Zpracování plateb faktur platebními kartami

Pokud společnost umožňuje svým zákazníkům platit za faktury platební kartou jakéhokoliv typu, nastává problém při obdržení platby od provozovatele platebních karet. Tato platba je sumární za určitou množinu jednotlivých plateb faktur. Její výše nesouhlasí se sumou plateb za tyto faktury, jelikož je ponížená o částku za provize provozovatelů platebních karet. Je potřeba tuto platbu spárovat s jednotlivými pokladními či interními doklady platícími faktury se způsobem platby Platební kartou, které jsou uvedeny na podrobném výpisu od provozovatele platebních karet. Dále je třeba určit výši provizí, od platby tyto provize odloučit a všechny tyto pohyby zaúčtovat.

Platby kartou realizované pokladními doklady skriptem Párování plateb kartou (PARPLKAR.pas)

V následujícím textu je popsán postup při platbě kartou, která je realizována pokladními doklady a pro párování se používá skript Párování plateb kartou (PARPLKAR.pas).

V souvislosti s rozšířením eshopů a násobného navýšení plateb kartou doporučujeme použít metodiku pro platby kartou realizované interními doklady viz. kapitola Platby kartou realizované interními doklady.

Platba faktury „Platební kartou“

Při prodeji se způsobem platby Platební kartou se postupuje shodným způsobem jako u prodeje s typem platby Hotově s tím, že faktura bude zaplacena pokladnou zřízenou za účelem evidence plateb Platební kartou, a která bude mít účet jako analytiku pohledávek (sběrný účet 31) a bude znamenat „Pohledávky za provozovateli platebních karet“.

Příklad: Chtěli bychom v maloobchodě umožnit zákazníkům platit platební kartou. Zavedeme tedy pokladnu 'PK' - Platby kartou. Všechny faktury se způsobem platby Platební kartou budou placeny touto pokladnou. Pokladna bude mít účet „311100 - Pohledávky za provozovateli platebních karet“, který jsme za tímto účelem zavedli. Zůstatek v pokladně bude představovat celkovou sumu, která byla placena platebními kartami a bude stále růst.

Obr.: Pokladna 'PK' - Platby platební kartou

Obr.: Příklad faktury placené pokladnou 'PK' - Platby platební kartou

Tip pro uživatele: Pro lepší orientaci a filtrování je výhodné zavést pro každého provozovatele přijímaných platebních karet jednu pokladnu a jeden záznam v číselníku Způsob platby, např.: „EC/MC“, „VISA“ apod.

Párování platby od provozovatele platebních karet

Platba od provozovatelů platebních karet je položka bankovního výpisu, která představuje sumu plateb platebními kartami za určité období poníženou o provizi.

Na základě podrobného výpisu jednotlivých plateb, který je k položce bankovního výpisu k dispozici, bude obsluhou vytvořen kontejner pokladních dokladů, který bude podrobnému výpisu odpovídat.

Příklad: Byl vytvořen kontejner pokladních dokladů, které odpovídají podrobnému výpisu plateb k položce bankovního výpisu. Součet částek pokladních dokladů v kontejneru je 12.124,40 Kč.

Obr.: Kontejner pokladních dokladů odpovídající podrobnému výpisu plateb k položce bankovního výpisu

Tip pro uživatele: Kontejner pokladních dokladů je možno vytvořit tak, že dle podrobného výpisu k položce bankovního výpisu se vytvoří kontejner faktur a z něj se pak vytvoří kontejner pokladních dokladů (menu Akce > Vytvoření kontejneru > Platby faktury - pokladní doklady…).

V univerzálních formulářích lze Pokladní doklady z kontejneru FAV získat následovně:

1) Vytvoříme kontejner FAV

2) V knize Pokladní doklady vytvoříme filtr nejdříve na položkovou podmínku "Položky pokladních dokladů".

3) Následně vybereme "Jiný kontejner", kde vybereme "Unikátní číslo faktury vydané" - OK.

