Funkcie

Rozpúšťanie vedľajších nákladov v nákupe

Funkcia slúži k rozpúšťaniu vedľajších nákladov spojených s nákupom tovaru do skladovej ceny vybraných položiek dokladov nákupu. Funkciu je možné spustiť z Hromadných akcií nad kontajnerom dokladov (Faktúr prijatých, Príjemiek a Potvrdení dodania), do ktorých budeme rozpúšťať vedľajšie náklady alebo nad ohviezdičkovanými dokladmi. Funkciu je možné spustiť tiež nad 2. stranou Faktúry prijatej a Príjemky. Pre spustenie funkcie je tiež možné využiť klávesovú skratku Ctrl+F3.

Funkcie rozpúšťania, aktualizácie a vymazania vedľajších nákladov sú podmienené právom Nákup / Položky / Rozpúšťanie vedľajších nákladov.

Plánované vedľajšie náklady

Pomocou funkcie rozpúšťania je možné rozpúšťať taktiež plánované vedľajšie náklady. Ide o rozpustenie čiastky bez zdrojového dokladu, rozpustená čiastka potom tvorí plánované vedľajšie náklady položky nákupu. Plánované vedľajšie náklady sú uložené v poliach "CFPlanCost / CFPlanCostSum", na formulári Položka nákupu sú zobrazené v riadku PV. Ak položka nákupu neobsahuje skutočné vedľajšie náklady (riadok V), potom sú do skladovej ceny položky (SkC) zahrnuté plánované vedľajšie náklady.

Rozpúšťanie plánovaných vedľajších nákladov je podmienené právom Nákup / Položky / Rozpúšťanie plánovaných vedľajších nákladov.

Formulár pre rozpúšťanie

Formulár je rozdelený do troch častí.

Obr.: Formulár pre Rozpúšťanie VN

Hlavička formulára

V hlavičke formulára definujeme podmienky pre rozpúšťanie.

Plánované VN:

Čiastka	Čiastka plánovaných vedľajších nákladov k rozpusteniu.
Prepísať existujúce	Existujúce náklady budú prepísané.
Pripočítať	Čiastka bude pripočítaná k už existujúcim plánovaným vedľajším nákladom položky.

Skutočné VN:

Faktúry prijaté	Voľba určuje, že sa budú rozpúšťať faktúry prijaté. V prípade rozpustenia faktúr je možné stanoviť, ktoré položky sa majú sčítať pre rozpustenie..
Faktúry vydané	Voľba určuje, že sa budú rozpúšťať faktúry vydané. V prípade rozpustenia faktúr je možné stanoviť, ktoré položky sa majú sčítať pre rozpustenie..
Sumácia položiek dokladu	Iba netovarové položky	Čiastka k rozpusteniu bude načítaná iba z netovarových položiek.
	Iba vedľajšie náklady	Čiastka k rozpusteniu bude načítaná iba z položiek s aktivovanou voľbou Vedľajší náklad.
	Všetky položky	Čiastka k rozpusteniu bude načítaná zo všetkých položiek.
Pokladničné doklady	Voľba určuje, že sa budú rozpúšťať pokladničné doklady. Čiastka k rozpusteniu sa napočítava z poľa Netto z položiek typu "Výdaj" a "Príjem", pričom hodnota položiek typu "príjem" je do súčtu násobená konštantou -1.
Interné doklady	Voľba určuje, že sa budú rozpúšťať interné doklady. Čiastka k rozpusteniu sa napočítava z poľa Netto z položiek typu "Vstup" a "Výstup", pričom hodnota položiek typu "výstup" je do súčtu násobená konštantou -1.
Aktivovať nulové	Nastaví (zaktívni) nulové skutočné náklady na položke nákupu (pole V). Spracovávajú sa položky podľa nastavení v sekcii Rozpustiť do položiek. Pozor: Akcia nevymaže a nenastaví hodnotu poľa "V" na nulu, iba zaktívňuje nulu tak, aby bola braná ako platná hodnota a mala prednosť pred čiastkou plánovaných vedľajších nákladov. Využitie je teda pre situácie, kedy je potrebné potlačiť plánované vedľajšie náklady položky a zaistiť tak nápočet nulových skutočných nákladov do skladovej ceny.
Deaktivovať nulové	Zruší nastavenie nulových skutočných vedľajších nákladov na položke nákupu (pole "V"). Využitie je pre situácie, kedy je potrebné zaistiť pre nápočet skladovej ceny opätovne plánované vedľajšie náklady.

