Komunikácia
Listová pošta
Modul Listová pošta slúži k evidencii Prijatej a Odoslanej pošty. Ďalej je tu umožnené vytvárať Podacie hárky popr. tlačiť doklady ako sú napr. Podací lístok alebo Podací hárok.
Dodať poštovnú zásielku je možné prostredníctvom niektorej zo služieb poskytovaných Slovenskou poštou. Pri zavádzaní dokladov listovej pošty do K2 je možné tieto služby špecifikovať v číselníku Druh, kde je uvedený ich zoznam.
Jedná sa o tieto služby:
Obyčajná zásielka |
Jej hmotnosť môže byť najviac 20 kg. Pošta za obyčajnú zásielku nezodpovedá a je možné ju doručiť bez potvrdenia prevzatia príjemcom. |
Obyčajná slepecká zásielka |
Obsahom slepeckej zásielky môžu byť iba písomnosti obstarané hmatovým písmom pre nevidiacich, zvláštne papiere pre potrebu nevidiacich popr. zvukové záznamy. Hmotnosť obyčajnej slepeckej zásielky môže byť najviac 7 kg. Pošta za obyčajnú slepeckú zásielku nezodpovedá a je možné ju doručiť bez potvrdenia prevzatia príjemcom.
|
Doporučená zásielka |
Doporučenú zásielku Slovenská pošta dodáva iba za podmienky, že jej príjemca potvrdí jej prevzatie. Podanie doporučenej zásielky pošta stvrdzuje. Za škodu vzniknutú stratou doporučenej zásielky pošta zodpovedá. Jej maximálna hmotnosť môže byť najviac 2 kg. |
Doporučená slepecká zásielka |
Obsahom slepeckej zásielky môžu byť iba písomnosti obstarané hmatovým písmom pre nevidiacich, zvláštne papiere pre potrebu nevidiacich popr. zvukové záznamy. Podanie doporučenej slepeckej zásielky pošta stvrdzuje. Za škodu vzniknutú stratou doporučenej slepeckej zásielky pošta zodpovedá a dodanie je podmienené potvrdením príjemcu. Hmotnosť doporučenej slepeckej zásielky môže byť najviac 7 kg. |
Cenný list |
Obsahom cenného listu môžu byť peniaze, drahé kovy a kamene a výrobky z nich, šperky a obdobne cenné veci, cenné papiere (cestovné šeky, šeky na doručiteľa, zmenky a pod.), platobné karty a poukážky na odber tovaru alebo služieb. Podanie cenného listu pošta stvrdzuje a dodáva ich iba za podmienky potvrdenia príjemcom. Za škodu vzniknutú stratou, poškodením alebo úbytkom obsahu cenného písania zodpovedá pošta. Hmotnosť cenného listu môže byť najviac 2 kg. |
Cenný balík |
Obsahom cenného listu môžu byť peniaze, drahé kovy a kamene a výrobky z nich, šperky a obdobne cenné veci, cenné papiere (cestovné šeky, šeky na doručiteľa, zmenky a pod.), platobné karty a poukážky na odber tovaru alebo služieb. Podanie cenného listu pošta stvrdzuje. Cenný balík je dodávaný len za podmienky, že príjemca potvrdí jeho prevzatie. Za škodu vzniknutú stratou, poškodením alebo úbytkom obsahu cenného balíka zodpovedá pošta. Hmotnosť cenného balíka môže byť najviac 20 kg. |
Doručenka |
V prípade tejto doplnkovej služby podnik opatrí odosielateľovi písomné potvrdenie preukazujúce dodanie poštovej zásielky príjemcovi. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučenej zásielky, doporučenej slepeckej zásielky, cenného písania alebo cenného balíka. |
Dodanie do vlastných rúk |
V prípade tejto doplnkovej služby pošta dodá poštovnú zásielku len adresátovi, zmocnencovi adresáta, zákonnému zástupcovi adresáta, zmocnencovi zákonného zástupcu adresáta popr. oprávnenej osobe. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučená zásielka, doporučená slepecká zásielka, cenný list alebo cenný balík. |
Dodanie do vlastných rúk výhradne len adresáta |
V prípade tejto doplnkovej služby pošta dodá poštovú zásielku výhradne len adresátovi. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučenej zásielky, doporučenej slepeckej zásielky, cenného písania alebo cenného balíka a to len vtedy, ak je adresátom fyzická osoba. |
Dobierka |
V prípade tejto doplnkovej služby pošta vyberie pri dodaní poštovej zásielky od príjemcu stanovenú peňažnú čiastku. Dobierková čiastka môže byť len na celé eurá. Túto doplnkovú službu je možné zvoliť len spoločne so službou doporučená zásielka, doporučená slepecká zásielka, cenný list alebo cenný balík. |
Obyčajné vrece na tlač |
Obsahom obyčajného vreca na tlač môžu byť iba noviny, časopisy, knihy a iné obdobné písomnosti rozmnožené pomocou tlače. Za škodu vzniknutú stratou, poškodením alebo úbytkom obsahu obyčajného vreca na tlač nezodpovedá pošta. Hmotnosť obyčajného vreca na tlač môže byť najviac 30 kg a je možné ho dodať bez potvrdenia prevzatia. |
Doporučené vrece |
Obsahom doporučeného vreca môžu byť iba noviny, časopisy, knihy a iné obdobné písomnosti rozmnožené pomocou tlače. Podanie doporučeného vreca stvrdzuje pošta a dodanie musí byť preukázané písomným záznamom. Za škodu vzniknutú stratou doporučeného vreca zodpovedá pošta. Hmotnosť doporučeného vreca na tlač môže byť najviac 30 kg. |
Knihy listovej pošty
Všetky doklady listovej pošty evidujeme v Knihách listovej pošty.