Položka s platbou od provozovatele platebních karet je typu Příjem a účet na položce je stanoven shodně s účtem pokladny plateb platebními kartami, v příkladu „311100 - Pohledávky za provozovateli platebních karet“.

Obr.: Spouštění funkce Párování plateb kartou - ve změně bankovního výpisu z položky platby od provozovatele platebních karet. Pro příklad byla ve výpise pouze tato položka.

Ve změně bankovního výpisu pak na této položce bude spuštěna funkce Párování plateb kartou. Funkci je možné spustit ze stromového menu modulu Finance - Funkce. Funkce do každého pokladního dokladu z kontejneru přidá komentář, ve kterém bude vazba na bankovní výpis s platbou od provozovatele platebních karet. Vazba bude informací, že platba kartou je již spárována s bankovním výpisem. Zároveň funkce vytvoří v bankovním výpise dvě položky, jejichž částka bude odpovídat rozdílu součtu částek pokladních dokladů z kontejneru a částky párované položky bankovního výpisu. Bude tím vyčíslena provize společnosti provozující platební karty. Jedna položka bude typu Výdej a druhá typu Příjem, což zajistí konečnou finanční neutralitu těchto položek na výpise. U příjmové párované položky bude dosazen účet Pohledávky za provozovateli platebních karet (v příkladu je účet 311100, z parametru funkce Ucet_Prijmu), u výdejové Ostatní finanční náklady (analytika účtu „568“, v příkladu je účet 568000, z parametru funkce Ucet_Vydeje). Tyto tři položky budou zaúčtovány kontací 'O' - Obecná. Pokud bude provize nulová, tedy částka výpisu bude odpovídat součtu pokladních dokladů, nulové položky v bankovním výpise se nevytvoří.

Příklad: Po spuštění funkce Párování plateb kartou se objeví dotaz „Opravdu chcete párovat položku bankovního výpisu VS: 2001588769 - Platba provozovatele plat. karet s částkou: 11.942,53 Kč?“. Všimněte si rozdílu mezi součtem za kontejner pokladních dokladů - 12.124,40 Kč a částkou položky bankovního výpisu - 11.942,53 Kč. Tento rozdíl představuje provizi provozovatele platebních karet.

Obr.: Bankovní výpis po vytvoření dvou položek s rozdílem mezi součtem částek pokladních dokladů a částkou položky bankovního výpisu

Obr.: Příklad pokladního dokladu s komentářem typu 'PK' s informací o spárování s položkou bankovního výpisu

Ukázka zaúčtování příkladu

Položka:	Částka:	Zaúčtování:
Faktura vydaná FAV		účet 311000
Zaplacená pokladním dokladem PDO		účet 311100
FAV:		311000 / 604000
		311000 / 343200
PDO:		311100 / 311000 => saldo 311000 = 0
Položka bankovního výpisu (příjem)	11 942,53	účet 311100
Kontejner pokladních dokladů - suma	12 124,40
Vytvořená položka bankovního výpisu (příjem)	181,87	účet 311100
Vytvořená položka bankovního výpisu (výdej)	181,87	účet 568000
	12 124,40	221000 / 311100 = > saldo 311100 = 0
	181,87	568000 / 221000 = > ostatní finanční náklady (provize)

Obr.: Hlavní kniha účtu 311100 po zaúčtování příkladu

Technické řešení

Skript pro párování plateb kartou je umístěn pod klíčovým slovem Finance s názvem Párování plateb kartou (PARPLKAR.PAS). Lze jej spustit ze stromového menu Finance - Funkce - Párování plateb kartou.

Seznam parametrů funkce:

CostCentre	Středisko, které se doplní na položky bankovního výpisu.
Ucet_Prijmu	Účet pro nově vytvořenou položku - příjem na bankovním výpise. Implicitní hodnota je „311000".
Ucet_Vydeje	Účet pro nově vytvořenou položku - výdej na bankovním výpise. Implicitní hodnota je „568000".