Rozpúšťať podľa:

Cena	Čiastka vedľajších nákladov sa rozpočíta medzi položky pomerovo podľa netto hodnoty (ceny) položiek.
Množstvo v základnej skladovej jednotke	Čiastka vedľajších nákladov sa rozpočíta medzi položky pomerovo podľa množstva v základnej skladovej jednotke.
Množstvo vo zvolenej skladovej jednotke	Čiastka vedľajších nákladov sa rozpočíta medzi položky pomerovo podľa množstva vo vybranej skladovej jednotke. Môže dôjsť k týmto kombináciám: Pokiaľ je položka dokladu v tejto jednotke a táto jednotka je blokovaná, potom sa rozpustí podľa pomeru v tejto blokovanej jednotke. Pokiaľ je položka dokladu v inej skladovej jednotke, potom sa hľadá v karte tovaru zadaná neblokovaná skladová jednotka a rozpustí sa podľa pomeru v tejto jednotke. Pokiaľ zadaná skladová jednotka nie je v karte tovaru definovaná alebo nie je žiadna platná, potom sa táto položka nenapočítava a nerozpustí sa do nej.
Hmotnosť	Čiastka vedľajších nákladov sa rozpočíta medzi položky pomerovo podľa ich hmotností.
Kontrolovať hmotnosť	Ak je začiarknuté toto pole, potom sa kontroluje, či položky, do ktorých sa rozpustí, nemajú v skladovej jednotke nulovú hmotnosť. Pokiaľ majú nulovú hmotnosť, potom sa rozpustenie nevykoná a zobrazí sa výpis problémových položiek. Pokiaľ nie je začiarknutá táto voľba, potom sa rozpustenie vykoná bez ohľadu na nulové hmotnosti.

Rozpustiť do položiek:

Iba tovarové položky	Bude sa rozpúšťať len medzi tovarovými položkami a položkami typu „rozpis tovarový“.
Podľa kontajnera tovaru	Budú sa rozpúšťať iba medzi položkami, ktoré sú v kontajneri tovaru.
Iba vybraný tovar	Bude sa rozpúšťať iba do položiek vybraného tovaru. V dolnom okne dokladov sa zobrazí nová záložka Položky tovaru z dokladov so zoznamom kariet tovaru z dokladov, do ktorých sa bude rozpúšťať. Užívateľ musí označiť požadované karty tovaru hviezdičkou. Táto možnosť rozpúšťania je efektívnejšou obdobou rozpúšťania do položiek podľa kontajnera tovaru.
Iba označené položky	Bude sa rozpúšťať iba medzi položky označené hviezdičkami. Voľba je prístupná len pri rozpustení nad 2. Stranou faktúry prijatej alebo príjemky.
Všetky položky, ktoré nie sú VN	Vedľajšie náklady sa rozpustia medzi všetky položky dokladov, ktoré nie sú označené ako vedľajší náklad.

Časť "Rozpúšťané doklady"

Do okna Rozpúšťané doklady zadávame doklady, z ktorých potrebujeme rozpustiť vedľajšie náklady. Doklady môžeme načítať z kontajnera pomocou tlačidla Načítať doklady z kontajnera, poprípade postupne pridávať jednotlivé doklady tlačidlom Vložiť doklad respektíve klávesom Insert.

Podmienkou pre rozpúšťanie je, že doklad nesmie byť už úplne rozpustený. Ak sú načítané doklady z kontajnera, načítajú sa iba tie doklady, ktoré ešte je možné rozpúšťať. Pokiaľ nemožno niektoré doklady rozpúšťať, zobrazí sa záložka Chyby s výpisom týchto dokladov a popisom chyby.