Obr.: Kniha Knihy listovej pošty
Základné údaje (1. strana)
Novú knihu je možné zadať pomocou klávesu Insert. Potom je nutné vyplniť niektoré povinné údaje pre jej identifikáciu.
Obr.: Knihy listových a zásielkových služieb - základné údaje
V implicitnom nastavení je možné nastaviť niektoré údaje, ktoré sa budú automaticky vypĺňať do jednotlivých dokladov listovej pošty.
Popis polí
Dátová schránka |
V prípade, že ide o knihu pre dátovú schránku, potom sa tu do poľa vpíše označenie dátovej schránky. |
Pobočka |
Tu môže užívateľ nastaviť adresu firmy. Tá sa potom automaticky doplní do vytváraných dokladov listovej pošty ako adresa Príjemcu alebo Adresáta v závislosti na type dokladu. |
Značky |
Dajú sa tu nadefinovať značky, ktoré sa budú pri vytváraní dokladov listovej pošty vkladať do položiek Prijatej pošty, Odoslanej pošty a Podacích hárkov. Formát poľa musí vyzerať nasledovne: XXX@CI(N0Y). Hodnota "XXX" predstavuje ľubovoľné číslice alebo písmená. Znaky "@CI" určujú, že nasledujúca časť bude tvorená číslom dokladu (je nutné to uviesť takto) a znaky "N0Y" predstavujú počet číslic, do koľkých miest bude číslo dokladu zarovnané (určené hodnotou "Y"). |
Listová pošta prijatá
Listová pošta prijatá slúži k evidencii všetkej prijatej pošty. Jedná sa o zoznam všetkých zásielok doručených poštou. Každý záznam (napr. obálka) v tejto knihe môže obsahovať viacero položiek tzn. vlastných listov.
Obr.: Listová pošta prijatá - kniha
V tejto knihe je možné pracovať s filtrami. Jednotlivé doklady Listovej pošty prijatej je možné potvrdzovať. Nie je tu však k dispozícii dvojité potvrdenie záznamov. Doklady sa tu vytvárajú štandardným spôsobom napr. pomocou klávesu Insert. Pokiaľ má doklad v stĺpci D ikonu , znamená to, že je k nemu priradená príloha.
Základné údaje - LISTOVÁ POŠTA PRIJATÁ
Na záložke Základné údaje sú uvedené údaje, ktoré vytvárajú tzv. hlavičku dokladu. Sú tu všetky informácie o doručenej zásielke. Je tu uvedený jej Príjemca, Adresát, Cena a Hmotnosť zásielky a iné doplňujúce informácie.
Obr.: Listová pošta prijatá - základné údaje
Ak sa jedná o knihu listovej pošty pre dátovú schránku (v knihe listovej pošty je vyplnené pole Dátová schránka), potom sa pod základnými údajmi zobrazia tiež údaje z dátovej schránky:
Obr.: Listová pošta prijatá - údaje pre dátovú schránku
Popis polí:
Číslo dokladu |
Číslo, obdobie a kniha dokladu. |
Popis |
Pre odlíšenie jednotlivých zásielok v knihe môžeme vpísať ľubovoľný popis. |
Prijal |
Meno pracovníka, ktorý prijal zásielku. Vykonávame výberom z knihy Kontaktných osôb. |
Stav |
Stav zásielky. |
Prijaté dňa |
Dátum prijatia zásielky. |
Druh |
Druh zásielky. Užívateľ tu vyberá z dopredu nadefinovaného číselníka, ktorý obsahuje základné služby poskytované poštou. Tento číselník je možné kedykoľvek doplniť o ďalšie záznamy. |
Odosielateľ, Adresát |
Tu užívateľ zadáva odosielateľa a adresáta zásielky. Je možné vyberať z knihy Partnerov, Dod./Odb. alebo Kontaktných osôb. Polia sú vzájomne previazané. Pokiaľ užívateľ vyberie Kontaktnú osobu, vyplní sa automaticky Zákazník aj Partner. Pokiaľ užívateľ vyberie Partnera doplní sa automaticky Zákazník a naopak. |
Adresa odosielateľa |
Kontaktnú adresu odosielateľa je možné vyplniť ručne popr. vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy. |
Adresa príjemcu (Adresát) |
V prípade prijatej pošty sa táto adresa načíta z nastavenia knihy listovej pošty. Možno ju ručne meniť alebo vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy. |
Známe adresy |
Tlačidlo pre výber adresy. Po stlačení sa zobrazí zoznam všetkých adries už vybraného Partnera, Kontaktnej osoby a Dod./Odb. Z tohto zoznamu je možné vybrať príslušnú adresu. |
Hmotnosť |
Hmotnosť zásielky. |
Dobierka |
Cena dobierky. |
Cena služby |
Cena využívanej služby (napr. pokiaľ je zásielka posielaná doporučene). |
Uvedená cena |
Ocenenie zásielky. |
Platené v hotovosti |
Platba v hotovosti. |
Podacie číslo |
Podacie číslo zásielky. |
Stredisko |
Stredisko, ktoré prijíma zásielku. |
Kódy |
Tlačidlo pre zobrazenie doplňujúcich kódov dokladu, referenta, popr. strediska. |
Adresa |
Tlačidlo pre zobrazenie adresy príjemcu (adresáta). |
Kód 1, Kód 2, Referent |
Polia umožňujú užívateľské rozlíšenia, príp. väzbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent. |
Kód zákazky |
Kód zákazky. |
Vytvoril |
Meno pracovníka, ktorý vytvoril doklad. |
Zmenil |
Dátum a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu. |
K Listovej pošte prijatej je umožnené pripájať úlohy, ľubovoľné druhy a typy poznámok, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.