Platby kartou realizované interními doklady nebo pokladními doklady skriptem HB - bankovní výpis (HB_Statement.pas)

V následujícím textu je zpracován postup při platbě kartou realizované prostřednictví interních a pokladních dokladů. Pro použití tohoto způsobu je třeba mít k dispozici informaci o dílčích platbách v souboru "csv", "xls" nebo "ods". Také lze zpracovat soubory "xml" pro GoPay a GlobalPayments. Platby lze spárovat nejen podle variabilního symbolu faktury nebo zálohy, ale podle libovolného pole v hlavičce dokladu (např. podle čísla objednávky zákazníka). K párování dokladů pak dochází ve formuláři HB - bankovní výpis.

Platba faktury interním nebo pokladním dokladem

Při platbě faktur platební kartou využijeme k zaplacení faktury interní nebo pokladní doklady. Na Knize interních (pokladních) dokladů pro platby kartou/GoPay se nastaví Účet Má dáti 311500 (nějaká analytika pro platby).

Obr.: Nastavení knihy interních dokladů pro platby faktur

Fakturu zaplatíme automatickou platbou přímo z knihy faktur pomocí funkce Platba interním dokladem (Shift+F3), nebo Platba pokladnou (Shift+F2). Vybereme vytvořenou knihu interních (pokladních) dokladů pro platbu kartou.

Obr.: Platba faktury interním dokladem

Automatickou platbou se do externího čísla v hlavičce interního (pokladního) dokladu vyplní variabilní symbol faktury.

Obr.: Vytvořený interní doklad - v externím číslu v hlavičce dokladu je variabilní symbol faktury

Platba zálohy interním nebo pokladním dokladem

Podobně jako při platbě faktur interními (pokladními) doklady postupujeme i při platbě záloh. Pro platby záloh doporučujeme mít nastavenou jinou knihu interních dokladů, ve které se nastaví Účet Má dáti 324500 (nějaká analytika pro platby).

Obr.: Nastavení knihy interních dokladů pro platbu záloh kartou

Zálohu zaplatíme automatickou platbou přímo z modulu záloh pomocí funkce Platba interním dokladem (Shift+F3), nebo pomocí funkce Platba pokladním dokladem (Shift+F2). Vybereme vytvořenou knihu interních (pokladních) dokladů pro platbu kartou záloh.

Obr.: Zálohu zaplatíme interním dokladem

Automatickou platbou se do externího čísla v hlavičce interního (pokladního) dokladu vyplní variabilní symbol zálohy.

Obr.: Vytvořený interní doklad - do Externího čísla v hlavičce se zapíše variabilní symbol zálohy

TIP pro eshopy:

Na obdobném principu lze postavit i párování plateb provedených z e-shopu online platbou platební kartou. Pokud je e-shop konfigurován tak, aby vznikaly při platbě kartou automaticky zálohy k zakázce, je možné pomocí volby "Použít VS zálohy jako označení platby" v nastavení e-shopu zajistit to, že vygenerovaný VS zálohy se odesílá na platební bránu a zároveň propisuje do pole OnlinePaymentId na interním dokladu, kterým je záloha zaplacena.

Při následném importu hromadné platby lze pak využít párování na interní doklady pomocí pole OnlinePaymentId a tím zajistit provázání jednotlivých transakcí až s prvotní objednávkou z e-shopu.

Takto zaplacenou zálohu již můžeme čerpat na faktuře klasickým způsobem.

Obr.: Čerpání zálohy zaplacené interním dokladem na faktuře

Párování platby od provozovatele platebních karet

Párování plateb faktur i záloh se provádí ve formuláři funkce HB - bankovní výpis (HB_Statement.pas), který se používá ke stažení bankovních výpisů homebankingem.

Pomocí tlačítka Konfig. hrom. plateb vytvoříme konfigurace pro jednotlivé typy souborů s avízem o platbách. Soubory s avízem o platbách načteme pomocí tlačítka Načti hrom. platbu. Jak nastavit konfiguraci hromadných plateb je popsáno v kapitole Konfigurace hromadných plateb. Ukážeme si postup na následujícím příkladu.

