Zpracování plateb faktur platebními kartami

Pokud společnost umožňuje svým zákazníkům platit za faktury platební kartou jakéhokoliv typu, nastává problém při obdržení platby od provozovatele platebních karet. Tato platba je sumární za určitou množinu jednotlivých plateb faktur. Její výše nesouhlasí se sumou plateb za tyto faktury, jelikož je ponížená o částku za provize provozovatelů platebních karet. Je potřeba tuto platbu spárovat s jednotlivými pokladními či interními doklady platícími faktury se způsobem platby Platební kartou, které jsou uvedeny na podrobném výpisu od provozovatele platebních karet. Dále je třeba určit výši provizí, od platby tyto provize odloučit a všechny tyto pohyby zaúčtovat.

Platby kartou realizované pokladními doklady skriptem Párování plateb kartou (PARPLKAR.pas)

V následujícím textu je popsán postup při platbě kartou, která je realizována pokladními doklady a pro párování se používá skript Párování plateb kartou (PARPLKAR.pas).

V souvislosti s rozšířením eshopů a násobného navýšení plateb kartou doporučujeme použít metodiku pro platby kartou realizované interními doklady viz. kapitola Platby kartou realizované interními doklady.

Platba faktury „Platební kartou“

Při prodeji se způsobem platby Platební kartou se postupuje shodným způsobem jako u prodeje s typem platby Hotově s tím, že faktura bude zaplacena pokladnou zřízenou za účelem evidence plateb Platební kartou, a která bude mít účet jako analytiku pohledávek (sběrný účet 31) a bude znamenat „Pohledávky za provozovateli platebních karet“.

Příklad: Chtěli bychom v maloobchodě umožnit zákazníkům platit platební kartou. Zavedeme tedy pokladnu 'PK' - Platby kartou. Všechny faktury se způsobem platby Platební kartou budou placeny touto pokladnou. Pokladna bude mít účet „311100 - Pohledávky za provozovateli platebních karet“, který jsme za tímto účelem zavedli. Zůstatek v pokladně bude představovat celkovou sumu, která byla placena platebními kartami a bude stále růst.

Obr.: Pokladna 'PK' - Platby platební kartou

Obr.: Příklad faktury placené pokladnou 'PK' - Platby platební kartou

Tip pro uživatele: Pro lepší orientaci a filtrování je výhodné zavést pro každého provozovatele přijímaných platebních karet jednu pokladnu a jeden záznam v číselníku Způsob platby, např.: „EC/MC“, „VISA“ apod.

Párování platby od provozovatele platebních karet

Platba od provozovatelů platebních karet je položka bankovního výpisu, která představuje sumu plateb platebními kartami za určité období poníženou o provizi.

Na základě podrobného výpisu jednotlivých plateb, který je k položce bankovního výpisu k dispozici, bude obsluhou vytvořen kontejner pokladních dokladů, který bude podrobnému výpisu odpovídat.

Příklad: Byl vytvořen kontejner pokladních dokladů, které odpovídají podrobnému výpisu plateb k položce bankovního výpisu. Součet částek pokladních dokladů v kontejneru je 12.124,40 Kč.

Obr.: Kontejner pokladních dokladů odpovídající podrobnému výpisu plateb k položce bankovního výpisu

Tip pro uživatele: Kontejner pokladních dokladů je možno vytvořit tak, že dle podrobného výpisu k položce bankovního výpisu se vytvoří kontejner faktur a z něj se pak vytvoří kontejner pokladních dokladů (menu Akce > Vytvoření kontejneru > Platby faktury - pokladní doklady…).

V univerzálních formulářích lze Pokladní doklady z kontejneru FAV získat následovně:

1) Vytvoříme kontejner FAV

2) V knize Pokladní doklady vytvoříme filtr nejdříve na položkovou podmínku "Položky pokladních dokladů".

3) Následně vybereme "Jiný kontejner", kde vybereme "Unikátní číslo faktury vydané" - OK.

Položka s platbou od provozovatele platebních karet je typu Příjem a účet na položce je stanoven shodně s účtem pokladny plateb platebními kartami, v příkladu „311100 - Pohledávky za provozovateli platebních karet“.

