Napojenie organizačnej štruktúry na workflow

Modul Organizačná štruktúra umožňuje usporiadať pracovné činnosti v organizácii do pracovných miest, definovať ich hierarchické vzťahy a obsadiť ich dostupnými pracovníkmi.

Modul Organizačná štruktúra tu umožňuje:

• vytvoriť stromovú štruktúru organizačnej jednotky
• vytvoriť štruktúru nadriadených a podriadených pracovníkov
• vytvoriť roly pre jednotlivé pracovné miesta aj jednotlivých pracovníkov
• zadať stredisko k jednotlivým pracovným miestam
• vytvoriť zastupujúceho k jednotlivým pracovným miestam

Obr. Napojenie organizačnej štruktúry na workflow

Medzi hlavné výhody využitia organizačnej štruktúry je možnosť prepojiť štruktúru s modulom workflow a umožniť tak využitie nadriadených/podriadených väzieb v pracovných krokoch. Avšak napojenie workflow na organizačnú štruktúru nie je povinné, bez napojenia sa na pracovných krokoch zadávajú roly, v ktorých sú priradené kontaktné osoby.

Napojenie organizačnej štruktúry na workflow

V stromovom menu v Správca/Parametre/Parametre mandanta/Obchod nájdeme tlačidlo Workflow, kde si vyberieme organizačnú štruktúru, ktorú prepojíme s workflow.

V prípade, že nemôžeme využiť žiadnu z ponúkaných organizačných štruktúr, v stromovom menu si otvoríme uzol Moja kancelára/Workflow/Organizačná štruktúra a vytvoríme si novú. Pomocou insertu vytvoríme hlavičku novej organizačnej štruktúry. Na záložke organizačné jednotky vojdeme do zmeny a pomocou insertu nadefinujeme tzn. pracovné miesta. Pracovným miestom môže byť nadriadený, zamestnanec a iné.

Obr. Založenie novej organizačnej jednotky

Popis polí Organizačnej jednotky:

Nadriadená jednotka	Výberom nadriadenej jednotky sa vykoná začlenenie do stromu organizačnej štruktúry.
Pracovné miesto	Výber z knihy Pracovných miest.
Stredisko	Výber z číselníka Strediska. Po výbere strediska sa jeho skratka a popis predvyplní do polí Skratka a Názov (slúži pre vytvorenie strediskovej štruktúry).
Skratka	Unikátna skratka organizačnej jednotky.
Názov	Názov organizačnej jednotky.
Typ	Užívateľský číselník (napr. divízia, podnik, stredisko),
Plánovaný počet	Plánovaný počet zamestnancov na tejto pozícii.
Podriadená štruktúra	Ak existuje podriadená štruktúra.
Obsadení pracovníci	V časti Obsadení pracovníci je možné vložiť pomocou INSERT pracovníka pracujúceho na danej pozícii. Výber sa vykoná z knihy Kontaktných osôb.
Zastupujúce organizačné jednotky.	Na záložke Zastupujúci je možné vložiť pomocou INSERT zastupujúce organizačné jednotky. Výber vykonávame v poli Organizačná jednotka výberom z organizačných jednotiek rovnakej organizačnej štruktúry. Pre workflow nie je toto pole smerodajné. Vo workflow sa zastupiteľnosť nastavuje v knihe Postupy. Na konkrétnom kroku procesnej schémy je možné na záložke riešitelia definovať režim zastupiteľnosti.
Rola	Roly je možné využiť vo workflow pre určenie riešiteľov konkrétneho pracovného kroku. Kontaktným osobám, zaradeným v Role, sa následne v procese vygeneruje pracovný krok k vyriešeniu. Nastavením roly v Organizačnej štruktúre a jej prepojením s modulom workflow je možné následne vo workflow využiť väzby nadriadených/podriadených zo štruktúry, ako napr. zobrazenie krokov svojich podriadených, nastavenie režimu zastúpenia nadriadeným a pod. Role je možné v organizačnej štruktúre priradiť Organizačnej jednotke alebo konkrétnemu obsadenému pracovníkovi (kontaktnej osobe). Zaradením roly na organizačnú jednotku sa do tejto Roly automaticky zaradia všetci obsadení pracovníci Organizačnej jednotky.
Podriadené org. jednotky	Do tejto tabuľky je možné vkladať podriadené organizačné jednotky, pokiaľ existujú.