Párování platby od provozovatele platebních karet

Příklad:

Celková částka za platby kartou je 5496,10 Kč. V bankovních výpisech existuje položka typu N - nespárováno, která je součtem plateb kartou ponížená o provizi poskytovatele plateb kartou ve výši 5470,- Kč.

Obr.: Bankovní výpis s položkou typu N - nespárováno

Konfiguraci hromadné platby pro platbu kartou jsme si již nastavili v předcházející kapitole. Nyní se dostáváme k samotnému párování. V levé části formuláře Zpracování bankovního výpisu nastavíme pravítko na položku typu N, kterou chceme párovat. Stiskneme tlačítko Načti hrom. platbu. Otevře se formulář s existujícími konfiguracemi, vybereme tu naši zadanou konfiguraci a poté vybereme soubor, který chceme napárovat.

Obr.: Načtení hromadných plateb

Obr.: Výběr typu souboru

Zobrazí se interní doklady vybrané k párování. Pokud doklad není nalezen, zobrazí se log s chybovým hlášením.

Obr.: Formulář Zpracování bankovního výpisu po vyhledání interních dokladů.

Stiskneme tlačítko <-Rozdělit. Pokud je nespárovaná položka na bankovním výpisu jiná, než součet plateb, zobrazí se hlášení, že Částka položky výpisu se liší od součtu částek vybraných faktur. Chcete přidat položku se zbývající částkou? Pokud dáme ano, v levé části formuláře se nespárovaná položka nahradí příjmovými položkami s částkou a přidá se položka typu N na rozdíl částek, Pokud bychom dali na dotaz Ne, položka na částku s rozdílem se nepřidá, ale částka výpisu se změní na součet plateb. Také je možné použít tlačítko Rozdělit s poplatkem, pak by se dotaz nezobrazil a položka typu N se přidá automaticky. Položku pak můžeme ve výpisu změnit na typ "V" výdej a zaúčtovat na účet poplatku za poskytovateli platebních karet.

Obr.: Dotaz při rozdělení výpisu dle plateb

Obr.: Formulář Zpracování bankovního výpisu po Rozdělení vyhledaných částek

Po odsouhlasení formuláře se napárované platby dostanou do bankovního výpisu. Do interních (pokladních) dokladů se propíše do pole Doklad spárovaný bankovní výpis.

Obr.: Bankovní výpis s napárovanými položkami

Obr.: Interní doklad s odkazem na bankovní výpis

Ukázka zaúčtování faktur a záloh placených kartou

Příklad zaúčtování plateb kartou pro faktury. Na Knize interních (pokladních) dokladů pro platby kartou/GoPay se nastaví Účet Má dáti 311500 (nějaká analytika pro platby).

Položka	Částka	Zaúčtování
Faktura vydaná (VF)	12 100,00	účet 311000
Zaplacená interním dokladem (IN)	12 100,00	účet 311500
VF:	10 000,00	311000 / 604000
	2 100,00	311000 / 343200
IN:	12 100,00	311500 / 311000 => saldo 311000 = 0
Položka bankovního výpisu (příjem za platby kartou, snížený o provizi)	11 858,00	221000 / 311500
Suma interních dokladů, jejichž úhrada je na položce bankovního výpisu	12 100,00
Vytvořená položka bankovního výpisu (příjem)	242,00	221000 / 311500 = > saldo 311500 = 0
Vytvořená položka bankovního výpisu (výdej)	242,00	568000 / 221000

Obr.: Hlavní kniha účtu 311500 po zaúčtování příkladu

Příklad zaúčtování plateb kartou pro zálohy. Na Knize interních (pokladních) dokladů pro platby kartou/GoPay se nastaví Účet Má dáti 324500 (nějaká analytika pro platby).