Položky - LISTOVÁ POŠTA PRIJATÁ
Na záložke položky Listovej pošty prijatej sú uvedené všetky jeho položky tzn. jednotlivé listy.
Obr.: Listová pošta prijatá - položky
Novú položku tu vkladáme v Zmene dokladu pomocou klávesu Insert, po ktorého stlačení sa zobrazí formulár List. Rovnaký formulár vyvoláme, pokiaľ vybranú položku dokladu označíme pravítkom a stlačíme kláves Enter.
Obr.: Formulár List
Popis polí:
Prevzaté |
Dátum prevzatia listu. Automaticky je tu predvypĺňaný aktuálny dátum. |
Skratka |
Pole pre ľubovoľnú skratku listu. |
Značka |
Značka listu. |
Popis |
Ľubovoľný popis pre rozlíšenie jednotlivých listov. |
Typ zásielky |
Typ zásielky (je možné vybrať z nadefinovaného číselníka typov). |
Určené pre |
Pracovník, pre ktorého je určený list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb). |
Prevzal |
Pracovník, ktorý prevzal list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb). |
V prostrednej časti formulára List je priestor pre vlastný text listu. Tento text je možné formátovať, ukladať šablóny alebo rozpracované listy pre neskoršie použitie.
V pravej časti formulára sú užívateľovi k dispozícii polia pre určenie strediska, kódu zákazky a ďalších doplňujúcich kódov, príp. referenta.
Prílohy- LISTOVÁ POŠTA PRIJATÁ
Na záložku Prílohy je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana.
Listová pošta odoslaná
Kniha Listová pošta odoslaná slúži k evidencii všetkých odoslaných poštových zásielok. Na 0. strane je zoznam všetkých obálok (zásielok). Tie môžu mať v sebe obsiahnuté viaceré položky, tzn. listov.
Obr.: Listová pošta odoslaná - kniha
V tejto knihe má užívateľ k dispozícii dvojité potvrdzovanie záznamov. Prvé potvrdenie slúži spravidla ako informácia obsluhy, že by sa už nemal meniť doklad. Potvrdený doklad je pre obsluhu akýmsi signálom, že je možné ho vytlačiť, odniesť na poštu a odoslať. Potvrdený doklad (obálku) môže obsluha vložiť na Podací hárok. Na potvrdenom zázname je možné ešte meniť niektoré polia. Jedná sa o Hmotnosť, Cenu služby, Udanú cenu, Platené v hotovosti a Podacie číslo. Sú to hodnoty, ktorých obsluha sa získa od Slovenskej pošty. Po ich doplnení je možné obálku potvrdiť po druhýkrát.
Pokiaľ má doklad v knihe v stĺpci D ikonu , znamená to, že má pripojenú prílohu. Skutočnosť, že list bol už zapísaný na podací hárok je možné identifikovať podľa hodnoty v stĺpci Podací hárok.
Základné údaje - LISTOVÁ POŠTA ODOSLANÁ
Na záložke Základné údaje sú uvedené údaje, ktoré vytvárajú tzv. hlavičku dokladu. Sú tu uvedené všetky náležitosti odoslanej zásielky.