Popis vybraných stĺpcov:

Cena	Celková netto hodnota dokladu.
Zostáva rozpustiť	Čiastka vedľajších nákladov, ktorá ešte nebola rozpustená.
Rozpustiť	Čiastka, ktorá sa bude rozpúšťať. Túto čiastku je možné upraviť po stlačení klávesu Enter na príslušnom riadku. Novo zadaná čiastka nesmie byť väčšia ako čiastka v stĺpci Zostáva rozpustiť.

Vložené doklady je možné pred rozpustením z formulára vymazať klávesom Delete.

Časť "Rozpúšťať do"

V okne Rozpúšťať do je zobrazený zoznam dokladov, do ktorých budú rozpustené vedľajšie náklady. Doklady sa načítajú automaticky z kontajnera po spustení funkcie Rozpúšťanie. Pri načítaní dokladov je vykonaná kontrola na blokáciu skladových pohybov. Blokované doklady sa zobrazia na záložke Blokované doklady. Výpis blokovaných príjemiek je potom uvedený na záložke Blokované príjemky. Vedľajšie náklady je možné rozpúšťať aj do dokladov, ktorých nadriadený doklad je potvrdený.

V prípade, že potrebujeme rozpustiť vedľajšie náklady iba v rámci konkrétnej faktúry prijatej, je možné funkciu Rozpúšťania vyvolať priamo nad danou faktúrou, a to nad jej 2. stranou. Ak vyhovuje faktúra podmienkam pre rozpúšťanie (t.j. podmienkam ako pre rozpúšťané doklady, tak podmienkam pre doklady, do ktorých sa rozpúšťajú), potom sa tento doklad načíta automaticky ako do okna formulára Rozpúšťané doklady, tak aj do okna Rozpúšťať do.

K dokladom, do ktorých sa bude rozpúšťať je možné pridávať ďalšie doklady daného typu (Insert), prípadne už načítané doklady odstraňovať (Delete). Toto platí aj pri spustení funkcie nad 2. stranou faktúry prijatej - neplatí iba v situácii, kedy chceme rozpúšťať do položiek označených hviezdičkou.

Samotný proces rozpustenia spúšťame tlačidlom Rozpustiť.

Podrobné údaje o vykonanom rozpustení (väzby medzi dokladmi, čiastkami) sú dostupné ako z dokladov, ktoré sa rozpúšťali, tak z dokladov, do ktorých sa rozpúšťalo.

• Rozpustené doklady - vo faktúrach prijatých, faktúrach vydaných, pokladničných dokladoch a interných dokladoch je to 7. strana - Vedľajšie náklady. Sú tu uvedené odkazy na doklady (implicitne je zobrazený stĺpec s číslom objednávky vydanej, pridať je možné odkaz na faktúru a príjemku) a položky, do ktorých sa rozpúšťalo; ďalej celková čiastka, ktorá sa rozpúšťala a pomerová časť vedľajších nákladov, ktorá sa rozpustila do jednotlivých položiek. Pri pokladničných a interných dokladoch sú zobrazené čiastky v mene vlastnej firmy. Pri faktúrach je možné zobraziť tiež čiastky v mene dokladu a kurz dokladu. Z položiek 7. strany rozpusteného dokladu sa je možné pomocou klávesových skratiek Ctrl+F / Ctrl+P prepnúť do faktúry / príjemky, do ktorej položky boli VN rozpustené.
• Položka, do ktorej sa rozpúšťalo - na položke nákupu je to záložka 5 - Vedľajšie náklady. Sú tu uvedené odkazy na doklady, z ktorých sa do danej položky rozpúšťalo a opäť údaje o čiastkach a kurze.

Pozn.: Doklady, do ktorých položiek boli rozpustené vedľajšie náklady, nemožno následne párovať (funkcia Alt+F5) s nadriadeným dokladom. To znamená, doklad nemožno už pripojiť k objednávke vydanej alebo ju od objednávky odpojiť. Pre túto akciu je potrebné vymazať už rozpustené vedľajšie náklady.