Obr.: Spouštění funkce Párování plateb kartou - ve změně bankovního výpisu z položky platby od provozovatele platebních karet. Pro příklad byla ve výpise pouze tato položka.

Ve změně bankovního výpisu pak na této položce bude spuštěna funkce Párování plateb kartou. Funkci je možné spustit ze stromového menu modulu Finance - Funkce. Funkce do každého pokladního dokladu z kontejneru přidá komentář, ve kterém bude vazba na bankovní výpis s platbou od provozovatele platebních karet. Vazba bude informací, že platba kartou je již spárována s bankovním výpisem. Zároveň funkce vytvoří v bankovním výpise dvě položky, jejichž částka bude odpovídat rozdílu součtu částek pokladních dokladů z kontejneru a částky párované položky bankovního výpisu. Bude tím vyčíslena provize společnosti provozující platební karty. Jedna položka bude typu Výdej a druhá typu Příjem, což zajistí konečnou finanční neutralitu těchto položek na výpise. U příjmové párované položky bude dosazen účet Pohledávky za provozovateli platebních karet (v příkladu je účet 311100, z parametru funkce Ucet_Prijmu), u výdejové Ostatní finanční náklady (analytika účtu „568“, v příkladu je účet 568000, z parametru funkce Ucet_Vydeje). Tyto tři položky budou zaúčtovány kontací 'O' - Obecná. Pokud bude provize nulová, tedy částka výpisu bude odpovídat součtu pokladních dokladů, nulové položky v bankovním výpise se nevytvoří.

Příklad: Po spuštění funkce Párování plateb kartou se objeví dotaz „Opravdu chcete párovat položku bankovního výpisu VS: 2001588769 - Platba provozovatele plat. karet s částkou: 11.942,53 Kč?“. Všimněte si rozdílu mezi součtem za kontejner pokladních dokladů - 12.124,40 Kč a částkou položky bankovního výpisu - 11.942,53 Kč. Tento rozdíl představuje provizi provozovatele platebních karet.

Obr.: Bankovní výpis po vytvoření dvou položek s rozdílem mezi součtem částek pokladních dokladů a částkou položky bankovního výpisu

Obr.: Příklad pokladního dokladu s komentářem typu 'PK' s informací o spárování s položkou bankovního výpisu

Ukázka zaúčtování příkladu

Položka:	Částka:	Zaúčtování:
Faktura vydaná FAV		účet 311000
Zaplacená pokladním dokladem PDO		účet 311100
FAV:		311000 / 604000
		311000 / 343200
PDO:		311100 / 311000 => saldo 311000 = 0
Položka bankovního výpisu (příjem)	11 942,53	účet 311100
Kontejner pokladních dokladů - suma	12 124,40
Vytvořená položka bankovního výpisu (příjem)	181,87	účet 311100
Vytvořená položka bankovního výpisu (výdej)	181,87	účet 568000
	12 124,40	221000 / 311100 = > saldo 311100 = 0
	181,87	568000 / 221000 = > ostatní finanční náklady (provize)

Obr.: Hlavní kniha účtu 311100 po zaúčtování příkladu

Technické řešení

Skript pro párování plateb kartou je umístěn pod klíčovým slovem Finance s názvem Párování plateb kartou (PARPLKAR.PAS). Lze jej spustit ze stromového menu Finance - Funkce - Párování plateb kartou.

Seznam parametrů funkce:

CostCentre	Středisko, které se doplní na položky bankovního výpisu.
Ucet_Prijmu	Účet pro nově vytvořenou položku - příjem na bankovním výpise. Implicitní hodnota je „311000".
Ucet_Vydeje	Účet pro nově vytvořenou položku - výdej na bankovním výpise. Implicitní hodnota je „568000".

Platby kartou realizované interními nebo pokladními doklady skriptem HB - bankovní výpis (HB_Statement.pas)

V následujícím textu je zpracován postup při platbě kartou realizované prostřednictví interních dokladů nebo pokladních dokladů. Pro použití tohoto způsobu je třeba mít k dispozici informaci o dílčích platbách v souboru "csv", "xls" nebo "ods". Také lze zpracovat soubory "xml" pro GoPay a GlobalPayments. Platby lze spárovat nejen podle variabilního symbolu faktury nebo zálohy, ale podle libovolného pole v hlavičce dokladu (např. podle čísla objednávky zákazníka). K párování dokladů pak dochází ve formuláři HB - bankovní výpis.