Obr.: Listová pošta odoslaná - základné údaje
Popis polí:
Číslo dokladu |
Číslo, obdobie a kniha dokladu. |
Popis |
Pre odlíšenie jednotlivých zásielok v knihe môžeme vpísať ľubovoľný popis. |
Odoslal |
Meno pracovníka, ktorý odoslal zásielku. Pole je odkazom do zoznamu Kontaktných osôb. |
Stav |
Stav zásielky. |
Podací hárok |
Číslo podacieho hárku, na ktorom je zaradená táto zásielka. |
Odoslané dňa |
Dátum odoslania zásielky. |
Druh |
Druh zásielky. Užívateľ tu vyberá z dopredu nadefinovaného číselníka, ktorý obsahuje základné služby poskytované poštou. Tento číselník je možné kedykoľvek doplniť o ďalšie záznamy. |
Adresát, Odosielateľ |
Tu užívateľ zadáva odosielateľa a adresáta zásielky. Je možné vyberať z knihy Partnerov, Dod./Odb. alebo Kontaktných osôb. Polia sú vzájomne previazané. Pokiaľ užívateľ vyberie Kontaktnú osobu, vyplní sa automaticky Zákazník aj Partner. Pokiaľ užívateľ vyberie Partnera doplní sa automaticky Zákazník a naopak. |
Adresa Príjemcu (Adresát) |
Kontaktnú adresu príjemcu je možné vyplniť ručne popr. vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy. |
Adresa Odosielateľa |
V prípade odoslanej pošty sa táto adresa načíta z nastavenia knihy listovej pošty. Jedná sa o adresu našej firmy. Možno ju ručne meniť alebo vybrať zo zoznamu pomocou tlačidla Známe adresy. |
Známe adresy |
Tlačidlo pre výber adresy. Po stlačení sa zobrazí zoznam všetkých adries už vybraného Partnera, Kontaktnej osoby a Dod./Odb. Z tohto zoznamu je možné vybrať príslušnú adresu. |
Hmotnosť |
Hmotnosť zásielky. |
Dobierka |
Cena dobierky. |
Cena služby |
Cena využívanej služby (napr. pokiaľ je zásielka posielaná doporučene). |
Uvedená cena |
Ocenenie zásielky. |
Platené v hotovosti |
Platba v hotovosti. |
Podacie číslo |
Podacie číslo zásielky. |
Kódy |
Tlačidlo pre zobrazenie doplňujúcich kódov, referenta, popr. strediska. |
Adresa |
Tlačidlo pre zobrazenie adresy odosielateľa. |
Stredisko |
Stredisko, ktoré odosiela zásielku. |
Kód 1, Kód 2, Referent |
Polia umožňujú užívateľské rozlíšenia, príp. väzbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent. |
Kód zákazky |
Kód zákazky. |
Vystavil |
Meno pracovníka, ktorý vytvoril doklad. |
Zmenil |
Dátum a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu. |
K Listovej pošte odoslanej je umožnené pripájať úlohy, ľubovoľné druhy a typy poznámok, aktivity, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.
Položky - LISTOVÁ POŠTA ODOSLANÁ
Na záložke Položky dokladu Listová pošta odoslaná sú uvedené všetky jeho položky tzn. jednotlivé listy.
Obr.: Listová pošta odoslaná - položky
Novú položku tu vkladáme v Zmene dokladu pomocou klávesu Insert, po ktorého stlačení sa zobrazí formulár List. Rovnaký formulár vyvoláme, pokiaľ vybranú položku dokladu označíme pravítkom a stlačíme kláves Enter.
Obr.: Formulár List
Popis polí:
Prevzaté |
Dátum prevzatia listu. Automaticky je tu predvypĺňaný aktuálny dátum. |
Skratka |
Pole pre ľubovoľnú skratku listu. |
Značka |
Značka listu. Vytvára sa podľa nastavení Kníh listovej pošty. |
Popis |
Ľubovoľný popis pre rozlíšenie jednotlivých listov. |
Typ zásielky |
Typ zásielky (je možné vybrať z nadefinovaného číselníka typov). |
Určené pre |
Pracovník, pre ktorého je určený list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb). |
Prevzal |
Pracovník, ktorý prevzal list (vyberáme z číselníka Kontaktných osôb). |
V prostrednej časti formulára List je priestor pre vlastný text listu. Tento text je možné formátovať, ukladať šablóny alebo rozpracované listy pre neskoršie použitie.
V pravej časti formulára sú užívateľovi k dispozícii polia pre určenie strediska, kódu zákazky a ďalších doplňujúcich kódov, príp. referenta.
Prílohy- LISTOVÁ POŠTA ODOSLANÁ
Na záložku Prílohy dokladu Listová pošta odoslaná je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana.
Podacie hárky
Podací hárok je dokument určený k hromadnému podaniu doporučených poštových zásielok na pošte. Vytvárať a evidovať tieto doklady je možné v knihe Podací hárok. Podacie hárky sa v tejto knihe vytvárajú štandardným spôsobom rovnako ako iné doklady v IS K2. Je tu k dispozícii zostava Podací hárok (PostalFilingSheet.am).
Obr.: Podací hárok - kniha
V knihe Podací hárok je možné pracovať s filtrami. Je tu k dispozícii dvojité potvrdzovanie záznamov. Obálky tzn. doklady z knihy Listová pošta odoslaná je možné vkladať iba na nepotvrdené Podacie hárky. Pokiaľ je Podací hárok potvrdený po prvý raz, nemožno doň už vložiť ďalšiu položku (obálku). Prvé potvrdenie pre užívateľa znamená, že už môže hárok odniesť na poštu a odoslať zásielky. Po prvom potvrdení, je ale stále možné meniť hlavičku podacieho hárku, aby ho bolo možné doplniť o údaje získané na pošte. Potom už môže obsluha podací hárok potvrdiť po druhýkrát a takýto doklad už nie je možné meniť.
Pokiaľ má doklad v knihe v stĺpci D ikonu , bola k nemu pripojená príloha.
Základné údaje - PODACÍ HÁROK
Záložka základné údaje dokladu Podací hárok obsahuje údaje, ktoré tvoria hlavičku dokladu. Sú tu uvedené všetky náležitosti tohto dokladu.
