Adresáti

Pri firmách, ktoré majú niekoľko pobočiek, sa často zasielajú doklady nákupu a predaja na rôzne miesta. Napr. v sídle firmy je vystavená objednávka, na jednu z pobočiek dôjde prijatá faktúra a druhá pobočka bude prijímať tovar. Fakturačné miesto a miesto prevzatia tovaru tak nemusí byť totožné so sídlom firmy. Do dokladov nákupu a predaja je teda možné vkladať rôzne adresy.

Zadávanie adries

Zadanie adries k dodávateľovi/odberateľovi:

Na 1. strane karty Dod./Odb. je pomocou tlačidla Ďalšie adresy prístupný formulár Adresy. Môžeme tu pomocou tlačidiel napravo vložiť požadované záznamy. Tieto tlačidlá sú prístupné iba, ak je číselník Dodávatelia/Odberatelia v Zmene a určujú zdroj adresy. Možné je využiť adresu iného záznamu Dod./Odb., adresy kontaktnej osoby alebo tzv. jednoduché adresy vyplnené bez naviazanosti na iný číselník.

Rovnakým spôsobom môžeme vytvoriť adresu fakturačnú (oficiálny fakturačný údaj), dodaciu (kam má byť dodaný tovar) alebo korešpondenčnú (využívané v niektorých dokladoch do tzv. adresných okienok).

Obr.: Karta Dod./Odb. - formulár Adresy

• Priradí adresu z číselníka Dodávateľa/Odberateľa.
• Vloží novú adresu bez väzby do iného číselníka.
• Priradí adresu z číselníka Kontaktné osoby.
• Otvorí k editácii položku, na ktorej je pravítko.
• Vymaže položku, na ktorej je pravítko.

Adresy zadané v tomto formulári sa pri použití daného dodávateľa/odberateľa budú ponúkať v dokladoch. Pokiaľ zmeníme Dod./Odb. na dokladoch, potom sa automaticky načítajú adresy daného (zmeneného) Dod./Odb.

Symbol označuje záznam, ktorý sa má predvyplniť do dokladov. Ak nie je označený žiadny záznam, tak pole s adresou zostane prázdne a zadané adresy sú dostupné cez otáznik.

Ak je v niektorej z adries Názov prázdny, vytlačí sa v adrese Názov hlavného zákazníka (v predaji), resp. mandanta (vo fakturačnej a dodacej adrese v nákupe). Môže sa jednať o jednoduchú adresu bez vyplneného poľa Názov, meno, alebo môže ísť o odkaz do Dod./Odb. bez vyplneného poľa Firma. V prípade, že nie je vyplnená jednoduchá adresa, tak nemožno do polí na záložke Kontakty vpisovať údaje. V prípade prázdneho názvu je potom taktiež zachované verziovanie názvu firmy. Je teda výhodnejšie nechať Názov prázdny, pokiaľ nemá byť adresát zámerne odlišný.

Základnú adresu je taktiež možné kombinovať s menom Kontaktnej osoby. Stačí vybrať odkaz na Kontaktnú osobu a zadať typ adresy, ktorý nie je vyplnený na danom zázname Kontaktnej osoby. V prípade tlače takto zadanej adresy sa potom medzi názov zo základnej adresy a samotnou adresou vloží meno a priezvisko kontaktnej osoby. Pre tento spôsob využitia je vhodné založiť si na 3. strane Kontaktnej osoby nový Typ adresy, pri ktorom nebudeme vypĺňať adresu. Vyplnená adresa by sa totiž následne zobrazila aj v už existujúcich dokladoch, čo pravdepodobne nie je žiaduce.

Obr.: Formulár pre zadanie jednoduchej adresy vyvolaný stlačením tlačidla pre zadanie jednoduchej adresy

Ak vyberieme z ponuky PSČ, automaticky sa dosadí podľa číselníka aj Miesto. Rovnako tak, keď z ponuky vyberieme Miesto, potom sa dosadí PSČ. K Miestu tiež môžeme priradiť ľubovoľné PSČ. PSČ sa potom podfarbí červeno. Ďalšou možnosťou je Miesto a PSČ vyplniť ručne bez výberu z číselníka.