Platba faktury interním nebo pokladním dokladem

Při platbě faktur platební kartou využijeme k zaplacení faktury interní doklady nebo pokladní doklady. Na Knize interních dokladů (pokladních dokladů) pro platby kartou/GoPay se nastaví Účet Má dáti 311500 (nějaká analytika pro platby).

Obr.: Nastavení knihy interních dokladů pro platby faktur

Fakturu zaplatíme interním dokladem pomocí funkce Shift+F3 Platba interním dokladem. (nebo pokladním dokladem Shift+F2). Vybereme vytvořenou knihu interních (pokladních) dokladů pro platbu kartou.

Obr.: Platba faktury interním dokladem

Do externího čísla v hlavičce interního dokladu (pokladního dokladu) vyplníme variabilní symbol faktury. V praxi na to zákazník využívá registrovanou funkci.

Obr.: Vytvořený interní doklad - v externím číslu v hlavičce dokladu je variabilní symbol faktury

Platba zálohy interním nebo pokladním dokladem

Podobně jako při platbě faktur interními (pokladními) doklady postupujeme i při platbě záloh. Pro platby záloh doporučujeme mít nastavenou jinou knihu interních (pokladních) dokladů, ve které se nastaví Účet Má dáti 324500 (nějaká analytika pro platby).

Obr.: Nastavení knihy interních dokladů pro platbu záloh kartou

Zálohu zaplatíme interním dokladem pomocí funkce Shift+F3 Platba interním dokladem (nebo pomocí Shift + F2 Platba pokladním dokladem). Vybereme vytvořenou knihu interních (pokladních) dokladů pro platbu kartou záloh.

Obr.: Zálohu zaplatíme interním dokladem

Do externího čísla v hlavičce interního (pokladního) dokladu vyplníme variabilní symbol zálohy. V praxi na to zákazník využívá registrovanou funkci.

Obr.: Vytvořený interní doklad - do Externího čísla v hlavičce se zapíše variabilní symbol zálohy

TIP pro eshopy:

Na obdobném principu lze postavit i párování plateb provedených z e-shopu online platbou platební kartou. Pokud je e-shop konfigurován tak, aby vznikaly při platbě kartou automaticky zálohy k zakázce, je možné pomocí volby "Použít VS zálohy jako označení platby" v nastavení e-shopu zajistit to, že vygenerovaný VS zálohy se odesílá na platební bránu a zároveň propisuje do pole OnlinePaymentId na interním dokladu, kterým je záloha zaplacena.

Při následném importu hromadné platby lze pak využít párování na interní doklady pomocí pole OnlinePaymentId a tím zajistit provázání jednotlivých transakcí až s prvotní objednávkou z e-shopu.

Takto zaplacenou zálohu již můžeme čerpat na faktuře klasickým způsobem.

Obr.: Čerpání zálohy zaplacené interním dokladem na faktuře

Párování platby od provozovatele platebních karet

Párování plateb faktur i záloh se provádí ve formuláři funkce HB - bankovní výpis (HB_Statement.pas), který se používá ke stažení bankovních výpisů homebankingem.

Pomocí tlačítka Konfig. hrom. plateb vytvoříme konfigurace pro jednotlivé typy souborů s avízem o platbách. Soubory s avízem o platbách načteme pomocí tlačítka Načti hrom. platbu. Ukážeme si postup na následujícím příkladu.

Konfigurace hromadných plateb

Pro zpracování hromadných plateb (např. plateb kartou) je třeba mít nastavenou konfiguraci pro typ souboru, který nám provozovatel platebních karet zasílá. Nastavuje se v tlačítku Konfig. hrom. plateb.

Obr.: Zpracování bankovního výpisu -

Otevře se formulář s již existujícími nastavenými konfiguracemi. Dvojklikem myši otevřeme položku, nebo Insertem vložíme novou konfiguraci.