Obr.: Podací hárok - základné údaje
Popis polí:
Značka |
Značka podacieho hárku. |
Číslo prílohy |
Číslo prílohy podacieho hárku. |
Dátum od: |
Dátum od. |
Dátum do: |
Dátum do. |
Kód 1, Kód 2, Referent |
Polia umožňujú užívateľské rozlíšenia, príp. väzbu do personalistiky. Bližší popis v kapitole Základné číselníky - Kód 1, Kód 2, Referent. |
Stredisko |
Stredisko, ktoré vytvára podací hárok. |
Kód zákazky |
Kód zákazky. |
Popis |
Pole pre ľubovoľný popis podacieho hárku. |
Zaplatené |
Čiastka zaplatená za podací hárok. |
Vytvoril |
Meno pracovníka, ktorý vytvoril doklad. |
Zmenil |
Dátum a meno pracovníka, ktorý vykonal poslednú zmenu dokladu. |
K Podacím hárkom je umožnené pripájať úlohy, ľubovoľné druhy a typy poznámok, prípadne môžeme využiť Text hlavičky či Text pätičky. Bližší popis práce s poznámkami je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - Poznámky.
Položky - PODACÍ HÁROK
Na záložke Položky Podacieho hárku sú zobrazené všetky jeho položky. Fyzicky sa jedná o zoznam všetkých priložených obálok, tzn. dokladov z knihy Listová pošta odoslaná, ktorú je nutné odoslať.
Obr.: Podací hárok - položky
Jednotlivé položky je možné vkladať do Podacieho hárku štandardným spôsobom v Zmene dokladu pomocou klávesu SHIFT + Insert. Stlačením tohto klávesu na 2. strane podacieho hárku sa obsluha prepne do knihy Listová pošta odoslaná, z ktorej je možné doklad vybrať a vložiť na podací hárok. Na podací arch nie je možné vložiť doklady listovej pošty, ktoré sú dvakrát potvrdené.
Dokumenty - PODACÍ HÁROK
Na 9. stranu dokladu Podací hárok je možné, rovnako ako v iných dokladoch IS K2, vkladať dokumenty, doklady alebo procesy. Bližší popis práce s touto stranou je uvedený v kapitole Základné číselníky a podporné moduly K2 - 9. strana.
Zostavy nad Listovou poštou
Odovzdávací protokol prijatej pošty
Číslo procesu: CRM005 |
Ident. č. zostavy: SCRM046 |
Súbor: PaperReceivedMail.AM |
Popis zostavy: Zostava je zoznamom všetkej prijatej pošty. Je tu zobrazené Číslo dokladu, Popis, Adresát, Stredisko a Stav zásielky. Ďalej je v zostave pole pre meno pracovníka, ktorý prevzal zásielku a Dátum prevzatia. |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
ShowListOfLetters - Nie Áno - pri jednotlivých obálkach sa zobrazia položky (listy). |
ShowSenderConsignee - 0 Nastavenie parametra: 0 - v zostave je zobrazený Adresát, 1 - v zostave je zobrazený Odosielateľ zásielky, 2 - je tu zobrazený Adresát aj Odosielateľ. |
Zoznam odoslanej pošty
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM047 |
Súbor: PostBook.AM |
Popis zostavy: Zostava zobrazuje zoznam odoslanej pošty s možnosťou zobrazenia jednotlivých položiek zásielky (listov). |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
ShowListOfLetters - Nie Áno - pri jednotlivých obálkach sa zobrazia položky (listy). |
Poštový podací hárok
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM049 |
Súbor: SK_PostalFilingSheetNew.AM |
Popis zostavy: Tlač Poštového podacieho hárku s predvyplnenými údajmi. |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
ShowContactPerson - Áno Áno - pri adresátovi sa zobrazí tiež jeho kontaktná osoba. |
FirstContactPerson - Áno Áno - kontaktná osoba sa tlačí pred adresátom. Nie - kontaktná osoba sa tlačí pod názvom firmy adresáta. |
Submitter Parameter pre zadanie ľubovoľného textu do poľa Podávateľ. |
Poštový podací hárok - starý
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM055 |
Súbor: PostalFilingSheet.AM |
Popis zostavy: Tlač Poštového podacieho hárku s predvyplnenými údajmi. |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
ShowContactPerson - Áno Áno - pri adresátovi sa zobrazí tiež jeho kontaktná osoba. |
FirstContactPerson - Áno Áno - kontaktná osoba sa tlačí pred adresátom. Nie - kontaktná osoba sa tlačí pod názvom firmy adresáta. |
Podací lístok
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM048 |
Súbor: SK_PostingList.AM |
Popis zostavy: Podací lístok s predvyplnenými údajmi. |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
