Adresáti

U firem, které mají několik poboček, se často zasílají doklady nákupu a prodeje na různá místa. Např. v sídle firmy je vystavena objednávka, na jednu z poboček dojde přijatá faktura a druhá pobočka bude přijímat zboží. Fakturační místo a místo převzetí zboží tak nemusí být totožné se sídlem firmy. Do dokladů nákupu a prodeje je tedy možné vkládat různé adresy.

Zadávání adres

Zadání adres k dodavateli/odběrateli:

Na 1. straně karty Dod./Odb. je pomocí tlačítka Další adresy přístupný formulář Adresy. Zde můžeme pomocí tlačítek napravo vložit požadované záznamy. Tato tlačítka jsou přístupná pouze, je-li číselník Dodavatelé/Odběratelé ve Změně, a určují zdroj adresy. Je možné využít adresu jiného záznamu Dod./Odb., adresy kontaktní osoby, nebo tzv. jednoduché adresy vyplněné bez návaznosti na jiný číselník.

Stejným způsobem můžeme vytvořit adresu fakturační (oficiální fakturační údaj), dodací (kam má být dodáno zboží) nebo korespondenční (využíváno v některých dokladech do tzv. adresní okénka).

Obr.: Karta Dod./Odb. - formulář Adresy

• Přiřadí adresu z číselníku Dodavatele/Odběratele.
• Vloží novou adresu bez vazby do jiného číselníku.
• Přiřadí adresu z číselníku Kontaktní osoby.
• Otevře k editaci položku, na které je pravítko.
• Smaže položku, na které je pravítko.

Adresy zadané v tomto formuláři se při použití daného dodavatele/odběratele budou nabízet v dokladech. Pokud změníme Dod./Odb. na dokladech, pak se automaticky načtou adresy daného (změněného) Dod./Odb.

Symbol označuje záznam, který se má předvyplnit do dokladů. Není-li žádný záznam označen, tak pole s adresou zůstane prázdné a zadané adresy jsou dostupné přes otazník.

Je-li v některé z adres Název prázdný, vytiskne se v adrese Název hlavního zákazníka (v prodeji), resp. mandanta (ve fakturační a dodací adrese v nákupu). Může se jednat o jednoduchou adresu bez vyplněného pole Název, jméno, nebo může jít o odkaz do Dod./Odb. bez vyplněného pole Firma. V případě, že není vyplněná jednoduchá adresa, tak nelze do polí na záložce Kontakty vepisovat údaje. V případě prázdného názvu je pak rovněž zachováno verzování názvu firmy. Je tedy výhodnější nechat Název prázdný, pokud nemá být adresát záměrně odlišný.

Základní adresu je rovněž možné kombinovat se jménem Kontaktní osoby. Stačí vybrat odkaz na Kontaktní osobu a zadat typ adresy, který na daném záznamu Kontaktní osoby není vyplněn. V případě tisku takto zadané adresy se pak mezi název ze základní adresy a samotnou adresu vloží jméno a příjmení kontaktní osoby. Pro tento způsob využití je vhodné založit si na 3. straně Kontaktní osoby nový Typ adresy, u něhož nebudeme adresu vyplňovat. Vyplněná adresa by se totiž následně zobrazila i v již existujících dokladech, což pravděpodobně není žádoucí.

Obr.: Formulář pro zadání jednoduché adresy vyvolaný stisknutím tlačítka pro zadání jednoduché adresy

Vybereme-li z nabídky PSČ, automaticky se dosadí podle číselníku i Místo. Stejně tak, když z nabídky vybereme Místo, pak se dosadí PSČ. K Místu také můžeme přiřadit libovolné PSČ. PSČ se pak podbarví červeně. Další možností je Místo a PSČ vyplnit ručně bez výběru z číselníku.