Zaokrúhľovanie čiastok vedľajších nákladov

• čiastka rozpustená do každej položky (v základnej mene, na 7. strane zdrojového dokladu pole "ICostAmount") je zaokrúhlená na 2 desatinné miesta;
• do poslednej položky je pripočítaný rozdiel vzniknutý zaokrúhľovaním;
• ten sa tiež dopočíta do poslednej položky pri aktualizácii VN;
• pozor: pri rozpúšťaní a prípadnej nasledujúcej aktualizácii môže byť poslednou položkou iná položka (korekcia môže teda byť v dvoch položkách).

Vymazanie a aktualizácia vedľajších nákladov

Vymazanie a aktualizáciu rozpustených vedľajších nákladov vykonávame na 7. strane rozpúšťaných dokladov v Prehliadaní.

V prípade, že sa na už rozpustenom doklade zmení hodnota vedľajších nákladov, užívateľ je systémom na túto skutočnosť upozornený pri potvrdení dokladu. Automaticky sa aktualizuje výška vedľajších nákladov, ktorú zostáva rozpustiť. Opravu rozpustenia je možné vykonať tlačidlom Aktualizácia vedľajších nákladov. Systém rozpočíta rozdielnu čiastku medzi položkami, do ktorých bolo už rozpúšťané.

Pre celkové vymazanie vykonaného rozpustenia je možné využiť tlačidlo Vymazanie vedľajších nákladov. V tomto prípade sú všetky vedľajšie náklady zmazané a väzby zrušené.

Pre vymazanie iba vybraných rozpustených vedľajších nákladov, respektíve pre vymazanie vedľajších nákladov iba z vybraných položiek nákupu, je možné využiť tlačidlo Vymazanie označených vedľajších nákladov. Tlačidlo vykoná iba vymazanie položiek, ktoré užívateľ označí hviezdičkami. Po vymazaní dôjde k aktualizácii čiastky, ktorú zostáva rozpustiť.

Zmena výšky vedľajších nákladov na položke nákupu sa prejaví zhodením príznaku likvidácie a zaúčtovania u príjemky. Akciu vymazania a aktualizácie nie je možné vykonať v prípade, že aspoň jedna z položiek s vedľajšími nákladmi je na príjemke v blokovanej perióde pre Prepočet skladov. Pri týchto položkách sa zobrazí v stĺpci "B" ikona .

Pozn.: Ak sú vedľajšie náklady rozpustené z dokladu iba čiastočne (po ručnej editácii čiastky vo formulári Rozpúšťanie), potom aktualizácia VN automaticky rozpustí zostávajúcu čiastku. Preto v prípade, kedy sa rozpúšťa iba časť sumy netovarových položiek neodporúčame vykonať aktualizáciu.

Ak bola vymazaná položka z dokladov nákupu, ktorá obsahovala rozpustené vedľajšie náklady, potom je pri vymazaní užívateľ upozornený na túto skutočnosť. Pre korektné dorozpustenie príslušnej čiastky vedľajších nákladov je nutné vykonať aktualizáciu rozpustenia. Na 7. strane rozpúšťaného dokladu je pri zázname s odkazom na neexistujúcu položku nákupu zobrazená v stĺpci "S" ikona .

Ak je stornovaný doklad, z ktorého boli rozpustené vedľajšie náklady, potom dochádza automaticky k vymazaniu týchto vedľajších nákladov. Z tejto skutočnosti vyplýva, že takýto doklad nemožno stornovať v prípade, kedy užívateľ nemá právo na rozpúšťanie VN alebo vedľajšie náklady sú rozpustené do položky príjemky, ktorá je v blokovanej perióde pre Prepočet skladov.

Prepočet vedľajších nákladov

Funkcia Prepočet VN vykonáva skorektnenie hodnoty vedľajších nákladov na položkách podľa skutočnej hodnoty v tabuľke vedľajších nákladov (záložka 5 - Vedľajšie náklady na položke nákupu). Prepočet je možné vyvolať pomocou klávesov Ctrl+Shift+F3 v Prehliadaní na druhej strane objednávky vydanej, príjemky a faktúry prijatej. Užívateľovi sa zobrazí štandardný formulár rozpúšťania. Všetky voľby sú automaticky potlačené, aktivovaná je iba nová voľba Prepočet VN a možnosť rozpúšťať iba do označených položiek. Prepočet aktivujeme tlačidlom Rozpustiť.