Obr.: Existující nastavené konfigurace

Ukážeme si na příkladu plateb kartou interním dokladem, kdy nám byl od poskytovatele platebních karet zaslán .csv soubor - viz. rámeček.

Datum;Brutto;DPH;Netto;Kód transakce

11.03.2021;323,3;-56,11;267,19;10210009

11.03.2021;2263,1;-392,77;1870,33;10210010

11.03.2021;2909,7;-504,99;2404,71;10210011

Podle zaslaného .csv souboru vyplňujeme v konfiguraci jednotlivá pole:

Název konfigurace	Název konfigurace. Můžeme zadat např. Platba kartou
Typ souboru	Typ načítaného souboru. Zadáme csv.
Cesta k souboru	Cesta, kde je soubor uložen (odkud se bude načítat).
Maska souboru	Maska souboru (pro snadnější vyhledání, lze použít *).
První datový řádek souboru	Číslo řádku v souboru, od kterého se mají načítat data. Data začínají na řádku 2, zapíšeme tedy 2.
Nezpracovat posledních n řádků	Počet řádků od konce souboru, které se nebudou načítat.
Sloupec pro párování	Označení sloupce, podle kterého se páruje, většinou se jedná o variabilní symbol. Variabilní symbol je na 5. pozici (vedený jako Kód transakce), zapíšeme 5.
Sloupec zaplacená částka	Označení sloupce, ve kterém je uvedená částka platby. Zaplacená částka bývá většinou ponížená o poplatek.
Sloupec požadovaná částka	Jde o částku brutto, na kterou je doklad vystavený. Pokud je tato hodnota vyplněna, dosazuje se pak na položku výpisu. Částka Brutto je na 2. pozici, zapíšeme tedy 2.
Odchylka od načtené částky	Odchylka od částky, která se zohledňuje během filtrování, aby se našly doklady v definovaném rozsahu. (Mezi částkou dokladu a částkou výpisu dochází občas k odchylce v řádech setin.)
Použít částku pro	Volba, jak se má zacházet s načtenou částkou. Buď se použije i pro filtrování nebo se pouze dosadí do dokladu. Filtrování pak proběhne pouze na základě variabilního symbolu nebo jiného zvoleného pole.
Invertovat částku	Zatrhne se v případě, kdy u částky očekáváme v K2 opačné znaménko.
Načítat nulové částky	Pokud chceme do K2 načíst i nulové částky.
Sloupec měna (nepovinné)	Je možné zadat měnu, ve které jsou uvedené částky v souboru.
Oddělovač polí csv	Jako oddělovač polí je používán středník.
První datový řádek souboru	Řádek, od kterého jsou uvedená data v souboru.
Hledat sloupce v hlaviččce	Pokud bude zatrženo, bude vyhledávat název sloupce v 1. řádku CSV souboru (pokud bude zadán datový řádek 2 a více), a převádět na číslo sloupce. Příklad: K2 si myslela, že CSV má hlavičku, ale byla to pouze adresa, která se zbytkem CSV neměla nic společného. Pak při nastavení hodnoty pořadového čísla sloupce v konfiguraci hromadných plateb mohlo dojít ke shodě s 4.p., a tak se použil jiný sloupec, než zadaný.)
Nezpracovat posledních n řádků	Nezpracuje posledních n zadaných řádků, kde mohou být už jen nějaké doplňkové informace.
Oddělovač tisíců	Použitý znak pro oddělení tisíců v souboru.
Oddělovač desetinných míst	Desetinná místa jsou v částce Brutto oddělená čárkou.
Pole faktury vydané	Programový název pole na faktuře vydané, podle kterého se páruje.
Pole zálohy přijaté	Programový název pole na záloze přijaté, podle kterého se páruje. Zatržením pole se aktivuje vyhledávání v zálohách přijatých.
Pole ostatní pohledávky	Programový název pole na ostatní pohledávce, podle kterého se páruje. Zatržením pole se aktivuje vyhledávání v ostatních pohledávkách.
Pole interního dokladu	Programový název pole na interním dokladu, podle kterého se páruje (ExternalNumber). Zatržením pole se aktivuje vyhledávání v interních dokladech. Protože chceme párovat interní doklady, zatrhneme řádek Pole interního dokladu a vepíšeme ExternalNumber. Je to programový název pole Externí číslo, podle kterého budeme interní doklady párovat.
Pole interního dokladu jako VS	Pokud bude zatrženo, po spárování plateb ze souboru s interními doklady se do variabilního symbolu příjmových položek na bankovním výpise propíše externí číslo z interního dokladu.
Pole pokladního dokladu	Programový název pole na pokladním dokladu, podle kterého se páruje (ExternalNumber). Zatržením pole se aktivuje vyhledávání v pokladních dokladech.
Popis poplatku	Popis, který se má dosadit do položky poplatku.
Účtování poplatku	Účet z účetní osnovy, na který má být poplatek zaúčtován.