V prípade, že mám workflow napojený na organizačnú štruktúru a v postupe je daný krok, ktorý má v sekcii Riešiteľ zapnutú voľbu „Riešiteľ je nadriadený“. Tak sa po novom Rola hľadá v celej vetve nadriadených uzlov (org. jednotiek) smerom nahor. Pokiaľ je nájdený pre Rolu uzol, tak ďalšie nadriadené uzly už neprehľadávajú.

Zákon o ochrane oznamovateľov protiprávneho jednania (Whistleblowing)

Zákon o ochrane oznamovateľov č. 171/2023 Sb. (tzv. Whistleblowing) je možné v K2 riešiť spustením postupu cez modul workflow. Aby bola splnená podmienka anonymity, bude sa postup spúšťať z webových stránok prostredníctvom K2 API. Prihlásenie prebehne zadaním mena, emailovej schránky poprípade priložením príloh či už pre zamestnancov alebo ostatné osoby, ktoré v danú chvíľu nemajú v danej spoločnosti pracovný či iný pomer. Proces potom bude spravovať zvolená príslušná osoba z danej firmy.

O prijatí oznámenia je príslušná osoba povinná do 7 dní odo dňa jeho prijatia upovedomiť oznamovateľa. Táto podmienka je splnená pri odoslaní oznámenia z webovej stránky, kedy sa po odoslaní zobrazí hláška: Vaše oznámenie bolo prijaté, to znamená, že príslušnej osobe sa v jej K2 vytvoril prvý krok automaticky spusteného postupu.

Všetka komunikácia medzi whistleblowerem a príslušnou osobou je potom dokumentovaná skrz modul workflow v spustenom procese formou prikladania príloh a komentárov na jednotlivých krokoch. Príslušná osoba bude po prijatí oznámenia disponovať emailovou schránkou whistleblowera, teda s ním môže naviazať emailovú komunikáciu. V procese by sa prikladaním príloh alebo pridávaním komentárov na jednotlivých krokoch procesu pridávala táto emailová komunikácia poverenou osobou. Jednotlivé kroky si tiež bude poverená osoba sama odsúhlasovať.

Ak nie je oznámenie vyhodnotené ako dôvodné, príslušná osoba bez zbytočného odkladu upovedomí oznamovateľa o tom, že na základe skutočností uvedených v oznámení a z okolností, ktoré sú jej známe, nezistila podozrenie zo spáchania protiprávneho jednania, alebo zistila, že oznámenie sa zakladá na nepravdivých informáciách, a poučí oznamovateľa o práve podať oznámenie orgánu verejnej moci. Ak je oznámenie vyhodnotené ako dôvodné, príslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatrenie na predchádzanie alebo nápravu protiprávneho stavu.

Softwarové požiadavky

• Webový server IIS alebo Apache
• PHP minimálne verie 8.2.
• Operačný systém: podľa systémových požiadavok
• DMS
• K2 API

Všeobecné nastavenia

Ako prvé je potrebné definovať poverenú osobu, buď využijete existujúcich užívateľov a priradenú kontaktnú osobu, ale z bezpečnostného hľadiska odporúčame nové prihlásenie s právami iba na whistleblowing.

Obr. 1 Príklad založenia nového užívateľa iba pre potreby poverenej osoby

U svojho zamestnanca, ktorý má už užívateľa a kontaktnú osobu vytvorenú sa musia tieto nastavenia previazať. Je to možné vykonať k knihe Kontaktné osoby, kde si nájdeme príslušnú osobu a na záložke základné údaje v tabuľke Referent nastavíme užívateľa.

Obr. 2 Previazanie kontaktnej osoby a užívateľa

Ďalej na danej kontaktnej osobe na záložke Web, eshop, musí mať nastavené prihlasovacie údaje na K2 API, pomocou ktorých bude komunikovať s webovou stránkou.

Obr. 3 Nastavenie K2 API pre komunikáciu s webovou stránkou

Potom si otvoríme knihu Užívateľskej roly a insertom vytvoríme novú. Vyplníme povinné pole názov napríklad Whistleblowing pre lepšiu orientáciu.