Bez parametrov. |
Evidenčný lístok
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM052 |
Súbor: RegistrationCard.AM |
Popis zostavy: Tlač evidenčného lístka s predvyplnenými údajmi. |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
AddPriceServices - Nie Áno - do zostavy sa doplní cena služby z jednotlivých dokladov listovej pošty odoslanej. |
Date Parameter pre zadanie dátumu vystavenia (dátum zo dňa) evidenčného lístka. |
Samolepiace štítky
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM050 |
Súbor: Labels.am |
Popis zostavy: Zostavu je možné spustiť v knihe Listová pošta odoslaná. Jedná sa o tlač iniciálok (adresy) Adresáta zásielky na samolepiace štítky. |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
ContactPerson - Áno Pomocou tohto parametra je možné určiť, v akom poradí v rámci štítku tlačiť Kontaktnú osobu. Áno - Kontaktná osoba sa tlačí pred názvom firmy. |
Obálky
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. zostavy: SCRM051 |
Súbor: Envelopes.am |
Popis zostavy: Tlač obálok s iniciálkami (adresou) Adresáta zásielky. Parametru je možné nastaviť vzdialenosť od ľavého okraja (parameter "Width") a vzdialenosť od horného okraja (parameter "Height"). |
||
Adresa v strome: |
Parametre zostavy:
Height - 5 Vzdialenosť od horného okraja v cm. |
Width - 8 Vzdialenosť od ľavého okraja v cm. |
ContactPerson - Áno Pomocou tohto parametra je možné určiť, v akom poradí v rámci obálky tlačiť Kontaktnú osobu. Áno - Kontaktná osoba sa tlačí pred názvom firmy. |
Skripty, funkcie
Zmena podacieho čísla
Číslo procesu: CRM006 |
Id. číslo skriptu: FCRM030 |
Súbor: ChangeFilingNumber.pas |
Popis skriptu: Skript umožní zmeniť popr. zadať niektoré polia obálok v podacom hárku. |
||
Adresa v strome: |
Parametre skriptu:
Bez parametrov. |
Pomocou tohto skriptu je možné zmeniť hromadne niektoré polia v položkách podacieho hárku, tzn. na obálkach, ktoré sú tu zaradené. Hromadne je možné meniť pole Podacie číslo, Hmotnosť, Cena služby, Udaná cena, Platené v hotovosti. Obálky v podacom hárku sú už raz potvrdené. Po doplnení polí touto funkciou sa obálka automaticky potvrdí po druhýkrát.
Skript je možné spustiť nad konkrétnym podacím hárkom. Po spustení sa zobrazí formulár, v ktorom je uvedený zoznam všetkých položiek hárku, tzn. jednotlivých zásielok.
Obr.: Formulár Zmena podacieho čísla
Pri zobrazených položkách je možné v tomto formulári zadať príslušné hodnoty jednotlivých polí v editovateľných stĺpcoch. Hodnoty je možné v týchto stĺpcoch meniť pomocou klávesu Enter. Uloženie zadaných hodnôt vykoná obsluha pomocou tlačidla OK.
Vytvorenie listu z dokladu
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. skriptu: FCRM036 |
Súbor: Sale_CreateEnvelopes.PAS |
Popis skriptu: Vytvorenie obálky listovej pošty odoslanej z dokladov predaja a upomienok v IS K2. |
||
Adresa v strome: |
Parametre skriptu:
AbbrOfActivity Skratka aktivity. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Skratka vo formulári. |
ActivityComment Komentár k aktivite. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Komentár vo formulári. |
AddAdr - Nie Áno - pokiaľ adresa (PSČ) adresáta v nových adresách neexistuje, skript ju vytvorí; Nie - adresa nie je vytvorená a doklad listovej pošty je vytvorený bez adresy adresáta. |
AddressType - 2 Typ adresy. 1 - Fakturačná 2 - Dodacia. |
Book - OV Parameter pre voľbu knihy marketingu, do ktorej sa budú vytvárať doklady Listovej pošty odoslanej. |
Campaign Kampaň aktivity. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Kampaň vo formulári. |
CD1 - Nie Áno - doklady listovej pošty sa vytvárajú k centrále zákazníka; Nie - doklady listovej pošty sú vytvárané k Dod./Odb. z dokladu. |
CountSheetsInEnvelope - Nie Áno - pri zoskupovaní príloh do obálky sa, pri nastavenom maximálnom počte, počítajú listy. Nie - pri zoskupovaní príloh do obálky sa počítajú stránky. |
CreateActivity - Nie Áno - k dokladom Listovej pošty odoslanej sú vytvárané skriptom aktivity; Nie - aktivity sa nevytvárajú. |