Obr.: Nastavení konfigurace pro zaslaný soubor .csv

V konfiguraci hromadných plateb je také možné zadat, že se má importovat Popis ze souboru. Toto se definuje v záložce Další pole pro import. Popis se importuje ze souboru jen u plateb, ke kterým neexistuje doklad v K2. Pokud existuje k platbě doklad v K2 (např. interní doklad), popis se přebírá z dokladu v K2.

Obr.: Konfigurace hromadných plateb, záložka Další pole pro import

Ve Sloupci se definuje číslem pořadí Popisu v souboru a to buď písmenem nebo názvem sloupce.

Obr.: Definice sloupce pro import Popisu

Ukážeme si na příkladu. Pokud budeme mít v .csv souboru zaslanou informaci o popisu tak, že Jméno je na 6. pozici a Příjmení na 7. pozici:

Datum;Brutto;DPH;Netto;Kód transakce;Jméno;Příjmení

11.03.2021;323,3;-56,11;267,19;10210009;Petr;Novák

Pro import Jména a Příjmení do bankovního výpisu je třeba pro pole Popis do sloupce zadat hodnotu jedním z uvedených způsobů:

• 6-7,
• E-F,
• Jméno-Příjmení.

Při importu takto zadaného popisu by se přeneslo: Petr Novák.

Pomlčka "-" při slučování polí představuje mezeru, při použití "+" se pole sloučí bez mezery.

V další záložce Hromadné platby se zadávají podmínky pro načtení výpisu. Podmínky se zadají klávesou Insert.

Měna	Měna položek výpisu, které chceme stáhnout. Jeden soubor hromadných plateb (zatím PayPal), může mít rozpad položek v různých měnách. Ze souboru rozpadu se tak načtou pouze platby se správnou měnou.
Kniha	Bankovní účet, do kterého chceme zaslaný napárovaný výpis plateb kartou uložit. Pokud nebude zadáno nic, napárované platby se doplní do aktuálního bankovního účtu.
Účtování	Odkaz do účetní osnovy pro nastavení zaúčtování položek.

Obr.: Konfig. hrom. plateb - záložka Hromadné platby

Obr.: Zadání pro hromadné platby

Pokud se má položka rozpadnout do jiného výpisu, tak se děje následující:

• V jiném výpise se položka bude vyskytovat V - výdej, aby byla celková bilance 0.
• Vytvoří se párovací symbol se zkratkou čísla dokladu jiného výpisu a popisem položky.
• Položka v hlavním výpisu dostane nově příznak P - příjem a vytvořený párovací symbol.
• Do hlavičky i položek se doplní datum "rozdělované" položky.

Konfiguraci hromadných plateb je možné spustit i ze skriptu HB - Konfigurátor hromadných plateb (HB_RefNoLoaderConfig.PAS).

Párování platby od provozovatele platebních karet

Příklad:

Celková částka za platby kartou je 5496,10 Kč. V bankovních výpisech existuje položka typu N - nespárováno, která je součtem plateb kartou ponížená o provizi poskytovatele plateb kartou ve výši 5470,- Kč.

Obr.: Bankovní výpis s položkou typu N - nespárováno

Konfiguraci hromadné platby pro platbu kartou jsme si již nastavili v předcházející kapitole. Nyní se dostáváme k samotnému párování. V levé části formuláře Zpracování bankovního výpisu nastavíme pravítko na položku typu N, kterou chceme párovat. Stiskneme tlačítko Načti hrom. platbu. Otevře se formulář s existujícími konfiguracemi, vybereme tu naši zadanou konfiguraci a poté vybereme soubor, který chceme napárovat.