Prepočet je možné spúšťať hromadne zaradením do plánovaných úloh (Ostatné / Prepočet / Prepočet vedľajších nákladov). V plánovanej akcii je možné nastaviť Dátum od - vedľajšie náklady sa skorektnia u všetkých položiek, ktoré majú príjemku potvrdenú od tohto dátumu (alebo po dátume blokácie pre prepočty skladov, ak je väčší) alebo ju ešte nemajú potvrdenú.

Funkcia je dostupná iba užívateľom s právom Nákup / Položky / Prepočet vedľajších nákladov.

Rozpustené vedľajšie náklady nákupu

Číslo procesu:ZAS011	Ident. číslo zostavy: SZAS065	Súbor: INCIDENTALCOST.AM
Popis zostavy: Zostava kontroluje za zadané obdobie korektnosť rozpustenia vedľajších nákladov nákupu z pohľadu účtovníctva. Porovnáva, či čiastky vedľajších nákladov z rozpúšťaných dokladov spadajúce do sledovaného obdobia boli v tomto období v celej svojej výške rozpustené do položiek príjmov a súčasne, či v danom období neexistujú príjmy s vedľajšími nákladmi, pričom tieto vedľajšie náklady nepatria do tohto obdobia. Zostavu je možné spustiť nad ľubovoľnou knihou. Zostava prechádza doklady, ktoré sú zdrojom vedľajších nákladov (faktúry, pokladničné a interné doklady) a vyhodnocuje, či prešli rozpustením a spadajú do periódy zadanej parametrom v zostave. (Doklady, ktoré ešte rozpúšťaním neprešli, sa nevyhodnocujú - K2 nemá informáciu, podľa ktorej by dokázala poznať, že daný doklad má byť rozpustený.) Ďalej súčasne hľadá príjmy, do ktorých sa rozpúšťalo v zadanom období, a pre ne potom načíta doklady, ktoré sa rozpúšťali. Na stĺpce zostavy Rozpustiť a Korektne je potrebné nahliadať ako na stranu MD a D účtu obstarania tovaru. Stĺpec Rozdiel je potom saldom tohto účtu.
Adresa v strome:

Parametre zostavy:

Date_From - 0.0.0000 Začiatočný dátum sledovaného obdobia. Pre nápočet dokladov je rozhodujúci: faktúry - dátum účtovného prípadu, pokladničné a interné doklady - dátum vystavenia, príjemky - dátum potvrdenia.

Date_To - aktuálny dátum Konečný dátum sledovaného obdobia. Pre nápočet dokladov je rozhodujúci: faktúry - dátum účtovného prípadu, pokladničné a interné doklady - dátum vystavenia, príjemky - dátum potvrdenia.

ShowItems - Áno Áno - zobrazí v detaile položky, do ktorých sa rozpúšťalo.

ShowOnlyErrors - Áno Áno - zobrazí iba záznamy s nekorektnou hodnotou. Nie - zobrazí všetky záznamy. V tomto prípade sú nekorektné hodnoty zvýraznené červeno.

ShowOrigCurrency - Nie Áno - zobrazí čiastky v mene dokladu. Nie - zobrazí čiastky v základnej mene.

Zaúčtovanie rozpustených vedľajších nákladov na príjemke

V prípade, že rozpúšťame vedľajšie náklady priamo do dokladov nákupu, je vhodné účtovať obstaranie materiálu alebo tovaru nasledujúcim spôsobom:

• účet 111_1 alebo 131_1 - obstaranie bez vedľajších nákladov,
• účet 111_2 alebo 131_2 - vedľajšie náklady.

Na príjemke sa skladová cena účtuje dvomi riadkami - na jednom riadku sa účtuje skladová cena bez vedľajších nákladov, na druhom riadku rozpustené vedľajšie náklady.

Obr.: Riadok Kontácie - záložka Predkontácie - účtovanie skladovej ceny bez vedľajších nákladov

Obr.: Riadok Kontácie - záložka Predkontácie - účtovanie rozpustených vedľajších nákladov

Príklad: Nakúpili sme materiál v cene 5.000 Eur bez DPH. Dopravca nám fakturoval 500 Eur bez DPH za dopravu. Po rozpustení vedľajších nákladov a prepočte skladových cien je celková cena príjemky 5.500 Eur.