Položka	Částka	Zaúčtování
Záloha přijatá (PZ) - brutto	12 100,00	účet 324000
Záloha přijatá (PZ) - netto	10 000,00	účet 324100
Zaplacená interním dokladem (IN)	12 100,00	účet 324500
PZ:	10 000,00	324000 / 324100
	2 100,00	324000 / 343200
IN:	12 100,00	324500 / 324000 => saldo 324000 = 0
Položka bankovního výpisu (příjem za platby kartou, snížený o provizi)	11 858,00	221000 / 324500
Suma interních dokladů, jejichž úhrada je na položce bankovního výpisu	12 100,00
Vytvořená položka bankovního výpisu (příjem)	242,00	221000 / 324500 = > saldo 324500 = 0
Vytvořená položka bankovního výpisu (výdej)	242,00	568000 / 221000
Faktura vydaná s čerpáním zálohy:
plnění VF	10 000,00	311000 / 604000
čerpání zálohy	10 000,00	324100 / 311000

Obr.: Hlavní kniha účtu 324500 po zaúčtování příkladu

Penalizace

Funkce Penalizace (InvoicePenalty.PAS) se používá, pokud chceme zákazníkovi účtovat úrok z prodlení za pozdní placení faktur nebo úrok z prodlení u nezaplacených faktur po splatnosti. Funkce se spouští nad fakturami vydanými a ostatními pohledávkami. Ve funkci je možné dle zadaných kritérií filtrovat doklady, které chceme penalizovat. Funkce vytvoří penalizační faktury s vyčíslením úroku z prodlení.

Vytvoření penalizačních faktur

Funkce Penalizace (InvoicePenalty.PAS) se spouští z modulu faktur vydaných nebo ostatních pohledávek. Po spuštění funkce se zobrazí formulář, do kterého se načte faktura (ostatní pohledávka), na které má uživatel nastaveno pravítko, popř. faktury označené hvězdičkou.

Obr.: Formulář Penalizace

Přímo ve formuláři je umožněno i filtrování dokladů podle

• Doby prodlení
• Minimální ceny brutto
• Data splatnosti

Pokud nebude zatržená volba Nezaplacené doklady, ve formuláři se budou filtrovat jen zaplacené doklady, které byly zaplacené po splatnosti a při platbě faktury tak bylo vyčísleno Penále a prodlení. Pokud bude funkce spouštěna z modulu faktur vydaných, implicitně se zatrhne volba Faktury vydané. Volbou Ostatní pohledávky se při filtrování dokladů načtou i ostatní pohledávky. Tlačítkem Vyfiltrovat doklady dojde k filtrování dokladů podle zadaných kritérií.

Obr.: Formulář penalizace - Filtrování dokladů dle zadaných kritérií

Ve formuláři je možné nastavit knihu faktur, do které se mají vytvářet penalizační faktury. Implicitně je přednastavená kniha faktur, ze které se načítají faktury k penalizaci. Ve vyfiltrovaných dokladech je možné označit hvězdičkou doklady, ke kterým chceme vytvořit penalizační faktury. Tlačítkem Vytvořit penalizační faktury dojde k vytvoření penalizačních faktur jen pro označené doklady.

Obr.: Formulář penalizace - Vytvoření penalizačních faktur

Pokud doklady nebudou označeny hvězdičkou, vytvoří se penalizační faktury ke všem dokladům. Penalizační faktury se vytvářejí za zákazníka a měnu, takže se vytvoří jedna penalizační faktura k více fakturám od stejného zákazníka v měně Kč, jedna penalizační faktura k více fakturám od stejného zákazníka v měně EUR apod. Jako položka penalizačních faktur se používá nezbožní položka se Zkratkou 1 „NEZB PENALE“. Uživatel si může v parametru funkce ArticleName nastavit jinou položku. Je ale potřeba, aby tato položka byla v číselníku Zboží zavedená. Pokud není, funkce Vytvoření penalizačních faktur tuto skutečnost zahlásí a penalizační faktury vytvářet nebude. Také je možné zadat parametr DueDateP, do kterého je možné zadat datum splatnosti pro nově vytvořené penalizační faktury. Pokud parametr nebude zadaný, do faktur se dosadí datum splatnosti dle nastavení na daném zákazníkovi.