DateFromActivity Dátum od v aktivite. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Dátum od vo formulári. |
DateToActivity Dátum do v aktivite. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Dátum do vo formulári. |
DescriptionOfActivity Popis aktivity. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Popis v aktivite. |
Document - Nie Áno - vykoná sa export zostavy zadanej v parametri ReportForPDF do formátu "*.pdf" a dokument sa pripojí na 9. stranu vytvoreného dokladu listovej pošty; Nie - export sa nevykoná. |
KindOfShipment - 2000000235 (Doporučená zásielka) Druh zásielky. Doplní sa do hlavičky vytvoreného dokladu Listovej pošty odoslanej. |
Opportunity Príležitosť aktivity. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Príležitosť vo formulári. |
PagesInEnvelope - 0 Maximálny počet stránok, prípadne listov, v jednej obálke. Pokiaľ je nastavený parameter na hodnotu 0, doklady sa nezoskupujú. |
Proof - Nie Áno - vytvorí sa previazanie vytvoreného dokladu Listovej pošty odoslanej a dokladu z ktorého je obálka vytváraná cez ich 9. strany; Nie - nedôjde k previazaniu týchto dokladov. |
Protocol - Nie Áno - po vytvorení záznamov sa zobrazí detailný protokol o vytvorených dokladoch prípadne aktivitách; Nie - protokol sa nezobrazí. |
ReportForPDF Parameter pre určenie názvu zostavy, ktorá sa bude exportovať do formátu "*.pdf". |
ResponsiblePersonOfActivity - 1 Zodpovedná osoba aktivity. Hodnota zadaná v tomto parametri sa predvyplní do poľa Zodpovedná osoba vo formulári. |
TypeDocument Typ dokumentu (prílohy na 9. strane dokladu). |
TypeOfActivity Typ aktivity. Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Typ aktivity vo formulári. |
TypeOfExport - 1 1 - export podľa Dodávateľa/Odberateľa; 2 - export podľa Dokladu. |
TypeOfShipment - 108 (Faktúra prijatá) Typ zásielky, ktorý sa dosadí do položky dokladu Listovej pošty odoslanej. |
LocateLhefolder - 1 Zložka aktivity. Hodnota parametra sa predvyplní do poľa Zložka vo formulári. Vytvorená aktivita je zaradená do tejto zložky. |
DescriptionOfDocument Hodnota z parametra sa predvyplní do poľa Popis z dokladu vo formulári. V prípade, že užívateľ zapíše do tohto parametra akýkoľvek text, zaškrtávacie pole Popis z dokladu nebude nastavené vo formulári a tento text sa dosadí do poľa Popis v hlavičke vytvorených dokladov Listovej pošty odoslanej. Pokiaľ v tomto parametri nie je doplnená žiadna hodnota, zaškrtávacie pole Popis z dokladu je nastavené vo formulári a do hlavičiek vytvorených dokladov sa doplní popis z dokladov predaja alebo upomienok. |
Pomocou tohto skriptu je možné vytvárať záznamy (listy) v knihe Listová pošta odoslaná priamo z dokladov predaja v IS K2 a zo záznamov v knihe upomienok. Tento skript je spustiteľný nad všetkými dokladmi predaja a upomienkami. Po spustení skriptu sa zobrazí užívateľský formulár, kde je možné nastaviť niektoré náležitosti nutné pre vytvorenie dokladu Listovej pošty odoslanej.
Obr.: Formulár Vytvorenie novej pošty z dokladu K2
Do formulára sa načítajú tie doklady, nad ktorými je spustený skript tzn. pokiaľ sa skript spustí nad knihou, načítajú sa do formulára doklady celej knihy. Pokiaľ skript beží nad jedným dokladom, bude vo formulári iba jedna položka. Pokiaľ sú niektoré doklady označené hviezdičkou načíta skript iba tieto záznamy. Po načítaní záznamov sú všetky vo formulári označené hviezdičkou. Toto označenie je možné korigovať pomocou štandardných ikon s hviezdičkami alebo kombináciou klávesov Shift+Enter a Ctrl+Medzera. Iba k označeným záznamom sa potom vytvoria doklady listovej pošty.
Využitím parametra PagesInEnvelope je možné zoskupovať prílohy v podobe "*.PDF" súborov. Toto zoskupovanie je funkčné iba pri type exportu podľa Dokladu. Prílohy sa potom zoskupujú do obálok listovej pošty odoslanej podľa Dod./Odb. a Adresy. Parametrom PagesInEnvelope určujeme maximálny počet stránok, prípadne listov v jednej vytvorenej obálke. Pokiaľ je parameter nastavený na hodnotu 0, doklady sa nezoskupujú. Toto zoskupovanie je možné využiť, napr. pre export do služby PostServis.
