratka	Unikátní zkratka organizační struktury.
Popis	Název.
Stav	Stav organizační struktury. Pole lze vyplnit hodnotou z uživatelsky definovaného číselníku.
Platnost od	Určuje dobu platnosti.
Platnost do	Určuje dobu platnosti.
Typ struktury	Povinné označení typu struktury. Jedná se pole využívané pro workflow. V postupu na kroku WF je na záložce Řešitelé možnost zatrhnout "Zohledni středisko". Podmínkou je, aby workflow bylo napojeno na organizační strukturu. Pokud je v organizační struktuře nadefinována struktura dle pracovních pozic, bude se respektovat strom z této struktury a odpovídající krok se zobrazí řešitelům z dané větve.

Organizační struktura - Organizační jednotky

Položkami knihy Organizační struktura jsou jednotlivé organizační jednotky.

Tyto položky je možné zobrazit dvěma způsoby, prostřednictvím ikony zobrazené na obrázku níže v červeném rámečku:

• Strom
• Tabulka

Obr.: Organizační jednotky - stromové zobrazení

Uspořádání do stromu provádíme zadáním jednotlivých položek pomocí ikony pro Nový (INS) v režimu změna a výběrem nadřízené organizační jednotky.

Obr.: Organizační jednotky - zobrazení tabulka - Ikona pro novou položku

Zde lze nastavit celkový plánovaný počet zaměstnanců nebo celkový plánovaný úvazek. V části Obsazení pracovníci vybíráme konkrétní obsazené pracovníky z knihy Kontaktních osoby, popř. jejich pracovní vztahy. Jedno pracovní místo lze zařadit vícekrát do jednoho stromu, i do více stromů. Na záložce Zastupující organizační jednotky lze definovat zastupující pracovníky pro pracovníky uvedené na záložce Obsazení pracovníci.

Obr.: Položka - organizační jednotka - obsazení pracovníci

Popis polí:

Nadřízená jednotka	Výběrem nadřízené jednotky se provádí začlenění do stromu organizační struktury.
Pracovní místo	Výběr z knihy Pracovních míst. Po výběru pracovního místa se jeho zkratka a název předvyplní do polí Zkratka a Název. Při změně Pracovního místa, pokud již bylo vyplněno, se zobrazí dotaz na změnu Zkratky a Názvu organizační jednotky.
Středisko	Výběr z číselníku Střediska. Po výběru střediska se jeho zkratka a popis předvyplní do polí Zkratka a Název organizační jednotky. Při změně Střediska , pokud již bylo vyplněno, se zobrazí dotaz na změnu Zkratky a Názvu organizační jednotky. Obr.: Dotaz programu
Zkratka	Unikátní zkratka organizační jednotky.
Název	Název organizační jednotky.
Typ	Uživatelský číselník (např. divize, podnik, středisko)
Plánovaný počet	Plánovaný počet zaměstnanců na této pozici.
Skutečný počet	Počítané pole. Skutečný počet zaměstnanců, který je součtem z polí Počet na Obsazených pracovnících. Pokud v těchto polích není hodnota vyplněna, pak se načítá z úvazku (např. plný úvazek = 1, poloviční úvazek = 0,5 ), pokud je vyplněn pracovní vztah na obsazeném pracovníkovi.
Rozdíl	Počítané pole. Rozdíl mezi plánovaným a skutečným počtem zaměstnanců.
Zobrazit neplatné obsazené pracovníky	Pokud je zatrženo, pak se zobrazují všichni obsazení pracovníci, i ti neplatní (Platnost do na obsazeném pracovníkovi je nyžší než aktuální datum). Pokud zatrženo není, pak se zobrazují pouze platní obsazení pracovníci.
Obsazení pracovníci	V části Obsazení pracovníci vkládáme pomocí INS pracovníka pracujícího na dané pozici. Výběr se provádí z knihy Kontaktní osoby a pro úplný přehled je možné vybrat jeho pracovní vztah a zadat, o jaký typ pracovníka se jedná (např. interní, externí). Při zadávání obsazeného pracovníka se po výběru kontaktní osoby vyplní do pole Středisko středisko vyplněné na této vybrané kontaktní osobě. Organizační struktura je propojena s modulem Worflow. Na záložce Role je možné přiřadit danému pracovníkovi (kontaktní osobě) roli, která zajistí vytvoření kroku v procesu pro danou kontaktní osobu. Obr.: Obsazený pracovník
Zastupující	Na záložce Zastupující organizační jednotky vkládáme pomocí ikony Nová položka nebo INSERT zastupující organizační jednotky. Výběr provádíme v poli Organizační jednotka výběrem z organizačních jednotek stejné organizační struktury. Po uložení zastupující organizační jednotky se na ní v dolní části zobrazují Zastupující pracovníci. Jedná se o obsazené pracovníky vybrané organizační jednotky. Obr.: Zastupující pracovníci Pořadí zastupování je implicitně předvyplněno. Lze jej změnit ve stavu Změna pomocí kláves + a - . Takto lze pořádí měnit pouze v případě setřídění dle sloupce Pořadí.
Role	Organizační struktura je propojena s modulem Worflow. Role se využívají ve workflow pro určení toho, kterým kontaktním osobám má být v procesu vytvořen krok. Na záložce Role je možné přiřadit všem obsazeným pracovníkům (kontaktním osobám) roli, která pro ně zajistí vytvoření kroku v procesu. Obr.: Role
Přímo podřízené organizační jednotky	Na této záložce jsou vidět přímo podřízené jednotky, tedy jednotky, které mají v poli Nadřízená jednotka tuto organizační jednotku. Údaj se využívá např. při tisku sestavy Popis pracovní činnosti v Personalistice.

Organizační jednotky lze ve Změně také jednoduše přetahovat pomocí myši a to jak ve stromu, tak i v tabulce Organizační jednotky.

Organizační struktura - Přílohy

K doplnění informací slouží strana Přílohy, kam je možné přiřadit ve formě dokumentů také soubory vytvořené jinými software a uložené v počítačové síti. Dále je možné k organizačním strukturám přiřazovat libovolné doklady.

Sestavy nad knihou Organizační struktura

Sestavy nad knihou Organizační struktura naleznete v Katalogu sestav.