Zaúčtovanie:

Prijatá faktúra za materiál

Obstaranie materiálu	111_1/321	5 000,-
DPH 21%	343/321	1 050,-

Prijatá faktúra za dopravné

Dopravné	111_2/321	500,-
DPH 21%	343/321	105,-

Príjemka

Skladová cena bez rozpustených VN	112/111_1	5 000,-
Vedľajšie náklady	112/111_2	500,-

Termínová spoľahlivosť dodávok

Termínová spoľahlivosť dodávok je modul pre preddefinované vyhodnotenie položiek nákupu. Vyhodnotenie z pohľadu termínovej spoľahlivosti, teda plnenia sľúbených termínov a objektívne hodnotenie každej položky nákupu. Termínová spoľahlivosť dodávok je k dispozícií v hlavnom menu, v strome Nákup/Zásobovanie - Vyhodnotenie nákupu - Termínová spoľahlivosť dodávok.

obr.: Termínová spoľahlivosť dodávok v hlavnom menu

Vyhodnotenie položiek nákupu

Termínová spoľahlivosť dodávok - textové vyhodnotenie položiek nákupu na základe podmienok. Pri porovnávaní termínov vzniká v K2 položkovej hodnotenie jednotlivých riadkov. V pravej časti (v preview) je potom vyhodnotenie za celú vyfiltrovanú tabuľku. Vyhodnocuje sa celková spoľahlivosť dodávok a na základe vyfiltrovaných dát sú v preview ďalej agregované údaje o počte dodávateľov, objednávok, položiek (vrátane nerealizovaných položiek), ďalej vyhodnotenie o včasnom dodaní, priemernom a celkovom oneskorení položiek v dňoch. Ďalej sú k dispozícií informácie o počte oneskorených dodávateľoch a položiek po termíne. V časti Termíny sú zobrazené položkové údaje týkajúce sa termínov každej položky predaja zvlášť.

Pre rýchle odfiltrovanie tabuľky je možné využiť check-boxy nad tabuľkou, ktoré potom odfiltrujú nežiaduce stavy položiek.

Vyhodnotenie v grafe pod tabuľkou agreguje jednotlivé záznamy do stavov, pre detail jednotlivých stavov, stačí na stĺpec kliknúť myšou - zobrazia sa jednotlivé položky, ktoré agregujú na daný stĺpec.

obr. Termínová spoľahlivosť dodávok

Podmienky pracujú s termínmi dodania a požadovaným termínom, tieto údaje sú porovnávané s dátumom príjmu a aktuálnym dátumom (dnes).

Význam jednotlivých termínových polí:

1. Požadované: termín, kedy najneskôr požadujeme dodať objednaný tovar - údaj z Objednávky - plní sa automaticky pri vytváraní aktuálnym dátumom.
2. Dodanie: termín, ktorý sľúbil dodávateľ - údaj z dokladu Potvrdenie dodania, voči tomuto termínu sa počíta oneskorenie a má prednosť pred Požadované pri vyhodnotení termínovej spoľahlivosti.
3. Dátum príjmu: termín potvrdenia príjemky položky nákupu.

Podmienky pre vyhodnotenie jednotlivých položiek sú nasledujúce:

1. V predstihu: stav, kedy dodávateľ dodal položku skôr ako sľúbil, alebo ešte nedodal, ale dnes je stále skôr ako termín dodania alebo požadovaný termín.
2. V termíne: stav, kedy bola položka prijatá predne na sľúbený termín alebo požadovaný termín.
3. V ohrození: stav, kedy termín dodania alebo požadovaný termín je rovný dnešnému a stále nie je prijatý.
4. V omeškaní: stav, kedy položka ešte nebola prijatá, ale dnes je už po sľúbenom termíne dodania alebo požadovanom termíne.
5. Po termíne: Položka už bola prijatá, ale bola prijatá po sľúbenom termíne dodania alebo požadovanom termíne.
6. Nerealizované: Všetky termíny, vrátane požadovaného sú na položke nulové.