Centrála:

Na 1. strane karty Dod./Odb. je prístupné pole Centrála. Pokiaľ do tohto poľa zadáme dodávateľa/odberateľa, môžeme jeho adresu využiť pre ľubovoľný typ adresy – stačí pri danej tabuľke v adresátoch začiarknuť voľbu Centrála.

Zobrazenie a použitie adries v dokladoch nákupu a predaja:

Na 1. strane dokladov je prístupné tlačidlo Adresy, ktorým sa vyvolá formulár Adresy. Tento formulár má tri časti:

• Fakturačná adresa,
• Dodacia adresa,
• Korešpondenčná adresa.

Obr.: Formulár Adresy s vyplnenými údajmi adresáta

Rovnaký formulár vyvoláme tiež klávesovou skratkou Ctrl+F4, ktorá funguje v tabuľke, v Prehliadaní, v Zmene aj v Novom zázname. Tlačidlo ? umožní vybrať inú z preddefinovaných adries daného typu. Otvorením ponuky či prepnutím zdroja záznamu (tlačidlá zhodné s tlačidlami pre vloženie adries na Dod./Odb.) môžeme dosadiť ľubovoľnú inú adresu.

Na 1. strane dokladov nákupu aj predaja existujú vedľa tlačidla Adresy príznaky adries - prvá pozícia zobrazuje stav fakturačnej adresy, prostredná stav dodacej adresy, pravá stav korešpondenčnej adresy. Na týchto pozíciách sa zobrazujú ikony vyplnenej adresy , čiastočné adresy (resp. pridané meno Kontaktnej osoby do tlačenej adresy popísanej vyššie) , alebo nezadanej adresy .

Predvyplnenie adries pre doklady predaja:

Označené adresy priradené určitému Dodávateľovi/Odberateľovi, ktorý je vybraný do dokladu predaja, sú doplnené automaticky na doklady.

Predvyplnenie adries pre doklady nákupu:

Do dokladu nákupu sa z karty Dod./odb. prenesie iba označená korešpondenčná adresa. Fakturačná a dodacia adresa je „naše“, tzn. prenesie sa do nej označená fakturačná a dodacia adresa z toho záznamu Dod/Odb., ktorá je v parametroch mandanta vybraná ako vlastná firma. Na dokladoch nákupu nemožno v týchto typoch adries vybrať akúkoľvek adresu, je možné vybrať iba z preddefinovaných.

Súvislosť s nastavením parametrov užívateľa:

V Parametroch užívateľa je možné na 2. strane - Nákup a Predaj začiarknuť voľbu Odberateľské ceny podľa fakturačnej adresy. Odberateľské ceny dokladu sa potom budú dosadzovať podľa Dod./Odb. zadaného vo fakturačnej adrese dokladu nákupu (predaja) a to za podmienky, že na 5. strane karty tovar je zadaný cenník pre tohto konkrétneho Dod./Odb.

Súvislosť s nastavením parametrov mandanta:

V Parametroch mandanta je možné na 3. strane začiarknuť voľbu V predaji zamieňať odberateľa a adresáta dodania. Parameter je funkčný v prípade, že zákazník má vyplnené pole Centrála a vo formulári Ďalšie adresy má začiarknuté Centrála pri dodacích adresách. Výberom takto prednastaveného zákazníka do dokladu dôjde k prehodeniu adries v poliach Odberateľ a Dodacia adresa, avšak ostatné údaje v hlavičke dokladu zostanú nezmenené (cenová skupina, mena a pod.). Fakturačná adresa sa naplní podľa pôvodného (užívateľom zadaného) odberateľa.

Príklad vyššie popísaného pridania mena Kontaktnej osoby do adresy firmy:

Dodací list firmy AB GROUP chceme poslať na adresu firmy tak, aby bol predaný pani Novej. V dodacej adrese daného dokladu vyberieme odkaz na pani Novú, zadáme Typ adresy, ktorý pani Nová nemá vyplnený. Najlepšie pre tento účel založíme v tabuľke na 3. strane Kontaktnej osoby nový Typ adresy - napr. "Meno" (v popise môžeme uviesť napr. "Pre vloženie mena do adresy"). V doklade sa zobrazí ikonka čiastočnej adresy. Pri tlačení dodacieho listu sa potom zobrazí v okienku:

AB Group

Jana Nová

Husova 2256

atď.