Obr. 4 Vytvorenie užívateľskej roly

Na záložke skupiny záznamu insertom otvorím formulár skupiny práv a insertom v stĺpci Skupiny práv s oprávnením pre čítanie založím novú skupinu. Vyplním skratku a zadám ľubovoľné číslo. Tu istú vytvorenú skupinu práv vyplním do stĺpca „Skupiny práv s oprávnením pre zmenu.

Obr. 5 Vytvorenie novej skupiny práv

Obr. 6 Priradenie skupiny práv

Teraz sa vrátime do knihy užívatelia a nájdeme si našu poverenú osobu, zmenou F5 sa preklikneme na záložku Role a práva a v tabuľke role užívateľa insertom priradíme nami vytvorenú užívateľskú rolu a uložíme.

Obr. 7 Priradenie užívateľskej roly užívateľom

Nasleduje nastavenie dokumentu cez modul DMS Správa dokumentov - nastavenie - konfigurácia dokumentov. Tu insertom založím nový záznam s názvom napríklad whistleblowing. Tomuto záznamu sa vygeneruje číslo. Ako typ zvolíme dokumentový súbor.

Obr. 8 Konfigurácia dokumentu

Tomuto typu dokumentu musíme následne priradiť právo na záznam, ktoré sme vytvorili. Do implicitného nastavenia tabuľky vložíme nový stĺpec citlivosť (RightgroupId) a pomocou klávesovej skratky ctrl shift F5 priradíme nami vytvorené právo na záznam whistleblowing.

Obr. 9 Priradenie práva na záznam typu dokumentu

Potom môžeme importovať samotný xml postup. Otvoríme knihu Postupy a import postupu. Tu vyberieme zo zložky supportfiles - wkf - whistleblowing.xml a vykonáme klasický import postupu. Na záložke základné údaje potom nastavíme právo na spustenie. Insertom vytvoríme novú rolu - Poverená osoba v tabuľke osoby v roli priradíme našu kontaktnú osobu. Postup potom potvrdíme.

Obr. 10 Definovanie práva na spustenie

Vrátime sa do knihy Postupy a do tabuľky si pridáme stĺpec číslo postupu (Id)

Obr. 11 Pridanie čísla postupu do tabuľky

Nastavenie webovej aplikácie

Webová aplikácia obsahuje konfiguráciu. Ktorú si musí každý nastaviť - meno/heslo pre K2 API, adresa pre K2 API, skratka WKF postupu, ktorý sa má spustiť, typ dokumentu, pod ktorým sa do K2 zaradia prílohy. Na webovom serveri sa cez K2 API spustí workflow postup, do ktorého sa predajú užívateľom zadané práva, vrátane príloh.

Na webovom serveri si založíte aplikáciu pre whistleblowing. V tejto ceste \K2SQL\SupportFiles\Whistleblowing\Web nájdete webovú aplikáciu, ktorú nakopírujete na webový server. V súbore config.php nastavte parametre pre konfiguráciu.

// ------------------------ CONFIG ------------------------

$api_path = ""; // Adresa API

$api_username = ""; // Užívateľské meno pre API (viď obr. 3)

$api_password = ""; // Heslo pre API (viď obr. 3)

$wkf_procedure_definition_id = 0; // Identifikátor workflow postupu pre whistleblowing (viď obr. 9)

$wkf_process_right_group_id = 0; // Identifikátor práva na záznam pre workflow proces (viď obr. 5)

$wkf_process_name = ""; // Názov vytvoreného workflow procesu

$document_type_id = 0; // Identifikátor typu dokumentu (viď obr. 6)

// ------------------------ CONFIG ------------------------

Predstavu uvádzame celý proces nahlásenia protiprávneho jednania, ktorý začína vyplnením údajov na webovej stránke a pokračuje v K2 podľa nastavených parametrov, ktoré boli definované.

Obr. 12 Príklad vyplnenej webovej stránky pri podaní oznámenia

Obr. 13 Detail prijatého oznámenia v knihe Procesy

Obr. 14 Detail prijatého oznámenia v knihe K vybaveniu

Obr. 15 Doplnenie emailovej dokumentácie do komentárov poverenou osobou

Obr. 16 Náhľad na proces v záverečnej fáze s doplnenou dokumentáciou od poverenej osoby podľa komunikácie s whistleblowerom