Popis polí:
Adresa z centrály |
Pokiaľ je začiarknuté pole, vytvára skript doklad Listovej pošty odoslanej k centrále zákazníka (adresa z centrály je dosadená do poľa Adresát). |
Vytvorenie aktivity |
Skript umožňuje tiež vytváranie aktivít k jednotlivým obálkam listovej pošty. Po začiarknutí tohto poľa sa vo formulári zobrazí záložka Aktivity, kde je možné zadať základné údaje o aktivite. |
Protokol |
Zaškrtávacie pole, ktoré určuje, či sa po vytvorení záznamov zobrazí detailný protokol o vytvorených obálkach Listovej pošty odoslanej a nových aktivitách. |
Doklad na 9. strane |
Po začiarknutí tohto poľa budú vzniknuté doklady Listovej pošty odoslanej vzájomne previazané s dokladmi predaja alebo upomienkami cez ich 9. strany. |
Dokument na 9. strane |
Pole je prístupné iba pokiaľ je nastavený parameter ReportForPDF, v ktorom je nutné zadať názov zostavy pre export do formátu "*.PDF". V prípade, že je zaškrtnuté pole Dokument na 9. strane, vykoná sa export zadanej zostavy do "*.PDF" a tento doklad sa zaradí na 9. stranu vzniknutého dokladu listovej pošty. |
Typ exportu |
Typ exportu podľa Dokladu vytvorí ku každému označenému dokladu vo formulári novú obálku v knihe Listová pošta odoslaná s príslušnou položkou. Pokiaľ je nastavený typ exportu podľa Dodávateľa/Odberateľa, doklady vo formulári s rovnakým zákazníkom sa zoskupia a vytvorí sa k nim obálka Listovej pošty odoslanej s položkami, ktorých počet zodpovedá počtu zoskupených dokladov. |
Typ adresy |
Skript podporuje rozšírených adresátov v IS K2. V tomto poli je možný výber typu adresy adresáta vzniknutého dokladu v knihe Listová pošta odoslaná. |
Typ zásielky |
Pole pre výber typu zásielky, ktorý sa dosadí do položky dokladu listovej pošty. |
Kniha |
Pole pre výber knihy marketingu, v ktorej sa budú vytvárať doklady Listovej pošty odoslanej. |
Druh zásielky |
Pole pre voľbu druhu zásielky. Hodnota je dosadená do hlavičky vzniknutého dokladu listovej pošty. |
Popis z dokladu |
Pokiaľ je začiarknuté toto pole, dosadí sa do hlavičky vytvoreného dokladu Listovej pošty odoslanej popis z dokladu predaja alebo upomienky. Pokiaľ nie je začiarknuté toto pole, doplní sa do hlavičky dokladov Listovej pošty odoslanej tu zadaný text. |
Uložiť ako parametre skriptu |
Stlačením tohto tlačidla dôjde k uloženiu parametrov skriptu. Parametre sa nastavia podľa hodnôt vyplnených vo formulári. |
Po začiarknutí poľa Vytvoriť aktivity sa vo formulári zobrazí ďalšia záložka Aktivita. Možné je tu preddefinovať pole pre vytvorenie aktivít.
Obr.: Formulár Vytvorenie novej pošty z dokladu K2 - záložka Aktivita
Do polí na tejto záložke formulára môže užívateľ doplniť príslušné hodnoty a tie sa potom dosadia do novo vytvorených aktivít. Jedná sa o pole Typ aktivity, Skratka, Popis, Umiestniť do zložky, Kampaň, Príležitosť, Dátum od, Dátum do, Zodpovedná osoba a Komentár.
Po stlačení tlačidla OK vo formulári dôjde k vytvoreniu dokladov v knihe Listová pošta odoslaná, popr. k vytvoreniu nadefinovaných aktivít.
Export zásielok pomocou služby PostServis
Číslo procesu: CRM006 |
Ident. č. skriptu: FCRM056 |
Súbor: PostService.PAS |
Popis skriptu: Skript pre export listovej pošty do služby PostServis. |
||
Adresa v strome: |
Parametre skriptu:
EnvelopeType - 0 Typ exportovanej zásielky. Pokiaľ je zadaný tento parameter, berie skript prednostne hodnotu parametra. V prípade, že nie je zadaný parameter, doplní sa hodnota z poľa Druh zásielky.
Možné hodnoty parametra:
|
UserName Meno užívateľa služby PostServis. |
Password Heslo užívateľa pre prihlásenie k službe PostServis. |
PrintType - 0 Parameter pre určenie spôsobu vytlačenia dokumentu. 0 - jednostranná tlač, 1 - obojstranná tlač. |
TestMode - NIE Pokiaľ je parameter nastavený na hodnotu Áno - posiela sa dokument do testovacieho prostredia služby PostServis. |
WriteNoteToDoc - ÁNO Pokiaľ je parameter nastavený na hodnotu Áno, doplní sa do dokladu listovej pošty odoslanej poznámka o exportovaní dokumentu do služby PostServis. |
SilentMode - Nie Pokiaľ je parameter nastavený na hodnotu Áno, nezobrazí sa pri chode skriptu a exportu potvrdzovacie hlásenie. Vytvára sa iba logovací súbor s prípadnými chybami. |
Pomocou tohto skriptu exportujeme obálky listovej pošty odoslanej a jej prílohy do služby PostServis. Túto službu poskytuje Slovenská pošta. Zákazník posúva dáta k spracovaniu v elektronickej podobe a Postservis ich vytlačí, obálkuje – teda transformuje do fyzickej podoby. Vyrobené zásielky okamžite posúva k doručeniu. Takto je možné odoslať až 8 "*.pdf" súborov o počte 8 listov A4.
Aby bolo možné zásielku exportovať, musí byť v doklade listovej pošty odoslanej vyplnený Partner alebo Kontaktná osoba Adresáta aj Odosielateľa. Zároveň, tu musia byť vyplnené ich adresy. Pred exportom je nutné pomocou parametrov nastaviť užívateľské meno a heslo pre prihlásenie k službe PostServis. Je nutné mať tiež nastavený typ exportovanej zásielky (parametrom skriptu alebo v poli Druh zásielky).
Skript je spustiteľný nad jedným dokladom (obálkou) listovej pošty odoslanej, nad označenými záznamami alebo nad filtrom. Po spustení dôjde k vyexportovaniu obálok so všetkými prílohami vo formáte "*.pdf" do služby PostServis. Prílohy budú vyexportované vždy v tom poradí, v akom boli pripojené k dokladu. V tomto poradí budú tiež vytlačené a zaradené do zásielky službou PostServis.