Obr.: Načtení hromadných plateb

Obr.: Výběr typu souboru

Zobrazí se interní doklady vybrané k párování. Pokud doklad není nalezen, zobrazí se log s chybovým hlášením.

Obr.: Formulář Zpracování bankovního výpisu po vyhledání interních dokladů.

Stiskneme tlačítko <-Rozdělit. Pokud je nespárovaná položka na bankovním výpisu jiná, než součet plateb, zobrazí se hlášení, že Částka položky výpisu se liší od součtu částek vybraných faktur. Chcete přidat položku se zbývající částkou? Pokud dáme ano, v levé části formuláře se nespárovaná položka nahradí příjmovými položkami s částkou a přidá se položka typu N na rozdíl částek, Pokud bychom dali na dotaz Ne, položka na částku s rozdílem se nepřidá, ale částka výpisu se změní na součet plateb. Také je možné použít tlačítko Rozdělit s poplatkem, pak by se dotaz nezobrazil a položka typu N se přidá automaticky. Položku pak můžeme ve výpisu změnit na typ "V" výdej a zaúčtovat na účet poplatku za poskytovateli platebních karet.

Obr.: Dotaz při rozdělení výpisu dle plateb

Obr.: Formulář Zpracování bankovního výpisu po Rozdělení vyhledaných částek

Po odsouhlasení formuláře se napárované platby dostanou do bankovního výpisu. Do interních dokladů se propíše do pole Doklad spárovaný bankovní výpis.

Obr.: Bankovní výpis s napárovanými položkami

Obr.: Interní doklad s odkazem na bankovní výpis

Ukázka zaúčtování faktur a záloh placených kartou

Příklad zaúčtování plateb kartou pro faktury. Na Knize interních (pokladních) dokladů pro platby kartou/GoPay se nastaví Účet Má dáti 311500 (nějaká analytika pro platby).

Položka	Částka	Zaúčtování
Faktura vydaná (VF)	12 100,00	účet 311000
Zaplacená interním (pokladním) dokladem (IN)	12 100,00	účet 311500
VF:	10 000,00	311000 / 604000
	2 100,00	311000 / 343200
IN:	12 100,00	311500 / 311000 => saldo 311000 = 0
Položka bankovního výpisu (příjem za platby kartou, snížený o provizi)	11 858,00	221000 / 311500
Suma interních dokladů, jejichž úhrada je na položce bankovního výpisu	12 100,00
Vytvořená položka bankovního výpisu (příjem)	242,00	221000 / 311500 = > saldo 311500 = 0
Vytvořená položka bankovního výpisu (výdej)	242,00	568000 / 221000

Obr.: Hlavní kniha účtu 311500 po zaúčtování příkladu

Příklad zaúčtování plateb kartou pro zálohy. Na Knize interních (pokladních) dokladů pro platby kartou/GoPay se nastaví Účet Má dáti 324500 (nějaká analytika pro platby).

Položka	Částka	Zaúčtování
Záloha přijatá (PZ) - brutto	12 100,00	účet 324000
Záloha přijatá (PZ) - netto	10 000,00	účet 324100
Zaplacená interním dokladem (IN)	12 100,00	účet 324500
PZ:	10 000,00	324000 / 324100
	2 100,00	324000 / 343200
IN:	12 100,00	324500 / 324000 => saldo 324000 = 0
Položka bankovního výpisu (příjem za platby kartou, snížený o provizi)	11 858,00	221000 / 324500
Suma interních (pokladních) dokladů, jejichž úhrada je na položce bankovního výpisu	12 100,00
Vytvořená položka bankovního výpisu (příjem)	242,00	221000 / 324500 = > saldo 324500 = 0
Vytvořená položka bankovního výpisu (výdej)	242,00	568000 / 221000
Faktura vydaná s čerpáním zálohy:
plnění VF	10 000,00	311000 / 604000
čerpání zálohy	10 000,00	324100 / 311000

Obr.: Hlavní kniha účtu 324500 po zaúčtování příkladu