Funkce vytvoří záznam na původní (penalizované) i na nově vytvořené penalizační faktuře na záložce Platby, v části Penalizace. V záznamu je uvedená Penalizovaná faktura, penalizační faktura, prodlení a penále. Také dojde k vložení faktur na záložku Přílohy.

Obr.: Záložka Penalizace - odkazy na penalizovanou fakturu

Obr.: Záložka Penalizace

Funkce vloží do kontejneru nově vytvořené penalizační faktury. Faktury je nutné potvrdit např. hromadnou akcí a vytisknout pomocí sestavy Penalizační faktura (FAV_PEN3.AM).

Tisk penalizačních faktur

Číslo procesu: EXP012	Ident. č. sestavy: SZAK024	Soubor: FAV_PEN3.AM
Popis sestavy: Penalizační faktura se seznamem faktur, za které se fakturují úroky z prodlení.
Adresa ve stromu:

Parametry sestavy:

CzechLayout - Ano Ne - nezobrazí adresu odesílatele v okénku pro obálku; Ano - adresa odběratele se tiskne vpravo; Ne - adresa odběratele se tiskne vlevo.

ExistAddress - Ne Ano - dodavatelská adresa je součástí loga (hlavičkového papíru), proto se nezobrazí; Ne - dodavatelská adresa není součásti loga, proto se zobrazí.

ExistBankContacts - Ne Ano - bankovní kontakt je součásti loga (hlavičkového papíru), proto se nezobrazí; Ne - bankovní kontakt není součásti loga, proto se zobrazí.

ExistICOandDIC - Ne Ano - IČO A DIČ je součásti loga (hlavičkového papíru), proto se nezobrazí; Ne - IČO A DIČ není součásti loga, proto se zobrazí.

ExistOR - Ano Ano - informace o obch. rejstříku je součásti loga (hlav. papíru), proto se nezobrazí; Ne - informace o obch. rejstříku není součásti loga, proto se zobrazí.

ExistTelFax - Ne Ano - telefon a fax je součásti loga (hlav. papíru), proto se nezobrazí; Ne - telefon a fax není součásti loga, proto se zobrazí.

LogoPictureFooter - Footer.wmf Název souboru zobrazující logo patičky.

LogoPictureHeader - Header.wmf Název souboru zobrazující logo hlavičky.

NumberOfDays - 0 Používá se při tisku speciální penalizační faktury, lze zde nastavit počet dnů k uhrazení.

ProportionalFont - Ne Ano - dodatky se tisknou fontem typu Verdana; Ne - dodatky se tisknou fontem Courier New.

Recipient - Ne Parametr ovlivňuje, jaký adresát se zobrazí na sestavě. Pokud je hodnota parametru Ano a existuje adresát, pak má přednost a zobrazí se na sestavě. Pokud neexistuje, zobrazí se odběratel z faktury. Při hodnotě Ne se vždy bere odběratel z faktury.

ShowBankContacts - KB Zobrazí bankovní kontakty z parametru mandanta.

ShowBarCode - Ano Ano - zobrazí čárový kód; Ne - nezobrazí.

ShowContacts - KU Zkratka dodatku zobrazující další kontaktní údaje z Parametrů mandanta.

ShowDraftLabel - Ne Ano - v sestavě zobrazí "NÁVRH", pokud je doklad nepotvrzený; Ne - "NÁVRH" se nezobrazí.

ShowLogoFooter - Ano Ano - zobrazí logo v patičce.

ShowLogoHeader - Ano Ano - zobrazí logo v hlavičce.

ShowNumberOfCustomer - Ano Ano - zobrazí zkratku odběratele.

ShowRate - Ne Ano - zobrazí řádek s přepočtem a kurzem.

ShowSender - Ano Ano - zobrazí adresu odesílatele v okénku pro obálku; Ne - nezobrazí adresu odesílatele v okénku pro obálku.