Centrála:

Na 1. straně karty Dod./Odb. je přístupné pole Centrála. Pokud do tohoto pole zadáme dodavatele/odběratele, můžeme jeho adresu využít pro libovolný typ adresy – stačí u dané tabulky v adresátech zatrhnout volbu Centrála.

Zobrazení a použití adres v dokladech nákupu a prodeje:

Na 1. straně dokladů je přístupné tlačítko Adresy, kterým se vyvolá formulář Adresy. Tento formulář má tři části:

• Fakturační adresa,
• Dodací adresa,
• Korespondenční adresa.

Obr.: Formulář Adresy s vyplněnými údaji adresáta

Stejný formulář vyvoláme také klávesovou kombinací Ctrl+F4, která funguje v tabulce, v Prohlížení, ve Změně i v Novém záznamu. Tlačítko ? umožní vybrat jinou z předdefinovaných adres daného typu. Otevřením nabídky či přepnutím zdroje záznamu (tlačítka shodná s tlačítky pro vložení adres na Dod./Odb.) můžeme dosadit libovolnou jinou adresu.

Na 1. straně dokladů nákupu i prodeje existují vedle tlačítka Adresy příznaky adres - první pozice zobrazuje stav fakturační adresy, prostřední stav dodací adresy, pravá stav korespondenční adresy. Na těchto pozicích se zobrazují ikony vyplněné adresy , částečné adresy (resp. přidané jméno Kontaktní osoby do tištěné adresy popsané výše) , nebo nezadané adresy .

Předvyplnění adres pro doklady prodeje:

Označené adresy přiřazené určitému Dodavateli/Odběrateli, který je vybrán do dokladu prodeje, jsou na doklady doplněny automaticky.

Předvyplnění adres pro doklady nákupu:

Do dokladu nákupu se z karty Dod./Odb. přenese pouze označená korespondenční adresa. Fakturační a dodací adresa je „naše“, tzn. přenese se do ní označená fakturační a dodací adresa z toho záznamu Dod/Odb., který je v parametrech mandanta vybrán jako vlastní firma. Na dokladech nákupu nelze v těchto typech adres vybrat jakoukoliv adresu, je možné vybrat pouze z předdefinovaných.

Souvislost s nastavením parametrů uživatele:

V Parametrech uživatele lze na 2. straně - Nákup a Prodej zatrhnout volbu Odběratelské ceny podle fakturační adresy. Odběratelské ceny dokladu se potom budou dosazovat podle Dod./Odb. zadaného ve fakturační adrese dokladu nákupu (prodeje) a to za podmínky, že na 5. straně karty zboží je zadán ceník pro tohoto konkrétního Dod./Odb.

Souvislost s nastavením parametrů mandanta:

V Parametrech mandanta lze na 3. straně zatrhnout volbu V prodeji zaměňovat odběratele a adresáta dodání. Parametr je funkční v případě, že zákazník má vyplněno pole Centrála a ve formuláři Další adresy má zaškrtnuto Centrála u dodacích adres. Výběrem takto přednastaveného zákazníka do dokladu dojde k prohození adres v polích Odběratel a Dodací adresa, avšak ostatní údaje v hlavičce dokladu zůstanou nezměněny (cenová skupina, měna apod.). Fakturační adresa se naplní podle původního (uživatelem zadaného) odběratele.

Příklad výše popsaného přidání jména Kontaktní osoby do adresy firmy:

Dodací list firmy AB GROUP chceme poslat na adresu firmy tak, aby byl předán paní Nové. V dodací adrese daného dokladu vybereme odkaz na paní Novou, zadáme Typ adresy, který paní Nová nemá vyplněný. Nejlépe pro tento účel založíme v tabulce na 3. straně Kontaktní osoby nový Typ adresy - např. "Jméno" (v popisu můžeme uvést např. "Pro vložení jména do adresy"). V dokladu se zobrazí ikonka částečné adresy. Při tisku dodacího listu se pak v okénku zobrazí:

AB Group

Jana Nová

Husova 2256

atd.